नोंदणी व मुद्रांक...

z

नोंदणी व मदु्रांक ववभरग महरररष्ट्र ररज्य

ररईट टू इन्फरमेशन ACT 2005

म्यन्युअल क्र.3

(ननणणय घेण्यरच्यर प्रक्रीयेमध्ये अवलांबली जरणररी करयण पध्दती ननयांत्रण आणण जबरबदर-यर यरांच्यर सरखळीसह)

z

NATURE OF PROCESSES IN THE SUB REGISTRAR OFFICE

Processes involving public interfact in all offices sre termed as citizen oriented

process=These process have well defined time frames & these are to be diligently

followed.The criteria used for the disposal of such issues is on the first in first out (

FIFO) basis=

The Following are the main process/ activeties were under taken in the sub

registrar office.

SR.No LEVEL NATURE OF PROCESS

TIME FOR COMPLETION OF INTERNAL ACTIVITIES

TOTAL TIME REQUIRED FOR THE PROCESS

1 SRO A.REGISTRATION 30 MINUTES

2 SRO B.MARRAGE REGISTRATION

30 MINUTES

3 SRO C.VALUATION SLIP BETWEEN 5 P.M & 5.30 PM ON THE SAME DAY OF APPLICATION

4 SRO D.INDEX-2 OR DOCUMENTS ATTESTED COPY,SEARCH. 1.POST1/02/2002 2.PRE 01/02/2002

BETWEEN 5 P.M & 5.30 PM ON THE SAME DAY OF APPLICATION ON THE 8th DAY OF APPLICATION

1.REGISTRATION PROCESS

A. OBJECTIVE :-

1. TO Register documents & archive them within stipulated time.

2. Delived document in the time after registration archival.

3. Ensure the uniform process is forwred.

4. Ensure that all computerised back office work is done, printer & properly filed , daily /

per determined time interval.

5. Ensure that incomplete documents are rejected instantly.

z

B. MEASURABLE OBJECTIVES :-

1. Turn around time

2. Correcteness.

Sr.No Description of process

Desk Activity

1 Registration process under the registration act 1908.

S.R.K Physical receipt of document

2 S.R Scrutiny, Data Entry & receipt

Data Entry Operator

Admission & Identification

S.R Registration

Scanning Operator

Scanning

S.R.K Document Return * the Record generation.

S.R Cash Handling

Scanning Operator

Writing & Preservation of C.D

C. MEASURE ( TARGET) :-

1. 30 minutes to return documents after presentation.

2. Not more than 2 % incorrect found in a random sample during inspections / audit.

D. RECORD WITH FREQUENCY :-

1. P1/P2 Reports monthly

2. Document status On demand

3. Inspecation / audit report with NCRs.

z

ACTUAL ACTIVITIES / PROCESS ; REGISTRATION OF DOCUMENT.

1. Physical receipt of document

1. Name of the Activity : Physical receipt of document

2. Objectives: To check 1+1 Input form, signature of parties & issues token.

3. Priority : Top

4. Periodicity / Frequency: Daily.

5. Decision Making Authority ; S.R.K

6. Act / Rule / Circular / G.R governing the activity:

1) Indian Registration Act / 1908 & Maharashtra Registration rules.

2) SARITA BOT Manual

3) Circular Booklet

4) Any other Government circular / Notification regarding the subject matter

7. List of document to be annexed for Decision making.

1) Original Documents

2) Input Form

8. Correspondence Received : N.A.

9. Output of activity & No Of copies ; N.A

10. Report Generated : Nill

11. Record Classification:

A) B) C) D)

12. Incoming mail ( Tapal ) : Approx 20 to 50 Documents per Day.

z

2. SCRUTUNY, DATA ENTRY AND RECEIPT :-

1. Name of the Activity : Scrutiny. Data entry, & Receipt

2. Objectives: Checking contens of document with input form, checking support

documents, deciding article type, accuate data entry and printing of registration fee

receipt.

3. Priority : Top


5. Decision Making Authority ; S.R.




3) Circular Booklet



1) Original Documents

2) Support Papers

8. Correspondence Received : as per documents..

9. Record Classification:

A) B) C) D)

3. ADMISSION AND IDENTIFICATION :-

1. Name of the Activity : Admission & Identification

2. Objectives: A Void impersonation.

3. Priority : Top


z





3) Circular Booklet



Original Documents to Registered

8. Correspondence/ Reports Received : N.A.

9. Output of activity & No Of copies ; Stamp No 3 & 4.

4. Registration : -

1. Name of the Activity : Registration

2. Objectives: Complete the process in the time forms..

3. Priority : Top




1) Registration Act / 1908 & Maharashtra Registration rules.


3) Circular Booklet



Original Documents to be presented for Registration purpose.

5. SCANNING AND RETURN OF ORIGANAL DOCUMENTS :-

1. Name of the Activity : scanning and return of original document

z

2. Objectives: To Scan & Return the original document to the party..

3. Priority : Top




1) Registration Act / 1908 & Maharashtra Registration rules.


3) Circular Booklet


6. PROCEDURE TO BE FOLLOWED IN HOME VISIT & VISIT OFFICE

As per rule number 38 of Maharashtra Registration rule, 1961, the SRO shall accept the

document for the registration at private residence of same person or in jail. If the

executant person is in jail as per Rule 38 : - Hours of accepting documents ordinarily

and in case of emergency.

1. No document shall be accepted for registration at any registration office unless it is

presented during office hours on a working day and at least one hour before the time

fixed for the closing of the office.

2. Notwithstanding anything contained in sub rule one, in cases of grave emergency, a

registering officer may accept any document for registration at his office or his private

residence, or the private residence of some person other than himself, at any hour on

any day. In all such cases, a sub registrar shall at once report to the Registrar to whom

he is subordinate, the fact of his having accepted a document for registration and the

reasons for his doing so.

And in some cases the government by its notification or by IGR, issue orders to any

SRO in the state to visit out station in his jurisdiction. For the prescribed period in which

office of out station should visit in a week.

z

2. Marriage Registration Process : -

A. Objectives : -

1. Special marriage act,

Scrutiny / solemnization & issuing certificates in the time.

2. Maharashtra Regulation Of Marriage & Registration of Marriages Act 1998

Scrutiny / registration & issuing certification in time & licensing of bureaus.

B. Measurable Objectives : - Timely disposal.

C. Measure ( Targets) : - 30 minutes to issue a marriage certificate.

D. Record with frequency : - Monthly report.

A. Marriage registration process under Maharashtra Regulation of Marriage

Bureaus & Registration of Marriages Act, 1998 : -

Sr.No Process of Description

Desk Activity

1 Marriage registration process under Maharashtra Regulation of Marriage Bureaus & Registration of Marriages Act,1998

Marriage Registrar/SR

Scrutiny

Marriage Registrar

Refusal procedure

Marriage Registrar

Acceptance procedure

Marriage Registrar

Preparation & issue of certificate

Marriage Registrar

Registration of marriage bureaus

Marriage Registrar

Search Of records

Marriage Registrar

Issuing certified copy

Marriage Registrar

Record keeping.

z

1. NAME OF ACTIVITY :- SCRUTINY

-: ACTIVITY SHEET :-

1. Name of the Activity : Scrutiny

2. Objectives: To check the Marriage registration form under Maharashtra Regulation of

Marriage Bureaus & Registration of Marriages Act 1998.

3. Priority : Top


5. Decision Making Authority ; Marriage Registrar


1) Maharashtra Regulation of marriage bureaus & registration of marriages Act

1998.


1. As per check list.

8. Flow chart / Information flow ( attach a separate sheet) : Yes

9. Incoming Mail ( Tapal ) : Not Application

10. Does the present flow needs modification : No

11. If yes the revised flow chart : Not Applicable

2. NAME OF THE ACTIVITY :- REFUSAL PROCEDURE


1. Name of the Activity : Refusal Procedure

2. Objectives : Refuse to registrar the marriage in & return the form D under

Maharashtra Regulation of Marriage Bureaus & Registrations of Marriage Act 1998.

3. Priority : Top


z




1998.

7. Report Generated : Daily


9. Record Classification : A

3. NAME OF ACTIVITY REGISRATION OF MARRIAGE


1. Name of the Activity : REGISTRATION OF MARRIAGE

2. Objectives: Registration of Marriage under the Maharashtra Regulation of Marriage

Bureaus & Registration of Marriages Act 1998.

3. Priority : Top


5. Decision Making Authority ; Marriage Registrar ,IIGR



1998.



8. Output Of Activity and no of copies certificate-2 copies

9. Report generated : - Daily


11. Record Classification :- A


z

13. (For One Month for this Activity)



4. NAME OF ACTIVITY : PREPARATION AND ISSUE OF CERTIFICATE :-


1. Name of the Activity : PROPARATION AND ISSUE OF CERTIFICATE

2. Objectives: To Issue Marriage Certificate Of Marriage registrar under the

Maharashtra Regulation of Marriage Bureaus & Registration of Marriages Act 1998 as

per demand.

3. Priority : Top





1998.


1. Application form .

8. Output Of Activity and no of copies certificate- Marriage Certificate



11. Record Classification :- C

12. Incoming Mail ( Tapal ) : Monthly - 20 approximatly.

z

5. NAME OF ACTIVITY : REGISTRATION OF MARRIGE BUREAUS


1. Name of the Activity : REGISTRATION OF MARRIAGE BUREAUS

2. Objectives: Registration of Marriage Bureaus under the Maharashtra Regulation of

Marriage Bureaus & Registration of Marriages Act 1998.

3. Priority : Medium





1998.



8. Output Of Activity and no of copies certificate-2 copies





(For One Month for this Activity)



15. Measuring and Monitoring

16. Time Frame

z

B. MArriage Registration process under Special Marriage Act 1954 : -

Sr.No Process Of Description

Desk Activity

1 Special Marriage Act 1954

Marriage Officer Solemnization of marriage

2 Marriage Officer Issuing Certified Copies

3 Marriage Officer Search Of Records

4 Marriage Officer Record Management

1. NAME OF ACTIVITY : SOLEMNIZATION OF SPECIAL MARRIAGES :-


1. Name of the Activity : Solemnization of special marriages

2. Objectives: Registration of Marriage,Issue of marriage certificate.

3. Priority : Top


5. Decision Making Authority ; H.Q.S.R / Marriage Registrar


1) Special marriage act , 1954

7. List of document to be annexed for Decision making Application

1. Authentic Age Proof (S.S.C Certificate / School Leaving Certificate / Bonafide

Certificate / Birth Certificate / Age Certificate by Civil Surgeon )

2. Residential Proof

8. Output Of Activity and no of copies certificate - Certificate in duplicate




z

12. Time Frame

2. NATURE OF ACTIVITY : CERTIFICATE OF SPECIAL MARRIAGE.

-; ACTIVITY SHEET :-

1. Name of the Activity : Certificate of special marriage

2. Objectives : Special marriage ACT - 1954.

3. Priority : Top / Medium / Low

4. Periodicity / Frequency :

A. Daily B. Weekly C. Fortnightly D. Monthly

E .Half Yearly. F. Yearly G. Seasonal

5. Decision Making Authority ; ( e.g Desk Officer, D.I.G, I.G.R State Govt, Marriage

Office)



1. As per U/s 16 Special Marriage act 1954

8. Output Of Activity and no of copies - ( Order Permission / Notice / Certificate)

9. Report generated : - ( g.g Daily / Weekly / Quarterly / Monthly / Half Yearly / Annually)

10. Flow chart / Information flow ( attach a separate sheet) :

Input Information Processing Output

11. Record Classification :- A B C D

12. Incoming Mail ( Tapal ) :



14. If yes the revised flow chart

15. Measuring and Monitoring : as per Sheet

z

16. Time Frame

ACTIVITY

3. CERTIFICATE OF MARRIAHE CELEBRATED IN OTHER FORMS : -

ACTIVITY SHEET

1. Name of the Activity : Certificate of marriage celebrate in other Forms

2. Objectives : Special marriage ACT - 1954.



A. Daily B. Weekly C. Fortnightly D. Monthly

E .Half Yearly. F. Yearly G. Seasonal

5. Decision Making Authority ; ( e.g Desk Officer, D.I.G, I.G.R State Govt, Marriage

Office)



1. As per U/s 16 Special Marriage act 1954

8. Output Of Activity and no of copies - ( Order Permission / Notice / Certificate)

9. Report generated : - ( g.g Daily / Weekly / Quarterly / Monthly / Half Yearly / Annually)

10. Flow chart / Information flow ( attach a separate sheet) :

Input Information Processing Output

11. Record Classification :- A B C D

12. Incoming Mail ( Tapal ) : Not applicable



14. If yes the revised flow chart :

z

15. Do you feel this activity redundant

3. Process of the certified copy document / index & search : -

A. Objectives : -

1. To have standerd procedure for Retrival at SRO.

2. To ensure that applications for certified copies are disposed of the time & on FIFO

basis.

B. MEASURE (Targets)

1. Post 2002 - same day

2. Pre 2002 - one week.

C. Retrieval / Procedure

Sr.No Process Description Desk Activity

1 Retrieval SRO Receipt of application Scrutiny Retrieval of document, Issue certified copy.

1. NAME OF ACTIVITY : RETRJEVAL

1. Name of the Activity : Retrieval

2. Objectives : To ensure timely retrieval of documents / CDs and disposing off

applications in time..

3. Priority : Top

4. Periodicity / Frequency : Daily

5. Decision Making Authority ; S.R


1 ) Indian Registration Act 1908 and Maharashtra Registration Rules, 1691

2 ) SARITA BOT manual

3 ) Circular booklet

4 ) Any other Government circular / Notification regarding the subject matter

7. Output Of Activity and no of copies - Certified copies

8. Record Classification : D

z

9. Report generated : - MIS

2. NAME OF ACTIVITY :- ISSUE OF CERTIFIED COPIES UNDER MAHARASHTRA

REGULATION OF MARRIAGE BUREAUS AND REGISTRATION OF MARRIAGE

ACT 1998.


1. Name of the Activity : Issue of certified copies

2. Objectives : Issue of certified copies

3. Priority : Medium


5. Decision Making Authority ;Marriage Registrar / SR


1. Maharashtra regulations of marriage bureaus & registration of marriage act

1998

2. IGR Circulars


1. Copy of application with the requisite fees

8. Output Of Activity and no of copies - Certifies true copy


10. Flow chart / Information flow ( attach a separate sheet) : yes


12. Incoming Mail ( Tapal ) : Not Applicable



14. If yes the revised flow chart : NA


16. Time Frame

z

3. MANE OF ACTIVITY : SEARCH OF MARRIAGE UNDER MAHARASHTRA

REGULATIONS OF MARRIAGE BUREAUS & REGN OD MARRIAGE ACT 1998.


1. Name of the Activity : Search Of Marriage

2. Objectives : To provide marriage registrar for search to the party.

3. Priority : Top




1. Maharashtra regulations of marriage bureaus & registration of marriage act

1998


1. Application


9. Flow chart / Information flow ( attach a separate sheet) : yes

10. Record Classification :- C

11. Incoming Mail ( Tapal ) : 10 To 15



13. If yes the revised flow chart : Not Applicable.

z

4. NAME OF ACTIVITY : SEARCH OF MARRIAGE UNDER SPECIAL MARRIAGE

ACT 1954 :-


1. Name of the Activity : Search Of Marriage

2. Objectives : Special marriage ACT 1954



A) Daily B) Weekly C) Fortnightly D) Monthly

E ) Half Yearly F ) Yearly G ) Seasonal

5. Decision Making Authority ;

( e.g Desk Officer, D.I.G, I,G,R, state Govt, Marriage Office)



1. As per special / Marriage Act 1954

8. Output Of Activity and no of copies - ( Order / Permission / Notice / Certificate)

9. Report generated : -

( e.g Daily / Weekly / Quarter / Monthly / Half Yearly / Annually)

10. Flow chart / Information flow : Separate sheet Attached

11. Record Classification :- D

12. Incoming Mail ( Tapal ) :



14. If yes the revised flow chart :


16. Time Frame

z

4. VALUATION :-

If any person / party demand valuation slip according to the ASR from any SRO,

he must submitted an application form with Rs. 5/- as court fee ticket & Rs.100/- as

valuation charges as per table of fee. The SRO scrutinizes the form given the party of

valuation slip on the same day between 5.00 to 5.30 p.m.

4. ROLE OF SRO IN OTHER PROCESS :-

1. Assesment of stamp duty on instrument :-

In case of under valued documents the SR will as per rule 4(6) of the

determination of true market value. rules refers documents to the JDR in the prescribed

format & issue acknowledgement to the presenter. In case of documents certified by

collator of stamps or chief controlling revenue authority to be property stamped,

comprised valuation will not be done & corresponding remark will be made in

description form

2. Franking & Stamp Vendors ; -

The SRO should frank the document on first in first out (FIFO) basis the same

day in case the office has franking machine. The SRO should also inspect the registrar

of stamp vendors as periodically.

3. Audit & Inspecation including ISO audit:-

The SR has to make availed all the records in form of checklist, note sheet ,files

& other in the prescribed formats (wherever applicable) to the A.G team, inspection

team & internal on external auditors. On inspection the auditor will prepare the non

compliance reports & submit to the management reprehensive. The SR should insure

that the disposals of the NCRs should be done in the prescribe time limits. All activity

should be done in such a manner that no NCRs are deleted by the inspection. In case

of half margins SR should submit same day to to the audit party to insure that objection

are not carried forward if a settable explanation exits.

4.Resource Management : -

The SR & audit term should insure in that budgeting & housekeeping &

maintenance activities should be done at frequent levels, in final that the entries system

of computerization is complimented with zero defect. In case of problems should contact

the PPP District managers immediately ensure that spare toners, sufficient stationary os

available with the SR send a reminder in advance to the PPP agency before the stock

gets dry. The resource management needs should be communication in a monthly

basis to the JDRO through the MIS,

z

5. ASR Preparation :

SR should promptly send the information required for the preparation of the ASR. He

should communication to the JDR details of a;; the cases wherein the consideration is

more than the market value. Such cases should be reported on monthly basis in MIS

format. The SR should also prominently display the ASR. Feedback on entry errors,

zone, mismatch, citizen's feedback on ASR should be communication to the JDR not

later than 1 week form the time detection.

6. Human Resources :-

All the SROs will have a muster. The SR will ensure that a separate muster is mina

tined for the Data entry & scanning operators. A Separate register for CL is to be

maintained. In case charge is handed over to some other employee due to leave of

regular SR, The SR in charge has to sign the documents as SR in charge & put his

name below the signature.

7. Administration :-

The administration activates include in ward and outward and record management.

These activities should be performed by the SR in such a manner that there is timely

disposal of files, and the record room. As per these citizens charter and the code

manual. The disposal should be in First in First out (FIFO) basis. Each letter coming to

the SRO should be given an acknowledgement in the prescribed format. The file

disposal should be in such a manner that the time frames are strictly followed. The

Records of complete cases should be kept in the specified manner.

8. Management Process including Targets and sending MIS :-

The SRO should ensure that the targets are achieved & all MIS in the prescribed

formats should go to the JDRO before that 5th of each month, Feedback regarding

target setting should also reach JDRO.

9. CRM:-

The SRO should attend visitors in a courteous manner. They should guide and direct

the customer in case of difficulties. The SRO should promptly take cognizance of the

grievances of the customer and report matter which cannot be sorted out at his level to

z

the JDRO. He should request the citizens about filling in feedback forms. He Should

ensures that there are basic amenities in visitors area.

VARIOUS TYPES OF FORMS / CHECK LIST USED IN THE SUB REGISTRAR /

MARRIAGE REGISTRAR OFFICE :-

1. INPUT FORM :-

महरररष्ट्र शरसन

नोंदणी व मुद्रांक ववभरग

दस्तरऐेवज नोंदणी करीतर भररवयरचे मरहीती वववरण पत्र

(करयरणलयीन उपयोगरसरठी) दयुयम ननबांधक करयरणलयरचे नरव - दयुयम ननबांधक करयरणलयरचर सरांकेतरांक -

टोकन क्र.

अनुच्छेद क्र.

दस्त क्र.

अ.क्रां ( पक्षकरररांनी भररवयरची मरहीती)

1. दस्तरचर प्रकरर -

2. सरदरकर्तयरणचर प्रकरर -ललहून घेणरर / ललहून देणरर / ललहून ठेवणरर / मरन्यतरदरर / मुख्यर्तयररधररक / जरलमनदरर

3. दस्तरऐेवज सरदर करण्यर-यर व्यक्तीचे नरव - (आडनरव) (नरव) (वडीलरांचे/पतीचे नरव)

4. मुद्रक खरेदी ददनरांक - 5 अ - दस्त ललहील्यरचर ददनरांक 5 ब- दस्त नोंदणीस हजर केल्यरचर ददनरांक 5. दस्तरतील ऐेकूण पषृ्ट्ठरांची सांख्यर

- 6. अ) गरवरचे नरव - ब ) झोन नांबर 7. क) सोबत जोडलेली करगद पत्रे- 1) -------- 2)-------- 3)-------- 4)-------- 5)------

----

z

8. क्र. लस.स.नां फरसनल

प्लॉट नां न.पर./म.न.पर.लमळकत नां

सवे नां गट नां ग्ररमपांचरयत लम.नां

9. शहरी / प्रभरव / ग्ररमीण ( ननवरसी/अननवरसी/खुली/बरधीव/खुली+बरधीव/शेती) 10 क्षेत्रफळ ( ननवरसी / अननवरसी) लमळकत :- मुख्य रस्र्तयरवर / अांतणगत (50

मी.पेक्षर जरस्त अांतररवर) अ) शहरी - बबल्टअप चौ.मी कररपेट चौ.मी ब) प्रभरव - खुली चौ.मी बरांधीव चौ.मी. क) ग्ररमीण - खुली चौ.मी. बरांधीव चौ.मी. 11 शेतजमीन प्रकरर - जजररयत/हां बरगरयत/बर बरगरसत/ऊस शेती व फळबरग/द्रक्ष/े

क्षररपड क्रां . 7/12 वरील एकूण क्षेत्र -

पोटखररबरसह एकूण आकरर

पैकी ववक्री क्षेत्र

12 आवश्यक असलेली नों फफ रू

भरलेली मुद्रांक शलु्क मोबदलर / कजरणची रक्कम

बरजरर मुल्य

13 मुद्रांकरचे वववरण फॅ्रफकांगचे वववरण खरेदीकर्तयरणचे नरव व पत्तर फॅ्रफकांग करयरणलयरचे नरव व पत्तर - खरेदीकर्तयरणचे नरव व पत्तर -

दस्त जेथे नोंदणी कररवयरचर आहे र्तयर करयरणलयरचे नरव - फॅ्रफकांग मुद्रांक फकम

फॅ्रफकांगचर दद.

z

त मुद्रांक ववके्रर्तयरचे नरव, परवरनर क्र.व पत्तर, धनरकर्ण क्रां / प्रदरनरदेश क्रां बॅकेचे नरव व पत्तर -

फॅ्रफकांगचर अनुक्रमरांक - 14 इमररत प्रकरर -

सदननकर/करयरणलय/दकूरन/औदै्योगगक/बॅक/दवरखरनर 15. घसररर

बरांधकरमरचर प्रकरर - इतर सुववधर अ) आर.सी.सी. चौ.मी 1) वरहन तळ -

चौ.मी ब) लोड बेअररांग चौ.मी 2) गच्ची

चौ.मी क) अधे पक्के बरांधकरम चौ.मी 3) खुल्ली जरगर

चौ.मी ड) कच्चे बरांघकरम चौ.मी 4) पोटमरळर

चौ.मी इ) एकूण मजले 5) उददवरहन

चौ.मी इतर - रस्र्तयरसन्मुख नसलेली दकुरन/ लोअर ग्ररऊड दांकरने /तळघर(बेसमेट)

गोडरउनसरठी 16 भरडेपटटर आसल्यरस : 1) भरडेपटटर मुदत वर् े 2) मरलसक भरडे रू 3) भरडेवरढ असल्यरस भरडेवरढीचे करलरांतर- वर्े, भरडेवरढीचे

टककेवररी 4) टॅक्स भरडेकरूने भ्ररररवयरचर असल्यरस मरलसक रू. वरवर्णक रू. 5) प्रीलमयम (ऑडॅव्हरस) रू. 17 ललहून घेणरर / ननहून घेणरर अ.क्र. आडनरव नरव व पॅन

क्र. वडीलरांचे/पतीचे नरव

गल्ली / इमर

शहर / गरव

तरलुकर वय

z

रतीचे नरव

1 2 3 4 18 ललहून देणररे - आडनरव नरव व

पॅन क्र. वडीलरांचे/ पतीचे नरव

पॅनकरडण क्रां मरक

गल्ली/इमररतीचे नरव

शहर/गरव तरलुकर

1 2 3 4 5 19 मरन्यतर देणररर / जरलमनदरर आडनरव नरव व

पॅन क्र. वडीलरांचे/पतीचे नरव



तरलूकर वय

z

1 2 3 4 20 दस्तरतील लमळकतीचे सांपूणण वणणन

21 ओेळख देणर-यरचे नरव - आडनरव नरव व

पॅन क्र. वडीलरांचे/पतीचे नरव



तरलूकर वय

1 2 22 सोबत लमळकतीचर उतररर जोडलर आहे. 23 सोबत दस्तरऐेवजरची झेरॉक्स प्रत जोडली आहे. वर ददलेली मरहीती पुणणपणे बरोबर आहे. र्तयर अनुर्ांगरने देय मुद्रक शलु्क, नोंदणी

व इतर फफ भरण्यरस मी तयरर आहे. घेण्यर-यरची सही / अांगठर - देण्यर-यरची सही / अांगठर

सदर नोंदणी पुवण गोर्वरर व दस्तरऐेवजरतील मरहीती तांतोतांत बरोबर आहे. वरील प्रमरणे अचुक डरटर एरी केली.

ललपीकरची सही डरटर एरी ऑपॅरेटरची सही दयुयम ननबांधक यरांची सही

z

2. Simple & Unifr\orm Computrised document Registration process - FEED BACK FORM

महरररष्ट्र शरसन Government of Maharashtra नोंदणी व मुद्रांक ववभरग Registration and Stamps Department समरन व सुलभ सांगणीकृत दस्तनोंदणी प्रक्रीयर - अलभप्ररय / सुचनर प्रपत्र

Simple & Uniform Computerized Document Registration Process - Feedback Form समरन व सुलभ सांगणीकृत दय्तनोंदणी प्रक्रीयर ददनरांक 01.02.200 परसून ररज्यरत सवणत्र ररबववणयरत आली आहे. यर समरन व सुलभ सांगणीकृत दय्तनोंदणी प्रक्रीयेबरबत खरलील मुदयरच्यर अनुर्ांगरने आपले अलभप्ररय, सूचनर, द्यरव्यरत, ही ववनांती. जेणेकरून प्रक्रीसेमध्ये अगधक सुधररण करतर येईल. Simple & Uniform Computerized Document Registration Process has been implemented in e State Form 01.02.2002. You are requested to give your opinion. Suggestions regarding the computerized process so that refinement in the process can be done. (दटप - लरग ूआहे तेथे 4 अशरी खूण कररवी.) (Note -Tick 4 Whichever is applicable) अ.क्र. प्रशरसकीय बरबी / Administrative

aspects प्रतवररी Rating

1 लोकलभमुख करयरणलयीन बैठक व्यवस्थर Public facing seating arrangement

उर्तकृष्ट्ट चरांगले समरधरनकररक सरधररण

2 करयरणलयरचे सूशोलभकरण व जनतेसरठी सोयी Beautification of office & facilities for public


3 सेवरशलू्करच्यर तुलनेत सेवेचर दजरण

z

Standard of services delivered as compared to the levied Service charges


4 कमणचर-यरची सांगणफकय करयणकुशलतर Efficiency of the staff in handling computers


5 मूळ दस्त परवतीमध्ये नमूद केलेल्यर वेळेत परत लमळरलर करय Whether the original document is returned in time as specified on the receipt

होय नरही

ब नोंदणी प्रक्रीयर / Registration Process 6 बबल्लर (टोकन) पध्दतीचर वरपर योग्य

आहे करय Is the Token system being effectively used


7 आपल्यरलर सौजन्यरची वरगणूक लमळरलर करय Whether you were treated politely


8 सवणसरधररण अलभप्ररय सूचनर General remark @ suggestions

---------------------------------------

दयु्यम ननबांधक करयरणलयरचे नरव - ----------------------- जजल्हर - ------------------------- Name of the Sub- Registar Office Distric पक्षकरररचे नरव व पत्तर / Name & address of the party : ----------------------------- व्यवसरय Profession : --------------- ददनरांक Date:------------- स्वरक्षरी Signature: -------- दयु्यम ननबांधकरची स्वरक्षरी / Signature of Sub-Registrar ----------------------------- Kindly put this in suggestion box kept naer the single window

z

3. Application form for : Original Document / CERTIFIED COPY :-

सरांक्षरकीत प्रत / मूळ दस्त लमळणेसरठी अजरणचर नमुनर

भरग 1 - अजणदरररने भररवयरची मरहीती

प्रनत, दयु्यम ननबांणक ---------------------------------------------- ---------------------------------------------- ववर्य - मूळ दस्त ्/ सरांक्षरफकत प्रत लमळणेबरबत : महोदय, वरील ववर्यरअनुशांगरने मलर खरलील तपशील प्रमरणे दस्त लमळणेस ववनांती आहे. 1. मूळ दस्त (बॅक प्रकरणरसरठी / कोटण करमकरजरसरठी) 2. सरांक्षरफकत प्रत -

मरहीती वववरण -

1.दस्त क्र.

