Post on 28-May-2020
i
KÜTÜPHANE VE BĠLGĠ MERKEZLERĠNDE
SĠSTEM ANALĠZĠNĠN ÖNEMĠ VE
UYGULANABĠLĠRLĠĞĠ
BĠR ÖRNEK:
ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAĠRE
BAġKANLIĞI BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ALT SĠSTEMĠ‟NDE
SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI
Mesut Yalvaç
Çantay Kitabevi
2000
ii
ISBN 975-7206-33-4
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemi ve uygulanabilirliği: Bir
örnek: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı
Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi’nde sistem analizi çalıĢması
Copyright © Çantay Kitabevi
Yazan:
Mesut Yalvaç
Birinci Basım: Ocak 2000
Baskı:
ÇANTAY KĠTABEVĠ
Büyük ReĢit PaĢa Cad. No.44/C
34470 Laleli-Ġstanbul
Tel: 0212 526 90 45
Faks: 0212 528 58 51
Yalvaç, Mesut
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemi ve uygulanabilirliği:
Bir örnek: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı
Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi‟nde sistem analizi çalıĢması / Mesut
Yalvaç .-- Ġstanbul: Çantay Kitabevi, 2000.
xix, 250 s.
ISBN 975-
1.Kütüphane ve Bilgi Merkezleri – Sistem Analizi I. Yapıt adı
iii
ĠÇĠNDEKĠLER
ÖNSÖZ ...................................................................................................vii
KISALTMALAR ......................................................................................x
GĠRĠġ ......................................................................................................xii
1.BÖLÜM:
KONUYLA ĠLGĠLĠ BAġLICA KAVRAMLAR, TANIMLAR VE
MODELLERE ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR
1 BaĢlıca Kavram ve Tanımlar ..................................................................1
1.1 Sistem ..................................................................................................1
1.2 Genel Sistem Teorisi ...........................................................................9
1.3 Sistem YaklaĢımı ..............................................................................13
1.4 Sistem Analizi ...................................................................................16
1.5 Yöneylem AraĢtırması .......................................................................18
1.6 ĠĢletme ve Bilgi ĠĢletmesi (Kütüphane ve Bilgi Merkezi) .................19
1.7 Yönetim .............................................................................................21
2 Genel Sistem Teorisi Çerçevesinde Sistem ve Sistem Modeli
Sınıflamalarına Bir BakıĢ ..............................................................23
2.1 Sistemlerin Sınıflandırılması ............................................................23
2.2 Sistem Modellerinin Sınıflandırılması ..............................................29
2.BÖLÜM:
SĠSTEM ANALĠZĠ: ÖNEMĠ, YARARLARI,
ĠLKELERĠYLE TEKNĠK ve YÖNTEMLERĠ
1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları ...............................38
2 Sistem Analizinin Ġlkeleri .....................................................................42
iv
3 Sistem Analizinde Kullanılan Teknikler ..............................................44
3.1 Bilgi Toplama Teknikleri ..................................................................44
3.1.1 Gözlem Yolu ile Bilgi Toplama .....................................................44
3.1.2 Anket Yolu ile Bilgi Toplama ........................................................46
3.1.3 Teke Tek GörüĢmeler Yolu ile Bilgi Toplama ...............................47
3.1.4 Toplantılar Yolu ile Bilgi Toplama ................................................52
3.1.5 Konuyla Ġlgili Belgeler/Yayınlar Yolu ile Bilgi Toplama .............53
3.2 ġemalama/Modelleme Teknikleri .....................................................55
3.2.1 Organizasyon ġemaları ..................................................................55
3.2.2 AkıĢ ġemaları ................................................................................63
3.2.3 X ġemaları/Veri Matrisleri ............................................................75
3.2.4 Gantt ġeması/Çubuk ġema ............................................................76
3.2.5 Öncelik ġemaları ...........................................................................77
3.2.6 Operatör-Makine ġeması ...............................................................79
3.2.7 ĠĢlev Analiz ġeması/ĠĢ Dağıtım ġeması .........................................79
3.2.8 Karar Ağacı ....................................................................................80
3.3 Karar Tablosu ....................................................................................81
3.4 Zaman Ġncelemesi Yöntemi ..............................................................82
3.5 Hareket Analizi ve Ekonomisi ..........................................................83
3.6 Kayıt Kontrol ve Analizi ...................................................................84
3.7 Ergonomi .......................................................................... .................84
3.8 Standardizasyon ve Nicelik, Nitelik Denetimi ..................................84
3.9 Mâliyet Analizleri .............................................................................85
3.10 KarĢılaĢtırma Yöntemi ....................................................................86
3.11 Örnekleme Yöntemi ........................................................................86
3.12 Yöneylem AraĢtırması Yöntemi ......................................................88
3.13 Raporlama Teknikleri ......................................................................88
v
3.BÖLÜM:
KÜTÜPHANE ve BĠLGĠ MERKEZĠ SĠSTEMĠNDE
SĠSTEM ANALĠZĠNĠN UYGULANMASI
1 Kütüphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin Uygulama
AĢamalarına Genel Bir YaklaĢım ..................................................91
2 BĠRĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu ......................................................97
2.1 ÇalıĢma Planını OluĢturma ................................................................98
3 ĠKĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama .............103
3.1 Bilgi Kaynakları ..............................................................................104
3.1.1 Politika ve Süreçler ile Ġlgili Belgeler ..........................................104
3.1.2 Organizasyon ġemaları ve Organizasyon El Kitapları .................105
3.1.3 ĠĢ Tanımları ..................................................................................105
3.1.4 Formlar .........................................................................................106
3.1.5 Konuyla Ġlgili Olarak Önceden YapılmıĢ ÇalıĢmaların
Belgeleri ......................................................................................106
3.1.6 Kütüphane ve Bilgi Merkezi ÇalıĢanları (Personel) ....................106
3.1.7 Kütüphane ve Bilgi Merkezi Kullanıcıları ...................................107
4 ÜÇÜNCÜ AġAMA: Sorun Durumunun Analizi ...............................107
4.1 Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması ..........................108
4.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi ....................109
4.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların/Modellerin, Tabloların
Hazırlanması ................................................................................110
4.4 Analiz ..............................................................................................111
4.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması ..........................113
4.5.1 Mâliyet Verimliliği .......................................................................114
4.5.2 Zaman Verimliliği ........................................................................115
4.5.3 Kalite Verimliliği .........................................................................116
4.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması .............................117
4.7 Rapor Hazırlama .............................................................................117
5 DÖRDÜNCÜ AġAMA: Çözümün Tasarımı .....................................118
vi
5.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması .................................119
5.2 Çözümün Kısıtlarının Belirlenmesi .................................................121
5.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme ..................................................122
5.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi ......................................123
5.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun DeğiĢik Çözüm Önerileri Üretme
ve GeliĢtirme ...............................................................................124
5.6 Her Bir Seçeneğe ĠliĢkin Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar
Analizlerini Yapma .....................................................................125
5.7 Çözüme ĠliĢkin Önerileri Hazırlama ...............................................129
5.8 Rapor Hazırlama .............................................................................130
6 BEġĠNCĠ AġAMA: Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve
Uygulanması ...............................................................................130
6.1 Çözümün Uygulanabilmesi Ġçin Gerekli Öğelerin Sağlanması ......131
6.2 Personel Eğitimi ..............................................................................132
6.3 Çözümün Test ve EleĢtirisi .............................................................133
6.4 Çözümün Uygulanması ve Yeni Duruma Uyum ............................134
7 ALTINCI AġAMA: Yeni Durumun Değerlendirilmesi ....................138
4. BÖLÜM:
BĠR UYGULAMA:
ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
DAĠRE BAġKANLIĞI SĠSTEMĠNDE BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN
SAĞLAMA ĠLE ĠLGĠLĠ BĠR SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI
1 Sistemin BaĢlıca Özellikleri ...............................................................142
1.1 „Bağlı Birimler‟ Kavramı ................................................................144
1.2 Teknik Hizmetler .............................................................................146
1.3 Yararlandırma ..................................................................................146
1.4 Personel ...........................................................................................148
1.5 Derme ..............................................................................................154
1.6 Donanım ..........................................................................................155
1.7 Bütçe ................................................................................................157
vii
2 „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi‟nde Sistem Analizi
ÇalıĢması .....................................................................................159
2.1 Sorun Durumu .................................................................................159
2.1.1 ÇalıĢma Planı .......................................................................... .....159
2.2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama ........................................163
2.2.1 Bilgi Kaynakları ...........................................................................164
2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri .............................................................164
2.3 Sorun Durumunun Analizi ..............................................................164
2.3.1 Alt Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması .................165
2.3.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi .................165
2.3.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların vb.nin Hazırlanması ............165
2.3.4 Analiz ...........................................................................................166
2.3.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması .......................169
2.3.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması ...........................170
2.3.7 Rapor Hazırlama ..........................................................................171
2.4 Çözümün Tasarımı ..........................................................................178
2.4.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması ..............................178
2.4.2 Çözümün Sınırlılığının Belirlenmesi ...........................................178
2.4.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme ...............................................180
2.4.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi ...................................181
2.4.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun Çözüm Önerileri Üretme ve
GeliĢtirme ...................................................................................181
2.4.6 Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma .........188
2.4.7 Çözüm Önerilerinin Uygulanmasına ĠliĢkin Plan Hazırlama ......190
2.4.8 Rapor Hazırlama ...................................................................... ....191
SONUÇ VE ÖNERĠLER ......................................................................193
KAYNAKÇA ........................................................................................198
EKLER ..................................................................................................206
viii
ÖZET (ABSTRACT) ...........................................................................250
ix
ÖNSÖZ
Sistem analizi, genel sistem teorisine dayanan sistem yaklaĢımı
çerçevesinde geliĢtirilen bir yöntemdir. Her iĢletmede olduğu gibi, bir
bilgi iĢletmesi olarak düĢünülebilecek kütüphane ve bilgi merkezlerindeki
yönetsel sorunların çözümünde de bu yöntemden yararlanılabilir. Bu
araĢtırmanın amacı, kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak
ele alınabileceklerini ve onların yönetiminde sistem analizinden
yararlanılabileceğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır.
Özellikle karar verme konusunda yararlanılan sistem analizi
yöntemi, öncelikle her iĢletmenin kendi sistemi hakkında baĢka
yöntemlerle kolay elde edilemeyecek ölçüde ayrıntılı verilerin elde
edilmesine imkân sağladığı için önemlidir. Bu tür verilere dayanarak, her
kuruluĢtaki iĢ ve iĢlemlerin verimlilik ve etkinliği arttırılabilir. Aynı
zamanda, sistem analiziyle elde edilen veriler, çeĢitli iĢ standartlarının
oluĢturulmasında ve benzer türde kuruluĢların çalıĢmalarının
karĢılaĢtırılmasında da kullanılabilirler. Böylece, her kuruluĢ için olduğu
gibi kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarının da en iyi biçimde
gerçekleĢtirilmesi kolaylaĢtırılabilir. Genel olarak, ülkemizdeki
kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarıyla yaptıkları iĢ ve iĢlemlere
iliĢkin ayrıntılı ve kayda geçmiĢ verilere sahip olmadıkları bilinmektedir.
Bu durum, sözü edilen kuruluĢların verimlilik ve etkinliklerinin
değerlendirilmesi açısından önemli bir sorun oluĢturmaktadır. Yapılan iĢ
ve iĢlemlerin sırasını, özelliklerini, her iĢin yürütülmesi için gerekli insan
kaynaklarının nicelik ve niteliklerini yeterince ayrıntılı olarak
belirleyemeyen bir kütüphane sisteminin, baĢka sistemlerle kuracağı
iliĢkilerden verimlilik sağlaması güçtür. Yine, böyle bir kütüphane
sistemi, örneğin otomasyona dayalı yeni bir sisteme dönüĢtürüldüğünde,
yukarıda belirtilen nedenlerle çeĢitli sorunlarla karĢılaĢacak; hatta yeni
bir sisteme geçmenin gerekçesini açıklaması kolay mümkün
olmayacaktır.
Öte yandan, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezlerinin
günümüzdeki çeĢitli yönetsel sorunlarını sadece sistem analizi
yönteminden yararlanarak çözmenin mümkün olamayacağı da bir
gerçektir. Ne kadar doğru ve iyi bir sistem analizi çalıĢması yapılırsa
yapılsın, malî kaynak, personel, bina, yasa ve yönetmelikler vb.
konusundaki yetersizlik ya da eksiklikler, kütüphane ve bilgi
merkezlerinin yönetimini güçleĢtiren önemli sorunlardır. Ancak, sistem
analizinin bu açıdan sağlayacağı bir yarar da, her kuruluĢun gerek kendi
sisteminin, gerekse kendisini etkileyen üst sistemlerin sorunlarının
x
ayrıntılı bir analizine imkân da vermesidir. Örneğin bir üniversite
kütüphanesi sisteminin üst sistemleri arasında, Üniversite Dekanlık ve
Rektörlükleri, Yüksek Öğretim Kurulu, Eğitim Sistemi yahut
Kütüphanecilik Bölümleri‟nden söz edilebilir. Dolayısıyla, bir üniversite
kütüphanesinde yapılacak sistem analizi, aynı zamanda sözü edilen üst
sistemler için uygulanacak sistem analizi çalıĢmalarıyla da
desteklenmelidir. Bu takdirde, üniversite kütüphanesinin yönetsel
sorunlarının kaynakları ve çözümlerine iliĢkin daha kapsamlı verilerin
elde edilmesi mümkün olabilecektir. Bu tür uygulamalar sonucunda ise,
üniversite kütüphanelerinin yönetsel sorunlarının çözümünü
kolaylaĢtıracak daha doğru uzun dönemli kararların alınması da
sağlanabilecektir. Ülkemizde doğrudan doğruya kütüphane ve bilgi
merkezlerinde sistem analizini konu alan ilk çalıĢmalardan biri
niteliğindeki bu araĢtırmanın bir amacı da, sistem analizinin önemi ve
yararları konusunda öncelikle meslek elemanlarını bilinçlendirmektir.
AraĢtırmanın hazırlanmasında, öncelikle araĢtırma konusunun
seçiminden baĢlayarak araĢtırmanın her aĢamasında karĢılaĢtığım
sorunların çözümünde daima yardımcı olan ve titiz bir araĢtırma
ürününün ortaya çıkarılması yönünde beni teĢvik eden Prof.Dr.Aysel
Yontar‟a teĢekkür ederim. ÇalıĢmalarım sırasında beni sürekli
destekleyen, ayrıca Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nda bir sistem analizi uygulaması yapmam için gerekli izin
ve olanakları sağlayan Prof.Dr.Meral Alpay‟a da özellikle teĢekkür
borçluyum.
Yine, araĢtırmamı destekleyici tutumları nedeniyle, baĢta
Doç.Dr.Hasan S.Keseroğlu olmak üzere Ġ.Ü.Kütüphanecilik Bölümü‟nün
tüm öğretim elemanlarına da teĢekkür ederim.
AraĢtırmamla ilgili olarak kendileriyle yaptığım görüĢmeler
sırasında değerli görüĢ ve eleĢtirilerinden yararlandığım Ġ.Ü.ĠĢletme
Fakültesi öğretim üyesi Prof.Dr.Öner Esen‟e ve A.Ü.Dil ve Tarih-
Coğrafya Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü öğretim üyesi Prof.Dr.Bengü
Çapar‟a da teĢekkür ederim.
Özellikle araĢtırmanın uygulama aĢamasındaki görüĢmeler için
bana zaman ayıran ve yardımcı olan, baĢta Güler Demir ve Kadriye Varol
olmak üzere, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın
tüm çalıĢanlarına; aynı zamanda, o dönemde sözü edilen kütüphanede de
mesai yapan Bölümümüz eski Okutmanı Aykut Arıkan‟a da teĢekkür et-
mek isterim.
AraĢtırmanın gerçekleĢtirilmesi için gerekli yayınların hızlı bir
Ģekilde sağlanabilmesi konusunda yardımlarını gördüğüm Ġstanbul
xi
Üniversitesi, Ġstanbul Teknik Üniversitesi, Boğaziçi Üniversitesi,
Marmara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları
ile Koç Üniversitesi Kütüphanesi, Beyazıt Devlet Kütüphanesi, Ankara
ve Ġstanbul Ġngiliz Kültür Heyeti Kütüphaneleri ve Ġstanbul Amerikan
Kütüphanesi elemanlarına da teĢekkür borçluyum.
Bunun yanında, 1993 Eylül ayında bölümümüz araĢtırma
görevlilerinin Ġngiltere‟yi ziyaret etmeleri için burs sağlayan
Ġstanbul‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti yetkililerine de teĢekkür ederim. Bu
ziyaret bana, Türkiye‟de elde edemediğim konuyla ilgili çeĢitli yayınları
inceleme ve sistem analizi konusundaki tanınmıĢ uzmanlardan Jennifer
Rowley ile görüĢme olanağını sağlamıĢtır.
ÇalıĢmayı baskıya hazırlama aĢamasında, düzeltme çalıĢmalarımda
bana yardımcı olan öğrencilerim Mine Tarlan, Cem Özel ve Nihal Koç‟a
da teĢekkür ederim.
ÇalıĢmanın basım iĢlerini büyük bir titizlikle ve güleryüzle
üstlenen Yılma Çantay‟a ve Çantay Kitabevi‟ne de teĢekkür borçluyum.
Son olarak, çalıĢmam sırasında engin sabır ve özverisiyle özel
yaĢantımdaki birçok yükümü üstlenen, çalıĢmamı kolaylaĢtıran ve
destekleyen sevgili eĢim Çiğdem‟e, babalık görevlerimi ihmal ettiğim
için beni suçlamayan oğlum Kuntay‟a içtenlikle teĢekkür ederim.
Mesut Yalvaç
xii
KISALTMALAR
a.e. : aynı eser
a.e.a.y. : aynı eser, aynı yer
a.y. : aynı yer
ACM/PCM : Active and Passive Component Modelling
ALA : American Library Association
Atöl. : Atölye
ayr.bkz. : ayrıca bakınız
bib. : bibliyografik
bkz. : bakınız
Böl. : Bölüm
bs. : basım
CD-ROM : Compact Disk-Read Only Memory
CPM : Critical Path Method
çev. : çeviren
DDSS : Development of Data Sharing Systems
ed. : edited
ed. by : edited by
Ens. : Enstitü
EOS : Evrensel Onlu Sınıflama
fab. : fabrika
Fak. : Fakülte
geliĢ. : geliĢtirilmiĢ
gnĢl. : geniĢletilmiĢ
haz. : hazırlayan
HSM : Hard Systems Methodologies
ISAC : Information Systems Work and Analysis of
Changes
Ġ.Ü. : Ġstanbul Üniversitesi
JSD : Jackson System Development
Ktp. : Kütüphane
xiii
KYM : Kritik Yol Metodu
LBMS-SDM : Learnmonth and Burchett Management Systems-
System Development Methodology
Ltd. : Limited
Md. : Müdür
NIAM : Nijssens Information Analysis and System
Design
no. : numara
Öğr.elm. : Öğretim elemanı
örn. : örneğin
PDGT : Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme
Tekniği
PERT : Program Evaluation and Review Technique
Prof.Dr. : Profesör Doktor
Pub. : Publishing
s. : sayfa
SASD : Structured Analysis Design and System Design
sınıf. : sınıflama
SSM : Soft Systems Methodology
STRADIS-SDM : Structured Analysis Design and Implementation
of Information Systems - System Development
Methodology
ġub.Md. : ġube Müdürü
T.C. : Türkiye Cumhuriyeti
Ün. : Üniversite
Ün.Yük.Lis. : Üniversite Yüksek Lisans
vb. : ve benzeri
vs. : vesaire
Y.Ok. : Yüksek Okul
yay.haz. : yayına hazırlayan
yerleĢ. : yerleĢtirme
YÖK : Yüksek Öğretim Kurulu
xiv
GĠRĠġ
Bilindiği gibi, her tür ve büyüklükteki kütüphane ve bilgi mer-
kezlerinin genel amacı, kullanıcılarının taleplerini en iyi ve en hızlı bi-
çimde karĢılayacak belge ve bilgi hizmetleri üretmektir. Ancak, günü-
müzde bu amacın etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi, Türkiye dıĢındaki
ülkelerde olduğu gibi, Türkiye‟de de güçleĢmektedir. Bunun baĢlıca
nedeni, belge ve bilgi hizmetlerindeki karmaĢıklaĢmanın artmasına ve
yeni hizmet alternatiflerinin ortaya çıkmasına karĢılık, bu geliĢmelerin
yarattığı sorunların çözümü için gerekli kaynakların sınırlı olmasıdır. Bir
yandan kütüphane ve bilgi merkezlerinin kullanıcılarının, diğer yandan
bu merkezlerin sağlayıp düzenlemek ve yararlandırmak durumunda
oldukları belge ve bilgilerin nicelik ve niteliğindeki artıĢ ve çeĢitlenme,
hizmetlerin karmaĢıklaĢmasının temel nedenidir. Bunun yanında, bilgi
teknolojisindeki çeĢitlenme ve geliĢme, belge ve bilgi hizmetlerindeki
karmaĢıklaĢmayı arttırdığı gibi, yeni hizmet alternatiflerinin ortaya
çıkmasına da yol açmaktadır. Bütün bu geliĢmelere karĢılık, hizmetlerin
en iyi biçimde yürütülmesi için gerekli insan kaynaklarıyla malî,
teknolojik ve diğer kaynakların sınırlılığı da söz konusudur.
Yukarıda belirtilen güçlük, aynı zamanda, günümüzdeki kütüp-
hane ve bilgi merkezlerinin baĢlıca yönetsel sorunudur. Bu sorunun çö-
zümünü kolaylaĢtıracak önemli bir koĢul ise, sözü edilen merkezlerin
yönetiminde, gerek kütüphane ve bilgi biliminin, gerekse diğer bilim-
lerin geliĢtirdiği bilimsel bilgi, yöntem ve tekniklerden yararlanmaktır.
Sistem analizi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin özellikle çeĢitli karar
verme sorunlarının çözümünde yararlanılacak bilimsel yöntemlerden
biridir.
Sistem analizinde yararlanılan çeĢitli teknikler arasında, örneğin
zaman ve hareket etüdü gibi tekniklerin, özellikle 19. yüzyılın son çey-
reğinden itibaren Frederick W.Taylor‟un öncülüğünde ortaya çıkan
bilimsel yönetim okulu çerçevesinde geliĢtirildiği öne sürülebilir. 20.
yüzyılın ilk yarısında, bu tür tekniklerin, daha ziyade mühendislik ala-
nında uygulanan „yöneylem araĢtırması‟ kapsamında da kullanıldığı
söylenebilir. Aynı dönemde, geliĢmiĢ Batı ülkelerinde hızlanan sanayi-
leĢmeye paralel olarak yönetimleri karmaĢıklaĢan iĢletmelerin, yukarıda
belirtilen çeĢitli tekniklerden yararlanarak karar verme sorunlarını
çözmeye çalıĢtıkları da bir gerçektir. Yöneylem araĢtırması kapsamında
yahut ondan bağımsız olarak uygulanan bu teknikler, 20. yüzyılın ilk
yarısından sonra, genel sistem teorisinden etkilenen sistem yaklaĢımı
çerçevesinde geliĢtirilen sistem analizinde de kullanılmıĢtır. Bu
xv
dönemde, bir yandan yöneylem araĢtırmasının kapsamı geniĢletilerek
sistem analizine dönüĢmüĢ; diğer yandan sistem analizi teknikleri de
geliĢtirilmiĢtir. 20. yüzyılın ikinci yarısında, iĢletmelerin yönetiminde
sistem yaklaĢımına geçiĢle birlikte, yönetimde sistem analizinin
kullanılmasının yaygınlaĢmaya baĢladığı da bilinmektedir.
GeliĢmiĢ Batı ülkelerinde sistem analizinin kütüphane ve bilgi
merkezlerinde kullanılmaya baĢlaması, 1960‟ların baĢında gerçekleĢ-
miĢtir. Library Literature adlı dizinde 1933‟den baĢlayarak yapılan
tarama sonucunda, „sistem analizi‟ konu baĢlığının ilk kez 1964‟de
kullanıldığı görülmüĢtür. Bu yıl, Robert S.Taylor‟un kütüphanelerde
sistem analiziyle ilgili bir bibliyografyası1 ve bir raporu2 yayınlanmıĢtır.
1965‟de ise, konuyla ilgili olarak Joseph Becker‟in bir makalesi3,
R.S.Taylor ve C.E.Hieber‟in ise el kitabı niteliğinde bir raporu4 ortaya
çıkmıĢtır. Bu durum, özellikle A.B.D.‟de kütüphanecilik alanında sistem
analizine yönelik ilginin 1960‟lardan itibaren yoğunlaĢmaya baĢladığını
göstermektedir. Böyle bir geliĢmenin ardında yatan çeĢitli nedenler
vardır. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde mevcut iĢlerin yanı sıra yeni
hizmetler verme eğilimi, iĢ hacmini arttırmıĢ; buna karĢılık kaynakların
sınırlılığı onların akılcı kullanımını gerektirmiĢtir. Sözü edilen
merkezlerde, kaynak paylaĢımı adı altındaki çeĢitli iĢbirliği giriĢimleriyle
merkezileĢme gibi eğilimler de, sınırlı kaynakların verimli kullanımı
yönündeki çabaların bir sonucu olarak değerlendirilebilirler. Özellikle
1960‟lardan itibaren bu tür çabalar artarken, bilgi teknolojisi alanında
hızlı geliĢmelerin de olması, kütüphane ve bilgi merkezlerini bilgi
teknolojilerinden yararlanmaya zorlamıĢtır. Bu dönemde, bilgisayar ve
iletiĢim teknolojilerinin birleĢmesinden oluĢan bilgi teknolojilerinin,
belge ve bilgi hizmetlerinde uygulanması, bizce kütüphanecilik alanının,
1 Robert S. Taylor, Bibliography of recent reports and books on library automation
and library systems analysis.(Library Systems Analysis Report No.1) Bethlehem, Pa.:
Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1964.
2 Robert S. Taylor, An approach to library systems analysis. (Library Systems
Analysis Report No.2) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information
Sciences, 1964.
3 Joseph Becker, “System analysis, prelude to library data processing”, ALA bulletin,
59, (April, 1965), s.293-296.
4 Robert S. Taylor - Caroline E. Hieber, Library systems analysis. (Library Systems
Analysis Report No.3) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information
Sciences, 1965. (Library Literature 1964-1966, s.689'da bibliyografik kimlik Ģu Ģekilde
verilmiĢtir: R.S. Taylor - C.E. Hieber, Manual for the analysis of library systems,
Bethlehem, Pa.: Center for the Information Sciences, 1965.)
xvi
mühendislik alanında yoğun olarak kullanılan sistem analizi yöntemiyle
tanıĢmasını gerekli kılan temel nedendir.
Ülkemize gelince, gerek yerli meslekî yayın ve bibliyografyala-
rın, gerekse yerli ve genel nitelikteki bibliyografik kaynakların taranması
sonucunda, çeĢitli meslek yayınlarında zaman zaman sistem analizi
kavramına değinildiği görülmüĢtür. Bununla birlikte, doğrudan doğruya
kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizini konu alan ilk
araĢtırmaların 1990‟larda ortaya çıktığı saptanmıĢtır. Bu araĢtırmaların
ilki, 1990‟da Nuray Erol tarafından hazırlanan, Orta Doğu Teknik
Üniversitesi Kütüphanesi‟nde ödünç verme sisteminin otomasyon
tasarımı ve sistem analiziyle ilgili bir yüksek lisans çalıĢmasıdır.5
1993‟de ise konuyla ilgili dört makale yayınlanmıĢtır. Bunlardan birisi
Bengü Çapar6‟a, bir diğeri Mesut Yalvaç7‟a ve ikisi Serap
S.Kurbanoğlu8‟na aittir. Ancak, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkez-
lerinde sistem analizi konusunda daha önce bir doktora çalıĢması ya-
pılmamıĢtır.
AraĢtırmanın Hipotezi, Amacı ve Yöntemi
Bu araĢtırmanın hipotezi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin genel
sistem teorisi çerçevesinde bir sistem olarak ele alınabilecekleri ve bu
merkezlerde sistem analizinin uygulanabileceğidir.
AraĢtırmanın genel amacı, yukarıda belirtilen hipotezin doğrula-
nabilirliğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır. Bunun yanında,
daha önce de değinildiği gibi, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezle-
rinde sistem analizini konu alan bir doktora çalıĢması hazırlanmamıĢ; ma-
kale dıĢında baĢka kapsamlı bir çalıĢma da yapılmamıĢtır. Bu nedenle,
araĢtırmanın bir amacı da, sistem analizinin kütüphane ve bilgi
merkezleri açısından önemi ve yararlarıyla bu analizde kullanılabilecek
5 Nuray Erol, Orta Doğu Teknik Üniversitesi'nin mevcut ödünç verme sisteminin
otomasyon tasarımı ve sistem analizi. (basılmamıĢ yüksek lisans tezi) Ankara:
Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü, 1990, xi,118 s.
6 Bengü Çapar, “Bilgi iĢletmelerinin yönetiminde sistem yaklaĢımı ve sistem analizi”,
Jale Baysal'a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim,
1993, s.51-71.
7 Mesut Yalvaç, “Kütüphane hizmetlerinde bilgisayara geçiĢ ve sistem analizi”, Jale
Baysal'a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim,
1993, s.121-132.
8 Serap S. Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”, Türk
kütüphaneciliği, 7, 1(1993), s.34-40. ; Serap S. Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına
dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”, Türk kütüphaneciliği, 7,
2(1993) s.89-100.
xvii
çeĢitli diğer yöntem ve teknikleri ayrıntılı olarak açıklamaktır. Ayrıca,
meslekî teori ve uygulama alanında çalıĢanların, sistem analizi
çalıĢmasında uymaları gereken ilkelerle karĢılaĢabilecekleri baĢlıca
sorunlara dikkatlerinin çekilmesi de amaçlanmaktadır.
AraĢtırmanın yukarıda belirtilen hipotezini ve amacını etkileyen
temel görüĢ ise Ģöyle özetlenebilir: Ülkemizde kütüphane ve bilgi
merkezlerinin çeĢitli yönetsel sorunlarının ele alındığı meslekî yayınlarda
yahut meslekî toplantılarda, bu sorunların genellikle malî kaynaklar,
yasal düzenlemeler, bina imkanları, personel, kullanıcı nicelik ve niteliği
vb. gibi öğelere iliĢkin yetersizliklerden kaynaklandığı biçimindeki
görüĢlerin vurgulandığı göze çarpmaktadır. Bu tür görüĢler, doğal olarak
yönetsel sorunların çözümlerinin, belirtilen yetersizliklerin giderilmesiyle
mümkün olabileceği biçiminde bir sonuca varılmasına da yol açmaktadır.
Yönetsel sorunların yukarıda belirtilen öğelerdeki yetersizliklerle
iliĢkisinin bulunduğu kuĢkusuzdur. Ancak, genellikle kütüphane ve bilgi
merkezlerinin amaçlarının, hizmetlerin nesnel olarak değerlendirilmesine
imkan verecek düzeyde ayrıntılı ve somut olarak belirlenemediği de bir
gerçektir. Yine, örneğin, söz konusu merkezlerdeki hizmetlere iliĢkin
iĢlemlerin doğru bir sıralamasının kolayca yapılamayacağı; henüz her iĢle
ilgili iĢ tanımlarının da bulunmadığı gözlenebilir. Son yıllarda ortaya
çıkan bir baĢka önemli sorun da, kütüphane ve bilgi merkezlerinde
bilgisayar ve ona bağlı teknolojilerden yararlanmanın yaygınlaĢmasıdır.
Böyle bir uygulamanın uygun gerekçesi, çeĢitli hizmetlere iliĢkin iĢ ve
iĢlemlerdeki verimlilik ve niteliğin en az maliyetle en üst düzeye
çıkarılması olmalıdır. Bunun için, öncelikle, her iĢ ve iĢlemin kimin
tarafından, nasıl, ne kadar sürede yapıldığı; ayrıca iĢ ve iĢlemlerin
birbirleriyle iliĢkisi iyi bilinmelidir. Bu tür konularda yeterli verilere
sahip olmayan kütüphane ve bilgi merkezlerinin, ne yeni teknolojilerden
beklenen yarar ve verimliliği sağlamaları, ne de bu tür teknolojilerin
mevcut sistemde yaratacakları değiĢmelerden kaynaklanan yeni sorunları
kolayca çözebilmeleri mümkündür. Oysa, çeĢitli düzeyde uygun kararlar
verebilmek için gereken ayrıntılı verileri, sistem analizi uygulamalarıyla
elde etmek mümkündür. Dolayısıyla, bizce kütüphane ve bilgi
merkezlerinin yönetsel sorunlarının önemli nedenlerinden biri de,
yukarıda belirtilen öğelerdeki yetersizliklerin yanında, kendi
sistemlerinin bilimsel analizlerinin yapılmamıĢ olmasıdır.
AraĢtırmada Kullanılan Yöntemler, Teknikler ve Kaynaklar
Bu araĢtırmada birden fazla araĢtırma yöntemi ve veri toplama
tekniği kullanılmıĢtır. Kullanılan yöntemler arasında, dokümanter
(belgesel) analiz, sistem analizi, betimleme ve deneme yöntemleri
xviii
bulunmaktadır. Kullanılan veri toplama teknikleri ise, konuyla ilgili
olarak yapılan daha önceki çalıĢmaların yayınlandığı belgelerin analizi ile
gözlem ve görüĢme tekniklerini içermektedir.
AraĢtırmayla ilgili kaynaklara gelince, çalıĢmaya önce çeĢitli yerli
bibliyografik kaynakların gözden geçirilmesiyle baĢlanmıĢtır. Genel
bibliyografik kaynaklardan Türkiye Bibliyografyası, 1928‟den, Türkiye
Makaleler Bibliyografyası 1952‟den günümüze kadar taranmıĢtır.
Lisansüstü tezleri kapsayan Türkiye Tez Kataloğu‟nun 1987-1990
arasındaki ciltleri gözden geçirilmiĢtir. Aynı zamanda, kütüphanecilik
alanındaki tek düzenli dergi olan Türk Kütüphaneciliği‟nin (eski adıyla
Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni) 1952-1996 yılları arasındaki
ciltleri de taranmıĢtır.
Kütüphane araĢtırması ise, Ġstanbul Üniversitesi, Ġstanbul Teknik
Üniversitesi, Marmara Üniversitesi ve Boğaziçi Üniversitesi‟nin
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıklarında; ayrıca Bayezit
Devlet Kütüphanesi, Koç Üniversitesi Kütüphanesi, Ġstanbul ve
Ankara‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti Kütüphaneleri ile Ġstanbul Amerikan
Kütüphanesi‟nde yürütülmüĢtür.
Yabancı bibliyografik kaynaklar arasında Library and
Information Science Abstracts (1930-1995) ve Library Literature
(1933-1995) ile ABI/INFORM veri tabanı (1930-1994) da taramaya
dahil edilmiĢtir.
Yerli bibliyografik kaynaklarda tarama, „iĢletme‟, „yönetim‟,
„sistem‟, „sistem analizi‟ ve „kütüphanecilik‟ konu baĢlıklarıyla, yabancı
bibliyografik kaynaklarda ise „yönetim‟, „sistem analizi‟, „kütüphaneler-
sistem analizi‟, „bilgi merkezleri-sistem analizi‟ konu baĢlıklarıyla
sınırlandırılmıĢtır.
Bundan baĢka, 1993 yılı Eylül ayında Ġstanbul‟daki Ġngiliz Kültür
Heyeti‟nin bölümümüz araĢtırma görevlilerine sağladığı bir haftalık bir
bursla gittiğim Ġngiltere‟de, yayın tarama ve konuyla ilgili belge sağlama
iĢlemlerinin bir bölümünü gerçekleĢtirdiğimi de belirtmek isterim. Bu
amaçla, Londra‟da Kütüphane Derneği‟nin Kütüphanesi‟nde ve Boston
Spa, Yorkshire‟de British Library Document Supply Center‟da konuyla
ilgili kaynaklardan yararlandım. Ayrıca Manchester‟de konunun
uzmanlarından Jennifer Rowley ile görüĢme fırsatını da buldum. Bu
nedenlerle, Ġngiltere ziyaretimin araĢtırmam açısından çok yararlı ve
verimli olduğunu söylemeliyim.
AraĢtırmanın uygulama aĢamasında, gözlem ve görüĢme yoluyla
veri toplama konusunda, baĢta Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
xix
BaĢkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay olmak üzere adı geçen kütüphane-
deki uzmanlar ve diğer çalıĢanların sağladığı desteğin, araĢtırmanın yü-
rütülmesinde önemli katkısı olmuĢtur.
AraĢtırmanın uygulama aĢamasını tamamladıktan sonra,
ülkemizde sistem analizi konusunun baĢlıca uzmanlarından Ġ.Ü.ĠĢletme
Fakültesi öğretim üyesi Prof.Dr. Öner Esen ile de görüĢtüm. Böylece,
kendisinin konuyla ilgili değerli fikirlerinden yararlanabildim. Yine bu
aĢamada, alanımızda sistem analizi konusuyla ilgilenen Prof.Dr. Bengü
Çapar‟ın değerli görüĢ ve eleĢtirileri de araĢtırmanın geliĢtirilmesinde
önemli katkılarda bulunmuĢtur.
AraĢtırmanın Bölümleriyle Ġlgili Açıklama
AraĢtırma, dört bölümden oluĢmaktadır. Birinci bölümde,
konuyla ilgili baĢlıca kavram ve tanımlar ile sistem ve sistem modellerine
iliĢkin sınıflamalar yer almaktadır. AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi
merkezlerinin genel sistem teorisi çerçevesinde bir sistem olarak ele
alınabileceklerini kanıtlamak amacıyla, genel sistem teorisi kavramına ve
bu kavramla bağlantılı sistem ve sistem modelleri sınıflamalarına, diğer
kavramlara oranla daha geniĢ yer verilmiĢtir. Bunun yanında, sistem,
sistem yaklaĢımı, sistem analizi ve genel sistem teorisi arasındaki iliĢkiler
de açıklanmaya çalıĢılmıĢtır. Aynı zamanda, araĢtırmada sistem analizi,
kütüphane ve bilgi merkezlerinin yönetiminde sağlayacağı yararlar
açısından ele alındığından, „yönetim‟ kavramı üzerinde de durulmuĢtur.
Öte yandan, kütüphane ve bilgi merkezleri, birer bilgi iĢletmesi olarak da
kavranabileceklerinden, „iĢletme‟ ve „bilgi iĢletmesi‟ kavramlarının
kısaca açıklanması da gerekli görülmüĢtür. Nihayet, sistem analizinden
önce ortaya çıkan ve karar verme konusunda daha ziyade matematiksel
modellerin geliĢtirilmesine yönelik olan „yöneylem araĢtırması‟ kav-
ramına da yer verilmiĢtir.
AraĢtırmanın ikinci bölümünde, önce sistem analizinin önemi,
yararları ve ilkeleri ele alınmıĢ; sonra sistem analizinde kullanılan çeĢitli
teknikler ayrıntılı olarak gözden geçirilmiĢtir. Bu bölüm incelendiğinde,
sistem analizinin iĢletmelerdeki çeĢitli organizasyon çalıĢmalarından yö-
netsel denetleme ve değerlendirmeye; çalıĢma mekânlarının düzenlen-
mesinden mal ve hizmet pazarlama iĢlevlerine kadar değiĢen birçok
konuda yarar sağladığı görülecektir. Sistem analizinin ilkelerine gelince,
bu konuda bütünsellik, bilimsellik ve disiplinlerarasılık olmak üzere üç
temel ilke üzerinde durulmuĢtur. Sistem analizinde yararlanılan
tekniklerle ilgili olarak da anket, gözlem, görüĢme gibi çeĢitli bilgi
toplama teknikleriyle Ģemalama/modelleme ve diğer teknik ya da yön-
temler konusunda açıklamalar yapılmıĢtır. AraĢtırmada, sistem analizinin
xx
doğru ve iyi yapılabilmesi için, birden çok teknik ve yöntemden yarar-
lanılması gerektiği de vurgulanmıĢtır.
Üçüncü bölümde, bir sonraki bölümde ortaya konacak uygulama
çalıĢmasının teorik temelini oluĢturacak bilgiler sağlanmıĢtır. Bu bö-
lümde, sistem analizinin altı aĢamada yapılabileceği gösterilmiĢtir. Sözü
edilen altı ayrı aĢama, analiz edilecek sistemin sorun durumunun belir-
lenmesinden baĢlamakta ve önerilen yeni sistemin uygulanmasından
sonra bu sistemin değerlendirilmesi aĢamasıyla son bulmaktadır.
