Post on 11-Nov-2014
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Taller: Buenas prác/cas para la creación de una WBS
Reunión de socios del PMI Madrid Chapter 28 de Mayo de 2013
Ángel Águeda Barrero angel.agueda@evergreenpm.com
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Ángel Águeda Barrero
• Fundador de EvergreenPM
• Presidente de Valueinnova Spain
• Presidente de Successful Projects Spain
• Formador y consultor en Dirección de proyectos y efecIvidad personal.
• Cer;ficaciones: PMP®, PMI-‐ACP®, MSP, PRINCE2 Accredited trainer, Agile Project Management Accredited trainer, Kanban Methodologist, Scrum Manager
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LIBRO DE REFERENCIA Y CONSIDERACIONES
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Su entrenador de la EDT
PVP: 10€ + IVA en formato digital; PVP 20€ + IVA + gastos de envío, impreso en color envía un email solicitándolo a angel.agueda@evergreenpm.com
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hQps://evergreenpm.stagehq.com/events/2178
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• Este taller no describe la técnica WBS tal cual la define el PMI.
• Recoge también aportaciones de la técnica PBS y propias.
• No pretende mostrar todas las posibilidades de la técnica sino facilitar su puesta en prácIca.
Algunas consideraciones
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UN POCO DE HISTORIA
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1959 • Primera representación en un documento relaIvo al implementación de la técnica PERT (Program EvaluaIon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.
1961 • El término WBS empieza a ser común y aparece en una publicación de General Electric CorporaIon.
1962 • El DoD y la NASA publican una guía relaIva al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que uIlizamos actualmente.
Un poco de historia
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1962 • En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripción inicial de la WBS de 1961
1964 • El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa.on Manual que incluye una descripción del desarrollo de la WBS.
1968 • El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.
Un poco de historia
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2001 • El PMI publica la primera edición de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures
2006 • El PMI publica la segunda edición de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures
Un poco de historia
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GLOSARIO
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Glosario Enunciado del alcance del proyecto
La descripción narra;va del alcance del proyecto, incluidos los principales entregables, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.
Especificación
Un documento que especifica, de manera completa, precisa y verificable, los requisitos, el diseño, el comportamiento y otras caracterís;cas de un sistema, componente, producto, resultado o servicio y, a menudo, los procedimientos para determinar si se han cumplido con estas disposiciones. Algunos ejemplos son: especificaciones de requisitos, especificaciones de diseño, especificaciones del producto y especificaciones de prueba.
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Glosario
WBS
Una descomposición jerárquica orientada al entregable relaIva al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objeIvos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto.
Descomposición
Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
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Glosario
Planificación gradual
Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relaIvamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual
Nivel de la WBS
El nivel relaIvo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1.
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Glosario
Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se uIliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
Elemento (componente) de la EDT / Elemento de trabajo
Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se idenIfica con un nombre o un nombre y un adjeIvo.
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Glosario
Diccionario de la WBS
Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acIvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esImación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.
Paquete de trabajo
El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir acIvidades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio.
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Glosario
Ac;vidad
Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe uIlizando un verbo. Normalmente Iene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.
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DESCRIPCIÓN Y BENEFICIOS
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Qué es y qué no es Esquema
Gráfico
Diccionario
Define
Entendimiento
Comunicación
No es una lista de tareas
No es un organigrama
No Iene fases
SÍ
NO
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Qué es y qué no es
• Define el alcance total del proyecto. Lo que no está en la WBS no forma parte del proyecto.
