| 17 1 Design in Office Software – einige Basisinfos.
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Design in Office Software – einige Basisinfos
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Einsatzgebiete
Intern/Extern = Corporate Communications = gestaltungswürdig
Korrespondenz Briefe Angebote Rechnungen
Arbeitsunterlagen Konzepte Berichte Protokolle Planungspapiere
Marketing Newsletter Businesspläne
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Der Briefbogen
Für Start-Ups ist eine »virtuelle Geschäftsausstattung« budgetschonend in der Gründungsphase
Firmen mit überwiegend Onlinekommunikation können die klassischen Vordrucke ersetzen Briefbogen Angebot/Rechnung Faxformular
Onlinekommunikation bekommt die gleiche optische Qualität E-Mail-Gestaltung PDF-Kommunikation
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Funktionsumfang
Arbeit und Funktionsumfangvon modernen Textverarbeitungsprogrammen ist teilweise vergleichbar mit Seitengestaltungsprogrammen (InDesign, QuarkXpress)
Freie Schriftwahl Platzierung von grafischen
Elementen Formatvorlagen Tabellen Textrahmen Farben
Darüberhinausgehende Funktionen, die einer »guten Gestaltung« auch mal hinderlich sind
Serienbrief Texteffekte Feldfunktionen Rechenoperationen Designvorlagen Thesaurus Formulare Makros
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Kontrollverlust
Der immense Funktionsumfang von Word kann zu einem Kontrollverlust über die Gestaltung führen Klassischer Briefbogen aus der
Vor-PC-Zeit (1985) Mit Schreibmaschine gefüllt Könnte heute mit Word so
aussehen
Meinungsführerschaft behalten bedeutet: der Designer muss dem User Unterstützung bieten.
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Option 1 = Klassik (Texteindruck in Vordruck)
Der Briefbogen wird klassisch gestaltet, inklusive der Kommunikationsdaten und z.B. im Offsetdruck vorproduziertDie Textinhalte werden in Word formatiert und per Desktopdrucker auf den Briefbogen gedruckt
Designer:Kein Lernbedarf – sollte den Kunden für den Umgang mit Word sensibilisieren (Corporate Design)
Kunde: Hat komplette Gestaltungsfreiheit beim Inhalt – muss die Vorgaben des Designers, bzw. das Corporate Design verinnerlichen
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Option 1 = Klassik (Texteindruck in Vordruck)
Vorteile Höchste Gestaltungsfreiheit Höchste Gestaltungsqualität
(Mikrotypografie) Farbsicherheit SW-Drucker reicht Schnelligkeit
Nachteile Produktions-Vorkosten
(1. und 2. Seite) Wenig flexibel Nicht onlinetauglich
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Option 2 = Hybrid (Druck auf reduzierten Vordruck)
Nur die gestaltungsprägenden Elemente werden vorgedruckt (Farbflächen, Logo, …)Sämtliche Textelemente inklusive der Kommunikationsdaten sind in Word festgelegt und werden in den Vordruck gedruckt
Anpassung von Wordelemente an Vordruck müssen Spielraum (< 2 mm) erlaubenEs gibt Abstriche bei der MikrotypografieDie Vorlage kann flexibel für die gesamte Unternehmens-kommunikation genutzt werden
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Option 2 = Hybrid (Druck auf reduzierten Vordruck)
Vorteile Hohe Gestaltungsfreiheit Hohe Gestaltungsqualität Farbsicherheit SW-Drucker Schnelligkeit Bedingt onlinetauglich Flexibel als 1./2. Seite
nutzbar
Nachteile Produktionsvorkosten Anpassung von
Vordruck und Eindruck Nur bedingt onlinetauglich
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Option 3 = Word-Briefbogen (Druck auf Blankopapier)
Es liegt lediglich ein Blankopapier vor Weiß Farbig Wasserzeichen Klassisches Geschäftspapier Naturpapier
Alle Elemente (Gestaltungselemente und Texte) können ohne Anpassungen auf das Papier gedruckt werden
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Option 3 = Word-Briefbogen (Druck auf Blankopapier)
Vorteile Gute Gestaltungsfreiheit Flexibel für gesamte
Kommunikation Keine Produktionsvorkosten Farbe als Informationsträger
nutzbar OnlinetauglichNachteile Gestaltung eingeschränkt Abstriche bei Typoqualität Kosten bei Massendruck Druckgeschwindigkeit Keine Farbsicherheit »Kalibrierungsbedarf« in
größeren Firmen
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Ein paar grundlegende Hinweise
Schriften Satzspiegel Formatierungen Farbe
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Schriften
Alle Schriften die dem System zur Verfügung gestellt sind können in Word genutzt werden.Es sollten Fonts gewählt werden die den User nicht überfordern und den Konventionen von Word folgen: Normal Kursiv Fett Fettkursiv
Systemschriftenoder spezielle Office-Pakete von Satzschriften
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Satzspiegel
Briefbogen vor ComputerKorrespondenztexte waren unten(Greiferrand Schreibmaschine)Gesamte Blattbreite wurde für Text genutzt (= 80 Zeichen/Zeile)Moderner PC-Schrift erreichen ca. 110 Zeichen/Zeile(= ein Drittel mehr pro Zeile)Der Satzspiegel sollte schmal gehalten werden. Auch wenn es Überzeugung des Kunden erfordert, der möchte das Papier ausnutzen.
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Formatierungen
Oft wird mit Word noch wie mit einer Schreibmaschine gearbeitet, (nebenan ein Worddokument mit eingeblendeten Steuerzeichen) Formatvorlagen helfen Gestaltunsvorgaben umzusetzenOft muss hier Überzeugungsarbeit geleistet werden, damit Word in seiner Funktionalität effektiv nutzbar ist, besonders bei:
Längeren Texten Gegliederten Texten Einsatz von Word-Automatiken
(Inhaltsverzeichnis, Fußnoten, Kapitelüberschriften)
Einsatz von Makros
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Farbe
Officesoftwares arbeiten i.d.R. im RGB-ModusÜbliche Bürodrucker verarbeiten Daten ebenfalls in RGB(Druckertreiber sorgt für die Umsetzung in CMYK oder bei den Fotodruckern in 6, 7, 8, 9 Farben)Kein FarbmanagementFarben sehen am Bildschirm anders aus als bei der Ausgabe Bildschirmansicht eines Briefes Druckansicht des Briefes
(Beachten Sie die Änderung des Blautons im Logo)
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Wann macht ein »virtueller« Briefbogen Sinn?
Regelmäßiger Online-Einsatz (Verteilung per Internet, Intranet, E-Mail)
Überschaubarer Printbedarf (< 50 Printvordrucke im Monat)
Aktueller Anpassungsbedarf/Individualisierungen(z.B. Startups, Vereine)