AraĢtırmada, bu aĢamaların mutlaka altı aĢamadan oluĢacağı iddiasında
bulunulmamıĢ; onun yerine konuyla ilgili çeĢitli yayın ve çalıĢmaların
incelenmesi sonucunda, her sistem analizi çalıĢması için geçerli olacak
ortak bir çerçeve oluĢturulmak istenmiĢtir.
Ayrıca, her aĢamada ortaya çıkabilecek çeĢitli sorunlar ve dikkat
edilmesi gereken noktalar üzerinde açıklamalar da yapılmıĢtır.
Dördüncü bölümde, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir sistem analizi uygu-
lama örneği sunulmuĢtur. Adı geçen kütüphanenin uygulama amacıyla
seçilmesinin temel nedenleri, kütüphanenin ülkemiz ölçülerine göre bü-
yük olması; iĢ ve iĢlemlerinin karmaĢık bir özellik taĢıması; kütüphane
yöneticisinin araĢtırmayı desteklemesi ve nihayet uygulama döneminin
baĢında kütüphanede bir yönetim değiĢikliğinin olmasıdır. Ancak, kü-
tüphanenin tüm hizmet ve iĢlemlerini içeren kapsamlı bir analizin ya-
pılması, bu araĢtırmanın boyutlarını aĢacak düzeyde olduğundan, uygu-
lama, yukarıda belirtilen bölümün kitap ve dergi sağlama ile ödeme ve
ayniyat iĢlemlerine yönelik analiz ile sınırlandırılmıĢtır. Ayrıca, analiz
altı aĢamada değil dört aĢamada bitirilmiĢtir. Bunun nedeni, beĢinci
aĢamanın, ilk dört aĢamada elde edilen verilere dayanarak önerilen yeni
sistemi uygulamaya geçirme aĢaması olması; altıncı aĢamanın ise uygu-
lanan yeni sistemin değerlendirilmesini kapsamasıdır. Buna karĢılık,
uygulama iki ayrı dönemde yapılmıĢ; böylece her iki dönemde yapılan
analizlerin karĢılaĢtırılması gerçekleĢtirilebilmiĢtir. Ġlk uygulamada,
kütüphane elemanlarının yaptıkları iĢlerin özellikleri ve sırasına iliĢkin
kayıtlı verilerinin eksikliği; aynı zamanda analizin yararı ve önemi ko-
nusundaki bilgilerinin yetersizliği nedeniyle önemli güçlüklerle karĢı-
laĢılmıĢtır. Ġkinci uygulama, daha kolay yürütülmüĢtür.
Analizle ilgili Ģemalar ise, araĢtırmanın ekler kısmında sunulmuĢ-
tur.
Bu araĢtırmanın, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi
uygulamalarına giriĢmek isteyen meslekdaĢlarla kütüphane ve bilgi bilimi
öğretiminde ve araĢtırmalarında sistem analizi konusuyla ilgilenecek
xxi
öğretim elemanlarına ve araĢtırıcılara yarar sağlayacağı umulmaktadır.
Her iĢletmede olduğu gibi bilgi iĢletmelerinde de sistem analizi
çalıĢmaları, analiz sonuçları uygulamaya geçirilemese bile, her kuruluĢun
çalıĢanlarını öncelikle kendi iĢlerinin ne olduğu ve nasıl olması gerektiği
yönünde bilinçlendirmesi açısından da önemlidir. AraĢtırmadan
beklenen bir baĢka yarar da, bu tür bir bilinçlendirmeye katkıda
bulunabilmektir.
1
1.BÖLÜM
KONUYLA ĠLGĠLĠ BAġLICA KAVRAMLAR, TANIMLAR VE
MODELLERE ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR
1 BaĢlıca Kavram ve Tanımlar
Konuya giriĢte, konu ile doğrudan iliĢkili kavramların tanımına
ve açıklanmasına gereksinim vardır. Bu amaçla „sistem‟, „genel sistem
teorisi‟, „sistem yaklaĢımı‟, „sistem analizi‟, „yöneylem araĢtırması‟,
„iĢletme ve bilgi iĢletmesi‟, „yönetim‟ kavramlarıyla ilgili bazı tanım ve
açıklamalara yer verilerek, bu çalıĢmada bu kavramlardan neyin an-
laĢılması gerektiği gösterilmeye çalıĢılacaktır.
1.1 Sistem
Sistem sözcüğü günümüzde değiĢik biçimlerde her alanda
kullanılmaktadır. Örneğin, eğitim sistemi, ekonomik sistem, politik sis-
tem, ulaĢım sistemi, yönetim sistemi, bilgi sistemi, sınav sistemi, kütüp-
hane sistemi vb. kavramları, günlük yaĢamımızda sık sık kullanmaktayız.
Bu tür kullanımların dıĢında, sistem konusuna iliĢkin yazılmıĢ birçok
yapıt da vardır. Bu yapıtlarda sistem teorisi, sistem yaklaĢımı, sistem
analizi, sistem tasarımı ve benzeri kavramlar sistem tanımı yardımıyla ele
alınırlar.9 Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini ve
uygulanabilirliğini konu alan bu çalıĢmada da, konu alanımızla ilgili,
doğru ve yeterli bir sistem tanımına gerek vardır. Ancak, bu çalıĢmada
temel alınacak sistem tanımına geçmeden önce değiĢik amaçlar için
ortaya konmuĢ çeĢitli sistem tanımlarını gözden geçirmek faydalı
olacaktır.
Sistem:
- Belli bir takım amaçları gerçekleĢtirmek için iĢbirliği içinde çalıĢan ve
birbirlerini etkileyen parçalar bütünüdür.10
- “Önceden belirlenmiĢ bir amacı gerçekleĢtirmek için tasarlanmıĢ,
iĢlevsel olarak birbiriyle iliĢkili parçaların toplamı”11dır.
9 H. Öner Esen, ĠĢletme yönetiminde sistem yaklaĢımı. [2.bs.] Ġstanbul: Ġstanbul
Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi, 198?, s.8-9 ; Emin Doğan Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler, sibernetik ve kitle iletiĢimi. 3.bs. Ġstanbul: Aydın Özel
Eğitim ve Yayıncılık, 1991, s.149-150.
10 West C. Churchman, The systems approach. New York: Dell Pub., 1968, s.28-29.
2
- Belirtilen bir sonuç ya da amaca ulaĢmak için organize edilmiĢ
teknikler, iĢlevler, yöntemler dizisi ya da topluluğudur.12
- “Bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaĢmak üzere aralarında
iliĢkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileĢenin oluĢturduğu
bütündür.”13
- “Belirli girdileri alan ve bunlara uygun olarak iĢleyerek, belirli çıktılar
arasındaki iliĢkiyi gösteren bir fonksiyonu enbüyüklemeyi amaçlayan
varlıklar veya öğeler topluluğudur.”14
- Çevresel üst sistemden belirlenebilir sınırlarla ayrılmıĢ, birbirine bağlı
iki ya da daha çok parçalar, öğeler ya da alt sistemlerin örgütlü bir
bütünlüğüdür.15
- “Aralarında belirli iliĢkiler bulunan aynı zamanda çevre ile de iliĢkisi
olan, bir veya daha fazla amaca, hedefe veya sonuca ulaĢmak üzere
birlikte hareket eden fiziksel veya kavramsal bir çok bileĢenden oluĢan
bir bütündür. BirleĢik ve bütünleĢmiĢ parçalardan oluĢan herhangi bir
olay, yapı, kavram veya faaliyet bir sistem olarak ele alınabilir.”16
Yukarıdaki tanımlar gözden geçirilecek olursa, tanımların
bazılarında birbirini tekrarlayan, bazılarında da birbirini geliĢtiren
özelliklerin bulunduğu görülebilir.
ÇeĢitli yazarlar, sistem konusundaki tanımlarda belirlenebilen
ortak özellikleri sınıflamaya, daha doğrusu gruplamaya da giriĢmiĢlerdir.
Buna göre,
a. Sistem öğelerden oluĢur.
b. Öğeler arasında iliĢkiler vardır.
c. Sistem belli bir amaca yönelmiĢtir.17 (ġekil-1)18
11 Halil Can - Meral Tecer, ĠĢletme yönetimi. Ankara: Türkiye ve Orta Doğu Amme
Ġdaresi Enstitüsü, 1978, s.74.
12 The ALA glossary of library and information science. ed.by. Heartsill Young.
Chicago: American Library Association, 1983, s.223.
13 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.
14 Haluk Erkut, Sistem analizi. Ġstanbul: Kıyı Yayınları, 1989, s. 14.
15 Aysel Yontar, Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel yönetimin önemi.
Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1995, s.76. ; ayr.bkz.: Fremont
E. Kast - James E. Rosenzweig, Organization and management: a systems and
contingency approach, 4th ed. New York: McGraw-Hill, 1985, s.103.
16 Çapar, a.e., s.51-52.
17 Erkut, a.e., s.14.
18 A.e.a.y.
3
ġekil-1. Sistem
Bazı yazarların sistemin „öğeleri‟ yerine „bileĢenleri‟ terimini
kullanmayı tercih ettikleri de görülmektedir. Bu durumda sistemin ortak
özellikleri Ģöyle gruplandırılmaktadır:
a. Birden çok bileĢen.
b. BileĢenlerarası iliĢkiler.
c. BileĢenlerin oluĢturduğu bir bütün.
ç. Bütünün bir amacının olması.19
Sistem tanımlarında, yukarıda belirtilen ortak sistem özelliklerine
ek olarak ortaya çıkan bir baĢka önemli özellik ise, sistemin çevresidir.
Sistemin bir iç ve dıĢ çevresinden ve bu iki çevrenin de birbiriyle iliĢkili
olduğundan söz edilir.20
Bu sınıflamaya bir önceki sınıflamaya ek olarak sistemin dıĢ
çevre ile iliĢkisi katılmıĢtır. DavranıĢ bilimleri açısından sistem, varlığını
sürdürebilmek için faaliyet gösterdiği çevre ile bir takım iliĢkiler kurmak,
çevresinden çeĢitli girdiler almak ve çevresine çıktılar vermek
durumundadır.21
Bu arada, örneğin Churchman, özellikle yönetsel uygulamalar
açısından, sistemin aĢağıdaki temel özelliklerinin göz önüne alınması
gerektiği görüĢündedir:22
a. Sistemin amaçları ve etkinlik ölçüleri,
19 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.
20 Bkz.: Çapar, a.e., s.52. ; James A. Stoner, Management. New Jersey: Printice-Hall,
1978, s.53-54.
21 Stoner, a.e., s.53-54.
22 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.34 ; ayr.bkz.:
Churchman, a.e., s.29-30.
4
b. Sistemin çevresi, sistem yöneticisinin doğrudan denetiminde
olmayan ve sistemin davranıĢlarını kısıtlayan engeller bütünü,
c. Sistemin kaynakları (mâli kaynaklar, personel, araç-gereç vb.),
ç. Sistem bileĢenleri, alt sistemler ve bunların iĢlem ve iĢlevleri,
d. Sistemin yönetimi.
Buraya kadar yapılan sistem kavramı tanımlarına ve bu
tanımlarda belirtilen sistem özelliklerine dayanarak, kütüphane ve bilgi
merkezlerinde sistem analizinin önemini ve uygulanabilirliğini konu alan
bu çalıĢmada temel alınacak sistem kavramı tanımı, Ģöyle olabilir:
Aralarında iliĢkiler bulunan, çevre ile de iliĢkisi olan, birden fazla
fiziksel ve/veya kavramsal bileĢenden (parçalar, öğeler ya da alt sis-
temlerden) bu bileĢenlerin özelliklerinden ve bunların bir veya daha fazla
ortak amaca, hedefe ve/veya sonuca ulaĢmaya yönelik faaliyet ve
süreçlerinden oluĢan örgütlü bir bütündür.
Yine bu çalıĢmada, sistemin ortak özellikleri aĢağıdaki Ģekilde
belirlenecektir:
a. Birden çok fiziksel ve/veya kavramsal bileĢen (parçalar, öğeler
ya da alt sistemler),
b. BileĢenlerin özellikleri ve aralarındaki iliĢkiler,
c. Çevre ile iliĢkiler,
ç. Ortak hedef(ler), amaç(lar) ve sonuç(lar),
d. Ortak hedef(ler)e ve amaç(lar)a yönelik faaliyetler ve süreçler.
Yukarıdaki açıklamalardan sonra, sistem tanımlarında vurgulanan
sistemin ortak özelliklerinin daha iyi anlaĢılabilmesi için, bu özellikler
kavramlaĢtırılarak açıklanmaya çalıĢılacaktır. Bu kavramlar arasında öğe,
bileĢen, iliĢki, amaç, çevre gibi kavramlar vardır. DeğiĢik yazarların, bu
kavramlardan bazılarını benzer anlamda kullandıkları göz önüne alınarak
(örneğin, öğe/bileĢen) bu tür kavramlar bir arada verilecektir.
Öğeler/BileĢenler:
Bunlar, bir sistemi oluĢturan parçalardır. Bu parçalar, sistemin
fiziksel veya kavramsal oluĢuna bağlı olarak değiĢiklik gösterebilirler.
Örneğin, bir otomobili oluĢturan tekerlekler, pistonlar, yağ pompası,
karbüratör gibi parçalar, birer öğe/bileĢendir. 23
23 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.
5
Yine, soyut bir ekonomik modeli oluĢturan gelir, gider, yatırım,
istihdam gibi kavramlar da böyledir.24 Bir iĢletmedeki, birbirine bağlı
çeĢitli faaliyetler yahut süreçler de, birer öğe/bileĢen olarak ele
alınabilirler. Örneğin, yönetimde planlama, örgütleme, denetleme
faaliyetleri gibi. Elektrik ve su gibi enerji biçimleri de, sistem öğeleri
olarak düĢünülebilirler. DüĢünceler, kavramlar veya matematiksel
semboller de, felsefe sistemlerinin öğeleri olarak görülebilirler. Bitkiler,
böcekler ve hayvanlar da değiĢik ekolojik sistemlerin birer
öğeleri/bileĢenleridir.25
Sistemi oluĢturan ve birbirleri ile iliĢkili olan bu parçalara, „alt
sistemler‟ adı da verilmektedir.26
ĠliĢkiler (öğeler arası/bileĢenler arası iliĢkiler):
Sistemi öğe/bileĢenlerin oluĢturduğu bir yığın olmaktan kurtaran,
sistemin parçalarını birbirine bağlayan iliĢkiler,27 sistemin öğe/bileĢenleri
arasındaki her tür yöndeki akıĢ28 anlamında kavranmalıdırlar. Bu
durumda, hiçbir sistemde, öğe/bileĢenler arasında bir iliĢkinin olmadığı
ileri sürülemez.29
AĢağıda açıklanacağı gibi, iliĢkiler değiĢik türde olabilirler:30
Mekânsal iliĢki: Fiziksel öğelerin, mekân içinde, kendi aralarında
belli bir iliĢki içinde bulundukları statik sistemler, buna iyi bir örnektir.
Örneğin, bir bölgedeki kasabalar arasındaki coğrafi iliĢki, mekânsal
iliĢkidir. Bir atölyede, tezgahlar arasındaki uzaklık iliĢkisi de, bir diğer
mekânsal iliĢki örneğidir. Dinamik sistemlerde de mekânsal iliĢki söz
konusu olabilir. Örneğin, fiziksel öğelerin hareket ettiği güneĢ
sisteminde, mekânsal iliĢki vardır.
Zamansal iliĢki: Öğeler arasındaki zamansal iliĢki, iki ayrı Ģekilde
düĢünülebilir. Bunlardan ilki, saat zamanı iliĢkisidir. Sistem içinde
olayların sırasını ayırdetmeye yarar. Yüzyıldan nanosaniyeye kadar
değiĢen bu tür zaman iliĢkisi, mutlak zaman iliĢkisidir. Örneğin, bir
arabanın hızı ile katettiği yol uzunluğu arasında, saat zamanı iliĢkisi
vardır. Ġkinci tür zaman iliĢkisi, psikolojik zaman iliĢkisi olarak
24 A.e.a.y.
25 Erkut, a.e., s.14-15.
26 Çapar, a.e., s.52.
27 Esen, a.e., s.10-11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.
28 Erkut, a.e., s.14.
29 Esen, a.e., s.10-11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.
30 Erkut, a.e., s. 15-16.
6
adlandırılır. KiĢisel algılamalara dayanan bu iliĢki görelidir. Erken, geç,
önce, sonra vb. sözcüklerle ifade edilir. Zaman iliĢkisi, bütün etkin
sistemlerde vardır. Bazı sistemlerde ise zaman, belirleyici bir iliĢkidir.
Öncelik Ģemalarında (ağ diyagramlarında) buna rastlanır.
Neden-sonuç iliĢkisi: Tüm dinamik sistemlerde bulunan önemli
bir iliĢki türü de, neden-sonuç iliĢkisidir. Neden-sonuç iliĢkisi, en büyük
doğa yasalarından biridir. Bu iliĢki, sonlu bir zaman süresi içinde
gerçekleĢen, tersinmez (geri dönüĢmez) süreçlere uygulanan bir yasadır.
Bir zaman noktasında neden oluĢur, etkisini verir ve daha ileri bir zaman
noktasında sonuç doğar. Bu iliĢki, Ģematik olarak Ģekil-2‟deki gibi
gösterilebilir.
+ Fiyat -
Ġstem Sunu
ġekil-2. Neden-sonuç iliĢkisine örnek
Bu Ģekilde istemin artması nedeninin, fiyatın artması sonucunu
doğuracağı; buna karĢılık sununun artması nedeninin fiyatın azalması
sonucunu oluĢturacağı anlatılmaktadır.
Enerjinin korunumu iliĢkisi: Maddenin bir biçimden diğerine ge-
çiĢte görülen bir iliĢki türüdür. Örneğin, ateĢe atılan kömür ve yanma so-
nucunda elde edilen ürün arasında bu tür bir iliĢki vardır.
Mantıksal iliĢki: Özellikle soyut sistemlerde görülen bir iliĢki tü-
rüdür. DüĢünceler ve kavramlara iliĢkin sistemlerde rastlanabilir.
Bilgisayar programı buna bir örnektir.
Matematik iliĢki: Matematik iliĢki, mantıksal iliĢkinin özel bir
biçimidir. Örneğin, matematikteki sayılar sisteminin iki değeri arasındaki
eĢitlik veya eĢitsizlik iliĢkisi, bir matematik iliĢkidir.
Sistemin Bütünlüğü:
Bu özellik, bundan önceki iki ana sistem özelliğinin bir arada
oluĢu sonucunda ortaya çıkan önemli bir özelliktir. „Sistem‟ ve „bütün‟
sözcükleri bu anlamda ele alındıklarında hemen hemen özdeĢtirler.
Buradaki „bütün‟ sözcüğü, tam olma anlamından çok, bileĢenleri aracılığı
7
ile fonksiyonunu yerine getiren bir oluĢumu tanımlamak amacıyla
kullanılır.31
Sistemin Amacı:
Birden çok bileĢenin oluĢturduğu bir bütün olan sistemin, mutlaka
en az bir fonksiyonu vardır. Yani sistem, bir veya daha çok amaç için
vardır.32 Öte yandan sistem, insan yapısı olabilir veya olmayabilir. Ġnsan
yapısı olan her Ģey, belli bir gereksinimden doğmuĢtur. Temelde amaç,
bu gereksinimin karĢılanmasıdır. Örneğin, otomobil taĢıma içindir.
Eğitim sistemi, insanların eğitimi içindir. Kütüphane sistemi, insanların
bilgi gereksinimini karĢılamak içindir. Ġnsan yapısı olmayan doğal
sistemlerin amaçlarının ayırt edilmesi ise, insan yapısı sistemlerin
amaçlarının ayırt edilmesi ile karĢılaĢtırıldığında her zaman kolay
olmamaktadır.33
Çevre (iç ve dıĢ çevre):
Sistemin kendi sınırları dıĢında kalan her Ģeye, sistemin dıĢ çev-
resi; sistemin kendi sınırları içinde kalan her Ģeye ise sistemin iç çevresi
adı verilmektedir. DıĢ çevre, aynı zamanda sistemin içerisinde faaliyet
gösterdiği ortamdır. DıĢ çevrenin kimi etmenleri sistemin iĢleyiĢi üzerine
aktif etkilerde bulunur. Bu tür dıĢ çevre koĢullarına ise „ilgili dıĢ çevre
koĢulları‟ adı verilir. Burada sistem sınırının ne olduğunu açıklamakta da
yarar vardır. Sistem sınırı, sistemin iç bünyesine iliĢkin değiĢkenleri dıĢ
faktörlerden (parametrelerden) ayıran çizgidir. Sistem sınırı, sistemin
nerede baĢlayıp nerede bittiğini gösterir.34
Bu anlatılanlara bağlı olarak, özellikle iĢletmelerin çağdaĢ
yönetiminde uygulanan sistem yaklaĢımı açısından, her iĢletme
sisteminin, bir dıĢ ve bir de iç çevreye sahip olduğu kabul edilmektedir.
Doğal olarak bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezleri de bir
dıĢ bir de iç çevreye sahiptir. Bir fikir vermesi amacıyla kütüphane ve
bilgi merkezleri için dıĢ ve iç çevre etmenleri aĢağıdaki gibi sıralanabilir:
31 Esen, a.e., s.11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150.
32 A.e.a.y.
33 Erkut, a.e., s. 16.
34 Bkz.: Çapar, a.e., s.52.
8
- DıĢ çevre etmenleri: Ekonomik koĢullar, mâli kaynaklar, coğrafi
çevre, teknolojik geliĢmeler, potansiyel, aktif ve pasif kullanıcılar, insan
gücü kaynakları, ham maddeler35 vb.dir.
- Ġç çevre etmenleri: Alt sistemler yaklaĢımıyla, sistemin, yönetim
alt sistemi, amaç ve değerler alt sistemi, teknik alt sistemi, yapısal alt
sistemi, psikososyal alt sistemi36 ya da iĢlevsel bir yaklaĢım izlendiğinde,
sağlama hizmeti alt sistemi, kataloglama ve sınıflama hizmeti alt sistemi,
kullanıcı hizmetleri alt sistemi, yönetim alt sistemi37 vb.dir.
Buraya kadar yapılan açıklamalara dayanarak, kütüphaneyi bir
sistem olarak ele almak ve bu sistemin belli baĢlı özelliklerinin
örneklerinden oluĢan kuramsal bir kütüphane sistemi modeli oluĢturmak
mümkündür (Ģekil-3).
SĠSTEMFiziksel ve /veya
kavramsal bileşenler
Bileşenlerin özellikleri ve ilişkileri Faaliyetler ve süreçler Sonuçlar Ortak amaç(lar),
Hedef(ler)
KÜ
TÜ
PH
AN
E
-Ġnsan kaynakları -Ġnsan kaynağı nitelik ve niceliği -Sağlama faaliyeti ve süreci
(seçim)
-Kötü sağlama
-Mali kaynaklar -Mali kaynakların niceliği ve türü -Seçim -Ġyi kataloglama ve
sınıflama -Derme
-Dermenin nitelik ve niceliği
-AraĢtırma -Bina
-Binanın durumu
-Doğrulama -YanlıĢ yerleştirme
sistemi -Araç-gereç
-Araç-gereç nitelik ve niceliği
-Sipariş verme
-ĠletiĢim araçları
-ĠletiĢim araçları nicelik ve
niteliği
-Teslim alma
-Yavaş ve özensiz
yararlandırma
-Daktilo
-Daktilo mak. nicelik ve niteliği
-Sorunları çözme
-Bilgisayar
- Mikrofilm/Mikrofiş mak.
nicelik ve niteliği
-Bağlantı kurma
-Kötü yönetim
-Mikrofilm/
Mikrofiş makinesi -Materyalin kendisi ile ilgili
işlemler
-Planlama
yapmama
-Kötü karar verme -Fotokopi makinesi
-Fotokopi makinesi nicelik
ve niteliği
-Kataloglama ve sınıf. faaliyeti -Hatalı örgütleme
.. -Yararlandırma faaliyeti
-Eşgüdümü
sağlayamama .
..
-Ödünç verme faaliyeti
-Okur / kullanıcı
-Okur / kullanıcı nitelik ve
niceliği
-Küt. içinde yarar. faaliyeti
-Sağlama bilgisi
-Sağlama bilgisi ve kuralları niteliği
-Bilgi hizmeti faaliyeti
-Sağlama kuralları
-Kataloglama ve sınıflama bilgisi
ve kuralları niteliği
-Bilgi verme faaliyeti ve
süreci -Yöneltmeme
-Kataloglama ve -... sınıflama bilgisi
-Yararlandırma bilgisi ve
kuralları niteliği
-Problem
..-Kataloglama kuralları -Bilgi ihtiyacı
. -Yararlandırma bilgisi
-Mali kaynak ile derme, araç
gereç ilişkisi
-Ġlk soru
=
-Sorunun
görüşülmesi
-Okur / kullanıcı ile kataloglama
ve sınıflama, yararlandırma
bilgi ve kuralları ilişkisi
-Arama stratejisi
-Yönetim bilgisi -Cevap
-... -Tam cevap
..
-...
-Yönetim faaliyetleri
.
..
-Planlama
.
-Karar verme
-Örgütleme
-Eşgüdüm
-Denetim
-Yöneltme -....
-Yararlandırma
kuralları
-Bilgisayar nicelik ve niteliği
-Denetimin
yetersizliği
Sistem sınırıSistem çevresi
KULLANI-
CININ
GEREKS Ġ-
NĠM
DUYDUĞU
/
DUYAB ĠLE
CEĞĠ
BELGE VE
B ĠLGĠYĠ
HIZLI
DOĞRU VE
ETK ĠN
OLARAK
SAĞLAMA
ÖRGÜTLE-
M E VE
KULLAN-
DIRM A
HIZLI,
DOĞRU VE
ETKĠN BĠLGĠ
HĠZMETĠ
VEREMEME
ġekil-3. Kuramsal bir küôüphane sistemi modeli örneği
35 Ahmet Çelik, “Sistem kuramı ve kütüphanecilik”, Prof.Dr.Berin U. Yurdadoğ'a
armağan. yay.haz. Fahrettin Özdemirci, Yusuf Kayan. Ankara: Türk Kütüphaneciler
Derneği, 1994, s.50-52.
36 Bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and
contingency approach. 4th ed..., s.113-115. ; Yontar, a.e., s.80. ; Çelik, a.e., s.52.
37 Bkz.: Ġrfan Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”, Türk
kütüphaneciliği, 3, 1(1989), s.7.
9
ġekilde görülen listeyi uzatmak mümkündür. Elbette, kütüphane
sisteminin özellikleri konusuna (bileĢen, parça, öğe, alt sistem, bunların
özellikleri, birbirleriyle ve sınırlandığı çevre ile iliĢkileri, ortak hedefler,
amaçlar, sonuçlar ve bu ortak hedeflere ve amaçlara yönelik faaliyetler ve
süreçler) baĢka açılardan da yaklaĢılabilir.38 Bir kütüphane sisteminin
unsurları, araĢtırmacının izlediği yaklaĢıma bağlı olarak farklılık
gösterebilir.
1.2 Genel Sistem Teorisi
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini konu
alan bu çalıĢmada, „genel sistem teorisi‟ ile ilgili bazı tanım ve
açıklamalara yer vermek de yararlı olacaktır. Bunun baĢlıca nedeni,
aĢağıdaki açıklamalarda da ima edildiği gibi günümüzde uygulanan
sistem analizi çalıĢmalarının teorik temelinin oluĢturulmasında, genel
sistem teorisinden önemli ölçüde yararlanılmasıdır.
Bir tanıma göre, genel sistem teorisi her türlü sisteme
uygulanabilecek genel ilke ve prensipleri bulmayı ve geliĢtirmeyi
amaçlayan disiplinlerarası bir çalıĢma alanıdır.39
Genel sistem teorisinin amacı, deneysel dünyada genel iliĢkileri
tanımlayan sistematik ve teorik bir çalıĢma alanı geliĢtirmeye yöneliktir.
Genel sistem teorisine ihtiyaç duyulmasının en önemli nedeni olarak,
çeĢitli disiplinler arasındaki iliĢki ve iletiĢim sorunları gösterilmektedir.40
Bu disiplin ile bilimlerarası iliĢki ve iletiĢimi olanaklandırarak
dünyamızın medeniyet düzeyinin yükselmesine katkıda bulunmak
amaçlanmaktadır.41
Bilimsel geliĢmeler gözlendiğinde, her bilim alanında birbirinden
bağımsız olarak geliĢtirilen „genel prensiplerin‟ benzer özellikler
gösterdiği görülmektedir. Lojik-matematik temelli bir bilim dalı olan,
genel olarak sistemlere uygulanabilecek genel prensiplerin türetilmesini
ve formül Ģeklinde anlamlandırılmasını amaç edinen „genel sistem
teorisi‟, tüm bilim alanlarına hizmet sunmayı amaçlamaktadır.42
38 Örneğin bkz.: Ġrfan Çakın, “AraĢtırma faaliyetleri ve kütüphaneler”, Kütüphanecilik
dergisi: belge, bilgi, kütüphane araĢtırmaları, 3(1992), s.32-34.
39 Edward Huse - James Dowditch, Behavior in organizations: a system approach to
managing. 2nd ed. Addison Wesley Pub., 1977, s.38.
40 Esen, a.e., s.3. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.145.
41 Esen, a.e., s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148.
42 Esen, a.e. s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148.
10
Yukarıdaki tanım ve açıklamalardan da anlaĢılabileceği gibi,
„genel sistem teorisi‟ ile bir sistemler hiyerarĢisi olan evrendeki olu-
Ģumları bir bütün olarak birbiriyle iliĢkilendirecek, bu oluĢumları ayrı
ayrı ele alıp açıklamaya çalıĢan bilim alanlarını da birbiriyle
iliĢkilendirecek genel bir kuram geliĢtirmek söz konusudur.43 Bu du-
rumda, „genel sistem teorisi‟nin uygulanabileceği geniĢ bir bilimsel alan
bulunmaktadır.44
Genel sistem teorisi, geniĢ anlamda temel bir bilim özelliği
göstermesi yanında, çeĢitli biçim ve isim altında uygulama alanlarına da
yansımaktadır. Bu disipline, onun uygulamaları da dikkate alınarak
„genel sistem bilimleri‟ de denmektedir.45
Genel sistem teorisinin daha iyi anlaĢılması için, sistem ve genel
sistem teorisinin tarihsel geliĢimi üzerine bilgi vermek yararlı olacaktır.
GeçmiĢte değiĢik isimlerle kullanılmıĢ „sistem‟ kavramının uzun bir
tarihi vardır.46 Bu geçmiĢin, insanların düĢünmeyi ve bulmayı
öğrendikleri, düĢünce yoluyla ve akılcı davranıĢlarıyla kavrayıp denetim
altına alınabilecek bir düzenin veya evrenin varlığını algıladıkları zamana
kadar götürülebileceği söùlenmektedir. Temel felsefelerini sistem
düĢüncesi üzerine kurmuĢ olan düĢünürlere örnek olarak Aristo,
Paracelcus, Boethius, Farrabi, Ġbn-i Sina, Ġbn-i Haldun, Auguste Comte
verilebilir.47
Genel sistem teorisi ise, 19.yy‟ın baĢlarında değiĢik bilim
dallarındaki arayıĢların sonucunda Ģekillenmeye baĢlamıĢtır. Bu konuda
en eski ve temel nitelikteki kavramları ortaya koyan Alman filozof Georg
Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831)‟dir.48 Hegel tarafından ileri
sürülen temel kavramlar Ģöyle özetlenebilir:49
- ĠĢlevini yerine getiren bir bütün, daima bileĢenlerin toplamının
oluĢturduğu değerden daha büyük bir değere sahiptir.
- Bütün, bileĢenlerinin doğasını belirler.
43 Bkz.: Halil Sarıaslan, “Sistem analizinin temelleri”, Ankara Üniversitesi Siyasal
Bilgiler Fakültesi dergisi, 39, (1984), s.53. ; Richard A. Johnson - Fremont E. Kast -
James E. Rosenzweig, “Systems theory and management”, Management science, 10,
(1964), s.367-370.
44 Esen, a.e. s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148.
45 Esen, a.e., s.6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.147.
46 Esen, a.e., s.3. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.145-146.
47 Çapar, a.e., s.51.
48 Esen, a.e., s.4. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146.
49 A.e.a.y.
11
- BileĢenler bütünden soyutlanarak incelendiklerinde yeterince
anlaĢılamazlar.
- BileĢenler, dinamik olarak birbirleri ile iliĢkili veya birbirlerine
bağımlıdırlar.
Ancak, Hegel felsefesine iliĢkin bu prensip ve kavramlar, o zama-
nın koĢullarında yeterince ilgi toplayamamıĢtır.50
19.yy‟ın baĢlarından, 20.yy‟ın baĢlarına kadar konu ile ilgili ça-
lıĢmalar yapmıĢ bilim adamları vardır. Ancak yapılan çalıĢmaların tarihi
evrimini açık bir Ģekilde izlemek mümkün olmadığı için,51 burada adlara
ve çalıĢmalara yer verilmeyecektir.
20.yy‟ın baĢlarından itibaren genel sistem teorisi, çeĢitli bilim
dalları açısından Köhler (1924, 1929), Lotka (1925), Redfield (1942),
Singer (1946), Summerhoff (1950) gibi birçok bilim adamı tarafından ele
alınmıĢtır. Ancak, 1937‟de biyolog Ludwig von Bertalanffy‟nin „Genel
Sistem Teorisi‟ adlı bildirisi bu alandaki önemli çalıĢmalardan biri
olmuĢtur. Bertalanffy, bu konudaki ilk makalesini 1950‟de yayın-
lamıĢtır.52 Bertalanffy‟e göre “evren sistemlerden oluĢan hiyerarĢik bir
düzendedir. Bu hiyerarĢik düzen atom çekirdeğinden atoma, atomdan
moleküllere, hücrelere, organizmalara ve organizmalardan insanüstü ör-
gütlere doğru bir sıra izlemektedir.”53 Yine, konuya iliĢkin değerli bir
baĢka çalıĢma ise, 1956‟da Kenneth Boulding tarafından yapılmıĢtır.54
Boulding de, Bertalanffy‟nin yaklaĢımına benzer bir yaklaĢımla
evrendeki tüm bilgiyi bir sistemler hiyerarĢisi biçiminde sınıf-
landırmıĢtır.55 Boulding, bu çalıĢması ile statik yapı olarak belirlediği,
„organize olmuĢ teorik bilgi‟ olarak tanımladığı „çerçeve‟ sistemlerden
baĢlayarak „sosyal organizasyon‟lar ve „transandantal (deney üstü/doğa
50 Esen, a.e., s.5. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146.
51 A.e.a.y.
52 Esen, a.e., s.5-6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146-147. ;
Çapar, a.e., s.51. ; ayr.bkz.: Ludwig von Bertalanffy, “The theory of open systems in
physics and biology”, Science, 3, (1950), s.23-29. ; Ludwig von Bertalanffy, “Problems
of general system theory”, Human Biology, (1951), s.202-204. ; Ludwig von
Bertalanffy, “General system theory: a new approach to unity of science”, Human
Biology, (1951), s.301-361.
53 Çapar, a.e., s.51.
54 Esen, a.e., s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. ; ayr.bkz.:
Kenneth E. Boulding, “General systems theory the skeleton of science”, Management
science, (1956), s.197-208.
55 Yontar, a.e., s.76.
12
üstü) sistem‟lere kadar uzanan bir hiyerarĢik sistemler yapısı
belirlemiĢtir.56
Bu çalıĢmalar ile bütün bilim dallarına uygulanabilecek bir genel
sistemler dizisinin varlığı ortaya konmaya çalıĢılmıĢtır.57 Bu görüĢler
daha sonra mühendislik alanı çerçevesindeki çeĢitli disiplinlerde, Talcott
Parsons58, George Homans‟ın katkılarıyla toplumsal bilimlerde59, Kurt
Lewin‟in katkılarıyla psikolojide vs. benimsenmiĢ ve uygulanmaya
baĢlanmıĢtır.60
Aslında, Bertalanffy ve Boulding‟in çalıĢmalarından önce, sistem
kuramının temel öğelerinin, genel felsefelerin çoğunda var olduğuna
inanılmakta ve çağdaĢ sistem kuramı çerçevesinde kullanılan birçok
kavramdan da yararlanıldığı bildirilmektedir.61 Bununla birlikte sistem
kuramını, herhangi bir konu ya da disiplinle ilgili bilgiyi yapılandırma
yöntemi ve bir düĢünme biçimi olarak 1950‟lerde yeniden canlandıran
araĢtırmacıların, Bertalanffy ve Boulding olduğu görüĢü kabul
görmektedir.62
Bu dönemde baĢlayan model kurma ve soyut genellemelerin gide-
rek önem kazanması sonucunda, düĢünce ortamındaki geliĢmeler, genel
sistem teorisini daha da önemli kılmıĢtır.63 Genel sistem teorisine ihtiyaç
duyulması, konuya destek olabilecek çeĢitli yeni geliĢmelere de neden
olmuĢtur. Bu geliĢmeler arasında sibernetik, biliĢim teorisi, oyun teorisi,
karar teorisi, topoloji, faktör analizi gibi teori ve teknikler vardır.64
Genel sistem teorisi çalıĢmalarında iki yöntem bulunmaktadır:65
(1) Bertalanffy ve izleyicileri tarafından geliĢtirilmiĢ yöntemde, sistemler
algılandıkları biçimde gözlenip incelenir ve sonra bu gözlem sonuçları
anlamlandırılır. Bu yöntemin temeli deneyseldir. (2) Ashby ve izleyicileri
tarafından geliĢtirilen yöntemde, sistem çalıĢması en geniĢ boyutuyla
baĢlatılır; düĢünülebilen tüm sistemler göz önüne alınır ve bu sistemler,
üzerinde iĢlem yapılabilecek, yargılara varılabilecek en uygun boyuta
56 Çapar, a.e., s.51.
57 A.e.a.y.,
58 Yontar, a.e., s.76.
59 Çelik, a.e., s.46. ; Yontar, a.e., s.76, 78.
60 Yontar, a.e., s.76.:
61 A.e.a.y.
62 A.e.a.y.
63 Esen, a.e., s.6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.147.
64 A.e.a.y.
65 Esen, a.e., s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.147-148.
13
indirgenir. Bu indirgeme iĢlemi, sistemlerin diferansiyel denklemlerle
temsil edilmesiyle sağlanır. Bunun yapılabilmesi için de sistem değiĢken-
lerinin sürekli, zaman değiĢkeninin bağımsız olması gerekir.
Birinci yöntem, matematiksel sağlamlıktan yoksundur ve
matematiksel düĢünceye sahip olanlar için yeterince güvenli görülmeye-
bilir. Ġkinci yol ise sistemlerin özel halleri için geçerlidir ve tüm sistem
çalıĢmalarında (örneğin, bileĢenleri süreksizlik gösteren sistemlerde)
kullanılamaz. Bu durum, bizi genel sistem teorisinde tek bir yöntemin
kullanılamayacağı gerçeğine götürmesi açısından önemlidir.66
1.3 Sistem YaklaĢımı
Sistem yaklaĢımı kavramı ile ilgili değiĢik bakıĢ açılarına göre
yapılmıĢ birçok tanım bulunmaktadır. Bu tanımların bazılarını burada
sıralamak, konunun daha geniĢ bir açıdan ele alınmasına yardımcı
olacaktır. Sistem yaklaĢımı:
-KarmaĢık bir iĢlemi/süreci incelemek için formal bir usuldür.67
- Bir görüĢ/anlayıĢ ya da bir soruna bakıĢ yoludur.68
- Sorunların birbirleri üzerine olan etkilerini ortaya çıkartmak için
aralarındaki iliĢkiyi temel alan bir görüĢtür.69
- Belirli olayların, durumların ve geliĢmelerin incelenmesinde, ele
alınmasında kullanılan bir düĢünce tarzıdır.70
- Soruna iliĢkin tüm öğelerin göz önüne alınıp incelenerek sorunun
anlaĢılması ve saptanmasına iliĢkin bir bakıĢ açısıdır.71
- Bir strateji veya bir soruna yaklaĢmak için kullanılan birtakım dav-
ranıĢlardır.72
66 Esen, a.e., s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148.
67 Miranda Lee Pao, Concepts of information retrival, Englewood, Colorado: Libraries
Unlimited, 1989, s.66.
68 A.e.a.y.
69 Ġnal Cem AĢkun, “Karar almada nicelikli araç ve yöntemler”, EskiĢehir Ġktisadi ve
Ticari Ġlimler Akademisi dergisi, 9, 1(1973), s.4.
70 Bkz.: Tamer Koçel, ĠĢletme yöneticiliği. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme
Fakültesi Yayınları, 1982, s.94. ; Glenn Immegart - Francis Pilecki, An introduction
to systems for the educational administrator. Addison-Wesley, 1973, s.30.
