Workshop: Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos

Workshop

Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos

São Paulo, BrasilSão Paulo, Brasil

23 de Agosto de 2014

Alexandre Matos – Universidade do Porto

Documentation, the management of information about collections, is the key to

unlocking the potential of our museums. It is more than simply a means of managing an

object in a collection. It is a way of turning that object in a collection. It is a way of turning that object into a working artifact, a vital part of the

creative process which transforms

recognition into inspiration for our users.

Mike Houlihan (Antigo Chairman da MDA)

Slide com fichas de inventárioSlide com fichas de inventário

Gestão InventárioConservaçã

Coleções e Públicos

Divulgação Investigação ...

GestãoGestão

InventárioInventário......

ConservaçãoConservação

DivulgaçãoDivulgação

InvestigaçãoInvestigação

Problemas

DesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimento DocumentaçãoDocumentaçãoDocumentaçãoDocumentação AcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidade ConservaçãoConservaçãoConservaçãoConservação

NORMALIZAÇÂONORMALIZAÇÂONORMALIZAÇÂONORMALIZAÇÂO

Plano e estratégia de documentaçãoPlano e estratégia de documentaçãoPlano e estratégia de documentaçãoPlano e estratégia de documentação

Política de gestão de coleçõesPolítica de gestão de coleçõesPolítica de gestão de coleçõesPolítica de gestão de coleções

Missão do MuseuMissão do MuseuMissão do MuseuMissão do Museu

Fonte: BSI PAS197 - Code of practice for cultural collections management

MissãoA mission statement is the beating heart of a museum. It

articulates the museum’s educational focus and purpose

and its role and responsibility to the public and its

collections. Some museums choose to also develop visioncollections. Some museums choose to also develop vision

and value statements as a way of extending the concepts

expressed in the mission statement. These are different but

related guiding documents for the museum: mission is

purpose; vision is future; and values are beliefs.

Missão

• dirige tudo o que o

museu faz;

– visão, – visão,

– formulação de políticas;

– planeamento

– Operações

• Base estratégica

Política de gestão

• Sustentada pela Missão do Museu;

• Parte de um diagnóstico da coleção

do museu;

• Deve abordar as questões relativas a:• Deve abordar as questões relativas a:

– Desenvolvimento;

– Documentação;

– Acessibilidade;

– Conservação;

• Deve ser um único documento;

• Deve ser um documento público.

Estratégia• Define as prioridades do Museu

em relação à documentação das

coleções;

• Sustentada pela políticas de

gestão;gestão;

• Contém os objetivos a alcançar

no processo;

• Estabelece os critérios a observar

para cumprir o definido na

política de gestão da coleção.

Planeamento

• Define as ferramentas;

• Define os recursos

humanos;humanos;

• Define prazos;

• Atribui responsabilidades;

• Define a forma e

momentos de avaliação.

The role of Standards is

not to standardise, butnot to standardise, but

to enable!Nick Poole, CollectionsTrust CEO

do Lat. norma, régua, esquadro < Gr. gnórimos, fácil de conhecer

s. f., princípio que serve de regra;

preceito;

exemplo;

modelo, padrão;

método;

procedimento, costume ou hábito aceite;

estado habitual;

conjunto de regras de uso relativas às características de um produto ou de um método,

compiladas com o objectivo de uniformizar e de garantir o seu modo de funcionamento

e a sua segurança;

aquilo que é de uso geral, relativamente à língua;

Norma - ISO

A standard is a document that provides

requirements, specifications, guidelines or

characteristics that can be used consistently to

ensure that materials, products, processes and

services are fit for their purpose.

Norma - BSI

In essence, a standard is an agreed way of doing

something. It could be about making a product, managing

a process, delivering a service or supplying materials –

standards can cover a huge range of activities undertakenstandards can cover a huge range of activities undertaken

by organizations and used by their customers.

Standards are the distilled wisdom of people with

expertise in their subject matter and who know the

needs...© BSI –British Standards Institutionhttp://www.bsigroup.com/en-GB/standards/Information-about-standards/what-is-a-standard/

Norma – Inmetro (BR)

Documento aprovado por uma instituição

reconhecida, que prevê, para um uso comum e

repetitivo, regras, diretrizes ou característicasrepetitivo, regras, diretrizes ou características

para os produtos ou processos e métodos de

produção conexos, e cuja observância não é

obrigatória.© InMetro - Definição de norma técnica - http://www.inmetro.gov.br/barreirastecnicas/definicoes.asp

Norma(lização) (PT)

Objetivo da normalização é o estabelecimento de soluções,

por consenso das partes interessadas, para assuntos que

têm caráter repetitivo, tornando-se uma ferramentatêm caráter repetitivo, tornando-se uma ferramenta

poderosa na auto-disciplina dos agentes ativos dos

mercados, ao simplificar os assuntos e evidenciando ao

legislador se é necessária regulamentação específica em

matérias não cobertas por normas.