2.व्यवहरररचर ददनोक / वर्ण -

3.गरवरचे नरव -

4.पक्षकरररचे नरव -

5.भरलेली फफ -

1. आगरऊ प्रतीसरठी - कोटण फफ/ चलन क्र. बॅक ददनरांक

z

2. ननयमीत प्रतीसरठी - कोटण फफ/ चलन क्र. बॅक ददनरांक

3. सरक्षरांफकत प्रत -

चलन असलेस प्रत जोडली आहे कर? होय नरही

स्वरक्षरी -------------------- नरव - --------------------- अजरणची ददनरांक - -------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

भरग - 2 : करयरणलयीन करमकरजरसरठी अजणदरर यरांनर मरगणीप्रमरणे सरांक्षरफकत प्रत आज ददनरांक ------------ रोजी देण्यरत आली. अजरणचर ननपटररर मुदतीत केलर आहे. यर करयरणलयरत नकलरसरठी यर पूवीचे एकही प्रकरण प्रलांबबत नरही / आहे. असलेस र्तयरची कररण खरलील प्रमरणे अ.क्र.,प्रकरण क्र. कररण यर ववर्यरची सवण ननगणती प्रथम आल्यरस प्रथम प्ररधरन्य यर तर्तवरवर करण्यरत आली आहे. अ.क्र. प ्् ्रकरण क्र. कररण 1 2 3 यर ववर्यरची सवण ननणरणती प्रथम प्ररधरन्य यर तर्तवरवर करण्यरत आली आहे. (द.ुनन) स्वरक्षरी -------------------- नरव - ------------------------------ ददनरांक - --------------------------

z

4. SEARCH APPLICATION : - ये.्े्र.म.ु-200,000-2-02-पीए4-(ईए) 243 शर.आ.महसूल वपभररग क्र. 10028 दद. 18-8-17 दद.31-5-90.चे.उ.नों.म.नन.म.रर.पुणे/पत्र क्र.कर.7/मेळ/प्र.प्र.वन/पे्रक.3/1461/

नमुनर क्र.3 शोध घेण्यरसरठी फकां वर नकलेसरठी अजण

(जेव्हर अजणदरररस नकलर हव्यर असतील,तेव्हर येथे 20 पैशरचर न्यरयरलय फफ मुद्रांक लरवरवर) (जेव्हर अजणदरररस शोध घ्यरवयरचर असेल,तांव्हर येथे 1 रूपयरांचर न्यरयरलय फफ मुद्रांक लरवरवर) (न्यरयरलय फफ मुद्रांकरऐेवजी फकां वर नक्कल फफ इ.बददलच्यर अनरमजीसरठी डरक मुद्रांक स्वीकररले जरणरर नरहीत )

प्रनत, दयु्यम ननबांधक,-------------------------------

अजणदरररचे नरव - अजणदरररांचर पत्तर - आपल्यर करयरणलयरतील खरली नमुद केलेल्यर वर्रणतील पुस्तके शोधण्यरस परवरनगी द्यरवी.

खरली नमूद केलेल्यर दस्तऐेवजरांची नककल कृपयर द्यरवी.

खरली उल्लेणखलेल्यर मरलमते्तसांबांधीच्यर सवण दस्तऐेवजरांच्यर नकलर कृपयर द्यरव्यरतण ्

(1) दस्तऐेवजरचे वणणन (2) दस्तऐेवज करून देणर-यर व्यक्तीचे नरव, धांदर,हुददर,वगैरे (3) दस्तऐेवज करून देणर-यर व्यक्तीचे नरव, धांदर,हुददर,वगैरे (4) मरलमते्तचे वणणन (5) जेथे मरलमत्तर आहे र्तयर गरवरचे नरव आणण जेथे दस्तऐेवजरची नोदणी केली आहे ते

तपशील

z

करयरणलय (6) ज्यर वर्रणतील नोंद शोधरवयरची आहे ते वर्ण फकां वर वर्ण

ददनरांक अजणदरररची सही ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- टीपर- (एक) वरील रकरन्यरमध्ये श्ररत असलेली जरस्तीत जरस्त मरहीती दयरवी.नकलरसरठी अजण करतरनर ननष्ट्परदकरचे नरव, मरलमत्तर जेथे आहे ते गरव, मरलमते्तचे वणणन आणण वर्ण हर सवण तपशील ददलर परहीजे.(दोन) जेव्हर मध्यवती अलभलेख करयरणलयरकडे अजण केलर असेल तेव्हर दस्तऐेवजरची नोंदणी ज्यर करयरणलयरत केली असेल र्तयर करयरणलयरचे नरव ददले परहीजे. (नक्कल ) देणर-यर फकां वर शोध घेण्यरस परवरनगी देणर-यर अगधकर-यरने यर परनरवरील तपशील भररवयरचर आहे. जमर रकमरांचर तपशील ददनरांक रक्कम नोंदवही क्रमरांक (1) रोख परवती (2) धन पे्रर् (कुपांनरप्रमरणे) (3) मूल्य - देय डरकेव्दररे नेलर परठवल्यरमुळे वसूल झरलेली रक्कम (कुपनरनुसरर)

रु पै अजण दरखल केल्यरचर ददनरांक मुद्रांक-करगद लमळरल्यरचर ददनरांक अणण मुद्रांकरचे मूल्य. शरसफकय छरयरगचत्र नोंदणी करयरणलयरकडे नकलेकरीतर केलेल्यर मरगणीचर ददनरांकण ्ज्यर ददवशी नक्कल तयरर झरली ती ददनरांक शरसफकय ददल्यरचर फकां वर इतर प्रकररे करयणवरही केल्यरचर ददनरांक जेव्हर नककल टपरलरने परठववली असेल तेव्हर ज्यर ददवशी नक्कल टपरलरने परठववली तो ददनरांक घरलरवर.

एकूण

z

ज्यर वर्रणचर शोध घेतलर ते वर्ण फकां वर ज्यरची नक्कल ददली र्तयर दस्तऐेवजरचर अनूक्रमरांक व वर्ण

शोध करण्यरबरबत फफ

फोललओे पषृ्ट्ठे

नकलेची फफ

झरलेलर खचण अजणदरररस परत ददलेली रक्कम

एकूण

नक्कल लमळरल्यर बददल अजणदरररची सही फकां वर पोच परवतीचर क्रमरांक व ददनरांक

मूल्यदेय डरकेचर फकां वर नोंदणीकृत डरकेचर खचण

धनप्रत अडत

रू. पै. रू. पै.

रू.

प ै रु. प ै रू. पै. रू. प ै

ददनरांक -

(दयू्यम ननबांधकरची सही)

प्रनत- मुख्यरलय,दयू्यम ननबांधक,

यर अजरणचर उल्लेणखलेलर दस्तऐेवज,पुस्तक क्र. खांड क्र. मध्ये पषृ्ट्ठ अनुक्रमरांक वर

नोंदलेलर आहे.यर सोबत रू.----चर मुद्रांक करगद परठववलर आहे. कृपयर एक नक्कल परठवरवी.

ददनरांक - दसू्सम ननबांधक

प्रनत-दयु्यम ननबांधक ---------------------------

यर सोबत नक्कल (फोललओे) परठववणयरत येत आहे.

ददनरांक - मुख्यरलय दयु्यम ननबांधक

z

5.Notice of Intended Marriage - Under Section 5 of Special Marriage Act,1954-

NOTICE NO.------------------

NOTICE OF INTENDED MARRIAGE

Marriage officer Thane - 1 District - Thane

We hereby give you notice that a marriage under the special marriage Act,1954, is intended to be solemnized between as within three calender months from the date hereof.

NAME CONDITION OCC AGE DWELLING PLACE

DEPARTMENT DWELLING IF PRESENT DWELLING PLACE NOT PERMANENT

LENGHT OF RESIDENCE

Name of the Bride Groom

Unmarriaged Widower Divorcee

Name of the Bride

Unmarriaged Widower Divorcee

z

Witness our hands this --------------------- day of ---------------------------- 2005.

1.----------------------------------- 2.----------------------------------- (Bridegroom) (Bride)

6. Declaration To be made by the Bridegroom U/S 11 Of Special Marriage Act,1954 : -

Y.P.P.-8376-7-66-PA-4.S(En)1574 L.S.G.&P.H.D.No.SMA/1459/32354/F.dated 8-6-59

DECLARATION TO BE MADE BY THE BRIDEGROOM (See Section 11)

वररने कररवयरचर इकररर (कलम 11 पहर)

I,--------------------------------------------- hereby declare as follows : -

मी,---------------------------यरवरून खरली ललदहल्यरप्रमरणे हर कररर करतो.

1. I am at the present time unmarried( or a widower oe a divorcee as the case may be)

1.मी सरांप्रत अवववरदहत (फकां वर ववधूर फकां वर घटस्फोट घेतलेलर. जसे असेल तसे) आहे.

2.I have completed ----------------------years of age.

2. मरझे चय पुरे -------------------------वर्रणचे आहे.

3.I am not related to --------------(the bride) within the degrees of prohibited relationship.

3.ननवर्ध्द सांबांधरत येईल अशर वपढयरत मरझे -------------------------(वधू) शी नरते नरही.

z

4.I am aware that, if any statement in this declaration is false,and if in making such statement. I eighter know or believe it to be false or do not believe it to be true,I am liable to Imprisonment and also to fine.

4.जर यर इकररररतील एखरदे ववधरन खोटे असेल, आणण असे ववधररन करतरनर ते खोटे आहे असे मलर मरहीत असेल अथवर ते खोटे आहे. असे मलर वरटत असेल, अथवर ते खरे आहे मलर वरटत नसेल तर,मी कैदेच्यर लशक्षेस तसेच दांडरच्यर लशक्षेस परत्र होईन यरची मलर जरणीव आहे.

------------------------------- (THE BRIDEGROOM) Declaration to be made by the Bride u/s 11 of special marriage Act,1954 :-

DECLARATION TO BE MADE BY THE BRIDE वधूने कररवयरचर इकररर I, -------------------------hereby declare as follows :- मी,---------------------------यरवरून खरली ललदहल्यरप्रमरणे हर कररर करतो.

1. I am at the present time unmarried( or a widower oe a divorcee as the case may be)

1.मी सरांप्रत अवववरदहत (फकां वर ववधूर फकां वर घटस्फोट घेतलेलर. जसे असेल तसे) आहे.

2.I have completed ----------------------years of age.

2. मरझे चय पुरे -------------------------वर्रणचे आहे.

3.I am not related to --------------(the bride) within the degrees of prohibited relationship.

3.ननवर्ध्द सांबांधरत येईल अशर वपढयरत मरझे -------------------------(वधू) शी नरते नरही.

z

4.I am aware that, if any statement in this declaration is false,and if in making such statement. I eighter know or believe it to be false or do not believe it to be true,I am liable to Imprisonment and also to fine.

4.जर यर इकररररतील एखरदे ववधरन खोटे असेल, आणण असे ववधररन करतरनर ते खोटे आहे असे मलर मरहीत असेल अथवर ते खोटे आहे. असे मलर वरटत असेल, अथवर ते खरे आहे मलर वरटत नसेल तर,मी कैदेच्यर लशक्षेस तसेच दांडरच्यर लशक्षेस परत्र होईन यरची मलर जरणीव आहे.

------------------------------- (THE BRIDE) 7. Form of application u/s rule 13 of special marriage Act,1954 :-

FORM OF APPLICATION (Rule 13)

To, The Marriage Officer, For the District Thane, Having Fulfilled the Following Conditions. We -------------------------------------- & -------------------------------------------- Hereby aply to ypu for the registration of our marriage under section 15 of the Special Marriage Act,1954. ( L III of 1954) A ceremony of marriage has been performed between us On -------- and we are living together as husband and wife ever Neither of us have more than one spouse living. Neither of us in an idiot or lunatic. We have completedthe age of 21 years. We not in the agree of prohibited relationship. We are residing of (Place) ------------------------- From the date -------------- We hereby declare that what is stated above is true to the best of knowledge and belief.

z

Place : Thane Date : ----------- 8. Application form for - Certified copy and Searches of marriage :-

वववरहरचे शोध / प्रमरणणक प्रतीसरठी अजण 1) अजणदरररचे नरव - 2) पत्तर - 3) भरलेले कोटण फफ मुद्रांक - 4) शोध घेध्यरचर करलरवधी - करलरवधी 0-1 वर्े 1-5 वर्े 5-10 वर् े 10-12 वर्े 5) वर वधूची मरहीती वररचे नरव ---------------------------------- पत्तर वधूचे नरव ---------------------------------- पत्तर वववरहरचर ददनरांक --------------------------------- नोंदणीचर ददनरांक -------------------------------- 6) प्रजीची सांख्यर ----------------------------------------- अजणदरररची स्वरक्षरी 9. Memorandum of Marriage : Under Maharashtra Regulation of marriage Bureaus & Registration of Marriage Act,1998 : -

नमुनर ड FORM D

Memorandum of Marriage ( पहर कलम 6 आणण ननयम 5) (See Section 6 and Rule 5)

फफ रू.

z

1. वववरहरचर ददनरांक :- --------------------------- 1. Date of Marriage :- ---------------------------- 2. वववरहरचे दठकरण : - --------------------------------- 2. Place Of Marriage : - ----------------------------- 3. पक्षकरररांमधील वववरह ज्यर व्यक्तीगत :- ------------------------------- करयदयरन्वये ववधी सांपन्न झरलर 3.Personal Law According to which the marriage between the parties was solemnized 4.(अ) पतीचे नरव - ----------------------------------- (प्रथम आडनरवरसह पुणण नरव) 4.(a) Name of the Husband -------------------------------- Full name begining with suename (ब) पतीलर दसु-यर नरवरने ( कोणतेही असो) --------------------------------------------- ओेळखत असल्यरस जे नरव / जी नरवे - ----------------------------------------- (b) Other Name / s ( if any) by which the husband is known (क) धमण (एक) जन्मरने (c) Religion (i) by birth (दोन) दसुरर धमण जस्वकररलर असल्यरस ( कोणतरही असल्यरस) (ii) by adoption ( if any) (ड) वववरह ववधी ज्यर तररखेस सांपन्न वर्े महीने झरलर असेल र्तयर तररखेस असलेले वय (d) age as on the date of solemnization Years months of Marriage (इ) व्यवसरय करयरणलयरच्यर पर्तयरसह ----------------------------- (e) Occupation along with office address (फ) वववरहरच्यर वेळची जस्थती - ---------- अवववरहीत / ववधूर/ घटस्फोदटत (f) Status at the time of marriage Unmarried / Widower / Divorced (ग) पतीचर पुणण पत्तर - ------------------------------------ (g) Full Address of the husband (ह) पतीची ददनरांकरसह सही ------------------------------- (h) Signature of the husband with date 5. (अ) पर्तनीचे नरव ( लग्नरपुवीचे नरव) -------------------------

z

प्रथम आडनरवरसह पुणण नरव ---------------------------------- 5. (a) Name of the wife ( Maiden Name) Full name beginning with surname (ब) पर्तनीलर दसु-यर नरवरने ( कोणतेही असल्यरस) ----------------------- ओेळखत असल्यरस ते नरव / नरवे --------------------------------- (b) Other Name / s (if any) by which : (क) धमण (1) जन्मरने -------------------- (c) Religion (i) by birth (2) दसु-यर धमण जस्वकररल्यर ------------------------------- (ii) By adoption ( if any) (ड) वववरह ववधी ज्यर तररखेस सांपन्न वर् े महीने झरलर असेल र्तयर तररखेस असलेले वय (d) Age on the date of solemnzation of marriage Years Months (इ) वववरहरच्यर वेळची जस्थती - अवववरहीत / ववधूर / घटस्फोदटत (e) Status at the time of marriage Unmarried / Widower / Divorce (फ) वववरहरच्यर पुवीचर अथवर ----------------- वववरहरच्यर वेळचर पर्तनीचर ---------- पुणण पत्तर (f) Full address of the wife before or at the time of marriage (ग) पर्तनीची ददनरांकरसह सही ---------------------------------- (g) Signature of wife with date 6. सरक्षीदरर (1) (एक) नरव --------------------- 6. Witnesses (1) (i) Name (दोन) पत्तर ------------------- (ii) Address (तीन) व्यवसरय आणण करयरणनयरचर असलेले नरते --------------- (iii) Occupation amd office Address --------- (चरर) वववरहीत जोडप्यरशी असलेले नरते ------------------कोणतेही असल्यरस (iv) Relation (if any) with the married couple (परच) ददनरांकरसह सही ------------------------------- (v) Signature with date (2) (एक) नरांव ------------------------------------- (i) Name - (दोन) पत्तर - ----------------------------------

z

(ii) Adress - -------------------------------- (तीन) व्यवसरय आणण करयरणलयरचर पत्तर - ------------------ (iii) Occupation and office Address - --------------- (चरर) वववरहीत जोडप्यरशी असलेले नरते कोणतेही असल्यरस - ------------------- (iv) Relation(if any) with the married couple - ------------------- (परच) ददनरांकरसह सही - --------------- (v) Singature with date - ----------------- (3) (एक) नरांव - --------------------- (3) (i) Name - ------------------------ (दोन) पत्तर - ---------------------------- (ii) Address - -------------------------- (तीन) व्यवसरय आणण करयरणलयरचर पत्तर - ------------------ (iii) Occupation and office Address - --------------- (चरर) वववरहीत जोडप्यरशी असलेले नरते कोणतेही असल्यरस - ------------------- (iv) Relation(if any) with the married couple - ------------------- (परच) ददनरांकरसह सही - --------------- (v) Singature with date - ----------------- 7.पुरोदहत (अ) पुरोदहतरचे नरव - ------------------------------ 7.Priest (a) Name of the priest (if any) - ----------- (ब) पुणण पत्तर - ------------------------------ (b) Full address - ----------------------- (क) धमण - --------------------------------- (c) Religion - ------------------------- (ड) वय - --------------------------------- (d) Age - ----------------------------- (इ) ददनरांकरसह सही - ------------------- (e) Signature with date - -------------- 8. यर ज्ञरपनरसह सरदर केलेले दस्तऐेवज - 8. Documents presented alongwith this memorandum (1) ------------------------------- (a) ------------------------------- (2) -------------------------------

z

(b) ------------------------------- (3) ------------------------------- (c) ------------------------------- (4) ------------------------------------ (d) ----------------------------------- 9. ननबांधकरकडे सरदर केल्यरचर ददनरांक - ---------------------- 9. Presented before the registre on ------------------ दटप - कोणर्तयरही व्यक्तीचे ज्ञरपनरमध्ये केलेले कोणतेही ववधरन अथवर प्रनतज्ञरपत्र जे ववशेर् महर्तवरचे बरबतीत खोटे असेल अथवर सरदर केलेले कोणतेही दस्तऐेवज जे खोटे असल्यरचे र्तयरलर / नतलर मरहीती असेल अथवर जे खोटे असल्यरचे मरनण्यरस कररण्र असेल तो / ती व्यक्ती कलम 12 खरली दांडनीय कररवरईस परत्र ठरेल. N.B - Any person making any statement or declaration in the memorandum, which is false in any material particular or submits any documents which he/she knows or has reason to belive to be false shall be liable for penal action under Section 12. महरररष्ट्र वववरह मांडळरचे ववननयमन आणण वववरह नोंदणी अगधननयमरचे नोंदवहीच्यर खांड क्रमरांक --------- च्यर पषृ्ट्ठक्रमरांक -------- वर क्रमरांक ----------- नोंदलर. ददनरांक - वववरह ननबांधक 10.FORM NO 60 : Under Incpme Tax Act,1961 :- CUSTOMER ID NO.

Form NO.60. (See third proviso to of rule 114B )

Form of Declaration to be filled by a person eho dose not have either a permanent account number or General Index Register Number and who makes payment in cash in respect of transaction.

specified in clauses (a) to (h) of rule 114B 1. Full name and address of the doclarant ----------------------------------- 2. Particulars of transaction - opening of --------------------- account (s)

z

3. Amount of the tranction ---------------------------------------------------------- 4. Are you assessed to tax? Yes / No 5. If yes, i) Details of WardCircle/Range where the last return of Income was field ? ii) Reasons for not having permanent account number/General index Register Number ? iii) Details of the documents being produces in support of address in column (1)

Verification I --------------------------- do hereby declare that what is stated is true to the best of my knowledge and belief. Verified today, the ------------------ day of --------------------- 200. Date : Place : ----------------------------- Signature of the declarant Instructions : Documents which can be produced in support of the address are: (a) Ration Card (b) Passport (c) Driving Licence (d) Identity card issued by any institution (e) Copy of electricity bill or telephone bill showing residential address (f) Any document or communication issued by any authority of Central Government, state Government or local bodies showing residential address (g) Any other documentary evidence is support of address given in the declaration 1.CHECK LIST : FOR REGISTRATION OF DOCUMENT AS PER REGISTRATION RULES NO.44,UNDER MAHARASHTRA REGISTRATION RULES,1961 :-

z

CHECK-LIST -(As per Registration Rules) (Rule 44)

whether the following criteria fulfilled (Yes/No) Checking on the computer 1.Document is stamped ? Stamps purchased in the name of one of the executing party Enclosed receipt of purchase of stamp (if Franking) Document executed within 6 months of stamp purchase 2.Documents presented in the jurisdiction of S.R.O 3.Documents presented by one of the executing party 4.Document related to immovable property Description of property & maps or plant shall be annexed for such property sufficient to identify 5.If any document is in a language which S.R. does not understand, then such document is accompanied by a true Transaction into a language commonly used in the state of Maharashtra & also by a true copy 6.Registration Act 1908 Section 25 & 34 are complied. 7.that any interlineations, blanks, erasures or alterations initials of appearing in the documents are attested by the signature or the person of persons executing the same. 8. That the registrations of such documents has not been declared As opposed to public policy under Sec22.A

9.Input Form filled by the party is coorect & as per contents of Documents.

CHECK-LIST-(As per Software-SARITA)

z

Whether following documents are applicable & attached checking on the computer Applicable Attached Yes/No Yes/No 1.Urban Land Ceiling Act: Notice under sec.26 2.Power of Attorney 3.Sanction Plan 4.Certificate of Builder or society ( For Depreciation) 5.Extract of village Form No.7/12 & 8A 6.Permission of Collector (in case of Tribal land/lands given to PaPs) If applicable no then, mark NA in attached 2.CHECK LIST ;- for Maharashtra Regulation of Marriage Bureaus & Registration of marriages Act,1998 :- Marriages

CHECK Yes No 1.Memorandum of Marriage ( FORM D) 2. Rs.100/- court fee stamps (under provision court fee Act 1859)affixed

3.Memorandum presented PERIOD FEES Within 90 Days of marriage Rs.50/- Within One Year of marriage Rs.50+100 Rs.50+100/- After One Year of marriage Rs.50+200/- 4. Proof of age attested photo copy of any one of the following Bride: 18 years, Bridegroom - 21 years (i) School Leaving Certificate (ii) Birth Certifiacte

z

5.Whether Bride or Bridegroom is residing with in the jurisdiction of Marriage registar 6.Proff of residence of Bride & Bridegroom attested photocopy of Any of the following (i) Ration Card or (ii) M.S.E.B bill or (iii) Telephone bill or (iv) Passport 7.Photographs Bride Bridegroom 8.Copy of wedding card (if available) 9. Affidavit (if necessary under Sec.5(3)in case of doubtful cases.) 10.Divorce Certificate, wherever applicable 11.Death Certificate of deceased spouse, wherever applicable For Office use only Yes No 1) Marriage can be registered / rejected 2) Papers are incomplete / case is doubtful, issue notice 3) No case is pending prior to this case 4) Time limit is strictly followed SRK MR/SR 3.CHECK LIST : for Maharashtra Regulation of Marriage Bureaus & Registration of marriage Act,1998 : Marriage Bureaus :-

-: CHECK LIST :- Yes No 1.Whether Marriage bureaus' address in jurisdiction of Marriage Register

2.Application with court fee stamp of Rs. 5/- Affixed there on

z

3.Applicant's election card/ration card/passport or any other Residential proof

4.If applicant is a public trust then a copy of trust deed. 5.Proof of address of place of marriage bureau For Office use only 1.Case is incomplete hence refusal in form "C" 2.Case is complete hence issue certificate 3.No application is pending prior to this case case 4.Timelimit is strictly followed SRK SRO 4.CHECK LIST : for marriage under Special Marriage Act,1954 : -

Check List Yes No 1.Notice in Format 2.Proof of requisit age for (A) Bridegroom 18 years & Bride 21 Years. (B) Proof (attested copy of any of the following) (i) School leaving certificate (ii) Birth certificate (iii) Affidavit (iv) Certificate from civil surgeon 3.Residential Proof (attested copy of any of the following) Anyone bride or bridegroom should be residing in the Marriage Registrar's jurisdiction

(i)Ration Card (ii)M.S.E.B.bill (iii)Telephone bill (iv)Passport

z

4.Proof of Widower (wherever applicable) 5.Prrof of Divorce (wherever applicable)

For Office use only Yes No 1)Marriage can be registered / rejected 2)Papers are incomplete / case is doubtful,issue notice 3)No case is pending prior to this case 4) Time limit is strictly followed SRK SR/MR