71 Esen, a.e., s.24 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. ; ayr.bkz.:
Gordon K.C. Chen, “What is the systems approach”, Interfaces, 6, 1(1975), s.32.
72 Emin Doğan Aydın, Sistem tasarımı ve geliĢtirme yöntemleri, Ġstanbul: Afa
Matbaacılık, 1991, s.32.
14
- “ĠliĢkilerle ilgili konular ve problemler hakkında özel bir düĢünce
Ģeklidir.”73
- Sistem kavramı çerçevesinde bütünlük ve etkileĢim ilkesine dayalı bir
yaklaĢımdır.74
- Sorunları anlamak ve çözmek için sistemi parçalarına ayırmak yerine,
onu bir iliĢkiler yumağı, bir bütün olarak ele almadır.75
- “Bir sistemi oluĢturan parçalar, kısımlar ve alt sistemler ile bunlar
arasındaki iliĢkileri bütüncül bir yaklaĢımla ele alma ve düĢünme
yoludur.”76 Bununla beraber bir analiz yöntemi/tekniği ve bir yönetim
usulûne iĢaret eder.77
Tanımlar ne kadar çoğaltılırsa çoğaltılsın, sistem yaklaĢımının üç
temel ilkeye dayandığı söylenebilir:78
1. Bütünsel yaklaĢım,
2. Disiplinlerarası yaklaĢım,
3. Bilimsel yaklaĢım.
1. Bütünsel yaklaĢım: Ġncelenen sistemi bir bütün olarak görmek-
tir. Bir öğenin, bütünün diğer öğeleri ile birlikte düĢünüldüğünde iĢlevsel
bir anlam taĢıyacağı ve bu iĢlevsel anlamın öğeler arası etkileĢimde
yattığı inancını uygulamak; sistemi birbirleriyle etkileĢimli
bütünlüklerden oluĢan, çevresiyle etkileĢimli bir bütünlük olarak
görmektir. Örneğin, bir sistemde sorunların sıkı sıkıya birbirine bağlı
olduğu; sorunlardan birine getirilen çözümün bir diğeri için bulunan
çözümle iliĢkili olduğu anlayıĢını benimsemektir.79
Sistem yaklaĢımının temelinde, „sistem‟ olarak ele alınan bütünün
amacını gerçekleĢtirmesi vardır. Bu görüĢe göre, önemli olan bütündür.
73 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.37.
74 Sarıaslan, a.e. s.53.
75 Yaman Barlas, “Sistem yaklaĢımı ve dinamik sistem modellerinin yönetim bilimlerinde
uygulanması”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu
(12-13 Ekim 1995): Bildiriler II. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995, s.240.
76 Yontar, a.e., s.76.
77 A.e.a.y.
78 Erkut, a.e., s.11-13. ; Bu ilkelerin yöneylem araĢtırmasında da olduğu görülmektedir.
Ancak yöneylem araĢtırmasının, temelde sistem yaklaĢımına dayanması nedeniyle bu
durum normal karĢılanmalıdır. Bu durum için bkz.: Yontar, a.e., s.78. ; Esen, a.e., s.27-
32, 41-43 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, sibernetik..., s.163-164,
166-167, 174-175.
79 Erkut, a.e., s. 11.
15
Parçalar, bu bütüne katkıda bulunduğu ölçüde önemlidir. Diğer bir
deyiĢle, sistemi temel alan bu bakıĢ açısı, sistemin amaçları, sistemin
içerdiği alt sistemler, alt sistemler arasındaki iliĢkiler ve alt sistemlerin
ana sisteme yaptığı katkılar üzerinde yoğunlaĢmaktadır.80
2. Disiplinlerarası yaklaĢım: Bütünsel yaklaĢımın zorunlu bir bü-
tünleyicisidir. Çünkü, incelenen sistemi bir bütün olarak görmenin ön
koĢulu ve aynı zamanda gerekli sonucu, o sistem üzerine farklı görüĢ
açılarını yöneltmektir. Bu ön koĢulu, disiplinlerarası yaklaĢım ilkesi
sağlar. Örneğin, incelenen bir sistemdeki sorunlara tek bir bilim dalının
görüĢ açısı ile yaklaĢılırsa önyargılı ve gerçek dıĢı sonuçlara varılabilir.
Çünkü disiplinler insanların bir yaratısıdır. Doğa bu disiplinlere göre
düzenlenmemiĢtir. Doğada sorunlar vardır. Disiplinler sorunlara birer
bakıĢ açısı oluĢtururlar.81
Disiplinlerarası yaklaĢım ilkesiyle grup çalıĢması anlayıĢı da bir
yöntem olarak gündeme gelmiĢtir.82
3. Bilimsel yaklaĢım: Sistemi bir bütün olarak görmenin ve sis-
teme değiĢik görüĢ açılarını yöneltmenin somut düzeyde bir yöntemi de
olması gerekir. ĠĢte sistem yaklaĢımı, sistemi bir bütün olarak görmede ve
sisteme değiĢik görüĢ açılarını yöneltmede bilimsel yönteme
dayanmaktadır. Bu ilkeyle sistem yaklaĢımı yalnızca bilimden yarar-
lanmakla kalmamıĢ, kendi özgün ve sistematik yöntemini de kurup
geliĢtirmiĢtir.83
Bu tanımlara ve açıklamalara dayanarak, kütüphane ve bilgi mer-
kezlerinde sistem analizinin önemini konu alan bu çalıĢmada temel
alınacak sistem yaklaĢımı kavramının tanımı, aĢağıdaki Ģekilde
yapılabilir:
Sistem yaklaĢımı, bir sistemi oluĢturan parçalar, kısımlar ve alt
sistemler ile sistemin dıĢ çevresini, bunlar arasındaki iliĢkileri bütünsel,
disiplinlerarası ve bilimsel bir yaklaĢımla ele alma ve düĢünme yoludur.
Bu yaklaĢım, aynı zamanda bir analiz yöntemi/tekniği ve bir yönetim
usulûnü de belirtir.
Sistem yaklaĢımı ile ilgili yukarıda verilen tanımlar ve yaklaĢımın
temel ilkeleri incelendiğinde, açıkça ya da üstü kapalı olarak „sistemin ve
çevresinin tümüyle dikkate alınması gerektiği„nin belirtildiği görülebilir.
80 Koçel, a.e., s.96.
81 Erkut, a.e., s. 11.
82 A.e.a.y.
83 A.e.a.y.
16
Yönetimde sistem yaklaĢımı dendiğinde ise, yönetim olaylarını ve
bu olayların ortaya çıktığı, yaĢandığı birimleri birbirleri ile iliĢkili bir
Ģekilde ele alan yaklaĢım anlaĢılmaktadır. Bir baĢka deyiĢle, sistem
yaklaĢımı, organizasyonu çeĢitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluĢan
bir bütün olarak ele almaktadır.84
1.4 Sistem Analizi
Sistem analizi kavramı ile ilgili olarak çeĢitli tanımlar yapılmıĢtır.
Konuya daha geniĢ bir açıdan bakmak ve konunun daha iyi anlaĢılmasını
sağlamak için, bu tanımlardan bazılarını sıralamak faydalı olacaktır.
Sistem analizi:
- Faaliyetin hedeflerine ya da amaçlarına ve onları yapmanın en verimli
ve etkin yollarına karar vermek için, tipik olarak matematiksel yol ile
faaliyeti (örn. bir usulû, yöntemi, tekniği ya da iĢi) inceleme iĢlemidir.85
- Göze çarpan probleme iliĢkin unsurları en iyi Ģekilde tanımlayabilen
bilimsel bir süreç ya da metodolojidir.86
- “Belirsizlik altındaki karmaĢık bir tercih sorununa bir bakıĢ ve yaklaĢım
tarzını belirleyecek biçimde, alternatif politikaların veya stratejilerin
mâliyetlerini, etkinliklerini ve risklerini sistematik olarak inceleyerek ve
gerektiğinde yeni alternatifler geliĢtirerek, bir davranıĢ Ģeklinin
önerilmesidir.”87
- “Bir sistem ve onun iĢlediği çevre hakkındaki faktörleri toplamayı,
düzenlemeyi ve değerlendirmeyi kapsar. Sistem analizinin amacı, daha
iyi bir sistem tasarlama ve geliĢtirmeye bir temel oluĢturmak üzere,
sistemin tüm yönlerini, teçhizat, personel, üretim süreci ve talep
koĢullarını incelemektir.”88
- “Karar vericiye mümkün seçenekler arasında iyi bir seçim yapmasına
yardım etmek için tasarımlanmıĢ bir analitik süreçtir.”89
84 Koçel, a.e, s.96.
85 The ALA glossary of library and information science..., s.223.
86 David I. Cleland - William R. King, Systems analysis and project management.
2nd.ed. New York: McGraw-Hill, 1975, s.55.
87 Bkz.: Çapar, a.e., s.60. ; Ġsmet S. Barutçugil, Üretim sistemi ve yönetim teknikleri.
gnĢl.2.bs. Bursa: Uludağ Üniversitesi, 1988, s.12.
88 Çapar, a.e., s.60. ; Esen, a.e., s.40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.173.
89 Esen, a.e., s.40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.173.
17
- “Etkin bir sistem geliĢtirmek ve yönetimde karĢılaĢılan sorunları
çözmek için yapılması gerekli olan problem çözme ve araĢtırma ça-
lıĢmalarının tümüdür.”90
- “Bir örgüt ya da sistem içindeki etkileĢim ağının incelenmesi ve
sistemin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesi için yeni ve daha
iyi yöntemlerin araĢtırılması ve geliĢtirilmesi sürecidir.”91
- “Amaçları ve bu amaçları gerçekleĢtirecek seçenek politika ve
yöntemleri inceleyerek onların ekonomik mâliyetlerini, etkililiklerini ve
faydalarını riskleri ile birlikte kantitatif olarak karĢılaĢtırmak suretiyle
karar vericilere gelecekteki eylem biçimini seçmede yardımcı olan bir
araĢtırma biçimidir.”92
- “Karar vericilere amaçlarının belirlenmesinde, amaçları gerçekleĢ-
tirecek olası seçeneklerin sistematik olarak toplam sistem açısından
incelenmesi ve değerlendirilmesinde ve böylece izleyecekleri en uygun
yolun (eylem biçiminin) seçiminde yardımcı olan bir araĢtırma ve
problem çözme yaklaĢımıdır.”93
- Sorun çözme ya da karar vermede kullanılan, bilimsel yöntemle
yakından iliĢkili olan, bir sorunun farkına varmayı; sorunla ilgili
değiĢkenliği belirlemeyi; çeĢitli etmenlerin analiz ve sentezini yapmayı;
sonuçta da soruna optimal (ya da mevcut olandan daha iyi) bir çözümü
yahut çözüm için uygulanacak eylem programını belirlemeyi kapsayan
bir yöntem ya da tekniktir.94
Buraya kadar sıralanan sistem analizi kavramı tanımları incelen-
diğinde, tanımların üç ayrı kategoride ele alınabilecek farklı görüĢleri
yansıttığı öne sürülebilir.
Bu kategorilerden birincisinde, sistem analizi, yalnızca var olan
sistemin ya da sorunun incelenmesini kapsar.
90 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; Richard Johnson - W.C. Roger - J. Newell, Operations
management: a systems concept. Boston: Houghton Mifflin, 1972, s.503. ;
Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”... s.39.
91 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; Philip C. Semprevivo, Systems analysis: definition,
process and design. Chicago: Science Research Associates, 1976, s.7.
92 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; E. S. Quade - W. I. Boucher, Systems analysis and policy
planning. New York: American Elsevier Pub., 1968, s.4. ; Gene H. Fisher, Cost
considerations in systems analysis. New York: American Elsevier Pub., 1971, s.6.
93 Sarıaslan, a.e., s.55.
94 Bkz.: Richard A. Johnson - Fremont E. Kast - James E. Rosenzweig, The theory and
management of systems. 3rd ed. New York: McGraw-Hill, 1973, s.xi, 19. ; Yontar,
a.e., s.76.
Comment [MY1]: S.KurbanoÛlu, bu tanİmİ olduÛu gibi Halil Sarİaslan'dan
aldİÛİ halde dipnot vermemiß !
18
Ġkinci görüĢte, analiz, var olan sistemin ya da sorunun
incelenmesi ile birlikte, yerine konacak sistemin ya da çözümün yahut
çözüm için uygulanacak eylem programlarının geliĢtirilmesini ve
seçilmesini kapsar.
Üçüncü görüĢte ise, sistem analizi, var olan sistemin ya da
sorunun incelenmesini; yerine konacak sistemin ya da çözümün yahut
çözüm için uygulanacak eylem programlarının geliĢtirilmesini ve
seçilmesini; bunlara ilaveten geliĢtirilen ve seçilen eylem programının
uygulanmasını; uygulama sonucunda da sonuçların ve sistemin baĢarı
durumunu değerlendirmeyi kapsar.
Yukarıdaki tanımlara ve açıklamalara dayanarak, bu çalıĢmada
temel alınacak sistem analizi kavramı tanımı Ģöyle belirlenmiĢtir:
Sistem analizi, sistemin amaçlarını daha etkin olarak
gerçekleĢtirmek için sorun çözme ya da karar vermede kullanılan,
bilimsel yöntemle yakından iliĢkili bir yöntem ya da tekniktir. Bu analiz,
sorunu fark etmeyi; sorunla ilgili değiĢkenliği belirlemeyi; çeĢitli
etmenlerin analiz ve sentezini yapmayı; en uygun çözümü seçmeyi;
çözüm için uygulanacak eylem programını düzenlemeyi ve uygulamayı;
uygulama sonucu, sonuçların ve sistemin baĢarı durumunu
değerlendirmeyi kapsar.
Buraya kadar yapılan „sistem‟, „genel sistem teorisi‟, „sistem
yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının tanımları ve açıklamalarına
dayanarak sistem analizi ile bu kavramlar arasındaki iliĢki ise Ģöyle
özetlenebilir: „Sistem analizi, „genel sistem teorisi‟nden yararlanarak
sistemin bütününü esas alan bir bakıĢ açısı, ele alma ve düĢünme yolu
olan „sistem yaklaĢımı‟na dayanan; sistemin amaçlarını daha etkin olarak
gerçekleĢtirmek üzere sorun çözme ve karar vermede kullanılan bilimsel
yöntemle iliĢkili bir yöntem/tekniktir.
1.5 Yöneylem AraĢtırması
Sistem yaklaĢımı ile iliĢkisi ve uzun bir dönem problem çözü-
münde kullanılan bir yöntem olması nedeniyle, yöneylem araĢtırması
kavramını tanımlamak ve kısa açıklamalarda bulunmak konumuz açısın-
dan yararlı olacaktır. Yöneylem araĢtırması kavramı ile ilgili aĢağıdaki
tanımlar, bizce kavramın en iyi tanımlarıdır. Bu tanımlara göre yöneylem
araĢtırması:
19
- Yöneticinin karĢı karĢıya kaldığı sorunlarda bilimsel, mantıki ve
matematiksel araçlarla ussallığı sağlamaya yöneldiği uygulamalı karar
teorisidir.95
- Sistemde ortaya çıkan problemlere en iyi çözümü bulmak için, sistemin
kontrol edilebilen bileĢenlerine değiĢik bilimsel yöntem ve tekniklerin
uygulanmasıdır.96
- Örgütün bütünleĢik amaçlarına en iyi uyumu sağlayacak Ģekilde or-
ganize sistemlerin kontrol edilebilir problemlerinin çözümünde di-
siplinlerarası bir ekiple, bilimsel yöntem uygulamasıdır.97
Bu tanımlar ve açıklamalar dikkatle incelendiğinde, yöneylem
araĢtırması kavramının sistem yaklaĢımına dayandığı ve sistem analizi
kavramının tanımları ile benzerliği olduğu görülebilir. Literatürde,
bunların ortak yanlarının olduğunu söyleyenler yanında, tamamen
birbirinin aynı olduğunu söyleyenler de vardır. Ancak, Ġkinci Dünya
SavaĢı‟ndan baĢlayarak bu tür araĢtırmalara yöneylem araĢtırması
denmesine karĢın, son yıllarda yöneylem araĢtırmasının yozlaĢma
göstererek disiplinlerarası çalıĢma ilkesini dikkate almaması ve bu
nedenle yöneylem araĢtırmasının öncülerinden olan Ackoff‟un bile
„matematiksel algoritma ve modelleri uygulama becerisi haline geldiği‟
Ģeklindeki eleĢtirilerine benzer pek çok eleĢtiri alması, „sistem analizi‟
terim ve kavramının güncelleĢmesine ve yaygınlaĢmasına neden olmuĢ-
tur.98 Böylece, yalnızca nicelikli karar ortamlarında, matematiksel olarak
kullanılabilir hale gelen yöneylem araĢtırması, yerini tüm çalıĢma
alanlarında ve ortamlarda (niceliksel ve niteliksel karar ortamlarında)
baĢarıyla kullanılabilen „sistem analizi‟ne bırakmıĢ ve sistem analizi
tarafından kullanılan bir yöntem ve teknik olma durumuna gelmiĢtir.
1.6 ĠĢletme ve Bilgi ĠĢletmesi (Kütüphane ve Bilgi Merkezi)
ĠĢletme kavramının birçok tanımı bulunmaktadır. Bu çalıĢmada,
değiĢik birçok tanımdan yararlanarak oluĢturulan Çapar‟ın Ģu tanımı
temel alınacaktır: ĠĢletme, “temel üretim faktörlerini oluĢturan doğal
95 David W. Miller - Martin K. Starr, Executive decisions and operations research,
Englewood Cliffs, New Jersey: Prantice-Hall, 1960, s.103-104.
96 Esen, a.e., s.27. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.163. ; ayr.bkz.:
C. West Churchman - Russel L. Ackoff - E. Leonard Arnoff, Introduction to
operations research. New York: John Wiley & Sons, 1957, s.18.
97 Esen, a.e., s.28. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.164. ; ayr.bkz.:
Russel L. Ackoff - Maurice W. Sasieni, Fundamentals of operations research. New
York: John Wiley & Sons, 1968, s.6.
98 Esen, a.e., s.39-40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.172-173.
20
kaynaklar, emek, donanım, yer, sermaye, bilgiyi bilinçli, uyumlu ve
sistemli bir biçimde bir araya getirerek birey, topluluk ve kuruluĢların ge-
reksinim duydukları mal ya da hizmeti üreten ve pazarlayan, bunun
karĢılığında kâr veya değer elde eden ekonomik ve/veya toplumsal
kuruluĢlardır.”99
Her iĢletme, dinamik çevre koĢulları içinde, belli bir
amacı/amaçları gerçekleĢtirmek üzere çeĢitli fiziksel, kavramsal ya da
iĢlevsel bileĢenlerin bir araya gelmesinden oluĢur. Bu bileĢenler arasında
iliĢkiler vardır ve bu iliĢkiler iĢletmeye özel karakterini verir.100
Bu tanım ve açıklamalar bize iĢletmenin bir sistem olduğunu
ifade etmektedir.
Bu aĢamada, kütüphane ve bilgi merkezlerini „bilgi iĢletmesi‟
kavramı ile genel olarak ele alıp tanımlamak; ayrıca kütüphane ve bilgi
merkezlerinin bir iĢletme sistemi olarak kabul edilmesi gerektiğini
vurgulamak; çalıĢmada „bilgi iĢletmesi sistemi‟ kavramının temel teĢkil
etmesini sağlamak açısından yararlı görünmektedir.
Bilgi iĢletmesi kavramını oldukça geniĢ bir biçimde açıklayan ve
bu çalıĢmada da temel alınabilecek bir tanıma göre bilgi iĢletmesi, “bil-
ginin ortaya çıkıĢı ile kullanıcıya ulaĢması arasında geçen bilginin
toplanması, analizi, iĢlenmesi, depolanması ve eriĢimi sürecini
gerçekleĢtiren, bunların sonunda bilgi sistemi zincirinin son halkasını
aynı zamanda da bilgi iĢletmesinin temel amaç ve hedefini meydana
getiren bilgi eriĢimini gerçekleĢtirmek için çeĢitli ikincil bilgi ürünleri ve
hizmetleri üreten kuruluĢ”101tur. Bilgi iĢletmesi, bu üretimi hammadde
(belge, bilgi), emek, sermaye, donanım, yer ve bilgiden yararlanarak ya-
par.102
Her bilgi iĢletmesi, aralarında iliĢkiler bulunan, çevre ile de iliĢ-
kisi olan, çeĢitli fiziksel, kavramsal ya da iĢlevsel bileĢenden bu bileĢen-
lerin özelliklerinden ve bunların bir veya daha fazla ortak amaca, hedefe
ve/veya sonuca ulaĢmaya yönelik faaliyet ve süreçlerinden oluĢan örgütlü
bir bütündür (bkz.: ġekil-3).
Kütüphane ve bilgi merkezlerinin tüm türlerini kapsayan her bilgi
iĢletmesi, yukarıdaki açıklamalar ıĢığında birer sistemdir. Böylece,
kütüphane ve bilgi merkezleri için „iĢletme sistemi‟dir diyebiliriz. ĠĢletme
99 Çapar, a.e., s.53.
100 Esen, a.e., s.8-9 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.187.
101 Çapar, a.e., s.55.
102 A.e.a.y.
21
sistemlerini ve doğal olarak bir iĢletme sistemi olarak kütüphane ve bilgi
merkezlerini de amaçlarına gerektiği gibi ulaĢtırmak, ancak „yönetim‟leri
ile mümkün olabilir. AĢağıda, yönetim kavramına da, konumuzla iliĢkisi
nedeniyle kısaca değinilecektir.
1.7 Yönetim
Yönetim kavramının da çok çeĢitli tanımları vardır. Bu çalıĢmada
göz önünde tutulacak tanımlardan bazıları Ģunlardır. Yönetim:
- Belirli bir amaca ulaĢılması için faaliyetleri organize ve kontrol
etmektir.103
- “Örgütsel amaç ve hedefleri gerçekleĢtirmek üzere insan kaynakları ile
diğer kaynakların eĢgüdümünün sağlanması ve eyleme geçirilmesi
sürecidir.”104
- Örgüt amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleĢtirilmesi amacıyla,
planlama, örgütleme, yüòütme, eĢgüdüm ve denetim iĢlevlerine iliĢkin,
kavram, ilke, teori, model ve tekniklerin, bilinçli ve sistematik bir
biçimde ustalıkla uygulanmasıyla ilgili faaliyetlerin tümüdür.105
- Örgüt amaçlarının ekonomik ve etkili bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için
iĢletme faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve kontrol
edilmesidir.106
- ĠĢletmenin amacına ulaĢabilmesi için insan ve fiziki kaynakların en
etkin, doğru ve düzenli bir biçimde sağlanmasını, yerleĢtirilmesini ve
kullanımını koordine eden, iĢletmeyi çevresi ile dinamik bir denge içinde
tutabilen bir süreçtir.107
- “Belli amaca yönelik bir örgüt çerçevesinde, insanlar ve teknikler
aracılığıyla gerçekleĢtirilen; düĢünme, sezme ve duyma gibi zihinsel
faaliyetlere dayanan aynı zamanda tüm örgütü kuĢatan bir süreçtir.”108
Bu tanımlar dikkatle incelendiğinde, tüm tanımların yönetimi
açıkça yönetsel iĢlevler ile tanımlamaya çalıĢtığı görülebilir.
103 Melih Tümer, Yönetim ve yönetici. Ġstanbul: Üçler Matbaası, 1975, s.10.
104 Yontar, a.e., s.7.
105 Howard M. Carlisle, Management: concepts and situations. Chicago: Science
Research Associates, 1976, s.21.
106 Can - Tecer, a.e., s.5.
107 Bkz.: Tengiz Üçok, Yönetim ilkeleri. Ankara: [y.y], 1988, s.10. ; Çapar, a.e., s.53.
108 Yontar, a.e., s.7.: ayr.bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a
systems and contingency approach, 4th ed..., s.5.
22
Yönetim kavramının neleri kapsadığı, yönetim iĢlevlerini sı-
ralayarak ve bunları kısaca tanımlayarak özetlenebilir. Yönetim konusu
ile ilgilenen araĢtırıcılar, yönetsel iĢlevleri değiĢik biçimlerde gruplandır-
mıĢlardır.109 Ancak, genelde uzmanların görüĢ birliği içinde bulunduğu
iĢlevler planlama, eĢgüdüm, denetim, örgütlenme ve yöneltmedir.
Bunlara karar verme ve personel alma da eklenmektedir.110
- Planlama: “Geleceği değerlendirmeyi; gelecek düĢünülerek va-
rılmak istenen amaçları belirlemeyi; bu amaçları gerçekleĢtirmek için
alternatif eylem yollarını geliĢtirmeyi ve alternatif yol ya da yollar
arasından seçim yapmayı kapsayan analitik bir süreçtir.”111
- Karar verme: Belli bir amaca ulaĢmak için çeĢitli seçeneklerden
birini seçmek, tercih etmektir.112 Karar verme, sorun çözme de de-
mektir.113
- Örgütleme: Örgütsel amaçların gerçekleĢtirilmesi için uygun ör-
gütsel yapıyı kurma ve bu yapı çerçevesinde örgütsel faaliyetlerin
yürütülmesi ile geliĢtirilmesini sağlamaktır. Örgüt için en uygun yapıyı
seçme; eleman alma ve bu elemanları belli yetki ve sorumluluklarla
donatılan yerlere atama gibi iĢlemleri içerir.114
- EĢgüdüm: Örgütlerde çeĢitli bölüm ve birimlerin ortak örgütsel
amaçları gerçekleĢtirmek üzere uyum içinde çalıĢmalarını, böylece örgüt
verimliliğinin arttırılmasını sağlamaktır.115
- Denetim: Sistemde zorlayıcı ya da kısıtlayıcı etki yapan
eylemler olarak tanımlanabileceği gibi, örgütsel bir iĢlev olarak, her dü-
zeydeki amaç ve planların gerçekleĢtirilebilmesi için astların faaliyet
109 Bkz.: G. Edward Evans, Management techniques for librarians. New York:
Academic Press, 1976, s.4. ; Kast - Rosenzweig, Organization and management: a
systems and contingency approach, 4th ed..., s.5. ; Kurthan FiĢek, Yönetim. Ankara:
Ankara Üniversitesi Basımevi, 1975, s.215. ; Yontar, a.e., s.102-103. ; Can - Tecer,
a.e., s.10-11.
110 Yontar, a.e., s.102-103.
111 A.e., s.104. ; ayr.bkz.: Robert D. Stueart - Barbara B. Moran, Library management.
3rd.ed. littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987, s.19.
112 Bkz.: Oktay Fergan, ĠĢletme yönetiminde sistem. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi
ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1974, s.7. ; Can - Tecer, a.e., s.10. ;
Yontar, a.e., s.113.
113 Yontar, a.e., s.113.
114 A.e., s.117.
115 A.e., s.120.
23
performanslarının ölçülmesi ve düzeltilmesi ile ilgili faaliyetler olarak da
tanımlanmaktadır.116
- Personel alma: Personel seçimi, istihdamı, yetiĢtirilmesi, değer-
lendirilmesi ve geliĢtirilmesi gibi çeĢitli iĢlevleri içine alan faaliyettir.117
- Yöneltme: Yöneticilerin örgütsel faaliyetleri, örgüt elemanları
aracılığıyla gerçekleĢtirmesidir. Bu iĢlev üç önemli öğeyi içermektedir.
Bunlar, önderlik, güdüleme ve iletiĢimdir. Önderlik, amaçlanan sonuçlara
eriĢmek için bir kiĢi ya da grubun, baĢkalarının iĢ ya da davranıĢlarını
etkilemeye çalıĢması sürecidir. Güdüleme, insan enerjisini, bir amacı
gerçekleĢtirmek ya da bir ödüle sahip olmak için isteyerek harcatmaktır.
ĠletiĢim, mesaj ya da ileti alıĢveriĢidir.118
Yukarıda kısaca özetlenen yönetsel iĢlevler, iĢletme sisteminin
yönetiminde genellikle birlikte uygulanmaktadır. Bu iĢlevlerden birinin,
diğerinden daha az ya da daha çok önemli görülmesi de söz konusu
olamaz.
ĠĢletmeleri amaçlarına ulaĢtırmak yönetimleri ile mümkün oldu-
ğuna göre, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezinin de
amaçlarına ulaĢabilmesi, onun yönetimi ve yönetsel iĢlevleri gerektiği
gibi uygulaması ile mümkün olabilecektir.
2 Genel Sistem Teorisi Çerçevesinde Sistem ve Sistem Modeli
Sınıflamalarına Bir BakıĢ
2.1 Sistemlerin Sınıflandırılması
Sistemleri çeĢitli özelliklerine göre (örneğin, yapıları, çevreyle
iliĢkileri vb. gibi) değiĢik bakıĢ açılarından sınıflamak mümkündür.119
Bunlardan konumuz açısından önemli görülenler, sistemlerin iyi
anlaĢılmasını sağlamak üzere ele alınacak; sonuçta, genel olarak
kütüphane ve bilgi merkezlerinin ne tür bir sistem olduğu saptanmaya
çalıĢılacaktır.
A. KarmaĢıklık düzeylerine göre sistemler:
Bu bakıĢ açısına göre, tüm evren gözlendiğinde sistemlerde bir
hiyerarĢinin olduğu ve sistemlerin basitten karmaĢığa göre
sınıflandırılmasının çevremizdeki sistemleri ve sistem kavramını daha iyi
116 A.e., s.123-124.
117 A.e., s.127.
118 A.e., s.130-133.
119 Esen, a.e., s.12 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.151.
Comment [MY2]: S. KurbanoÛlu, ….Esen ya da E.Aydİndan hemen hemen
aynen yararlanmİß ancak dipnot
vermemißtir.
24
tanımaya olanak vereceği savunulmaktadır.120 KarmaĢıklık düzeylerine
göre sistemler Ģöyle sıralanmaktadır:
A.a. Statik (sabit) sistem: Buna „çatı‟ adı da verilmektedir. Bu sis-
teme somut bir örnek olarak evrenin coğrafyası ve anatomisi gösterilmek-
tedir. Ayrıca, çatının tanımını, hemen her alandaki teorilerin baĢlan-
gıcında bulmanın mümkün olduğu bildirilmektedir.121
A.b. Basit hareketli sistem: Bu sistemde önceden belirlenmiĢ ya
da düzenlenmiĢ birtakım hareketler söz konusudur. Bu sisteme örnek ola-
rak, güneĢ sistemi, basit makineler ve araçlar (saat gibi) gösterilmek-
tedir.122
A.c. Denetim düzenine sahip sistem/özdevinimli sistem: Bu
sistemde bir denetim düzeni123 ve/veya önceden belirlenmiĢ bir program
dahilinde kendiliğinden hareket edebilmek124 söz konusudur. Bu sisteme
örnek olarak, termostat, servo mekanizmalar125, bilgisayarlar126
gösterilmektedir.
A.ç. Açık sistem/kendi varlığını sürdürebilen sistem: Canlılığın
olduğu en basit sistemdir. Kendi yaĢamını sürdürebilen en basit sistem,
hücredir.127
A.d. Bitkisel sistem/genetik sistem: Genetik canlıların oluĢtur-
duğu sistemdir. Bu organizmalarda, bir önceki sisteme (hücre) göre daha
geliĢmiĢ bir iĢbölümü vardır. Bu sisteme en iyi örnek bitkilerdir.128
A.e. Hayvan sistemi: Bitkisel sisteme/genetik sisteme göre daha
karmaĢık, insana göre daha basit olan canlıların oluĢturduğu sistemdir.129
120 Bkz.: Esen, a.e., s.12. Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.151. ;
Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.35. ; Boulding, “General
systems theory the skeleton of science”... s.197-208.
121 M. J. Alexander, Information systems analysis: theory and applications. California:
Science Research Associates, 1974, s.8. ; Fergan, a.e., s.22. ; Esen, a.e., s.13. ; Aydın,
Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152.
122 Alexander, a.e., s.8. ; Fergan, a.e., s.22. ; Çelik, a.e., s.46. ; Esen, a.e., s.13. ; Aydın,
Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152.
123 Esen, a.e., s.13. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152.
124 Çelik, a.e., s.46.
125 Esen, a.e., s.13. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152.
126 Çelik, a.e., s.46.
127 Bkz.: Alexander, a.e., s.8-9. ; Fergan, a.e., s.23. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.152. ; Çelik, a.e., s.46-47.
128 Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. ; Çelik,
a.e., s.47.
129 Çelik, a.e., s.47.
25
Bu sistemin bir önceki sisteme (bitkisel/genetik) göre en önemli
özellikleri, artan hareketlilik, çevreyle iletiĢim ve kendi varlığını fark
etmedir. Bu sistemde göz, kulak vb. alıcı organlar geliĢmiĢ ve
özelleĢmiĢtir. GeliĢmiĢ bir sinir sistemi de bulunmaktadır.130
A.f. Ġnsan sistemi: Bir sistem olarak insan, hayvanların sahip
olduğu özelliklerin pek çoğuna ilave olarak „bilinçli‟ bir canlıdır. Bu, „bi-
linçli olma‟ durumu, hayvanların „farkında olma‟ durumundan çok daha
ileri bir aĢamadır. Ġnsan, hayvana göre daha karmaĢık bir düĢünebilme
yeteneğine sahip olmakla birlikte, yalnızca bilmekle kalmayıp bildiğini
de bilmektedir.131 Ayrıca insan sisteminin sahip olduğu diğer bazı üst
özellikler arasında, insanın çok ses çıkartabilmesi (konuĢabilmesi),
simgeleme yapabilmesi (yazı yazma, çizme...) ve bunları birbirine
çevirebilmesi (simgeyi sese, sesi simgeye), anlayabilmesi gibi özellikler
de vardır.132
A.g. Toplumsal sistem: EtkileĢen, iliĢkiler kuran, iĢbirliği ya-
pabilen, ortak değerleri olan canlıların (insan toplumu) oluĢturduğu sis-
temdir.133
A.h. Fizik ötesi sistem: Sistemlerin basitten karmaĢığa uzanan
hiyerarĢisi bakımından bir bütünlüğe gidilmesinin istenmesi durumunda,
daha ileri sistem olarak fizik ötesi sistemin varlığının düĢünülebileceği
bildirilmektedir.134 (Örneğin, canlı, cansız bütün evreni yönettiği varsayı-
lan sistem.135)
B. Açık ve kapalı sistemler:
Bu bakıĢ açısına göre, çevresindeki sistemlerden her ne Ģekilde
olursa olsun etkilenmeyen sistemlere „kapalı sistemler‟ denmektedir.
Çevreleri ile iliĢkileri olan, haberleĢen ve etkileĢen sistemlere ise „açık
sistemler‟ denmektedir.136 Bu görüĢ ile fiziksel ve mekanik sistemler
çevreleri ile etkileĢimleri açısından açık ya da kapalı olabilirler. Ancak
biyolojik ve toplumsal sistemler, dıĢ çevreleri ile dinamik bir etkileĢim
130 Alexander, a.e., s.9. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.152-153.
131 Alexander, a.e., s.9. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.153.
132 Bkz.: Alexander, a.e., s.8. ; Fergan, a.e., s.23-24.
133 Çelik, a.e., s.47.
134 Alexander, a.e., s.10. ; Fergan, a.e., s.24.
135 Çelik, a.e., s.47.
136 Esen, a.e., s.15. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.153. ;
Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.36.
26
içinde olan açık sistemler olarak değerlendirilmektedir.137 Tüm kapalı
sistemlerin „entropi‟ye eğilimli olma özelliği bulunur. Entropi, sistemin
çevre ile etkileĢimde bulunulmama sonucu durması, bozulması ve yok
olmasıdır. Açık sistem görüĢü ise, biyolojik ve toplumsal sistemlerin
çevreleriyle dinamik bir iliĢki içinde olduğunu; bu tür sistemlerin
çevreden girdi aldığını; bunu iĢleyip dönüĢtürdüğünü; sonra da çevreye
çıktı olarak verdiğini belirtmektedir.138 Açık sistemler bu durumu, dıĢ
çevre koĢulları ile denge içerisinde sürdürürler. Böylece, dıĢ çevredeki
değiĢikliklere sürekli olarak dıĢarıdan aldığı bilgi, enerji ve materyal
sayesinde devingen bir biçimde denge sağlarlar. Buna „dengeli durum‟
veya „dinamik denge‟ adı verilir.139 Ayrıca, açık sistemlerde aynı so-
nuçlara değiĢik girdiler veya süreçler kullanarak ulaĢmak da mümkündür.
Bu duruma ise, eĢsonluluk özelliği adı verilmektedir.140
C. Canlı ve cansız sistemler:
Bu görüĢe göre, doğum, çoğalma, ölüm gibi biyolojik özelliklere
sahip sistemlere, „canlı sistemler‟ denmektedir. Biyolojik anlamda bir
canlılığın söz konusu olmadığı cansız sistemlerin bazı süreçlerini
tanımlamak için, doğum, ölüm gibi kavramlar kullanılabilmektedir. Buna
karĢın, gerçekte biyolojik anlamda canlılık göstermeyen bu sistemlere,
„cansız sistemler‟ denmektedir.141
Ç. Soyut ve somut sistemler:
Bu görüĢte, bütün öğeleri kavramlardan oluĢan sistemlere „soyut
sistemler‟ denmektedir. En az iki öğesi fiziksel varlıklardan oluĢan
sistemlere ise, „somut sistemler‟ denmektedir.142 Somut sistemin
bileĢenleri, kavramsal ve fiziksel varlıklardan oluĢabilir.143 Bu görüĢe
bağlı olarak tüm soyut sistemlerin cansız sistem olduğu, somut
sistemlerin ise canlı veya cansız olabileceği sonucuna da
varılabilmektedir.144
D. Doğal ve insan yapısı sistemler:
137 Yontar, a.e., s.77.
138 Çelik, a.e., s.47.
139 Çapar, a.e., s.53.
140 Çapar, a.e., s.53. ; Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.154.
141 Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154.
142 A.e.a.y.
143 R.L. Ackoff, “Systems, organizations and interdisciplinary research”..., s.1-2. ; Esen,
a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154.
144 Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154.
27
Bu görüĢ açısı, sistemleri kökenlerine göre ayırmaktadır. Doğal
süreçler sonunda oluĢan, varlığını devam ettiren ve geliĢen sistemlere
„doğal sistemler‟ denmektedir. Bu sistemlere örnek olarak, güneĢ sistemi
ve iklim sistemi gösterilmektedir. Bütünüyle insan tarafından oluĢturulan
sistemler ya da her ne Ģekilde olursa olsun insan katkısı olan her türlü
sistem ise, „insan yapısı sistemler‟ olarak kabul edilmektedir.145 Bu
sistemlere örnek olarak, eğitim sistemi, iletiĢim sistemi, kütüphane
sistemi gösterilebilir.
E. Dinamik ve statik sistemler:
Bu görüĢ açısından, yeri, durumu vb. değiĢen, hareketli ve etkin
sistemlere „dinamik sistemler‟ denmektedir. DeğiĢme, geliĢme ve
ilerleme göstermeyen sistemlere ise, „statik sistemler‟ denmektedir.
F. Uyum gösteren ve göstermeyen sistemler:
Bu görüĢ açısına göre, çevreyle etkileĢim içinde bulunan,
çevresine uyum sağlayabilen sistemlere „uyum gösteren sistemler‟
denmektedir.146 Çevreyle etkileĢim içinde bulunmayan, çevresine uyum
sağlamayan/sağlayamayan sistemlere ise „uyum göstermeyen sistemler‟
adı verilmektedir.
G. Gerekirci (belirlenimci) ve olasılıkçı sistemler:
Bu görüĢe göre, öğelerinin birbirleriyle öngörülebilen karĢılıklı
iliĢkileri olan, ayrıca sistemin durumu ve onun dinamik bağlantıları
öğrenildiğinde etki-sonuç iliĢkisini kestirmenin mümkün olduğu
sistemlere „gerekirci (belirlenimci) sistemler‟ denmektedir. Girdileri
bilinse bile, çıktılarının tahmin edilemediği ya da çok güç ve sınırlı ola-
rak tahmin edildiği, ayrıntılı ve kesin öngörülere olanak bulunmayan
sistemlere ise „olasılıkçı sistemler‟ denmektedir.147
Sistemleri sınıflandıran bu görüĢ açıları çerçevesinde, kütüphane
ve bilgi merkezi sisteminin sistem türleri içindeki yerinin genel olarak
belirlenmesine yardımcı olacak aĢağıdaki görüĢler ortaya atılabilir:
- Hizmet üreten bir iĢletme/örgüt olarak kütüphane ve bilgi mer-
kezi sistemi, genel olarak çevresiyle bilgi, enerji, materyal vb. alıĢveriĢ-
145 Esen, a.e., s.16-17. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154.
146 Esen, a.e., s.17-18. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154-155.
147 Tümer, a.e., s.202-203.
28
lerde bulunduğu için „açık sistem‟dir.148 Ancak, tüm sistemlerin mutlak
anlamda açık ya da kapalı oldukları göz önünde tutulmadığında, sistemin
kendisini diğer sistemlerden ayıran sınırının darlığına ve geniĢliğine göre,
sisteme açık ya da kapalı sistem denebilmektedir. Örneğin, artık
geliĢtirilmeyen ve iĢbirliği ağı içinde de bulunmayan bir seminer
kitaplığının dıĢ çevre ile sınırlı bir iliĢkisi vardır (yalnızca belli tür
kullanıcıya açık olması gibi). Ancak, bir üniversite merkez
kütüphanesinin dıĢ çevre ile iliĢkisi, bir seminer kitaplığının dıĢ çevre ile
iliĢkisine göre daha fazla olabilir. Bu durumda, seminer kitaplığına kapalı
sistem, üniversite kitaplığına açık sistem olarak da bakmak söz konusu
olabilmektedir.
- Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, çevreyle etkileĢim içinde
bulunan, iç ve dıĢ çevre koĢullarına göre Ģekillenen; böylece geliĢen ya
da geliĢmeyen; büyüyen ya da küçülen bir sistem olduğu için „uyum
gösterebilen sistem‟dir. Burada iç çevreden kasıt, sistemin, yönetim alt
sistemi, amaç ve değerler alt sistemi, teknik alt sistemi, yapısal alt
sistemi, psikososyal alt sistemi149 ya da iĢlevsel açıdan, sağlama hizmeti
alt sistemi, kataloglama ve sınıflandırma hizmeti alt sistemi, kullanıcı
hizmetleri alt sistemi, yönetim alt sistemi150 vb.dir. DıĢ çevreden kasıt
ise, ekonomik koĢullar, mâli kaynaklar, coğrafi çevre, teknolojik
geliĢmeler, potansiyel, aktif ve pasif kullanıcılar, insan gücü kaynakları,
hammaddeler151 vb.dir.
- Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, kendi iç ve dıĢ çevresinde
dinamik bir rol oynadığı için „dinamik bir sistem‟dir. Bilgi, enerji ve
maddenin devamlı akıĢı nedeniyle sistem „dinamik denge durumu‟nda
kalmaktadır.
Bu açıklamalar sonucu, genel olarak da olsa kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminin sistem türleri içindeki yerini, tek bir sistem sı-
nıflaması yerine birden çok sistem sınıflaması çerçevesinde belirlemenin
uygun olacağı açıktır.
148 Bkz.: Maurice P. Marchant, “The library as an open system”, Management strategies
for libraries: a basic reader. ed.by Beverly P. Lynch. New York: Neal Schuman,
1985, s.154.
149 Bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and
contingency approach. 4th ed..., s.113-115. ; Yontar, a.e., s.80. ; Çelik , a.e., s.52.
150 Bkz.: Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.7.
151 Çelik, a.e., s.50-52.
29
2.2 Sistem Modellerinin Sınıflandırılması
Sistemlerin sınıflandırılması konusundan da anımsanacağı gibi,
evrende çeĢitli özellikleri ve iĢlevleri olan pek çok sistem bulunmaktadır.
Sistem yaklaĢımına dayalı bir yöntem/teknik olan sistem analizinin, ele
aldığı gerçek sistemi veya süreci yeterince incelemesi, sistemin ilkelerini
belirlemesi, onu amaçlar doğrultusunda düzeltmesi ya da kurması her
zaman mümkün olmayabilir. Bu durumda, gerçek sistemi, amaçlar için
önemli olan tüm özellikleriyle temsil edebilecek bir aracıya ihtiyaç
vardır. ĠĢte, bu gerçek sistemin temsiline „model‟ denir.152 Bir baĢka ta-
nımda ise model, sistemin performansı üzerine sistemin belli
yönlerindeki değiĢikliklerin etkisini önceden göstermek için kurulan bir
sistem örneği olarak tanımlanmakta; amaçlar, stratejiler ve gerçek dünya
durumları arasında bir iliĢkiler takımı olarak nitelendirilmektedir.153
Diğer bir tanımda ise model, bir durumu, bir süreci, bir dizi koĢulu temsil
gücü olduğu var sayılan verileri, birbiriyle iliĢkili olarak bir araya getirip,
davranıĢlara ve kararlara yön verecek sonuçları bu çerçeve içinde
açıklamak154 olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımda, ele alınan sistem,
durum, süreç vb. ile ilgili önemli verileri, önemsiz verilerden ayıklamak
ve gerçeğe uygun sonuçların alınmasında veriler arasındaki iliĢkileri
doğru olarak saptamak155 söz konusudur.
Bir sistemi temsil etmek ve sistem analizini kolaylaĢtırmak için
kullanılan modelleme tekniği156, gerçek sistemin çok karmaĢık olduğu
temel ve sosyal bilimlerde büyük önem taĢımaktadır. Bir model yapımı
sırasında, modelin gerçek sistemi yeterince temsil etme ve kontrol
edilebilme özelliklerine de sahip olmasına özen gösterilmesi
gerekmektedir. Ancak, gerçek sistemin çok karmaĢık olması, bu iki
çatıĢan amacı istenilen dengede tutmayı güçleĢtirir.157
Modelleri çeĢitli özelliklerine göre değiĢik bakıĢ açılarından sınıf-
lamak mümkündür.158 Bunlardan konumuz için önemli görülenler ele
152 Esen, a.e., s.18. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155.
153 Cleland - King, a.e., s.97.
154 Tümer, a.e., s.160.
155 A.e.a.y.
156 Emin Doğan Aydın, Bilgi bilimi ve kitle iletiĢimi: bilgi bilimindeki teknolojik
geliĢmelerin kitle iletiĢim alanında uygulamaları. Ġstanbul: Mikro-Tip, 1988, s.61.
157 Esen, a.e., s.18. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155.
158 Bkz.: Alexander, a.e., s.8. ; John G. Burch - Felix R. Strater, Information systems:
theory and practice. California: John Wiley & Sons, 1974, s.117-119. ; Esen, a.e.,
s.18-24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155-161. ; Tümer, a.e.,
s.160-161.
30
alınacak; kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi çalıĢmalarında
kullanılabilecek modellerin neler olabileceği saptanmaya çalıĢılacaktır.
A. ĠĢlevlerine göre modeller:
A.a. Tanımsal modeller: Gerçek durumu olduğu gibi tanımlamaya
yönelik, hiçbir tahmin, yorum ve önerinin söz konusu olmadığı model-
lerdir. Bu tip modellere örnek olarak, organizasyon Ģemaları, yerleĢim
diyagramları, bilanço ve kâr/zarar tabloları159, iĢ akıĢı Ģemaları
verilebilir.
A.b. Öngörülü modeller: GerçekleĢmesi muhtemel olay ya da
olaylardan sonra, hangi olayın ya da olayların gerçekleĢmesi gerekeceğini
saptamaya yönelik modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, gelecek-
teki gelir ve giderleri dengelemeye çalıĢan bütçe tabloları verilebilir.160
A.c. Kuralsal modeller: Soruna karĢı en iyi çözüm ve/veya en iyi
hareket tarzı konusunda öneriler getirmeye yönelik modellerdir.161 Bu tip
modellere örnek olarak, hizmetin kalitesini arttırmak üzere personel
niteliğini geliĢtirme modeli veya mâli kaynakları arttırma modeli
verilebilir.
B. Yapılarına göre modeller:
B.a. UyuĢum (ikonik) modelleri: Temsil ettikleri durumun ve
nesnelerin bazı fiziksel özelliklerini içeren statik üç boyutlu modellerdir.
Bu tür modellerin baĢlıca amacı, gerçek dünya sistemindeki mekânsal
iliĢkiler hakkında bilgi vermektir.162 Bu tip modellere örnek olarak, bir
iĢletmenin tümünün veya bir bölümünün üç boyutlu maketi, bir makine
planı, bir ürün prototipi verilebilir.
B.b. BenzeĢim modelleri: Temsil ettikleri sistem, durum veya
süreçle bir paralellik sağlamak üzere, gerçek sistem veya sürece iliĢkin
bileĢenlerin yerine geçebilecek, onların iĢlevlerini yerine getirecek ele-
manların desteği ile kurulan modellerdir.163 Bu tip modellere örnek
olarak, yeni tip bir uçağın değiĢik hava akımları karĢısındaki durumunu
görmek için uçak ve benzer hava akımlarının bir laboratuvarda ya da
bilgisayarda oluĢturulan modelleri verilebilir.
159 Esen, a.e., s.19. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157.
160 Esen, a.e., s.19-20. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157.
161 A.e.a.y.
162 Alexander, a.e., s.29-30.
163 Esen, a.e., s.20. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157.
31
B.c. Sembolik veya matematik modeller: Temsil ettikleri gerçek
sistem, durum veya süreci çeĢitli sembollerle tanımlayan modellerdir. Bu
modeller, model yapımı sırasında en yüksek düzeyde soyutlama yapmaya
olanak verirler. Kurulan modellerin analizinin ve çözümünün gerekli
olduğu bilim dallarında (örneğin yönetim bilimi vb.) en çok kullanılan
model türüdür. Matematik modeller ise, diğer modellere göre daha çok
iĢleme tabi tutulma ve analiz edilme olanağı sağlamaktadır. Bu tip
modellere örnek olarak, denklemler (örn. kâr = gelir - mâliyet)
verilebilir.164
C. Temsil Ģekillerine göre modeller:
C.a. Sözlü modeller: Gerçek sistemi, durumu veya süreci sözle
anlatan, sözcüklerle tanımlayan modellerdir. Bu model yöntemi, en eski,
ancak halâ çok yaygın kullanılan bir yöntemdir.165 Sözlü modellerin
avantajları, düĢük mâliyetli olmaları, kolay hazırlanmaları ve açıkça an-
laĢılabilmeleridir. Ancak, bu modellerin güçlüğü ise, sözcükleri yanlıĢ
anlamaya neden olabilmeleridir.166 Bu tip modellere örnek olarak, „ay,
ufukta yükseldikçe, atmosferdeki kırılmanın yol açtığı elips biçiminden
çıkarak çembersi bir görünüm kazanır‟ Ģeklindeki bir ifade verilebilir.
C.b. ġematik modeller: Gerçek sistemi, durumu veya süreci resim
ve sembollerle temsil eden modellerdir.167 DüĢünce transferindeki ve
algılama sürecindeki etkinliği önemli ölçüde yükselten bu modeller,
soyutlama derecesi açısından sözlü modellerden hemen sonra yer alırlar.
Bununla beraber, sözlü modellerin yapısı içinde var olan bildiriĢim
güçlüklerinin birçoğunu da önlerler.168 AĢağıdaki modeller (Ģekil-4, 5, 6,
7, 8, 9, 10, 11)169 bu tip modellere örnek olarak verilebilir.
164 Esen, a.e., s.21. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157-158. ;
ayr.bkz.: Alexander, a.e., s.31-33.
165 Esen, a.e., s.21. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158.
166 Alexander, a.e., s.19.
167 Esen, a.e., s.21-22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158-159.
168 Alexander, a.e., s.20.
169 A.e., s.22-28.
32
M
a
l
i
y
e
t
a b c d e f g h i j k
Birimler
ġekil-4. Sütun Ģema
1 2 3 4 5 6 7 8 9
C
D
A
B
E
Zaman(aylar)
ġekil-5. Gantt Ģeması/Çubuk Ģema
Birim
KN
To plam gelir
To plam
maliyetler
Sab it
maliyetlerMaliy et
ġekil-6. KesiĢme Ģeması
33
Genel Müdür
Sekreter
Finans Md. SatıĢ Md. Personel Md.
A.Atöl.Şefi
Muhasebeci
Üretim Md.
Üretim ŞefiMühendis
B.Atöl.Şefi C.Atöl.Şefi
ġekil-7. Organizasyon Ģeması
1
2
4
7
9
8
5
6
3
BaĢlangıç Bitiş
ġekil-8. PERT/CPM Ģeması (Öncelik Ģeması)
KARAR SONUÇLAR
Yeni
makine
al
Ġyi işletme
Ġyi işletme
Kötü işletme
Kötü işletme
Eski
makineyi
çalıĢtır
ġekil-9. Karar ağacı
34
1 2 3 4 5 6 7 8 91
2
3
45
6
78
9
xx
xx
x
x
x
x
x
x
x
ġekil-10. Veri matrisi/X Ģeması
KontrolBirimi
Girdi ĠĢlem/Dönüştürme
Çıktı
ġekil-11. Dinamik sistem modeli
Ç. Zaman esasına göre modeller:
Ç.a. Statik modeller: Zaman boyutu içinde olabilecek değiĢik-
likleri dikkate almayan modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, or-
ganizasyon Ģemaları, zamana göre değiĢimleri içermeyen yetki ve
sorumluluk, kalite170, üretim, bütçe, kullanım modelleri verilebilir.
Ç.b. Dinamik modeller: Belirli bir zaman boyutu içinde olabi-
lecek değiĢiklikleri gösteren modellerdir. Bu modeller, olayların ger-
çekleĢtiği bir ortamda değiĢikliklerin gerçek yapısını ortaya koymaya ça-
lıĢır. Bu modellerin ayırıcı özelliği, kendilerini düzenleyici bir dö-
nüĢtürme sürecine sahip oluĢlarıdır. Dinamik modellerde girdi, dö-
nüĢtürme süreci sonunda bir değiĢikliğe uğrayarak bir çıktıya dö-
nüĢmektedir. Bu modellere dinamik denmesinin bir nedeni de, kendi
baĢarı ve güçlerinin kendileri tarafından ölçülmesine iliĢkin bir ölçü
bulmaya yönelmeleridir. Bu tip modellere örnek olarak, „dinamik
170 Esen, a.e., s.22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158.
35
sistemlere iliĢkin temel diyagram‟ verilebilir171 (Ģekil-11). Modelin sol
baĢındaki blok, sistemin bileĢenlerinden olan ve sisteme girenleri temsil
eden „girdi‟yi; ortadaki blok girdinin değiĢikliğe uğradığı „iĢlem‟ /
‟dönüĢtürme‟ sürecini; modelin sağ baĢında görülen blok ise iĢlem süreci
tarafından değiĢikliğe uğratılarak üretilen „çıktı‟yı temsil etmektedir.
Dinamik modellerde, sistemin iç ve dıĢ çevresiyle iliĢkilerini düzenlemek
ve sistemin arzulanan amaçlara en etkin biçimde ulaĢmasını sağlamak
gibi önemli bir görevi yerine getiren ise, kontrol fonksiyonudur.172
D. Model kurmada edinilen bilgi miktarına göre modeller:
D.a. Belirlilik halinde modeller: Tüm değiĢken, parametre ve
iliĢkilerin belli olduğu modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, zaman
boyutuna göre değiĢimleri içermeyen tüm modeller verilebilir (örneğin,
organizasyon Ģemaları, kâr=gelir-mâliyet gibi modeller tüm değiĢken ve
iliĢkileri belli olan modellerdir).173
D.b. Olasılık halinde modeller: Girdi değerlerinin ya da sürecin
olasılık dağılımları ile temsil edildiği modellerdir. Bu modellerde girdi
değerlerinin olasılıklı durumlarına bağlı olarak, çıktı değerlerinin de
birden fazla olması ve bir dağılım göstermesi söz konusudur. Bu tip
modellere örnek olarak, kütüphaneye alınacak belli sayıda ve belli
özelliklerdeki fotokopi makinelerinin hangi koĢullarda, ne kadar, kâra ve
zarara neden olabileceğini gösteren modeller verilebilir.174
D.c. Belirsizlik halinde modeller: Gerek modeli oluĢturan bile-
Ģenler ve gerekse bileĢenler arasındaki iliĢkiler konusunda kesin veya
olası hiçbir bilgiye sahip olunmayan durumlarda, en yüksek düzeyde
çözümler geliĢtirmeye yönelik modellerdir. Bu tip modellere örnek
olarak, oyun teorisi modelleri ve belirsizlik halinde karar teorisi
modelleri verilebilir.175
E. Kapsamlarına göre modeller:
E.a. Genel modeller: Hemen her alanda uygulanabilen model-
lerdir. Bu tip modellere örnek olarak, kütüphanedeki tüm durumları ve
171 Esen, a.e., s.22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158, 160. ;
Alexander, a.e., s.28-29.
172 Esen, a.e., s.23. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.159-160.
173 Esen, a.e., s.23. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.160.
174 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161.
175 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. ; Oyun
teorisi modelleri ve belirsizlik halinde karar teorisi modelleri için bkz.: Uğur Yozgat,
Yönetimde karar verme teknikleri, Ġstanbul: Beta Basım Yayım, 1994, s.37-44, 74-
86.
36
süreçleri bir arada gösteren modeller ile doğrusal programlama modelleri
verilebilir.176
E.b. Özel modeller: Yalnızca bir fonksiyonel alanda uygulama
olanağı olan modellerdir.177 Kullanıcı hizmetlerini pazarlamanın bir
fonksiyonu olarak kullanımı veren çeĢitli denklemler, bu tip modellere
örnektir.
Sistem modellerini sınıflandıran bu görüĢ açılarına bakarak, kü-
tüphane ve bilgi merkezi sistemleri için hangi sistem modellerinin kul-
lanılabileceği konusunda Ģu öne sürülebilir: Kütüphane ve bilgi merkezi
sistemlerinin değiĢik durum ve süreçleri için, yukarıda değiĢik bakıĢ
açılarına göre tanım ve açıklamaları yapılan tüm model türlerinin
kullanılması mümkündür.
Bu bölümde, bir bilgi iĢletmesi olarak nitelenebilecek kütüphane
ve bilgi merkezlerinde bir sistem analizi çalıĢmasına geçmeden önce,
konuyla ilgili baĢlıca kavramlar tanımlanmaya ve açıklanmaya
çalıĢılmıĢtır. Ayrıca, genel sistem teorisi çerçevesinde çeĢitli sistem ve
sistem modeli sınıflamaları hakkında açıklamalar da yapılmıĢtır.
Ele alınan kavramlar arasında „sistem‟, „genel sistem teorisi‟,
„sistem yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının birbiriyle iliĢkili
olduğu görülecektir. Sistem, birbiriyle iliĢkili çeĢitli öğelerden oluĢan,
belli bir amacı olan, aynı zamanda iç ve dıĢ çevre faktörlerinden
etkilenen bir bütünlüktür. Kütüphane ve bilgi merkezlerini de, belli bir
çevre ortamında faaliyet gösteren, kendine özgü öğelerden oluĢan bir açık
sistem olarak ele almak mümkündür.
Bu arada, sistem analiziyle ilgili yayınlarda „sistem yaklaĢımı‟ ve
„sistem analizi‟ kavramlarının bazen birbiri yerine geçecek biçimde
kullanıldığı ortaya çıkmıĢtır. Bu bölümde ve çalıĢmanın bütününde,
sistem yaklaĢımı, incelenen herhangi bir sistemi bir ele alma yolu ya da
sisteme iliĢkin bir bakıĢ açısı olarak kabul edilmektedir. Sistem analizinin
ise, hem genel sistem teorisinden, hem de sistem yaklaĢımından
yararlanarak, incelenen bir sistemin amaçlarını daha etkin biçimde
gerçekleĢtirmek üzere sorun çözme ve karar vermede kullanılan bir
yöntem/teknik olduğu açıklanmaktadır. Yine bu bölümde, bir bilgi
iĢletmesi sistemi olarak kavranabilecek kütüphane ve bilgi
merkezlerinde, sistem analizinin uygulanabileceği rahatça öne
sürülebilmektedir. Böyle bir uygulamanın, bilgi iĢletmelerinin özellikle
176 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161.
177 A.e.a.y.
37
yönetimle ilgili çeĢitli sorunlarının çözümünde yardımcı olacağı da kabul
edilmektedir. ÇalıĢmanın dördüncü bölümünde, bu konuda sunulan bir
uygulama örneğiyle, sistem analizinin bilgi iĢletmelerinin yönetimine
uygulanabilirliği, daha somut olarak kanıtlanacaktır.
Yine bu bölümde, genel sistem teorisi çerçevesinde geliĢtirilen
çeĢitli sistem ve sistem modeli sınıflamaları hakkında da açıklamalar
yapılmıĢtır. Bu açıklamalardan hareketle, kütüphane ve bilgi
merkezlerinin genel sistem özellikleri belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Bu
merkezlerin açık ve dinamik bir sistem özelliği taĢıdıkları; onlara bilgi,
enerji ve maddenin devamlı akıĢı nedeniyle dinamik denge durumunda
kaldıkları öne sürülmektedir.
Bundan sonraki bölümde, sistem analizinin önemi, yararları,
ilkeleri, teknik ve yöntemleri üzerinde durulacaktır.
38
2.BÖLÜM
SĠSTEM ANALĠZĠ: ÖNEMĠ, YARARLARI,
ĠLKELERĠYLE TEKNĠK ve YÖNTEMLERĠ
1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları
Sistem analizinin uygulanma alanları, yararları ve önemi, bu ça-
lıĢmanın konusu gereği iĢletme sistemi ve iĢletme sistemi yönetimi
açısından ele alınacaktır.
Bir iĢletme sisteminde, sistem analizi yönteminin uygulanma
alanları çok geniĢ ve çeĢitlidir. Çünkü, iĢletme sisteminde amaçların daha
etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için „her türlü araĢtırma, sorun çözme
ve karar verme durumunda‟ sistem analizi yöntemi/tekniği uygulanır. Bir
fikir vermesi amacıyla iĢletme sisteminde sistem analizinin yaygın olan
bazı uygulanma alanları aĢağıda sıralanmaktadır:178
Organizasyon ÇalıĢmalarında:
Tüm iĢletme sistemlerinde, o iĢletme sistemine uygun bir
organizasyon yapısına ihtiyaç vardır. Bu yapının tasarlanması ise, iĢlem
analizi, iĢ ve iĢlemlerin tanımlanması ve gruplandırılması, iĢ
konumlarının saptanması, konumlar arası hiyerarĢik ve yatay iliĢkilerin
belirlenmesi ile gerçekleĢtirilebilir. Bütün bunlar için de sistem analizi
yöntemi kullanılır. Ayrıca, var olan bir organizasyonun yapısındaki
aksaklıkların saptanması ve giderilmesinde de, sistem analizi yöntemi
kullanılır.
Yönetsel Denetleme ve Değerlendirmede:
Yönetim, iĢletmenin önceden belirlenen plan ve programlara
uygun olarak çalıĢıp çalıĢmadığını sürekli denetlemek durumundadır. Bu
amaçla, sistemin amaçlarına ulaĢıp ulaĢmadığı düzenli olarak değerlendi-
rilmelidir. ĠĢte bu iki iĢlemi, yani denetleme ve değerlendirmeyi ger-
çekleĢtirmek için, sistem analizi yöntemleri kullanılır.
Sistem DeğiĢiminde:
Var olan bir sistem yerine, yeni bir sistem konmak istendiğinde
(örneğin, elle yapılan iĢlemlerin bilgisayar ile yapılması vb.), öncelikle
var olan sistemle ilgili bilgi toplanarak mevcut durumun gözden
178 Çapar, a.e., s.63. ; Fergan, a.e., s.28-33.
39
geçirilmesi gerekir. Böylece neyin, neden, nasıl, nerede, ne zaman, kimle,
ne kadara yapıldığı ortaya çıkacağı gibi, var olan sistemin nerelerinde
değiĢiklik yapılacağı da belirlenebilir. Sistem analizi, mevcut sistemle
ilgili bu belirlemelerin yanında mevcut sistemin yerine kurulacak yeni
sistemin tasarımının yapılmasında, yeni sistemin uygulanmasında ve
değerlendirilmesinde de kullanılır.
ĠĢ-ĠĢlem Verimliliği ve Etkinliği Ġle Ġlgili ÇalıĢmalarda:
ĠĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin mâliyet, zaman, emek,
kalite verimliliğinin ve etkinliğinin saptanmasında; ayrıca verimlilik ve
etkinliğin arttırılması için iĢ-iĢlem/sürecin tasarımlarının yapılmasında,
uygulanmasında ve değerlendirilmesinde de sistem analizi teknikleri
kullanılır (iĢlem/süreç, hareket, zaman, akıĢ, mâliyet analizleri vb.nin
yapılmasında).
Form ÇalıĢmalarında:
ĠĢletmelerde bilginin kaydedildiği, aktarıldığı ve akıĢının
sağlandığı önemli ortamlardan biri olan formların durumunu incelemede,
form tasarlamada, uygulama ve denetlemede sistem analizi yöntemi
kullanılır.
Belge ve Bilgi Yönetimi ÇalıĢmalarında:
ĠĢletme sisteminde bilgi ve bilgiyi taĢıyan belgeler arasında
formlar, yazıĢmalar, raporlar vb. gibi kayıtların ortaya çıkıĢlarını, onların
içerik ve biçimsel özelliklerini, akıĢlarını/dolaĢımlarını, düzenlenme-
lerini, örgütlenmelerini, ayıklanmalarını, kullandırılmalarını inceleme,
tasarlama, uygulama, değerlendirme ve denetlemede, sistem analizi
yöntemi kullanılır.
Kanun ve Yönetmelik ÇalıĢmalarında:
Bütün iĢletmeleri doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen,
yürütme kademesinde izleyecekleri yolları gösteren iĢletme
politikalarının, kanun ve yönetmeliklerin oluĢturulmasında,
değiĢtirilmesinde ve geliĢtirilmesinde sistem analizi yöntemleri kullanılır.
Araç-Gereç ve Donanım Sağlama ÇalıĢmalarında:
ĠĢletme sistemlerinin faaliyetlerinde kullanılmak üzere, çeĢitli
araç-gereç ve donanım gereksinimleri vardır. Bu araç-gereç ve donanımın
ise çok değiĢik türleri ve modelleri bulunur. ĠĢletme sisteminin amacına
ve iĢlevine uygun araç-gereç ve donanımın seçimi ve sağlanması için,
önce iĢletme sistemini çok iyi tanımak ve sonra iĢletme sisteminin
iĢlevlerine uygun araç-gereç ve donanımı seçmek gerekmektedir. Bütün
bu iĢler için, sistem analiz teknikleri kullanılır.
40
ÇalıĢma Mekânının Düzeni Ġle Ġlgili ÇalıĢmalarda:
Bir iĢletme sisteminde, personelin çalıĢtığı mekânın personele
uygunluğunu ve buna bağlı olarak çalıĢma koĢullarının mâliyet, zaman,
emek, kalite verimliliğine etkisini saptamada; çalıĢma mekânının
personele uygun ve iĢ verimini sağlayacak Ģekilde tasarlanması, uygu-
lanması ve değerlendirilmesinde, sistem analiz teknikleri kullanılır.
Mal ve/veya Hizmetleri Pazarlama ÇalıĢmalarında:
Bir iĢletme sisteminin ürettiği mal ve/veya hizmetlerin
pazarlanması için, iĢletme içinden ve dıĢından gerekli bilgilerin toplan-
masında; duruma uygun kararların alınmasında; stratejilerin be-
lirlenmesinde; bunların uygulanmasında ve uygulama sonuçlarının
değerlendirilmesinde, sistem analizi yöntemi kullanılır.179
Buraya kadar yapılan açıklamalar, bize sistem analizi yönteminin
bazı uygulanma alanlarındaki „özel yararları‟ konusunda bilgi ver-
mektedir.
Yukarıda sıralanan ve sıralanmayan tüm uygulanma alanlarında
sistem analizini iyi yapmak, son derece zor, ama bir o kadar da teĢvik
edicidir.180 Hangi uygulanma alanında kullanılırsa kullanılsın, bu zor iĢ
olması gerektiği gibi yapılabilirse, sistem analizi yöntemi ile sağlanacak
olan „genel yararlar‟ı da aĢağıdaki gibi sıralamak mümkün olabilir:
- ĠĢletme sisteminde, amaçların daha etkin bir biçimde gerçekleĢ-
tirilmesi için sorun çözme ya da karar vermeden önce yapılacak sistem
analizi çalıĢması ile ilgili tüm sürece iliĢkin bir plan geliĢtirilir. Bunlar,
çalıĢmanın amaçlarını, çalıĢma kapsamını, sınırlarını; var sayımlarını,
insan kaynağı ihtiyacını, araç-gereç ihtiyacını, çalıĢma aĢamalarını ve
zaman tablosunu, çalıĢmanın tamamlanma tarihini, çalıĢmanın seyrine
iliĢkin raporlama düzenini, tahmini mâliyetler vb.ni içerir. Bu planla
yöneticinin, yapılan iĢten ve iĢin nitelik ve kapsamından haberdar olması
sağlanır. Diğer bir deyiĢle bu durum, çalıĢmanın kontrollü olmasını
sağlar.
- Sistem analizi, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir bi-
çimde gerçekleĢtirilmesini amaçladığı için, iĢletme sisteminin
amaçlarının saptanmasını ve her zaman göz önünde tutulmasını ge-
rektirir.
179 Bkz.: Emir Erden, “Sistem yaklaĢımı ve pazarlama yönetimindeki rolü”, ĠĢletme
dergisi, 4, 1-2(1979), s.283-288.
180 Andrew Parkin, Systems analysis. 2nd.ed. London: Edward Arnold, 1991, s.3.
41
- Sistem analizi, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir bi-
çimde gerçekleĢtirilmesi için sorun çözme ya da karar vermede durumla,
sorunla, verilecek kararla ilgili gerekli bilgilerin bilimsel yol ve
yöntemler kullanılarak eksiksiz ve yansız toplanmasını sağlar.
- Sistem analizi, sistemle ilgili verilerin belgelendirilmesini;
gerekirse modellendirilmesini; bilimsel yol ve yöntemlerle analiz
edilmesini; böylece bütünü öğelerine ayırarak bunların bileĢenlerini, bu
bileĢenlerin niteliklerini ve etkileĢimlerini belirlemeyi ve göstermeyi
sağlar.
- ĠĢletme sistemi içindeki en hassas durumların saptanmasını ve
bunlara ilgi ve dikkatin yoğunlaĢmasını sağlar.181
- Sistem analizi, sistemin var olan durumunun mâliyet, zaman,
emek, kalite verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesini sağlar.
- Sistem analizi belli aĢamalarda, yapılan sistem analizi
çalıĢmasıyla ilgili hazırlanan raporlarla, yöneticinin sürekli bilgilenmesini
sağlar.
- Problem çözmede ya da karar vermede hedeflerin, amaçların
saptanmasını, buna bağlı olarak da tasarlanacak yeni durumun
sınırlarının saptanmasını sağlar.
- Sistem analizi, sistemde izlenebilecek yolların, seçeneklerin,
durumların belirlenmesine ve bunların modellerinin oluĢturulmasına
olanak verir.
- Sistem analizi, seçilen yeni sistem durumunun denenmesine,
eleĢtirisine ve uygulanmasına olanak verir.
- Sistem analizi, uygulamaları sürekli değerlendirerek ortaya çı-
kan/çıkabilecek problemlerin süratle ele alınıp çözümünün sağlanmasına
yardımcı olur. Bu durum, aynı zamanda iĢletme sisteminin devamlı
gözetim altında tutulması anlamına da gelir.
- Tüm süreç içinde bütüncülüğü, disiplinlerarasılığı ve bilimsel
yol ve yöntemleri ve teknikleri kullanarak iĢletme amaçlarının daha etkin
bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için en iyi, en elveriĢli çöúüm ve kararları
bulmaya ve gerçekleĢtirmeye çalıĢır.
Yukarıda sıralanan sistem analizinin özel ve genel yararları dik-
katle incelendiğinde, sistem analizinin, iĢletme sistemini amaçlarına
ulaĢtıracak olan yönetim iĢlevlerinin hemen hepsiyle iliĢkili olduğu; on-
181 Sarıaslan, a.e., s.61.
42
ların yerini almadığı, bu iĢlevlere olan ihtiyacı da ortadan kaldırmadığı;
ancak bu iĢlevleri desteklediği anlaĢılabilir.
Buraya kadar yapılan açıklamalardan da anlaĢılabileceği gibi, sis-
tem analizi, etkin bir sistem geliĢtirmek ve iĢletme sistemi yönetiminde
karĢılaĢılan sorunları (verimlilik, kalite, yönetim kontrolü, kullanıcı
tatmini182 gibi) çözmek için yapılması gerekli problem çözme, karar
verme ve araĢtırma çalıĢmalarının tümünü kapsayan bir yöntem/teknik
olarak „iĢletme sisteminde yönetimin vazgeçilmez temel bir
yardımcısıdır‟. Bu analizin, daha etkin sistemlerin geliĢtirilmesinde çok
önemli bir yer tutacağı da açıktır.183
2 Sistem Analizinin Ġlkeleri
Sistem analizinin ilkelerini değiĢik Ģekillerde sıralamak mümkün-
dür. Burada sistem analizinin ilkelerini daha sistemli olarak
açıklayabilmek için, söz konusu ilkeler, sistem yaklaĢımının ilkeleri
çerçevesinde ele alınacaktır. Bu bakıĢ açısıyla, sistem yaklaĢımına
dayanan sistem analizinin ilkeleri, doğal olarak sistem yaklaĢımının
bütünsellik, disiplinlerarasılık ve bilimsellik ilkelerine dayanmaktadır,
denebilir. Ancak, sistem analizinde bu ilkelerin, yalnızca kuramsal olarak
benimsenmesi değil, uygulanması söz konusudur. Bu açıklamalardan
sonra, sistem analizinin ilkeleri, üç ana baĢlık altında sıralanabilir:
Bütünsellik Ġlkesi:
ĠĢletme sisteminin analizinde sistemin çevresinin, tüm alt sistem-
lerin ve süreçlerin bir bütün olarak düĢünülmesi ve incelenmesi; aynı
zamanda sistemin öğeleri ile sistem amaçları arasında genel bir
koordinasyonun sağlanması gerekmektedir. Diğer bir söyleyiĢle, iĢletme
sistemi ile ilgili her türlü sorun ve kararın, diğer sorun ve kararlardan,
iĢletme sisteminin bütününden ayrı olarak değil, iĢletme sisteminin hedef
ve amaçlarının tanımından hareketle bir bütünlük içinde ele alınması,
incelenmesi, çözümlenmesi, test edilmesi, uygulanması ve değerlen-
dirilmesi gerekmektedir.184 Bütünsellik ilkesinin anlamı böyle
özetlenebilir.
182 John Bingham - Garth Davies, Systems analysis. 3rd ed. London: MacMillan, 1992,
s.3.
183 Sarıaslan, a.e., s.63.
184 Bkz.: Fergan, a.e., s.98. ; Esen, a.e., s.41. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.174.
43
Disiplinlerarasılık Ġlkesi:
Sistem analizi, yalnızca belli bir disiplinde uygulanan yön-
tem/teknik değil, değiĢik disiplinlerde farklı amaçlar için uygulanan bir
yöntem/tekniktir. Ayrıca, bir disiplin alanını, diğer disiplin alanlarından
koparmak, ayrı düĢünmek de olanaksızdır. Bu nedenle, bir disiplin
alanında yetiĢmiĢ insan gücü, diğer disiplin alanlarında yapılacak bir
analiz çalıĢmasının tüm aĢamaları için yetersiz kalmaktadır. Bir iĢletme
sisteminin analizinde farklı bakıĢ açılarının önemi çok büyüktür. ĠĢletme
sistemini, tüm alt sistemlerini, süòeçlerini, sorunlarını değiĢik bakıĢ
açılarından ele alarak, eksik, önyargılı ve gerçek dıĢı çözümlere ve
kararlara varmanın önlenmesi, ancak analiz çalıĢmasının her aĢamasında,
çalıĢma alanı ile ilgili bilim dallarında yetiĢmiĢ uzmanlar grubunun
disiplinlerarası çalıĢması ile mümkün olabilmektedir.185
Bilimsellik Ġlkesi:
ĠĢletme sisteminin, bir bütünlük içinde ve disiplinlerarası olarak
ele alınması, incelenmesi, çözümlenmesi, test edilmesi, uygulanması ve
değerlendirilmesinin somut düzeyde nesnel ve sistematik bir yönteminin
olması gerekmektedir. Bu nedenledir ki, sistem analizi, tüm çalıĢma
boyunca bilimsel yol ve yöntemlere dayanmaktadır.186 Hatta bu analiz,
bilimsel bir süreç olarak da tanımlanmaktadır.187
Sistem analizinin, bilimsellik ilkesi çerçevesinde aĢağıdaki
özelliklere sahip olduğu söylenebilir:188
- Sistem analizi nesnel olmayı gerektirir. Sistem analizinin her
aĢamasında, kiĢisel düĢünceler ve ön yargılardan değil gerçeklerden
yararlanılmalıdır. Bu nedenle, tüm sistem analiz çalıĢması boyunca,
bilimsel yöntem ve teknikler (betimleme, gözlem, deney, ölçme,
mantıksal düĢünme ve iliĢkilendirme, sistematik yaklaĢım, karĢılaĢtırma,
modelleme vb.gibi) kullanılmalıdır.
- Sistem analizi, sisteme iliĢkin saptama, değiĢtirme, geliĢtirme ve
değerlendirme isteğine bağlı kavrama, yaratıcılık ve öncülük özelliklerini
gerektirir. Bu özellik ise, bilimsel yol ve yöntemlerin izlenmesi ve kul-
lanılması ile desteklenir ve beslenir.
185 Bak.: Cleland - King, a.e., s.58-59. ; Esen, a.e., s.42. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.174.
186 Bak.: Esen, a.e., s.42. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.174.
187 Cleland - King, a.e., s.55.
188 Bkz.: Fergan, a.e., s.98-100.
44
- Sistem analizinde izlenilen mantıki yola, bilimsel yol ya da
teknik adı verilmektedir. Ancak, sistem analizi bütün durumları içeren bir
tek kesin bilimsel yöntem veya teknikten yararlanmaz. Her durum için,
hatta aynı durumların kendine özgü farklı özelliklerine göre, ayrı sistem
analiz yöntem/teknikleri geliĢtirilebilir ve geliĢtirilmelidir.
Bu açıklamalara dayanarak, kapsamlı, disiplinlerarası, ussal ve
bilimsel bir araĢtırma ve problem çözme ya da karar verme süreci olan
sistem analizinin, bütünsellik, disiplinlerarasılık ve bilimsellik ilkeleri ile
var olduğu söylenebilir.
3 Sistem Analizinde Kullanılan Teknikler
Sistem analizinde kullanılan teknikler çok çeĢitlidir. Sistem
analizi sırasında, analiz çalıĢmasının amacına, analiz edilecek sistem ve
alt sistemin durumuna ve niteliğine göre, uygun teknikler kullanılmak-
tadır. Burada yaygın olarak kullanılan sistem analizi teknikleri ele
alınacaktır.
3.1 Bilgi Toplama Teknikleri
Var olan sistemin, alt sistemin, sürecin, durumun, sorunun vb.nin
anlaĢılabilmesi, belgelendirilmesi ve çözümlemesi, tasarlanması, denen-
mesi, uygulanması ve değerlendirilmesi, kısacası analizinin yapılabilmesi
için, sistem analizinin her aĢamasında konuyla ilgili bilgilerin yansız ve
eksiksiz toplanması gerekmektedir. Bu amaçla sistem analizinde, aĢağıda
sıralanan bilgi toplama teknikleri yaygın olarak kullanılmaktadır.
3.1.1 Gözlem Yolu ile Bilgi Toplama
Belli bir amaçla iĢletme sistemine ve onu oluĢturan öğelere, bu
öğeler arasındaki iliĢkilere, sistemin süreç ve iĢlemlerine „dikkatli bir
gözle bakarak‟ bilgi toplama tekniğidir.
Bu bakıĢ (gözlem), algı, düĢünme, anlama ve açıklama yoluyla
gözlenen sistemi tanıyabilmede, öncelikle gözlenen konuyla ilgili bilgi ve
deneyimi, büyük bir dikkat göstermeyi ve düĢünsel bir uğraĢta bulunmayı
gerektirir.
Gözlem tekniği genellikle var olan kütüphane ve bilgi merkezi
sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin yeterli belgelerin olmadığı
durumlarda bilgi toplamanın en güvenilir yoludur.189 Bu teknik aynı
zamanda, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun
durumuna iliĢkin yeterli belge bulunsa bile, belgeler ile var olan sorun
189 Bkz.: Fergan, a.e., s.56. ; Esen, a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.218.
45
durumu arasında farklılık olup olmadığını saptamada da oldukça
önemlidir.190 Çünkü, bilginin elde edilmesi kadar, onun doğruluğunun
saptanması da önemlidir. Bu anlamda gözlem tekniği, hem bilgi
toplamada, hem de bilginin test edilmesinde, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personelin en büyük yardımcısıdır.191
Gözlem yolu ile bilgi toplamada üç aĢamadan söz edilebilir:
a. Görmek ve var olduğunu kabul etmek.
b. Anlamak ve yorumlamak.
c. Tanımlamak.