Tipologias de Normas

• Legal:

– de fato = pela prática ou pela massificação do uso;

– de jure = pela lei, pelo direito;

• Contexto

– Internas

– Comunidade

– Nacionais

– Internacionais

digitisation: standards landscape for european museums, archives, libraries - ATHENA WP3 “Working Group” “Identifying standards and developing recommendations”

Para que servem?

Para resolver um ou vários problemas comuns a

diferentes pessoas ou instituições quediferentes pessoas ou instituições que

utilizam/produzem informação e/ou recursos

com determinado(s) objetivo(s).

Utilização de normas

• Comunicação;

• Metrologia;

• Medicina;

• Banca;

• Comércio;

• Hospitais;• Medicina;

• Segurança;

• Materiais;

• Alimentação;

• Ciências da informação;

• Hospitais;

• Indústria;

• Construção;

• Restaurantes;

• Pesquisa;

Normas nos museus

EstruturaEstrutura de de dadosdados

ProcedimentosProcedimentosProcedimentosProcedimentos

NormasNormas TécnicasTécnicas ((EspecíficasEspecíficas))NormasNormas TécnicasTécnicas ((EspecíficasEspecíficas))

TerminologiaTerminologiaTerminologiaTerminologiadadosdadosdadosdados

ProcedimentosProcedimentosProcedimentosProcedimentos

Normas Técnicas (Genéricas)Normas Técnicas (Genéricas)Normas Técnicas (Genéricas)Normas Técnicas (Genéricas)

TerminologiaTerminologiaTerminologiaTerminologia

Procedimentos

Estrutura de dados

Terminologia

OAI-PHM

ISO 5964:1985EAD

ISAD(G)

MARCmuseumdat

CIDOC - CRM

SPECTRUM EDM

LIDOTIFFXLS

OAI-PHM

ISAD (CPF)

ISO 2788:1986

Dublin Core

NISO Z3919:2005

JPGDOC SIG

CIDOC - CRM

Darwin Core

AATZ39.50

ArquivosArquivos

BibliotecasBibliotecas

MuseusMuseus

ArquivosArquivos

ISO 21127:2006

CIDOC e SPECTRUM

CIDOC - Categorias de Informação

A norma “Diretrizes Internacionais de Informação sobre Objetos de

Museus: categorias de informação do CIDOC” consiste numa

descrição das categorias de informações que podem ser usadas no

desenvolvimento de registros sobre os objetos em coleções de

museus. As orientações podem ser adotadas por um museu

individualmente, por uma organização nacional na área da

documentação, ou por quem desenvolve software, como a base para

um sistema de documentação do museu funcional.

Esta norma baseia-se na experiência dos membros da

equipe do projeto (CIDOC) e numa análise das melhores

práticas em uma série de outros projetos de

documentação. Eles são compatíveis com as principaisdocumentação. Eles são compatíveis com as principais

normas nacionais e internacionais de documentação de

museus, incluindo a investigação relacionada nos

Estados Unidos, Canadá, Reino Unido e França, por

outros grupos CIDOC e iniciativas internacionais.

História

• 1978 – Julita, Suécia – Robert G. Chenhall e Peter Homulos:

Proposta de 16 categorias

• 1980 – 1992 – os grupos de trabalho do CIDOC Data Standard e

Data Model desenvolvem as categorias separadamenteData Model desenvolvem as categorias separadamente

• 1992 – Québec, Canadá – Consolidação do trabalho desenvolvido

pelos WG

• 1993 – 1995 – Desenvolvimento das diretrizes pelo CIDOC

• 1995 – Publicação da versão atual das diretrizes (Stavanger:

Conferência Trienal do ICOM)

• Norma de comunidade

• Criada e gerida pelo CIDOC

• Estrutura de dados

• Internacional

• Impacto significativo

– Museus, profissionais,

ferramentas

– Documentação

• Categorias de informação

• Convenções e formatos• Convenções e formatos

• Terminologia

• 22 grupos de informação:

– 1 ou mais categorias de – 1 ou mais categorias de

informação

– Estrutura de dados base

• Grupo:

– Propósito– Propósito

– Categorias

– Exemplos

– Notas

• Categoria:

– Definição– Definição

– Nome alternativo

– Exemplos

– Notas

Grupos de informação

• Aquisição

• Estados

• Desincorporação

• Descrição

• Coleção

• Entrada

• Nome do objeto

• Número do objeto

• Imagem

• Instituição

• Localização

• Marcas e Inscrições

• Materiais e Técnicas

• Medidas

• Objetos associados

• Produção

• Título

• Partes e Componentes

• Inventariantes

• Referências

• Direitos de reprodução

• Conteúdos ou assunto descrito

Exemplo - Medidas

• Tipo de medida

• Valor medida• Valor medida

• Unidade de medida

• Parte medida

Objectivos

• Responsabilização

• Segurança• Segurança

• Histórico informação

• Acessibilidade

• Não são:

– Diretrizes mandatórias

– Uma norma rígida com

um único modelo de

implementação

– Uma estrutura de dados

completa, mas sim a sua

SPECTRUM

É uma norma gratuita e aberta que define e promove

as melhores práticas na gestão e utilização dasas melhores práticas na gestão e utilização das

coleções em museus, arquivos, galerias e instituições

similares. É uma norma gerida pela Collections Trust –

www.collectionstrus.org.uk.

SPECTRUM

• A nossa missão enquanto comunidade internacional responsável

pelo desenvolvimento, adaptação, promoção e suporte ao

SPECTRUM no mundo inteiro é assegurar que,

independentemente do seu tipo, as coleções são geridas de forma independentemente do seu tipo, as coleções são geridas de forma

responsável, profissional e de acordo com o interesse público;

• O SPECTRUM é uma norma aberta desenvolvida pela comunidade

profissional internacional em nome dos públicos que servimos.

SPECTRUM - História

• 1994 - 1ª versão do SPECTRUM (Alice Grant);

• 1997 - 2ª versão do SPECTRUM (Jeff Cowton);

• 2005 - 3ª versão do SPECTRUM (Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi);

• 2005 - SPECTRUM Partners Scheme;

• 2007 - Atualização da 3ª versão SPECTRUM (3.1) - Revisiting Collections;

• 2008 - Transição da MDA para a Collections Trust;

• 2009 - Atualização da 3ª versão SPECTRUM (3.2) - novos requisitos de

informação;

• 2011 - 4ª versão do SPECTRUM (Alex Dawson e Susanna Hillhouse)

SPECTRUM

• Norma de comunidade;

• Gerida pela Collections

Trust;

• Procedimentos;

• Requisitos de informação;

• Internacional:

– + 23.000 museus;

– 40 países.

SPECTRUM

• SPECTRUM Standard

• SPECTRUM Resources

• SPECTRUM labs

• SEPCTRUM Partnerships

• SPECTRUM Community

SPECTRUM - Standard

• SEPCTRUM 4.0:

– Procedimentos;

– Requisitos de informação;

• SPECTRUM DAM (Digital • SPECTRUM DAM (Digital

Asset Management);

• SPECTRUM Schema;

• Arquivo versões

anteriores

SPECTRUM - Resources

• Documentos de suporte;

– SPECTRUM advice;

– Using SPECTRUM to – Using SPECTRUM to

sustain collections;

– Documentation: a pratical

guide;

– etc.

SPECTRUM - Labs• Novas ideias:

– Desenvolvimento do

SPECTRUM;

– Aplicação do SPECTRUM;

– COPE – Create once,

publish everywhere;

– SPECTRUM – CIDOC-

– etc.

SPECTRUM - Partnerships

• Parceiros comerciais:

– Aplicação da norma a

soluções soluções

comerciais/abertas de

gestão de coleções

através de acordo com a

CollectionsTrust.

SPECTRUM - Community

• Parceiros Nacionais

– Instituições que assinam licença internacional

do SPECTRUM;

• Champions;

– Pessoas e instituições que advogam a Pessoas e instituições que advogam a

utilização do SPECTRUM como norma de

gestão de coleções;

• Utilizadores;

– Pesssoas e instituições que utilizam o

SPECTRUM para a gestão das coleções;

• Parceiros;

– Empresas que utilizam o SPECTRUM nos

produtos que comercializam.

SPECTRUM - Community

SPECTRUM PT

• Licença Internacional para o

território Português – Museu da

Ciência da Universidade de Coimbra;

• Tradução do SPECTRUM e requisitos

de informação;de informação;

• Tradução do SPECTRUM Schema;

• Parceria com a Secretaria da Cultura

do Estado de S. Paulo – Publicação

do SPECTRUM PT;

• Formação;

• Promoção. www.spectrum-pt.org

SPECTRUM

SPECTRUM - Procedimentos

• 21 procedimentos;

• 8 procedimentos

primários;primários;

– Museum Accreditation

Scheme UK

– BSI PAS197 – Collections

Management in Museum,

Libraries and Archives

• Pré-entrada

• Entrada

• Empréstimos (Entrada)

• Empréstimos (Saída)

• Conservação e cuidado de coleções

• Gestão de riscos

• Seguro e indemnizações

• Controlo de Avaliações

• Auditoria• Incorporação

• Controlo de inventário

• Controlo de localização e movimentos

• Transporte

• Catalogação

• Estado e verificação técnica

• Auditoria

• Gestão de direitos

• Utilização das coleções

• Saída de objetos

• Perda e danos

• Desincorporação e abate

• Documentação retrospetiva

A itálico e sublinhado os 8 procedimentos primários.

