СУБД MS. ACCESS

Тренер: Аюпов Р.Х.

СУБД MS ACCESS

Система управления базами данных Microsoft Access является одной из популярных настольных реляционных баз данных.

Современные версии СУБД Access являются 32-разрядными приложениями, поддерживающие работу с реляционными базами данных и распространяются как отдельные приложения, так и входящие в состав Microsoft Office.

Данная СУБД позволяет создавать базы данных различного объема, с которыми работают в монопольном режиме или режиме коллективного доступа.

ОБЪЕКТЫ СУБД ACCESS

В базах данных (БД) Microsoft Access применяется подход совместного хранения данных, процедур обработки информации и средств организации пользовательского интерфейса в едином файле. Файлы с расширением .mdb включают в себя следующие объекты и элементы управления: таблицы используются для хранения данных относящихся к предметной

области, создаваемые таблицы соответствуют определенному отношению построенной логической модели;

формы — средство, предназначенное для ввода, просмотра и редактирования БД в интерактивном режиме;

запросы разрабатываются для выборки и обработки необходимой информации из отдельной таблицы, или связанных между собой таблиц;

отчеты предназначены для вывода результатов обработки информации в электронном или печатном виде;

страницы обеспечивают доступ к базам данных и представление хранимой информации или результатов обработки с помощью программ-обозревателей Internet;

макросы — средство автоматизации последовательности выполнения операций.;

модули включают в себя приложения, написанные на языке программирования Visual Basic, разработанные пользователем для нестандартных процедур при разработке приложений.

ОБЩИЙ ВИД ОКНА ACCESS

КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ

В реляционной базе данных структурной единицей для хранения информации является таблица.

Таблица состоит из множества записей, информация в которых разбита на отдельные поля. Такая структура иногда называется плоским файлом.

СХЕМА ДАННЫХ

Определив с помощью Конструктора структуры таблиц создается схема данных. Данная схема позволяет упростить разработку многотабличных запросов, форм и отчетов и определить структурные связи между информационными объектами базы данных.

ЗАПРОСЫ

Обработка информации в СУБД Access выполняется с помощью запросов или специально написанных модулей. Запросы представляют собой мощное средство для выборки данных из одной или нескольких таблиц по заданному условию, а также выполнения расчетов, изменения информации в таблицах, изменение структуры хранения данных.

В Access используются два лингвистических средства создания запросов: QBE (Query By Example) — запрос по примеру, строится с

помощью реляционного языка запросов. Формирование запроса выполняется графически в специальном окне.

SQL (Structured Query Language) — универсальный реляционно-полный язык формирования запросов. Формирование запроса основано на использовании специальных инструкций в соответствии с правилами языка. Язык SQL поддерживается многими системами управления реляционными базами данных.

КОНСТРУКТОР ЗАПРОСОВ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ SQL

в СУБД Access выполняется автоматическое преобразование QBE запросов в запросы на языке SQL. Инструкция, соответствующая запросу-выборке, может быть просмотрена с помощью команды Вид – Режим SQL. Вид инструкции в рассматриваемом примере будет следующий: SELECT Перевозки.[№ заказа],

Заказчики.Наименование, Перевозки.[Дата заказа], Перевозки.Километраж, Перевозки.[Отметка о выполнении] FROM Заказчики INNER JOIN Перевозки ON Заказчики.[№ заказчика] = Перевозки.[№ заказчика] WHERE (((Перевозки.[Отметка о выполнении])=Yes));

ИНСТРУКЦИИ SQL

Инструкция SELECT По этой инструкции ядро базы данных Microsoft Jet возвращает

данные из базы данных в виде набора записей.

Синтаксис

SELECT [предикат] { * | таблица.* | [таблица.]поле_1

[AS псевдоним_2] [, [таблица.]поле_2 [AS псевдоним_2] [, ...]]}

FROM выражение [, ...] [IN внешняяБазаДанных]

[WHERE... ]

[GROUP BY... ]

[HAVING... ]

[ORDER BY... ]

[WITH OWNERACCESS OPTION]

Пример инструкции SELECT Сотрудники.Отдел, Начальники.Начальник FROM

Сотрудники INNER JOIN Начальники ON Сотрудники.Отдел = Начальники.Отдел WHERE Сотрудники.Отдел = “Отдел продаж”;

ИНСТРУКЦИИ SQL

Инструкция SELECT...INTO Создает запрос на создание таблицы.