Gözlem yolu ile bilgi toplamada değiĢik araç ve gereçler kullanı-
labilmektedir. (Örneğin, ses ve görüntü kayıt cihazları, değiĢik ölçümler
için kronometre, metre, ısı ve nem ölçer...gibi).
Gözlem ve ölçüm, fiziksel varlıklar için olduğu gibi, düĢün-
sel/kavramsal varlıklarda da uygulanabilmektedir. Bu durum ise formül
ya da kuramda gözlenebilmekte ve ölçülebilmektedir.192
Gözlem, gözlemin yapıldığı çalıĢma örnekleri rahatsız edilmeden
ve gözlenilene (kiĢi, olay, araç vb.) karıĢılmadan dikkatle
uygulanmalıdır.193 Gözlem yolu ile bilgi toplamada her zaman bir tek
gözlem sonucu ile yetinmek doğru olmayabilir. Bu yüzden sorun
durumuyla ilgili olarak değiĢik zamanlarda birden fazla gözlem yapılması
gerekebilir. Bu durumda, gözlem sonuçları kaydedilir ve daha sonra bu
sonuçlar değerlendirilerek doğru bir gözlem sonucu elde edilebilir.
Ancak, bu yöntemin zaman aldığı, gerçekleĢtirilmesi güç bir
faaliyet olduğu ve elde edilen bilgilerin değerinin de sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personelin hünerine bağlı olduğu söylenmelidir.194
190 Bkz.: Esen, a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218.
191 Bkz.: Peter G. Underwood, Managing change in libraries and information services:
a systems approach. London: Clive Bingley, 1990, s.94-95.; Fergan, a.e., s.56.
192 Abdülkadir Kalıpsız, Bilim ve araĢtırma: bilmek ve düĢünmek, bilim ve araĢtırma,
bilimsel araĢtırma tekniği, yazım ve yayın tekniği, Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi,
Fen Bilimleri Enstitüsü, 1987, s.203-206.
193 Jennifer E. Rowley, The basics of systems analysis and design for information
managers. London: Clive Bingley, 1990, s.33.
194 A.e.a.y.
46
3.1.2 Anket Yolu ile Bilgi Toplama
Anket, belli bir amaçla iĢletme sistemine iliĢkin çeĢitli soruları ve
bilgi isteklerini içeren önceden hazırlanmıĢ „anket formları‟ (soru
kağıtları) ile bilgi toplama tekniğidir.
Bu yöntemde, kiĢilerden anket formlarını doldurma-
ları/yanıtlamaları istenir. Böylece konu ve konu ile ilgili kiĢilerin
durumu, düĢüncesi, tutumu, davranıĢı, bilgisi, yaptığı iĢ vb. hakkında
kiĢilerin kendisinden bilgi elde etmek mümkün olmaktadır.
Anket tekniği, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle
ilgili sorun durumuna iliĢkin genellikle çok bilgi elde etmenin en hızlı ve
ekonomik/ucuz yollarındandır.195 Çok bilgiyi bir de hızlı ve ekonomik
olarak elde etmek, doğal olarak iyidir. Ancak, gözlem tekniğinde olduğu
gibi, bu teknikte de çok bilginin hızlı ve ucuz elde edilmesinden daha
önemlisi, elde edilen bilginin tam, doğru ve güvenilir olmasıdır. Bu
açıdan bakıldığında, anket tekniği ve bilgi toplama sırasında, anket
formlarını yanlıĢ ve eksik anlama, eksik yanıtlama, yanlıĢ bilgi verme vb.
gibi sorunların sıklıkla yaĢanabildiği görülebilir. Bu sorunlar engelle-
nebilirse anket tekniği, özellikle kısa ve belirli bilgilerin (sıklık, miktar
vb. niceliksel bilgilerin), dağınık yerleĢim ya da zaman azlığı nedeniyle
ziyaret edilip görüĢme yapılamayan çok kiĢiden toplanmasında196 sistem
analiz çalıĢmasını yürüten personele zaman ve emek kazandıran bir bilgi
toplama yöntemidir.
Ancak, bu yöntemde, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel
ile anketin uygulandığı kiĢi arasındaki iletiĢimin az olduğu; anketin
uygulandığı kiĢinin sistem analiz çalıĢmasına aktif katılımının da az
olduğu söylenebilir.197
Anket yolu ile bilgi toplamada dört aĢamadan söz edilebilir:
a. Anket sorularını hazırlamak.
b. Anket formlarının doldurulmasını sağlamak.
c. Anket formlarına verilen yanıtları anlamak ve yorumlamak, de-
ğerlendirmek.
ç. Tanımlamalarda bulunmak.
195 Bkz.: Underwood, a.e., s.85. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.31. ; Esen,
a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218.
196 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.30-31. ; Fergan, a.e., s.65.
197 Rowley, The basics of systems analysis..., s.30.
47
Anket yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek sorunları
en aza indirmek için aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:198
Anketin yapılıĢ hedefleri ve amaçları önceden kararlaĢtırılmalıdır.
Anketin uygulanacağı kiĢilere, analiz çalıĢmasının ve anketin yapılıĢ
nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir.
Anket formunda mümkünse, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde
yetkili birinin imzası bulunmalıdır.
Anketin bir kenarda unutulmaması ve zamanında yanıtlanabilmesi
için bir süre konmalıdır.
Sorular olabildiğince açık ve anlaĢılır olmalı, çeĢitli yorumlara yol
açacak açık uçlu sorular yerine, kesin yanıtları olan sorular kapalı
uçlu sorular tercih edilmelidir. Ancak, anketin yapılıĢ amacına uygun
olarak örneğin, kiĢilerin düĢüncelerinin öğrenilmek istendiği
durumlarda, açık uçlu sorular da tercih edilebilir.
Sağlıklı bilgi toplamak için anket mümkün olabildiğince kısa
tutulmalı ve yanıtlanması kolay olmalıdır.
Analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacına uygunsa, anket formunu
yanıtlayana iliĢkin bir imza yeri açılmalı ve böylece soruları yanlıĢ ve
eksik yanıtlamayı bir ölçüde önlemek için kiĢiye bir sorumluluk
yüklenmelidir.
3.1.3 Teke Tek GörüĢmeler Yolu ile Bilgi Toplama
ĠĢletme sistemiyle ilgili bilgilerin, doğrudan doğruya kiĢiler ile
özel „teke tek görüĢmeler‟ yapılarak toplanmasını sağlayan bir tekniktir.
Teke tek görüĢme yoluyla bilgi toplama tekniği, var olan
kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun durumuna iliĢkin genel
ya da ayrıntılı bilgi elde etmenin en çok kullanılan, en önemli ve en etkin
yollarından biridir.199 Çünkü, organizasyonların pek çoğu, hayati önem
taĢıyan birçok bilgiyi dahi kaydetmemekte ve bu bilgiler kiĢilerin
belleğinde bulunmaktadır. Bu bilgileri elde etmenin en iyi yolu ise, bu
198 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.31. ; Underwood, a.e., s.86-89. ;
Esen, a.e., s.81-82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. ;
Fergan, a.e., s.65. ; Halil Seyidoğlu, Bilimsel araĢtırma ve yazma el kitabı.
GeliĢ.4.bs. Ġstanbul: Güzem Yayınları, 1992, s.65-66.
199 Bkz.: Brian James, The systems analysis interview: a guide to interviewing in
organisations. Manchester: NCC Blackwell, 1989, s.150. ; Underwood, a.e., s.89. ;
Rowley, The basics of systems analysis..., s.28. ; Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi
bilimi: informatik, genel sistemler..., s.215
48
kiĢilerle teke tek görüĢmeler yapmaktır. Bu görüĢmelerde doğrudan
doğruya kiĢiye sorulacak ne, ne zaman, niçin, nerede, nasıl, kim gibi
sorulara kolayca yanıtlar almak mümkündür. Bu yanıtlar sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personel için çok kıymetli bilgilerdir.200 Ayrıca bu
teknikle, soruları eksik ve yanlıĢ anlama, yanlıĢ bilgi verme vb. sorunları,
görüĢülen kiĢinin motivasyonu, görünüĢü (hali), davranıĢları ile anında
fark ederek, gerekli önlemleri almak da mümkün olabilmektedir.201
Teke tek görüĢmeler ile bilgi toplamada dört aĢamadan söz edi-
lebilir:
a. GörüĢme sorularını hazırlamak.
b. GörüĢmek ve görüĢme sırasında kayıt tutmak (not alma, ses
kaydı...).
c. GörüĢme sırasında ve görüĢme sonrasında verilen yanıtları an-
lamak ve yorumlamak, değerlendirmek.
ç. Tanımlamalarda bulunmak.
Bu tekniğin çeĢitli olumlu yanlarının yanında, bilgi toplamada
daha çok zaman ve emek kaybına yol açması da mümkündür. Teke tek
görüĢmeler yoluyla bilgi toplama sırasında, görüĢme yapılan kiĢilerin
hepsi, bilgi vermede gönüllü olmayabilir. Hatta, bilerek veya bilmeyerek
eksik ve yanlıĢ bilgi vermek suretiyle analiz çalıĢmasını yürüten personel
yanlıĢ yönlendirilebilir. Teke tek görüĢme yoluyla toplanacak bilginin
miktarı ve doğruluğuyla, görüĢmeler sırasında kaybedilecek zaman ve
emek, görüĢme yapılan kiĢilerin tutumuna ve analiz çalıĢmasını yürüten
personelin bilgi, tecrübe ve yeteneğine bağlıdır.202 Bununla birlikte
görüĢme yapan sistem analiz çalıĢması personelinin aĢağıda sıralanan
niteliklere sahip olması gereklidir:203
KonuĢmaya ait hünerleri olmalı.
Toplumsal hünerleri olmalı.
Temel insan psikolojisini ve kıyafet, fizik ve davranıĢ yorumlarını
bilmeli.
Zeki ve anlayıĢlı olmalı.
200 Bkz.: Alexander, a.e., s.124. ; Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.215-216.
201 Bkz.:James, a.e., s.99, 106.
202 Bkz.: Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.216.
203 James, a.e., s.107.
49
Uyumlu olmalı.
Nazik ve duyarlı olmalı.
Dikkatli ve titiz olmalı.
Sabırlı, sebatlı ve ısrarcı olmalı.
Dürüst ve güvenilir olmalı.
Teke tek görüĢmeler yolu ile bilgi toplama sırasında karĢı-
laĢılabilecek sorunları en aza indirmek için de aĢağıdaki noktalara dikkat
edilmelidir:204
GörüĢmeler önceden planlanmalıdır.
GörüĢme öncesi, görüĢülecek kiĢilerin özellikleri (eğitimi, yaĢ vb.) ve
yaptıkları iĢler hakkında mümkün olduğunca çok bilgi toplanmalıdır.
Her görüĢme öncesinde, görüĢmeye iliĢkin özel amaçlar belir-
lenmelidir. Böylece, görüĢme öncesi görüĢmenin sınırları ve içerdiği
konular da belirlenmiĢ olacaktır. Bunun en büyük yararı ise, görüĢme
sorularının açık ve anlaĢılır olmasını sağlamasıdır.
GörüĢmeler için, görüĢme yapılacak kiĢilerin bağlı olduğu yönetim
kademesinden izin alınmalıdır. Böylece, yapılan çalıĢmadan hem
görüĢme yapılacak kiĢilerin bağlı olduğu yönetim kadrosunun
haberdar olması sağlanacak; hem de görüĢülecek kiĢiler bu izine
dayanarak görüĢmeyi üst yönetim kademesi tarafından kendilerinden
istenen bir görev olarak kabulleneceklerdir. Aynı zamanda çalıĢ-
malarının arasında uygun bir zamanı bu göòüĢmeye ayırabilecek ve
görüĢmeciye gerekli ilgiyi gösterebileceklerdir.
GörüĢme talebinde, görüĢmenin tahmini süresi yeri ve zamanı, analiz
çalıĢmasını yürüten personel ile görüĢme yapılacak kiĢi tarafından
beraberce kararlaĢtırılmalıdır. Böylece görüĢmenin planlı olması ve
önceden randevu alınarak görüĢme yapılacak kiĢinin en uygun
zamanında yapılması, görüĢülecek kiĢinin rahat olmasını, kendini
görüĢmeye hazırlamasını, görüĢmenin daha az kesintiye uğramasını
ve daha yararlı olmasını sağlar.
GörüĢmenin, görüĢme yapılacak kiĢinin çalıĢma yerinde olması tercih
edilmelidir. Çünkü, görüĢülen kiĢi, kendi çalıĢma yerinde kendini
204 Bkz.: James, a.e., s.99,113,119-120,125,139-141,145,151. ; Rowley, The basics of
systems analysis..., s.29-30 ; Underwood, a.e., s.90-92. ; Fergan, a.e., s.56-57, 62-65. ;
Esen, a.e., s.78-79. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.216-217. ;
Parkin, a.e., s.75. ; Bingham - Davies, a.e., s.96-100.
50
evinde gibi rahat ve güvende hisseder. Genellikle ilgili kaynaklar el
altındadır. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen
kiĢinin çalıĢma ortamını da gözleyebilir.
Analiz çalıĢmasının amacına bağlı olarak, görüĢme yapılacak kiĢinin
özel düzenlemeler sağlamasına (örneğin, görüĢme için odasının
yerleĢimini değiĢtirmesine, yaptığı iĢ ile ilgili kayıtlar içinden en iyi
olanlarını hazırlamasına vb.) izin verilmemelidir.
GörüĢme yapılacak kiĢilere, görüĢme öncesi analiz çalıĢmasının ve
görüĢmenin yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir.
Saptanan görüĢme koĢulları, ciddi mazeretler olmadıkça
değiĢtirilmemelidir.
Önce, bölüm sorumluları ile görüĢme yapılmalıdır. Çünkü bölüm
sorumluları, bölümleri hakkında diğer kiĢilere oranla daha ayrıntılı
bilgi verebilirler.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüôen personel, görüĢme sırasında
görüĢmenin amacına bağlı olarak, mümkünse oturma düzenini kendi
belirlemeye çalıĢmalıdır.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢinin
motivasyonunu, görünüĢ ve davranıĢını, kiĢiliğini anlamalı ve ona
uyumlu davranmalıdır. Örneğin, görüĢülen kiĢinin sabırsızlığı, öfkesi,
endiĢesi ve korkusu varsa, bu durum nezaketle, dostça duygu ve
hareketle, görüĢülenin sempatisini kazanarak ve güven vererek ön-
lenebilir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢiye yol gösteren
sorulardan kaçınmalıdır.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel görüĢmeyi, görüĢme yaptığı
kiĢinin çalıĢma alanına giren konularla sınırlı tutmalıdır. Bu sınırlar
dıĢına taĢan görüĢmeden güvenilir sonuçlar elde etmek mümkün
olmayabilir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, tahmin ve dedikodulardan doğru
ve gerçekleri ayırmalıdır. Ancak, tahmin ve dedikoduları dikkate
almalı ve onları baĢka yerlerde kontrol etmelidir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢme sırasında elde edilen
bilginin hızını, sırasını ve akıĢını kontrol etmelidir.
GörüĢme sırasında elde edilen bilgiler, kesinlikle belleğe bıra-
kılmamalı, mutlaka kayıt tutulmalıdır. Böylece, daha sonraki analiz
çalıĢması aĢamalarının gerçekleĢtirilebilmesinde temeli oluĢturacak
51
bilgilerin kaybolması ve bellekte değiĢmesi engellenmiĢ olacaktır.
Ancak, kayıt tutmak için önce görüĢülen kiĢiden izin alınmalıdır.
Kayıt tutma sırasında görüĢülen kiĢi, sözlerinin kayda değer
bulunduğu düĢüncesiyle bir övünç duyabileceği gibi, sözlerinin
kaydedilmesinden huzursuz da olabilir. Bu durumda, görüĢülen
kiĢinin endiĢelerini gidermek gerekir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢiden ayrılmadan
önce elde ettiği bilgileri, geriye dönük olarak kontrol etmelidir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir sonraki bağlantı için
gerekirse görüĢülen kiĢinin onayını istemeli, ayırdığı zaman ve
yardımları için görüĢülen kiĢiye teĢekkür ederek ve kiĢide iyi
izlenimler bırakarak ayrılmalıdır.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢme sırasında davranıĢ-
larına çok dikkat etmeli; görüĢme ortamını bozmamaya gayret
göstermelidir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personelin görüĢme ortamını
bozabilecek davranıĢlarına örnek olarak Ģunlar verilebilir:
GörüĢülene büyük dikkat gösterdiğini sergilemek ya da çok hafife al-
dığını sergilemek.
Sabırsız davranmak ve baskı yapmak.
EleĢtirel davranmak.
Çok sert konuĢmak ya da çok aĢırı yumuĢak konuĢmak.
GörüĢme yapılan kiĢiyi ve yaptığı iĢi küçümsemek ya da kiĢiyi ve
yaptığı iĢi çok abartmak.
KarmaĢık teknik terimler kullanmak.
Sürekli kendi düĢüncelerini açıklamak ve çok konuĢmak vb.
Sonuç olarak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin en iyi
ve en etkin bilgi toplama yöntemi olarak kabul edilen teke tek görüĢme
yöntemiyle, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin sorun
durumuna iliĢkin çok ve doğru bilgi elde edebilmesi; görüĢme konuları
hakkında bilgi sahibi olması; görüĢme yapılan kiĢilerle iyi bir diyalog
kurması; onları sabırla ve dikkatle dinlemesi ve anlaması; görüĢmeyi
kaydetmesi ve görüĢme sonrası topladığı bilgilerden bir bütün
oluĢturabilmesiyle gerçekleĢebilir. KuĢkusuz, bütün bunlar için, sistem
analiz çalıĢmasını yürüten personelin yalnızca bilgi, tecrübe ve yeteneği
yeterli değildir. Bunların yanında, olumlu kiĢilik özellikleri de gerekir.
52
3.1.4 Toplantılar Yolu ile Bilgi Toplama
Doğrudan doğruya „kiĢilerle topluca görüĢmeler‟ yaparak bilgi
toplama olarak tanımlayabileceğimiz toplantılar yolu ile bilgi toplama
tekniği, teke tek görüĢme yolu ile bilgi toplama yöntemiyle benzerlik
göstermektedir. Ancak, bu yöntemle bilgi elde etmede, kiĢilerin topluluk-
tan çekinme, rahat ve açık olamama, kendini gösterme vb. nedenlerle
bilinçli ya da bilinçsiz olarak hiç bilgi vermemesi yahut eksik, yanlıĢ,
abartılı bilgiler vermesi gibi çeĢitli sorunlar yaĢanabilmektedir. Buna
karĢın, söz konusu tekniğin zaman kazandırdığı ve ekonomik bir yöntem
olduğu tartıĢılamaz. Ancak, sistem çalıĢmasında, çok ve mâliyeti düĢük
bilgi elde etmekten daha önemli olan güvenilir ve doğru bilginin elde
edilmesidir. Bu nedenle, toplantılar yoluyla bilgi toplama, daha çok
karĢılıklı bilgilenme, fikir ve öneriler alma açısından önemli bir bilgi top-
lama ve haberleĢme tekniği olarak görülmektedir.205
Toplantılar yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek
sorunları en aza indirmek için, aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:206
Toplantı konuları, mutlaka daha önceden saptanmalıdır.
Toplantı öncesi analiz çalıĢmasını yürüten personel, toplantıya
katılacak kiĢiler, yaptıkları iĢler ve toplantı konularıyla ilgili mümkün
olduğunca çok bilgi toplamalıdır.
Ġyi bir iletiĢim için, toplanan kiĢi sayısı fazla olmamalıdır.
Toplanan kiĢilerin pozisyonları, konu ile iliĢkileri vb. toplantının
verimi için oldukça önemlidir. Bu nedenle, toplantıya katılacakların
dikkatle seçilmesi gerekir. Örneğin, bazı durumlarda astlarla üstlerin
aynı toplantıda olmaları veya toplantıda konu ile iliĢkisi olmayan
kiĢilerin bulunması vb., toplantının verimini olumsuz yönde
etkileyebilir.
Toplantıya katılacak kiĢilere, toplantının yapılacağı yer ve zaman ile
toplantı konuları, kiĢilerin kendilerini bu toplantıya hazırlamalarına
olanak verecek biçimde önceden bildirilmelidir.
Çok gerekli olmadıkça, bildirilen toplantı iptal edilmemelidir.
Toplantıdan önce toplantıya katılan kiĢilere, analiz çalıĢmasının ve
toplantının yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir.
205 Esen, a.e., s.82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218.
206 Bkz.: Esen, a.e., s.82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218.
53
Toplantı baĢında, toplantı kuralları toplantıya katılan kiĢilere
duyurulmalıdır.
Toplantı sırasında konuĢmalar, kesinlikle insan belleğine bıra-
kılmamalı; mutlaka kayıt tutulmalıdır.
Toplantı sonrasında, toplantıya katılan kiĢilere toplantıya iliĢkin bir
özet rapor göndermek, toplantı sırasında elde edilen bilgilerin
kontrolü, toplantıya katılan kiĢilerin konuya bağlılığını sıcak tutmak
vb. açılardan çok yararlı olabilir.
Analiz çalıĢmasını yürüten personel, toplantı sırasında davranıĢlarına
çok dikkat etmelidir. Bu personelin toplantı ortamını bozabilecek
davranıĢlarına örnek olarak Ģunlar verilebilir:
Toplantıyı ciddiye almadığını ve önemsemediğini ya da tersine
çok aĢırı ciddiye aldığını ve önemsediğini sergilemek.
Toplantıya katılan kiĢilere eĢit davranmamak (örneğin, kimi katı-
lımcıyı küçümsemek kimini aĢırı önemsemek; sürekli aynı ki-
Ģiye/kiĢilere söz vermek vb.gibi).
Sürekli kendi düĢüncelerini açıklamak ve çok konuĢmak.
Toplantıya katılanları rahatsız edecek bir tarzda, örneğin, sinirli,
kızgın, üzgün, gergin, lâubalî vb. biçimde konuĢmak ve
davranmak.
KiĢiler konuĢurken baĢka Ģeylerle ilgilenmek.
Herkesin anlayamayacağı karmaĢık teknik terimleri kullanmak ya
da kullanılmasına izin vermek.
3.1.5 Konuyla Ġlgili Belgeler/Yayınlar Yolu ile Bilgi Toplama
Üzerinde bilgi taĢıyan her türden belgelerden/yayınlardan bilgi
toplama olarak tanımlayabileceğimiz bu teknik, var olan kütüphane ve
bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgi elde etmenin
en yaygın ve ekonomik yollarından biridir. Örneğin, diğer yöntemler
sırasında kolayca elde edilemeyen miktarlar, sıklıklar, eğilimler ve
oranlar hakkındaki nicel bilgi, bu teknikle kolayca saptanabilir ve diğer
tekniklerden yararlanma sırasında gözden kaçmıĢ ya da kaçabilecek
konular ve faktörler açığa çıkarılabilir.207 Ancak, diğer teknikler için
geçerli olduğu gibi, bu teknikle toplanan bilgilerin mâliyeti de düĢük olsa
bile, güncel ve güvenilir doğru bilgi elde edilememe olasılığı söz ko-
207 Rowley, The basics of systems analysis..., s. 28.
54
nusudur. Çünkü bu belgeler, var olan durumdan öncesini içerebilir ve
güvenilirliği bulunmayabilir. Böyle bir durumda ise yanlıĢ yönlenme
sonucu, zaman ve emek kaybı söz konusu olabilir.208 Bu nedenle analiz
çalıĢmasını yürüten personelin, bu yöntemle elde ettiği bilgilerin
güncelliği, güvenilirliği ve doğruluğu konusunda çok dikkatli olması;
elde ettiği bilgileri diğer bilgi toplama tekniklerinden de yararlanarak
kontrol etmesi gerekmektedir.
Konuyla ilgili belgeler/yayınların, iĢletme sistemi içinden elde
edilebileceği gibi, iĢletme sisteminin dıĢ çevresinden/dıĢından elde edi-
lebileceği de belirtilmelidir.
Bu teknik, genellikle sistem analiz çalıĢmasını yürüten
personelin, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumu hakkında diğer bilgi toplama tekniklerine yönelmeden önce, ön
bilgilenme için baĢvurduğu bir teknik olarak görünmektedir.209 Bu
durumda, analiz çalıĢmasını yürüten personel, çalıĢma konusu ile ilgili ön
bilgilenmeyi, politika ve süreçlerle ilgili belgeler, organizasyon Ģemaları
ve organizasyon el kitapları, personel kayıtları, iĢ tanımları, kullanılan
formlar, raporlar, planlar, istatistikler, konu ile iliĢkili yayınlanmıĢ kitap,
makale vb. belgelerden/yayınlardan sağladıktan sonra, diğer bilgi
kaynaklarından, yani kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarından ve
kullanıcılarından elde etme yoluna gidebilir. KuĢkusuz, analiz çalıĢmasını
yürüten personel, konuyla ilgili belgeler/yayınlar yolu ile bilgi toplama
tekniğini, diğer bilgi toplama tekniklerinden önce kullanabileceği gibi, o
tekniklerle aynı zamanda ve daha sonra da kullanabilmektedir.
Konu ile ilgili belgeler/yayınlar yolu ile bilgi toplama sırasında
karĢılaĢılabilecek sorunları en aza indirmek için, aĢağıdaki noktalara
dikkat edilmelidir:
Belge/yayınlardan, özellikle de üst yönetim için hazırlanmıĢ rapor
vb.nden yararlanmak için, yetkililerden izin alınmalıdır.
Yararlanılan belgenin/yayının hazırlandığı tarih saptanmalı ve
güncelliğini koruyup korumadığı araĢtırılmalıdır.
Bu belgelerin hangi amaçla ve kim tarafından hazırlandığı saptanmalı
ve güvenilirliği araĢtırılmalıdır.
208 A.e.a.y.
209 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.28. ; Fergan, a.e., s.56-57.
55
3.2 ġemalama/Modelleme Teknikleri
ġemalar, sistem çalıĢmalarıyla ilgili olarak bir sistem, alt sistem,
yöntem, iĢlem, süreç, karar, durum içindeki var olan ve/veya olması
tasarlanan araç-gereç/donanım, yetki, belge, bilgi, materyal, iĢ ve iĢlem
akıĢlarını ve durumlarını aralarındaki iliĢkilerle birlikte Ģekillerle,
resimlerle veya grafiklerle ifade ederek ya da modelleyerek gösterme
yöntemidir.210 Diğer bir deyiĢle, incelenen var olan sistem ve/veya onun
yerine konacak (tasarlanan) yeni sistemin bütününün veya belli bir
parçasının durumunu, iĢleyiĢini, iliĢkilerini vb. Ģekiller, resimler ve
grafiklerle gösterme yöntemidir. Tüm Ģemalar, sistem analizinde,
sistemin belgesini oluĢtururlar. ġemalama tekniğinde, standart Ģekiller ve
semboller kullanarak çok zaman alabilecek sayfalar dolusu açıklamaları
ortadan kaldırmak; birkaç sayfa içerisinde durumu en kesin bir biçimde
vermek mümkündür. Bu durum, Ģemalama tekniklerini, sistem analiz
çalıĢmalarında vazgeçilmez kılmaktadır.211
Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan baĢlıca Ģemalar
aĢağıda açıklanacaktır.
3.2.1 Organizasyon ġemaları
ĠĢletmenin örgütsel yapısını bir bütün olarak gösteren ve bu bü-
tünde bölümler arasındaki iliĢkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz
önüne alan grafikler/Ģemalardır. Diğer bir deyiĢle, bir örgütün yapısını ve
onun çeĢitli unsurlarını gösteren bir grafik/Ģemadır. Bu Ģemalar
yardımıyla, iĢin nasıl bir dağıtıma tâbi tutulduğu; her birimin ne yaptığı;
kimlerin kimleri yönettiği; yöneten ve yönetilenlerin yer, yetki ve
sorumluluk durumları gösterilir. Böylece, iç ve dıĢ çevre etkileriyle
sürekli değiĢime uğrayan iĢletmeyi tanımak ve gözlemek açılarından,
iĢletme içindeki yönetici ve araĢtırıcılara ve iĢletme dıĢındaki araĢtırma
ve denetim organlarına bilgi sağlanmıĢ olur.212 Bütün bu yanları ile or-
ganizasyon Ģemaları, sistem analizinde çok önemli bir yere sahiptir.
Organizasyon Ģemalarında genellikle organlar, dikdörtgenler ile
gösterilmektedir. Bu organ üzerinde, organın hiyerarĢik adı (bölüm, kısım
gibi), organın iĢlevi (satıĢ, üretim gibi), organın sorumlusunun adı ve
gerektiğinde organa bağlı kiĢi sayısı bulunur (Ģekil-12). Ancak, çeĢitli
nedenlerle yazılı bilgileri sınırlamak gerektiğinde, yalnızca „organ 210 Bkz.: John M. FitzGerald - Ardra F. FitzGerald, Fundamentals of systems analysis.
New York: John Wiley & Sons, 1973, s.227. ; Fergan, a.e., s.68.
211 Fergan, a.e., s.68-69.
212 Hayri Ülgen, ĠĢletmelerde organizasyon ilkeleri ve uygulaması. 2.bs. Ġstanbul:
Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1993, s.199-200.
56
mevkii‟nin yazılması yeterli olabilir (Ģekil-13). Organ ya da kiĢiler
arasındaki iliĢkiler ise, iliĢkinin cinsine göre dikey veya yatay, düz veya
kesikli çizgilerle gösterilmektedir.213
BÖLÜM
PAZARLAMA
Güler Şenol(4)
PAZARLAMA MÜDÜRÜ
ġekil-12. Bir organın organizasyon ġekil-13.Organın basit olarak
Ģemasında gösterilmesi gösterilmesi
Organizasyon Ģemalarının bir çok türü bulunmaktadır. Bunların
uygulamada yaygın olanlarını gözden geçirmek yararlı olacaktır.
Klâsik organizasyon Ģeması:
Yabancı kaynaklarda dikey, soyağacı veya piramit tipi or-
ganizasyon Ģeması adı ile de anılan bu Ģema türünde, üst düzey yönetici
en yukarıda, ast organlar ise onun altında, piramit Ģeklinde
gösterilmektedir (Ģekil-14). AnlaĢılması çok kolay olan bu Ģema türü,
oldukça yaygın bir kullanıma sahiptir. Ancak, büyük iĢletmelerde
hiyerarĢide yukarıdan aĢağıya inildikçe, piramitin tabanı
geniĢleyebileceğinden, tüm organların aynı Ģemada gösterilmesi
güçleĢir.214
Genel Müdür
Teknik
Müdür
Ticari ĠĢler
Müdürü
Mali ĠĢler
Müdürü
Personel
Müdürü
A Fab.
Md.
C Fab.
Md.
B Fab
Md.
ġekil-14. Klâsik organizasyon Ģeması
213 A.e., s.204-205, 211.
214 Ülgen, a.e., s.212-213. ; ayr.bkz.: G.E. Milward, Organization and methods. London:
MacMillan, 1962, s. 322-323. ; Louis A. Allen, Management and organization. New
York: McGraw-Hill, 1958, s.291.
57
KatlanmıĢ organizasyon Ģeması:
Bu Ģema türünde, organlara bağlı birimler onların düĢey
doğrultusunda katlanmıĢ biçimde bulunurlar (Ģekil-15). Bu Ģema türü ile
sınırlı bir alana, grafiğin çizilme olanağı artar. Ayrıntılı yapılara sahip
büyük iĢletmelerde yaygın bir kullanıma sahiptir.215
Genel Müdür
Teknik Müdür Mali ĠĢler
MüdürüPersonel MüdürüTicari ĠĢler
Müdürü
A Fab. Md.
B Fab. Md.
C Fab. Md.
ġekil-15. KatlanmıĢ organizasyon Ģeması
Yatay organizasyon Ģeması:
HiyerarĢinin ya da organlar ve iliĢkilerinin yukarıdan aĢağı değil,
soldan sağa yatay olarak düzenlendiği Ģema türüdür (Ģekil-16). Bu Ģema
türü ile soldan sağa okuma alıĢkanlığından yararlanmak, değiĢik
düzeyleri daha açık olarak görmek ve Ģemayı kolay çizmek mümkün
olmaktadır.216
Genel Müdür
Teknik Müdür
Mali ĠĢler
Müdürü
Personel
Müdürü
Ticari ĠĢler
Müdürü
A Fab Md.
B Fab Md.
C Fab Md.
ġekil-16. Yatay organizasyon Ģeması
215 Ülgen, a.e., s. 214.
216 Ülgen, a.e., s.215. ; ayr.bkz.: George R. Terry, Principles of management, 3rd ed.
Homewood: Richard D. Irwin, 1960, s.378.
58
Dairesel organizasyon Ģeması:
Bu Ģema türü, iç içe geçmiĢ dairelerin bileĢiminden oluĢmaktadır.
DıĢ daireden içeriye girildikçe, hiyerarĢik organın önemi artar ve
merkezdeki daire üst düzey yöneticisini temsil eder. Bu tür Ģemada, aynı
hiyerarĢik düzeydeki organlar merkezden aynı uzaklıkta ve aynı daire
üstünde bulunmakta; böylece eĢit önemdeki organlar açık olarak görü-
lebilmektedir (Ģekil-17). Ancak, karmaĢık yapıdaki bir iĢletmede
uygulanma güçlüğü bulunmaktadır.217
TeknikMüdür
Ticari ĠĢlerMüdürü
A Fab.Md.
B Fab.Md.
C Fab.Md.
Mali ĠĢlerMüdürü
PersonelMüdürü
ġekil-17. Dairesel organizasyon Ģeması
AFNOR organizasyon Ģeması:
Fransız StandartlaĢtırma Kurumu (AFNOR) tarafından Fransız
iĢletmelerinde kullanılmak üzere yaratılmıĢ olan standart bir Ģema
türüdür. Bu Ģema türü, iki yönde okuma olanağı verir. Yatay eksende
genel müdürlüğe bağlı bölümler, düĢey eksende ise altı hiyerarĢik düzey
(müdürler, servis Ģefleri, Ģef muavinleri, Ģube Ģefleri, grup Ģefleri, iĢçiler)
ile yönetim ve muhasebeyi ilgilendiren bazı bilgiler, kod ve hesap
numaraları sıralanmaktadır (Ģekil-18).218
217 Ülgen, a.e., s.216-217. ; ayr.bkz.: E. F. L. Brech, Organization. 3rd ed. London:
Longmans, 1960, s.331-335.
218 Ülgen, a.e., s.218-219.
59
Genel Müdür
Teknik
Müdür
A Fab.Md. B Fab.Md. C Fab.Md.
Ticari ĠĢler
Müdürü
ĠĢletme
Sorumlusu.....
Müdürler..................
Servis şefleri.............
Şef yardımcıları.......
Kısım şefleri..............
Grup şefleri...............
ĠĢçiler........................
Ġnsan sayısı.............
Görevleri.................
Kod.........................
Bütçe hesabı...........
Hesap no.................
ġekil-18. AFNOR organizasyon Ģeması
Matris ve çok boyutlu organizasyon Ģeması:
Bu Ģema türünde, yapısal düzenleme için en az iki bölümlere
ayırma biçiminin birlikte kullanılması söz konusudur (Ģekil-19). Bu tür
Ģemaların gerekli olduğu durumlara örnek olarak, değiĢik bölgelere mal
ya da hizmet pazarlama, değiĢen çevre koĢullarında faaliyette bulunma
gösterilebilir.219
Genel Müdür
Üretim
A Mamul
Grubu
Pazarlama
X Bölgesi
Ġdari ĠĢlerMali ĠĢler
Y Bölgesi
Z Bölgesi
B Mamul
Grubu
C Mamul
Grubu
1. Boyut
2. Boyut 3. Boyut
ġekil-19. Matris ve çok boyutlu organizasyon Ģeması
219 A.e., s.219-220.
60
Diğer organizasyon Ģemaları:
Genellikle teoride kalan, uygulama alanı öncekilere oranla daha
sınırlı olan diğer organizasyon Ģemaları ise, aĢağıdaki gibi sıralanabilir ve
özetlenebilir:
- Lineer organizasyon Ģeması: Çizimi ve düzenlenmesi çok kolay
olan bu Ģema türü, pek çok sayıda iĢin ve hiyerarĢi düzeyinin, toplam
sorumluluk ve rapor verme iliĢkilerinin gösterilmesini sağlar (Ģekil-20).
Bu Ģema türü, gerçek anlamda bir Ģemadan çok, bir „organizasyon listesi‟
özelliği taĢır. KullanılıĢının pek yaygın olmaması, tanınmamıĢ olması,
Ģemanın önem kazanmasını önlemiĢtir.220
Genel Müdür
Teknik Müdür
A Fabrika Müdürü
B Fabrika Müdürü
C Fabrika Müdürü
Mali ĠĢler Müdürü
Muhasebe Şefi
Bütçe Finans Şefi
Personel Müdürü
ġekil-20. Lineer (çizgisel) organizasyon Ģeması
- Ana hatları gösteren organizasyon Ģeması: Düzenlenmesi çok
basit olan, gerçekte bir Ģemadan çok organizasyonu oluĢturan kiĢilerin
listesini veren, bu nedenle de „organizasyon listesi‟ özelliği taĢıyan bir
baĢka Ģema türüdür. Bu Ģemada, danıĢman organları, yürütme organları,
bölüm Ģefleri ve yardımcıları arasındaki iliĢkiler çizgi baĢı ve satır baĢı
yapılarak gösterilir (Ģekil-21). Kolay hazırlanabilmesine ve az yer
tutmasına karĢın, alıĢılmamıĢ bir Ģema türüdür.221
220 A.e., s.221-222.
221 A.e., s.222.
61
Genel Müdür
Teknik Müdür
A Fabrika Müdürü
B Fabrika
MüdürüC Fabrika
Müdürü
Mali ĠĢler Müdürü
Muhasebe
¼efi
Bütçe Finans
¼efiPersonel Müdürü
Yönetim Kurulu
Ba½kan›
Üretim
¼efiKalite Kontrol Şefi
ġekil-21. Ana hatları gösteren organizasyon Ģeması
- Lambda tipi organizasyon Ģeması: Bir iĢletmenin faaliyetlerinin
iki ana bölüme ayrıldığı durumlarda kullanılabilecek Ģema türüdür. Bu iki
ana faaliyet grubuna örnek olarak, idari ve teknik faaliyetler, iki ayrı tür
üretim, iki ayrı bölgeye yayılmıĢ faaliyetler gösterilebilir (Ģekil-22).222
Genel Müdür
Ticari ĠĢlerMüdürü A Fabrikası
Teknik Müdürü
Mali ĠĢlerMüdürü
Personel
Müdürü
B FabrikasıTeknikMüdürü
C FabrikasıTeknik Müdürü
ġekil-22. Lambda tipi organizasyon Ģeması
- Tuğ tipi organizasyon Ģeması: Çok büyük iĢletmelerde uy-
gulama alanı bulan bu Ģema türünde organlar, üst yönetime bağlı olarak
danıĢman organları, iĢlevsel organlar ve yürütme organları olmak üzere
üç ayrı düzeyde Ģekillendirilir (Ģekil-23). Organlar her düzey için belirli
222 A.e., s.222-223.
62
büyüklükteki dikdörtgenler ile gösterilir ve dikdörtgenlerin içine onu
oluĢturan organların isimleri yazılır. Böylece her organ kendi içinde
ayrıca organize edilmiĢ olur. Bu Ģema türünde hiyerarĢik iliĢkilerden çok,
merkez organlara olan bağlılık vurgulanır.223
Genel Müdür
Hukuk
DanıĢmanı
Mali ĠĢler
Mali
DanıĢman
Genel
Sekreter
Yatırım
DanıĢmanı
Pazarlama Personel Üretim
A Bölge Md. B Bölge Md. C Bölge Md. D Bölge Md.
ġekil-23. Tuğ tipi organizasyon Ģeması
- Seviyeler tipi organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü, organizasyon
içindeki değiĢik düzeylerin sorumluluğunu göstermek üzere kulla-
nılmaktadır. Bu Ģemada, aynı yatay düzeydeki mevkiilerde bulunan
kiĢiler eĢit sorumluluk aralıklarında bulunmaktadır (Ģekil-24). Böyle bir
düzenleme, örneğin ücret yapı ve uygulamasının sorumluluklarla paralel
tutulduğu bir iĢletmede ücret yapısı ile ilgili çalıĢmalarda yararlı
olabilir.224
Üretim Müdürü
Memurlar
X Malı ÜretimŞefi
Mühendislik Şefi
Mühendisler
ĠĢçiler
Y Malı ÜretimŞefi
ĠĢçiler
UstabaĢı
ġekil-24. Seviyeler tipi organizasyon Ģeması
223 A.e., s.224.
224 A.e., s.225.
63
- ĠĢlevsel organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü iĢletmenin çeĢitli
bölümlerinin faaliyetlerini toplu bir biçimde sıralar ve düzenler. ġema,
bölümlerin amaçlarına ulaĢmak için gerekli faaliyetleri gösteren, bölüm
Ģeflerinin sorumluluklarını belirleyen bir kılavuza benzetilebilir (Ģekil-
25).225
Genel Müdür
Mali ĠĢler Pazarlama Personel Üretim.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
Temel Amaç
ĠĢlevleri
.................
