Post on 25-Jul-2015
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
POST GRADO FIC-UNI
MAESTRÍA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
CURSO : ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS CONSTRUCTORAS (GAC – 08)
TEMA : ANALISIS DE UNA EMPRESA : SUB
GERENCIA DE OBRAS DEL GOBIERNO REGIONAL
DOCENTE : MBA. ALFREDO LUIS VASQUEZ ESPINOZA
INTEGRANTES:
1. KARINA LUZ HUAMAN LAURENTE
2. RAFAEL LAURA ROJAS
Setiembre 2010
INDICE
1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Presentación1.2 Datos de la Institución
2. ANALISIS DEL AREA DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS2.1 PLANEAMIENTO
2.1.1 MISIÓN2.1.2 VISION2.1.3 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL2.1.4 ANÁLISIS FODAFACTORES INTERNOSFORTALEZASDEBILIDADESFACTORES EXTERNOSOPORTUNIDADESAMENAZAS2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y METAS ESTRATÉGICASOBJETIVOS ESTRATÉGICOSMETAS ESTRATÉGICAS 2.1.6 METAS
2.2 ORGANIZACIÓN2.2.1 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL2.2.2 PODER Y DISTRIBUCION DE AUTORIDAD2.2.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
2.3 DIRECCION2.3.1 MOTIVACION2.3.2 LIDERAZGO2.3.3 EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO2.3.4 COMUNICACIÓN Y NEGOCIACION
2.4 CONTROL: 2.4.1 SISTEMAS DE INFORMACION,
3. CONCLUSIONES
4. RECOMENDACIONES
ANALISIS DE GESTION DE LA GERENCIA REGIONAL DE
INFRAESTRUCTURA – SUB GERENCIA DE OBRAS DEL GOBIERNO
REGIONAL DE AYACUCHO.
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Presentación:
La Región Ayacucho, es un órgano público autónomo, con decisiones
Políticas, Técnicas, Económicas y Administrativas, el ejercicio de
sus funciones es la de Promover, Orientar y Supervisar la Ejecución
de Estudios y Proyectos y/u Obras de Inversión Pública, orientados
a generar condiciones para el desarrollo y bienestar de la población
en el ámbito jurisdiccional de la Región, priorizando los aspectos
relativos a mejorar la calidad de vida de la población y ventajas
competitivas; dentro de ese contexto la Sub Gerencia de Obras viene
cumpliendo sus funciones en base al Reglamento de Organización y
Funciones aprobado mediante Ordenanza Regional N° 031 - 2005-
GRA/CR, del 11 de Julio del 2005
Siendo la Sub Gerencia de Obras, conforme a la estructura orgánica
de la Región Ayacucho, un órgano de línea, dependiente de la Gerencia
Regional de Infraestructura, trabaja en base a un Plan Operativo
Institucional, con la finalidad de armonizar la utilización de los recursos
disponibles, para lograr los objetivos y metas institucionales.
El Plan Operativo Institucional, asegura que los directivos puedan
tomar las decisiones en forma racional, oportuna y coherente, en relación
a sus funciones definidas; y que los recursos humanos, financieros y
materiales guarden relación con las actividades y metas programadas.
La Sub Gerencia de Obras, es la responsable de realizar la ejecución
de obras por Administración Directa, como también procesar las
liquidaciones físicas de las mismas a nivel de la Región.
1.3 Datos de la Institución:
Numero de RUC : 20452393493
Tipo de Contribuyente : Gobierno Regional, Local
Fecha de Inscripción : 09/01/2003
Fecha de Inicio de Actividades : 01/01/2003
Estado de Contribuyente : Activo
Condición de Contribuyente : Habido
Dirección del Domicilio Fiscal : Jr. Callao Nro. 122 Ayacucho-
Huamanga-
Ayacucho.
Actividad Económica : Activ. Administ. Publica en
General.
5. ANALISIS DEL AREA DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS
2.5 PLANEAMIENTO
La Subgerencia de obras como unidad estructurada de la Gerencia
Regional de Infraestructura, para cumplir con sus objetivos y metas, trabaja
en base a un plan operativo institucional que tiene los siguientes
componentes:
2.1.1 MISIÓN
“Organizar y conducir la gestión pública regional en forma
transparente, efectiva y descentralizada, con lineamientos de política
efectiva para planificar y promover el desarrollo integral sostenible;
priorizando la integración vial y la reactivación del aparato productivo,
orientado a mejorar la calidad de vida de la población en un marco de
identidad cultural, con igualdad de oportunidades y uso racional de los
recursos en armonía con las políticas nacionales y sectoriales, con la
participación de las instituciones públicas, privadas y la sociedad civil”.
