Sybase Confidential Propriety.

Metodi e strumenti per il Project Management

Andrea Bucciarelli PMP Direttore Generale Emmedata Srl

Argomenti

•  EMMEDATA in pillole •  L’uso di metodi e strumenti di project

management •  PMI® (Project Management Institude) •  Metodo EMMEDATA per un progetto di START

UP di D Moda WEB

EMMEDATA IN PILLOLE

EMMEDATA: Mission

Fornire alle aziende del settore MODA le soluzioni IT, e la consulenza di cui necessitano affinché possano migliorare le performance, il controllo e la competitività.

EMMEDATA: Storia aziendale

Dal 1985 EMMEDATA è una realtà affermata all'interno delle aziende Moda (abbigliamento, calzature e pelletteria). Da 30 anni il team EMMEDATA contribuisce alla crescita IT di importanti marchi, con soluzioni mirate ad ottimizzare i costi e conseguire gli obiettivi di business. 1985  Nasce Emmedata

1987 Emmedata realizza Siac 400 2000 Emmedata lancia D Moda con architettura client/

server 2008/09 Emmedata lancia D Moda WEB

Clienti

•  Numero clienti: Oltre 60 •  Media Utenti x Cliente: 30 •  Fatturato Clienti: da 5 a 700

Milioni Euro •  Numero Utenti: da 5 a 700

Dipendenti

•  Il numero di dipendenti, in

continua crescita, conta oggi più di 50 specialisti del settore MODA

La catena del valore

Consulenza Architetture Infrastruttrali

Sviluppo Prodotti

Delivery delle soluzioni

Servizi di Supporto

all’esercizio delle soluzioni

EMMEDATA garantisce la copertura dell’intera catena del valore:

• Consulenza • Architetture infrastrutturali • Sviluppo dei prodotti • Delivery delle soluzioni • Servizi di supporto delle soluzioni presso i Clienti.

Prodotti

D Moda Web

D Moda Logistica per la gestione dei materiali e dei prodotti finiti

D Moda PDM per la gestione del prodotto e dei processi di collezione

D Moda B2B/B2C per la gestione E-bussines con i partners e dello shopping on line

D Moda Agent per la raccolta ordini dei clienti

D Moda Monitor Industrializzazione per la gestione e il controllo del processo di industrializzazione

D Moda Supply Chain per la gestione dei rapporti con terzisti e fornitori

D Moda Pianificazione produzione per bilanciare la domanda di mercato con le capacità produttive aziendali

D Moda CRM per la gestione dei rapporti con i clienti

D Moda iShowYou soluzione Mobile per ShowRoom e comunicazione

D Moda Retail per la gestione del canale RETAIL

Alcune Referenze

• ARKTE’ Srl – varie Griffe lusso • ATTILIO GIUSTI LEOMBRUNI Spa • BALDININI Spa • BALLIN Srl – Ballin / varie Griffe lusso • CA.MA Srl – Casucci • CASADEI Spa • FABBRICA MORICHETTI Spa - Francesco Morichetti • F.lli CAMPANILE - Brian Cress • FORNARI Spa – FORNARINA • GGR Srl - Gianvito Rossi • LINEA MARCHE Spa - OXS-Vic Matiè-Vic • MSLV – LOUIS VUITTON • MELANIA Spa • NUOVA CENTAURO Srl - Alberto Guardiani • P.F.C.M.N.A. spa – Fracomina • POLLINI Spa - Aeffe Group • RENE’ CAOVILLA Spa • SANTONI Spa • SICAP Srl - Le Silla • TOD'S Spa • ZELECO/ZEGNA Spa - Zegna

L’USO DI METODI E STRUMENTI DI PROJECT MANAGEMENT

Perché il project management?

•  L’acquisizione di nuovi e importanti clienti ha comportato la necessità di realizzare i progetti in modo strutturato

•  Il percorso di introduzione di metodi e strumenti di project management è stato realizzato nel seguente modo:

•  Ricerca di uno standard riconosciuto •  Corsi di formazione ad una percentuale importante del

personale (più del 20%) •  Definizione di uno standard EMMEDATA per la realizzazione

dei progetti •  Certificazione PMP® (circa il 10% del personale)

PMI® (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)

PMI®: profilo organizzativo

• Origine: Nato il 1969 come organizzazione no profit • Mission: Incrementare la cultura del Project management • Membri: Circa 377.000 nel mondo • Presenza: più di 184 organizzazioni a livello locale (“chapters”) • Iniziative:

Articoli e Giornali Best practices standardization Organizzazione di Seminari e workshop Programmi di Training Programmi di certificazione Partnerships con università e centri di ricerca

Progetto

•  Progetto: Un progetto è un insieme di attività temporanee intraprese al fine di creare un prodotto, un servizio o un risultato unico nel suo genere.