NATURE OF PROCESS IN THE JOINT DISTRICT OFFICE

Responsibility and Authority of Joint District Registrar :- 1. Regular administrative responsibility :- The administrative responsibilities of JDR can be classified as:- A. Perform the following processes :- 1.Assessment of stamp duty on instruments. 2.Archival & Retrieval 3.Refund 4.Indenting of stamps, sale of stamps/franking machine. 5.Human Resources. 6.Administration 7.Inspection,Audit& ISO Audit. B. Supervisory Authority

z

1.Monitor & measure the objectives for various processes. 2.Act as an effective link between the Head Office, DIG and the field office. 3.Ensure that computerization at SRO level is giving desired results. 4.Perform administrative duties (zero defect service) & take necessary steps for co-ordination with PPP agencies. 2.ISO related responsibilities :- 1.Guide SRs through the policy implementation. 2.Check all points as process Flow chart. 3.Report to DIG about quality problem & rectification required in processes. 4.Report to DIG regarding any problem that cannot be solved by him or at his level. 5.Conduct inspections as per work instructions. 6.check quality of processes periodically. 7.Keep and maintain all records related to ISO 9000. 3. Responsibilities pertaining to CRM:- Communicate with clients when required regarding Grievances, understanding their suggestions etc. 4.behavioral Responsibilities:- Treating citizens cordially. A.ASSESSMENT OF STAMP DUTY ON INSTRUMENTS:- A.Objective :- 1.Assessment of stam duty payable on document produced before collector of stamps or sent to him by SR under section 32-A or by any other public office under section 33. 2.Recovery of the amount due on such instruments. 3.Giving adequate opportunity before taking decisions. B.Measurable Objectives :-

z

1.Timely Disposal 2.Correctness C.Measure (Target):- 1.sec 31-1 month 2.sec 32-A/33 -2 months not more that 10% mismatch with Inspecting Authority's viewpoint found in a randon sample during inspection/audit. D.Record with frequency 1.Monthly report 2.Inspection/audit report with NCRs. E.Time Frame for the Process 1.One month from the receipt of application. 1.Name of activity : Adjudication u/s 31 of Bombay stamp Act,1958

ACTIVITY-SHEET

1.Name Os the Activity : Adjudication u/s 31. 2.Objectives : Assessment of stamp duty payable on instruments produced before collector of stamps under section 31 of the Bombay stamp Act 1958. 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Daily 5.Decision Making Authority : Collector of stamps. 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : The Bombay Stamp Act,1958 7.Output of Activity and no. of copies : Certificate. 8.Flow chart/Information flow : As per flow chart attached. 9.Record Classification : A

z

2.Name of Activity : Impounding under section 33 of Bombay stamp Act,1958:-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Impounding u/s 31. 2.Objectives : Assessment of stamp duty payable on instruments produced before collector of stamps under section 31 of the Bombay stamp Act 1958. 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Weekly 5.Decision Making Authority : Collector of stamps. 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : The Bombay Stamp Act,1958 7.List of Documents to be annexed for decision making : 8.Output of Activity and no. of copies : Certificate. 9.Reports generated : 10.Flow chart/Information flow : As per flow chart attached. 11.Record Classification : A 3.Name of activity : References u/s 32 A of Bombay stamp Act,1958 :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : 32-A References. 2.Objectives : Assessment of stamp duty payable on instruments produced before collector of stamps under section 31 of the Bombay stamp Act 1958. 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : 5.Decision Making Authority : Collector of stamps. 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : The Bombay Stamp Act,1958 7.List of Documents to be annexed for decision making : All correspondence relating to 8.Output of Activity and no. of copies : Certificate. 9.Flow chart/Information flow : As per flow chart attached. 10.Record Classification : A 5. Name of Activity : Revenue Recovery Certificate (RRC) :-

z

ACTIVITY-SHEET

1.Name Os the Activity : R.R.C 2.Objectives : Assessment of stamp duty of RRC cases procesed before collector of stamp. 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : 5.Decision Making Authority : Collector of stamps. 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : The Bombay Stamp Act,1958 7.List of Documents to be annexed for decision making : All correspondence relating to RRC cases. 8.Output of Activity and no. of copies : Notice/Certificate. 9.Flow chart/Information flow : As per flow chart attached. 10.Record Classification : A 6.Name of activity :- Recovery of evaded Registration fees u/s 80A of Registration Act,1908:-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Recovery of evaded Registration foes u/s 80-A 2.Objectives : Recovery of deficit Registration fees u/s 80-A of the Registration Act 1908.. 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Occasional 5.Decision Making Authority : Inspector General of Registration. 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : Indian Registration Act 1908 and Maharashtra Registration Fees. 7.List of Documents to be annexed for decision making : All correspondence relating to Recovery of evaded Registration Fees. 8.Output of Activity and no. of copies : 2 copies letter (Notice).1) O.C-1 2) Concurred Party 9.Reports generated : No report 10.Flow chart/Information flow : As per flow chart attached.

z

11.Record Classification : A 12.Incoming Mail (Tapal) : (For one month for this activity) - 2 to 3 cases. 13.Does the present flow needs modification : No 14. If yes the revised flow chart - N.A B.NAME OF PROCESS - REFUND:- A. Objective 1.Wherever applicable Refund in time 2.Ensureing that disposal on FIFO basis. B. Measurable Objectives 1. Timely Disposal C. Measure (Target) 1.Less than,Rs.25,000/- :- 15 Days. 2.Rs.25,000/- Rs.2,00,000/- :- 2& 1/2 months. 3.More than Rs.2,00,000/- Report to Govt in 2& 1/2 months D. Record with Frequency 1.monthly report 2. D.O.12 register E. Time Frame 1 month 1.Name of Activity :- To Refund excess stamp Duty :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : To refund excess stamp duty 2.Objectives : To dispose of applications in time. 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Daily

z

5.Decision Making Authority : Chief Controlling Revenue Authority and Inspector General Of Registration and Controller of stamp/ DIG/JDR 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958.sec 5 2(A)-(2) 2) Indian Stamp Act 1958. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. Bombay Stamp rules 1939 Rule 22-A The Bombay court fees Act 1959 Appendix -7 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Report of all collector of stamps /DIG Mumbai/Superintendent of stamps along with suitable Remarks. If decision is to taken at the level of OGR 2) Application Form 3) Original Document with Stamps / Affidavit 4) Cancellation Deed and all other relevant papers. 8.Output of Activity and no. of copies : O/C-1 concerned parties - 2 Treasury 9.Reports generated : Monthly C. NAME OF PROCESS - CRM (CUSTOMER RELATED MATTER) A. Objective :- 1. Citizens grievance redressed within stipulated time Frame. 2. Service delivery as per time standard 3. Communication to citizens (a) Automatic :- web-site / posters / info-boards / checklists / application forms (b) On demand :- helpline / letters. (c) Special (For changes & announcements):- media 4. Taking feedback form citizens. B. Measureable Objectives :- 1. Grievance reversal in time 2. Citizen communication in case of any process/legal change.

z

C. Measure (Target) :- 1. Acknowledgement - 1 day 2. Final reply - 1 month 3. Within 15 days through suitable medium D. Record with Frequency :- 1. Register 2. Inspection / audit report 3. Register E. Time Frame :- 1. As mentioned in 3. 1. Name of activity : Grievance Redressed.

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Grievance Redressed 2.Objectives : To resolve the grievances raised by the parties / employee 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : HOD/HOO/state Govt. 5.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Mah. Civil Services Rule & other acts rules for internal Grievances 2) Bombay Stamp Act. Indian Registration Act. 6.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Complaint 7.Output of Activity and no. of copies : Report 8..Reports generated : Monthly 2. Name of Activity :- SCRUTINY

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : scrutiny 2.Objectives : To resolve the grievances raised by the parties / employee 3.Priority : Top

z

4.Periodicity/Frequency : HOD/HOO/state Govt. 5.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Mah. Civil Services Rule & other acts rules for internal Grievances 2) Bombay Stamp Act. Indian Registration Act. 6.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Complaint 7.Output of Activity and no. of copies : Report 8..Reports generated : Monthly 3. Name of activity ;- Dissemination Of Information :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Dissemination of Information 2.Objectives : To resolve the grievances raised by the parties / employee 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : HOD/HOO/state Govt. 5.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Mah. Civil Services Rule & other acts rules for internal Grievances 2) Bombay Stamp Act. Indian Registration Act. 6.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Complaint 7.Output of Activity and no. of copies : Report 8..Reports generated : Monthly 4. Name of Activity :- FEED BACK

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Feed Back 2.Objectives : To resolve the grievances raised by the parties / employee 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : HOD/HOO/state Govt. 5.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Mah. Civil Services Rule & other acts rules for internal Grievances 2) Bombay Stamp Act. Indian Registration Act. 6.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Complaint

z

7.Output of Activity and no. of copies : Report 8..Reports generated : Monthly D. NAME OF PROCESS INDENTING OF STAMPS & SALE OF STAMPS/FRANKING MACHINE A. Objective :- 1.Supervision over indent & supply of stamps. 2.No shortage of stamps 3.Timely licensing/renewal of stamp vendors B. Measurable Objectives :- 1.No Stamp shortage 2.Timely disposal of license/renewal for vendors or franking machines. C. Measure (Target) :- 1. No. of incidents reported by stamp vendors regarding shortage against demand raised should not be more than 1 per district per year 2.Time targets given D. Record with frequency 1.MIS format for vendors to report shortage 2. Monthly report format. 1.Name of Activity :- Placing order to India security Press:-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Placing order ti India Security Press 2.Objectives : Min. Stock level maintenance 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Quarterly

z

5.Decision Making Authority : Superintendent of Stamps, Mumbai 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958 2) Indian Stamp Act 1899. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) statement showing last 3 months sale of stamps 8.Output of Activity and no. of copies : Order 9.Reports generated : Quarterly 10.Flow Chart/ Information flow (Separate sheet attached) 11.Record Classification : C / D 12.Incoming Mail (Tapal) : 30 (For one month for this activity) 2.Name of activity :- Supply of stamps to LSV :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Supply of stamps to LSV 2.Objectives : Collection of revenue for Government 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Daily 5.Decision Making Authority : Superintendent of Stamps, Mumbai 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958 2) Indian Stamp Act 1899. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Indent 2) Covering letter 8.Record Classification : C 9.Incoming Mail (Tapla) (For one month for this activity) : 250-280

z

3.Name of activity : Supply of stamps to office sale counters :- ACTIVITY-SHEET

1.Name Os the Activity : Supply of Stamps to office sale counters 2.Objectives : Supply of stamps to office vendor 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Weekly 5.Decision Making Authority : Superintendent of Stamps, Mumbai 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958 2) Indian Stamp Act 1899. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Indent 8.Flow Chart/ Information flow (Separate sheet attached) 9.Record Classification : A / B 12.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 100-110 4.Name of ctivity : Sale of stamps through Franking Machine by office Vendor :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Sale of stamps through franking machine by office vendor 2.Objectives : Collection of revenue for Government 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Daily 5.Decision Making Authority : Superintendent of Stamps, Mumbai 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958 2) Indian Stamp Act 1899. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Document to Frank

z

2) Application 8.Reports generated : Daily 9.Flow Chart/ Information flow (Separate sheet attached) 10.Record Classification : A / B 11.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 200-250 12.Does the present flow needs modification : No 5.Name of Activity :- Issuing Licence of stamp Vendor:-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Issuing Licence of stamp Vendor 2.Objectives : Collection of revenue 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Yearly 5.Decision Making Authority : Superintendent of Stamps, Mumbai (I.G.R/supdi.of stamps/addl.supdt.ofstamps/State Government) 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958 2) Indian Stamp Act 1899. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Application & Proposal 8.Reports generated : Daily (e.g Daily/Weekly/Monthly/Quarterly/Half yearly/annually) 9.Flow Chart/ Information flow (Separate sheet attached) 10.Record Classification : A / B 11.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 200-250 6.Name of activity :- Renewal of license of License Stamp Vendor :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Renewal of license of License stamp Vendor

z

2.Objectives : Collection of revenue 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Yearly 5.Decision Making Authority : Superintendent of Stamps, Mumbai 6.Act/Rule/Circular/G.R.governing the activity : 1) Bombay Stamp Act 1958 2) Indian Stamp Act 1899. 3) Any other Government Notification/Circular regarding the subject matter. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Application & necessary documents 8.Reports generated : Yearly 9.Flow Chart/ Information flow (Separate sheet attached) 10.Record Classification : A / B 11.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 10-20 7.Name of activity:- Loading permission of Franking machine :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Loading permission of franking Machine 2.Objectives : Franking 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Fortnightly 5.Decision Making Authority : Inspector General of Registration 6.Act/Rule/Circular/ G.R.governing the activity : 1) Franking Machine Rules 2) Bombay stamps Act 1958. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Franking Machine Rules 8.Output of Activity and no.of copies :- Permission and 3 copies 9.Reports generated : Quarterly 10.Flow Chart/ Information flow (attach a separate sheet) Input Information Processing Output

z

11.Record Classification : B 12.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 10 13.Does the present flow needs modification :No 14.If yes the revised flow chart. 15.Measureing & monitoring: 16.Time Frame 8.Name of activity: Franking machine Loading :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Franking Machine Loading 2.Objectives : Collection of revenue for Government 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Daily 5.Decision Making Authority : Superintendent of stamps, Mumbai 6.Act/Rule/Circular/ G.R.governing the activity : 1) Bombay stamps Act 1958 2) Indian stamp Act 1899. 3) Any other Government Notifications, Circulars regarding subject matter 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Covering letter 2) Payment receipt 8.Reports generated : Daily (e.g Daily/Weekly/Monthly/Quarterly/Half yearly/annually) 10.Flow Chart/ Information flow (Separate sheet attached) 11.Record Classification : A / B 12.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 50-60 9.Name of activity :- Sanction of Authorization for franking machine :-

ACTIVITY-SHEET 1.Name Os the Activity : Sanction of Authorization for Franking Machine

z

2.Objectives : Franking 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Seasonal 5.Decision Making Authority : Inspector General of Registration 6.Act/Rule/Circular/ G.R.governing the activity : 1) Franking Machine Rules 2) Bombay stamps Act 1958. 7.List of Documents to be annexed for decision making : 1) Franking Machine Rules 8.Output of Activity and no.of copies :- Permission and 3 copies 9.Reports generated : 10.Flow Chart/ Information flow (attach a separate sheet) Input Information Processing Output 11.Record Classification : B 12.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 10 13.Does the present flow needs modification :No 14.If yes the revised flow chart. 15.Do you feel this activity redundant : No 10.Name of activity:- Renewal License of franking machine :-

Name of Desk Officer: C.B.Bhurkunde, Employee:

1.Name Os the Activity : Renewal License of franking Machine 2.Objectives : Franking 3.Priority : Top 4.Periodicity/Frequency : Seasonal 5.Decision Making Authority : Inspector General of Registration 6.Act/Rule/Circular/ G.R.governing the activity : 1) Franking Machine Rules 2) Bombay stamps Act 1958. 7.List of Documents to be annexed for decision making :

z

1) Franking Machine Rules 8.Output of Activity and no.of copies :- Permission and 3 copies 9.Reports generated : 10.Flow Chart/ Information flow (attach a separate sheet) Input Information Processing Output 11.Record Classification : B 12.Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) : 15 13.Does the present flow needs modification :No 14.If yes the revised flow chart. 15.Do you feel this activity redundant : No E.NATURE OF PROCESS :- HUMAN RESOURECES A. Objective :- 1. Personal Information system from recruitment to Superannuation 2. Give regular benefits on time 3. Monitoring Performance of employees 4. Defining policies for promotion/Reward 5. Designing clear transfer policy for transfers & submission of transfer

proposals. 6. Resolving internal Grievances 7. Clear & implementable training policy B.Measurable Objectives 1.Ipdated PIS 2.Timely publication of seniority lists. 3.Timely release of time-bound benefits. 4.ACRs-written in time 5.Compliance with transfer policy 6.Timely disposal of pension cases 7.Training 8.All HR process are correctly followed in the stipulated

z

C. Measure (Target) 1.service books & personal information Cards are up-to date. 2.Time standards as per HR process manual. 3.Increments released on due date. 4.Time bound promotions given automatically in time 5.Self assessment-before 15th April 6.Reporting-before 30th April 7.Review-before 15th May 8.Requests take-April 9.General transfers- Finalized in May 10.Special transfers - SOS 11.Pension cases send to AG - 6 months before due retirement 12.Workshops- once in 6 months and as required D. Record with Frequency :- 1.Inspection/audit report. 2.Certificate of HOD, Publication record. 3.Cross check against increment 4.Due date register 5.Cross check against time bound promotions 6.Inspections/audit 7.Due date register 8.Certificate by concerned officers 9.Inspections/audit 10.Letter asking for request to all due 11.Request letters 12.Transfer order & file with noting 13.Monthly MIS report 14.Workshop report to IGR 15.Inspection/audit report Register. 16.Certificate

z

F.NATURE OF PROCESS :- INSPECTION & AUDIT INCLUDING ISO AUDIT A. Objective 1.Inspection policy 2.ISO audit policy 3.Preventive & corrective policy 4.Defining procedure for dealing with audit/inspection B. Measurable Objective 1. No. Of inspection C. Measure (Target) 1. As gives in ISO audit plan. Audit plan/inspection plan

prepared every year. D. Record with frequency 1. Management review meeting E. Time frame Inspection & Audit complaisance report within one month

Wherever compliance cannot be done in one month, interim reply should be given & the time for compliance should be mentioned. This time frame becomes auditable. However all such cases wherever compliance is not possible within one month should be supported with proper justification.

3. Name of activity:- Internal Audit

z

1.Name of activity : Internal Audit 2.Objectives : Inspection of offices of account matters and documents 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Monthly 5.Decision Making Authority : State Government / HOD / HOO 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Maharashtra Registration Rules. 2.Bombay stamp Act, 1958 3.Bombay Financial Rules,1959 4.MCSR 1982 5.Maharashtra Contingency Rules 1959 6.GPF Rules 1998 7.MTR 1968 8.Any other Government circular / Notifications regarding subject

matter 7.List Of Documents to be annexed for decision making : Record

Checklists, Registrars, Formats 8.Output of Activity and no. of copies : 3 Copies each Inspections paras 9. Report generated : Monthly Flow chart / Information flow (attach a separate sheet): Separate

sheet attached 10.Record classification : B or C 11.Flow chart / Information flow (attach a separate sheet): Separate sheet

attached 12.Incoming Mail (Tapal) : approx 30 to 40 letters mainly compliance

reports. (For one month for this activity) 13.Time Frame : Seasonal

z

4. Inspection Norms :-

परीलशष्ट्ट -1 तपरसणी अगधकर-यरांनी कररवयरचे दौरे व तपरसणी उददीष्ट्टे

अ.क्र. तपरसणी अगधकर-यरचे पद

दौरे मांजूरी अगधकररी

दौ-यरचे दरमहर ददवस

तपरसणीसरठी दरमहर उददीष्ट्ट (7 करयरणलये)

अांनतम आदेश अगधकररी

1 तपरसणी कक्ष (करयरणसन क्र.10 व 11 नोंदणी महरननरीक्षक करयरणलय)

नोंदणी महरननरीक्षक

3 आठवडे

3 (प्ररमुख्यरने मुख्यरलय द.ुनन नोंदणी उपमहरननरीक्षक ,सह जजल्हर ननबांधक व मोठी दयु्यम ननबांधक करयरणलये) वर्रणतून एकदर प्रधरन मुद्रांक करयरणलय


2 लेखरा॑गधकररी (नोंदणी महरननरीक्षक करयरणलये)


3 आठवडे

वरीलप्रमरणे नोंदणी महरननरीक्षक

3 ववभरगीय नोंदणी उपमहरननरीक्षक


15 4 पैकी 2 मुख्यरलय दयुयम ननबांधक

नोंदणी महरननरीक्षक (गुांतरगुतीच्यर प्रकरणी)

4 नोंदणी उपमहरननरीक्षक


10 सवण ररज्यरत स्वत: (गुांतरगुांतीच्यर

z

(अांमलबजरव णी)

प्रकरणी)

5 प्रशरसफकय अगधकररी,मुबांई बरांद्र


20 2 पथके नोंदणी उपमहरननरीक्षक

6 सह जजल्हर ननबधक वगण 1/2

ववभरगीय नोंदणी उपमहरा॑ननरीक्षक

10 4 पैकी 1 मुख्यरलय

नोंदणी उपमहरननरीक्षक

7 सह जजल्हर ननबांधक वगण-2 (नोंदणी उपमहरननरीक्षक व मुद्रांक उपननयांत्रक करयरणलय)

ववभरगीय नोंदणी उपमहरा॑ननरीक्षक

3 आठवडे

जजल्हरतील 3 पैकी 1 मुखरलय दयु्यम ननबांधक


8 सह जजल्हर ननबांधक वगण-2 (सह जजल्हर ननबांधक करयरणलय)

सह जजल्हर ननबांधक वगण-1

15 जजल्हरतील 3 पैकी 1 मुखरलय दयु्यम ननबांधक


9 (नोंदणी उपमहरननरीक्षक व मुद्रांक उपननयांत्रक करयरणलय)

उपमहरननरीक्षक 1 मुख्यरलय दयु्यम ननबांधक

10 मुल्यरकन दयु्यत ननबांधक शे्रणी-1 (सह जजल्हर ननबांधक

सह जजल्हर ननबांधक

20 जजलहयरतील 3 सह जजल्हर ननबांधक

z

करयरणलय) 5.Name of activity:- A G Audit / ISO Audit

1.Name of activity : A.G Audit / ISO Audit 2.Objectives : Audit of account and related actives 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Yearly 5.Decision Making Authority : I.G.R state Government / A.G. Office 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Bombay Financial rules 1959 2.Maharashtra Treasury Rules 1968 3.Contingent Expenditure 1959 4.Deligation of power July 2001 5.Govt Circulars, gazettes and elations regulation 6.Central Stores Purchase Organization 7.MCS Rules 1982 8.Bombay Civil Services Rules (T.A) 1959 9.GPF Rules 1998 7.List Of Documents to be annexed for decision making : Documents

related to accounts as per subject and previous inspection report 8.Output of Activity and no. of copies : Reply to Half margin memos and

compliance of inspection report 3 copies each 9. Report generated : Annually 10.Flow chart / Information flow (attach a separate sheet): Separate sheet

attached 11.Record Classification : A 12.Incoming Mail (Tapal) : approx 5 to 10 letters (For one month for this

activity)

z

6. Name of activity :- Facing External Auditors 1.Name of activity : Facing External Auditors 2.Objectives : Making available all the records to the external Auditors 3.Proirity : A 4.Periodicity / Frequency : As per Audit Programmer 5.Decision Making Authority : HOD / HOO 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 7.List Of Documents to be annexed for decision making : All Records 8.Output of Activity and no. of copies : Audit paras / disposal of audit paras 9.Flow chart / Information flow (attached) 7.Name of activity :- Preparation of lists of to be discussed :- 1.Name of activity : Preparation of List Pf paras to be discussed 2.Objectives : Review of importance types of outstanding paras and

recovery there of 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : 5.Decision Making Authority : HOD 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3.Inspection Reports from A.G 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer (Jt.Distt.Register) 8.Output of Activity and no. of copies : List of paras 9.Flow chart / Information flow (attached) 10. Report classification -- C 3 years After Compliance 8. Name of activity:- Calling Information from field officers :-

z

1.Name of activity : Calling information from field offices 2.Objectives : Review of importance types of outstanding paras and

recovery there of 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : HOD 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3.Inspection Reports from A.G 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer (JDR) 8.Output of Activity and no. of copies : 2 copies reply O.C 1 JDR-1 9.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 10. Report classification -- C 3 years After Compliance 11.Incoming Mail (Tapal) (for one month for this activity)---10 to 20 letters

occasionally 9.Name of activity:- Preparation of Brief note on the paras for discussion :- 1.Name of activity : Preparation of Brief note on the paras for discussion 2.Objectives : Review of importance types of outstanding paras and

recovery there of 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : HOD 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3.Inspection Reports from A.G 7.List Of Documents to be annexed for decision making :

z

1.Copies of document 2.Remarks of field officer (JDR) 8.Output of Activity and no. of copies : Brief Note O.c.-1 Copy 9.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 10. Report classification -- C 3 years After Compliance 11.Incoming Mail (Tapal) (for one month for this activity)---1 to 2 letters

occasionally 10. Name of activity:- Paras to be discussed in PAC :- 1.Name of activity : Paras discussed in PAC 2.Objectives : Review of importance types of outstanding paras and

recovery there of 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : HOD 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3.Inspection Reports from A.G 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer (JDR) 8.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 9. Report classification -- C 3 years After Compliance 10.Incoming Mail (Tapal) 11. NAME OF ACTIVITY : ORDAR PASSED BY COMMITTEE. 1.Name of activity : Order passed by the committee 2.Objectives : Review of importance types of outstanding paras and

recovery there of

z

3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : HOD 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3.Inspection Reports from A.G 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer ( JT. Distt. Register) 8. Out put of activity and no. of copies 3 4 O.C. - 1 JDR, 1 IGR1 SR1 9. Report generated - No report 10.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) information processing output 11. Report classification -- C 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) ( for one month this activity) 1 to 2 letter occasionally 12. NAME OF ACTIVITY : IMPLEMENTATION 1.Name of activity : implementation 2.Objectives : Review of importance types of outstanding paras and

recovery there of 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958

z

3.Inspection Reports from A.G 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer ( JT. Distt. Register) 8. Out put of activity and no. of copies 4. O.C. - 1 JDR, 1 IGR1 SR1 9. Report generated - No report 10.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) information processing output 11. Report classification -- C 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) ( for one month this activity) 1 to 2 letter occasionally 13. NAME OF ACTIVITY: INSPECTION REPORT FORM A.G. NAGPUR 1.Name of activity : inspection report form A.G. Nagpur 2.Objectives : Inspection of Revenue Receipts (Stamp Duty & Registration Fee) of S.R.O. 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Yearly 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3. Indian Registration Act & Mah. Regn Rules 1961 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer ( Jt. DR) 8. Out put of activity and no. of copies 9. Report generated - No report 10.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet)

z

Input information processing output 11. Report classification -- B) 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) ( for one month this activity) 20 to 25 I.R.s 13. Does the present flow needs modification 14. If yes revised flow charts. 15. Measuring & Monitoring 16. Time Frame 14. NAME OF ACTIVITY : REMARKS CALLED FORM DIG/JDR: 1.Name of activity : Remarks called for form DIG/JDR 2.Objectives : Inspection of Revenue Receipts (Stamp Duty & Registration Fee) of S.R.O. 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3. Indian Registration Act & Mah. Regn Rules 1961 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer Jt. DR 8. Out put of activity and no. of copies 3 Letter to DIG/ JDR- Letter O.C. -1. D.I.G.-1, JDR-1 9.Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 10.Report classification -- B) 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) ( for one month this activity) 20 to 25

z

15. NAME OF ACTIVITY : REMARKS RECEIVE FORM DIG/ JDR :- 1.Name of activity : Remarks called for form DIG/JDR 2.Objectives : Inspection of Revenue Receipts (Stamp Duty & Registration Fee) of S.R.O. 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2.Bombay Stamp Act,1958 3. Indian Registration Act & Mah. Regn Rules 1961 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officer (Jt. DR) 8. Out put of activity and no. of copies Reply 1 Copy 9. Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 10.Report classification -- B) 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) 20 to 25 16. NAME OF ACTIVITY : DECISION TAKEN BY IGR & PASSED FINAL