La Sub Gerencia de Obras, tiene por misión apoyar e impulsar el
desarrollo de la Región, mediante la ejecución de obras de
Infraestructura Económica Social, para mejorar las condiciones de vida
de los pobladores.
Bajo este contexto, participa en forma coordinada en la programación
de obras a ejecutarse en cada ejercicio presupuestal en los diferentes
sectores; los mismos que serán priorizados en zonas de extrema
pobreza.
2.1.3 VISION
“El Gobierno Regional de Ayacucho es una institución solidamente
estructurada, con identidad propia, que cuenta con recursos humanos
calificados e integrados y con un nivel tecnológico moderno, para ofrecer
servicios de calidad a la comunidad contribuyendo a la reducción de los
niveles de pobreza, afianzando el proceso de descentralización y generando
oportunidades de inversión y de alternativa económica”.
La Sub Gerencia de Obras, es líder en promover e impulsar el
desarrollo integral y sostenido de la Región Ayacucho mediante la ejecución
de obras que están orientadas a mejorar las condiciones de la calidad
de vida en atención a las demandas de los pueblos más necesitados,
con un personal de planta capacitado y calificado, en forma eficaz y
eficiente.
2.1.3 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
La Sub Gerencia de Obras cuenta con escasos recursos
económicos para la ejecución de obras a nivel de la Región, muestra
de ello es la demora en la culminación y entrega de las obras a los
beneficiarios. Pues se requiere de una mayor asignación de recursos
y de esta manera promover e impulsar el desarrollo sostenido,
integral y armónico de la Región.
El personal de la Sub Gerencia de Obras no cuenta con una
adecuada infraestructura y el apoyo logístico adecuado, que
permitan un mejor rendimiento en los trabajos encomendados.
No se tiene implementado con personal profesional en las
distintas especialidades (Civil, Arquitectura, Geología, etc) de acuerdo
a las necesidades que la Institución debe atender.
Se cuenta con un Plan de Desarrollo Regional, pero es necesario
realizar una adecuada Planificación en la ejecución de las metas y
actividades a nivel de la Región, con la finalidad de no generar
duplicidad en las funciones y presupuestos, entre las instituciones
públicas y los gobiernos locales, con la finalidad de optimizar los
escasos recursos que cuenta la Región.
2.1.4 ANÁLISIS FODA
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS
Fortalezas para aprovechar
1. Se cuenta con Recurso Humano medianamente capacitado,
motivado e identificado con el desarrollo Regional.
2. Participación, comunicación e interrelación multisectorial e
institucional.
3. Se cuenta con el Marco Legal que promociona los Proyectos de
Inversión.
4. Es posible la inserción al sistema informativo e Internet.
5. Se cuenta con innovación de equipos modernos para el GIS
(Sistema de Información Gerencial) y GPS (Sistema de
Posicionamiento Geográfico) navegadores.
6. Presencia permanente en el medio urbano y rural con la ejecución
de proyectos y/u obras según las necesidades de la población.
DEBILIDADES
Debilidades para superar.
1. Infraestructura y equipos inadecuado e insuficiente para el
personal que labora en la Sub Gerencia.
2. Ausencia de un plan especifico institucional de capacitación
especializada permanente para el personal del Gobierno Regional
Ayacucho.
3. Escaso acceso al Sistema de Información e Internet.
4. Limitación presupuestaria para la contratación de recursos
humanos, adquisición de equipos de cómputo modernos para el
personal que labora y mantenimiento de los existentes.
5. Limitada asignación presupuestaria para las obras de inversión, no
pudiéndose atender los requerimientos de la población.
6. Gestión Administrativa y logístico deficiente, teniéndose en cuenta
que los requerimientos realizados para el cumplimiento de las metas
son entregados en forma inoportuna, perjudicándose el normal
desarrollo de las metas, con el riesgo de las reversiones de fondos al
Tesoro Público.
7. Incongruente sistema de gestión tanto en la formulación,
administración, ejecución, seguimiento y evaluación de los
presupuestos.