•  Un progetto è caratterizzato da: •  Temporaneità •  Unicità •  Elaborazione progressiva

•  Il progetto deve essere allineato agli obiettivi di business dell’azienda.

•  Il progetto può essere visto come un mattoncino per raggiungire la strategia aziendale.

Project Management e Project Manager

•  Project Management: Il project management è l'applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività del progetto per raggiungere gli obiettivi del progetto.

•  Project Manager: è la persona responsabile per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

•  Un progetto ha dei vincoli correlati: •  Ambito (scope) •  Qualità •  Schedule (piano temporizzato) •  Budget •  Risorse •  Rischi

•  Sta al project manager bilanciare questi vincoli e trovare i migliori compromessi

I processi

•  Un processo è un insieme di azioni/attività correlate tra loro al fine di produrre un risultato specifico

•  PMI® definisce 47 processi e il project management si occupa anche di integrare ed applicare questi processi, ciò include: •  Identificazione dei requisiti •  Gestione degli stakeholder (chiunque ha influenza positiva o

negativa sul progetto) •  Gestione della comunicazione •  Gestione dei vincoli

•  I 47 processi del PMI® vengono classificati in base sia in base ad un gruppo di appartenenza che in base ad una Knowledge Area

I gruppi di processi

• I gruppi di processi sono: •  Initiating: definiscono e autorizzano un progetto •  Planning: raffina l’ambito e definisce gli obiettivi del progetto, pianifica le

attività necessarie per raggiungerle •  Executing: integra le risorse assegnate al progetto al fine di realizzare il

piano di progetto •  Monitoring&Controlling: controlla con regolarità l’avanzamento del

progetto, ne indentifica i GAPS e pianifica le azioni correttive •  Closing: formalizza l’accettazione degli elaborati del progetto e si chiude

il progetto

Closing Processes

Initiating Processes

Planning Processes

Monitoring&Controlling Processes

Executing Processes

Le Knowledge Area

•  Integration Management •  Scope Management •  Time Management •  Cost Management •  Quality Management •  Human Resource Management •  Communication Management •  Risk Management •  Procurement Management •  Stakeholder Management

Processi: Classificazione PMI ®

Ciclo di vita del progetto

•  Il ciclo di vita del progetto definisce l’insieme delle fasi che connettono l’inizio con la fine del progetto

•  Il ciclo di vita del progetto in genere definisce: •  Quali lavori tecnici vanno realizzati in ciascun fase •  Quando e in quali fasi vengono generati gli elaborati (i

deliverables) e come ogni elaborato è rivisto, verificato e validato

•  Chi è coinvolto in ogni fase •  Come controllare e approvare ogni fase

Ciclo di vita del progetto

•  Cosa corrisponde in genere ad ogni fase: •  Un gruppo omogeneo di attività •  Uno o più dei risultati/elaborati (deliverables) che vanno

prodotti •  Un insieme di ruoli e attori coinvolti •  Un momento di decisione per decidere se procedere o

meno alla fase successiva

•  Le fasi possono essere sequenziali o sovrapposte

Ciclo di vita del progetto: curva allocazione risorse

Ciclo di vita del progetto e i processi di project management

•  Il ciclo di vista del progetto è relativo a ciò che è necessario per fare il lavoro che deve portare alla realizzazione del prodotto/servizio/risultato obiettivo del progetto

•  I processi di project management sono necessari per la gestione del lavoro

•  Come e quali processi di project management usare e come iterarli dipende dal tipo di progetto, dall’organizzazione, dal ciclo vita e altri fattori

Ciclo di vita del prodotto

•  Il ciclo di vita del prodotto è differente rispetto al ciclo di vita del progetto. Il ciclo di vita del prodotto è legato alle fasi di ideazione, di realizzazione, lancio sul mercato ed eventualmente fine o ritiro.

•  Il ciclo di vita del prodotto può essere correlato a uno o più progetti.

METODO EMMEDATA

Ciclo di vita dei progetti START UP ERP di EMMEDATA

1 Project

Definition

2 3 4 5

Detail Design

System Implementation

Pre Go Live Activities

Go Live & Support

Il ciclo di vita dei progetti di start up della soluzione D Moda WEB di EMMEDATA è composto da 5 fasi.

Il processo di prevendita

Il processo di prevendita da una prima definizione, di alto livello del progetto. In linea di massima la preventita definisce: • I limiti del progetto • Un ambito (scope) di massima del progetto • Una macro pianificazione dello schedule di progetto • I criteri di accettazione e di controllo del progetto

Il processo di prevendita termina con il contratto e l’autorizzazione del cliente

Lo scopo di questa fase è la pianificazione iniziale del progetto. Le principali attività sono: 1.  Definire gli obiettivi del progetto 2.  Definire l’ambito di progetto (inclusioni ed esclusioni) 3.  Definire il team di progetto 4.  Definire la sequenza di implementazione (macro piano esecutivo, macro schedule) 5.  Definire la strategia di cut-over (migrazione dati+servizi dal vecchio al nuovo sistema): big-bang, incrementale o parallelo 6.  Definizione del piano di gestione dei rischi Normalmente il piano iniziale di progetto viene comunicato agli stakeholders attraverso un Kick-off meeting. La fase si conclude con l’accettazione da parte del cliente dell’impostazione di progetto.