Синтаксис

SELECT поле_1[, поле_2[, ...]] INTO новаяТаблица [IN внешняяБазаДанных] FROM источник

Пример инструкции SELECT Сотрудники.Фамилия,

Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отдел, Начальники.Начальник INTO ShortList FROM Сотрудники INNER JOIN Начальники WHERE Сотрудники.Отдел = Начальники.Отдел;

ИНСТРУКЦИИ SQL

Инструкция INSERT INTO

Добавляет запись или записи в таблицу. Эта инструкция образует запрос на добавление записей. Синтаксис

Запрос на добавление нескольких записей:

INSERT INTO назначение [IN внешняяБазаДанных] [(поле_1[, поле_2[, ...]])] SELECT [источник.]поле_1[, поле_2[, ...] FROM выражение

Запрос на добавление одной записи:

INSERT INTO назначение [(поле_1[, поле_2[, ...]])] VALUES (значение_1[, значение_2[, ...])

ИНСТРУКЦИИ SQL

Инструкция UPDATE

Создает запрос на обновление, который изменяет значения полей указанной таблицы на основе заданного условия отбора. Синтаксис

UPDATE таблица SET новоеЗначение WHERE условиеОтбора;

Пример инструкции: UPDATE Заказы SET СуммаЗаказа = СуммаЗаказа *

1.1, СтоимостьДоставки = СтоимостьДоставки * 1.03 WHERE СтранаПолучателя = 'Грузия';

ИНСТРУКЦИИ SQL

Инструкция DELETE

Создает запрос на удаление записей, предназначенный для удаления записей из одной или нескольких таблиц, перечисленных в предложении FROM, которые удовлетворяют предложению WHERE. Синтаксис

DELETE [таблица.*] FROM таблица WHERE условиеОтбора

Пример инструкции: DELETE * FROM Заказы WHERE СтранаПолучателя

= 'Германия';

ФОРМЫ В MS ACCESS

Для ввода информации и редактирования данных в таблицах удобнее всего использовать различные формы ввода-вывода.

Разработка таких форм может быть выполнена с помощью:

Мастера форм;

Конструктора форм;

Готовых шаблонов форм.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРА ФОРМ

КОНСТРУКТОР ФОРМ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫВОДА И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

ИНФОРМАЦИИ В СУБД ACCESS

Для представления промежуточной и итоговой информации в системах управления базами данных традиционно используется такое средство как отчет.

В современных СУБД отчеты могут быть выведены на экран, принтер или выходной файл для последующей передачи данных.

Кроме того, в СУБД Access последних версий включен специальный объект — Страницы — позволяющий размещать выходные данные на Web-страницах.

Процесс создания отчетов подобен созданию форм и для разработки используется режим либо Мастера, либо Конструктора отчетов.

МАСТЕР ОТЧЕТОВ

МАСТЕР ОТЧЕТОВ

КОНСТРУКТОР ОТЧЕТОВ

ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТА

Отчет формируется на основании созданного макета отчета и состояния базы данных, актуального в момент открытия отчета.

Полученные данные могут быть выведены на печать или экспортированы в другие приложения Microsoft Office (в текстовый редактор Word или электронные таблицы Excel).

Средства генерации отчетов играют важную роль в информационных системах, поскольку позволяют формировать выходную информацию на основе текущего состояния информации, хранящейся в базах данных системы.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ В

СУБД ACCESS

Средством автоматизации обработки информации в СУБД Access являются макросы — наборы макрокоманд, выполняющих рутинные операции с БД. Для работы с макросами в СУБД Access выделен специальный раздел БД с одноименным названием.

Для работы с макросами существует только режим Конструктора, создать с помощью которого макрос можно нажатием кнопки Создать на панели в верхней части окна базы данных.

КОНСТРУКТОР МАКРОСОВ

Окно Конструктора макросов содержит четыре: имя макроса — определяет

группу связанных макрокоманд;

условие — логическое выражение, определяющее условие применения макрокоманды или группы макрокоманд;

макрокоманда — элементарная операция, выполняемая автоматически (выбирается из списка);

примечания — комментарий к выполняемой макрокоманде (может быть произвольным, не оказывает влияние на выполнение команд).

МОДУЛИ В ACCESS

Программные модули создаются с помощью высокоуровневого языка программирования Visual Basic for Application (VBA). Создаваемые программные модули представляют собой стандартные модули или модули классов и содержат процедуры двух типов: подпрограммы Sub, выполняющие предписанные действия

или производящие вычисления, не возвращают значений;

функции Function, возвращающие значения, которые могут быть использованы в других вычислениях.

Использование макросов и модулей позволяет разработчикам выполнить автоматизацию выполнения манипуляций с данными, выполнить привязку таких действий к конкретным событиям работы с информационной системой (открытие формы, нажатие кнопки управления и т.д.).