8. Deficiente articulación vial y accesibilidad a centros poblados.
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
Oportunidades para aprovechar
1. Participación de la población en el desarrollo.
2. Acceso a la Cooperación Técnica Internacional.
3. Mercado laboral propicio y consolidación de la paz en la Región.
4. Inserción en la globalización.
5. Acceso a las informaciones para la toma de decisiones.
6. Política fiscal equilibrada.
7. Desarrollo tecnológico en difusión e innovaciones.
AMENAZAS
Amenazas para superar
1. Recorte presupuestal por parte del Gobierno
2. Inestabilidad de la Administración en la gestión
3. Situación coyuntural de la vida política del país
4. Costumbres culturales y sociales que no permiten apertura a los
cambios
de gestión y globalización.
5. Efectos del probable fenómeno de El Niño o cambios
climatológicos y geodinámicos (desastre natural).
6. Crecimiento poblacional y migraciones
7. Explotación irracional de los recursos naturales
2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y METAS ESTRATÉGICAS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1.- PROGRAMA: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Elevar las capacidades técnicas y administrativas del recurso
humano para una efectiva calidad de servicio hacia la comunidad.
2.- PROGRAMA: GESTION PUBLICA
Lograr una administración eficiente y eficaz de los recursos para el
logro de los objetivos y metas regionales.
Promover los valores éticos de convivencia pacífica, que luche
contra la corrupción y resalte la interculturalidad y la reafirmación
de la paz social.
3.- PROGRAMA: DESARROLLO ECONOMICO
Fortalecer, modernizar y reactivar las actividades economizas de
la Región.
Consolidar la integración económica social de la Región, a través
del desarrollo de micro cuencas y corredores económicos que
impulsen las actividades productivas y comerciales.
4.- PROGRAMA: DESARROLLO SOCIAL
Promover la equidad social y la igualdad de oportunidades de la
mujer, los jóvenes y niños.
Incrementar el acceso y mejora de la calidad educativa, con
énfasis en el área rural reduciendo la tasa de analfabetismo.
Contribuir a mejorar la oferta de los servicios de salud en el medio
rural e el marco de una política preventiva y promocional de la
salud.
5.- PROGRAMA: RECURSOS NATURALES Y MEDIO AMBIENTE
Conservar y garantizar la seguridad física y ambiental de la
población.
Desarrollar estrategias de conservación de los recursos naturales
promoviendo su identificación y uso sostenible, fomentando la
creación de áreas protegidas.
Implementar un sistema de prevención y protección de la
población frente a los desastres naturales.
METAS ESTRATÉGICAS
1. Mejorar la calidad y capacidad operativa de la institución.
2. Desarrollar las capacidades humanas e implementar con
tecnología moderna.
3. Profundizar el proceso de descentralización y regionalización.
4. Mejorar y construir la red vial regional para insertar productores
con el mercado local y regional.
5. Ampliar la frontera agrícola, con construcción, mejoramiento y
ampliación de infraestructura de riego; así mismo tecnificar la
producción.
6. Mejorar y conservar la infraestructura turística, con la ejecución de
proyectos de puesta en valor del recurso turístico.
7. Lograr mejorar la atención con servicios básicos a la población.
8. Implementación y equipamiento de los servicios de educación y
salud.
9. Preservar y conservar la flora y fauna.
10. Incrementar y mejorar la producción frutícola tecnificada
11. Preservación, conservación del medio ambiente y prevención
de desastres.
12. Atender situaciones de emergencia ocurridos por fenómenos
naturales
13. Dotar de una infraestructura educativa en el ámbito regional,
así como de equipo adecuado, complementado con la alimentación
por parte de instituciones de gobierno para la población escolar en
riesgo.
14. Mejorar y ampliar la infraestructura de saneamiento básico, en
zonas urbano marginales con elevada concentración poblacional
15. Construcción y modernización de hospitales, posta médica y
establecimientos de salud.
16. Propiciar la construcción, mejoramiento, rehabilitación y
mantenimiento de carreteras con la participación efectiva de los
propios beneficiarios.
17. En general ejecutar proyectos que están considerados en el
Presupuesto Participativo, Plan de Desarrollo Regional Concertado,
Programa de Inversiones y el Programa Multianual de Inversión
Pública.
2.1.6 METAS
RESUMEN DE LA RELACION DE PROYECTOS DE INVERSION
PUBLICA DE 2007 A 2010 A NIVEL DE PREINVERSION.