Entidades envolvidas no processo Procedimentos relacionados

Descrição passo a passo do processo Requisitos de informação do procedimento

SPECTRUM - Requisitos

• Grupos de informação:

– Objetos;

• 229 unidades;

– Procedimentos;– Procedimentos;

• 142 unidades;

– Referências;

• 12 unidades;

– Outros;

• 93 unidades.

SPECTRUM - Requisitos

SPECTRUM Schema

SPECTRUMSPECTRUMImplementação da norma

••PréPré--entradaentrada••EntradaEntrada••IncorporaçãoIncorporação••DesincorporaçãoDesincorporação e abatee abate

••ControloControlo de de inventárioinventário••ControloControlo de de localizaçãolocalização e e movimentosmovimentos••CatalogaçãoCatalogação••SeguroSeguro e e indemnizaçõesindemnizações••ControloControlo de de avaliaçõesavaliações••AuditoriaAuditoria••GestãoGestão de de direitosdireitos••SaídaSaída de de objetosobjetos••DocumentaçãoDocumentaçãoretrospectivaretrospectiva

••Empréstimos (Saída e Empréstimos (Saída e entrada)entrada)••Utilização das colecçõesUtilização das colecções

••TransporteTransporte••Estado e verificação Estado e verificação técnicatécnica••Conservação e cuidado Conservação e cuidado das colecçõesdas colecções••Gestão de riscosGestão de riscos••Perda e danosPerda e danos

EstratégiaEstratégia e Plano de e Plano de documentaçãodocumentaçãoEstratégiaEstratégia e Plano de e Plano de documentaçãodocumentação

retrospectivaretrospectivaretrospectivaretrospectiva

PolíticaPolítica de de gestãogestão de de coleçõescoleçõesPolíticaPolítica de de gestãogestão de de coleçõescoleções

Missão do MuseuMissão do MuseuMissão do MuseuMissão do Museu

Fonte: BSI PAS197 - Code of practice for cultural collections management

Implementação• Porque implementar um procedimento?

• Que decisões de política são necessárias?

• Que recursos são necessários?

• Quem o faz?

Quando o faz?• Quando o faz?

• Qual(is) a(s) forma(s) de registo?

• Que informação deve ser registada?

• Qual o contexto legal aplicável?

• Que intervenções são necessárias no objeto físico?

• Que questões específicas levanta determinado procedimento?

SPECTRUM Advice

• Fontes de aconselhamento

para a implementação da

norma;

• 8 procedimentos primários;• 8 procedimentos primários;

• Trabalho do GT-SIM (linha

metodologias) em

colaboração com o Museu

da Ciência da Universidade

de Coimbra.

ExemploEntrada e incorporação de objetoEntrada e incorporação de objeto

Coleções vs Sistema

Coleções

• Marcação;

• Tratamento;

• Conservação preventiva;• Conservação preventiva;

• Transporte;

• Acondicionamento;

• etc.

Sistema de informação

www.spectrum-pt.org

Subscrevam o site e em breve terão acesso ao SPECTRUM PT, documentação de

apoio e informações sobre formação e promoção da norma em Portugal e Brasil.

Antes de mais

• Responsabilização

pelas coleções

• Trabalho diário

• Segurança

• Contexto legal

Acreditação dos Museus

• Sustentabilidade;

• Responsabilização;

• Qualidade;• Qualidade;

• Partilha de recursos;

• Influenciar políticas

culturais.

Reutilização (COPE)

EquilibristaFIS.0021Museu da Ciência da Universidade de CoimbraMuseu Digital

EquilibristaFIS.0021Museu da Ciência da Universidade de CoimbraEuropeana

Investigação

Participação

Educação

Tecnologia inovadora

Diversidade Audiências

Plataformas móveis

Redes Sociais

Contributo para:

• Desenvolvimento cultural e económico;

• Literacia cultural e digital;

• Criação de novas audiências;

• Manter as existentes, tornando-as participantes;

• Ligar efetivamente Cultura e Educação;

• Promover o uso das novas tecnologias;

• Promover a competitividade e produtividade no sector

cultural.

Alexandre Matos

ammatos@letras.up.ptUniversidade do Porto

alexandre@sistemasfuturo.ptwww.sistemasfuturo.pt

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