ORDERS ON THE PARN. 1.Name of activity :Decision taken by igr & passed final orders on the parn. 2.Objectives : Inspection of Revenue Receipts (Stamp Duty & Registration Fee) of S.R.O. 3.Proirity : Top

z

4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1.Indian Registration Act,1908 and Mah. Registration Rules 2. Bombay Stamp Act,1958 3. Indian Registration Act & Mah. Regn Rules 1961 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of field officers of JDR 8. Out put of activity and no. of copies Reply 7 Copies 9. Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 10.Report classification -- B) 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) ( for one month for this activity) - 5 to 6 17.NAME OF ACTIVITY : REPORT SENT TO A.G. NAGPUR :- 1.Name of activity : Report sent to AG Nagpur 2.Objectives : Inspection of Revenue Receipts (Stamp Duty & Registration Fee) of S.R.O. 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Seasonal / Occasionally 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1. Inspection Reports form A G 2. Bombay Stamp Act,1958 3. Indian Registration Act & Mah. Regn Rules 1961 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1.Copies of document 2.Remarks of JDR 8. Out put of activity and no. of copies 7 Copies 9. Flow chart / Information flow (attached a separate sheet)

z

Input Information Processing Output 10.Report classification -- B) 3 years After Compliance 12.Incoming Mail (Tapal) ( for one month for this activity) - 5 to 6 18.NAME OF ACTIVITY : STATEMENT FROM FIELD OFFICER :- 1.Name of activity : Statement Form field officer 2.Objectives : Recovery of less charged amount of stamp duty and

registration fees 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Monthly 5.Decision Making Authority : I.G.R. 6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1. Inspection Reports form A G 2. Monthly Reports from field officer 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1. Monthly Reports from field officer 2. Copies of challans and receipts 8. Out put of activity and no. of copies : Statement of recovery 9. Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) 10.Report classification -- B) 3 years After Compliance 11.Incoming Mail (Tapal) ( for one month for this activity) - 8 statement monthly 19.NAME OF ACTIVITY : PRE PARATION OF CONSOLIDATED STATEMENT :- 1.Name of activity : Pre paration of consolidated statement 2.Objectives : Recovery of less charged amount of stamp duty and

registration fees 3.Proirity : Top 4.Periodicity / Frequency : Monthly 5.Decision Making Authority : HOD

z

6.Act / Rule / Circular / G.R governing the activity : 1. Inspection Reports form A G 2. Monthly Reports from field officer 7.List Of Documents to be annexed for decision making : 1. Monthly Reports from field officer 2. Copies of challans and receipts 8. Output of activity and no. of copies : Statement of recovery 9. Flow chart / Information flow (attached a separate sheet) Input Information processing Output 10.Report classification -- C) 3 from Compliance 2) Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) 1.APPLICATION FORM FOR ADJUDICATION UNDER SECTION 31 OF

BOMBAY STAMP ACT,1958:-

मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे कलम खरली दस्त ्अगधननणणयरसरठी दरखल करतरनर अजरणचर नमनुर

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– प्रनत, ददनरांक --------- सह जजल्हर ननबांधक तथर मुद्रांक जजल्हरगधकररी ववर्य - मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे कलम 31 खरली दस्त अलभननणणय

करणेबरबत. महोदय, मुांबई मुद्रांक अा॑गधननयम 1958 चे कलम 31 खरली अलभननणणय करून लमळणेसरठी दस्त

सोबत जोडलर आहे. दस्तरचर थोडक्यरत तपशील खरलीलप्रमरणे आहे. 1. दस्तरचर प्रकरर ------------------------------------------

z

2. दस्त ननष्ट्परदीत केलेल्यर -------------------------------- पक्षकरररांची (व्यक्तीची) नरवे 3. दस्त ननष्ट्परदनरचर ददनरांक ------------------------------ 4. लमळकतीचे दस्तरतील मोबदलर ----------------------- 5. लमळकतीचे वणणन -------------------------------------- 6. लमळकतीचे ननजश्चत दठकरण ------------------------- अलभननणणय फी व आवश्यक आसणररी पूरक करगदपत्र ेसोबत जोडली आहेत. तरी कृपयर दस्त

अलभननणणय करून लमळरवर ही, ववनांती. आपलर ववश्वरस ू 2. CHECK LIST : FOR APPLICATIONS (U / S 31) UNDER ADJUDICATION :-

करयरणलयीन उपयोग करीतर अलभननणरणयरसरठी दरखल केलेल्यर दस्तरसरठी तपरसणी सूची

1.अलभननणरणयरसरठी दरखल केलेल्यर अजण ववदहत नमुन्यरत आहे होय नरही 2.दस्तरतील सांबांगधत व्यक्तीनेच अजण केलर आहे होय नरही 3.अजरणस कोटण फी रुपये 5- लरवण्यरत आले आहे होय नरही 4.अलभननणणय फफ रुपये 100/- भरली आहे (कोटण फफ / चलन) होय नरही 5.ननष्ट्परदनरपरसून 1 मदहनयरचे आत सरदर केलेलर आहे होय नरही 6.मूळ दस्त व एक जरदर प्रत जोडली आहे होय नरही 7.अजरणसोबत प्रनतज्ञरपत्र जोडले आहे प्रनतज्ञरपत्ररतील मजकूर होय नरही बरोबर आहे. 1) नरांव 2) वय 3) लमळकतीचे वणणन 4) नमूद केलेले वणणन सर्तय व बरोबर आहे 8. मूल्यरांकनरसरठी आवश्यक पूरक करगदपत्र ेजोडली आहेत होय नरही 1) 7/12 उतररे 2) प्रॉपटी करडण

z

3) झोन सदटणा॑फफकेट 4) बरांधकरम असल्यरस बरांधकरम परवरनगीची प्रत 5) पूणरणर्तवरचर दरखलर 6) बरांधीव क्षेत्र 7) बरांधकरमरचे वर्ण 8) शेत जलमनीचे बरबतीत स्थळ नकरशर इर्तयरदी 9) मुद्रांक शलु्क मरफफ / सवलतीकरीतर आवश्यक पूरक करगदपत्र े 3.Notice : FOR PAYMENT OF STAMP DUTY U/S 31 OF B.S. ACT, 1958 :-

NOTICE No ------------------ Date --------------- To, -------------------------------------------------- ------------------------------------------------- ------------------------------------------------- ------------------------------------------------- Subject - Payment of stamp Duty Ref - Your application dated ----- This office is in receipt of ypur application referred herein above along with

in strument.On scrutiny of the instrument it is found that. I) The instrument is chargeable as per Article --------- of Schedule I to the

B.S.Act 1958. II) The provisions of sec 32 A of the B.S. Act 1958 are application to this

instrument. III) The stamp duty require to be paid on the instrument is Rs --------- Since

you have affixed stamp of Rs --------- The instrument is deficiently stamped for Rs ---------

z

IV) The deficiet Stampduty along with the penalty as prescribed u/s 21A/39 of the B.S. Act,1958 is payable on the instrument.

You are hereby called upon to pay the deficiet amount of stamp duty along with the penalty at the rate of 2% per month from the date of execution till date of payment.You are further informed that, if you want to say anything about this notice, please see the under signed within fifteen days from the receipt of notice.

Collector of Stamps 4.DEMAND NOTICE: UNDER/SEC 33 A OF B.S. ACT,1958 :- By Sub Registrar

Demand Notice मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे कलम 33 अ खरली प्रकरण

नोटीस क्र.33-अ/द.क्र./वर्ण / दनुन - / दयु्यम ननबांधक करयरणलय, ददनरांक - प्रनत, श्री ------------------------------------ रर.--------------- पो ---------------- तर.-------------- जज ---------------

आपण व श्री ----------- यरांचेमध्ये ददनरांक ----------- रोजी रूपये ---------- चे मुद्रांकरवर ननष्ट्परदीत केलेले व यर करयरणलयरत ददनरांक --------- रोजी अनुक्रमरांक -------- अन्वये -------- नुसरर देय असतरनर र्तयरस रूपये ---------- इतकर मुद्रांक शलु्क आलेने, यर दस्तरस रुपये ------------ इतकर मुद्रांक शलु्क कमी लरवण्यरत अरलेलर आहे.

तसेच यरस रुपये ------- इतकी नोंदणी फफ सुध्दर कमी देण्यरत आलेली आहे. सदरचर मूळ दस्त आपणरस परत करण्यरत आलेलर असल्यरमुळे मूळदस्त व यरबरबत

आपले करय म्हणणे आहे यर सांबेधीचे लेखी जबरब यर करयरणलयरस दह नोदटस लमळरलेपरसून 8 ददवसरचे आत सरदर कररवर.

z

उक्त देण्यरत आलेले मूदतरत आपण मूळदस्त जबरबरसह दरखल न केल्यरस यरत यर करयरणलयरकडे असलेले करयरणलयीन प्रनतवरून वसुलीची करयणवरही हे प्रकरण सह जजल्हर ननबांधक तथर मुद्रांक जजल्हरगधकररी --------- यरांचेकडे परठववण्यरत येईल यरची कृपयर नोद घ्यरवी.

सही दयु्यम ननबांधक प्रत - मुद्रांक जजल्हरगधकररी -------- यरांनर मरहीतीकरीतर तथर उगचत करयणवरहीस सरदर खरलील मजकुर दयु्यम ननबांधक यरांचे मरदहतीकरीतर असून तो नोदटस देतरनर र्तयरत येतर करमर नये

1. दस्तरची नोंदणी पुणण झरलेनांतर यरत चुकून कमी मुद्रांक शलु्क लरगलर हां दयु्यम ननबांधक यरांचे ननदशणनरांस आल्यरस

2. महरलेखरपरल नरगपूर / अांतगणत लेखर अहवरल / ननभरगरचे तपरसणी अगधकररी यरांचे तपरसणी अहवरलरत आक्षेवपत (कलम 32 अ खली येणररे दस्त वगळून) इतर दस्तरमध्ये वरील प्रमरणे करयणवरही कररवयरची आहे.

5. Notice : Issued by collector of stamps in the cases reffered u/s 33A of B.S.

Act,1958 :- नोदटस क्रमरांक मुद्रांक जजल्हरगधकररी व सह

जजल्हर ननबांधक यरांचे करयरणलय

ददनरांक - प्रनत, ---------------------- --------------------- --------------------- ववर्य - मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे कलम 33 अन्वये अटकरववलेल्यर

दस्तरबरबत. सांदभण - दयु्यम ननबांधक -------------- यरांचेकडडल दस्त क्रमरांक ----------- महोदय, उपरोक्त ललखीत दस्तऐेवज दयु्यम ननबांधक ------------ यरांनी अवरूध्द करून वसुलीसरठी

मरझ्यर करयरणलयरकडे परठववलर आहे. यर दस्तरस मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे

z

अनुसूची 1 व्यर अनूच्छेद ------ अन्वये रूपये ------- चे मुद्रांक शलु्क देणे आवश्यक आहे. मरत्र यर दस्तरचर केवळ रूपये -------- चे मुद्रांक शलु्क ददले आहे. अशर प्रकररे रूपये ---------- चे मुद्रांक शलु्क कमी लरवले गेले आहे.सदरचर दस्त ददनरांक --------- रोजी ननष्ट्परददत केलर असल्यरचे कलम 39 प्रमरणे र्तयरसरठी रुपये ------- चर दांड आकररणे आवश्यक आहे असे मरझे मत आहे.कमी पडलेले मुद्रांक शलु्क -------- व दांड ---- आपणरकडून कर वसूल करण्यरत येऊ नये. यरबरबरत आपण र्तवरीत यर करयरणलयरकडे लेखी खुलरसर सरदर कररवर.

वर उल्लेणखलेलर दस्तऐेवज आपण मुद्रांक शलु्क फरक व दांडरची रक्कम भरल्यरनांतर कलम 41 अन्वये प्रमरणणक करण्यरत येईल आणण सांबांगधत यरांचेकडे परत करण्यरत येईल.

यर नोटीसीच्यर ददनरांकरपरसून एकर मदहन्यरचे आत आपण खुलरसर सरदर न केल्यरस सरदर प केल्यरस अथवर रक्कमेचर भरणर प केल्यरस सदर प्रकरणी एकतफफण ननणयण घेण्यरत येईल व सदरची रक्कम मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे कलम नुसरर मरलमते्तवर जप्ती आणून वसूल करण्यरत येईल यरची नोंद घ्यरवी.

आपलर सही मुद्रांक जजल्हरगधकररी 6.Notice : Final Order of Valuation And Stamp Duty :-

Office of the Joint District Valuation Registrar & Collector of Stamps ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Date --------- Final Order Of Valuation And stamp Duty Nature od Instrument -------------------------------- Descripation of the Property ---------------------- As per Rule 3 (1) The Bombay Stamp Act (Determination of THe Market Value Rules 1995) the notice had been issued to the parties to the instrument.The paries has been heard on ---------- /- submitted theire written statement/have remained absent inpite of notices.

z

The market value of the property refered herein above is fixed at Rs-------- (In words Rs ---------) The Stamp duty of Rs ---------- is payable on this value. The parties have paid stamp duty Rs --------- on the instrument therefore the document is deficiely stamped for Rs -------- The Deficies stamp duty of Rs. --------- and penalty of Rs -------- at the rate of 2% per month on the deficit stamp duty from the date of execution of this document till the date of payment i.e. on dated -------- If the said amount not paid within time penalty will be addes and payable @ od Rs ----- 2% P.M. till the date of payment. Collector of stamps Copyto --------- 1) Parties concerned 2) S.R./ Officer Concerned 7.Notice of Demand to defaulter :-

FORM 1 (See Rule 5)

Notice of Demand to defaulter To, ---------------------- Son of -------------------- resident of ------------------------- Taluka ------------ District ----------------- You are required to take notice that a sum of Rs. ----- is due from ypu on account of arrears of land revenue as per datails given in the sub-joint statement,and unless it is paid within ----------- days (from the date of service of this notice) together with the sum of Rs. ------- beign the fee chargeable for this notice compulsary will be taken panalty not exceeding one-forth of the said arrears section 174 of the Maharashtra Land Revenue Code 1966. Village Survey No

Khasra No and sub Division No

Amount arrears

Notice charges

Total amount due

Date of service

1 2 3 4 5 6

z

(Given under my hand and the seal of the officer) Date - Place (Designaticn of the Recovery Officer) (Seal of Office) 8.Order of attachment of Immovable Property :-

FORM (See Rule 11)

Order of Attachment of Immovable Property

Whereas ------------------ Son of residence of ----------- Taluka ------------- district had made default in payable of Rs. --------- on account of ----- due by him as per details given below (details of demand)

It is ordered that the said --------- be and is hereby prohibited and resrtained until furture orders of this, from from transferring or charging the property specified the Schedule hereto by sale, gift or otherwise and all persons be and are hereby in like manner prohibited from receiving the same by purchase,gift or otherwise

SCHEDULE (Description of property)

Issued under my hand and seal of this office this ------------- day of ----- 200 ------------- Office of -----------

Seal of Office Collector 9. Certificate of sale of Forfeited Immovable Property ;-

FORM (See Rule 14 (a))

z

Certificate of sale of Forfeited Immovable Property This is to certify that ________________- son of ____________resident of vellage ______________Taluka ___________distric ____________-has been declared the purchaser of the property specified below at a sale by public auction held on the ____________day of ___________200 ___________ and that the sale has been duly conformaed by ine the day _______----of _________200_________ This sale transferred to the property free of all encumberaces imposed on it and all grants contracts made in respect of it any persin ohter then the purchaser.

(Given Under my hand and the Seal of this office) Date _____________ Seal of Office Designation of Revenue Officer 10.Notice Issued by the collector of stamps under R.R.C cases :-

Viilage Survery No. and Sub Division No.

Area Assessment Name of Recorded occupant of owner

Amount for Which Purchased

1 2 3 4 5 6

z

सह जजल्हर ननबांधक तथर मुद्रांक जजल्हरगधकररी यरांचे करयरणलय

जजल्हरगधकररी करयरणलय परीसर आर.आर.सी प्रकरण वसुलीची नोटीस प्रनत, श्री / श्रीमती -------------- ---------------------------- --------------------------- ववर्य - आर.आर.सी प्रकरण क्रमरांक ---------------- मधील वसुलीबरबरत

आपण दयु्यम ननबांधक ------------ करयरणलयरत ददनरांक ------------- रोजी अनुक्रमरांक -------- अन्वये, मौजी --------- येथील लमळकतीचर ---------- दस्त नोंदणीस दरखल केलर.

सदर दस्तरचर लमळकतीचे बरजररमूल्यरवर देय फकांमतीचर मुद्रांक शलु्क न ददल्यरमुळे ---------- यरांनी र्तयरचेकडडल प्रकरण क्रमरांक ----------- ददनरांक ---------- अन्वये

लमळकतीचे बरजररमूल्य रुपये --------------- शरस्ती रूपये ------------ व नोंदणी फफचर फरक रुपये --------- अशी एकूण रक्कम रुपये --------- वसुलीचर आदेश ननगणलमत करुन आपणरवर बजरवली. उपरोक्त आदेशरन्वये र्तयरत नमुद केलेले मुदतीत आपण फरकरची रक्कम शरसनरस जमर न केलेमुळे फरकरची रक्कम शरस्तीसह वसुल करण्यरकरीतर ते प्रकरण ्यर करयरणलयरस

प्ररप्त झरले. यर सांबांधी आपणरस यर करयरणलयरची डडमरांड नोदटस क्रमरांक --------- ददनरांक --------

अन्वये सांधी देऊन सुध्दर र्तयरत नमुद केलेली फरकरची रक्कम आपण शरसन जमर केलेली नरही. म्हणून यर प्रकरणरत आपणरस पुन्हर सांधी देण्यरत येत असून उपरोक्त फरकरची रक्कम ददनोक ----- चे आत यर करयरणलयरत जमर करून घ्यरवी.अन्यथर दह रक्कम थफकत जमीन महसूल म्हणून आपले जांगम / स्थरवर लमळकतकर बोजर ठेवून / तीची लललरवरव्दररर ववफकण करुन र्तयरची वसूली करुन ती शरसन जमर करण्यरत येईल कृपयर यरची नोंद घ्यरवी.

सा॑ही सह जजल्हर ननबांधक व मुद्रांक जजल्हरगधकररी

z

11. Final Notice : Issues by the collector of stamps under R.R.C. cases :- अांनतम सूचनरपत्र क्र.आर.आर.सी/प्र.क्र/---------/------- सह जजल्हर ननबांधक व मुद्रांक जजल्हरगधकररी करयरणलय ------------------------------------ जजल्हर --------------------------------------- ददनरांक -------------------------------------- प्रनत, श्री ------------------ --------------------- --------------------- ववर्य - आर.आर.सी. प्रकरण क्रमरांक ----------- मधील वसुलीबरबत मुांबई मुद्रांक अगधननयम 1958 चे कलम 32(अ) खरलील सक्षम अगधकररी --------

यरांचेकडडल प्रकरण क्रमरांक -------- चे उपरोक्त आर.आर.सी.मधील रुपये ----- रक्कमेच्यर वसूलीची डडमरांड नोदटस आपणरस यर करयरणलयरचे पत्र क्रमरांक ------- ददनरांक ---------- अन्वये नोंदणीकृत डरकेने परठवून र्तयरत नमूद केलेली रक्कम शरसनरस --------- यर करलरवधीत जमर करण्यरचे सूगचत केले असतर आपण ती रक्कम आजपरवेती जमर केलेली नरही.

म्हणून यरत आपणरस पुन्हर एक शेवटची सांधी देण्यरत येवून उपरोक्त रक्कम हे पत्र लमळरल्यरपरसून 15 ददवसरांचे आत शरसनरस यर करयरणलयरमरफण त जमर कररवी. अन्यथर यरत महरररष्ट्र जमीन महसूल अगधननयम 1966 मधील तरतूदीनुसरर जप्तीची करयणवरही केली जरईल यरची कृपयर नोंद घ्यरवी.

सही सह जजल्हर ननबांधक तथर मुद्रांक जजल्हगधकररी

z

12. Notice issued by the Sub- Registar u/s 80A of Registration Act 1908 :-

APPENDIX LXIV (See order No.643 (i))

(By R.P.A.D.) To, Shri ----------------------------------- At and post --------------- Dictrict -------------- On further Secrutiny/inspection

by ---------------- of the Document serial No --------- presented by you for registration in the office on dt -------- it has been noticed that a fee of Rs. ----------- is payable under Article --------- of Table of fees,However only an amount of --------- has been paid by you under Receipt No --------- dated --------- issued to you.An amount of Rs.------- is therefore due from you.

You are therefore hereby called upon to pay the same in this office within one month from the date of this notice either in person or through agent or by money order at your cost. You are requested please to take a futher notice that if you fail to pay the same within the stipulated period of one month, step will be take recover the said amount of Rs. --------- from you as arrear of Land revenue under 80-A of the Registration Act,1908.

(Signature) Sub-Registrar -----------------

z

Here insert the date. Here write the amount of the under charged registration fees both

in figures and in bracket followed by in words. 13.Notice : From Sub-Registrar to IGR to request a Certificate u/s 80A :-

APPENDIX LXV (See order No. 643 (iii))

No Dated ----------- To, The Inspector General of Registration, Maharashtra State,Pune (through the District Registrar-------------------) A deed of ------------ for Rs.-------------- Presented by Shri--------- of post ---------

taluka -------- district --------- under serial No ------ on ---------- has been registrared in this office on payment od Rs. -------- as inspection memo No. --

dated -------- by the -------- it is found that an amount of Rs. ---- is payable under Article -------- of the Table of Fees A notice in form ------ was,therefore issued to the above Shri ---------- of --------- calling upon him to pay Rs.------ within one month from tha date of receipt of the notice by him According to postal acknowledgement the notice was received by him on ------ He has not howerever paid the amount of Rs.-------- till the date of this report,It is therefore requested that a certificate under section to recover 80-A may kindly be issued and the Tahsildar ------- requested to reciver the amount of Rs.-------- from ----------- said Shri --------------- as arrear of land revenue.

The amount recovered will be credited to 0030-stamps and Registration Fees/ Fess for registration documents/ -------- other receipt.

A copy of the document for which the certificate for recovery is proposed alongwith the postal acknowlwdwmwnts are enclosed.

z

Sub-Registrar ---------------- N.B.- A copy of the document is only to be submitted if the recovery is

above Rs.100/- 14. Application Form for the refund of Stamp Duty :-

परतरवर मरगणी अजण भरग 1 अजणदरररांने भररवयरांची मरहीती

प्रनत, ------------------------ ------------------------ ------------------------ 1. अजणदरररचे नरांव - 2. पत्तर - 3. मुद्रांकरची फकांमत - 4. मुद्रांक ववकत घेतल्यरस ददनरांक - 5. परतरवर मरगणीचे कररण - अ) ब) क) ड) 6. सोबत जोडलेल्यर करगदपत्ररांची यरवी - 1) मुळ दस्त 2) परवती 3) प्रनतज्ञर पत्र (नरव,वय,मुद्रांक खरेदी कधी / कोठे कशरसरठी वरपरले परतरवर

मरगण्यरची कररणे) 4) परतरवर कररण योग्य असल्यरचे पूररवे 5) कॅन्सलेशन असल्यरस कॅन्सलेशन डीड

z

6) ऑफॅफस ऑडॅणर मुळे ज्यरदर मुद्रांक शलु्क असेल तर ऑफॅफस ऑडॅणर ची कॉपी देणे.

अजणदरररची स्वरक्षरी नरव ------------------- ददनरांक ----------------

15.CHECK LIST/APPLICATION FOR DEFICIT PAPERS FOR REFUND OF

STAMP DUTY :-

करगद पत्ररांचे पुतणतर करणेबरबत

क्र. कर ---------------------------- यरांचे करयरणलय, ददनरांक :- / /200 प्रनत, --------------------- -------------------- -------------------- ववर्य :- मुद्रांक परतरवरसरठी करगदपत्र जोडणेबरबत. सांदभण :- आपले पत्र क्र. ---------- दद. --------------

सांदभरणफकत पत्ररन्वये ववर्रयरांफकत परतरवर यर करयरणलयरकडे सरदर केलेले आहे. प्रकरररची

छरननी केली असतर र्तयरमध्ये खरलीलप्रमरणे त्रुटी आढळून आल्यर आहेत. 1. मुद्रांक ववकत घेतल्यरचर ददनरांक नरही. 2. परतरवर मरगणीचे कररण नमुद नरही. 3. मूळ दस्त सरदर केले नरही. 4. अजरणवर स्वरक्षरी नरही.

z

5. मुळ परवती / चलन जोडले नरही. 6. प्रनतज्ञर पत्र जोडले नरही. 7. मुद्रांक परतरवर मरगणीचे कररणरचर म्हणून अ) कलम 47(क) (6) प्रमरणे दसुरर दस्त जोडलेलर नरही. फकां वर ब) कलम 47(क) (7) प्रमरणे दसुरर दस्त जोडलेलर नरही. फकां वर क) कलम 47(क) (8) प्रमरणे दसुरर दस्त जोडलेलर नरही. फकां वर ड) कलम 48(1) चे परांतुकरसरठी रदद लेख जोडलेलर नरही. वरील प्रमरणे पूतणतर ददल्यरस पुदढल करयणवरही करतर येईल. आपण ददलेलर अजण तूतण

ननकरली करणेत आलर आहे. स्वर. सक्षम अगधकररी 16. CHECK LIST FOR REFUND APPLICATION :- प्र.क्र.शर /0 परतरवर अजरणचे छरननी पत्र 1. अजणदरररचे नरव व पत्तर - 2. जजल्हर / उपजजल्हर / कोर्रगरर / प्रधरन / करयरणलय - 3. दस्तरचर प्रकरर - 4. मुद्रांक ववकत घेतल्यरचर ददनरांक - दद. 5. परतरवर अजरणचर ददनरांक - दद. 6. परतरवर मरगण्यरचे कररण - अ) ब) क) ड) 7. परतरवर कलम - 8. अजण मुदतीत सरदर केलर आहे कर? - होय नरही 9. मुद्रांकरचर ऐेकूण फकांमत रूपये - रू. 10. मुद्रांकरची नग व मुद्रांकरचर प्रकरर - नग

z

प्रकरर 11. दोन टक्के प्रमरणे येणररी वजरवट - रू 12. प्रर्तयेक नगरस रू.10/- प्रमरणे वजरवट - रु. 13. घ्यरवयरची वजरवट 11/12 प्रमरणे जरस्त असलेली - क्र. प्रमरणे रु. 14. परत कररवयरची रक्कम रुपये - रू. 15. मुद्रांक जजल्हरगधकररी / मुद्रांक अगधक्षक यरांचर अहवरल - परन क्र. 16. मुद्रांक जजल्हरगधकररी / मुद्रांक अगधक्षक यरांची लशफररस - परतरवर देणेस हरकत नरही. वरील वववेचनरवरून अजणदरर यरांनर रक्कम रू. परतरवर

मु.म.ुअगध 1958 च्र कलम 52 (अ)-2 व मुांबई मुद्रांक ननयम 1939 चे ननयम 22 अ प्रमरणे मांजुर करणेस हरकत नरही. सदर रक्कम करयरणलयरच्यर अगधकरररत बसत आहे / बसत नरही.कृपयर मरन्य असल्यरस सोबतचे आदेशरवर / प्रस्वरवरवर स्वरक्षरी होणेस ववनांती आहे.

1. अजणदरर यरांनर रक्कम रू. -------- /- चर परतरवर मु.श.ुअ ------------ चे कलम -------- नुसरर मांजुर करणेस हरकत नरही.

2. परतरवर रक्कम ही रू. ------- /- पेक्षर जरस्त असल्यरचे म.ुश.ुअ. ------- चे कलम --------- नुसरर नो.म.नन./ शरसन यरांनर परठवरयचे प्रस्तरवरचे प्रररुप तयरर करून स्वरक्षरीसरठी सरदर केलेले आहे.

यर अजरणपुवीचे एकही अजण प्रलांबबत नरही / आहे. असलेले र्तयरची कररणे :- 1) 2) 3) ललवपक करयरणसन अगधकररी / कक्ष अगधकररी सक्षम अगधकररी नोंमनन / उप नोंमनन / सह जज.नन.

z

17. NOTICE OF SANCTION OF REFUND OF STAMP DUTY ISSUED BY

COLLECTOR OF STAMPS :- No-STP/Refund Office of the Collector of stamps Pune Date Subject : Refund of General @ Special Stamp Of Rs. (Rupee --------------------------------------------Only) Under Section 54 of the Indian Stamps Act,1899. Reference : Application dated from Shri/Smt. ORDER Sanction is hereby accorded for the refund of Rs. --------- (Rs.---------)

Onlu an account of the value of General@Special Adhesive Stamps of Rs.----(Rs.-----------) only.Under section 54 of the Indiam Stapm Act,1899.after deduction the 2 paise per Rupees or fractionod Rs. 10/- for each stamp whichever is ---------------- there in favour for Shri./Smt ------------ The claim has been received within time and heance sanctioned for payment.