2.6 ORGANIZACIÓN
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, entre los
miembros de una organización, de tal manera que estos puedan
alcanzar las metas de la organización.
2.2.1 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
SUB GERENCIA DE OBRAS, que está adscrita a la Gerencia Regional
de Infraestructura que viene a ser un órgano de línea del Gobierno
Regional de Ayacucho, cuyas funciones de acuerdo al Reglamento de
Organización y Funciones del Gobierno Regional son las siguientes:
a. Dirigir, monitorear y supervisar la ejecución de proyectos de
inversión pública comprendidos en el programa anual, que se
ejecutan por la modalidad de administración o indirecta
(encargo y contrata) con arreglo a la normatividad vigente.
b. Ejecutar la liquidación técnica oportuna, resultante de la
ejecución de los proyectos de inversión conforme a la
legislación vigente.
c. Sistematizar el proceso de archivo y mantener actualizada la
documentación técnica de las obras a su cargo.
d. Participar en la formulación de bases, términos de referencia y
documentación necesaria para la ejecución, supervisión y
liquidación de obras.
e. Prestar asistencia técnica en temas de su competencia a los
órganos desconcentrados, gobiernos locales, comunidades y
otras entidades según necesidad y capacidad operativa.
f. Elaborar y reportar la información mensual y trimestral del
avance físico financiero de proyectos y/o obras en ejecución;
para el sistema operativo de seguimiento y monitoreo
institucional.
g. Elaborar y reportar la información física y financiera de los
proyectos ejecutados para la liquidación técnica – financiera.
h. Elaborar los cuadros analíticos mensuales de requerimiento de
los gastos que ocasionara ejecutar y lograr las metas a su
cargo.
i. Realizar y controlar la recepción y/o transferencia de obras.
j. Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Regional
de Infraestructura.
La estructura orgánica funcional del Gobierno Regional es la
siguiente:
ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL
PRESIDENCIA
VICEPRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA
SUB GERENCIA DE OBRAS
DESCRIPCION DE CARGO
1. DIRECTOR PROGRAMA SECTORIAL II.- Sus funciones especificas
son:
Dirigir, coordinar, y supervisar las actividades técnico-administrativas
de la
Subgerencia de Obras.
Elaborar informes técnicos de Obras.
Coordinar para la determinación de las modalidades de ejecución de
Obras.
Planificar y supervisar la ejecución de Obras
Conducir la formulación de normas, procedimientos y directivas, para
la ejecución de obras.
SUB GERENTE DE OBRAS
INGENIERO IV
INGENIERO III
ASIST.EN SERVIC. INFRAEST. II
INGENIERO II
TECNICO. EN INGENIERIA II.
SECRETARIA
Dirigir y disponer la formulación de documentos de carácter técnico y
someterlo para su aprobación.
Asesorar a los órganos estructurados de la Región en el área de su
competencia.
Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente Regional.
2. INGENIERO IV.- Sus funciones específicas son:
Planificar, dirigir y supervisar programas de estudio, investigaciones e
inversiones de obras de ingeniería.
Estudiar e informar sobre solicitudes de importación de maquinaria
de equipos y materiales.
Inspeccionar y evaluar periódicamente el desarrollo de planes,
proyectos y programas de ingeniería formulando recomendaciones
técnicas.
Participar en la elaboración de Planes Regionales de promoción y
desarrollo de obras de ingeniería.
Realizar inspecciones a obras de infraestructura Económica y Social.
Programar, supervisar y asesorar trabajos de investigación científica y
tecnológica.
Elaborar proyectos de Ingeniería para el desarrollo de infraestructura
económica y social.
Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de
programas de irrigación, infraestructura y otros.
Asesorar en asuntos de ingeniería.
Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente.
3. INGENIERO III.- Sus funciones específicas son:
Programar, supervisar y asesorar trabajos de investigación
científica y tecnológica.
Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de
programas de irrigación, minera, petróleo, electrónico mecánica,
sanitaria, geológica y otros.
Racionalizar y sistematizar procedimientos para estudios y ejecución
de proyectos de ingeniería.
Realizar investigaciones de laboratorio sobre resistencia de suelos,
rendimiento de maquinarias, materiales y otros. Estableciendo sus
costos.
Estudiar y planear la explotación de obras y proyectos de inversión en
programas de ingeniería especializada.
Proponer nuevas técnicas de ejecución de mantenimiento de obras,
maquinarias, vehículos y otros.