.................
.................
.................
.................
Temel Amaç
ĠĢlevleri
.................
.................
Temel Amaç
ĠĢlevleri
.................
.................
Temel Amaç
ĠĢlevleri
.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
.................
ġekil-25. ĠĢlevsel organizasyon Ģeması
Daha önce de söylendiği gibi, organizasyon Ģemalarının daha pek
çok çeĢidini sıralamak mümkündür. Burada yaygın olanların tümü ve
yaygınlaĢmayanların da ancak önemli görülen bir kısmı ele alınmıĢtır.
Organizasyon Ģemalarında, kalıplaĢmıĢ, herkes tarafından kolay anlaĢılan
ve kullanılan standartları uygulama gereği yanında, iĢletmeler kendi
yapılarına özgü birtakım organizasyon Ģema düzenlemeleri de
yapabileceklerdir.226
Unutulmaması gereken nokta, sistem analizi sırasında analiz
edilecek sistemin örgütsel yapısının anlaĢılmasında, anlatılmasında,
tasarlanmasında, uygulama ve değerlendirilmesinde, organizasyon
Ģemalarının çok önemli bir yerinin olduğudur.
3.2.2 AkıĢ ġemaları
AkıĢ Ģemaları, sistem analiz çalıĢmasında var olan ve/veya yerine
konacak (tasarlanacak) yeni sistemin belgelendirildikten sonra ve/veya
belgelendirilirken „sembollerle‟ temsilidir. Bu Ģemalar iĢ, iĢlem, veri,
belge, materyal akıĢlarının ve iliĢkilerinin incelenmesi, tartıĢılması,
tasarlanması ve izlenmesi için uygun bir ortam oluĢturur.
225 A.e., s.226.
226 Bkz.: A.e.a.y.
64
AkıĢ Ģemaları, sistem analizi çalıĢmasında sistem görüĢüne sahip
herkesin kolayca anlayabileceği belgelerin oluĢturulmasını ve uzun iĢlem
ve mantık dizgelerini özetleyerek sunma olanağını sağlar. ġemalarda
çeĢitli iĢlemler, süreçler, durumlar...v.b. standart Ģekillerle/sembollerle
gösterilirler ve birbirlerine akıĢ yönlerini gösteren oklarla bağlanırlar.227
AkıĢ Ģemalarının çeĢitli türleri bulunmaktadır. Bunların uygula-
mada yaygın olanları aĢağıda gözden geçirilmektedir.
Blok akıĢ Ģeması:
Sistemin mantığını belirlemek için oluĢturulan özet Ģemalardır
(Ģekil-26). Ayrıntılara girmeksizin sistemin genel bir görünümünü
sağlayan bu akıĢ Ģeması türünde, „sistem akıĢ Ģemaları sembolleri‟
kullanılır228 (bkz.: ġekil-32, 34).
Başla
PersonelçalıĢma
sürelerininokunması
Brüt ücretinhesaplanması
Net ücretin hesaplanması
Ücretbordrolarının
yazılması
Dur
ġekil-26. Blok akıĢ Ģeması örneği
227 Çapar, a.e., s.66. ; ayr.bkz.: Underwood, a.e., s.104.
228 Bkz.: Esen, a.e., s.86-87. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221 ;
Çapar, a.e., s.66.
65
Süreç/iĢlem akıĢ Ģeması:
Bir süreçteki iĢ veya iĢlem adımlarını göstermek ve temsil etmek
için kullanılan Ģemalardır. Bu tür Ģemalar, süreç ile ilgili iĢ ve iĢlemlerin
ve bunların sırasının; çalıĢanların nitelik, nicelik ve sorumluluklarının;
sürece iliĢkin her türlü iliĢkilerin (zaman, uzaklık, miktar vb.) belirlen-
mesi, tanımlanması, düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan
belgelerdir.229
Bu Ģemalar yardımıyla aĢağıdaki yararlar sağlanabilir:
ĠĢ ve iĢlemlerin tanımlanması,
ĠĢ ve iĢlemlerde kullanılan araç-gereç, mekân vb. saptanması,
ĠĢ ve iĢlemlerin basitleĢtirilmesi,
Gereksiz beklemelerin azaltılması ya da gereksiz iĢ ve iĢlemlerin yok
edilmesi,
Eksik ve hatalı iĢ ve iĢlemlerin saptanması; eksiklerin eklenmesi,
hataların düzeltilmesi,
ĠĢ ve iĢlem ile ilgili çalıĢan personelin niteliklerinin saptanması,
ĠĢ ve iĢlemle ilgili her türlü uzaklık, zaman, mekân, personel sayısı
vb. niceliklerin saptanması ve ölçülmesi.
Süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarında „süreç akıĢ Ģemaları sembolleri‟
kullanılır (Ģekil-27).230 Bu semboller ile hazırlanmıĢ süreç/iĢlem akıĢ Ģe-
malarının standart, yatay, dikey, yatay ve dikey biçimindeki örnekleri
aĢağıda (Ģekil-28, 29, 30,31)231 incelenebilir.
Kontrol / inceleme
Gecikme / bekleme
TaĢıma / iletme
ĠĢlem
Depolama / saklama
ġekil-27. Süreç/iĢlem akıĢ Ģeması sembolleri
229 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.150. ; Esen, a.e., s.87-88. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.221.
230 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.151. ; Alexander, a.e., s.122-123. ; Fergan, a.e., s.70. ;
Esen, a.e., s.88.
231 Ayr.bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.152-153. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.238. ;
Fergan, a.e., s.73-75, 77. ; Esen, a.e., s.89.
66
ġekil-28. Standart süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği
67
1 2 4 5 6 10 1173
12
13
Bölümyöneticisisekreterinegönderilir.
9
8
Konu:
Tarih
:Görevli
:
Siparişbelgesihazırlanır
Sekreterbölümyöneticisi-ne verir.
Bölümyöneticisimasasındabekler.
Bölümyöneticisikontroleder.
Bölümyöneticisiimzalaronaylar.
Bölümyöneticisisekreterineverilir.
Bölümyöneticisisekreterikendisindekalacaknüshayıayırır
Bir nüsha belgesekreter tarafındandosyalanır ve saklanır.
Diğernüshalarsatın almamemurunagönderilir
Siparişbelgelerinesayı,numaraverilir veayrılır.
Bir nüshabelge satıcıfirmayapostalanır.
Bir nüsha belgesatın alma bölü-münde saklanır.
ġekil-29. Yatay süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği
1
4
5
6
10
11
7
3
1213
Üç nüsha siparişbelgesi hazırlanır.
9
8
2
Konu:
Tarih:Görevli:
Bölüm yöneticisi masasındabekler.
Bölüm yöneticisi kontroleder.
Bölüm yöneticisi imzalar veonaylar.
Bölüm yöneticisi sekreterikendisinde kalacak nüshayıayırır.
Bir nüsha belgesekreter tarafındandosyalanır ve saklanır.
Bölüm yöneticisi sekreterineverilir.
Bölüm yöneticisisekreterine gönderilir.
Sekreter tarafından bölümyöneticisine verilir.
Bir nüshabelge satıcıfirmayapostalanır.
Diğer nüshalarsatın almamemurunagönderilir.
Sipariş belgelerine sayı,numara verilir ve ayrılır.
Bir nüsha belgesatın almabölümündesaklanır.
ġekil-30. Dikey süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği
68
1
10
11
3
1213
9
8
2
4
5
6
7
Satın Alma Memuru Satın Alma Bölümü Yönetici Sekreteri Satın Alma Bölümü Yöneticisi
Üç nüsha siparişbelgesi hazırlanır.
Bölüm yöneticisimasasında bekler.
Bölüm yöneticisikontrol eder.
Bölüm yöneticisiimzalar veonaylar.
Bölüm yöneticisi sekreterikendisinde kalacak nüshayıayırır.
Bir nüshabelgesekretertarafındandosyalanırve saklanır.
Bölüm yöneticisisekreterine verilir.
Bölüm yöneticisisekreterine gönderilir.
Sekreter tarafından bölümyöneticisine verilir.
Bir nüshabelgesatıcıfirmayapostalanır.
Diğernüshalarsatın almamemurunagönderilir.
Sipariş belgelerine sayı,numara verilir ve ayrılır.
Bir nüshabelge satınalmabölümündesaklanır.
ġekil-31. Yatay-dikey süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği
Sistem akıĢ Ģeması:
Bir sistemi oluĢturan birleĢik iĢ ve iĢlemlerin ard arda sembollü
tanımıdır.232 BaĢka bir tanımla, bir sistemde ya da bir sistemdeki belli bir
faaliyete iliĢkin kapsamlı iĢ akıĢını girdi, iĢlem ve çıktı düzeninde
tanımlamak, göstermek ve temsil etmek için kullanılan Ģemalardır. Bu
Ģema türünde bilginin içinde aktığı ortamlar örneğin, bölüm, kısımlar
varsa, bunlar da belirtilir. Bu nedenle, bir sistemin incelenmesi,
232 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.230.
69
tanımlanması, tasarımı ve izlenmesinde en çok yararlanılan Ģemalardan
biridir.233
Sistem akıĢ Ģemasında „sistem akıĢ Ģeması sembolleri‟ kullanılır
(Ģekil-32).234 Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir sistem akıĢ Ģeması örneği
ise Ģekil-33‟de235 incelenebilir.
Belge
Çok kopyalı belgegrubu
Bağlı klavye/Elle giriş
Manyetik teyp
Başlama/bitme
Bilgi aktarmak içinkullanılan herhangibir teyp/geçiş şeridi
Sayfalar arası bağlantı
Saklama/
kümelendirme
Karar
ĠĢlem
Doğrudan erişimli
bellek
Ekran
Disk/disket
ĠletiĢim hattı
AkıĢ yönleri
Girdi/çıktı-Elleyapılan işler-
Sayfa içi bağlantı(sayfalar arası bağlantıiçin de kullanılmakta)
ġekil-32. Sistem akıĢ Ģeması sembolleri
233 Bkz.: Esen, a.e., s.88-90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221.
234 Bkz.: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.239-242. ; Alexander, a.e., s.139-141. ; Esen, a.e.,
s.91. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.222. ; Erkut, a.e., s.61-64
235 Ayr.bkz.: Esen, a.e., s.92.
70
Bölümlerden
gelen sipariş
istekleri
Üç nüsha sipariş
belgesi düzenleme
Yönetici sekreteri
kopyası
Satın alma
memurunda
kalan kopya
Satıcı firma
kopyası
Yönetici sekreteri
kopyası
Satın alma
memurunda
kalan kopya
Satıcı firma
kopyası
Bölüm yöneticisi
onayı ve imzası
Sekreter yönetici
dosyasında
saklar
Satın alma
memurunda
kalan kopya
Satıcı firma
kopyası Satın alma
memurunun
belgelere sayı
ve numara
vermesi
Satın alma
bölümünde
saklanır
2
SATIN ALMA
BÖLÜMÜ
Satıcı firmaya
gönderilmesi
1
1
Satın alma
memurunda kalan
nüshadan bir
kopya çoğaltma
Satın alma
bölümünden
gelen sipariş
bilgisi
MUHASEBE
BÖLÜMÜ
Sipariş ile ilgili
hesaplamaların
yapılması
Ödeme
nakit mi
yapılacak
?
E
H
Kasa makbuzu
kopyası
Çek / senet
Banka
hesplarının
gözdengeçirilmesi
Satın alma
bölümünde
saklanır
3 a 3 b
ġekil-33. Sistem akıĢ Ģeması örneği
Program akıĢ Ģeması:
Sistem akıĢ Ģemasından türetilmiĢ olan bu akıĢ Ģeması türü,
yapılan veya yapılacak bilgisayar programının ve sürecin her adımının
nasıl yapıldığının veya yapılacağının ayrıntılı açıklamasını gösterir.
Programcılar, bilgisayar programlarındaki yapıların sırasını adım adım
71
göstermek için bu Ģema türünü kullanırlar.236 Böylece sistemin ya da
sistemle ilgili sorunların, bilgisayar olanakları ile ayrıntılı çözüm
aĢamaları sembolleĢtirilmiĢ olur.237
Program akıĢ Ģeması, sistem akıĢ Ģemasına göre daha ayrıntılıdır
ve programcılar için bir anlamda sistem akıĢ Ģemasının tamamlayıcısı
özelliğini taĢır.238
Program akıĢ Ģemasında „program akıĢ Ģeması sembolleri‟ kulla-
nılmaktadır (Ģekil-34).239 Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir program akıĢ
Ģeması örneği Ģekil-35‟de incelenebilir.
Girdi/çıktı
Başlama-bitme
Sayfalar arası bağlantı
Sayfa içi bağlantı (sayfalararası bağlantı için dekullanılmakta)
Karar
ĠĢlem
ĠletiĢim hattı
AkıĢ yönleri
Ekran
ÖncedentanımlanmıĢ işlem
Tekrarlı işlem
Açıklama/not
ġekil-34. Program akıĢ Ģeması sembolleri
236 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.231.
237 Esen, a.e., s.90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221.
238 Erkut, a.e., s.65.
239 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.144. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.239-242. ; Esen,
a.e., s.93. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.223. ; Erkut, a.e.,
s.65-66.
72
Başla
sipariş
bilgilerinin
girilmesi
Daha
önce sipariş
edilmiş
mi ?
H
E
Tutar = Miktar
X Fiyat
Ödenecek miktar=
Ġskontolu tutar X
%15 (kdv)
Ġskontolu tutar =
Tutar - %18 (isk)
Yaz çek
Ekranda
göster
Tekrar
sipariş edilsin
mi ?
E
H
Yeni
sipariş bilgisi
girilecek
mi ?
E
H
Dur
Yeni
Sipariş bilgisi
girilecek
mi ?
E
HDur
ġekil-35. Program akıĢ Ģeması örneği
Belge akıĢ Ģeması:
Bir sistem, alt sistem veya süreçte belgelerin örneğin, formlar, ra-
porlar ve yazıĢmaların, kiĢiler, alt sistemler vb. arasında nasıl hareket
ettiğini gösteren akıĢ Ģemalarıdır. Bu tür Ģemalar, belgelerin
73
hareketlerinin/akıĢlarının belirlenmesi, tanımlanması, düzenlenmesi ve
izlenmesi amacıyla hazırlanan belgelerdir.
Belge akıĢ Ģemasında, Ģekil-36‟daki „belge akıĢ Ģeması sem-
bolleri‟ kullanılmaktadır. Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir belge akıĢ Ģe-
ması örneği ise Ģekil-37‟de incelenebilir. Ancak, belge akıĢ Ģemaları her-
hangi bir özel sembol kullanılmadan da yapılabilmektedir.240
Söz konusu işi değiĢtirme/onabir şey eklendiğini gösterme
Belgelerin bir işlemden veyabir yerden diğerine hareketi
Bir kayıt/belge yaratma
Kayıda bir eklenti yapma(fiyat, miktar vb.)
Belgenin denetimi(kontrolu)
Belgeyi kalıcı olarakdepolama/saklama
Gecikme/geçici olarakdepolama, saklama
Belgenin incelenip araĢtırılmasıve/veya belgenin kopyası
ġekil-36. Belge akıĢ Ģeması sembolleri
Satın alma memuru
Satın almabölümükopyası
Satıcıfirmakopyası
Bekleme
Satın almabölümü yöneticisi
Yöneticikopyası
Yönetici
dosyası
Yönetici sekreteri
Sayı ve
tarih
Satın alma memuru
Kontrol
Satıcıya
Satın almabölümü
kopyası
Satın almaböl. dos-
yasıSatın alma
bölümükopyası
Satıcı firma kopyası
Yöneticikopyası
Ġmza
Satıcıfirmakopyası
ġekil-37. Belge akıĢ Ģeması örneği
Veri akıĢ Ģeması:
Verilerin sistem içindeki akıĢını gösteren bir akıĢ Ģeması türüdür.
Mantıksal düzeyde herhangi bir karmaĢıklıktaki bir sistemde, veri
240 Bkz.: Erkut, a.e., s.67-69.
74
akıĢlarının anlaĢılması düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan
belgelerdir.
Veri akıĢ Ģemasında Ģekil-38‟deki241 „veri akıĢ Ģeması sembolleri‟
kullanılmaktadır. Bu semboller ile hazırlanmıĢ basit bir veri akıĢ Ģema
örneği ise Ģekil-39‟da incelenebilir.
Süreç sembolü
Kimlik
ĠĢlem gördüğü fiziksel yer
ĠĢlevin tanımıDıĢ öğe
Birden fazlakullanılan dıĢ öğe
Veri deposu
Birden fazla kullanılanveri deposu
AkıĢ yönleri
ġekil-38. Veri akıĢ Ģeması sembolleri
Banka
PersonelD1
PersonelçalıĢmasaatlerinihesapla
Toplamödenecekparayıhesapla
1.3
Bankadabulunanparayıhesapla
1.4
Bankadabulunan parayıtoplamödenecek paraile karĢılaĢtır
1.5
Ödeme kaydıyarat ve herpersonel içinödenecekmiktarı tek tekyaz
1.2
1.1
Bankayaödemeverilerini veödeme emriniver
1.6
ġekil-39. Veri akıĢ Ģeması örneği
241 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.126, 131 ; Erkut, a.e., s.70-75.
75
Düzen akıĢ Ģeması:
Bir alanın yerleĢim veya döĢeme planını ve bu plan üstünde iĢ,
veri, belge ve bilgi akıĢlarını gösteren akıĢ Ģeması türüdür. ÇalıĢma
alanlarının konumunun ve iç düzenin, iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢına
etkisinin saptanması; iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢına en uygun iç düzenin
tasarlanması ve izlenmesi amacıyla çizilir. Bu nedenlerle, belge akıĢ
Ģeması, veri akıĢ Ģeması, süreç/iĢ akıĢ Ģeması gibi Ģemaların
hazırlanmasında, incelenmesinde, tasarlanmasında ve de-
ğerlendirilmesinde önemli bir yer tutar. Bir düzen akıĢ Ģeması örneği
Ģekil-40‟da incelenebilir.242
Masa
Masa
SekreterBölüm yöneticisi
Masa
Masa
Masa
Masa
Dosya
Memuru
Memur
Memur
Memur
(iş akıĢ)
Dosyalar
ġekil-40. Düzen akıĢ Ģeması örneği
3.2.3 X ġemaları/Veri Matrisleri
Sistemde, alt sistemde, süreçte veya durumda çeĢitli öğeler
arasında bilgi veya faaliyetlerin dağılımını veya örtüĢmesini göstermek
için kullanılan Ģemalardır (Ģekil-41).243 Diğer bir anlatımla, iĢlevsel ve
örgütlenmeye iliĢkin sorumluluklar ile sistemler arası etkileĢimleri
ve/veya veri akıĢını göstermede; araĢtırmalarda not almada; var olan veya
önerilen sistemlerdeki yöntemleri, iĢlemleri, örgüt yapılarını vb.
242 Bkz.: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.233, 235.
243 Bingham - Davies, a.e., s.154.
76
belirtmede kullanılan; düzensizlikleri, eksiklikleri tekrarları iĢaret eden
Ģemalardır.244
Dosya
Veri
öğesi
Temel ücret
bordrosu
dosyası
Personel
dosyası
ĠĢ maliyet
dosyası
Ad
Tesis numarası
Bölüm
Standart ücret
oranı
Görev sınıfı
Medeni hal
Vergi kodu
Doğum tarihi
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ġekil-41. X Ģeması/veri matrisi
3.2.4 Gantt ġeması/Çubuk ġema
Sistem analizi çalıĢmasının planlanmasında kullanılan, proje kap-
samında yer alan her bir çalıĢmanın, iĢin zamanla iliĢkisini ve çalıĢmalar
için gerekli zaman sürelerini gösteren bir Ģemadır (Ģekil-42). Böylece
projenin tümünü bir bakıĢta çalıĢma süreleri bakımından görmek, izlemek
ve değerlendirmek mümkün olur. Diğer yandan, çalıĢma için harcanan
gerçek sürelerin de aynı Ģema üzerinde gösterilmesi ile çalıĢma verimi
değerlendirilebilir245.
244 Çapar, a.e., s.67.
245 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.34-35. ; Çapar, a.e., s.67. ; Fergan, a.e., s.82.
77
ÇalıĢma planı
hazırlama
Bilgi toplama
Var olan durumu
çözümleme
Yeni durumu
tasarlama
Uygulama
Değerlendirme
1110987654321 (Ay)
ġekil-42. Gantt Ģeması/çubuk Ģema örneği
3.2.5 Öncelik ġemaları
Proje planlamasında ve kontrolünde kullanılan yöntemlere yar-
dımcı olan ve faaliyetlerin veya olayların sırasını gösteren Ģemalardır.
Bunlar, önceliklerin en iyi biçimde belirlenmesine yarayan PDGT
(Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği-PERT Program
Evaluation and Review Technique) ve KYM (Kritik Yol Metodu-CPM
Critical Path Method) yöntemlerine yardımcı olan ve önceliklerin
gösterilmesinde kullanılan Ģemalardır.246 Bu Ģemaları ve teknikleri daha
ayrıntılı inceleyecek olursak:
PDGT/PERT tekniği ve Ģeması: Projenin amaçlarını gerçekleĢti-
rebilmek için gerekli faaliyet ve olaylardan oluĢan; bu faaliyet ve olaylar
arasındaki iliĢkileri, sırayı ve öncelikleri sistematik olarak bir Ģema
üzerinde gösteren; böylece projenin planlanmasını ve kontrolünü
sağlayan tekniktir. Kendisine gelen hiçbir iĢlem oku olmayan olaya,
faaliyete serim baĢı, kendisinden sonra baĢka olaylara, faaliyetlere giden
iĢlem oku olmayan olaya, faaliyete ise serim sonu adı verilir (Ģekil-
43).247
246 Çapar, a.e., s.67.
247 Yozgat, a.e., s.91, 94-95.
78
1
2
3
6
5
4
8
7
ġekil-43. PDGT/PERT Ģeması örneği
KYM/CPM tekniği ve Ģeması: Bir projede baĢlangıç olayını bitiĢ
olayına bağlayan yollar içinde en uzun süreye sahip olan yola kritik yol
adı verilir.Bu yollar birden fazla da olabilir. Kritik yol tekniği, mâliyeti
denetlemenin zamanı denetlemekten daha önemli olduğu durumlarda,
iĢlerin planlanması ve denetlenmesinde kullanılır. Bu teknikle proje
süresinin, en az mâliyetle ne Ģekilde azaltılabileceği belirlenmekte ve bu
durum bir Ģema üzerinde gösterilmektedir (Ģekil-44).248
Olay Beklenen en Son tarih Boşluk erken tarih (Te) (Ts)(B)1 0.0 0.0 0.02 5.0 5.0 0.03 5.0 8.0 3.04 15.0 15.0 0.05 21.0 27.0 6.06 26.0 26.0 0.07 31.0 31.0 0.0
1
2
3
6
5
7
4.05.0
Proje Ģemasındakiyollar
4
5.0 5.06.0
6.07.0
11.010.0
1-2-6-7 : 16.01-2-4-6-7 : 31.0 Kritik
Yol1-2-4-5-7 : 25.01-3-4-5-7 : 22.01-3-4-6-7 : 28.0
ĠĢlem
Normal
Süre Maliyet
SıkıĢtırılmıĢ
Süre Maliyet
1-21-32-42-63-44-54-65-76-7
5.0 5.010.0 6.0 7.0 6.011.0 4.0 5.0
4.000.0003.000.00
04.000.0003.000.00
04.000.00
03.000.0006.000.00
02.000.0002.000.00
0
3.01.05.02.02.04.05.01.01.0
6.000.000 5.000.000 7.000.000 4.200.000 6.000.000 6.000.00011.400.000 5.000.000 4.800.000
Ts=0.0Te=0.0B =0.0
Ts=5.0Te=5.0B =0.0
Ts=56.0Te=26.0B = 0.0
Ts=31.0Te=31.0B = 0.0
Ts=27.0Te=31.0B = 0.0
Ts=8.0Te=5.0B =3.0
Ts=15.0Te=15.0B = 0.0
ġekil-44. KYM/CPM Ģeması örneği
248 A.e., s.100-101, 106, 109.
79
3.2.6 Operatör-Makine ġeması
Makinelerden yararlanma analizlerinde kullanılan bir Ģema türü-
dür. Bu Ģemayla operatör ve makinenin zaman uyumunu en yüksek dü-
zeye çıkarmak, böylece beklemeleri ve boĢ zamanları en aza indirebilmek
amaçlanır. ġemada, birbirine paralel iki dikey zaman çizgisi bulunur. Bu
çizgilerden biri operatörün, diğeri makinenin zamanını gösterir.
Kullanılan zamanlar bu dikey çizgiler üzerinde belirtilir (Ģekil-45).249
Zaman(saniye)Operatör: Makine:
Satın alınan
materyalin adını
ve kodunu yazar.
Verilen ad ve koddaki
bilgilere ulaĢır.
Dolar olarak
miktar ve tutarı yazar.
Doları Türk Lirasına
çevirir.
Özel iskonto
oranını ve ödeme
koĢullarını yazar.
Hesaplar, belleğe
kaydeder.
ġekil-45. Operatör-makine Ģeması örneği
3.2.7 ĠĢlev Analiz ġeması/ĠĢ Dağıtım ġeması
ĠĢlevlerin organizasyon yapısına göre olan durumlarını saptama
amacı ile kullanılan Ģemadır. Bu teknik ve Ģeması, bir organizasyon
bölümünde iĢlevlerin gerçekleĢtirilmesinde kullanılan zamanın tamamı
ile bölüm çalıĢanlarının tek baĢlarına harcadıkları zamanı saptamaya,
göstermeye yardımcı olur (Ģekil-46).250
249 Fergan, a.e., s.82-83.
250 Fergan, a.e., s.82-85. ; ayr.bkz: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.243, 245.
80
ġekil-46. ĠĢlev analiz Ģeması/iĢ dağıtım Ģeması örneği
3.2.8 Karar Ağacı
Zaman içinde yayılmıĢ, aralarında zaman aralıkları bulunan, de-
ğiĢik iç ve dıĢ faktörlerden değiĢik oranlarda etkilenen/etkilenebilecek se-
çeneklerin, Ģematik, anlaĢılabilir ve sonuçları görülebilecek bir Ģekilde
düzenlenmesine olanak veren bir tekniktir (Ģekil-47).251 Diğer bir deyiĢle,
karar sorununda, bir karara varmada izlenecek yolların baĢlangıç
noktasının, izlenebilecek ara yolların ya da seçeneklerin ve varılabilecek
sonuçların Ģematik olarak gösterilmesidir.252 Bu teknik, sistematik karar
verme ve sorun çözmede, seçeneklerin birbirleriyle karĢılaĢtırılmalarında
ve en uygun seçeneğin seçilmesinde çok önemli yararlar sağlar.253
251 Yozgat, a.e., s.46, 50.
252 Çapar, a.e., s.66.
253 Michael H. Mescon - Michael Albert - Franklin Khedouri, Management. 3rd ed. New
York: Harper Row Pub., 1988, s.240.
81
Mevcut A mamulü
tesisini büyüt
B mamulüne
yatırım yap
Pazara rakip
girdi
Pazarda
tek satıcıyız
SatıĢımız yavaşlayabilir.
Fakat rakiplere karĢı
kuvvetliyiz
Üretimle beraber
satıĢ ve kârımız da artar
B mamulü
tutuldu
B mamulü
tutulmadı
Toplam A ve B
satıĢlarımız artar
Toplam
satıĢımız sabit
kalır, kârımız azalır
Kararlar
Durumlar
ġekil-47. Karar ağacı örneği
3.3 Karar Tablosu
ĠĢletme sisteminde, çeĢitli koĢullar söz konusu olduğunda,
gerçekleĢtirilecek faaliyetleri tablo halinde gösterme tekniğidir. Bu tablo,
koĢullara göre gerçekleĢtirilecek faaliyetlerin, hem manuel çalıĢmada,
hem de bilgisayar programlarında kullanılmak üzere kaydedilmesini
sağlar. Bu teknik, sistemin mantığını adım adım akıĢ Ģemalarında
göstermek yerine, tablo biçiminde gösterir. Özellikle karmaĢık mantık
iĢlemlerinin gösterilmesinde, akıĢ Ģemalarına tercih edilir. Bu yönleriyle
akıĢ Ģemalarını tamamlayan bir yöntem olarak da kullanılabilmektedir.254
Bir karar tablosunu oluĢturan bölümler ve öğeler Ģekil-48‟de255,
hazırlanmıĢ bir karar tablosu örneği ise Ģekil-49‟da incelenebilir.256
254 Bkz.: Jennifer E. Rowley, The basics of information technology. London: Clive
Bingley, 1988, s.126-127. ; Erkut, a.e., s.77. ; Esen, a.e., s.90. ; Çapar, a.e., s.66. ;
FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.248-249.
255 Bingham - Davies, a.e., s.160. ; ayr.bkz.: Underwood, a.e., s.106.
256 Esen, a.e., s.95.
82
Kurallar
Genel koşullar
Genel faaliyetler
1 2 3 4
KoĢullarındurumu
Faaliyetlerindurumu
ġekil-48. Karar tablosunun genel yapısı
Kural no.'ları1 2 3 4 5 6 7 8
Kredisi iyi mi ?
Sipariş edilen miktariskonto yapılan miktar
Sipariş edilen miktarelde mevcut miktar
Ġskontalı faturagönder.
Normal fiyattanfatura gönder.
Sipariş edilen malıntamamını gönder.
Eldekini gönder.Gerisini üretmeküzere emir ver.
Sipariş Süreci
E
E
H
E
H
E
E
H
H
E
E
E
H
E
H
H
H
E
H
E
E
H
H
H
E : Evet H : Hayır
ġekil-49. Karar tablosu örneği
3.4 Zaman Ġncelemesi Yöntemi
ĠĢlemleri en küçük parçalarına ayırarak, tek tek her parçanın ger-
çekleĢtirilmesinde ne kadar zaman harcandığını saptamayı ve göstermeyi
amaçlayan yöntemdir. Elde edilen bilgiler ile çalıĢmaların performans
standartlarının oluĢturulması, personelin değerlendirilmesi, mâliyetlerin
belirlenmesi, uzun ve kısa vadeli planların yapılması vb. mümkün olur.
83
Bu tür çalıĢmaların yapılması sırasında zaman ile ilgili örnekleme
yöntemini kullanarak kronometre tutma; iĢlemlerle ilgili gözlem yapma
ve kayıt tutma; önceden belirlenen standartlarla karĢılaĢtırma; geçmiĢ
uygulamaların kayıtlarını gözden geçirme gibi teknikler de
kullanılabilmektedir.257 Zaman inceleme yönteminde kullanılmak üzere
hazırlanmıĢ bir form örneği Ģekil-50‟de258 incelenebilir.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Bölüm:
Görevli:
>>ĠĢ:
Tarih
Görev
Gözlemci
ĠĢlemler Saptanan zamanlarSeçilenzaman
ġekil-50. Zaman inceleme gözlem formu örneği
3.5 Hareket Analizi ve Ekonomisi
Bir iĢlemin gerçekleĢtirilmesi sırasında yapılan tüm hareketleri
gerekliliklerini göz önünde tutarak, en küçük öğelerine ayırarak tek tek
inceleme tekniğidir. Hareketleri en aza indirmeye ve çalıĢma alanı
düzenini buna göre yapmaya yöneliktir. ÇalıĢmada hareket ekonomisi
ilkeleri, görsel materyalleri kullanan mikrohareket analizi yöntemleri ve
süreç/iĢlem analiz Ģemaları kullanılabilmektedir.259
257 Çapar, a.e., s.68. ; Fergan, a.e., s.245-249.
258 Fergan, a.e., s.247.
259 Çapar, a.e., s.68.
84
3.6 Kayıt Kontrol ve Analizi
ĠĢletme sisteminde bilgi ve onu taĢıyan kayıtlar çok önemli bir
yere sahiptir. Ele alınan sistemde, bilgi çeĢitli yerlerde ortaya çıkmakta,
kaydedilmekte, dolaĢmakta, kullanılmakta, saklanmakta, hatta imha
edilebilmektedir. Kayıtları bu açılardan inceleme tekniklerine „kayıt
kontrol ve analizi‟ adı verilmektedir. Bu analiz türünde, „veri akıĢ
Ģeması‟, „belge akıĢ Ģeması‟, „form analiz ve tasarlanması‟, „form
dolaĢım analizi‟, „form üretimi ile kayıt kontrolu‟, kayıt saklama‟, „kayıt
koruma‟ ve „kayıt imha etme‟ teknikleri kullanılır.260
3.7 Ergonomi
Sistem içinde, insan ve iĢ iliĢkilerini incelemektedir. Ġnsanı; elle,
mekanik ve otomatik olarak çalıĢan makine sistemlerini; çalıĢma alanı
donanım ve eĢyasını; çalıĢma alanı ısısı, ıĢığı, sesi, nemi vb.ni ve
etkilerini inceleyerek, bunların çalıĢanlara ve yapılan iĢe uygunluğunu
araĢtırır. Elde edilen bilgiler yardımıyla, çalıĢma Ģartlarını iyileĢtirmek,
çalıĢanların sağlıklı ve rahat bir ortamda üretim yapmalarını sağlamak ve
böylece çalıĢanların, iĢiyle en üst düzeyde uyum sağlamasını
gerçekleĢtirerek iĢ tatminlerini ve verimlerini arttırmak amaçlanır.261
3.8 Standardizasyon ve Nicelik, Nitelik Denetimi
Bir iĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin, elde edilen ürün
ve hizmetlerin „verimli‟ olup olmadığının denetlenmesi gerekmektedir.
Verimlilik ise, standardizasyon ve nicelik, nitelik denetimi yöntemleri ile
kontrol edilebilmektedir. Diğer bir deyiĢle, üretilen ürünün nicelik ve
nitelik bakımından yeterliliği anlamına gelen verimliliğin denetlenmesi
için, bir iĢlem veya üründe aynılığı/tekbiçimliliği sağlayan ölçütlerin, de-
ğerlerin, niteliklerin belirlenmesine (standardizasyona) gerek vardır. Bu
ölçütlerin, değerlerin ve niteliklerin, yani standartların belirlenmesinde
ise, daha önce saptanan iĢ, iĢlem ve ürün kayıtları, zaman analizi verileri
vb. kullanılır.262
260 A.e., s.68. ; ayr.bkz.: Fergan, a.e., s.202-237.
261 Bkz.: Tülin Sağlamtunç, “Kütüphane, enformasyon ve arĢiv alanında yeni teknolojiler
insan faktörü ve ergonomi”, Kütüphane-enformasyon-arĢiv alanında yeni
teknolojiler ve TÜRKMARC sempozyumu bildiri metinleri: 1-4 Ekim 1991,
Beyazıt Devlet Kütüphanesi. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Türk
Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1991, s.41-47.; Çapar, a.e., s.68-69. ; ayr.bkz.:
Colin Storey - Gavin Rea, Ergonomics in libraries: proceedings of a seminar held at
Southampton University on November 15th. 1985. Bristol: Library Association
University College and Research Section Southwestern Group, 1987, s.3.
262 Çapar, a.e., s.69.
85
3.9 Mâliyet Analizleri
Bir iĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin, elde edilen ürün
ve hizmetlerin, hem üretim tasarımında, hem üretim aĢamasında, hem de
daha sonraki aĢamalarda mâliyetini bulmak üzere gerçekleĢtirilirler. Bir
iĢ veya iĢlemin vb.nin birim mâliyetini bulmak için iĢçilik masrafları,
hammadde masrafları ve genel masraflar (endirekt iĢçilik masrafları,
araç-gereç ve donanım masrafları, bakım ve eskime masrafları, ısıtma,
aydınlatma, su, enerji, haberleĢme, ulaĢım, temizlik vs. masrafları)
bilinmelidir. Bunlarla beraber, iĢ ve iĢlemlerin yapılıĢ süreleri ve sıklığına
iliĢkin bilgiler de, birim mâliyet fiyatlarının hesaplanması için
gereklidir.263
Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan mâliyet analizleri aĢa-
ğıda sıralanmaktadır:
Mâliyet-verimlilik analizi: Birim mâliyet hesaplarına dayanarak
gerçekleĢtirilen „mâliyet-verimlilik analizi‟, “belli bir amacı gerçek-
leĢtirmenin en ucuz yollarını ya da belli bir harcamadan sağlanabilecek
en yüksek değeri saptamaya çalıĢan bir yöntemdir”.264 BaĢka bir deyiĢle,
belli bir amacın mâliyetler açısından ne derece verimli bir biçimde
gerçekleĢtirildiğinin saptanmasıdır.265
Mâliyet-yarar analizi: Birim mâliyet hesaplarına dayanarak ger-
çekleĢtirilen bir baĢka mâliyet analiz türü olan „mâliyet-yarar analizi‟ ise,
“belli bir hizmeti ya da iĢi yürütmenin mâliyeti ile bu hizmet ya da iĢten
sağlanan tüm yararların (dolaylı ya da dolaysız mâli ve toplumsal)
mümkün olduğunca niceliksel terimlerle ifade edilen değerlerinin
karĢılaĢtırılmasıdır”.266
Her iki analiz türünün de (mâliyet-verimlilik analizi ve mâliyet-
yarar analizi) gerçekleĢtirilebilmesi için birim mâliyet hesaplamalarının
yapılması gereklidir.267
263 Bkz.: Aysel Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ. Ġstanbul:
Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi, 1990, s.54-57, 108, 121, 131, 136, 150-155. ;
Çapar, a.e., s.69. ; YaĢar A. Tonta, “Maliyet analizi: Hacettepe Üniversitesi Tıp
Merkezi Kütüphanesinde 1981/1982 mali yılında ödünç verilen bir yayının ödünç
verme maliyeti”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 34, 1(1985), s.15
264 Yontar, Kütüphane için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60.
265 A.e.a.y.
266 A.e.a.y.
267 A.e., s.61.
86
3.10 KarĢılaĢtırma Yöntemi
KarĢılaĢtırmaya konu olan aynı türden nesnelere ait benzerliklerin
ve farklılıkların ortaya çıkarılması ve bunların nedenlerinin araĢtırılıp,
açıklanması yöntemidir.268
Bu yöntemin aĢağıdaki dört aĢamada ele alınabileceği
belirtilebilir:269
Betimleme: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemin ya da sistemin bir
parçasının tanıtıldığı, özelliklerinin ortaya konulduğu aĢamadır.
Yorumlama: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemi ya da sistemin bir
parçasını doğrudan etkileyeceği düĢünülen, sosyal, ekonomik, tarihsel,
politik vb. tüm unsurların incelendiği ve yorumlandığı aĢamadır.
EĢleme: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemlerin ya da sistemlerin
parçalarının benzer ve farklı yönlerinin belirtildiği ve bunlara dayanarak
bir var sayımın oluĢturulduğu aĢamadır.
KarĢılaĢtırma: EĢleme aĢamasında ortaya konulan benzerlik ve
farklılıkların nedenlerinin araĢtırıldığı ve açıklandığı aĢamadır.
3.11 Örnekleme Yöntemi
Büyük bir bütün ya da sistem hakkında bir genellemeye varmak
için bütünden alınan, bütünü temsil edebilecek örneklerin incelenmesi
yöntemidir. Özellikle geniĢ grupların analizinde yararlanılmaktadır.270
Böylece, büyük bir bütün yerine ondan seçilecek bir parçanın
incelenmesiyle, zamandan, emekten ve paradan tasarruf sağlanmıĢ
olur.271
Bu yöntemde, birbirine benzeyen ve aynı sınıfa sokulan çok sa-
yıda varlık bir bütün olarak görülmektedir. Bütünü tanımak ve tanımla-
mak amacı ile bu bütün içinden sınırlı sayıda bütünü temsil edebilecek
örnekler alınmakta; örnek üzerinde gerekli inceleme ve ölçmeler
yapılarak, önce örnek tanınmakta ve tanımlanmaktadır. Örnekten elde
edilen bilgi, olasılık ilkelerine göre bütün için genelleĢtirilmektedir.
268 Hülya Dilek, Kütüphane biliminin kapsamı ve Türkiye'de durum. Ġstanbul: Türk
Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1992, s.51.; ayr.bkz.: Ġrfan Çakın,
“KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.3.
269 Dilek, a.e.a.y.; ayr.bkz.: Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve
özellikleri”..., s.7-13.