Collector of Stamps.Pune 2. Forwarded with compliments to the Treasury Officer.Pune. He is requsted to make payment to the party on producing of copy

of this order along with the cancelled stamps and voucher for the Rs.--------- (Rs.----------)

z

3. Copy forwarded to the Shri/Smt -------------------- With canceeled stamps and voucher for Rs. ------------ (Rs.----------) Only

4. He is requested to received payment from Pune Treasury. Collector of Stamps Pune 18. NOTICE OF SANCTION OF REFUND (MARATHI)

क्र.कर./म.ूप/शर.प्र.क्र. / ददनरांक :- / /200 परतरवर प्रस्वरवरचर नमूनर

प्रनत, ---------------- ---------------- ---------------- ववर्य - श्री यरांचर मु.श.ुपसतरवर रू. /- सांदभण - यरांचे पत्र क्र. दद. / /200. सांदा॑लभणत पत्ररन्वये श्री.----------------- यरांनी ववर्यरांफकत परतरवर प्रकरण यर करयरणलयरकडे

सरदर क्रल्र आहे. श्री.-------------- यरांनी ----------------- यरांचे बरोबरचे दस्तरसरठी यरांचे

करयरणलयरतुन परवती क्र. / चलन क्र. दद. / / 200 अन्वये रू. /- चे मुद्रांक खरेदी केले होते. तथरपी कररणरमुळे र्तयरांचे दस्तऐेवज करण्यरचे रदद झरले. दस्तऐेवज करण्यरचे रदद झरल्यरने र्तयरांनी दस्तरवर भरलेल्यर मुद्रांकरांचर परतरवर अजरणसोबत मुळ परवती / चलन, मुळ दस्त, तसेच दद. / / 200 रोजीचे प्रनतज्ञरपत्रही सरदर केलेले आहे.

सदर परतरव्यरची मरगणी मुांबई मुद्रांक अगध 1958 चे धररर 47 मधील तरतुदीनुसरर अनूजे्ञय आहे. मुद्रांकरचर उपयोग न होणेची वस्तुजस्थती लक्षरत घेतर कलम 25 (अ) चे उपक्रम (3) चे तरतूदीनूसरर अनूमत रकमेचर परतरवर मांजूर करणेची लशफररस करणेत येत आहे. एकूण मुद्रांक रू. /- अनुमत रकमेचर परतरव्यरस मांजुरी लमळरवर ही ववनांती.

z

यर मांजुरीनांतर श्री. यरांनर रक्कम रू. /- (रूपये फक्त) यर अनूमत रकमुचर परतरवर देतर येईल. यर प्रकरणी आवश्यक मूळ / झेरॉक्स करगदपत्र ेसोबत जोडली आहेत.

स्वरक्षरी ददनरांक सहपत्र े 19. FORMAT FOR ORAL COMPLAINT :-

तोंडी प्ररप्त तक्रररी नोंदववण्यरस नमुनर

1 तक्रररीचर क्रमरांक व ददनरांक 2 तक्ररर कररण्यरचे नरांव व सांपूणण पत्तर(आसल्यरस दरूध्वनी क्रमरांक) 3 तक्ररर कशी प्ररप्त झरली र्तयरचर तपशील 4 तक्रररीचर तपशील 5 तक्रररदररने करगदपत्र ेददली असल्यरस र्तयरचर तपशील 6 इतर

सही/- पदनरम 20. FORM OF APPLICATION : AFTER RECEIVEING COMPLAINT :- क्र.--------/--------/तक्ररर/प्र/क्र. -------------------------------- यरांचे करयरणलय----- ददनरांक -----------------------

z

प्रनत, --------------------------------------- -------------------------------------- ववर्य - श्री ------------------- यरांचे करमकरजरववर्रयी /------------------- करयरणलयरववर्रयी तक्ररर. सांदभण - 1) श्री / श्रीमती ----------------- यरांचर यर करयरणलयरकडे अजण दद. 2) श्री/श्रीमती ------------ यरांचर शरसनरकडे / नोंदणी महरननरीक्षक करयरणलयरकडे ---------- यरांचेकडे अजण दद. ववर्यरांफकत बरबतीत सांदभरणफकत तक्ररर अजण करयरणलयरकडे चौकशी व योग्य र्तयर

करयणवरहीसरठी प्ररप्त झरलर असुन र्तयर अजरणची प्रत यर सोबत जोडण्यरत येत आहे.प्रस्तूत अजरणमध्ये नमूद तक्ररर आपल्यर करयरणलयरशी / आपल्यर अखर्तयररीतरल करयरणलयरशी सांबांगधत आहे. तरी अजरणत नमूद मुददयरववर्यी आपलर सववस्तर अहवरल / अलभप्ररय यर करयरणलयरकडे 10 ददवसरचे आांत सरदर कररवर.

सही/- पदनरम प्रत - 1) श्री.श्रीमती ----------------- यरांनर सांदभरणफकत पत्ररांचे अनूर्गरने मरदहतीस्तर रवरनर. 21. APPLICATION FORM FOR THE PERSONAL PRESSENTATION OF THE

COMPLAINER :- क्र.----/----------/तक्ररर/प्र/क्र. ------------------------------ यरांचे करयरणलय ------------

z

ददनरांक - प्रनत, श्री/ श्रीमती -------------- --------------------------- ववर्य - श्री -------- यरांचे करमकरजरववर्यी / दयु्यम ननबांधक -------- करयरणलयरववर्यी तक्ररर सांदभण - 1) आपलर यर करयरणलयरकडे अजण ददनरांक --------- 2) आपलर शरसनरकडे / नोंदणी महरननरीक्षक करयरणलयरकडे ---------- यरांचेकड्र अजण ददनरांक ----------------- ववर्यरांकनत बरबतीत आपलर सांदभणफकत तक्ररर अजण यर करयरणलयरकडे चौकशी व योग्य

र्तयर करयणवरहीसरठी प्ररप्त झरलर असून प्रस्तूत अजरणमध्ये नमूद तक्ररीबरबत आपले सववस्तर म्हणणे मरांडण्यरसरठी आपण ननम्नस्वरक्षरीकर यररचे करयरणलयरत / ------------

यर करयरणलयरत तक्रररीशी सांबांगधत करगदपत्र े/ पूररव्यरसदहत ददनरांक ---------- रोजी ---- वरजतर उपस्थीत रहरवे, दह ववनांती.

सही पदनरम 22. FORMAT ISSUING LICENCE TO STAMP VENDOR :- FORMAT - ISSUING LICENCE TO STAMP VENDOR Application or licence to stamp vendor 1.Name of the Application (in block letter) 2.Fathers / Husband name 3.Educational qualifications if any 4.Age and date of birth 5.Nationality 6.Residential address

z

7.Address(es)of the place(s)of vending where the applicant seeks to vend stamps (to be specified in order of preference)

8.The capital intended for investment in the bussiness 9.The decription of stamps which he@she intends to sell 10.Whether the conducted character and silvency certificate have been

appended 11.In case the applicant desire to vend stamps at the premises of any officer or

court whether letter of recommendation of presiding officer of the court or pfficer is enclosed.

12.Whether any of his/her family memberss are in prossession of such a licence if so the name Licence No and relationship to be specified.

13.Whether he /she is writing documents to the parties. 14.Wherther he / she has been previously grated such a licence any where in

statc of Maharashtra and in so the reason for its cancellation or otherwise.

Station - Date - Signature Note - 1.The application should be stamped with a Court fee of Rs.5/- 2.It should be filled in the hand writting of the applicant 3.The appended Certificates should be signed by respectable respectable

gentleman of his/her locality,where applicant is residing. 23.FORMAT RENEWAL OF LICENCE OF STAMP VENDOR - FORMATS-RENEWAL OF LICENCE OFSTAMP VENDOR

z

1) APPLICATION FOR THE RENEWAL OF STAMP VENDOR LICENCE 1.Full Name of the Applicant with Fathers /husbands name (in Block Letters) 2.Addresses permanent home address & local address 3.Change in local address (to be specified with details as in Col.2) 4.Details of previous licence no 5.Period for which renewal is sought 6. Date of last renewal 7. Nature of stamp allowed to be soid under Licencse 8.Any punishment for violation of stamps vendor license rule suffered during

the year. 9.Was he selling stamps at the place originally prescribed in the license? 10.Amount number and date and name of treasury of challan receipt. 11.Whether the applicant or any member of his family has been appointed as

D.W. or S.V 12.Whether the stock and sale registers maintained during the previous years

have been surrender to the Sub Registrer / District concerned If so the date of such surrender (to be testified by the Sub Register concerned)

13.Recommendations of the Sub Register (It should be exhaustive including the charature and conduct of the Stamp

Vendor and performance of his stamps vending) Declaration I (Full name) to hereby solemnly declare that I have not been declared to be

unsound mind or involved for any offence involving mortal turpitude or adjudged as insolvent by any Court of Competent jurisdiction during the past one year.

Place Date

z

Signature Enclosure - Challan receipt and License in original. 24.CHECK LIST FOR CHECKING APPLICATION FORMS/LICENCE STAMP

VENDOR -

2) मुद्रांक ववके्रर्तयरची तपरसणी सूची 1) तपरसणी ददनरांक 2) तपरसणी करण्यर-यर अगधकर-यरचे नरव व हूददर 3) तपरसलेल्यर मुद्रांक ववक्रें र्तयरचे नरव व लरयसन्स क्रमरांक 4) तपरसणीचे वेळी मुद्रांक ववके्रतर उपजस्थत इसमरचे नरव पत्तर आणण मुद्रांक

ववके्रर्तयरशी र्तयरच्यर असलेलर सांबांध 5) तपरसणी 1. ववदहत नमुन्यरत नोंदवहयर ठेवल्यर आहेत करय? 2. नोंदवहयर स्वत:ललहील्यर आहेत करय? 3. सरठर नोंदवहीमध्ये दशणववलेली लशल्लक आणण तपरसणी दरम्यरन उपलब्ध असलेलर सरठर प्रर्तयक्ष तरळमेळ आहे कर? 4. ववक्री नोंदवदहत दशणववलेली लशल्लक चढर्तयर क्रमरने आहे करय ? 5. मरगील ववक्री रजरस्टर व्य्वजस्थत जतन अथवर शरसनरस जमर केले आहेत करय? 6. मुद्रांक ववके्रर्तयर ववर्यी करही तक्रररी आहेत करय? असल्यरस र्तयरचे स्वरूप 7. तपरसणी अगधकर-यरचर अलभप्ररय सरक्ष मुद्रांक ववके्रतर / उपजस्थत इसमरची सही तपरसणी अगधकर-यरची सही प्रत - 1) मुद्रांक ववके्रतर 2) मुद्रांक जजल्हरगधकररी

z

25.APPLICATION FOR AUTHORISATION TO USE A FRANKING MACHINE FOR

PAYMENT OF STAMP DUTY :- APPLICATION FOR AUTHORISATION TO USE A FRANKING MACHINE FOR

PAYMENT OF STAMP DUTY ------------------––––––––––––---------------------------------------------------------------------------------------- ( Name and full address --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- the applicant ) To, Chief Controlling Revenue Authority Superintendent of stamps Maharashtra state, OR Genearl stamps office Office of the Inspector General Of Registration Town Hall, Fort & Controlliner of Stamps,M.S.Pune Bombay 400023. Dear sir, I/We do hereby apply for the grant of authorisation for the use of the

Franking Machine for stamping impressions of dies of approved design in respect of ------------------------- stamp on the relevant instruments under the Bombay Stamp Act,195। Indian Stamp Act, 1899 and the Bombay Stamp Reules by /on behalf of me/us or mine/our concern for payment of stamp duty.

z

I/We required the machine for stamping impressions of -------- stamps on the relevant instrument executed by us/on behalf of me/us or mine/our concern for payment of stamp duty.

I/We have at present the following Franking Machines in our possession

and use. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– No. Make Brand Manufacturing No Value which Particulars Particulars and type No of the can be loaded/ of supplier of authorisation of FM(s) Machine unloaded No Issue date 1. 2. In respect of our use the user die shall read as follows. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– I/We hereby declare that the FM(s) will be located at the following address and shall be available for inspection at all reasonable time by any offical of

the officer of the CCRM M.S.Pune/ General Stamp Office Bombay authorised in this behalf without notice.I/We also undertake to not to change location of the Machine without prior premission in writting of the authorising authority Proposal Location.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- I/We have read the clause regarding the use of FM incorporated in the order No--- dated ----------- issued by the CCRA as also the condition

and agree to abide by them and bind myself / ourseives for any action proposed for violation of any of the prescribed conditions without any reservation.

1.The authorisation of the machine shall renewed every year. 2.I/We shall be responsiable for any loss or demage to me/us to misuse

of the machine or owing to use defective machine or a any demage done to the machine.

z

3.I/We dispose of/dismantle any worn out ot unserviceable FM in the presence of the authorised official of the authorising authority within one month of it having been rendered as such.

4.I/We shall ensure regular use of the FM unless there are unavoidable circumstances for non use of the same the intimation in respect of which will be givem to the authoisign authority.

5.I/We shall take adequate srps to guard againts fraudulent use of the FM.

6.I/We shall ensure that none of the seals on the FM is tempered with/briken/handled in any way

7.I/We shall also maintain the prescribed records which will be open to check by any authorised stamp official without notice.

8.I/We also agree that the maintenance service and clearing of the FM or any repaires there to including replacement of any part there of will be carried out by the supplier ot his agent approved by the authorising authority at my/our cost. Before and after repaire I/We undertake to take the FM to the office of the Authorising authority for removing/resetting the authorisantion die.I/We shall make my/our own srragements through any of the said repaire for removing and resetting the authorisation die before and after repaire if need to be.

9.I/We undertake not to sell transfer or dispose of in any manner the FM. 10.I/We undertake to take the machine at my/own cost and expenses to

the Office of the Aithorising authority for the purpose and or setting/re-setting the meter or for any other purpose as and when required.

11.I/We shall furnish undertaking and Indemnity Bond as prescrible indemnifying Govt.of Maharashtra againts any losses that may be caused on account of negligence on our part or misure or mis-handling of the machine

The FM of the following particulars is required by me/us. i) Make brand and type of the machine ii) Frank Vaule iii) Denomination of Frank iv) Lock uo Point v) Other description if any vi) Particulars of the manufacturer

z

Signature of the Applicant

26.Undertaking and Indemnity bond For authorization of franking Machine :-

UNDERTAKING AND INDEMNITY BOND FM-5-Part-ii This INDEMNITY BOND is made and axcuted at ---------- on this -------- day-----------of ---------- 1994 --------------- by referred to or called as THE

FIRST PARTY (which expresation unless repugnant to the context or meaning thereof) shall mean and include ---------------- (as suitable for concerned party)

--------PARTY OF THE ONE PART IN FAVOUR OF

GOVERMENT OF MAHARASHTRA acting thriugh the Chief Controlling Revenue Authority Maharashtra State Pune hereinafter referred to or called as THE SECOND PARTY (which expression unless repugnant to the authorised representatives)

--------- PARTY OF THE OTHER PART WHEREAS

A. The first Party is carrying on the bussiness of ----------- and for carrying out the said business the First Party is required to affix adhesive stamps on large number of relevant instruments. And due to unprecesentaled grown in the valume of business transacted the affixing of adhesive stamps has become time consuming tedious and cumbersome.

z

B. And in order to expedite the process of stamping of the relevant instruments the Goverment has decide to permit the use of Franking Machine for payment of stamp of stamp duty. And party First part is ready to pay the stamp duty in advance and also pay the cost of the machine directly to the manufacturee or as may be prescribed by the Second Party. C. And the Second Party before placing the order with the manufacturer for supply of Franking Machine to the First Party deems it necessary to get assured and indemnified from the First Party as to obedience and observance of terms and conditions that are prescribed by the Second Party vide order issued by him bearing No --------- dated ------- for the use of the Frankig Machine. D. The First Party be executing this presents undertakes and indemnifies the second party as under. NOW THEREFORE THIS INDEMNITY BOND WITNESSETH AND IT IS AGREED BY AND BETWEEN THE PARTIES HERETO AS UNDER: 1.The first party hereby undertakes that the Franking Machine (s) will be located at the following address ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––- and shall be available for inspection at all reasonable times by any offical of the office of the Chief Controlling Revenue Authority Maharashtra State Pune / General stamp office Bombay authorised in this behalf without notice.The first party also undertakes not to change location of the machine without prior permission on writting of the Authorising authority. 2. The First Party undertakes to pay the authorisation fee from time as prescrible by the Second Party for allowing the first party of the Franking Machine for payment of stamp duty.. 3. The First Party undertakes to abide by all the terms and conditions as may be prescribled by the Second Party from time to time as to the use of the Franking Machine and for authorisation therefor 4. The First Party shall surrender any worn out or unserviceable Franking Machine part to the authorising authority immediately.

z

5. The First Party shall ensure regular use of the Franking Machine unless there are unavoidable circumstances for non use of the intimation in respect of which will be given to the authorising authority failling which the machine shall vest in the authorising authority and shall stand confiscated. 6. The First Party undertakes to pay the required stamp value in advance to the second party and according the Second Party will load/increment the machine for that vaule. 7. The First party undertakes that the First Party or its employees or any persons acting through them authorisedfy or unauthorised will not dismantle or assemble the machine or to distrub the seals of the machine. IN WITNESS WHEREOF THE FIRST PARTY HEREIN HAVE SET AND SUBSCRITS RESPECTIVE HANDS AND SEALS ON THE DAY MONTH AND YEAR HEREINABOVE WRITTEN. SIGNED SEALED AND DEVIVERED by within names First Party In the presence of 1. Signature : Name : Address : 2. Signature : Name : Address : 27.CHECK LIST:FOR AUTHORISATION OF FRANKING MACHINE :-

ववर्य:- फ्रें फकांग मशीन परवरनर लमळणेबरबत सरदर

z

2/- सोबत ----------- यरांनी फॅ्रफकांग मलशनचे वरपररबरबत परवरनर लमळणेसरठी दद. ------- रोजी केलेलर अजण कृपयर अवलोकनरथ सरदर. 3- सदर कां पनीने -------- प्रकररची दस्त मुद्रांफकत करणेकरमी ---------- प्रकररची परवरनगी मरगीतलेली आहे. 4/- फॅ्रफकांग मशीन ननयमरवली नुसरर खरलील बरबीांची पुतणतर केली आहे.

अ) ववहीत नमुन्यरतील अजण (एफ एम ्5 भरग -1) आहे नरही ब) 200रू. चे मुद्रांक पेपरवर इांडडमनेटी बॉन्ड (एफ एस भरग-2) आहे नरही क) फॅक्रीांग ननयम 26 प्रमरणे रू. 1000/- चलन क्रमरांक च्यर

स्वरूपरत ददनरांक -------- रोजी शरसनरस परवरनर फी जमर केली आहे

आहे नरही

ड) मशीन ववतरण कां पनीने अजण तपरसलर असून र्तयरतील मरहीती योग्य असल्यरचर आणण अजणदरर यरांनर फॅ्रफकांग मलशन वरपररबरबरत परवरनगी देणेत हरकत नसलेबरबतचर अलभप्ररय ददलर आहे.


इ) मुद्रांक जजल्हरगधकररी यरांनी सरक्षरांफकत केलेलर नमुनर स्वरक्षरीचर नमूनर जोडलेलर आहे/नरही


तरी कृपयर ते आदेश व्हरवेत ही ववनांती मरन्य आदेश करढरवे / हरकतीचे पत्र दयरवे / देतर येणरर नरही कळवरवे 28.LETTER BEFORE AUTHORISATION OF FRANKING MACHINE FROM COMPETENT AUTHORITY :- क्र.कर.5/फॅ्रफकांग/नववन परवरनर नोंदणी महरननरीक्षक व मुद्रांक ननयांत्रक महरररष्ट्र ररज्य पुणे यरांचे करयरणलय पुणे ददनरांक - प्रनत, मे/श्री/श्रीमती------------

z

-------------------------- ववर्य - फॅ्रफकांग मलशन वरपररची परवरनगी लमळणेबरबत सांदभण - आपलर ददनरांक ------------------ चर अजण महरशय, सांदलभणत अजरणस अनुसरून कळववण्यरत येते की, आपनरकडून खरलील बरबीची पूतणतर झरलेली नरही. अ) ववहीत नमुन्यरतील अजण (एफ एम 5 भरग -1) ब) 200 रू चे मुद्रांक पेपरवर इांडडमनेटी बॉन्ड (एफ एस 5 भरब -2) क) फॅ्रफकांग ननयम 26 प्रमरणे रक्कम रू.1000/- चलन क्रमरांक च्यर स्वरूपरत ददनरांक -

------ रोजी शरसनरस परवरनर फफ जमर केली आहे. ड) मशीन ववतरक कां पनीने अजण तपरसलर असून र्तयरतील मरहीती योग्य असल्यरचर आणण अजणदरर यरांनर फॅ्रफकांग मलशन वरपररबरबत परवरनगी देणेत हरकत नसलेबरबत अलभप्ररय ददलर आहे. इ) मुद्रांक जजल्हरगधकररी यरांनी सरांक्षरफकत केलेलर नमुनर स्वरक्षरीचर नमुनर जोडलेलर आहे. / नरही. फ) इतर तरी वरील त्रूदटचर पूतणतर हे पत्र लमळरलेपरसून 10 ददवसरचे आत कररवी. सदर पूतणतर झरलेखेरीज परवरनगी देणे शक्य होणरर नरही. यरची कृपयर नोंद घ्यरवी. आपलर सक्षम अगधकररी प्रत - सह जजल्हर ननबांधक ----------- यरांनर मरहीतीसरठी व योग्य र्तयर करयणवरहीसरठी 29. APPLICATION FORM FOR RENEWAL OF LICENCE OF FRANKING MACHINE :-

परवरनर नूतनीकरणरबरबरत कररवयरचे अजरणचर नमुनर पुणे

ददनरांक

z

प्रनत, मर.मुख्य ननयांत्रक व महसूल प्ररगधकररी, महरररष्ट्र ररज्य पुणे (मुद्रांक जजल्हरगधकररी --------- यरांचे मरफण त) ववर्य - फॅक्रीांग मलशन परवरनर नुतनीकरण करून लमळणेबरबत सांदभण - आपलेकडील आदेश क्र. ---------------- ददनरांक महोदय,

आमचेकडे / आमचे सांस्थेकडे ------------यर कां पनीचे फॅ्रफकांगमलशन असून र्तयरच क्रमरांक ------------ असर आहे.

सांदलभणत पत्ररदवररे सदर फॅ्रफकांगदवररे------------ चे मुद्रांक वरवररचर परवरनर देण्यरत आलर असून परवरण्यरची मुदत ददनरांक ---------- अखेर आहे.

आतर ददनरांक --------- ते ------------ यर करलरवगधसरठी फॅ्रफकांगचर वरपर कररवयरचर असल्यरने इतर करलरवगधसरठी परधरनर नुतननकरण आवश्यक आहे.

परवरनर नुतननकरणरचे अनुशांगरने खरलील आवश्यक र्तयर बरबतरचर पूतणतर केली आहे. कृपयर परवरनर नुतननकरण करून लमळरवर ही ववनांती.

आवश्यक मरहीती खरलीलप्रमरणे 1. मरगील वर्रणत मलशनचे लसल तोडलेबरबरत घटनर घडली आहे / नरही असल्यरस तपशील ददलर आहे / नरही. 2. तरांबत्रक बबघरडरमुळे रक्कम कमी जरस्त खची पडल्यरची खरत्री झरलेली आहे / नरही असल्यरस र्तयर बरबतचर सववस्तर ववस्तरर ददलर आहे / नरही. 3. मलशन सूजस्थतीत आहे / नरही 4. मरगील वर्रणत दैनन ांक सररसरी वरपर (इन्सपेक्श्न व रक्कम ) फकती झरलर आहे. आपलर ववशवरस ू (अजणदरररची स्वरक्षरी)

z

30.APPLICATION FORM FOR LOADING STAMP DUTY IN FRANKING MACHINE :- पूणे :- ददनरांक :- प्रनत, मुख्य ननयांत्रक महसूल प्ररगधकररी, महरररष्ट्र ररज्य, पुणे ववर्य - फॅ्रफकांग मलशनमध्ये मुद्रांक शलू्क रक्कम लोड करणेबरबरत

महोदय, यर करयरणलयरतील फॅ्रफकांग मलशन नांबर ------- मध्ये ----------- ददनरांक ---------- रोजी रकक्म रू. ------ (अक्षरी रूपये ---------) लशल्लक आहेत.तथरपी यर पुदढल फॅ्रफकांगकरमरकरीतर रक्कम रू. ------- (अक्षरी रूपये----------) इतके लोड करणे आवश्यक आहे. तरी सदर रक्कम लोड करण्यरस आपल्यर करयरणलयरकडून मांजूरी लमळणेस ववनेती आहे. आपलर ववश्वरस ू सक्षम अगधकररी

z

31.CHECK LIST FOR CHECKING LINCENCED FRANKING MACHINE HOLDER / PRIVATE VENDOR :-

खरजगी फॅ्रफकांग मलशन वरपरणररे परवरनरधररक यरांचे तपरसणीचर नमुनर

1) तपरसणी ददनरांक : 2) तपरसणी करण्यर-यर अगधकर-यरचे नरव व हूददर : 3) परवरनरधररक व्यक्ती, कां पनी / सांस्थर यरांचे नरव व पत्तर आणण

लरयसन्स ्क्रमरांक :

4) तपरसणी : अ) मलशन परव्यरन्यरत ददलेल्यर पर्तयरवरच वरपरण्यरत येते करय : ब) मलशनीचर वरपर ज्यर करळरसरठी परवरनर ददलर आहे, र्तयरच

प्रकररच्यर मुद्रांकरसरठी केलर जरतो करय :

क) सवण नोंदवहयर दयरवत ठेवल्यर आहेत करय यर सांबांगध अलभलेख जतन केले आहेत करय

:

ड) वर्रणमध्ये मलशन केव्हरही ववनर वरपर एक महीन्यरसरठी जरस्त करलरवगधसरठी बेद ठेवले आहे करय आसल्यरस कररण

:

इ) मरगील वर्रणमध्ये कोणर्तयरही कररणरस्तव लसल उघडल्यरचे प्रकरर झरले आहेत करय असल्यरस समुगचत अगधकर-यरकडून यरची परवरनगी घेतली आहे करय

:

फ मुद्रांकरच्यर ठस्यरसरठी समुगचत अगधकररी हेच सहयर करत आहेत करय

:

त) इतर करही असल्यरस :

z

सरक्ष मुद्रांक ववके्रतर/उपजस्थत इसमरची सही तपरसणी अगधकर-यरची सही प्रत - 1) मुद्रांक परवरनर धररक 2) म.ुनन.म.प्रर/मुद्रांक अगधक्षक मुांबइ

32.ORDER TO CANCEL THE LICENCE OF PRIVATE FRANKING MACHINE VENDOR :-

खरजगी फॅ्रफकांग मलशन वरपर परवरनर रदद करणेबरबत आदेश

क्रमरांक करयरणलयरचे नरव व पत्तर ददनरांक आदेश,

ज्यर आधी खरली सही करणरर यरची ------------- यरांनर क्रमरांक ---------- ददनरांक ------- ने ददलेल्यर परवरन्यरचर ज्यर उददेशरने परवरनर ददलर र्तयर उददेशरने वरपर होत नसल्यरने / ननयमरवली प्रमरणे वरपर होत नसल्यरची खरत्री झरली आहे.

र्तयरअथी खरली सही करणरर हे र्तयरच्यर असलेल्यर अगधकर-यरचर वरपर करून उक्त परवरनर ----------- ददनरांक ----------- परसून रदद करीत आहे.