Realizar inspecciones de obras como plantas industriales, centros
mineros, obras de infraestructura y otros.
Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente.
4. INGENIERO II.- Sus funciones específicas son:
Proyectar y dirigir obras de ingeniería.
Evaluar y recomendar proyectos de ingeniería en sus diversas fases.
Estudiar y analizar presupuestos de proyectos de obras,
estableciendo prioridades en su ejecución.
Formular proyectos de inversión para la ejecución de programas de
ingeniería.
Programar y realizar estudios de investigación de obras de ingeniería.
Ejecución de obras por Administración Directa, Encargo y Contrata.
Presentar programas de construcción, reconstrucción, ampliación y
reequipamiento de talleres mantenimiento y otros.
Evaluar el avance físico-financiero de obras.
Preparar análisis evaluativos de estudios técnicos.
Efectuar visitas técnicas
Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente.
5. ASISTENTE EN SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA II.- Sus
funciones
Específicas son:
Analizar normas técnicas y proponer mejoras de
procedimientos.
Estudiar y emitir opinión técnica sobre obras de ingeniería.
Ejecutar proyectos y programas de ingeniería.
Calcular y/o diseñar estructuras, planos y especificaciones de
proyectos y obras.
Participar en estudios de factibilidad de obras e inversiones.
Elaborar presupuestos de valorizaciones, cotizaciones de obras y
equipos, así como las bases de licitaciones.
Efectuar delimitaciones, tasaciones y otras acciones similares en
extensiones de terreno.
Apoyar en la elaboración de proyectos de normas y reglamentos
sobre desarrollo, explotación y concesiones de obras de ingeniería.
Apoyar en la elaboración de proyectos de Ingeniería.
Otras funciones que le sean asignadas por el subgerente.
6. TECNICO EN INGENIERIA II.- Sus funciones especificas son:
Participar en la elaboración de presupuestos de valorización;
cotizaciones de obras y proyectos.
Verificar el equipo y/o material a utilizarse en los estudios de campo y
en las inspecciones técnicas relativas a la seguridad en ingeniería.
Realizar cálculos y/o diseños preliminares de estructuras, planos y
especificaciones de obras y proyectos
Apoyar la programación y ejecución del control geofísico en
coordinación con otras entidades públicas.
Puede corresponderle efectuar trabajos de mantenimiento preventivo
y correctivo de equipo de investigación.
Ejecución de obras de menor envergadura.
Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente.
7. TECNICO EN INGENIERIA II.- Sus funciones especificas son:
Ejecutar cálculos para trabajos de ingeniería.
Realizar análisis preliminares de la información a utilizarse en
programas de ingeniería.
Realizar cálculos variados de ingeniería para la adquisición de
materiales.
Puede corresponderle efectuar el análisis inicial de resistencia de
suelos, confeccionar maquetas y10 gráficos planos.
Recopilar datos técnicos para estudio de ingeniería de campo y/o
gabinete.
Apoyar en la formulación de expedientes técnicos.
Verificar el equipo y/o material a utilizarse en los estudios de campo y
en las inspecciones técnicas relativas a la seguridad en ingeniería.
Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente.
8. SECRETARIA I.- Sus funciones especificas son:
Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de
la oficina.
Tomar dictado taquigráfico y mecanografiar documentos variados.
Redactar documentos de acuerdo a instrucciones específicas.
Organizar y coordinar las audiencias, citaciones, reuniones,
certámenes y preparar la documentación para la firma respectiva del
Subgerente.
Intervenir con criterio en la redacción de documentos administrativos
de acuerdo a indicaciones generales.
Organizar el control y seguimiento de los expedientes que ingresan a
la Subgerencia, preparando periódicamente los informes de situación,
utilizando sistemas de cómputo.
Atender y orientar al público sobre los servicios que presta la
Subgerencia y el G.R. Ayacucho.
Atender llamadas telefónicas, fax, correo electrónico.
Mantener actualizado el archivo de la Subgerencia
Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la
documentación que ingresa a la Subgerencia
Otras funciones que le sean asignadas por el subgerente.
2.2.2 PODER Y DISTRIBUCION DE AUTORIDAD
Como se puede apreciar en el grafico anterior, en la organización la
autoridad es ejercida por el Sub Gerente de Obras, no obstante no es la
única persona que ejerce influencia, en algunos casos los empleados dicen
o hacen cosas que influyen en el Sub Gerente, además la población es una
de las partes que ejerce poder en la toma de algunas decisiones, asimismo
existe influencias de carácter político.