270 Bkz.: Çapar, a.e., s.69.
271 Cavit Orhan Tütengil, Sosyal bilimlerde araĢtırma ve metod. 5.bs. Ankara: Ankara
Yayın Üretim Kooperatifi, 1981, s.89.
87
Böylece, birbirine benzeyen ve aynı sınıfa sokulan çok sayıdaki varlık,
birlikte ve ortak özellikleri ile tanımlanmaktadır. Ancak, bu yöntemin
kullanıldığı durumlarda örnekleme hatası söz konusudur. Bu nedenle, bu
yöntemin kullanıldığı durumlarda elde edilen sonuçlar „gerçek olmayıp‟,
„gerçeğe yakın‟ ve „olası‟ sonuçlardır.272
Örnekleme, araĢtırmanın özelliğine, bütünün durumuna ve eldeki
olanaklara göre değiĢik Ģekillerde yapılabilir. Yaygın olarak kullanılan
örnekleme yöntemleri aĢağıda sıralanmaktadır:273
Bilinçli örnekleme:
Belli bir yargıya dayanarak örneğin seçilmesidir. Bilinçli
örnekleme yöntemlerinde küçük bir örnekle yetinilebilinmektedir. Buna
karĢılık, istatistik analiz ve denetim yöntemleri uygulanamamaktadır.
Bilinçli örnekleme kendi içinde „monografi‟, „kota‟ ve „yoğunluk‟
yöntemlerine ayrılmaktadır.
Monografi: Bütünden bilinçli olarak seçilen ilginç bir veya birkaç
birimin ayrıntılı olarak incelenmesidir. Bu yöntemde seçimin ortalama ve
aĢırı uçlardaki birimler arasında yapılması önerilmektedir.
Kota yöntemi: Bütünün belirli özelliklere göre gruplanması ve her
gruptan hissesi oranında örnek alınmasıdır.
Yoğunluk yöntemi: Kota yöntemine benzer. Ancak, çok sayıda
birimin bulunduğu birkaç gruptan örnek alınması söz konusudur.
Rastgele örnekleme:
Bütünün tüm birimlerine, örneğe katılma Ģansının tanınmasıdır.
Ancak, genellikle bütünün tüm birimleri kavranamamaktadır. Rastgele
örnekleme yöntemleri ile elde edilen bilgiler üzerinde, istatistik analiz ve
denetim yöntemleri uygulanabilmektedir. Rastgele örnekleme yöntemi,
kendi içinde „basit rastgele‟, „dizgeli‟, „katmanlı‟, „kümeli‟, „çok basa-
maklı‟, „ardıĢık örnekleme‟ biçimlerine ayrılmaktadır.
Basit rastgele örnekleme: Kura çekimi ya da rastgele davranıĢ-
larla (örneğin, kapalı gözle ad çekme vb.) örneğin saptanması yöntemidir.
Dizgeli örnekleme: Rastgele bir birimden baĢlayarak her „n‟inci
birimi örnek olarak alma yöntemidir.
272 Kalıpsız, a.e., s.150.
273 A.e., s.153-154.
88
Katmanlı rastgele örnekleme: Bütünün önce tekdüze katmanlara
ayrılması, sonra her bir katmandan hissesi oranında rastgele örnekleme
yapılması yöntemidir.
Küme örneklemesi: Bütünün önce kümelere ayrılması, kümeler
arasında ve sonra da kümeler içinde iki basamaklı örnekleme yapıl-
masıdır.
Çok basamaklı örnekleme: Küme örneklemesi yöntemine benzer.
Ancak, ikiden çok sayıda basamak oluĢturulması söz konusudur.
ArdıĢık örnekleme: Bütünün zaman boyutundaki değiĢimini ince-
lemek için belirli ya da rastgele aralıklarla örnekleme yapılması
yöntemidir.
3.12 Yöneylem AraĢtırması Yöntemi
Nicelikli karar ortamlarında, matematiksel düĢünce yollarının ve
yöntemlerinin uygulanması ile sorunların bilimsel bir biçimde çö-
zülmesini sağlayan yöntemdir. Daha çok niceliksel karar verme iĢ-
lemlerinde kullanılmaktadır. Bu yöntemde matematiksel teknikler ile çok
sayıdaki ilgili değiĢkenleri içine alan durumlarla uğraĢmak mümkün
olabilmektedir.274
3.13 Raporlama Teknikleri
Raporlar, sistem analizi çalıĢması ile ilgili bilgi vermek, yönlen-
dirmek ve yönlendirilmek için, genellikle iĢletme sisteminin üst yöne-
timine ya da sorumlu bulunulan kiĢi veya kiĢilere verilmek üzere
hazırlanan çalıĢmalardır. Rapor hazırlama ve sunma ile ilgili tüm
etkinliklere ise „raporlama‟ denmektedir.
Raporlama, yazılı veya sözlü, resmi veya gayri resmi, sık veya
seyrek olarak yapılabilir. Yöntem seçimi, genellikle sistem analiz çalıĢ-
ması liderinin iĢidir.275 Ancak, iĢletme sistemi yönetimi tarafından da
belirlenebilmektedir. Yöntemi kim belirlerse belirlesin, raporlama
yöntemi analiz çalıĢmasının büyüklüğüne ve tipine uygun olmalıdır.
Buradan çıkartılacak sonuç, Ģüphesiz birçok raporlama tekniğinin
olduğu/olabileceğidir.276 Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan
genel bir raporlama yöntemi üzerine aĢağıdaki bilgiler verilebilir:
274 Bkz.: Fergan, a.e., s.304-305.
275 Don Yeates, Systems project management, London: English Language Book
Society/Pitman, 1987, s.113.
276 A.e., s.113-114.
89
Sistem çalıĢmasının baĢında, her bir rapor için raporlama yönte-
mini/yöntemlerini belirlemek ve standart formatlar tanımlamak, iyi bir
raporlama için çok önemlidir. Raporlamanın en tatminkâr yolu, düzenli
ve yazılı raporlar üretmektir. Bunlar büyük hacimli olmamalıdır. Kısa,
özlü ve daha önce belirtilmiĢ plana bağlı olarak yapılan çalıĢmalar
üzerine yoğunlaĢmalıdır.277
Raporlamada aĢağıdaki taslak plan genellikle tatmin edici görü-
lebilir:278
Kapak sayfası
Ġçindekiler sayfası
GiriĢ
- Raporun amacı
- Raporun kapsamı
Yönetim özeti
Ana metin
Sonuç ve öneriler
Terimler sözlüğü
Ekler (örneğin, çalıĢmayla ilgili belgeler, tablolar, Ģema/modeller)
Dizin
Bu bölümde, önce sistem analizinin önemi, yararları ve ilkeleri
ele alınmıĢ; daha sonra da sistem analizinde yararlanılan çeĢitli teknikler
tanıtılmaya çalıĢılmıĢtır.
Sistem analizi, genelde, sistem olarak kabul edilebilecek her
bütünlüğün etkin hale getirilmesinde, özellikle de iĢletme yönetiminde
karĢılaĢılacak problemlerin çözümünde yararlanılabilecek bir teknik ya
da yöntemdir. Bir bilgi iĢletmesi olan kütüphane ve bilgi merkezinin
yönetiminde, örgütleme, denetleme ve değerlendirme gibi yönetsel
iĢlevlerden, iĢ ve iĢ verimliliğini ölçme gibi çeĢitli yönetsel faaliyetlere
kadar değiĢen alanlara iliĢkin problem çözme ve karar verme
durumlarında, sistem analizinden yararlanılabilir. Bu analizin bir baĢka
yararı da, analizi yapılacak sistemin tüm ayrıntılarının bir bütün olarak
gözden geçirilmesine olanak vermesidir.
277 A.e., s.114.
278 Ayr.bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.107-112.
90
Sistem analizinin üç temel ilkesi, bütünsellik, disiplinlerarası
olma ve bilimsellik ilkeleridir. Bütünsellik, bir sistemi, o sistemin tüm alt
sistemleri, süreçleri ve çevresiyle bir bütün olarak ele almak anlamına
gelir. Disiplinlerarası olma özelliği ise, sistem analizinin yapılmasında,
değiĢik disiplinlere ait bilgilerin gerektiğinde bir arada kullanılması
ilkesidir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak bir
sistem analizinde, özel olarak sistem analizinde uzmanlaĢmıĢ personelin
yanında, kütüphane ve bilgi bilimi alanında uzmanlaĢmıĢ personelin de
bilgi ve deneyimlerinden yararlanmak söz konusudur. Nihayet,
bilimsellik ilkesi, sistem analizinin uygulanmasında, bilimsel ilke,
yöntem ve tekniklerden yararlanmayı gerektirir.
Sistem analizinde uygulanan çeĢitli tekniklere gelince, bunlar,
bilgi toplama teknikleriyle diğer teknik ve yöntemleri kapsamaktadır.
Bilgi toplama teknikleri arasında, gözlem, anket, görüĢme, konuyla ilgili
belgelerden yararlanma gibi teknikler vardır. Diğer teknik ya da
yöntemler ise çeĢitli Ģemalama/modelleme tekniklerinden, mâliyet
analizleri ve raporlama tekniklerine kadar değiĢkenlik göstermektedir. Bu
bölümde, sistem analizi uygulamaları için her teknik ve yöntemin
yararları ve sınırlı yönleri üzerinde de durulmuĢtur. Aynı zamanda, her
iĢletmenin, kendisine özgü özelliklerini ve analiz edilecek durumun
karmaĢıklık derecesini göz önünde tutarak, çeĢitli yöntem/ tekniklerden
en uygun olanını belirlemesinin ve gerektiğinde birden fazla
teknik/yöntemi bir arada kullanmasının yerinde olacağı da vurgulanmaya
çalıĢılmıĢtır.
91
3.BÖLÜM
KÜTÜPHANE VE BĠLGĠ MERKEZĠ SĠSTEMĠNDE
SĠSTEM ANALĠZĠNĠN UYGULANMASI
1 Kütüphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin Uygulama
AĢamalarına Genel Bir YaklaĢım
Bu bölümde, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi
merkezlerinde amaçların daha etkin olarak gerçekleĢtirilmesi için,
kütüphane ve bilgi merkezlerinin çeĢitli faaliyet alanlarında sistem analizi
çalıĢmalarının olası genel uygulama aĢamaları kuramsal olarak ayrıntılı
bir biçimde ele alınacak; bu aĢamaların anlamı ve önemiyle her aĢamada
göz önünde bulundurulması gerekli noktaları anlatılacaktır.
Elbette, her kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde ve bu
iĢletmelerdeki değiĢik uygulanma amaçlarına bağlı olarak sistem analiz
çalıĢmasının farklı uygulama aĢamaları söz konusu olabilir. Diğer bir
deyiĢle farklı metodolojiler kullanılabilir.
Bu aĢamada sistem metodolojisi konusunu ele almakta yarar
bulunmaktadır. Sistem metodolojisi, bir sistemin analizi, tasarımı ve
uygulanmasına yöntemli bir yaklaĢımdır. Metodoloji, bir disipline göre
kullanılan önermeler, yöntemler ve kurallar bütünüdür.279 Bu yönüyle de
rastgele olmayan, kesin ve düzenli bir araĢtırma-soruĢturma yapma
yoludur.280 Daha geniĢ bir tanımla ise, sistem çalıĢmasıyla ilgili olarak
saptanan aĢama ve alt aĢamaları, her aĢama ve alt aĢamada kullanmak
üzere önerilen teknikleri, planlama, yönetim, kontrol ve projeyle onun
çeĢitli aĢamalarının ve alt aĢamalarının geliĢtirilmesinin değerlendirilmesi
hakkında önerileri içeren yöntemdir. Diğer bir deyiĢle, sistem analiz
çalıĢması ile ilgili aĢamaları, alt aĢamaları, iĢleri/görevleri, modellemeyi,
belgelemeyi, yönetimi, kontrolü, değerlendirmeyi, planlamayı, teknikleri,
araçları kullanma ve/veya yapmanın önerilen/tavsiye edilen yollarıdır.281
1960 yılı sonlarında geliĢmeye baĢlayan sistem metodolojilerinin,
geliĢen teknoloji ile birlikte sayısı ve çeĢitleri günümüze kadar oldukça
279 Rowley, The basics of systems analysis..., s.18.
280 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.38.
281 R.N. Maddison [ve bĢk.], Information system methodologies. [y.y]: Wiley Heyden,
1985, s.4-5.
92
artmıĢtır. Bu metodolojilerin bir kısmı, belli teknikler üzerinde durarak
bilimsel bir yaklaĢımı savunurken, bir kısmı teknolojiyi, bir kısmı da
sistemi kullanan kiĢileri ön planda tutmaktadır. Yine bazıları analiz
üzerinde, bazıları ise tasarım ve uygulama üzerinde ayrıntılı
durmaktadır.282 Temelde yaygın olan sistem metodolojilerini iki gruba
ayırmak mümkündür: (1) Katı Sistem Metodolojileri (Hard Systems
Methodologies-HSM); (2) YumuĢak Sistem Metodolojisi (Soft Systems
Methodology-SSM).283
Katı sistem metodolojileri: BaĢlangıç noktası olarak sorunun veya
amacın formüle edilmesinin kabul edildiği; yeni amaçları bilinen ve
baĢlangıç noktası olarak iyice tanımlanabilen sorunlar için kullanılan
sistem metodolojileridir. Diğer bir söyleyiĢle bunlar, bilinen bir sorunun
araĢtırılmasında ve/veya bilinen bir hedefin baĢarılması amacıyla etkin
yolun araĢtırılmasında kullanılan metodolojilerdir.284 Yaygın kullanımı
olanlar, ACM/PCM (Active and Passive Component Modelling -Aktif ve
Pasif Parça Modelleme), DDSS (Development of Data Sharing Systems -
Veri PaylaĢım Sistemi GeliĢtirme), ISAC (Information Systems Work
and Analysis of Changes -Bilgi Sistemi ÇalıĢması ve DeğiĢiklikler
Analizi), JSD (Jackson System Development -Jackson Sistem
GeliĢtirme), LBMS-SDM (Learmonth & Burchett Management Systems-
System Development Methodology -Learmonth ve Burchett Yönetimi
Sistemleri-Sistem GeliĢtirme Metodolojisi), NIAM (Nijssens Information
Analysis and System Design -Nijssens Bilgi Analizi ve Sistem Tasarımı),
SASD (Structured Analysis and System Design -YapılandırılmıĢ Analiz
ve Sistem Tasarımı), STRADIS-SDM (Structured Analysis Design and
Implementation of Information Systems-System Development
Methodology -Bilgi Sistemlerinin YapılandırılmıĢ Analiz Tasarımı-
Sistem GeliĢtirme Metodolojisi), SYSDOC‟dur.285 Bu metodolojilerin
içerdikleri aĢamalar, bu tür metodolojiler (katı sistemler metodolojileri)
hakkında bize bir fikir verebilir:
282 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler
metodolojisi”..., s.90. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”...,
s.38-39.
283 Bkz.: Parkin, a.e., s.4. ; Kurbanoğlu, “sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”...,
s.38. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler
metodolojisi”..., s.90. ;
284 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler
metodolojisi”..., s.90.
285 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.4. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.19-21.
93
- ACM/PCM:286 Gereksinim formülü ile baĢlar ve 6 aĢamayı içerir.
1. Analiz aĢaması,
2. Tasarım ve tanımlama aĢaması,
3. Uygulama tasarımı aĢaması,
4. Uygulama aĢaması,
5. Operasyon, izleme ve bakım aĢaması,
6. Değerlendirme aĢaması.
- DDSS:287 Strateji çalıĢması için anlaĢmayla (sorun, ihtiyaç ve
önceliklerle ilgili olarak) baĢlar ve 6 aĢamayı içerir.
1. Strateji aĢaması,
2. Analiz aĢaması,
3. Tasarım aĢaması,
4. Yapı aĢaması,
5. DeğiĢim aĢaması,
6. Üretim aĢaması.
- ISAC: Sistem gereksinim nedenlerinin belirlenmesi ile baĢlar288 ve 3
ana aĢamayı içerir.289
1. DeğiĢiklik analizi aĢaması,
2. Sistem analizi ve tasarımı aĢaması,
3. Sistem gerçekleĢtirimi aĢaması.
- JSD:290 Sistem gereksinimlerinin bilinmesiyle baĢlar ve 3 temel
aĢamayı içerir.
1. Modelleme aĢaması,
2. ĠĢleme/çalıĢma aĢaması,
3. Yürütme aĢaması.
286 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.35, 38.
287 A.e., s.35, 39.
288 A.e., s.35, 39.
289 Ziya AktaĢ, “ISAC (Information Systems Work Analysis of Changes)”, Bilgisayar, 14,
121(1991), s.72.
290 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.35, 39.
94
- LBMS-SDM:291 Bir dürtücü etken olan „ilk çalıĢma raporu‟ ile baĢlar
ve 6 aĢamayı içerir.
1. Sistemin analizi aĢaması,
2. Amaçlanan sistemin tasarımının taslağı aĢaması,
3. Gereken düzeyin mevcut kaynak, zaman ve bütçeye bağlı
olarak kullanıcı ve yönetimce seçimi aĢaması,
4. Ayrıntılı veri tasarımı aĢaması,
5. Ayrıntılı iĢlem tasarımı aĢaması,
6. Fiziksel tasarım aĢaması.
- NIAM:292 Kavramsal modelin kurulmasıyla baĢlar ve 2 aĢamayı içerir.
1. Ġstenen sistemin görevlerini saptamayı desteklemek,
2. Görevleri çözümlemek ve değiĢim iĢlemini belirginleĢtirmek.
Bunun için bilgi akıĢ Ģemaları oluĢturma; bilgi akıĢlarının analizi;
bunların kavramsal olarak ifadesi; sınırlandırılmıĢ ve gerekli görev
performanslarını kesinleĢtirmek.
- SASD:293 Kullanıcı gereksinimlerinin tanımlanması ve fizibilite
çalıĢmalarının tamamlanması ile baĢlar ve 2 aĢamayı içerir.
1. Analiz aĢaması,
2. Tasarım aĢaması.
- STARDIS-SDM:294 Stratejinin belirlenmesi ile baĢlar ve 5 aĢamayı
içerir.
1. Analiz aĢaması-strateji ve fizibiliteyi içeren-,
2. Tasarım aĢaması,
3. GeliĢtirme aĢaması,
4. Kurma/yerleĢtirme aĢaması,
5. Bakım aĢaması.
- SYSDOC:295 Sistem sorunlarının tanımlanması ile baĢlar ve 3 aĢamayı
içerir.
291 A.e.a.y.
292 A.e., s.35, 39.
293 A.e., s.35, 40.
294 A.e., s.36, 40.
295 A.e.a.y.
95
1. Analiz aĢaması,
2. Tasarım aĢaması,
3. Uygulama aĢaması.
YumuĢak sistem metodolojisi: Özellikle belirsiz ve karmaĢık
sorun durumlarında kullanılmak üzere geliĢtirilmiĢ; sonucun kendisi
sorunun bir parçası olan; sorunun çözümünden çok, sorunun kendisine
ulaĢmayı amaç edinen ve sorunun tanımlanmasını sorun çözümünde en
önemli aĢama olarak kabul eden bir sistem metodolojisidir. Bu
metodoloji, değiĢik bakıĢ açılarına izin veren ve insanların belli amaçlar
ile ilgili faaliyetleri (insan etkinliği) üzerine kurulmuĢ ve yoğunlaĢmıĢ bir
metodolojidir.296 Bu metodolojinin içerdiği aĢamalar, bize bu metodoloji
hakkında daha ayrıntılı bir fikir verebilir:
YumuĢak Sistem Metodolojisi 7 evreyi içerir:297
1. Ġfade edilmemiĢ sorun durumu: Sorunun var olduğu sanılan
durumun incelenmesi.
2. Ġfadeye dökülmüĢ sorun durumu: Sorun durumunun analizi.
3. Sorun durumuyla ilgili sistemlerin belirlenmesi ve bu ilgili
sistemlerin ne yaptığını belirleyen kök tanımların yapılması: Sorun
durumunun değiĢtirilmesi ve iyileĢtirilmesiyle ilgili bazı sistemlerin
yapısının dikkatli ve açık cümlelerle (kök tanımlarla) ifade edilmesi.
4. Kavramsal modeller geliĢtirme: Analiz çalıĢmasının yapıldığı
sistemin, kök tanımında isimlendirilen sistem olabilmesi için zorunlu
minimum faaliyetleri içeren, planlanmıĢ ve fiillerle ifade edilen kuramsal
modellerinin geliĢtirilmesi.
5. Kavramsal model ile ifadeye dökülmüĢ sorun durumunun
karĢılaĢtırılması: KarĢılaĢtırma, var olan durumla ilgili olası değiĢiklikleri
belirlemek için sorun sahipleriyle tartıĢma yaratmayı amaçlar.
6. Ġstenilen ve uygulanabilir değiĢikliklerin tanımlanması: Olası
değiĢikliklerin ve gelecek planlarının isteklilik ve uygulanabilirlik
açılarından tartıĢılması.
296 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler
metodolojisi”..., s.90, 99. ; ayr.bkz.: P.B. Checkland - J. Scholes, Soft system
methodology in action. Chichester: John Wiley, 1990. ; P.B. Checkland, Systems
thinking, systems prectice. Chichester: John Wiley, 1981. ; J.C. Mingers, “Applying
the soft system methodology”, The Systemist, 22, November-1986.
297 Bkz.: Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler
metodolojisi”..., s.92-99 ; Parkin, a.e., s.4.
96
7. Sorunu çözme ve iyi yönde geliĢtirme / uygulama ve ge-
liĢtirme.
Metodolojiler ile ilgili buraya kadar yapılan açıklamalardan sonra
bu metodolojiler hakkında aĢağıdaki sorulara yanıt aramak, hem genel
olarak metodolojilerin, hem de bu çalıĢmada izlenecek „kütüphane ve
bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢması uygulama aĢamaları‟nın
seçiminin nedenlerinin anlaĢılmasına yarar sağlayacaktır:
1. Metodolojiler (örneğin katı ve yumuĢak sistem metodolojileri)
sistem analizi çalıĢması için yararlı mıdır ?:
Aslında bu sorunun yanıtı çok güçtür. Çünkü, analiz çalıĢmasının
durumu, kapsamı, analisti, kullanılan metodoloji vb. gibi bir çok etken ile
değiĢebilen bir yanıt söz konusudur. Analistlerin, sistem analizi çalıĢması
sırasında karĢılaĢtıkları ayrıntılı ve çok değiĢik durumlarda, kullanılan
metodolojinin yararlı olduğu konusunda küçük de olsa Ģüpheleri
bulunmaktadır.298 Ancak bu Ģüphe, genel olarak metodolojilerin
yararlarını göz ardı etmeyi gerektirmez.
2. Evrensel olarak en iyi ve ideal bir metodoloji var mıdır ?:
Bu sorunun yanıtı „kesinlikle hayır‟dır.299 Tek baĢına bakıl-
dığında, her metodoloji avantajlı görülebilir. Ancak, önemli olan, her
metodolojinin her durum için uygun olamayacağıdır.300 Analistler
tarafından karĢılaĢılan durumlar, bir sistem analizi çalıĢmasından diğerine
tamamen değiĢebilmektedir. Hatta aynı analiz çalıĢması içinde bile
değiĢmektedir. Bir metodoloji bir analiz çalıĢması için iyi iken, diğeri
için iyi olmayabilir. Bu nedenlerle, bütün çalıĢmaları kapsayan tek ve
ideal bir metodoloji yoktur.301
3. Bu metodolojileri birleĢtirmek mümkün müdür ?:
Analiz çalıĢmasının yapıldığı sistem, alt sistem, konu ve sistem
analiz çalıĢmasının yapısı ile ilgili olarak, karĢılaĢılan ve
karĢılaĢılabilecek durumlar için değiĢik metodolojilerin birleĢtirilmesi söz
konusu olabilir.302 Hatta kanımca, çoğu zaman bu durum gerekli
olmaktadır. Çünkü gereksinim, istek ve düĢüncelerin belli bir sınırı
yoktur. Metodolojilerin tek baĢlarına, özellikle de her birinin diğerine
alternatif olması sonucu, birbirlerine göre eksik, fazla yanları nedeniyle
298 Parkin, a.e., s.4.
299 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.5.
300 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.39.
301 Parkin, a.e., s.4. ; ayr.bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s. 22.
302 Bkz.: Maddison [ve bĢk.], a.e., s.5.
97
tüm durumları kucaklayabilmesi olanak dıĢıdır. Böylece, çeĢitli
metodolojilerin belli bir analiz çalıĢması için amaca uygun olan gerekli
yanları, bir analiz çalıĢmasında uygulanmak üzere birleĢtirilebilir ve
analiz çalıĢmasının baĢarısı sağlanabilir. Sistem analiz çalıĢmasında
kullanılmak üzere geliĢtirilen metodolojiler bir amaç olmamalı; sistem
analiz çalıĢmasının amaca ve duruma uygun olarak yapılmasında
metodolojinin veya metodolojilerin bir araç olarak kullanılması
sağlanmalıdır. Bu durum, yani bir metodolojiye bağlı kalmaksızın değiĢik
metodolojilerden yararlanarak analiz çalıĢması yapma iĢi, kütüphane ve
bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢmasının uygulama aĢamalarını
içeren bundan sonraki bölümlerde uygulanacaktır.
Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi
çalıĢmasının uygulama aĢamaları, hemen hemen tüm durumları içine
alabilecek genel bir çerçeve içinde iĢlenecektir. Bu uygulama aĢamaları,
elbette evrensel ve ideal değildir. Burada amaçlanan, kütüphane ve bilgi
merkezlerinde sistem analizinin uygulanabilirliği hakkında bir fikir
vermek; böyle bir analiz çalıĢmasının, bir iĢletme sistemi olan kütüphane
ve bilgi merkezlerinin yönetimindeki önemini ve yararlarını saptamak
üzere bir zemin hazırlamaktır.
2 BĠRĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu
Bir kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sistem analiz ça-
lıĢmasını gerçekleĢtirmeye karar vermenin çeĢitli nedenleri olabilir. Bu
nedenlerin yaygın olanlarından daha önceki bölümde söz edilmiĢti
(bkz.2.Bölüm: 1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları).
Sistem analiz çalıĢması genel olarak, kütüphane ve bilgi merkezinde bu
tür bir analize gereksinim duyan yöneticinin ya da onun bu konu ile ilgili
olarak yetkilendirdiği kiĢinin, var olan kütüphane ve bilgi merkezi
sistemiyle ilgili gördüğü sorunun veya sorunların tanımlanmasıyla
ve/veya kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili var olan ya da yeni
hedef ve amaçların tanımlanmasıyla baĢlar. Diğer bir söyleyiĢle, belli bir
sorunu fark etme, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz
çalıĢmasının baĢlangıç/kalkıĢ noktasıdır.303 Bu çalıĢmada bundan sonra
kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinde sistem analiz çalıĢmasının
konusunu oluĢturan her durum için, „sorun durumu‟ kavramı
kullanılacaktır.
303 Bkz.: Edward A. Chapman - Paul L. ST. Pierre - John Lubans, Library systems
analysis guidelines. New York: John Wiley & Sons, 1970, s.24-25. ; FitzGerald -
FitzGerald, a.e., s.12, 49, 54-55. ; Çapar, a.e., s.61.
98
Analiz çalıĢmasının bu ilk aĢamasında, analiz konusunu oluĢturan
sorun durumunun ve bu sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistemin ve
ana sistemin hedef, amaç ve sınırları iyi belirlenmeli; sorun durumunun
ve iliĢkili alt sistemin, ana sistemin amacına ulaĢmasındaki etki ve katkısı
göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlar sistem analiz çalıĢmasının
baĢlangıç/kalkıĢ noktasının iyi tanımlanmasını sağlayacaktır.304 Ancak,
sorun durumu ne kadar iyi tanımlanmaya çalıĢılırsa çalıĢılsın, eksik kalan
yanlar ve hatalar bulunabilecektir. Bunlar, sistem analiz çalıĢması
sırasında ortaya çıkacaktır. O halde, bu aĢamada yapılan „sorun
durumunun tanımı‟, analiz çalıĢmasının baĢlangıç noktası olan bir „var
sayım‟ (hipotez) olarak da düĢünülebilir.
Sorun durumunun tanımından sonra, bu tanımdan yararlanılarak
yapılacak sistem analiz çalıĢmasının planının geliĢtirilmesi yararlı
olacaktır.305
2.1 ÇalıĢma Planını OluĢturma
Sorun durumunun çözümü için yapılacak olan sistem analiz
çalıĢmasının planlanması oldukça önemlidir. GerçekleĢtirilecek tüm
faaliyetlerin baĢarısı büyük ölçüde bu planlama çalıĢmasına bağlıdır.306
Bu plan, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi üst yönetimi ve/veya
yönetimin bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢi/kiĢilerce yapılabi-
lir. Bu kiĢilerin, öncelikle analiz çalıĢması yapılacak kütüphane ve bilgi
merkezi iĢletmesi ile ilgili genel bilgilere sahip olması gerekmektedir. Bu
bilgi, iĢletmeyi tüm çevresiyle bir bütün olarak tanımayı olanaklandırır.
Analiz çalıĢmasını planlayacak ve yürütecek personel, kütüphane ve bilgi
merkezi iĢletmesi personeli ise, bu genel bilgilere zaten sahip
olabilecektir. Ancak, iĢletme dıĢından çalıĢmaya katılan personel için, bu
tür genel bilgileri elde etmek için ayrı bir çaba gerekecektir.
Planlama aĢamasında dikkate alınacak ana öğeler, sistem analiz
çalıĢmasının amaçları; çalıĢmanın kapsamı, kısıtlar ve var sayımlar;
çalıĢmayı yürütecek personel; çalıĢma aĢamaları; zamanlama, çalıĢmanın
tahmini mâliyetleri ve çalıĢmaya iliĢkin raporlama düzenidir.307 Bunları
304 Çapar, a.e., s.61.
305 Bkz.: Yeates, a.e., s.49-51. ; Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., s.24-25. ; FitzGerald
- FitzGerald, a.e., s.64. ; Esen, a.e., s.72. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.211.
306 Esen, a.e., s.72. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211.
307 Bkz.: Esen, a.e., s.72-75. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211-
213. ; Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., 18-28.; Yeates, a.e., s.49-56.
99
daha geniĢ olarak ele alıp incelemek, çalıĢma planının oluĢturulmasının
daha iyi anlaĢılmasını sağlayabilir:308
Sistem analiz çalıĢmasının amacı:
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem
analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacı ve bu çalıĢmadan ne elde edilmek
istendiği, olabildiğince açık ve ayrıntılı bir Ģekilde belirtilmelidir.
Sistem analiz çalıĢmasının kapsamı:
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem
analiz çalıĢmasının, iĢletmenin tüm alt sistemlerini mi, bir kısım alt
sistemlerini mi yoksa belli bir alt sistem veya süreci mi içereceği açıkça
belirtilmelidir.
Sistem analiz çalıĢmasının kısıtları ve önlemler:
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi üst yönetiminin ve/veya
onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢi/kiĢilerin, gerçekleĢ-
tirilecek sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak öne sürdükleri kısıt-
lamalar (zaman, insan gücü, mâli olanaklar vb. ile ilgili kısıtlamalar)
varsa, bunların da açık ve ayrıntılı bir Ģekilde belirtilmesi gerekir. Yine,
planın bu bölümünde öne sürülen kısıtlar karĢısında alınacak önlemlere
de yer verilmelidir.
Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel:
Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçek-
leĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personelin özellikleri,
niteliği ve sayısı açıkça belirtilir. Bu çalıĢma sırasında kütüphane ve bilgi
merkezi iĢletmesi içinden (kütüphane personeli) ve dıĢından (danıĢman
vb.) insan gücü desteği alınacaksa, bunun da planda açıkça anlatılması
gerekir.
Sistem analiz çalıĢmasının amaç ve kapsamına göre, analiz ça-
lıĢmasını yürütecek personel sayısı farklı olabilecektir. ÇalıĢmanın yetki
ve sorumluluğu, çoğu zaman sistem analiz çalıĢmasını ve analiz
konusunu iyi bilen, yönetim bilgi ve becerisine sahip, kütüphane ve bilgi
merkezi iĢletmesi yetkililerinden birine verilir. Bu kiĢi, sistem analiz
çalıĢmasının baĢlangıcından sonlanmasına kadar geçen sürede, üst
308 Bkz.: Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., 18-28.; Esen, a.e., s.72-76. ; Aydın, Bilgi
bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211-214. ; Yeates, a.e., s.49-56. ; Ertan
Kahramanoğlu, “Proje tasarımı ve yönetimi”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma
uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995): Bildiriler I. Ankara: Kara Harp
Okulu Kültür Sitesi, 1995, s.381, 386-388.
100
yönetimin kendisine verdiği yetki ve sorumluluğun sınırları içinde karar
verme, planlama, örgütleme, etkileme, yönlendirme, iletiĢim,
eĢgüdümleme, değerlendirme, raporlama, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten diğer personeli yönetme vb. faaliyetlerde bulunur.
Sistem analiz çalıĢmasında bir ekip söz konusuysa, bu ekip
tümüyle sistem analiz çalıĢmasını ve/veya analiz konusunu iyi bilen
kütüphane personelinden seçilebilir. Analiz çalıĢması ve/veya konusu ile
ilgili formasyon sahibi personel, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi
içinde yoksa ya da çalıĢmanın büyüklüğüne göre bu niteliklere sahip
personelin sayısı yetersizse, bu durumda kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi dıĢından sistem analizi ve analiz konusu ile ilgili uzmanlıkları
olan kiĢiler seçilebilir. Her durumda, sistem analiz çalıĢmasını
gerçekleĢtirecek insan gücünün özelliklerinin, niteliklerinin ve sayılarının
belirlenmesine; yapacakları iĢleri anlatan personel tanımlarının
yapılmasına gereksinim vardır.
Burada yeri gelmiĢken, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde
sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personelin sahip olması gereken bazı
özelliklerinden söz etmek yararlı olacaktır. Böyle bir sistem analiz
çalıĢmasında görev alacak personelin:
Sistem analiz çalıĢması ile ilgili formasyona sahip ve sistem analiz
çalıĢmasında kullanılan teknikler/yöntemler konusunda bilgili ve tec-
rübeli olması,
Analiz konusu olan kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin
özellikleriyle (organizasyonu, yapısı, iĢ, iĢlem ve süreçleri vb.) ilgili
formasyona mutlaka sahip olması,
Kendini kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetiminin yerine
koyarak araĢtırma yapabilecek kadar iĢletme yönetimi ve kütüphane
ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimi konularını bilmesi,
Sistem analizi ve kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmeleri ile ilgili yeni
literatürü sürekli izlemesi,
Sistem analiz çalıĢmalarında kullanılacak araç-gereç, donanım,
yazılım vb.nin seçimi, sağlanması ve kullanımı hakkında gerekli
bilgilere sahip olması,
Ġnsan iliĢkileri, insan psikolojisi ve davranıĢları konusunda bilgi,
beceri, tecrübe ve görüĢ sahibi olması,
Olumlu kiĢilik özelliklerine sahip olması (titiz, sabırlı, dikkatli, nazik,
saygılı, duyarlı, güvenilir, uyumlu, anlayıĢlı vb.),
Sezilerinin ve ön görülerinin geliĢmiĢ olması gerekir.
101
Sistem analiz çalıĢmasının aĢamaları:
Planın bu bölümünde, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde
gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasının hangi aĢamalardan oluĢacağı
ve bu aĢamalarda nelerin, ne zaman, nasıl ve kiminle yapılacağı veya
yapılabileceği anlatılır. Yapılacak sistem analiz çalıĢmasının yöntemi ile
ilgili çok önemli bilgileri içeren bu bölümün, çok açık ve olabildiğince
ayrıntılı olarak anlatılması, yapılacak çalıĢmanın kütüphane ve bilgi
merkezi yönetimince iyi anlaĢılmasına ve değerlendirilmesine yardımcı
olur.
Sistem analiz çalıĢmasının zamanlaması:
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem
analiz çalıĢması aĢamalarının sürelerini önceden saptamak, planı
belirsizlikten kurtarır. Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde
gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması aĢamalarının sürelerini be-
lirlemede Ģu üç durum söz konusu olabilir:
Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi yönetimi, önceden tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama
ve/veya tamamlanma sürelerini belirleyebilir. Bu durumda, sistem
analiz çalıĢması planında bu sürelere bağlı olarak zamanlama yapıla-
caktır.
Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi yönetimi, önceden tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini belirleyebi-
lir. Bu durumda, sistem analiz çalıĢmasının planının analiz
sorumlusu/sorumluları, bu bitiĢ tarihinden geriye doğru
hesaplamalarla çalıĢma aĢamalarının her birinin süresini belirleyerek,
sistem analiz çalıĢmasının zamanlamasını yapacaktır.
Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi yönetimi, bir bitiĢ tarihi belirlemeyebilir. Bu durumda, sis-
tem analiz çalıĢmasının planını hazırlayan sistem analiz çalıĢması so-
rumlusu/sorumluları, tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama ve tamam-
lanma sürelerini ve tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini kendisi belirlemeli-
dir.
Yukarıda sözü edilen hangi durum söz konusu olursa olsun sistem
analiz çalıĢması ile ilgili faaliyetlerin sürelerinin, Gantt Ģeması/çubuk
Ģema ve öncelik (PERT/CPM) Ģemalarıyla gösterilmesi yararlı olur.
Sistem analiz çalıĢmasının tahmini mâliyetleri:
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem
analiz çalıĢması süresince katlanılacak toplam tahmini mâliyetler, çeĢit
102
olarak (kalem kalem) belirlenmeye çalıĢılır. Böylece, tahmini de olsa
yapılacak sistem analizi çalıĢmasının mâliyeti, kütüphane ve bilgi
merkezi yönetiminin görüĢ, değerlendirme ve onayına sunulmuĢ olur.
Sistem analiz çalıĢmalarında karĢılaĢılan yaygın mâliyet unsurları
Ģunlardır:
Ġnsan kaynakları mâliyeti:
- ĠĢletme içi insan kaynakları mâliyeti.
- ĠĢletme dıĢı insan kaynakları mâliyeti.
ÇalıĢma için satın alınacak her türlü araç-gereç, donanım ve malzeme
mâliyeti.
UlaĢım, konaklama vb. masraflar.
Eğitim masrafları.
Diğer masraflar (telefon, posta, idari masraflar...) vb.
Sistem analiz çalıĢmasına iliĢkin raporlama düzeni:
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem
analiz çalıĢması süresince, yapılan çalıĢma ile ilgili olarak hangi
durumda, aĢamada, kimlerle, ne sıklıkta, nasıl iliĢkiye geçileceği; kimlere
bilgi verileceği, yönlendirme ve yönlendirilme yapılacağı belirlenmelidir.
Bu durum, sistem analiz çalıĢmasının özellikle kütüphane ve bilgi
merkezi yönetimince belirlenen amaçlara uygun yürüyüp yürümediğinin
kontrolü yanında, çalıĢmanın kütüphane ve bilgi merkezi yönetimince
daha çok benimsenmesine de yardımcı olur.
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem
analiz çalıĢması ile ilgili tüm sürece iliĢkin yukarıda sıralanan öğeleri
içine alan plan yapıldıktan sonra, genel olarak kütüphane ve bilgi
merkezinde sistem analiz çalıĢmasına gereksinim duyan yöneti-
cinin/yönetimin ya da onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği
kiĢinin onayına sunulur. Planın onaydan geçmesi ile sistem analiz ça-
lıĢmasının 2.aĢaması olan „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟
aĢamasına geçilir.
Sistem analiz çalıĢması planı tümüyle kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi yönetimince hazırlanmıĢ ve sistem analiz çalıĢması personeli
tarafından da olduğu gibi benimsenmiĢ ise, tekrar yönetim onayı
beklenmeden doğrudan 2.aĢamaya geçilir. Ancak yönetimin hazırladığı
çalıĢma planı üzerinde sistem analiz çalıĢması personeli bir takım
değiĢiklikler yapmayı öneriyorsa, bu durumda önerilerin yönetimce
onaylanmasından sonra 2.aĢamaya geçilebilir.
103
Bazı durumlarda (zaman azlığı, küçük görülen sorun durumu,
sorun durumu ile ilgili yetersiz bilginin bulunması ya da hiç bir bilginin
bulunmaması vb.) kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinde
gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmalarında bu denli ayrıntılı bir plan
yapılmadan, hatta hiç plan yapılmadan da sözü edilen „sorun durumu
hakkında bilgi toplama‟ aĢaması baĢlatılabilmektedir.
3 ĠKĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama
Sorun durumu hakkında bilgi toplama, sistem analiz çalıĢmasının
merkezidir.309 Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sorun durumu
ile ilgili bilgi toplama çalıĢmasına giriĢmeden önce Ģunları kabul
etmelidir:310
Sorun durumu ile ilgili bilgiler, düzgün paketlerde ortaya çıkmaz.