उक्त परवरनर धररक यरांनी हे आदेश लमळयरलरपरसून आठ ददवसरचे आत आपले मलशन व मुळ परवरनर ------------ यरच्यरकडे जमर कररवी. यर करमी टरळरटरळ केल्यरस उक्त परवरनर धररक हे फौजदररी करयरणवरहीस परत्र ठरतील

समुगचत प्ररगधकररी

प्रत - 1) मे ---------------- यरांनर मरहीती व करय्रवरहीकरीतर

थ) तपरसणी अगधकर-यरचर अलभप्ररय :

z

2) मुद्रांक जजल्हरगधकररी ------- यरांनर मरहीती व करयणवरहीकरीतर

33. FORM OF INSPECTION OF JOINT DISTRICT RAGISTER OFFICE :-

करयरणलय जजल्हर यरांचे

श्री ------------------------------ (हूददर) ----- यरांनी ददनरांक रोजी केलेल्यर ननरीक्षणे नोंदणी ननरीक्षण प्रनतवतृ्त

1 अ) ववदयरमरन सह जजल्हर ननबांधकरचे नरव ब) सध्यरच्यर ठीकरणी ननयूक्ती झरल्यरचर ददनरांक क) ज्यरच्यर करमरचे ननरीक्षण करण्यरत आले अशर सह जजल्हर ननबांधकरचे नरव व

र्तयरच्यर ननरीक्षणर खरलील करलरवधी

1 2 3 2 अ) मरगील ननरीक्षणरचर ददनरांक 1) महरलेखरपरल नरगपूर 2) नोंदणी महरननरीक्षक 3) नोंदणी उपमहरननरीक्षक ब) हयर ननरीक्षणरखरलील करलरवधी क) ननरीक्षण केल्यरचर ददनरांक 3 अ) करयरणलयरचर जरगर चौ.मी. मध्ये करयरणलय शरसफकय इमररतीत आहे करय? व ब) जरगर पुरेशी आहे करय क) करयरणलयरची जरगर व फननणचर ननटननटके व स्वच्छ ठेवण्यरत आले आहे करय ड) कोणतर फलक सूचनर फलक इर्तयरदी योग्य रीतीने, प्रदा॑लशणत करण्यरत आले

z

आहेत करय? व ते सुजस्थतीत आहे करय? दटप मुददर क्रमरांक चरर ते नऊ गैर लरग ूअसल्यरमुळे र्तयरचर तपशील ददलेलर नरहीत 10) अ) मरगील ननरीक्षण प्रनतवतृ्तरमगधल सवण ब) अनूपरलनरची पडतरळणी कररवी व ननयांत्र नमुद कररवे. क) सह जजल्हर ननबधकरांनी ववदयमरन ननरीक्षण प्रनतवतृ्त वरचले आहे. करय

जरगरच्यर जरगी दरूूस्त करण्यर योग्य लहरन बरबी र्तयरनूसरर दरूूस्त केल्यर आहेत करय?.

11) अ) सांदहतर आदेश 84 अनुसरर शरसन ननणणय परीपत्रके करळजीपुवणक वगीकृत केलेली भरलेली व सूगचबध्द आहेत करय?

ब) ननयम पुजस्तकर अद्यरवत ठेवण्यरत आल्यर आहेत करय? 12) अ) जड सांग्रह नोंदवहयर योग्य रीतीने ठेवल्यर आहेत करय? व र्तयर ववहीत रीतीने

प्रमरणणत केलेल्यर आहेत करय?

ब) जड सग्रह वस्तू योग्य ररतीने वगीकृत केल्यर आहेत करय? व ववहीत ररतीने सांख्यरफकांत केल्यर आहेत करय?

13) अ) ननयतकरलीकर अ व ब तक्ते पुणणपणे अद्यरवत ठेवण्यरत आले आहेत करय? ब) सह जजल्हर ननबांधकरांनी ननयतकरललक वववरणपत्र ेननयत ददनरांकरस सरदर केली

आहेत करय?

14) सवण सरधररण ्रोकड वही योग्य ररतीने व अद्यरवत ठेवण्यरत आली आहेत करय?

15) पोस्टरच्यर सरकररी नतकीटरचर लेखर अ व ब नोंदवहयर मध्ये योग्य ररतीने ठेवलर आहे करय?

16) मरगील मदहन्यरच्यर दैनांददनी परठववल्यर आहेत करय? 17) चुकववलेले मुद्रांक शलु्करांची मरगील मदहन्यरांची मरदहती परठववण्यरत आली आहे

करय ? (वसूलीची मरीीज् देणे) प्रकरणरांचे रजजस्टर अद्यरवत ठेवले आहे करय ?

18) मरगगल मदहनर अखेर फकती अलभननणणय प्रकरणरांवर ननणणय घेण्यरत आलेले आहेत व सध्यर फकती प्रकरणे थकीत आहेत ?

19) मरगील मदहनर अखेर पुणण केलेले परतरवर प्रकरणे व सध्यर थकीत असलेली परतरवर प्रकरणे व र्तयरांची कररणे

20) मरगील मदहनर अखेरची मुल्यरांकन करमकरजरची तपजश्लवरर मरदहती परठववण्यरत आली आहेत करय?

21) वरहने व लॅरगबूक तपरसणी वरहनरवर झरलेली / आथीक वर्रणत करण्यरत

z

आलेलर खचण योग्य आहे करय ? 22) महरलेखरपरल यरांचे कडील नन. टी. बरबत वसूली व अनुदरन अहवरल वेळेवर

परठववण्यरत आलेलर आहे करय ? व जजल्हयरतील सवण तरलुक्यरांचे रजजस्टर ठेवले आहे करय?

23) मरगील वर्रणचे गोपनीय अहवरल परठवपण्यरत आलेले आहेत करय? तसेच ज्यर कमरणचर-यरांनर प्रनतकुल शेरे लमळरले आहेत ते र्तयरांनर कळववण्यरत आले आहेत करय?

24) आस्थरपनर ववर्यी खरलील बरबीची पूतणतर करण्यरत आली आहे करय? 1) सेवर ननवतृ्त प्रकरणे, खरते ननहरय चौकशी प्रकरणे , तक्ररर अजण चौकशी पांकरण व रजजस्टर जेष्ट्ठतर यरदी (ललपीकरांची) कमणचर-यरचे वेतन देय भते्त मरगील वर्रणचर प्रशरसफकय अहवरल परठववणयरत आलेलर आहेत करय?

25) मोहोरबांद लेखरटेबरबतची छरननी करून तसर अहवरल नो.महर.नन.करयरणलयरकडे परठववण्यरत आले आहेत करय?

26) कमणचररी वगण जॉब चरटण ददलर आहे करय सवण कमणचर-यरची करमरची ववभरगणी योग्य केली आहे करय? (वगणलशट) करयणवववरण ललहीतरत करय?

27) 15 ददवसरांचर गोर्वररर रजजस्टर आहेत करय? 6 बांडडल लसजस्टम लरग ूआहेत करय? पी. आर. ए / पी. आर. पी ठेवले आहेत करय? नरश रेकॉडण केलर आहे करय?

28) मररठी भरर्ेचर वरपर 100 टक्के ददसून येतो कर ? 29) टेलीफोन (दरूध्वनी) रजजस्टर केली आहे करय? लोकल कॉल रजज्स्टर ठेवले

आहे करय?

30) लशपरई गणवेश घरलतरत करय ? 31) महरलेखरपरल नरगपूर सह जजल्हर ननबांधक तपरसणी मेमो. द.ूनन. करयरणलयरचे

बरबत सह जजल्हर ननबांधक भरग घेतरत करय?

32) करयरणलयरच्यर सवणसरधररए जस्थतीबददल नमूद कररवर 33) करयरणलयरच्यर सवण शरखरमध्ये करम जजतक्यर लशघ्रतेने व्हरवयरस हवे नततक्यर

लशध्रतेने केले जरते करय? असल्यरस कोणर्तयर उपरस योजनर सूचवरल

34) आजची लशल्लक रक्कम रू. ( ) ननरीक्षण दटपणी वरचली व मरन्य केली.

ननरीक्षण अहवरलरची प्रत लमळरली

z

स्वरक्षरी ज्यर करयरणलयरचे ननरीक्षण केले आहे र्तयर करयरणलयरच्यर अगधकर-यरची सही स्वरक्षरी ननरीक्षण करण्यर-यर अणणकर-यरची सही

ददनरांक

34. FORM OF INSPECTION OF SUB.REGISTRAR OFFICE :-

तपरसणी अहवरल

करयरणलयरचे नरव -----------------------------------------------------------------

करयरणलय प्रमुखरचे नरव----------------------------------------------------------

तपरसणी अगधकर-यरचे नरव---------------------------- पदनरम---------------

तपरसणीखरलील करलरवधी ----------------------------------------------------

तपरसणी ददनरांक ---------------------------------------------------------------

तपरसणीसरठी मुददे

अ.क्र. ववर्य अलभप्ररय होय नरही 1 सुलभ व समरन नोंदणी प्रक्रीयर बैठक व्यवस्थर करयरणलयीन स्वच्छतर व सुशोभणीकरण करयरणलय व आवरर स्वच्छतर सांपूणण टरपटीप प्रर्तयेक वस्तू योग्य दठकरणी ठेवणे रांगरांगोटी भरपूर प्रकरश व वरयूवीजरन सुशोलभकरण (नकरशे योग्य गचत्र कुडयर)

z

करयरणलयीन लशस्त सवरणनी वेळेवर करयरणलयरत येणे व पुणण वेळ उपजस्थत रहरवे ओेळखपत्र सवण कमणचर-यरनी ओेळखपत्रे लरवून बसणे आवश्यक ररहील

यरलशवरय सवरणच्यर नरवरचे व हुद्यरचे बोंडण टेबलरवर खुचीमरगे लरवणे आवश्यक आहे.

मरहीती फलक दयु्यम ननबांधक यरांची कतणव्ये बरजररमुल्यदरतक्ते ग्ररमीण भरगरसरठी फलक ववभररग मुद्रांक शलु्क नोंदणी फफ इर्तयरदी

इतर भरगरसरठी करगद गचकटवणे उपलब्ध ठेवणे व झोन नकरशे लोंकरांनर ददसतील असे लरवणे

वेगवेगळयर दस्तरच्यर नोंदणीसरठी आवश्यक करगदपत्ररची यरदी शरसनरने भष्ट्ररचरर ननमूणलनरसरठी ववहीत केलेलर सचूनर फलक

लरवलेबरबत

2 वसूली व ऑडॅीत परीच्छेद प्रलांबबत लेखर तपरसणी सांगचकर महरलेखरपरल वसूली नोंदणी महरननरीक्षक (अांतगणत लेखर परीक्षर / तपरसणी पथके )

उपनोंदणी महरननरीक्षक

चुकववलेल्यर मुद्रांकरचर शोध उदददष्ट्टे सरध्य यरची सगचकर आर.आर.सी. वसूली कलम 32-अ खरलील प्रकरणे 3 अपील व परतरवर 32-ब खरलील प्रकरणे एकूण प्रकरणे ननगणत प्रकरणे - मुदतीत मुदतीबरहेर प्रथम आल्यरस प्रथम प्ररध्यरन लशल्लक प्रकरणे - कलम 33 खरलील ननकरली करढलेल्यर प्रकरणरांची नोंदवही 32-अ प्रकरणे 4 आस्थरपनर

z

आस्थरपनेवरील मांजूर पदरची जस्थती सांख्यर व पगररपत्रकरबरोबर मेळ सेवरपुस्तके गोपनीय अहवरल नोंदवही ठेवली आहे करय? गोपनीय अहवरल नोंदवही पेन्शनपेपर / सव्हीस पुस्तके परीपूणण प्रलांबबत रजर मांजूरी प्रकरणे गोपनीय अहवरलरचे योग्य सांस्करण व जतन अहवरल परठववणेचे प्रलांबबत आहेत करय? 5 लेखरववर्यक

चतूथण शे्रणी कमणचर-यरचे भववष्ट्य ननववण ननधी लेखर नोंदवहयर वेतन / पुरवणी वेतन / प्रवरसखचण / करयरणलयीन खचण भरडेपटटी व कर देयके

6 मुल्यरांकन व दस्तनोंदणी नोंदणी करयद्यरनुसरर मुद्रांक शलु्क नोंदणी फफ व इतर नोंदणी प्रक्रीयर

मरा॑फफ देण्यरत आलेल्यर दस्तरबरबत पहरणी दस्त प्रलांबबत आहेत अगर कसे सांगणकीकरणरपूवरणचे सवण सुधी क्र.2 ललहले आहेत कर 7 नोंदवहयर परतरवर प्रकरणे व परतरवर प्रकरणे नोंदवही (सह जजल्हर ननबांधक

करयरणलय)

कलम 31 खरलील अलभननणणय प्रकरणे व नोंदवही 32-अ प्रकरणे व नोंदवही ननकरली करढलेल्यर प्रकरणरांचर तपशील कलम 33 व 32 (अ) खरलील ननकरली करढलेली प्रकरणे व नोंदवही मरलसक वववरणपत्र ेधररीकर अ व ब नगरपरललकर मुद्रांक शलु्क नोंदवहयर / धररीकर जजल्हर परीर्द मुद्रांक शलु्क नोंदवहयर / धररीकर डरक मुद्रांक नोंदवहयर अ व ब जडसांग्रह नोंदवही कोरे परत्रतीपुस्तकरांचर रोकड नोंदवही

z

लेखरववर्यक सवण नोंदवहयर बबल नोंदवही धनरदेश नोंदवही करयरणलयीन खचण नोंदवही सांक्षक्षप्त ्देयके नोंदवही अनूदरन ननयांत्रक नोंदवही मरलसक खचण नोंदवही / धररीकर अगीम नोंदवही वैयजक्तक ठेवी लेखी नोंदवही (PLA Register) मुद्रांक ववके्रते व दस्तलेखक अनुज्ञप्ती नोंदवही दरूध्वनी नोंदवही करयणभरर नोंदवही शरसन सांदभण तरर फॅक्स लोकआयूक्त सांदभण ववधररसभर तरररांफकत

प्रश्न लोकप्रनतननधी यरांचेकडडल सांदभण नोंदवहयर

अांतगणत लेखर परीक्षणरमधील वसूलीची नोंदवही ग्रथरलय नोंदवही मोहोरबांद लखोटे नोंदवही (सह जजल्हर ननबांधक यरांचेमरफण त ) फॅ्रफकांग व्दररे लमळणर-यर जमेची नोंदवही 8 रचनर व करयणपध्दती ववर्यक कमणचर-यरच्यर करमरचर तक्तर (Job Chart) तक्ररर अजण प्रकरण नोंदवही बदली आदेशरांच्यर धररीकर वरहनरची ववल्रब हजेरीपट फकरकोळ रजर इर्तयरदी नोंदवहयर प्रलांबबत प्रकरणे (आवक जरवक) 9 रोख रक्कम हरतरळणी दैनांददन रोख रकमेचर व्यवहरररच्यर नोंदी रोकड ठेपणेची व्यवस्थर लशल्लक रकमेचर गोर्वररर ननयत्रक अगधकर-यरची स्वरक्षरी मरलसक खचण ववररणरपत्र े जमेची तरळमेळ पत्रके 10 पूवीचे तपरसण्यरचे अनुपरलन नोंदणी उपमहरननरीक्षक / सह जजल्हर ननबांध्क यरांनी केलेल्यर

z

तपरसण्यरचे ननरीक्षण दटपण्यर 11 अलभलेख अलभलेख कक्ष नरश करण्यरजोगी करबदपत्र े अ ब क व ड प्रमरणे अलभलेख वगीकरण्र सी.डी.जतन व व्यव्थरपन

प्रत - दयु्यम ननबांधक -------------------- जजल्हर ---------------------------- यरांनर मरहीतीसरठी अगे्रवर्त दयु्यम ननबांधक यरांची प्रत लमळरल्यरची स्वरक्षरी

तपरसणी अगधकर-यरची स्वरक्षरी

35. FORM OF INSPECTION OF SURPRISED VISIT TO SUB.REGISTAR OFFICE :-

दयु्यम ननबांधक करयरणलयरस अचरनक भेट (तपरसणी)

1 दयु्यम ननबांधक करयरणलयरचे नरव - 2 दयु्यम ननबांधकरचे नरव - 3 दयु्यम ननबांधकरचर करलरवधी - 4 दयु्यम ननबांधक करयरणलयरतील कमणचररी वृांद - 5 करयरणलयरची जरगर - 6 करयरणलयरची जरगर पुरेशी आहे कर? 7 कमणचररी वृांद पांमरणकरनुयरर आहे कर? 8 कमणचर-यरनर करमरची वरटणी केली आहे कर? 9 करयरणलयरतील हजेरीपट - 10 करयरणलयरतील कमणचर-यरचर रजर लेखर - 11 ड बुकरची तपरसणी - करलरवधी दस्तऐेवज नोंदणी परत केलेले दस्त ् लशल्लक दस्त ्

z

सप्टेंबर ऑकॅ्टोबर नोंव्हेंबर डडसेंबर 12 परवती पुस्तकरची रुजवरत कोठपयणत झरली - 13 परवती पुस्तकरची सरठर नोंदवही व लशल्लक परवती पुस्तक - 14 सुलभ सेवर पध्दतीनुसरर दद.1/01/2002परसून मुळ दस्त 30 लमननटरत परत केलेजरतरत कर 15 तशर प्रकररच्यर सूचनर फलक करयरणलयरबरहेर लरवलर कर ? 16 जनरल कॅश बुक पुणण आहे कर? दररोज भरले कर? 17 तपरसणी च्यर ददवशी जनरल कॅशबुकरतील लशल्लक रक्कम 18 जजल्हर परीर्द नोंदवहयर कोठपयणत पुणण आहेत 19 नगरपरललकर नोंदवहयर कोठपयणत पुणण आहेत 20 1) अ पत्रके कोठपयणत परठववली आहेत 2) नगरभूमरपन पत्रके कोठपयणत परठववली आहेत 21 जडसांग्रह नोंदवही महरररष्ट्र आकजस्मक खचण 1965 मधील ननयम क्र. 95 अन्वये ठेवली

आहे कर व र्तयरमध्ये ननयम क्र.98 अन्वये प्रमरणपत्र नमुद केले आहे करय? 22 डरक मुद्रांक नोंदवही अ व ब ववहीत नमुन्यर मध्ये ठेवली आहे करय? तपरसणी च्यर ददवशी

मुद्रांकरची लशल्लक 23 जमर रकमेच्यर कोर्रगरररची तरळमेळ कोठपयणत घेतलर आहे. 24 अांगठे रजजस्टर 25 अांगठे रजजस्टर स्पष्ट्ट आहेत करय? 26 दयु्यम ननबांधक यरांनी अद्यरक्षरी केली आहे कर? 27 दयु्यम ननबांधकरकडील थकीत करमे 28 अजण आल्यरपरसून नकलर फकती ददवसरत ददल्यर जरतरत थफकत अजरणची सांख्यर- 29 करयरणलयरतील अलभलेख व्यवस्थीत ठेवले आहेत कर? 30 करयरणलयरतील खांड बरांधणी कोठपयणत झरली आहे ? 31 रोकड ठेवणेची व्यवस्थर 32 दरूध्वनी नोंदवही 33 फॅ्रफकांग आयकरडण लरवतरत करय ? 34 फॅ्रफकांग मलशन बरबत 35 मरगील लेखरपरीक्षण

z

ननरीक्षण अहवरलरची प्रत लमळरली

स्वरक्षरी

(द.ुनन)

z

36. FORM OF ISO INSPECTION AT SUB-REGISTRAR OFFICE :-

नोंदणी व मुद्रांक ववभरग

द.ुनन. करयरणलयरतील करमकरजरसरठी

आय.एस.ओे.9000 प्रमरणणकरण करयणपांणरलीची अांमलबजरवणी चे सांबांधरत अांतगणत तपरसणी अगधकररी श्री. ----------------- हुददर व दठकरण ------------------------------ यरांनी दयु्यम ननबांधक ------ करयरणलय जजल्हर ------------------ यरांचे करयरणलयरची ददनरांक ------------- रोजी केलेल्यर तपरसणीचर अहवरल.

1) करयणरत दयु्यम ननबांधकरचे नरव -------------- सध्यरचे पदरवर रूजू ददनरांक ----------------

अ.क्र. ववर्य ननष्ट्कर्ण शेरर 1 2 3 4

1. करयरणलयीन व्यवस्थर व नरगरीक सांबांध होय नरही 2. करयरणलयीन स्वच्छतर होय नरही 3. जनतेसोबत वरगणूक / मरगणदशणक व र्तयरच्यर अडचणी व तक्ररररची

दखल वेळेत घेवून करयणवरही वेळेत करण्यरत येते. होय नरही

4 नरगरीकरांच्यर सुचनर व अलभप्ररय ववहीत नमुन्यरत घेवून र्तयरत वांळांत करयणवरही केली जरते.


5 नरगरीकरांची सनद प्रमरणे करमे करण्यरत येतरत करय? होय नरही 6 पक्षकरररांच्यर बसण्यरसरठी जरगेच्यर उपलब्धतेनूसरर प्रनतक्षरकक्ष /

व्यवस्थर अ्रहे करय ? होय नरही

7. वपण्यरच्यर परण्यरचर सोय आहे करय? होय नरही 2. दस्त नोंदणी प्रक्रीयर होय नरही 1. टोकन पध्दतीचर योग्य व पूणण वरपर व नोंद वही अद्यरवत होय नरही 2. दस्त नोंदणीची प्रक्रीयर पूणण करुन मुळ दस्त पक्षकरररस 30

लमननटरत परत करण्यरत येतो होय नरही

3. नोंदणीचे सूलभ व समरन सांगणीकरण प्रकीयेचर पुणण व योग्य वरपर करण्यरत येतो


4. बरजरर मुल्यरचे सांबांगधत ननयम 4 (6) नुसरर वेळेत प्रकरण / दस्त सह.जज.नन. कडे परठवून र्तयरत सांबांधीतरस पोच ददली जरते.


z

5. द.ुनन. इनपुट फॉमणची तपरसणी स्वत: करतरत करय? होय नरही 6. दस्त कोणर्तयर अनुच्छेदरमध्ये मोडतो यरबरबत द.ुनन.इनपूट फॉमण

मध्ये स्वत: नोंद करतरत कर? होय नरही

7. अलभलेखरचे जतन व ते लमळवणे होय नरही 1. करयरणलयरतील अलभलेख वर्ण व दस्त ननहरय व्यवस्थीत लरवण्यरत

आले. होय नरही

2. फे्रब्रुवररी 2002 परसूनच लसडीज व्यवस्थीत वर्ण ननहरय लरवून योग्य रीतीने व दठकरणी ठेवण्यरत आल्यर.


3. जतन करण्यरत आलेले अलभलेख लसउीज मरगणी केले नांतर मुदतीत उपलब्ध ्होवू शकते. (यरत एखरदे जुने नवीन दस्तरची सूचीची मरगणी करून र्तयरची पडतरळणी कररवी.


4. शोध / नक्कल अजण प्ररप्त ्झरले परसून मुदतीत तयरर करमन पक्षकरररस देण्यरत येते


5. शरसकीय छरयरगचत्रण करयरणलयरकडे बसलेले दस्तरचे / नक्कलरचे सांबेधरत वेळेत करयणवरही केली जरते. र्तयरची पोच पक्षकरररस ददली जरते


3. वववरह 1. ववशेर् / महर वववरह मांडळरची / वववरह नोंदणी प्रक्रीयर 2. सांबांगधत वववरी करयद्यरसांबेधी वववरी नोंदणीच्यर असवश्यक सूचनर

लरवण्यरत आल्यर होय नरही

3. ववदहत पध्दती व सूचनरनुसरर वववरहरची नोंदणी प्रक्रीयर करण्यरत येते


4. वववरह नोंदणी व प्रमरणपत्र ेदेण्यरत कीती करलरवधी लरगतो ? तो समथणननय आहे.


5. तपरसण्यर 1. तपरसणी केलेल्यर अगधकर-यरचे सवण तपरसणी अहवरलरची नोंदी

सांबांधीत ववहीत नमुन्यरतील नोंदवहीत घेण्यरत आल्यर करस ? होय नरही

2. महरलेखरपरल होय नरही 3. अांतगणत लेखर अहवरल होय नरही 4. नोंदणी उपमहरननरीक्षण होय नरही 5. सह जजल्हर ननबांधक होय नरही

z

6. जजल्हर ननबांधक होय नरही 7. अनुपरलन व वसूलीची करयणवरही ववहीत मुदतीत केली जरते होय नरही 6. सरधन व्यव्थरपन 1. जडवस्तू सांग्रह नोंदवही ववहीत नमुन्यरत ठेवण्यरत येते होय नरही 2. सवण नोंदी घेण्यरत आल्यर होय नरही 3. वरवर्णक प्रमरणपत्र ेवेळेत परइववणयरत येते होय नरही 4. करयरणलयरतील वस्तू अलभलेख व्यवस्थीत जतन करून ठेवण्यरत

येते होय नरही

5. सवण जमर रकमेची / मरलसक पडतरळणी कोर्गरर / उपकोर्गरररकडून ननयलमत करण्यरत येते


6. सांगणीकरणर अांतगणत व्यवस्थर व ननयांत्रक योग्यरीर्तयर ठेवण्यरत आले आहे. र्तयरची अांमलबजरवणी शनु्य उणणवरनुसरर आहे.


7. वरा॑वर्णक बरजररमुल्य दर तक्ते 1. बरजरर मुल्य तक्तरपेक्षर जरस्त कीमतीने झरलेल्यर व्यवहरररची

मरलसक व ननयलमत मरहीती परठववणयरत येते होय नरही

2. बरजरर मुल्य तक्र्तयरमधील त्रुटी दखल घेवून करयणवरही केली जरते होय नरही 3. बरजरर मुल्य दर तक्ते जनतेचे मरहीती करीतर योग्य जरगी

लरवण्यरत आले वेळेत मरहीती उपलब्ध ्करून ददल्यर जरते होय नरही

8. मरनवी सरधने 1. हजेरीपट अद्यरवत ठेवण्यरत आले होय नरही 2. स्कॅनन ांग व डरटर ऑपॅरेटर करीतर स्वतांत्र हजेरीपट ठेवण्यरत आले

अद्यरवत आहे. होय नरही

3. नैमनतक रजेची नोंदवही ठेवण्यरत येवून ती अद्यरवत आहे. होय नरही 4. करयणभरर हस्तरांतरण नस्ती अद्यरवत आहे. होय नरही 9. प्रशरसकीय व्यवस्थर 1. आवक जरवक नोंदवही ठेवण्यरत येते र्तयरत सवण नोंदी घेण्यरत

येतरत होय नरही

2. प्ररप्त पत्रे तक्रररीची वेळेत दखल घेवून र्तयरत मुदतीत करयणवरही करण्यरत येते


3. सवण प्रकरणरांच्यर नस्ती व्यवस्थीत लरवून ठेवण्यरत आल्यर होय नरही 4. शरसन ननणणय सुधररणर परीपत्रके यरांच्यर स्वतत्र नस्तर सूचीबध्द होय नरही

z

करून ठेवण्यरत आल्यरत 10. व्यवस्थरपन प्रक्रीयर 1. सवण मरलसक व तस्तम ववररणरपत्र ेववहीत नमून्यरत व मुदतीत

सरदर करण्यरत येते होय नरही

2. उदददष्ट्ट ननशचीती करीतर आवश्यक मरहीती वेळेत सरदर केली जरते


11. फॅ्रफकांग व नोंदवहयर तपरसणी 1. फॅ्रफकांग मशीनचर पूरवठर केलर आहे. होय नरही 2. असल्यरस नरगरीकरस र्तयरचे मरगणीनूसरर र्तयरच ददवशी दस्त फॅ्रक

करून ददलर जरतो होय नरही

3. परवरनरधररक मुद्रांक ववके्रर्तयरचर ववक्री व सरठर नोंदवहयर प्रर्तयेक महीन्यरलर ननयलमत तपरसल्यर जरतरत


12. खरलील फॉमण पुरेशर सरठयरमध्ये व सहज उपलठध ्होतील अशर रीतीने आहेत करय ?