2.2.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
La Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional cuenta con Recurso
Humano, principalmente el nombrado que con algunas excepciones no
cumple con el perfil requerido para las necesidades que requieren ser
atendidas, es decir la ejecución de obras, el personal nombrado esta
constituido por profesionales de diferentes ramas de la ingeniería, como es
Ingenieros químicos, mineros y agrónomos, que desempeñan funciones que
le corresponden a profesionales de la rama de Ing. Civil, Arquitectura,
Geología, Ing. sanitaria, Ing. eléctrica etc., estas carencias con cubiertas con
personal contratado. Esta situación deberá ser revertida en el futuro si se
quiere lograr resultados satisfactorios en la ejecución de las obras y tener el
personal indicado.
Para lo cual el Gobierno Regional deberá elaborar planes para el personal
que necesitara la entidad, en este caso la Sub Gerencia de Obras, en el
futuro, de acuerdo al perfil profesional requerido, asimismo deberá elaborar
programas de selección, programas de capacitación, programas de
desarrollo, es necesario implementar en estos programas temas adecuados
tanto para los técnicos como para los gerentes, ya que los primeros
requieren capacitación para desarrollar las habilidades técnicas, mientras
que los gerentes requieren capacitación en habilidades conceptuales y
relaciones humanas, que es una de las falencias que se observa en general
en el personal que desempeñan el rol de gerentes y sub gerentes, ya que
estos puestos son cubiertos con técnicos que tienen poca o nula formación
en relaciones humanas.
PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
2.7 DIRECCION, dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados
para que realicen las tareas esenciales.
La Sub Gerencia de Obras está a cargo de un funcionario, que es el
responsable de influir y motivar a los empleados.
2.3.1 MOTIVACION, motivación es el proceso administrativo que
consiste en influir en la conducta de las personas, basado en el
conocimiento de “que hace que la gente funcione”; basado en los
principios que la motivación es buena, interviene en el desempeño
personal, que se debe reponer periódicamente, permite ordenar las
Planificación de los Recursos Humanos
Reclutamiento Selección
Capacitación y desarrollo
Socialización u orientación
Evaluación del Desempeño
Ascensos, transferencias, descensos y despidos.
relaciones laborales en las organizaciones, dentro de este aspecto
sería necesario resaltar la teoría de la jerarquía de necesidades
de Maslow, que es una de las teorías mas estudiadas de la
motivación:
PIRAMIDE DE MASLOW QUE REPRESENTA LA JERARQUIA DE LAS
NECESIDADES
Una conclusión de la teoría de Maslow es que los empleados primero
necesitan un salario suficiente para alimentar, cobijar y proteger a
sus familiares y los suyos satisfactoriamente, así como un ambiente
laboral seguro. A continuación se deben satisfacer sus necesidades
de seguridad – seguridad de empleo, ausencia de coacciones y trato
arbitrario y reglamentos definidos con claridad. A continuación los
gerentes podrán ofrecer incentivos diseñados para dar a los
empleados autoestima, sentimientos de pertenencia u oportunidades
de crecimiento. Esta teoría afirma que cuando todas las necesidades
han quedado debidamente satisfechas, los empleados estarán más
motivados por la necesidad de autorrealización, buscaran en su
trabajo el significado y el crecimiento personal y trataran de tener en
forma activa otras responsabilidades, pero hay que tener en claro que
las diferencias individuales son muy grandes en este nivel, algunas
personas piensan que producir un trabajo de gran calidad representa
el medio para realizarse, mientras que para otras el desarrollo de
ideas creativas y útiles cumple la misma necesidad, por tanto es
importante que el gerente del área conozca las diferentes
necesidades de autorrealización de sus empleados y de esta manera
usar enfoques que permitan propiciar que los empleados alcancen las
metas personales y las de la organización.
Es éste uno de los puntos débiles que se ha observado en la Sub
Gerencia de obras, pues el personal carece de motivación, una de las
razones más sentidas es que el salario no es satisfactorio, por tanto
sus necesidades fisiológicas y de seguridad no están satisfechas por
ende no es posible que los empleados se preocupen por la necesidad
de autorrealización, en el caso de los nombrados, y en el caso de
personal contratado este busca la manera de incrementar sus
ingresos optando por actividades paralelas.
