Oficina sin papel y gestión documental

Miguel Ángel del Prado MartínezServicio de Documentación y Archivos

CEPYME ARAGÓN

Lunes TIC22-05-2006

Objetivos de la presentación

1. Señalar las posibilidades actuales para gestionar una empresa “con menos papeles”

2. Exponer las ventajas de una adecuada gestión documental

3. Mostrar un ejemplo práctico de gestión documental

Oficina sin papeles…

… es aquella en la que:

- Toda la documentación se genera en soportes

digitales.

-Toda la documentación en papel se convierte a

formatos digitales.

-Toda la documentación es trasmitida por medios

telemáticos.

Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico

Almacenamiento tradicional

Tipo de documento Páginas Soporte Espacio

Costes alquiler espacio anual

Externa (correo…) 12.000 30 archivadores

0,5 m2 90,15 €

Interna (facturas, listados…)

120.000 300 archivadores

5 m2 901,50 €

Históricos 1.625.000 4.050 Archivadores

68 m2 12.260,65 €

Total 13.253,23 €

Almacenamiento electrónico

Tipo de documento Páginas Soporte Espacio Costes anuales

Externa (correo…) 12.000 1 CD ROM 12 cm2 0,90 €

Interna (facturas, listados…)

120.000 1 CD ROM 12 cm2 0,90 €

Históricos 1.625.000 1 Juke Box 0.5 m2 90,15 €

Total 91,95 €

Fuente: Arthur Andersen (Año 1997)

Datos económicos actualizados: Precio m2 15,03 € al mes.

Estimación de costes de material de archivo (facturas)

Material de archivo Coste unitario por factura

Fotocopias (4 fotocopias/factura ) 0,14 €

Armarios archivadores (capacidad 4 cajones, 50 carpetas colgantes por cajón = 600 documentos.

0,50 €

Carpetas, clips, etiquetas, etc… 0,09 €

Metros Cuadrados ( coste Metro Cuadrado por documento x 5 años vida documento)

1,50 €

Total por factura 2,23 €

Fuente: EPROM http://eprom.abserver.es/edasfacturas/central_ahorros.asp

Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica

Tarea a realizar Manualmente y con documentación en papel

Informáticamente y con documentación digital

Lectura y clasificación de la correspondendia

2 minutos 2 minutos

Digitalización y Referenciación

0 2 minutos

Distribución Interna 2 minutos 0

Fotocopia/s 1 minuto 0

Archivo 4 minutos 0

Búsqueda para consulta solicitada

4 minutos 30 segundos

Nueva fotocopia 1 minuto 0

Rearchivo 2 minutos 0

Total 16 minutos 4,5 minutos

Fuente: Arthur Andersen (Año 1997)

Otras ventajas menos tangibles de la oficina sin papeles

Mejora la gestión administrativa

Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes

Posibilita un mayor control y seguridad de la documentación

Requisitos desarrollo oficina sin papeles

Oficina sin PapelMarco Jurídico

Cambio Cultural

Tecnología

Facturación electrónica

Banca electrónica

Comercio electrónico

http://circe.es/portal

http://www.aeat.es

http://www.seg-social.es/

http://www.delta.mtas.es/

http://www.mityc.es/PortalAyudas/Servicios/index.htm

http://notificaciones.administracion.es/portalciudadano/acceso_servicio.asp

Se hace un uso inadecuado de las tecnologías

…y el papel no desaparece

“El futuro de los papeles gráficos se ha puesto en entredicho reiteradamente

como consecuencia del avance de la información electrónica: el periódico electrónico, el correo electrónico, el libro electrónico… Y es cierto que los hábitos de consumo de los papeles gráficos se han visto modificados por las nuevas tecnologías de la comunicación, pero no como los agoreros vaticinaban, sino en sentido contrario: han aparecido nuevas formas de consumo que conviven con las tradicionales. Las modernas tecnologías de la comunicación nos han traído la imprenta a casa, la imprenta ubicua. Nunca fue tan fácil como hoy imprimir en papel un documento.”

Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón (http://www.aspapel.es) [consulta: 16 de mayo de 2006]

Nuevos problemas

Impresión masiva de documentos

Incremento del volumen de la documentación

Convivencia de diferentes soportes y formatos

Obsolescencia de los nuevos soportes

Incertidumbres en la gestión de la documentación

La transición de la gestión de documentos en papel a electrónicos

¿DÓNDE ESTÁ EL DOCUMENTO?

¿Encima de la mesa debajo de otros documentos?

¿Se destruyó?

¿Diskettes o cintas antiguas?

¿En un PC de la red?

¿En el Servidor?

Gestión documental

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma

sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento,

preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos.

Sus objetivos son:

Facilitar el trabajo con los documentos

Facilitar que la información se comparta

Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella.