1. इनपूट फॉमण होय नरही 2. फीड बॅक फॉमण होय नरही 3. नक्कल अजण होय नरही 4. सूचनर / अलभप्ररय पेटी होय नरही 13. खरलील बरबी दशणनी बरजूलर लरवल्यर आहेत कर ? 1. मरहीती पत्रक होय नरही 2. नरगरीकरांची सनद होय नरही 3. करयणक्षेत्ररची मरहीती होय नरही 4. वर. बरतररमुल्य दर तक्ते होय नरही 5. दस्तलेखनीक ललहणरवळीचे दरपत्रक होय नरही 6. भष्ट्ररचरर ववरोधी फलक होय नरही 14. महर्तवरचर व्यक्तीकरीतर भेट नोंदवही ठेवली करय? बॅक ऑफॅफस

वकण

1. खरलील प्रीांटआउट दररोज ददवसरअखेर घेतल्यर जरतरत करय? होय नरही 2. दैननक रोकडवही होय नरही 3. दैननक पुस्तक होय नरही 4. सूची 2 होय नरही

z

5. परवर्तयरच्यर स्थळप्रती होय नरही 6. वरील सवण प्रीांटआउट सांबांगधत फोललओे मध्ये व्यवस्थीत ठेवले

जरतरत करय ? होय नरही

15. महीनरअखेर अ पत्रक व लस.दट.एस. पत्रके तयरर करून सांबगधत अगधकर-यरकडे 5 तररखेपयणत ददले जरतरत करय ?


1. द.ुनन.सी.डी.ची स्वैर तपरसणी करून नमूनर क्र. S.R.O (10.25) नुसरर प्रमरणपत्र देतरत करय?


2. मुळ दस्त / प्रत लमळण्यरसरठी S.R.O-M/11.5 नसूरर अजण घेतलर जरतो करय?


3. यर अजरणतील भरग 2 द.ुनन.स्वत: भरतरत करय? होय नरही

दयु्यम ननबांधक तपरसणी अगधकर-यरची

सही/ लशककर / ददनरांक सही / ददनरांक

द.ुनन. करयरणलयरतील खरजगी सांस्थरच्यर करमकरजरसरठी करयणपध्ती

अ.क्र. ववर्य ननष्ट्कर्ण शेरर 1. स्कॅनन ांग ऑपॅरेटरने स्कॅनन ांग नोंदवही ठेवली आहे कर / होय नरही 2. सवण रकरने अद्यरवत आहेत कर ? होय नरही 3. सदर नोंदवही दर आइवडयरलर द.ुनन. यरांनर दरखवून र्तयरची

स्वरक्षरी घेतली जरते कर? (द्.1.2.3. सांदेश परीपत्रक क्र. सांगणक / बर व क्र/60 दद. 28/1202)


4. दरूध्वनी यांत्रणर करयणरत आहे कर ? होय नरही 5. Skip झरलेल्यर दस्त क्रमरांकरांची नोंद लमननट बुकमध्ये घेतली जरते

कर ? (सांदभण परीपत्रक क्र.कर.3/यांगणक /141 दद. 3/4/02) होय नरही

6. दद. 1/02/2002 नांतरच्यर सूची क्र.2 ची नककल सांगणकरवरे तयरर केली जरते कर? (सांदभण परीपत्रक क्र.कर3/सांगणक /142/दद. 9/4/02)


7. डरटर एन्री ऑपॅरेटर व स्कॅनन ांग ऑपॅरेटर वेळेवर व पुणणवेळ हजर होय नरही

z

असतरत कर? 8. द.ुनन.यरांचे सुचनरांचे परलन करतरत कर? होय नरही 9. दोन्ही ऑपॅरेटर आयकरडण लरवतरत कर? होय नरही 10. ऑपॅरेटरचे द.ुनन. यरांचेकडे हजेरीपट ठेवले आहे कर? होय नरही

सरधनसरमुग्री

अ.क्र. ववर्य ननष्ट्कर्ण शेरर 1 2 3 4 1) बॅटरी बॅक अप व्यवस्थर पुरववली आहे कर ? होय नरही 2) फॅ्रफकांग मशीन असल्यरस बॅटरी बॅक अपलर जोडले आहे करय?(क्र. 1

व 2 सांदभण परीपत्रक क्र.कर.3/सांगणक /253 दद.3/7/2002) होय नरही

3) परीपत्रक क्र.कर.3/सांगणक/सरडीज/272/दद.28/8/02 मध्ये नमुद कां पनीच्यर सरडीज जरतरत कर?


4) सरडी कव्हर व सरडीवर नांबर असतो कर? होय नरही 5) परीपत्रक क्र.कर3/सांगणक/11दद.21/01/03 मध्ये ववहीत केलेल्यर

पदध्दती सरडीजची अनुक्रमणणकर बनवलेली आहे कर? होय नरही

6) सरीतर सांगणफककरण योजनर पुस्तीकर पर.क्र.10 वर नमूद केल्यरप्रमरणे सवण सांगणक सरमुग्री उपलब्ध आहे कर?


7) टोकन डडस्ले योग्य जरगी बसववली आहे कर? व व्यवस्थीत करयणरत आहे कर?


8) लसलबांद टोनर वरपरले जरतरत कर? होय नरही 9) एक टोकन प्रीांटर ररबीन लशल्लक सरठयरसरठी आहे कर? होय नरही 10) परवर्तयर व इतर प्रीटससरठी 80 जी.एस.एम करगद वरपरलर जरते कर होय नरही 11) सांगएक हरडणवेअर व इतर सरधन सरमुग्रीचे सजव्हणलस ांग ननयत

करलरवधीत केले जरते कर? होय नरही

z

37. FORM OF ISO INSPECTION JOINT DISTRICT REGISTRAR :- नोंदणी व मुद्रांक ववभरग

सह जजल्हर ननबांधक करयरणलयरतील करमकरजरसरठी आय.एस.ओे.9000 प्रमरणणकरण करयणपप्रणरलीची अांमलबजरवणीची सांबधरत अांतगणत तपरसणी अगधकररी श्री ------------------ हुददर व दठकरण ------------- यरांनी सह जजल्हर ननबांधक ----------- करयरणलय जजल्हर --------- यरांचे करयरणलयरची ददनरांक --------- रोजी केलेल्यर तपरसणीचर अहवरल. करयणरत सह जजल्हर ननबांधकरचे नरव ------------ सध्यरचे पदरवर रूजू ददनरांक -----

अ.क्र. अ.क्र. ववर्य ननष्ट्कर्ण शेरर 1 2 3 4 1) नोंदणी 1. नोंदणी अगधननयम,ननयम,सूधररण,फफ, टेबल सांबांधीची नस्ती

सुचीबध्द करून ठेवण्यरत आली. होय नरही

2. दस्त नोंदणी / सांगणीकरण बरबतचे दनुन/ नरगरीकरांकडून प्ररप्त प्रकरणरत योग्य व वेळेत करयणवरही केली जरते.


3. अगधकररी क्षेत्ररत येणररे दनुन करयरणलस वर ननयत्रण व मरगणदशणन


4. नरगरीकरांची सनद नुसरर करमे करण्यरत येते होय नरही 2) दस्तरवर देय मुद्रांक आकररणी 1. अलभननणणयरकरीतर प्ररप्त प्रकरणरत ठरवून ददलेले

करयणपध्दतीचर अवलांब करून ववहीत मुदतीत करयणवरही केली जरते


2. दनुन कडून प्ररप्त कलम 32 अ 33 अ खरली प्रकरणरत ववहीत करयणपध्दतीनूसरर वेळेत करयणवरही केली जरते


3. चु.म.ु शोध प्रकरणरत करयणवरही मुदतीत व योग्य पध्दतीखली करण्यरत येते.


4. वरील बरांबीच्यर आवश्यक सुचनर जनतेचे मरहीती करीतर आवश्यक सुचनर / पत्र ेसुचनर फलकरवर लरवण्यरत आल्यर आहेत. चेक ललस्ट नुसरर करमे करण्यरत येवून करमरचे योग्य वरटप अगधनस्त कमणचर-यरमध्ये करण्यरत आल्यर आहे.


5. प्रथम आल्यरस प्रथम प्ररध्यरन्य तर्तवरचे परलन होय नरही

z

3) मुद्रांक मरगणी पुरवठर ववक्री व फॅ्रफकांग मशीन 1. जजल्हयरत मुद्रांक पुरवठर ववक्री मरगणी यर बरबत योग्य व

वेळेत करयणवरही केली जरते व कोर्रगरररशी समन्वय सरधन्यरत येतो आहे.


2. नरगरीकरांचे मुद्रांकरचे बरबतीत तक्रररीची वेळेत व योग्य दखल घेवून करयणवरही केली जरते.


3. परवरनरधररक मुद्रांक ववके्रर्तयरांनर परवरने देणे र्तयरांचे नूतणीकरण करणे यरत वेळेत करयणवरही केली जरते.


4. फॅ्रफकांग मशीनचर जजल्हयरत योग्य व पूणण वरपर करण्यरत येतो होय नरही 5. फॅ्रफकांग मशीनसरठी पुरेश्यर प्रमरणरत ठेवले आहेत करय? होय नरही 4) मुद्रांकरचर परतरवर 1. परतरव्यर सांबांधीच्यर सुचनर पत्रे जनतेच्यर मरहीती करीतर

सुचनर फलकरवर लरवण्यरत आलेल्यर आहेत. होय नरही

2. चेक ललस्ट नुसरर प्रकरणे जस्वकररणे पडतरळणी करणे इर्तयरदी करमे केली जरते.


3. प्रकरण प्ररप्त तररखेपरसून ववहीत मुदतीत परतरवर देण्यरत येतो


4. अगधकरररपेक्षर जरय्त रकमेच्यर परतरव्यरची प्रकरणे वरीष्ट्ठ करयरणलयरस परीपूणण वेळेत सरदर करण्यरत येते.


5. प्रथम आल्यरस प्रथम प्ररधरन्य तर्तवरचे परलन होय नरही 5) तपरसणी 1. म.ले. नरगपूर अांतगणतलेखरपथक नोंउपमनन यरांनी केलेल्यर

तपरसण्यरच्यर सवण नोंदी नोंदवहीत अद्यरवत ठेवण्यरत आली आहे.


2. म.ले नरगपूर अहवरलरवर वेळेत अांनतम आदेश देण्यरत करयणवरही केली जरते.


3. आपेक्षक्षत व मरन्य प्रकरणरत वसूलीची करयणवरही वेळेत करून र्तयरचर अनुपरलन अहवरल सरदर करण्यरत येतो.


4. आय.एस.ओे. प्ररप्त तपरसणी अहवरल वेळेत त्रुटीची पुतणतर व करयणवरही केली जरते.


5. ठरवून ददलेल्यर ननकर्रप्रमरणे तपरसणी केली जरते कर? होय नरही

z

6) सरधन व्सवस्थरपन 1. अांदरज पत्रके अभ्यरसपूवकण व परीपूणण तयरर करून वेळेत सरदर

करण्यरत येते. होय नरही

2. मांजूर अनूदरनरनूसरर ववत्तीय अगधकरररनूसरर करयरणवरही केली जरते


3. करयरणलयरतील अलभलेख नस्र्तयर यरचे वर्ण व ववर्य ननहरय जतन केले आहे.


4. कमणचर-यरचे वेतन भते्त इर्तयरदी वेळेत ददले जरतरत होय नरही 5. सवण जमर व खचरणचे रकमेची ननयमीत तरळमेळ केलर जरतो होय नरही 7) वरवर्णक बरजरर मूल्य तक्ते 1. वरवर्णक बरजररमूल्य तक्र्तयरची योग्य प परीपूणण

अांमलबजरवणी जजल्हयरत केली जरते. होय नरही

2. तक्ते तयरर करणे करीतर आवश्यक मरहीती सांबांधीत करयरणलयरस वेळेत परठववणयरत येते.


8) मरनव सांसरधन 1. करयरणलयरतील सवण कमणचर-यरमध्ये ववर्यरवर करमरचे वरटप

करून र्तयरनूसरर करयणवरही करण्यरत येते होय नरही

2. कमणचर-यरचे हजेरीपट ववहीत नमुन्यरत अद्यरवत ठांपण्यरत बरले आहे.


3. नैमनतक व इतर रजेचे हीशोब नोंदवहीत ठांवण्यरत आली आहे. होय नरही 4. कमणचर-यरचे हजेरीपट ववहीत नमुन्यरत अद्यसवत ठेवण्यरत

आली आहे. होय नरही

5. नैमनतक व इतर रजेचे हीशोब नोंदवहीत ठांवण्यरत आली आहे. होय नरही 6. बदली सेवरननवतृ्त ननलबन रजर करलरवधीत अनतरीक्त

करयणभरररबरबतचे करयणवरही वेळेत करण्यरत येवून र्तयरची नस्ती ठांवण्यरत आली आहे.


7. आस्थरपनेवरील सवण कमणचर-यरांची सेवर पुस्तकरत सवण नोंदी अद्यरवत आहे.


8. वेतन पउतरळणी पथकरकडून सवण सेवरपुस्तके यरची पउतरळणी करण्यरत आली.


9. आस्थरपनेवरील अनुसूगचत जमरती सवण कमणचर-यरचे जरत होय नरही

z

पडतरळणीची करयणवरही पूणण झरली. 10. कननष्ट्ठ ललपीक लशपरई यरांची वरवर्णक जेष्ट्ठतर यरदी बरबतची

करयणवरही ननयलमत केली जरते. होय नरही

11. लेखर सांबांधी सवण नोंदवहयर अद्यरवत आहे. होय नरही 12. वेतन ननश्चीती वरवर्णक वेतन वरढ वेतन व भते्त इर्तयरदी

ननयलमत अदर केली जरते व करमे अद्यरवत आहे. होय नरही

9) प्रशरसन 1. एक णखडकी योजनर व्यवजस्थत करयणरत आहे करय? होय नरही 2. एक णखडकी कक्षरत खरलील बरबी उपलब्ध आहेत करय? होय नरही अ. सवण प्रकररचे अजण होय नरही ब. सवण चेकललस्ट होय नरही क. ननपटररर करलमयरणदर होय नरही ड. द.ुनन.करयरणलयरचे व करयणक्षेत्ररची यरदी होय नरही इ. करमरच्यर वरटपरची मरहीती होय नरही ई सुचनर/अलभप्ररय पेटी होय नरही फ. हेल्प लरईन होय नरही 3. एक णखडकी कक्षरत करम करणररर कमणचररी सवण करमकरजरशी

व करयणपध्दतीशी परीचीत आहे कर? होय नरही

4. अजरणच्यर छरननीनांतर पोच ददली जरते करय? होय नरही 5. अजण न जस्वकररल्यरस ररजेक्शनस्लीप ददली जरते कर? होय नरही 6. अलभलेख व्यवस्थरपन वर्ण ववर्य ननहरय ठेवण्यरत आले आहे. होय नरही 7. द.ुनन.बैठकरांचे करयणवतृ्त वेळेत प्रलसध्द केले जरते कर? होय नरही 8. नो.म.नन./ नो.उपमनन करयरणलयरत झरलेल्यर बैठकरांचे इनतवतृ्त

सांगचकर अद्यरवत आहे कर? होय नरही

10) व्सवस्थरपन करयणपध्दती 1. करयरणलयरतील करमरचे वदटप प र्तयरची जबरबदररी अगधकररी व

कमणचर-यरमध्ये ननजश्चत केली करय? होय नरही

2. र्तयरनूसरर करमे केली जरतरत करय? होय नरही 3. करमरचे /महसुलीचे उदददष्ट्टे ननजश्चती व र्तयरनूसरर ठरवून

ददलेले वेळेत करमकरज केले जरते. होय नरही

4. मुांबई मुद्रांक/ नोंदणी बगधननयम व र्तयरचे ननयम यरांचे होय नरही

z

सुधररणरबरबरतचे प्रस्तरव व अजस्तवरत तरतूदीचे पूनणववलोकन बरबतची करयणवरही

5. प्रर्तयेक कमणचर-यरजवळ जॉबचरटण आहे कर? होय नरही 6. प्रर्तयेक कमणचर-यरजवळ वकण शीट आहे कर? होय नरही 7. परक्षीक गोर्वररर करढलर जरतो कर? होय नरही 8. गोर्वररर ननयांत्रक अगधकररी तपरसतरत कर? होय नरही 11) नरगरीक सांबांध व्यवस्थरपन 1. नरगरीकरांची सनद लरवली आहे कर? होय नरही 2. नरगरीकरस सौजन्यपुवणक व वेळेत मरगणदशणन करून र्तयरांची

वेळेत करमे केली जरतरत होय नरही

3. सुचनर व अलभप्ररय पेटी लरवण्यरत आले आहे. र्तयरत प्ररप्त सुचनरची वेळेत दखल घेवून करयणवरही करण्यरत येते.


4. करयरणलयरस भेट देणररे नरगरीकरस योग्य ती सुववधर उपलब्ध करून देण्यरत आली आहे.


5. करयरणलयरस करम करजरववर्यरची मरहीती व करलरवधी यरची मरहीती आवश्यक पत्रे सुचनर फलकरवर लरवण्यरत आल्यर आहेत


6. प्रलांबबत करमे पांकरणरचर परठपुररवर प्रथम प्ररधरन्यरने करून र्तयरचर वेळेत ननपटररर केलर जरतो.


12) तक्ररर प्रकरणे 1. तोंडी प्ररप्त तक्रररी नमून्यरमध्ये नोंदववल्यर जरतरत कर?

(नमुनर क्र. AOM/CRm/06/03) होय नरही

2. प्ररप्त तक्रररीची पोच ववहीत नमुन्यरत ददली जरते कर ? (नमुनर क्र. AOM/CRM/06/04)


3. तक्रररीची दखल वेळेत घेतली जरते कर? होय नरही सह जजल्हर ननबांधक यरांची स्वरक्षरी तपरसणी अगधकर-यरची स्वरक्षरी नरव/हुददर व दठकरण नरव/हुददर

z

38. FORM OF ISO INSPECTION AT DEPUTY INSPECTION GENERAL OF REGISTRATION :-

नोंदणी व मुद्रांक ननभरग नोंदणी उपमहरननरीक्षक करयरणलयरतील करमकरजरसरठी

आय.एस.ओे.9000 प्रमरणणकरण करयणपप्रणरलीची अांमलबजरवणीची सांबधरत अांतगणत तपरसणी अगधकररी श्री ------------------ हुददर व दठकरण ------------- यरांनी सह जजल्हर ननबांधक ----------- करयरणलय जजल्हर --------- यरांचे करयरणलयरची ददनरांक --------- रोजी केलेल्यर तपरसणीचर अहवरल. करयणरत सह जजल्हर ननबांधकरचे नरव ------------ सध्यरचे पदरवर रूजू ददनरांक -----

अ.क्र. ववर्य ननष्ट्कर्ण शेरर 1 2 3 4 1) तपरसण्यर 1. करयरणलयरतील तपरसणी अगधकररी यरांचे कडून प्रमरनररनूसरर

तपरसण्यर करण्यरत येते होय नरही

2. तपरसणी दजरण कसर आहे. होय नरही 3. महरलेखरपरल नरगपूर यरांचे तपरसणी अहवरलरत अांतीम आदेश

ववहीत करलरवधीत देण्यरत येतरत होय नरही

4. अहवरलरतील मरन्य परीच्छेदरतील वसूली व अनूपरलनरचर परठपूरवठर वेळेज केलर जरतो


5. अांतगणत लेखर अहवरलरतील आक्षेपीत रकमरांची वसूलीचर परठपूररवर वेळोवेळी केलर जरतो.


6. सह जजल्हर ननबांधक यरांचे ननरीक्षण दटपणीमध्ये अांतीम आदेश वेळेत ददले जरतरत व र्तयरतील मरन्य आक्षेपरतील वसूलीचर परठपेररवर केलर जरतो


7. आय.एस.ओे. प्ररप्त तनरसणी अहवरलरतील त्रुटीची पुतणतर करणेबरबत करयणवरही वेळेत केली जरते.


2) सरधन व्यवस्थरपन 1. खरेदीबरबत ववत्तीय अगधकरररचर योग्य व वेळेत केली जरते. होय नरही

z

2. करयरणलयरचे व ववभरगरचे अांदरज पत्रके अचुक व वेळेत परठववले जरतरत


3. करयरणलयरतील अलभलेख नस्र्तयर यरांची वगणवररी व जतन योग्य व वीहीत प्रमरणरनुसरर आहे.


4. करयरणलयरतील अलभलेख नस्र्तयर यरांची वगणवररी व जतन योग्य व ननहीत प्रमरणरनुसरर आहे.


5. जमर व खचरणच्यर रकमरांचे तरळमेळ वेळेत अचूक व ननयलमत करण्यरत येते.


6. प्ररदेलशक ववभररग प्रमुख म्हणून ववत्तीय अगधकरररचर वेळेत व योग्य वरपर करून कसयणवरही केली जरते.


3) वरवर्णक बरजरर मुल्य दर तक्ते 1. ववभरगरत चरलू वर्रणचे वरवर्णक बरजरर मूल्य दर तक्ते यरांची

अांमलबजरवणी ननयांत्रण व त्रूटीची पुतणतर वेभळेत व योग्य करयणवरही केली जरते.


2. प्रस्तववक बरजरर मुल्य सहरय्यक नगर रचनर यरांच्यरत समन्वय व ननयांत्रक ररर्तयर ठेवण्यरत येतो.


3. दर नना॑जश्चतीबरबत सुचनर प्रस्तरव योग्य व वेळेत देवून र्तयरचर परठपूररवर करण्यरत येतो


4) मरनव सांसरधन 1. करयरणलयरतील करमरचे वरटप अगधकररी व कमणचर-यरत योग्य ररर्तयर

करण्यरत येवून र्तयरनूसरर र्तयरची अांमलबजरवणी करण्यरत येते. होय नरही

2. कमणचर-यरचे हजेरीपट नैलमत्तीक रजेचे दहशोब अद्यरवत व ववहीत पध्दतीत आहे.


3. बदली सेवरननवतृ्ती ननलबन रजर इर्तयरदी बरबतची करयणवरही वेळेत व ववहीत पध्दतीनूसरर करण्यरत येते व र्तयरतील नस्र्तयर योग्यरीर्तयर व अद्यरवत आहे.


4. आ्स्थरपनेवरील कमणचर-यरची सेवरपूस्तके व र्तयरतील सवण नोंदी अद्यरवत आहे.


5. वगण 1 ते वगण 4 मधील कमणचर-यरच्यर जेष्ट्ठतरयरदीच्यर नस्र्तयर स्वतेत्र ठेवण्यरत आल्यर आहे.


6. लेखर सांबांधी स्त्रव नोदवहयर ववहीत नमून्यरत अद्यरवत ठांवण्यरत होय नरही

z

आल्यर आहे. 7. वेतन ननजश्चती वरवर्णक वेतनवरढ रजर ववेतन प भते्त यरत

ननयलमत करयणवरही करून वेळेत ददली जरतरत होय नरही

8. ववभररगरतील अगधकररी व कमणचररी यरांनर अांमलरत अगधननयम ननयम करयणप्रणरली बरबतचे प्रलशक्षण करयणशरळर सभर घेवून करण्यरत येते.


9. प्रोस्तरहन बक्षक्षस योजनरचे सदभरणत करयणवरही मरहीती प्रस्तरव योग्य वेळेत सरदर करण्यरत येते.


5) प्रशरसन 1. एक णखडकी योजनर व्यवस्थीत करय्ररत आहे करय? होय नरही 2. एक णखडकी कक्षरत खरलील आअी उपलब्ध ्आहेत करय? होय नरही अ. सवण प्रकररचे अजण होय नरही ब. सवण चेकललस्ट होय नरही क. ननपटररर करलमयरणदर होय नरही ड. द.ुनन.करयरणलयरचे व करयणक्षेत्ररची यरदी होय नरही इ. करमरच्यर वरटपरची मरहीती होय नरही ई सुचनर/अलभप्ररय पेटी होय नरही फ. हेल्प लरईन होय नरही 3. एक णखडकी कक्षरत करम करणररर कमणचररी सवण करमकरजरशी व

करयणपध्दतीशी परीचीत आहे कर? होय नरही

4. अजरणच्यर छरननीनांतर पोच ददली जरते करय? होय नरही 5. अजण न जस्वकररल्यरस ररजेक्शनस्लीप ददली जरते कर? होय नरही 6. अलभलेख व्यवस्थरपन वर्ण ववर्य ननहरय ठेवण्यरत आले आहे. होय नरही 7. द.ुनन.बैठकरांचे करयणवतृ्त वेळेत प्रलसध्द केले जरते कर? होय नरही 8. नो.म.नन./ नो.उपमनन करयरणलयरत झरलेल्यर बैठकरांचे इनतवतृ्त

सांगचकर अद्यरवत आहे कर? होय नरही

9. ववभरगरतील स.जज.नन.द.ूनन. करयरणलयरवर प्रशरसफकय ननयांत्रक व र्तयरची अमांलबजरवणी योग्य प्रकररे व वेळेत करण्यरत येते.


10. करयरणलयरतील अलभलेख नस्र्तयर यरांची योग्य ववर्यरवर वर्ण ननहरय वगणवररी करून र्तयरचे जतन केले आहे.


6) व्यस्थरपन करयणपध्दती

z

1. करयरणलयरतील ववभरगरतील करमरचे महसूल उदददष्ट्टे ननयोजन व अांमलबजरवणी योग्य प्रकररे करण्यरत येते.


2. करमरचे वरटपरनूसरर र्तयरची जबरबदररी सांबांधीतरवर ननजश्चत केली आहे. व र्तयरनूसरर करमे करण्यरत येतरत


3. जजल्हर व तरलूकर स्तरीय करयणपध्दती वसमली ननपटररर इर्तयरदी बरबतीतील करयणपेणरली आखून र्तयरची अांतलबजरवणी व ननयांत्रक योग्य प्रकररे केले जरते.


1. ठरवून ददलेले करमरचर उदददष्ट्टे वेळेत आढरवर व ननयलमत आएवर घेवून र्तयरची पूतणतर होणे करीतर करयणवरही केली आहे.


2. ननभरग सांबधी करयदे ननयम नरगरीकरांचे प्रस्तरव सचूनर इर्तयरदीमध्ये सूलभीकरण करण्यरचे दृष्ट्टीने वेळोवेळी प्रस्तरव करयणलयरस सरदर केले जरतरत


3. ववहीत केलेले मरलसक व तर्तसम वववरण पत्रे मरहीती अचूक व वेळेत सरदर केले जरते.


4. प्रर्तयेक कमणचर-यरांजवळ जॉबचरटण आहे? होय नरही 5. प्रर्तयेक कमणचर-यरजवळ वकण शीट आहे कर? होय नरही 6. परक्षीक गोर्वररर करढलर जरतो कर ? होय नरही 7. गोर्वररर ननयांत्रक अगधकररी तपरसतरत कर? होय नरही 7) अपील 1. कलम 32 ब खरलील अवपलरसांबधीच्यर सुचनर नरगरीकरांचे मरदहती

का॑ ररतर सूचनर फलकरवर लरवण्यरत आलेल्यर आहे. होय नरही

2. प्ररप्त अपील प्रकरणरत ववहीत केलेले करयणपध्दती नुसरर वेळेत करयणवरही आदेश ्ननगणलमत करण्यरत येते


3. प्रथम आल्यरस प्रथम परध्यरन्य तर्तवरचे परलन होय नरही 8) नरगरीक सांबांध ्व्यवस्थरपन 1. करयरणलयरस भेट देणररे नरगरीकरांस सौजन्यपुवणक वरगणूक व योग्य

मरगणदशन करण्यरत येते. होय नरही

2. नरगरीकरांकररतर अलभप्ररय व सुचनर पेटी करयरणलयरत लरवण्यरत आलेली आहे. व र्तयरत प्ररप्त प्रकरणरांत वेळैत करयणवरही केली जरते.