2.3.2 LIDERAZGO
El liderazgo es un tema importante para los gerentes debido al papel
central que los líderes desempeñan en la efectividad del grupo y de la
organización. El liderazgo es el proceso para influir en las actividades
laborales de los miembros del grupo y de dirigirlas. La capacidad para
motivar es un elemento crítico del liderazgo, mientras que el punto
focal de la gerencia es planificar y administrar.
Uno de los problemas identificados en el Gobierno Regional y en las
entidades públicas en general es la falta de liderazgo de las personas
que ocupan cargos de Gerentes y Sub Gerentes, lo cual repercute en
el grado de motivación y desempeño de los empleados.
Es cierto que el liderazgo guarda gran relación con las actividades
administrativas, siendo el primero muy importante para las segundas,
pero el concepto de liderazgo no es lo mismo que el de la
administración, por lo que algunos autores señalan que hay
organizaciones que están sobreadministradas y sublideradas, una
persona puede ser un gerente eficaz, buen planificador y
administrador justo y organizado, pero carente de las habilidades de
líder para motivar, desatar el entusiasmo y la devoción, o viceversa.
2.3.3 EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO
Un equipo está definido como dos o más personas que interactúan e
influyen entre si con un propósito de alcanzar un objetivo común. En
las organizaciones han existido dese siempre dos tipos de equipos:
los formales y los informales, los equipos o grupos formales son
aquellos creados pos los gerentes o sub gerentes deliberadamente
con el propósito de encargarles tareas especificas que le sirven a la
organización para alcanzar sus metas; los grupos informales sin
embargo son aquellos grupos que se forman de manera informal para
satisfacer las necesidades humanas de amistad, apoyo y seguridad,
entre personas que tienen contacto de manera regular.
En el caso de la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional, se
identificaron los dos tipos de equipos, como en la mayoría de las
organizaciones, frente a lo cual el gobierno regional a través de sus
gerentes y subgerentes debe buscar mecanismos para guiar, sin
dominar, las actividades del grupo, ya que este constituye un factor
muy importante para alcanzar el éxito con el trabajo en equipo, una
de las sugerencias planteadas seria elaborar procedimientos formales
para las juntas y lineamientos para los lideres y los miembros del
grupo. Otro aspecto que se identifico son los conflictos que se
presentan y alteran a los grupos, varios autores señalan que los
conflictos son normales y naturales cuando personas diferentes
tratan de actuar de manera integrada, por tanto es necesario
entender estos procesos y aprovechar los conflictos en forma
creativa.
2.3.4 COMUNICACIÓN Y NEGOCIACION
La forma de comunicación es un aspecto muy importante dentro de
una organización, principalmente para los gerentes y sub gerentes
puesto que les permite realizar las funciones de planificación, la
organización, la dirección y el control, por tanto la comunicación
principalmente la comunicación oral, ocupa gran parte del tiempo
laboral de los gerentes.
En la Sub Gerencia de Obras se ha podido observar que existen
obstáculos para una comunicación efectiva entre los miembros de la
organización, debido a factores como son las diferencias de
percepción, diferencias de lenguaje, elementos emocionales,
incongruencias entre la comunicación verbal y la no verbal, muchos
de estos obstáculos se pueden superar usando un lenguaje sencillo y
directo, tratando de establecer empatía con el receptor, evitando
distracciones, teniendo conciencia de las emociones y la conducta no
verbal de uno, otro aspecto que no permite una adecuada
comunicación es la comunicación vertical, la comunicación lateral
mejora la coordinación y solución de problemas y fomenta la
satisfacción de los empleados.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es tener gerentes con
habilidades de comunicación que le permita manejar conflictos, y
negociar adecuadamente, es decir los procesos transactivos, tres son
los elementos de la negociación, conflicto de intereses, falta de reglas
fijas para resolver conflictos y la voluntad para buscar un arreglo en
lugar de pelear o romper la comunicación, por tanto la negociación
requiere de cierta cantidad de confianza y deseo de comunicarse.
2.8 CONTROL: es el proceso para asegurar que las actividades reales se
ajusten a las actividades planificadas. Todas las organizaciones
utilizan procedimientos de control para asegurarse de que están
avanzando satisfactoriamente hacia sus metas y evaluar si se están
usando adecuadamente sus recursos, es decir de manera eficiente.
El control sirve al gerente para monitorear la eficacia de sus
actividades de planificación, organización y dirección. Una parte
esencial del proceso de control consiste en tomar medidas
correctivas que se requieren.