Fase 1 – Project Definition

Fase 2 – Detail Design

Lo scopo di questa fase è giungere ad una comprensione condivisa con il cliente su come le soluzioni EMMEDATA supporteranno i processi aziendali. Le principali attività sono: 1.  Comprendere i processi aziendali in atto (as-is) 2.  Mappare i processi as-is nelle soluzioni standard (to-be) 3.  Identificare i gap tra i processi as-is e to-be (gap analysis) 4.  Si producono i documenti di analisi as-is, to-be e gap 5.  Si identificano le necessità di change management da apportare ai processi/procedure del cliente

La fase si conclude con l’accettazione della progettazione di dettaglio da parte del cliente.

Fase 3 – System Implementation

In questa fase si implementano tutti i processi aziendali definiti nella progettazione di dettaglio to-be. Le principali attività sono: 1.  Configurazione dei processi (a livello dei moduli) 2.  Parametrizzazione dei moduli (a livello di entità) 3.  Sviluppo software per interfacce e gap 4.  Configurazione degli utenti (ruoli ed autorizzazioni)

Fase 4 – Pre Go Live Activities

Lo scopo di questa fase è realizzare le attività di preparazione al Go Live per attivare le soluzioni EMMEDATA nell’ambiente di produzione del cliente. Le principali attività sono: 1.  Test del Software – singoli moduli (unit testing) e moduli integrati (integration testing) 2.  Verifica dei Requisiti - accettazione specifiche (UAT) 3.  Simulazione dei processi aziendali (business simulation) 4.  Formazione degli utenti finali 5.  Attività di cut-over (chiusura delle attività sul vecchio sistema, popolamento iniziale del database ed aggiornamento dei programmi nell’ambiente di produzione)

Fase 5 – Go Live & Supporto

Lo scopo di questa fase è attivare i processi aziendali nell’ambiente di produzione. Il progetto di implementazione si chiude ed il sistema passa in esercizio: 1.  Supporto di progetto nell’ambiente di produzione 2.  Training on-the-job 3.  Monitoraggio delle transazioni 4.  Monitoraggio delle prestazione 5.  Attivazione del servizio help-desk

La chiusura del progetto attiva i processi di maintenance previsti dai contratti di manutenzione e HELP DESK

Attività supplementari

In alcuni casi le fasi del metodo standard possono essere integrate con attività supplementari:

1.   Prototipazione della soluzione D MODA WEB 2.   Migrazione dati dal vecchio sistema a D MODA WEB 3.   Integrazioni del D MODA WEB con altri sistemi 4.   Gestione del cambiamento organizzativo (change management)

Tools & Techniques

Gantt del progetto

Tools & Techniques

Agenda dei workshop

Tools & Techniques

Documentazione per le analisi

Tools & Techniques

Lista dei punti aperti di progetto

Tools & Techniques

Lista dei gap

Tools & Techniques

ü  Ambito

q  Integrazione D MODA & B2C

q  Anagrafiche e Foto

q  Listini

q  Disponibilità

q  Ordini

ü  Avanzamento

q 85% del lavoro di progettazione dell’interfaccia è stato completato

ü  Prossimi passi

q  Avere i dati di prova nello staging per la settimana 2012/06

q  Rivedere la specifica per la gestione dei resi

q  Allestire un sito FTP per le foto da utilizzare dalla settimana 37

ü  Budget

q  Criticità sugli sviluppi necessari a sopperire la mancanza del sito FTP

Project Status Site Domain Type Go live On Time Resource Progress Year Leader Comments

Dmoda Corrente Roma Integration Project 01/09/2012 K L J 2012 L. Scocco Team molto carico

Go-live Kick Off

09/2012

End Build End Design End INT Tests

16/03/2012 18/05/2012 01/09/2012

End UAT Test

06/07/2012 16/02/2012

J K L

Monitor & Controlling

•  Sono i processi eseguiti durante l’esecuzione del progetto per:

•  Identificare tempestivamente i potenziali problemi •  Definire le azioni preventive e/o correttive per evitare/

correggere i potenziali problemi •  Identificare degli scostamenti tra i risultati del progetto e

quanto pianificato (in temini di scope, budget, schedule, etc….)

Monitor & Controlling

•  I processi di monitor & controlling gestiscono anche le richieste di cambiamento (change request)

•  Dei meeting vengono usati per controllare il SAL dei progetti.

•  I principali controlli riguardano: •  Lo stato delle attività schedulate (piano delle attività) •  Analisi delle change request (GAP) •  Analisi dei costi •  Analisi delle open issue