Post on 16-Feb-2017
Record Manager fait partie de la Suite Easyfolder
Archivez, Conservez, Sécurisez
NOS EXPERTISES Easyfolder Record Manager conserve dans la durée et en toute sécurité l’ensemble de vos documents produits, émis ou reçus. Quelle que soit la nature de vos contenus, la volumétrie est maîtrisée : toutes vos données sont centralisées et conservées dans des conditions d’intégrité optimales.
Easyfolder accélère votre transformation numérique en vous permettant de communiquer de façon dématérialisée et rassurante avec tous vos interlocuteurs: collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, citoyens…
Vous conservez et échangez en toute confiance grâce à un Système d’Archivage Electronique (SAE) conforme aux textes et normes en vigueur.
Applications
Archivage à vocation probatoire des contrats, commandes, factures, bulletins de paie, offres et devis, emails, originaux référents
Protection des données sensibles : orientations stratégiques, supports de R&D, de comptabilité, RH
Dématérialisation et conservation de fonds archivistiques en archivage intermédiaire ou définitif
Secteurs d’activités
Secteur publicRessources humainesServicesImmobilier (Bailleurs sociaux, Promoteurs-BTP)RetailBanques et AssurancesSanté
Conserver
Sécuriser Maintenir l’intégrité
Pérenniser
TracerAssurer la vocation
probatoire
Éliminer
Être en conformité
Paramétrage des durées de conservation et sorts finaux
Gestion des droits et des habilitationsStockage hautement sécurisé
Record Management
Preuve de non-modification et non falsification : scellement des documents, vérification
d’empreintes, réplication
Conservation des documents dans un système pérenne (formats, réversibilité…)
Accès à un journal infalsifiable comportant l’ensemble des traces du système
Garantie de la valeur juridique des documents
Destruction sécurisée des archives en fin de DUA, après validation Respect des obligations légales
et du contexte normatif : NF Z-42013, SEDA, MoReq2
Intégration Aisée SAE connecté à l’ensemble de vos ERP applications métiers, CRM, messageries, BDD, sites collaboratifs…Vous bénéficiez :
• Interface fullweb compatible avec l’ensemble des navigateurs
• Logiciel exploitable sous Windows et Linux
• Choix du mode: SaaS, hébergé ou licence
• API et sa documentation vous permettant de répondre aux exigences européennes les plus fortes
Bénéfices Sécuriser vos contenus : intégrité, traçabilité, pérennité
Conserver une information juridiquement recevable
Diminuer vos coûts de stockage et de recherche d’informations
Economiser papier, mise sous-pli et affranchissement par une utilisation étendue de la voie électronique
Disposer à tout moment du patrimoine documentaire de votre organisation
En Complément Avec Easyfolder Record Manager, Numen recommande :
• Easyfolder Toolbar
• Easyfolder Hub
• Easyfolder Extranet
• Easyfolder Encrypter
• Easyfolder for SharePoint
• EasyFolder Archivist
• EasyFolder for Exchange
CHIFFRES-CLÉS
LE SAVIEZ-VOUS ?
La dématérialisation des factures réduit les coûts de 50 à 80% par rapport aux processus papier.
La loi 2000-230 du 13 mars 2000 attribue la même force probante au support électronique qu’au support papier.
De plus en plus d’entreprises produisent des documents électroniques natifs qui ne sont jamais imprimés (factures, fiches de paie…). Pour les organiser et les conserver, il faut mettre en œuvre un SAE.
Numen 87, rue Saint Lazare75009 ParisFranceTel. : +33 (0)1 53 86 87 30www.numen.fr
Numen Europe15, rue des ScillasL-2529 HowaldLuxembourgTel. : +352 40.99.44.1www.numeneurope.com
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Constitution de la preuve
Journalisation des traces du SAE dans un journal sécurisé, signé, archivé et requêtable
Des interfaces intuitives permettent de créer des règles de conservation. Vous établissez vos critères pour :
Quoique conçu pour que vous conserviez votre système durant des années, Easyfolder maintient votre indépendance intacte. A tout moment, vous pouvez changer de solution d’archivage.Horodatage des documents et
du journal des tracesÉliminer documents et dossiers
La fonction réversibilité et sa documentation associée vous permettent d’extraire tous les documents archivés ainsi que leurs métadonnées.
Archivage à valeur probatoire (ISO 14 641-1)
(OAIS)
Record Management (ISO 15489)
Interopérabilité et Réversibilité
Horodatage conforme à la (norme RFC 3161)
NF 461
Scellement et automate de re-scellement du fonds documentaire et du journal des traces
Les verser aux archives définitives
Administration des durées de conservation
Garantie de réversibilité
Vous fixez selon des rêgles la fin de dépôt d’une archive à une date donnée ou en fonction des métadonnées.
Cimail159, avenue de la Marne59700 Marcq-en-BaroeulFranceTel. : +33 (0) 3 20 82 02 02www.cimail.fr
Fonds documentaire Fonds mémoire
PDF/A PDF/A
Document de brouillon engageant
• Altération
• Mises à jour
• Modification
• Suppression
• Collaboration
Archive courante
• Création
• Non-altération
• Validation
Archive intermédiaire
Durées d’Utilisation :
• Administratives (DUA)
• Juridiques
Archive définitive
• Bordereaux de validation
• Conservation pérenne
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Centralisez tous vos fluxEasyfolder Record Manager assure le suivi complet du cycle de vie de vos documents importants et engageants.