Razones para implantar un sistema de gestión documental en la empresa

Las buenas decisiones requieren de buena información

Es necesario documentar las actuaciones de la empresa

Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa

Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero

Documentos innecesarios representan costes innecesarios

Soporte para la toma de decisiones

Soporte ante posibles acciones legales

Memoria Corporativa. Referencia Histórica. Búsqueda de antecedentes

Eficiencia Organizativa

Reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento

Diseño sistema de gestión documental

Sistema de Gestión Documental

Diseño conceptual y procedimental

Herramientas Informáticas

Cultura Corporativa

Herramientas informáticas

Direcciones de interés para estar al día

• http://www.ecm-spain.com• http://www.contentmanagement365.com• http://www.aiim.org

Productos informáticos existentes:

Sistemas integrados: grandes sistemas que tratan de cubrir todas las funcionalidades propias de un sistema de gestión documental y de la gestión de contenidos web.

Aplicaciones específicas que resuelven aspectos concretos. Desarrollos a la medida.

Funcionalidades que cubren:

Guardar y recuperar documentos. Creación y utilización de los documentos. Ciclo vital de la documentación.

Diseño conceptual y procedimental

¿Qué gestionamos?

¿Quién gestiona?

¿Cómo se gestiona?

Planificar

Cómo hacerlo: algunas referencias útiles

Principios archivísticos tradicionales:

Técnicas de archivo y documentación en la empresa / Cristina Parera Pascual. – Madrid: Fundación Confemetal, 2002

Organización y gestión de archivos / Eduardo Núñez Fernández.- Gijón: Ediciones Trea, 1999

Nuevas normas con soluciones a los nuevos retos del entorno tecnológico:

ISO 15489-1 (2001) Información y documentación: Gestión de documentos. Parte 1, Generalidades.Declaración de principios dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones. Estrategia, políticas, etc.

ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología de diseño

Especificaciones MOREQ. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivoAccesible en: http://www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/moreq.pdf

Captura de documentación

Clasificación

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Nivel 1 Nivel 1

Nivel 2

Nivel 1Nivel 1

Nivel 2

Expediente ExpedienteExpediente

Documentos de archivo

Producción

Talleres

Pedidos al almacen

Notas de pedidos

Descripción

NORMAS DE DESCRI PCI ON - La ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística - ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de

Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias

Controles y seguridad

Plazos de conservación y eliminación

Búsqueda y recuperación

Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Funciones

Dar constancia de la documentación que ingresa y sale de la organización

Distribuir la documentación a los interesados

Conservar una copia de toda la documentación que ingresa y sale

Buscar y recuperar documentos registrados

Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Transformación a partir del año 2001

Características del modelo antiguo:

Conservación de documentación en papel Registro manual en libros al efecto Conllevaba importantes problemas:

Elevados gastos en fotocopias Grandes necesidades de espacio para conservar la documentación Dificultades para la búsqueda y recuperación de la documentación

Modelo aplicado en el año 2001:

Digitalización de los documentos. Creación de una base de datos que posibilita el almacenamiento,

búsqueda, recuperación y consulta de la documentación digital desde los distintos puestos de trabajo a través del ordenador.

Distribución telemática de los documentos mediante correo electrónico.

Recursos utilizados

Equipamiento informático Escáner Ordenadores Red local Programa Lotus Notes

Recursos humanos Fase de planificación y diseño

1 Documentalista 1 Informático

Funcionamiento diario 1 administrativa

Ubicación del registro en el contexto de la organización

SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVO

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA ARCHIVÍSTICO CONOCIMIENTOS PERSONAS ORGANIZACIÓN

Registro de Archivos personales / Documentación departamentales

Archivo General

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

SOCIOS Y COLABORADORES

Proceso seguido

Acceso a la base de datos

Campos en la base de datos

Descripción, clasificación y anexión de documentos

Distribución telemática (I)

Distribución telemática (II)

Distribución telemática (III)

Explotación de la información

Búsqueda, recuperación y consulta de la documentación por

distintos criterios:

Buscador que localiza cualquier palabra o número incluido dentro del registro.

Cronológica Remitente Destinatario A través de la estructura del cuadro clasificatorio

Generación de documentos:

Relaciones diarias de ingresos y salidas

Relación de ingresos diarios

Principales logros obtenidos

Disminución de las fotocopias (+- 10.000 fotocopias anuales)

Disminución del espacio: (+- 3 metros lineales anuales)

Disminución del tiempo necesario para buscar, recuperar y consultar la documentación

Conclusiones

Las TIC y el marco normativo actual permiten gestionar una empresa con “menos papeles”.

Las TIC asociadas a una adecuada gestión documental pueden suponer importantes beneficios económicos a las empresas.

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño puede abordar un proyecto serio de gestión documental.

Oficina sin papel y gestión documental