En la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional en el proceso de
planificación se establecieron las metas y objetivos, pero en muchos
casos no están definidos en términos claros y medibles, por ejemplo
se contempla la capacitación del personal, pero no se establece los
temas de capacitación, los periodos y qué hacer para alcanzar estas
metas, lo cual no permite tener un control adecuado y medir los
resultados.
Por tanto se recomienda el siguiente flujograma para poder
realizar el control de las actividades desarrolladas en la Sub
Gerencia de Obras del Gobierno Regional:
Se debe buscar mecanismos para diseñar sistemas de control que
ofrezcan retroalimentación en forma oportuna y económica, que sea
aceptable para los miembros de la organización, es decir se tiene que
tener cuidado al determinar que controlar y con que frecuencia se
debe medir el avance, al tratar de controlar demasiados aspectos y/o
elementos de las operaciones de manera muy estricta, se puede
fastidiar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y
desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero, por lo que se tendrá
que bastante cuidado de escoger y áreas a ser medidos.
2.4.1 SISTEMAS DE INFORMACION, La buena planificación, toma
de decisiones y control dependen de la administración eficaz de la
información por medio de sistemas de información administrativa, es
decir sistemas de información computarizado usado para reunir,
guardar, organizar y distribuir información a los gerentes, la
información en toda organización esta considerada, cada vez con
mayor frecuencia, como uno de los activos más valiosos.
La información es más valiosa de acuerdo a su calidad, oportunidad,
cantidad y relevancia para la administración. Las necesidades de
información varian de acuerdo a quien las requiera los técnicos
requieren información mas frecuente y muy detallada, la alta
gerencia requiere información muy resumida y dirigida a a identificar
tendencias generales y resultados globales.
Establecer normas y métodos para medir el
desempeño
Medir el desempeño
Se ciñe el desempeño
a las normas
Tomar medidas correctivas y
volver a evaluar las normas
No hacer nada
No
Si
6. CONCLUSIONES
El Gobierno Regional de Ayacucho ejecuta sus proyectos de
Inversión Pública de interés institucional a través de la
Subgerencia de Obras la cual cuenta con personal técnico y
admistrativo, que hace lo posible de llevar adelante las
ejecuciones, a pesar de las limitaciones presupuestales para
inversión, logística y recurso humano.
La Subgerencia de Obras cada año actualiza su Plan Operativo
Institucional, a través de un análisis FODA, diagnostico de la
situación actual de la unidad estructurada, trazándose objetivos
y metas estratégicas que deben ser cumplidos en su totalidad.
La cual no es cumplido eficientemente en su totalidad por falta
de recurso económico, humano y tecnológico.
La metas trazadas en el plan estratégico institucional muchas
son alterados por decisiones políticas de la alta dirección.
El recurso humano de planta la mayoría son personal nombrado
que poco aporta por desconocimiento de las normas, directivas,
tecnologías de información referente a la ejecución de obras.
Uno de los problemas de bajo rendimiento del personal
nombrado es la falta de motivación, puesto que sus necesidades
básicas no están satisfechas, por lo que no se preocupan por
satisfacer la necesidad de autorrealización (realizar trabajos de
calidad, ideas creativas, etc).
Uno de los cuellos de botella más grande en la ejecución de las
obras por administración directa son los procesos de licitación y
adquisición de insumos (materiales, equipos y herramientas),
que hacen que las ejecuciones demoren y no se cumplan con
los plazos establecidos en los expedientes técnicos. Esto genera
ampliaciones de plazo en ejecución y presupuesto.
7. RECOMENDACIONES
Una de las recomendaciones es aumentar su presupuesto de
funcionamiento y meta, para llevar adelante adecuadamente las
ejecuciones, contratar personal técnico administrativo para
realizar la inspección, monitoreo del avance físico- financiero de las
obras.
Elaborar planes de capacitación y desarrollo para la selección
del personal.
Capacitar al personal técnico y administrativo de la unidad
estructurada en normatividad del SNIP, Presupuesto Público,
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Normas de
Contraloría General de la República y normas técnicas para
optimizar las ejecuciones.
Capacitar a los gerentes y subgerentes habilidades conceptuales
y relaciones humanas, liderazgo, técnicas de motivación.
Realizar una planificación adecuada para dar inicio a la obras en
el tiempo adecuado.