3 अभ्यरगत कक्ष व र्तयर दठकरणी नरगरीकरांस योग्य सुववधर मरदहती फलके आवश्यक सुचनर लरवण्यरत / ठेवण्यरत आल्यर आहेत.


z

4. प्रलांबबत करमरचर परठपुररवर ननपटररर प्ररधरन्यरने करण्यरत येतो. होय नरही 5. नरगरीकरांची सनद प्रमरणे करयरणलयरतील करमे केली जरतरत. होय नरही 6. ववभरगरतील दयु्यम ननबांधक / सह जजल्हर ननबांधक यरांचे कडून

प्ररप्त नरगरीकरांच्यर तक्रररी / सुचनर अलभप्ररय यरची दखल घेवून करयणवरही वेळेत करण्यरत येते व आवश्यक र्तयर बरबतीत प्रस्तरव वरीष्ट्ठ करयरणलयरस वेळेत परठववण्यरत येतरत.


9) तक्ररर प्रकरणे 1. तोंडी प्ररप्त तक्रररी नमुन्यरमध्ये नोंदववल्यर जरतरत कर ?(नमुनर

क्रां AOM/CRM/06/3) होय नरही

2. प्ररप्त तक्रररीांची पोच ववहीत नमुन्यरत ददली जरते कर?(नमुनर क्रां AOM/CRM/06/04)


3. तक्ररांरीची दखल वेळेत घेतली जरते कर? होय नरही नोंदणी उपमहरननरीक्षक यरांची तपरसणी अगधकर-यरांची सही / लशक्कर / ददनरांक स्वरक्षरी व ददनरांक

z

NATURE OF PROCESS IN DEPUTY INSPECTOR GENERAL OF REGISTRATION

1.Regular administative responsibilites :- The administrativ resposibilities of DIGR can be classfied as :- 1. Management processes. 2. Resource Management. 3. Human Resources. 4. Administration Process. 5. Inspection & Audit. 6. Appeals. 7. Carry out Inherent quasi- judicial function as per Quality standards. B. Supervisory Authority a. Supervise the performance of the following process by subordinate officers:- 1. Registration 2. ArchivaL & Retrieval 3. Marriage Registration 4. Assessment of stamp duty of instruments. 5. Indenting of stamps & sale of stamps / franking machine. 6. Refund 7. ASR preparation 8. Appeals 9. CRM Incliding

z

a. Grlevance Redressal b. Customer Communication c. Corrective & Preventive Meansures 10. Resource Management Including a. Purchases b. Budgeting c. House keeping and maintenance d. Payments e. Accounts f. Reconcillation 11. Human Resource Including a. Estabishment b. Training c. Inclentive Schemes d. Promotions 12. Management Process including a. Target setting & Review b. Amendments to stamp Act & Regostration Act 13. Administration Processes including a. Inward/Outward b. Record Management 14. Audit and Inspection including ISO Audit 2. ISO related responsibilities :- 1. Monitor & measure the objectives for various processes. 2. Act as an effctive link between the Head offices and the field office. 3. Guide JDRs through the pilicy flow chart. 4. Check all points as per process flow problems & rectifications required in processes. 5. Report to IGR about quality problems & rectications required in processes. 6. Report to IGR regarding any problems that cannot be solved by hin or at his

z

level. 7. Conduct Inspections as per Inspection Manual. 8. Check quallty of processes periodically. 9. Keep and maintain all records related to ISO 9000. 10. Perform all administrative duties (Zero defect services) & take neccessary steps for co-ordination with PPP agencles. 3. Responsibilities pertaining to CRm :- Communicate with clients when required regarding Grievances,understanding their suggestions etc. 5. Behavioral Responsibilities. Treating citizens cordiality A. NATURE OF PROCESS :- MANAGEMENT PROCESS :- a. Objective :- 1. Set ooffice wise revebue recovery targents bases on the Government targets. 2. Review performance. 3. Suggest changes in law on the basus of feed backs/ complaints made by public. 4. Suggest changes in act for resource mobilization. 5. Set office wise targets for evasion of stamp duty. 6. Review management objectives. 2. Measurable Objectives a. Achivement againts revenue target. b. Department objectives beign reviewed peridically. 3. Measure (Target) a. Annual/Monthly target for revenue recovery. b. Review conduct as per management review process.

z

4. Record with frequency :- a. Weekly/month reports. (SR TO JDR) (JDR TO DIG) (DIG TO IGR) b. minutes of review meetings. B. NATURE OF PROCESS RESOURCE MANAGEMENT a. Objectives :- 1. Compellation of requirement of resources from field officers & provision of infrastructure / requirements to meet all other objectives. 2. Approval & budgeting. 3. Purchases of goods & services. 4. Ensuring maintenance & house keeping. 5. Keep accounts of daily yearly & monthly Expenditure properly. 6. Periodical reconciliation of Receipt & expenditure b. Measurable Objectives 1. Budget proposals send in time. 2. Timely expenditure reconciliation. 3. Timely receipt reconciliation. 4. No other objective suffers due to lack of resource. 5. Correctness of purchase & payments activities. c. Measure (Target) 1. Time limits as given in budgeting activity. 2. Time limits as given in reconciliation activity. 3. Time limits as given in reconciliation activity. 4. Immediate Fulfillment of demand within stipulated time limit. 5. Full compliance as per process requirements.

z

d. Record with frequency 1. Certificate of JDR/DIG etc. 2. Outward register at IGRO 3. Reconciliation certificates. 4. Reconciliation certificates. 5. SOS report format & action taken report / Inspection audit report. 6. Inspection / audit report. E. NATURE OF PROCESS :- HUMAN RESOURECS A. Objective :- 1. Personal Information system from recruitment to Superannuation. 2. Give regular benefits on time. 3. Monitoring Performance of employees 4. Defining polices for promotion / Reward 5. Designing clear transfer policy for transfers & submission of transfer proposals. 6. Resolving internet grievances 7. Clear & Implementable training policy. B. Measurable Objectives 1. Updated PIS 2. Timely publication of seniority lists. 3. Timely release of time-bound benefits 4. ACRs - written in time. 5. Compliance with transfer policy. 6. Timely disposal of pension cases 7. Training. 8. All HR process are correctly followed in the stipulated. C. Measure (Target) 1. service books & personal information cards are up-to date 2. Time standards as per HR process manual. 3. Increments released on due date.

z

4. Time bound promotion given automativallyin time. 5. Self assessment -before 15 th April 6. Reporting before 30th April 7. Review before 15 th May 8. Requests taken April 9. General transfers- Finalized in may 10. Special transfers - SOS 11. Pension cases send to AG -6 month before due retirement 12. Workshops - once in 6 month and as required D. Record with Frequency :- 1. Inspection/adult report 2. Certificate of HOD, Publication record. 3. Cross check against increment. 4. Due date register 5. Cross check against time bound promotions 6. Inspection/adult 7. Due date register. 8. Certificates by concerned officers 9. Inspection/audit report 10. Letter asking for requests to all due. 11. Request letter. 12. Transfer order & file with nothing 13. Monthly MIS report 14. Workshop report to IGR. 15. Inspection/ audit report Register. 16. Certificate C. NATURE OF PROCESS : - ADMINISTATION PROCESS a. Objective : 1. Defining the letter journey system 2. Defining file journey system

z

c. Measurable Objectives :- 1. Up to date inward/ outward registers maintained 2. File Journey as per process guidelines. d. Record with frequency 1. Inspection/ audit report 2. Weekly abstract 3. Worksheet abstracts. 4. Inspection / audit reports. D. NATURE OF PROCESS :- APPEALS a. Objective 1. Speedy & Timely disposal of appeals on FIFO basis b. Measurable Objectives 1. Disposal in time & as per FIFO c. Measure (Target) 1. DIG level- 3 Month d. Record with frequency 1. Inspection 2. MIS 3. Public e. Time Farme 1. For DIGs- 3 Month B. NAME IF ACTIVITY - APPEAL UNDER THE BOMBAY STAMP ACT, 1958 :- 1. Name of the Activity : appeal under sec.32 (B) of the Bombay stamp ACt 1958 2. Objective : To decide matters u/s 32 (B) of the Bombay stamp ACt 1958 3. Priority : Medium 4. Periodicity / Frequency Dally - 5. Decision Making Authority : D.I.G. & D.Y. Controller of stamps.

z

6. Acts :- 1) The Bombay stamps ACT 1958 2) Registration Act 1908 3) Maharashtra Regulation of Marriage Bureaus & Registration of

Marriages ACT 1998. 7. List of Documents to be annexed for decision - making 1) Order passed by the Collector of stamps u/s 32-A & the proceeding 8. Output of Activity and no. of copies - Order- 1copy, inttimation - 4 copies 9. Reports generated :-Monthly 10. Record Classification : A NATURE OF PROCESS IN THE INSPECTOR GENERAL OF OFFICE A. Regular administrative responsibilities :- The administrative responsibilities of IGR can be Classified as :- a. Implementing authority for the following process :- 1. Refund 2. ASR preparation with the assistance of JDTP 3. Act as appellate authority for Marriage Registration. 4. Management Process. 5. Administration Process. 7. Human Resources. 8. Appeals b. Supervisory Authority 1. Supervise the Performance of the following processes. 2. Registration 3. Archival & Retrieval 4. Marriage Registration 4. Assessment of stamp duty on instruments 5. Indenting of stamps sale of stamps, Franking Machine.

z

2. ISO related responsibilities:- 1. Monitor & measure the objective for various processes. 2. Responsible for all the policy marking within the department. 3. Plan policies and procedures to deliver quality services to customers effectively. 4. Conduct management review activities. 5. Approve all documents including the manual. 6. Ensure that all monitoring and measurement activities proceed as per plan and where appropriate corrective and preventive activities and continual improvement are done. 7. Solve problems or find solutions to problems wherever they may be. 8. Given proper instruction to supervisions regarding planning implementation and other activities that need be carried out in the organization 9. Conduct inspections. 3. Responsibilities pertaining to CRM : Provide services and maintain continuous rapport with elects and serve as a medium of communication between the department and outside environments and Government NATURE OF PROCESS IN THE JOINT DIRECTOR TOWN PLANNING OFFICE/ ASSISTANT DIRECTOR TOWN PALNNING A. Regular administrative responsibilities :- The administrative responsibilities of IGR can be classified as :- a. Implementing authority for the following processes :- 1. Scientific preparation for ASR. 2. Acting as adverse to IGR in valuation matters. 3. Conduct training to ADTPS for ASR preparation & using 4. Controlling D.O. 12 of IGRO 5. Plan Policies and procedures to deliver quality services to customers affectiviely.

z

6. Provide services and maintain continuous rapport with clients and serve as a media of communication between the department and the outside environment and Government. 7. Solve problems or find solutions to problems wherever they may be. 8. Give proper instruction to supervisors regarding planning implementation and other activities that need to be carried out in the organization. 2. ISO related responsibilities :- Conduct inspection 3.Responsibilities pertaining to CRM :- Communicate with clients when required regarding Grievances, understanding their suggestions etc. 4. Behavioral Responsibility Treating citizens cordially. 2. PREPARATION IF ANNUAL STATEMENTS OF RATES :- A. Objective :- 1. Scientific & correct preparation of ASR reflecting the TMV for small group of properties done through consultation with stakeholders 2. System up with revised ASR by due date in the form of i) Hard Copy II) Soft Copy III) Updating of website

z

B . Measurable Objective : I) Timely Publication II) Compliance to procedure C. Measurable (Target) I) Publication in all forms on 1st January II) Full compliance to procedure D. Record with Frequency :- I) Certificate issued by SR on 1st January II) Inspection /audit report

z

1. Preparation of Annual Statement Report (ASR):- PREPARATION OF ANNALS STATMENT OF RATES FOR VALUATION OF LANDS AND BUILDING VALUATION FOR STAMP DUTY FOR THE PURPOSE OF STAMP DUTY. INTRODUCTION :- Every instrument of conveyance, exchange, gift , certificate of sale deed of partition or power of attorney to sale immovable property when given for Consideration, deed of settelement or transfer of lease by way of assignment comes under the purview of section 32-A provides, that if any Officer registering such instrument has reason to believe that the market value of the immovable property which is the subject matter of such instrument has not been truly set-forth tehrein, he may before registration of the instrument refer true copy of such instrument to the Collector of the District for determination of the true market value of such property. Earlier the Bombay Stamp Act or the Rules made there under did not provided for any scheme which would help the registering officer to know whether the market value of the immovable property, mentioned in the instument is as per the prevailing market value. If there is difference in the consideration as stated in the instrument and the market value of the property, he has to refer the document before registration to the Collector for determining the true market value of the property. In order to have quick knowledge regarding the market Valued of the properties a scheme known as "Quick Ready Reckone" has been evolved wherein the market values of the properties in the Urban as well as in the rural areas have been worked out and tabulated first time in 1989. For working out the tables of market values, State Government created a cell from the Town Planning and valuation Department who are experts in valuation of lands and buildings, for the purpose of preparation of such ASR. These A.S.R. were le[t of the kept in the office of the sub-Registrar however, they were not shown to the general public.

z

These was criticism about this procedure. The Government therefore amended the Bombay Stamp Act in 1995 and it is now mandatory to prepare, Annual Statement of Rates (A.S.R.) ever year by the office of the Joint Director of Town Planning Valuation Pune till 31st October. The Joint Director is supposed to submit these ASR to the Inspector General of Registration and Stamps, Maharashtra State, Pune who finalists the statements by 31st December of every year and from 1st January of succeeding years these A.S.R. come into force. Procedure for preparing the Annual Statement of Rates (A.S.R.) :- The entire are of Maharashtra is divided into there categories viz. (1) Urban areas, (2) Villages under the influence if larger cities and (3) Rural areas. The urban areas include all Municipal Corporations and Municipal Councils and all Cantonments from Maharashtra. The Annual Statements of Rates for the urban area contain various details such as value zone, details of value zone, Rates for open land, rates for residential buildings rates for industrial office users and rates for shops. A.S.R. for Urban Areas :- Earlier we used to give the average land rates in value zones. City Survey Nos. Final Plot Nos. etc. were not given these A.S.R. as a result of which it was difficult for a person to know precisely what is the value of his plot before submitting has document to the Sub-Registrar for Registration. This lacuna was eliminated when Dr. Karir took over as inspector General of Registration and stamps Maharashtra State, Pune in 2000. Thus City Survey number, Survey numbers, Gat-numbers, Final plot number etc.; were included in various value zones, for the first time in the A.S.R.2001. As a result of this, lot of transparency came in the preparation of A.S.R. If the person presenting document for Registration knows the CTS Nos./S.Nos/Gat Nos. or Final plots Nos as the case

z

may be, it was possible for him to know the value of his property,. In order to help the sub-Registrars who are not Values, general guidelines as to how to use the A.S.R. were, prepared and was included as a part of A.S.R. While preparing the A.S.R.2002 under the guidance of Dr. karir, we decided that in certain inportant areas like Mumbai, pune, Aurangabad, Thane, Nashik ect., digitized map of various value zone be included so that a person rightly knows ere his property is situated. with the help of the digitized map, he can locate his value zone and with the help of the digitized map, he can locate his zone and with the help of A.S.R. he can find out the value of his property.This data is now included on the Website of Registration Department under the title of the website www.mahaigr.org.It is ultimate aim of this Department to provide futher detailing of various digitized map refferd to above.It is prososed that from next year maps of all Corporations in the Maharashtra will be digitized and the A.S.R for these Corporations will be prepared with these digitized maps. The city was divided into divisions according to Muncipal wards as per taxation purpose and further into different value zones and sub-zones in such a way that the property under transfer could be located in the zone and futher sub-zone on the basis of decription of the property given in the document. The main value zones have been designated according to the paths/wards locally knows in the city and futher different villages which are marged in the Municipal limits.The sub zones in each value zone have been designated on the basis of commercial potential potential available on the different roads and further the residential localities of different district characters. In each sub-zone rates of open lands residential flats commercial users on upper floors and shopping on the ground floor have been given per unit area. The eaters given in the in the A.S.R for built up properties are for new buildings with general specification observed in the locality.In case of old buildings the value of the property will depend upon the existing tenants in the property ares occupied by the tennats rent received from the tenants and the available floor space as per the permissible FSI. For giving rates of builts of properties and open lands in the A.S.R. detailed enquiry's were made with different Builers and also the date regarding transactions during the last 2-3 years ewre taken into consideration.While making enquiries with

z

the builders the staff members were instructed to make enquiries as if they are the intending purchases.It was seen that in the majority of the cases the actual amount to be paid was more that the amount to be maintained in the document However in the case of few Builders there was difference between the actual amount to be paid and the amount to be mentioned in document.There few transactions were considered reliable for preparing the A.S.R. In addition to above rental instances were also collected in case of institutuins like Banks LIC offices etc.These instances are also considered while preparing the A.S.R Sine the rates given in the A.S.R have to represent the zonal values a series of disoussions were carried with Town planning Officers Municipal authorities Builders/Developers and respectable citizens before finalising the A.S.R. Survey No wise A.S.R. for villages under influence areas of larger cities and towns. After preparation of Taluka-wise A.S.R for rural areas and also preparing A.S.R for Muncipal corporations and Municipal council areas it is neccessary to prepare details A.S.R for vilages which are coming under the influence of all these Municipal towns and cities.For preparing the details A.S.R Talathis of the respectives village have been instructed to give the information Survey numberwise in the following categories. 1. Hilly areas - S.Nos. 2. Forest lands - S.Nos. 3. Gairan - S.Nos. 4. Defence land - S.Nos. 5. Lands acquired for different projects - S. Nos. 6. Jirayat cultivation - S.Nos. 7. Seasonal bagayat - S. Nos. 8. Perennial bagayat - S. Nos. 9. (Authorised N.A.Use Survey Nos) 10 Unauthorised N.A. Use Survey Nos. 11. N.A Potential Lands - s. Nos. The above information received from respective Tahsil is shown on the plan as per the specific colour code prescribed for the same. The necessary sales

z

date is also collected for these village and the sales plan showing the rates of lands under rthese sales ares under the respective sale and dates of sale is prepared for each village.With reference to the sales plan and also the plan showing information received from the Tahsil the village is inspected personally and the information given by the Talathi is verifly actually on site Considering the present developments existing on site and the future planning made for the area the potential fro Non-agricultural use is ascertained At the time of site inspection infrastructure facilities available for agricultural use or the agricultural purposes are verified on site On the basis of sale instances available on record local enquiries on the site rental instances collected on site from the various institutions like Banks Societies etc the land valus in different parts of the village are judged.Commercial developments and the commercial potential have to be ascertained on site.Incase of residential ares it has to be verified whether they are disrict localities of high income group societies.Considering all these aspects the gaothan area the non agriculture lands and the agriculture lands have been given for each different zone and the rates of land value have been given for each different zone depending on the existing developments potential for fiuture development exisiting infrastructures avaialable etc For non agriculture land rates are given in Rs./Sq.mt. while for while for agricultural land and hilly areas the rates are given in Rs./Hectare It is not necessary to give the rates for forest lands Gairan defence lands and the landsacquired for different projects.In case of agriculture lands the rates are to given depending on the agricultural assessment per hectare It has been decide that where one S.No different parts are used for Jirayat Seasonal Bagayat or Perennial Bagayat cultivation then that S.No will be included in the jirayat zone and the rates for parts which are under seasonal or perennial bagayat the rates will be 15 times and twise the Jirayat lands respectively.If the agriculture land is partly under seasonal and partly perennial bagayat then S.No is included in the seasonal bagayat zone and the rate for perennal bagayat part will be 1.33 times the seasonal bagayat rate. The preparation of Annual Statements of Rates (ASR) as per the Bombay Stamp Act 1958 is one of the process of Registration Activities.This process can be furture sub-divided into 4 sub-processes viz.

z

1) Datecollection(map,talathi,information,sales,notifications,variousvalution,marketrate, local inquiry) 2) Data compilation (back data,map revision,ipdating sales.D.P/R.P proposals boundaries checking,preparation of sales plan,site inspection) 3) Date analysis (reffilimg of previous & current information,removing ambiguity,draft market rates,discussion with varios) 4) people & associassion,consideration of suggestion,submission to J.D.T.P & discussion,preparation of draft A.S.R of maps 5) Data presenatation (Publication of market rates) (Discussion with I.G.R. final draft A.S.R. submission to I.G.R. throught J.N.P.T. 6) Sanctioning of A.S.R. by I.G.R. feeding of A.S.R. to computer, checking recorrecting, printing & finaly C.D.s are cut & implementation of A.S.R. in S.R. office) These sbu processer are further sub-divided into various activities which ultimately realted to the preparation of ASR which are used by the commen citizens to pay stamp Duty while registering their documents in the REgistatrs office. As stated above, the entire system is divieded into process, sub process activities. IT is the requirement of ISO that,each activity should be expalined with the flow chart along with sctivity sheet which consist of the objective of the activity , who is responsible for completing the activity, howmuch time he should take , who should take the final decision. what is time required for completing the activity and chart, format of that chart should be stanardized so that it would be example, if activity, when it should collect that DAta, why he should go be collected, then what time this activity should be completed and what record it will be generated. Noramally the outcome of this activity is local enquiry register, format of this register should be included there. In case of compitiation, normally all data which form input in ASR preparation is presented on map. So the outcome of sub-process of compilation is

z

ma, which should indicate all the relevant DAta that is collectyed from verious sources in preparation of ASR. The analysis should be of the compiled DAta put on a map of that area. The ISO requires that this Analysis should be written down in the form of minutes of verious decision, or conclusion drawn in the form of minutes for instance if in a partiicular town there are more transaction in one of the localities, then data collected form that locality will be put on a map of that town and bases on data obtained form verious sources in that particular locality value of that zone will be decided. IF form that available data for conclusion is drawn that certain percentage rise should be given to the rates collected in the last year ASR, then this cinclusion should be written in the form of minutes. It is the usual practice of our department that, once the rates of various selected zones is not avvailable, then rates of zones, Which have been decided in the available Date. In the process. if the difference between the rate of two adjoining zones are substaintial i.e. more than 20% then this should be properly explained in the form of minutes. ISO is very particular about the documentation of verious processes, sub-processes and activities. The idea is that there should be standardization of various activities if at all there is change in the process or sub-process or activity the organization should know why this change is necessary and who is responsible to take decision about this change. Once tha chage is made it should be made known to all those who are concerned with process sub-process or activity and it should go in the standard be market absolute or cancel and should be kept in separate file.The ideas here is that the proper decisions taken at higher level are communicated to the persons who are actually end users of that decision and nobody should claim he acted according to the wrong instructuins which has resulted in chaos. In the entire process of preparation of ASR of which lot of sub-processes and activities are part is a process starting from 1st January ending upto 31st December (Data cellection January to May, compilation of data June & July data analysis August & September submission of A.S.R Octiber end & publication of market rates November & December) Timing for piblication of market rates is divided as under submission of A.S.R to I.G.R before 31st October feeding of

z

A.S.R to computer upto 20th of November checking computerized data upto 1st of December refeeding correction upto 7th of December printing & binding of A.S.R upto 25th December preparation of C.D.s S.R. wise upto 28th December omplementation of A.S.R from 1st January. 3. Name Of Activity :- Data Collection 1. Name of the Activity : Data Collection (ASR Preparation) 2. Objective : Data Compilation 3. Priority : Top/Medium/Low 4. Periodicity / Frequency- A) Dally B) Weekly C) Fortnightly D) Monthly E) Half Yearly F) Yearly 5. Decision Making Authority : TP (e.g T.P/ADTP/JDTP/State Govt) 6. Act/Rule/Circular/G.R Government the activity :- 1. Circiular 7. List of Documents to be annexed for decision making : 1. Letters written to various offices and departments 8. Output of Activity and no. of copies - Collection of data and local Enquiry Order/Permission/Notice/Certificate register. 9. Reports generated :- (e.g Daily/Weekly/monthly/Quarterly/Half Yearly / Annually) 10. Flow chart / Information flow (attach a separate sheet) Input Information processing Output 11. Record Classification : A) B) C) D) 12. Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) 13. Does the present flow needs modification : No 14. If any the revised flow chart : 15. Do you feel this activity redundant : No

z

4. Name of Activity : Compilation Of Data 1. Name of the Activity : Compilation Of Data 2. Objective : Data Compilation 3. Priority : Top/Medium/Low 4. Periodicity / Frequency- A) Dally B) Weekly C) Fortnightly D) Monthly E) Half Yearly F) Yearly 5. Decision Making Authority : TP (e.g T.P/ADTP/JDTP/State Govt) 6. Act/Rule/Circular/G.R Government the activity :- 1. Circiular 7. List of Documents to be annexed for decision making : 1. Letters written to various offices and departments 8. Output of Activity and no. of copies - Collection of data and local Enquiry Order/Permission/Notice/Certificate register. 9. Reports generated :- (e.g Daily/Weekly/monthly/Quarterly/Half Yearly / Annually) 10. Flow chart / Information flow (attach a separate sheet) Input Information processing Output As per activity flow chart sheet No.2.1 11. Record Classification : A) B) C) D) 12. Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) 13. Does the present flow needs modification : No 14. If any the revised flow chart : 15. Do you feel this activity redundant : No

z

5.Name Of Activity : Data Analysis 1. Name of the Activity : Data Analysis (A.S.R Preparation) 2. Objective : Data Analysis 3. Priority : Top/Medium/Low 4. Periodicity / Frequency- A) Dally B) Weekly C) Fortnightly D) Monthly E) Half Yearly F) Yearly G) Seasonal 5. Decision Making Authority : TP (e.g T.P/ADTP/JDTP/State Govt) 6. Act/Rule/Circular/G.R Government the activity :- 1. Circiular 7. List of Documents to be annexed for decision making : 1. Collected information Maps rates etc. 2. Minutes of meeting suggestion 3. Discussuions with higher Authoroties 8. Output of Activity and no. of copies - Draft A.S.R (Order/Permission/Notice/Certificate) 9. Reports generated :- (e.g Daily/Weekly/monthly/Quarterly/Half Yearly / Annually) 10. Flow chart / Information flow (attach a separate sheet) Input Information processing Output As per activity floe chart sheet No.31 11. Record Classification : A) B) C) D) 12. Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) 13. Does the present flow needs modification : No 14. If any the revised flow chart : 15. Do you feel this activity redundant : No

z

6. Name of Activity : Publication of ASR / MARKET Value :- 1. Name of the Activity : Publication od market value 2. Objective : publication of market value 3. Priority : Top/Medium/Low 4. Periodicity / Frequency- A) Dally B) Weekly C) Fortnightly D) Monthly E) Half Yearly F) Yearly G) Seasonal 5. Decision Making Authority : TP (e.g T.P/ADTP/JDTP/State Govt) 6. Act/Rule/Circular/G.R Government the activity :- 7. List of Documents to be annexed for decision making : 1. Draft Annual statement of Rates 8. Output of Activity and no. of copies - Order/Permission/Notice/Certificate register. 9. Reports generated :- (e.g Daily/Weekly/monthly/Quarterly/Half Yearly / Annually) 10. Flow chart / Information flow (attach a separate sheet) Input Information processing Output As per Activity flow chart sheet No 4.1 11. Record Classification : A) B) C) D) 12. Incoming Mail (Tapal) (For one month for this activity) 13. Does the present flow needs modification : No 14. If any the revised flow chart : 15. Do you feel this activity redundant : No

नोंदणी व मुद्रांक...

Documents

Transcript of नोंदणी व मुद्रांक...