Nivel 4
Nivel 3
Nivel 2
Nivel 1 Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
• Facilita el control de avance del proyecto
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Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas esImaciones
Asignación de resposa-‐bilidades
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Matriz de asignación de responsabilidades
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
1.0 Director
1.1 PM
1.2 PM 2
1.2 PM 3
1.1 1.2 2.1 2.2 3
1.1 X X
1.2 X X
1.3 X
WBS
OBS
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Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas esImaciones
Asignación de responsa-‐bilidades
Facilita la medición
Referencia para
proyectos futuros
Control del cambio
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REGLAS
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No organizar por fases
Proyecto
fase 1
1.1 entregable
1.2 entregable
fase 2
2.1 entregable
2.2 entregable
fase 3
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100%
Proyecto
1 20%
1.1 50%
1.2 50%
2 70%
2.1 30%
2.2 70%
3 10%
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También el alcance de proyecto…
Proyecto
1 Servicios del proyecto
1.1 GesIón del proyecto
GesIón del Iempo
GesIón de riesgos Informes Artefactos Monitoreo y
control
1.2 Redacción técnica
1.3 GesIón de la
configuración
1.4 Apoyo
administraIvo
2 Entregable
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y las ac;vidades de soporte
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entegable
2.3 integración
3 entregable
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Productos internos y externos
Proyecto
1 Servicios del proyecto
1.1 GesIón del proyecto
1.2 Soporte
administraIvo
2 Sistema X
2.1 subsistema xy
2.2 subsistema xz
2.3 Documentación del sistema X
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Tipos de producto
Producto
PMI
Interno
No se entregan al cliente
Externo
Se entregan al cliente
OGC / PRINCE2
Interno
Elaborado en el proyecto
Externo
Incorporado al proyecto
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No u;lizar verbos
Verbo Nombre
Diseñar un sito web Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas Selección de herramientas
Escribir capítulo 4 Capítulo 4
Integrar Integración
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Sólo múl;ples hijos
Proyecto
1 20%
1.1 50%
1.2 50%
2 70%
2.1 100%
3 10%
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No hay tareas
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 paso 1
1.1.2 paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
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Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
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Iden;ficador único
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 paso 1
1.1.2 paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
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en resumen
Entregables o acIvidades
Regla del 100%
Interno o externo
Nomenclatura coherente
MúlIples niveles y Ipos de componentes
Sí Tareas
Redundancia
Sólo un hijo
Demasiado pequeño o demasiado detalles
Niveles arIficiales
No
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DICCIONARIO DE LA WBS
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Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acIvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esImación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.
Diccionario del WBS
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Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Componente de la WBS Título del componente Descripción del componente 1 Entregable Esta es una descripción detallada 1.1 Entregable Esta es una descripción detallada 1.2 Entregable Esta es una descripción detallada 2 Entregable Esta es una descripción detallada 2.1 Entregable Esta es una descripción detallada 2.2 Entregable Esta es una descripción detallada 3 Entregable Esta es una descripción detallada
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Id # 2.2.2.1
Cuenta de control # 2.2
Úl;ma actualización 15/07/10
Responsable Ángel Águeda
Descripción: Realizar un estudio de mercado
Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los úlImos 3 años.
Entregables: Presentación con mulImedia e informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día …
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: dd/mm/aa -‐ Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa – Presentación mulImedia a los interesados dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente
Costo: 32.920€
Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
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y no olvides incluir…
Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Ap;tudes de calidad requeridas
Cumple las normas de idenIdad corporaIva
Como se define en las normas de idenIdad
Revisión de calidad de PRINCE2
Equipo de markeIng
La carta y el folleto reflejan con exacItud todos los detalles de la conferencia que se han acordado
Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia
No hay errores de ortograwa ni de gramáIca en ningún elemento del mailing
Ninguna Corrector ortográfico del procesador de textos. Inspección
Corrector de pruebas
La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4
Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4
Inspección Corrector de pruebas
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PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS
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¿Qué necesitamos?
¿Qué necesito?
ObjeIvos y metas del proyecto
Requisitos a alto nivel
Datos históricos
Las personas adecuadas
• Equipo de proyecto • Partes interesadas • Patrocinador
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Pasos
Revisar lo que sabes
Tormenta de ideas y evaluar
Iterar
Revisar la EDT Revisión final del equipo
Diccionario de la EDT
Control de los cambios
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y un paso más… Diagrama de flujo de productos
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HERRAMIENTAS
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Herramientas WBS
Post-‐It
Mapas mentales
Visio Word
Excel
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UTILIZACIÓN DE LA WBS
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Requisitos
Base para las esImaciones
Cronograma
Monitorización y control
Informe de situación
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EJEMPLOS
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Diagrama de una bicicleta. Autor: Al2
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LECTURAS RECOMENDADAS
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