Bunlar, değiĢik kaynakların karıĢımından toplanmıĢ ve daha az ilgili
bilgilerden ya da ilgisiz bilgilerden elenmiĢ olmayı gerektirebilir.
Sorun durumu hakkında toplanan bilgilerin her zaman güvenli olması
mümkün değildir.
Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel, „sorun durumu‟ ile
iliĢkili olan/olabilecek her türlü durum‟ hakkında ayrıntılı olarak bilgi
toplama çabası içine girer. Bu amaçla çeĢitli bilgi kaynaklarından
yararlanır ve çeĢitli bilgi toplama tekniklerini/yöntemlerini kullanır.311
Bundan önceki bölümde (bkz.2.Bölüm: 3.1), bilgi toplama teknik ve
yöntemleri ayrıntılı olarak ele alındığından, bu kısımda sadece bilgi
kaynakları üzerinde durulacaktır. Bu kaynaklardan bilgi elde etmede,
daha önce belirtilen gözlem, anket, teke tek görüĢmeler yoluyla bilgi
toplama, toplantı yoluyla bilgi toplama yahut konu ile ilgili
belge/yayınlar yoluyla bilgi toplama tekniklerinden tümü veya bir
kısmından yararlanılabileceği vurgulanmalıdır.
Sorun durumu ile ilgili olarak toplanan bilgiler, tam doğru ve
güvenilir olmalıdır:312
Bilgilerin „tam‟ olması, sorun durumu ile ilgili tüm ayrıntıların
önemsenmesini ve savsaklanmamasını; bilgilerin „doğru‟ olması, onların
gerçeği yansıtmasını; bilgilerin „güvenilirliği‟ de, bu bilgilerin zaman
yönünden uygunluğunu belirtir. Bu özellikler yanında, bilgilerin elde
309 Rowley, The basics of systems analysis..., s.27.
310 A.e.a.y.
311 Çapar, a.e., s.61.
312 Bkz.: Fergan, a.e., s.57-58.
104
edilmesinin çok zaman almaması ve ucuz/ekonomik olması da önemli
görülmektedir.313
Sorun durumu ile ilgili tam, doğru ve güvenilir bilgiyi hızlı ve
ucuz/ekonomik olarak elde etmek için, yapılan analiz çalıĢmasının amacı,
kapsamı, sınırları çerçevesinde olabildiğince çok bilgi kaynağından ve
uygun olan bilgi toplama tekniklerinden yararlanılmalıdır. Bu anlamda,
tüm bilgi kaynaklarının ve bilgi kaynaklarından bilgi toplamak üzere
kullanılan bilgi toplama tekniklerinin herbiri önemlidir. Doğal olarak,
sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, analiz çalıĢması sırasında,
analizin özelliğine, yani amacına, kapsamına, sınırlarına, zaman, mâliyet,
güvenilirlik gibi özelliklerine göre kendi yargısını kullanarak, değiĢik
bilgi kaynaklarından bilgi elde etmede, yukarıda sözü edilen bilgi
toplama tekniklerinden birini veya birkaçını seçebilecektir.314 Bu
seçimde ve seçilen bilgi kaynakları ile bilgi toplama teknik/
tekniklerinden yararlanarak var olan kütüphane ve bilgi merkezi
sistemine iliĢkin sorun durumu hakkında tam, doğru ve güvenilir bilgiyi
hızlı ve ucuz/ekonomik olarak elde etmede, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personelin nicelik ve niteliğinin (bilgi, yetenek, tecrübe ve kiĢilik
özelliklerinin) çok büyük önemi olduğu da unutulmamalıdır. Burada
unutulmaması gereken bir baĢka nokta da, var olan kütüphane ve bilgi
merkezi sistemi ile ilgili bilgi toplama çalıĢmasının, bütün sistem analiz
çalıĢması boyunca yinelenebileceğidir.
3.1 Bilgi Kaynakları
Analiz çalıĢmasının yapıldığı kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi ve onun „sorun durumu‟ ile iliĢkili doğrudan ya da dolaylı
olarak bilgi taĢıyan her türlü kaynaktan yararlanılabilir. Bunların yaygın
olanları aĢağıdaki baĢlıklar altında ele alınacaktır.
3.1.1 Politika ve Süreçler ile Ġlgili Belgeler
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin politikası ve süreçleri ile
ilgili belgeler arasında, yasa, yönetmelik, el kitapları, kılavuzlar vb. gibi
belgeler vardır. Bunlar, analiz çalıĢması yapılan kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminin ana ve alt amaçları, iĢletme faaliyetleri ve yapısı
hakkında oldukça zengin ve güvenilir bilgiler içerirler. Aynı zamanda bu
belgeler, tüm yönetim iĢlevleri için önemli birer yol göstericidirler. Yine
313 Çapar, a.e., s.61.
314 Bkz.: Esen, a.e., s.83. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218-219.
105
aynı belgeler, doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile
ilgili bilgileri de içerebilirler.315
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, politika ve süreçler ile
ilgili belgelerden yararlanırken, bu bilgi kaynaklarının gerçeklikleri içerip
içermedikleri ve gerçekten uygulanıp uygulanmadıkları konusunda
dikkatli olmalıdır.
3.1.2 Organizasyon ġemaları ve Organizasyon El Kitapları
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin örgütsel yapısını bir
bütün olarak alan ve bu bütünde bölümler ve alt bölümler arasındaki
iliĢkileri bir düzen içinde gösteren organizasyon Ģemaları, sistem içinde
iĢin nasıl bir dağıtıma tâbi tutulduğu, her birimin ne yaptığı; kimlerin
kimleri yönettiği; yöneten ve yönetilenlerin yer, yetki ve sorumluluk
durumları hakkında bilgiler içerirler. Organizasyon el kitapları ise,
organizasyon Ģemalarınca verilen bilgileri ek ayrıntılarla tamamlayan,
organların karĢılıklı yetki, sorumluluk ve görevlerini ayrıntılarıyla
belirleyen belgelerdir. Bu nedenlerle, organizasyon Ģemaları ve
organizasyon el kitapları, analiz çalıĢması yapan personel için iç ve dıĢ
çevre etkileriyle sürekli değiĢime uğrayan iĢletmeyi tanımada, gözlemede
ve doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi
elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.316
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin organizasyon
Ģemalarından ve organizasyon el kitaplarından yararlanırken çok dikkatli
olması gereklidir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin
örgütsel yapısında meydana gelen değiĢiklikler bu Ģemalara ve el
kitaplarına yansıtılmamıĢ olabilir. Diğer bir söyleyiĢle, organizasyon
Ģemaları ve organizasyon el kitapları güncelleĢtirilmemiĢ olabilir. Analiz
çalıĢmasını yürüten personelin bu değiĢiklikler yanında, Ģemaların ve el
kitaplarının göstermediği iĢlevsel iliĢkileri ve iĢletmenin yapısı açısından
büyük önem taĢıyan kuralsız iliĢkileri de dikkate alması gerekir.317
3.1.3 ĠĢ Tanımları
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi personelinin iĢ tanımları,
kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ve iĢleyiĢi hakkında oldukça değerli
315 Bkz.: Esen, a.e., s.76. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.214. ;
Fergan, a.e., s.59.
316 Bkz.: Ülgen, a.e., s. 199-200, 348. ; Esen, a.e., s.77. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.214. ; Fergan, a.e., s.56.
317 Bkz.: Fergan, a.e., s.56, 58. ; Esen, a.e., s.77. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.214-215.
106
bilgiler içeren belgelerdir. Özellikle sendikalı ve/veya sözleĢmeli
kütüphane personeline sahip kütüphane ve bilgi merkezlerinde, personele
iliĢkin iĢ tanımları bulmak mümkün olabilir. Bu iĢ tanımlarında,
personelin belirli bir zaman esasına göre yapması gereken iĢe iliĢkin tüm
faaliyetler tanımlanmıĢtır. Bu tanımlar, personelin iĢini yaparken
kullandığı çeĢitli araç-gereç, donanım ve malzeme tanımlarını da
içerebilir. Bu nedenlerle, iĢ tanımları da analiz çalıĢması yapan personel
için doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi
elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.318
3.1.4 Formlar
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde kullanılan formlar
(sipariĢ fiĢleri, ayniyat makbuzları, yayın bilgi giriĢ formu, süreli yayın
izleme kartı, okur yayın isteme/ödünç alma fiĢi vb.) kütüphane ve bilgi
merkezi sistemi ve iĢleyiĢi hakkında oldukça yararlı bilgiler içeren
belgelerdir. Bu belgeler, var olan sistemi tanımanın en iyi yollarından biri
olarak, sistem analiz çalıĢması yapan personel için doğrudan doğruya ya
da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi elde etmede önemli bilgi
kaynaklarıdır.319
3.1.5 Konuyla Ġlgili Olarak Önceden YapılmıĢ ÇalıĢmaların Belgeleri
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi için daha önce yapılmıĢ
benzer kapsamda çalıĢmalar varsa, bu çalıĢmalarla ilgili belgeler (belge
akıĢ Ģemaları, bilgi akıĢ Ģemaları, materyal akıĢ Ģemaları, iĢ-iĢlem/süreç
akıĢ Ģemaları, analiz çalıĢma raporları, analiz çalıĢması için toplanmıĢ,
derlenmiĢ bilgilerden oluĢan belgeler, istatistikler, vb.), var olan sistemin
anlaĢılmasında çok önemli bilgi kaynaklarıdır. Ancak, sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personel, bu bilgi kaynaklarından yararlanırken,
bunların eski olduğunu ve var olan sistemin yapısını aynen
yansıtmayabileceğini hesaba katarak çok dikkatli olmalıdır.320
3.1.6 Kütüphane ve Bilgi Merkezi ÇalıĢanları (Personel)
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde çalıĢan personel, var
olan sistemin yapısını ve iĢleyiĢini anlamada, sorun durumu ile ilgili bilgi
sağlamada, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel için son derece
önemli bir bilgi kaynağıdır. Kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanları,
318 Bkz.: Esen, a.e., s.77-78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.215.
319 Bkz.: Fergan, a.e., s.56. ; Esen, a.e., s.80. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.217.
320 Bkz.: Esen, a.e., s.80-81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.217. ;
Fergan, a.e., s.56.
107
yalnızca sorun durumunu anlamada değil, sorun durumunun çözümü için
rehberlik edecek önerilerle yeni durumun/çözümün oluĢturulmasında da
sistem analiz çalıĢmasını yürüten personele çok değerli katkılarda
bulunabilirler. Elbette, bu düĢüncelerin ve önerilerin doğruluğunu,
uygunluğunu, verimliliğini anlamak, analiz çalıĢmasını yürüten per-
sonelin görevleri arasındadır.
Her iĢletmede olduğu gibi, kütüphane ve bilgi merkezi iĢ-
letmesinde de „sorun durumu‟ kendiliğinden ortaya çıkmaz. Sorun
durumu, insanın olduğu yerde, insan düĢünce ve faaliyetleri sırasında
ve/veya sonunda oluĢur. Çözümü de yine insanlar için ve insanlar
tarafından inceleme, düĢünme, karar, davranıĢ ve uygulamayla geliĢtirilir.
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde de sorun durumu ve çözüm
ile böyle bir iliĢki içinde bulunan personel, doğal olarak sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personel için önemli bir bilgi kaynağıdır.
3.1.7 Kütüphane ve Bilgi Merkezi Kullanıcıları
Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinden yararlanan kiĢiler, yani
kullanıcılar, var olan sistem hakkında oldukça değerli ve önemsenmesi
gereken bilgi kaynaklarıdır. Çünkü sonuçta, kütüphane ve bilgi merkezi
iĢletmesi, kullanıcılar için vardır. Onların tatmini, beklenti ve istekleri,
iĢletmeye bakıĢları, eleĢtiri ve beğenileri, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personele sorun durumu ile ilgili doğrudan veya dolaylı olarak
bilgi sağlayabilir.
Sorun durumu hakkında bilgi toplama aĢamasından sonra, sorun
durumu hakkında toplanan bilgilere dayanarak gerçekleĢtirilecek
3.aĢamaya, „sorun durumunun analizi‟ aĢamasına geçilir.
4 ÜÇÜNCÜ AġAMA: Sorun Durumunun Analizi
Bu aĢamada, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sorun
durumu ile ilgili sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir önceki
aĢamada, „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟ aĢamasında elde ettiği
bilgilere dayanarak, sorun durumunu en ince ayrıntısına kadar anlamak,
tanımlamak ve böylece sorun durumunun gerçek tanımlamasını yapmak
üzere çaba gösterir.321 Bu amaçla, aĢağıdaki baĢlıklar halinde
321 Bkz.: Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler
metodolojisi”..., s.95 ; Çapar, a.e., s.61. ; Esen, a.e., s.83. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.219 ; Sarıaslan, a.e., s.58.
108
sıralanabilecek, genellikle birbirini takip eden Ģu adımlar
gerçekleĢtirilebilir:322
1. Sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması,
2. Sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi,
3. Sorun durumuna iliĢkin Ģemaların/modellerin, tabloların vb.
hazırlanması,
4. Analiz,
5. Sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması,
6. Sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması,
7. Rapor hazırlama.
Bu adımların bazıları birlikte ele alınabilir ve bir baĢlık altında
toplanabilir (Örneğin, 3.adım 2.adım ile birleĢtirilebilir ve 2.adımın
baĢlığı altında ele alınabilir. 5. ve 6.adımlar 4.adım ile birleĢtirilebilir ve
4.adımın baĢlığı altında ele alınabilir). Ancak burada sözü edilen
adımların (3., 5., 6.adımların) farklı yanlarına ve önemine dikkati çekmek
amacıyla, ayrı adımlar olarak ele alınmaları uygun görülmüĢtür.
Yukarıda sıralanan adımlar (7 adım) aĢağıda teker teker ele
alınarak, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumunun analizi aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır.
4.1 Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel var olan kütüphane ve
bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi için, öncelikle bir
önceki aĢamada topladığı bilgilere dayanarak var olan kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminin amaçlarını ve sınırlarını saptamalıdır. Bu saptama,
sistem analiz çalıĢmasının önemli bir parçasıdır.323
Burada önemle belirtilmesi gerekli bir nokta, sistemin ana
amaçları ve sınırları yanında, bu sistemi oluĢturan alt sistemlerin de
amaçları ve sınırlarının var olduğudur. Bu alt sistemlerin amaçları ve
sınırları, alt amaçlar ve sınırlar olarak adlandırılabilir.
Sorun durumunun en ince ayrıntısına kadar anlaĢılabilmesi ve
açıklanarak tanımlanabilmesi için, sistem yaklaĢımı düĢüncesine
dayanarak, incelenen sistemle ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt
322 Bkz.: Alexander, a.e., s.132-151. ; Esen, a.e., s.84-86, 90-102. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.219-221, 225-229.
323 Rowley, The basics of systems analysis..., s.4.
109
sistemlerin amaçları ve sınırları, yani alt amaçlar ve sınırlar ile alt
sistemleri içine alan ana sistemin amaçları ve sınırları (ana amaçlar ve
sınırlar) mutlaka belirlenmelidir. Örneğin, bir kütüphane ve bilgi merkezi
sisteminin sağlama alt sisteminde var olduğu sayılan bir sorunun analizi
aĢamasında, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, sorun durumu
ile ilgili olarak topladığı bilgilere dayanarak, var olan kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminin amaçları ve sınırları ile bu amaçlara ve sınırlara
karĢılıklı katkısı ve etkisi olan sağlama alt sisteminin amaçları ve
sınırlarını belirleme çalıĢması sonucunda, sorunun içinde bulunduğu,
sorunu çevreleyen, sorunla iliĢkili ana sistemin ve alt sistemlerin
amaçlarının ve sınırlarının saptanması sağlanır. Daha somut olarak, bir
üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde var sayılan sorun
durumunun analizi aĢamasında, üniversite kütüphanesinin amacı ve
sınırları, öğrenci ve araĢtırmacıların bilgi gereksinimini karĢılamak,
öğretim faaliyetlerini desteklemek olarak saptanabilir. Aynı üniversite
kütüphanesinin sağlama alt sisteminin amacı ve sınırları ise, öğrenci ve
araĢtırmacıların öğretim ve araĢtırma faaliyetlerinde kullanılmak üzere
satın alma ve bağıĢ yollarıyla kitap ve süreli yayın sağlamak olarak
saptanabilir. Böylece, sorunun tümüyle ve ayrıntılı olarak anlaĢılması, an-
latılması ve tanımlanması için ilk adım atılmıĢ olur.
KuĢkusuz var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili
sorun durumunun analizi aĢaması olan 3.aĢama için tek baĢına var olan
kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarının ve sınırlarının
belirlenmesi yeterli değildir. Bu, yalnızca analiz aĢaması için gerekli
birinci adımdır. Bundan sonra, var olan kütüphane ve bilgi merkezi
sistemi ile ilgili „sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin
belgelendirilmesi‟ adımına geçilebilir.
4.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin buraya kadar var
olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin
elde ettiği ve biriktirdiği her türlü bilgi belgelendirilmelidir. Çünkü
sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu aĢamada (3.aĢamada) ve
bundan sonraki aĢamalarda (4., 5., 6.aĢamalarda) en büyük yardımcısı ve
dayanağı bu belgelendirilmiĢ bilgi birikimi olacaktır.324 Konuyu biraz
daha açacak olursak, sistemle ilgili sorun durumuna iliĢkin elde edilen
bilgilerin belgelendirilmesi, sorun durumunu tam ve doğru anlamayı ve
324 Bkz.: Alexander, a.e., s.134-135. ; Esen, a.e., s.84-85. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.220.
110
tanımlamayı mümkün kılacağı gibi, aynı zamanda sorun durumuna
çözüm geliĢtirmede de yardımcı olacaktır.
Bu anlamda sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, hem var
olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu
anlayarak ve açıklayarak tanımlamaya (analiz etmeye) çalıĢır, hem de
sorun durumuna çözüm geliĢtirmek üzere düĢünmeye ve notlar almaya
baĢlayabilir. KuĢkusuz bu aĢamada öncelikle yapılması gerekli olan iĢ,
sorun durumunun gerçek tanımının yapılmasıdır.
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi sırasında veya bel-
gelendirildikten sonra, sistemle ilgili sorun durumunu temsil eden
Ģemaların/modellerin, tabloların vb. hazırlanması gerekebilir.
Aslında bu Ģemalar/modeller, tablolar vb.nin hazırlanması, sorun
durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesidir. Sistem analiz
çalıĢmalarında çok önemli bir yere sahip olan Ģemalar/modeller, tablolar
vb., sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi
sırasında oluĢturulabilir. Ancak, söz konusu belgelerin genellikle sorun
durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi sonucu ortaya
çıkan belgelerden hazırlanması nedeniyle, ayrı bir adım olarak ele
alınması daha uygun görülmüĢtür.
4.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların/Modellerin, Tabloların
Hazırlanması
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin var olan kütüphane
ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin belgelendirilmiĢ
ve/veya henüz belgelendirilmemiĢ bilgi birikimine dayanarak hazırladığı
Ģemalar/modeller, sorun durumu üzerine elde edilen bilgilerin semboller,
kavramlar vb. ile temsilidir. Bunlar daha sonraki adımda, yani kütüphane
ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili „sorun durumunun analizi‟ adımında,
analize elveriĢli bir ortam oluĢturur325; sorun durumunun anlaĢılmasını ve
anlatılmasını kolaylaĢtırır. Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin
sağlama alt sisteminde sorun durumunun analizi aĢamasında (3.aĢamada),
sorun durumu ile ilgili bilgi toplama aĢamasında (2.aĢamada) elde edilen
bilgilere dayanarak tüm sağlama alt sisteminde gerçekleĢtirilen iĢ ve
iĢlemlerin/sürecin akıĢ Ģemasının gerçekleĢtirilmesi, değiĢik durumlarda
hangi tür kararların verildiğini gösteren karar tablolarının oluĢturulması
vb., sorun durumunun anlaĢılmasını ve anlatılmasını çok kolaylaĢtırır. Bu
325 Bkz.: Alexander, a.e., s.138. ; Esen, a.e., s.85-86. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.220-221.
111
Ģemaların/modellerin, tabloların hazırlanması ikinci bölümde ayrıntılı
olarak ele alınmıĢtı (bkz.2.Bölüm: 3.2-3.3). Bu nedenle, sözü edilen
teknikler ile ilgili benzer bilgileri burada yinelemek gereksiz
görünmektedir.
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumuna iliĢkin Ģemaların/modellerin, tabloların vb. hazırlanmasından
sonra artık sıra, „analiz‟e gelir.326
4.4 Analiz
Analitik bir çalıĢma olan bu adımda, var olan kütüphane ve bilgi
merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt
sistem, süreçler, üzerinde analiz yapılabilecek küçük parçalara bölünür ve
bunlara iliĢkin aĢağıdaki sorulara yanıt aranır:327
Ne (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nelerdir ?)
Niçin (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler niçin
yapılmaktadır? Yahut niçin böyle yapılmaktadır ?)
Ne zaman (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler ne zaman
yapılmaktadır ?)
Kim (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetleri kim / kimler
yapmaktadır ?)
Nerede (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nerede
yapılmaktadır ?)
Nasıl (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nasıl
yapılmaktadır?)
Kaça (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetlerin mâliyetleri
nedir ?)
Bu sorulara verilen yanıtlar, var olan sorun durumu ve onunla
iliĢkili sistem, alt sistem, süreç vb.nin anlaĢılmasını sağlayabilecektir.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, var olan kütüphane ve
bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt
sistem, süreç vb. üzerine yönelttiği bu soruları tamamen yanıtlayabileceği
326 Bkz.: Esen, a.e., s.90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225.
327 Bkz.: Richard M. Dougherty - Fered J. Heinritz, Scientific management of library
operations. 2nd ed. Metuchen, N.J. ; Scarecrow Press, 1982, s.21-22 ; Çapar, a.e., s.62.
; Esen, a.e., s.90, 93. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225. ;
Alexander, a.e.,
s.138.
112
gibi, bazı durumlarda da bu sorulara kısmen yanıt verebilir ya da hiç
yanıt veremeyebilir. Bu durumda, sorun durumu ile ilgili daha önceden
toplanan ve belgelendirilen bilgiler gözden geçirilir ve/veya sorun
durumu ile ilgili bilgi toplama iĢi yinelenebilir. Böylece, sorun
durumunun doğru olarak anlaĢılmasına ve tanımlanmasına çalıĢılabilir.328
Bazı durumlarda sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel,
analiz aĢaması sırasında sorun durumu ile iliĢkili eski ve bazı gereksiz
bilgilere veya durumlara rastlayabilir. Bu durumda analiz çalıĢmasını
yürüten personelin görevi, bunları belirlemek ve yok saymaktır.329
Örneğin, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sağlama alt
sisteminde sorun durumu ile ilgili topladığı bilgilere dayanarak değiĢ-
tokuĢ yoluyla yayın sağlamanın geçerli olduğunu, ancak bu yolun hiç
kullanılmadığını ve aslında hiç kullanılmak da istenmediğini saptamıĢ
olabilir. Bu durumun nedenlerini öğrendikten ve sorun durumu ile kesin-
likle iliĢkisiz olduğunu da belirledikten sonra, değiĢ-tokuĢ yolunu analiz
aĢaması içinde dikkate almayabilir. Böylece, olmayan bir durum üzerinde
durarak, hatta bazı durumlarda yanlıĢ yönlenerek kaybedilecek zaman ve
emeğin tasarrufu söz konusu olur.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu aĢamada en
önemli görevlerinden biri de, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi
ile ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistem ve/veya kütüphane ve
bilgi merkezi sisteminin performansının nasıl arttırılacağını düĢünmeye
baĢlamaktır. Bu nedenle, örneğin aĢağıdaki sorulara yanıt aranabilir:330
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti yok edilebilir mi ?
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti y faaliyeti ile birleĢtirilebilir mi?
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti y faaliyetine devredilebilir mi ?
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti basitleĢtirilebilir mi ?
Sağlama alt sisteminde x faaliyetinin basitleĢtirilmesi amacıyla sırası
değiĢtirilebilir mi ?
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için hangi niteliklere sahip kaç
personel çalıĢmalı ?
328 Bkz.: Alexander, a.e., s.138-142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.225.
329 Bkz.: Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225
330 Bkz.: Alexander, a.e., s.142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.226.
113
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için araç-gereç, donanım kul-
lanılması gerekiyorsa hangi araç-gereç ve donanımlar kullanılmalı ?
Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için nasıl bir yaptırım gücüne ve
motivasyona ihtiyaç vardır ? vb.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, çeĢitli bilgi
kaynaklarından, değiĢik bilgi toplama tekniklerini kullanarak topladığı
bilgilere dayanarak, bu sorulara aldığı yanıtlar, sorun durumu ve sorun
durumu ile iliĢkili alt sistem, sistem, süreç vb.ni derinlemesine anlamaya,
açıklamaya, tanımlamaya olanak verdiği gibi; çözüm(ler) üretmeye ve
böylece geliĢtirilmiĢ kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin
oluĢturulmasına da büyük ölçüde yardımcı olur. Ancak, analiz
çalıĢmasını yürüten personel, bu sorulara iliĢkin olarak verilen acele
yanıtlara karĢı tedbirli olmalıdır.331 Diğer bir söyleyiĢle, var olan
kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgi
toplama ve analiz aĢamalarında bulunacak yanıtlar, çok dikkatli bir
araĢtırma ve incelemenin ürünü olmalıdır.
Bu adım sonunda, artık kesin olarak anlaĢılmaya ve tanım-
lanmaya baĢlayan var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili
sorun durumunun verimliliğinin değerlendirilmesi adımına geçilebilir.
4.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumunun analizi aĢamasının bu adımında, sorun durumuna iliĢkin
verimliliğin saptanması, hem sorun durumunun test edilmesine, yani
gerçekten sorun durumunun var olup olmadığına ve bunun açık-
lanmasına, hem de kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili çözümün
tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) sorun durumuna getirilecek alternatif
çözüm önerilerinin ortaya çıkmasına yardımcı olur.332
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması, oldukça güç bir iĢtir. Çünkü
sorun durumunun verimliliğinin saptanması için, öncelikle sorun durumu
ile iliĢkili standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin belirlenmesine, yani
standardizasyona gerek vardır. Örneğin, sağlama alt sisteminde satın
alma yolu ile kitap sağlamanın verimliliğini değerlendirmek için, bir
kitabın seçim, araĢtırma, doğrulama, sipariĢ verme, teslim alma, sorunları
331 Bkz.: Alexander, a.e., s.142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.226.
332 Bkz.: Alexander, a.e., s.144. ; Esen, a.e., s.97. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.227.
114
çözme, bağlantı kurma, mal etme, damgalama, koruyucu önlemleri alma
ve ödünç vermeye hazırlama vb. iĢlemlerinin zaman, mâliyet, kalite vb.
standartları belirlenmelidir. Bu standartların belirlenmesinde ise, daha
önce standardizasyon ve nicelik-nitelik denetimini sağlamak üzere
yapılan iĢ-iĢlem, ürün, kayıt, zaman, mâliyet vb. gibi analiz
çalıĢmalarında saptanan veriler kullanılır.333 Kısaca, standart ölçütlerin,
değerlerin, niteliklerin saptanamadığı durumlarda, var olan sorun
durumunun ve bu sorun durumunun iliĢkili olduğu sistem, alt sistem,
süreç vb.nin verimliliğinin objektif olarak saptanması mümkün değildir.
Bu durumda, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin subjektif yargılarla
değerlendirilmesi söz konusu olacaktır. Böylece, sorun durumunun ve
daha sonraki aĢamalarda sorun durumuna getirilen çözümlerin yönetim
tarafından kabulü ve uygulanması zorlaĢabilecektir.
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumuna iliĢkin verimliliğin saptanmasında kullanılabilecek yaygın
ölçütler mâliyet, zaman ve kalite ölçütleri olabilir.334 Bunların, sistem ile
ilgili sorun durumunun analizindeki önemi ve anlamı aĢağıdaki baĢlıklar
altında ele alınacaktır.
4.5.1 Mâliyet Verimliliği
Mâliyet, sistem analiz çalıĢmalarında en büyük etkenlerden
biridir.335 Mâliyet verimliliği ise, en az mâliyet ile hizmetin belli bir
seviyesini baĢarma konusuna dikkati toplar.336 Sorun durumunun an-
laĢılmasında, açıklanmasında ve tanımlanmasında ve sonraki aĢamaların
(4., 5., 6.aĢamaların) gerçekleĢtirilip gerçekleĢtirilmeyeceği,
gerçekleĢtirilecekse nasıl gerçekleĢtirilebileceği, var olan kütüphane ve
bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin mâliyet
verimliliğinin saptanmasıyla yakından iliĢkilidir. Örneğin, sağlama alt
sisteminde var sayılan gereksiz faaliyetler vb. gibi bir sorun durumunun
sağlama alt sistemi mâliyetlerini nasıl etkilediğinin saptanması, sorun
durumunun anlaĢılmasında, test edilmesinde, açıklanmasında,
tanımlanmasında ve çözüm önerilerinin geliĢtirilmesinde çok önemli bir
yer tutar. Ancak, sorun durumuna iliĢkin tüm mâliyet öğelerinin mâliyet-
333 Bkz.: Barton R. Burkhalter, Case studies in systems analysis in a university library.
Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1968, s.9-10.
334 Bkz.: Alexander, a.e., s.144-145. ; Esen, a.e., s.98. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.227.
335 Bkz.: Alexander, a.e., s.145. ; Esen, a.e., s.98. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.227.
336 Madeline J. Daubert, Financial management for small and medium-sized libraries.
Chicago: American Library Association, 1993, s.65.
115
lerinin doğru ve ayrıntılı bir biçimde belirlenmesi, genellikle pek kolay
değildir. Bu güçlük, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinin hizmet
üreten iĢletmeler olmasından kaynaklanmaktadır.337
Genel olarak sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin
saptanması için, öncelikle sorun durumu ile ilgili birim mâliyetlerinin
belirlenmesi gerekir. Birim mâliyetleri için de, iĢçilik masrafları, ham
madde masrafları ve genel masraflar (dolaylı iĢçilik masrafları, araç-
gereç ve donanım masrafları, bakım ve eskime masrafları, ısıtma,
aydınlatma, su, enerji, haberleĢme, ulaĢım, temizlik vs. masrafları)
bilinmelidir. Bunlarla beraber, iĢ ve iĢlemlerin yapılıĢ süreleri ve sıklığına
iliĢkin bilgiler de, birim mâliyet fiyatlarının hesaplanması için gereklidir.
Mâliyet hesaplama çalıĢmaları sonucu elde edilen bu veriler, diğer
mâliyet çalıĢmaları için de temel oluĢturur.338 Saptanan mâliyet verileri
ile ikinci bölümde sözü edilen „mâliyet analizi‟ teknikleri kullanılarak
sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin saptanması sağlanabilir
(bkz.2.Bölüm: 3.9).
4.5.2 Zaman Verimliliği
Zaman verimliliği de sistem analiz çalıĢmalarında en büyük
etkenlerden biridir.339 Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile
ilgili sorun durumunun analizinde ve sonraki aĢamaların
gerçekleĢtirilmesinde, sorun durumuna iliĢkin zaman verimliliğinin
saptanması önemli bir yer tutar. Örneğin, sağlama alt sisteminde var
sayılan sorun durumunun sağlama alt sisteminin çalıĢma hızını ve
zamanını nasıl etkilediğinin saptanması, sorun durumunun
anlaĢılmasında, test edilmesinde, açıklanmasında, tanımlanmasında ve
çözüm önerileri üretmede çok önemlidir.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, var olan kütüphane
ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin zaman
verimliliğini saptama amacıyla örneğin, yine ikinci bölümde sözü edilen
„zaman inceleme yöntemi‟ni kullanarak sorun durumuna iliĢkin zaman
verimliliğini saptayabilir (bkz.2.Bölüm: 3.4).
337 Bkz.: David Bawden, User-oriented evaluation of information systems and services.
Aldershot, Gower Publishing, 1990, s.46-47.
338 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.54-57, 108, 121,
131, 136, 150-155. ; Çapar, a.e., s.69. ; Daubert, a.e., s.54, 63, 65. ; Tonta, a.e., s.15.
339 Bkz.: Alexander, a.e., s.147. ; Esen, a.e., s.99. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel
sistemler..., s.228.
116
4.5.3 Kalite Verimliliği
Kalite verimliliğinin saptanması da, sistem analiz çalıĢmasında
önemli etkenlerden biridir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi
ile ilgili sorun durumuna iliĢkin kalite verimliliğinin saptanması, sorun
durumunun analizi aĢamasında ve sonraki aĢamaların
gerçekleĢtirilmesinde değerli katkılar sağlar. Ancak, kalite verimliliğinin
saptanması, diğer verimliliklerin saptanmasından daha da güç olabilir.
Çünkü, kalite verimliliğini saptamak için, önce kalite ve performans
ölçütlerinin (standartlarının) saptanmasına ihtiyaç vardır. Daha sonra, bu
ölçütler ile karĢılaĢtırılmak üzere güncel performans ölçümlerinin
yapılması gerekir. Böylece, kütüphane ve bilgi merkezinin performans
ölçütleri ile güncel performans ölçüleri karĢılaĢtırılarak, kalite
verimliliğinin saptanması sağlanabilir. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde
kalite verimliliğinin saptanmasında çok önemli olan kalite ve performans
ölçütlerinin ve güncel kalite ve performans ölçülerinin elde edilmesindeki
bazı sorunlar kalite verimliliği çalıĢmasının objektifliğini
zedeleyebilmektedir. Bu sorunlara örnek olarak Ģunlar sıralanabilir: (a)
kütüphane ve bilgi merkezlerinin, nicelik verilerine nitelik verilerinden
daha çok önem vermeleri ve elde edilmesi nicelik verilerine göre daha
güç olan nitelik verilerini elde etmeye çalıĢmamaları; (b) kütüphane ve
bilgi merkezlerinin, genellikle performans ile ilgili olumlu verileri
toplayıp olumsuzluklar ile ilgili verileri toplamamaları.340
Yine kalite verimliliğinin ölçütü, yalnızca standartlar değildir.
Örneğin, okur hizmetinde kalite „müĢteri tatmini‟ olarak da görülebilir.341
Sonuçta, kalite verimliliğinde sorun durumu ile iliĢkili bir takdire
gereksinim olabilir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili
sorun durumu üzerine böyle bir saptama ise çoğunlukla zayıf, kötü, kabul
edilebilir, iyi, çok iyi gibi sübjektif deyimlerle ifade edilmek zorunda
kalınabilir.342 Örneğin, sağlama alt sisteminde var sayılan sorun
durumunun, sağlama alt sisteminin çalıĢma kalitesini nasıl etkilediğinin
saptanmasında, ne kadar mâliyet, zaman vb. analizlerden yararlanılırsa
yararlanılsın sonunda kalite verimliliği için „sağlama alt sisteminin
340 Peter te Boekhorst, “Measuring quality: the IFLA guidelines for performance
measurement in academic libraries” IFLA council and general conference Istanbul,
1995'de sunulan bildiri metni. s.4-5.
341 Margaret Kinnell Evans, “Quality management and library and information services:
competitive advantage for the information revolution”, IFLA council and general
conference Istanbul, 1995'de sunulan bildiri metni. s.3.
342 Bkz.: Alexander, a.e., s.148-149. ; Esen, a.e., s.100. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.228-229.
117
çalıĢma kalitesi x niteliğinin yetersizliğinden dolayı kötüdür‟ gibi bir
değer biçmek durumunda olunabilir.
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumuna iliĢkin çeĢitli verimliliklerin saptanmasından sonra sıra, sorun
durumuna iliĢkin etkinliğin saptanmasına gelir.
4.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması
Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel var olan
kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun iliĢkili
olduğu alt sistemin ve ana sistemin, alt ve ana amaçlarının yerine
getirilmesinde ne ölçüde etkili olduğunu saptamaya çalıĢır. KuĢkusuz
bunun için, sistem ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasının 1.adımı
olan sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması adımından (4.1)
baĢlayarak, tüm alt adımlardan elde edilen sonuçlar, sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personele değerli ipuçları verir. Yine de sorun
durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması, oldukça güç ve çok dikkat
gerektiren uzun bir çalıĢmayla gerçekleĢtirilebilir.343
Bu çalıĢma sonunda, tüm verimlilik değerlendirme çalıĢmalarına
bağlı olarak, sistem ile ilgili sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması
sağlanır. Bu saptama kütüphane ve bilgi merkezinin var olan
performansının sübjektif bir ifadesi olabilir.344
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumunun analizi aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda, artık
sıra sorun durumunun gerçek tanımının yapılarak sorun durumunun
ayrıntılı olarak açıklandığı raporun hazırlanmasına gelir.
4.7 Rapor Hazırlama
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
durumunun analizi aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında yapılan
çalıĢmalar, çeĢitli Ģekillerde toplanan, çeĢitli araç ve teknikler yardımıyla
belgelenen ve analiz edilen bilgiler değerlendirilerek bir rapor
hazırlanır.345 Bu raporun birden fazla amacı olabilir:
Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun du-
rumunun gerçek tanımını yaparak, saptanan kesin sorun durumunu
ayrıntılı olarak açıklamak.
343 Bkz.: Esen, a.e., s.100-101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229.
344 Bkz.: Alexander, a.e., s.155. ; Esen, a.e., s.101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.229.
345 Bkz.: Esen, a.e., s.101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229.
118
Saptanarak tanımlanan ve ayrıntılı olarak açıklanan sorun durumu
hakkında kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarıyla tartıĢmak;
saptanan sorun durumu ile ilgili eksikleri gidermek; yanlıĢları
düzeltmek; karĢılıklı bilgilenmek ve böylece sorun durumu ile ilgili
elde edilen sonuçları test etmek.
ġimdiye kadar yapılan sistem analiz çalıĢmaları hakkında yönetime
bilgi vermek ve sonraki aĢama olan çözümün/yeni durumun tasarımı
aĢamasına geçiĢ için onay almak.346 Ancak, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personel, buraya kadar yapılan analiz çalıĢması sonunda
sorun durumunu kesin olarak saptayamamıĢ ve tanımlayamamıĢsa bir
sonraki aĢamaya geçiĢi önermeyebilir.
Hazırlanacak rapor için, ikinci bölümde sunulan rapor
örneğinden yararlanılabilir (bkz.2.Bölüm: 3.13).
Burada unutulmaması gereken önemli konulardan birisi de, sorun
durumunun analizinde bir önceki aĢamada elde edilen bilgilerden
yararlanılacağı gibi; eksik bilgileri tamamlamak, yanlıĢlıkları gidermek
üzere, daha önce sözü edilen tüm bilgi kaynaklarından ve bilgi toplama
tekniklerinden yararlanılabilir. Böyle elde edilen bilgileri ve analiz
aĢamasında saptanan sonuçları tartıĢmak, sorun durumu analizini doğru
ve sağlam yapmayı gerçekleĢtirecek; bu ise, sorun durumunun güvenilir,
doğru ve ayrıntılı tanımının yapılmasını sağlayacaktır. Bu anlamda,
aĢamalar ve aĢamaların içerdiği adımlar arasında kesin bir hiyerarĢiden
söz etmek doğru değildir. Diğer bir deyiĢle, analiz çalıĢmasına her hangi
bir yerden baĢlanabilir. Her aĢamada ve alt adımda eksik ve yanlıĢları
gidermek vb. için daha önceki aĢamaya ya da alt adımlara geri dönmek
mümkündür. Önemli olan, sorun durumunun tam, doğru ve güvenilir
tanımının yapılmasıdır. Bu, sonraki aĢamaların (4., 5., 6.aĢamaların) sağ-
lıklı geliĢmesine neden olacaktır.
Bu aĢama sonunda, üst yönetimden veya onun yetkilendirdiği
kiĢilerden onay alınırsa, 4.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi
sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin „çözümün tasarımı‟ aĢamasına
geçilir.
5 DÖRDÜNCÜ AġAMA: Çözümün Tasarımı
Bu aĢama, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili
sorun durumu hakkında bilgi toplama ve sorun durumuna iliĢkin analiz
aĢamalarını izleyen, çalıĢma konusuyla ilgili bilgi ve yaratıcılık isteyen
bir aĢamadır. Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun
346 Bkz.: Esen, a.e., s.101-102. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229.
119
durumuna iliĢkin çözümün/yeni durumun tasarımı çalıĢmasına, genellikle
sorun durumuna iliĢkin analiz aĢamasında baĢlandığı da söylenebilir.
Çünkü, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sistem ile ilgili sorun
durumunun analizi aĢamasında, sorun durumunu anlamaya baĢladığında,
genellikle sorun durumunu çözmek üzere çözümleri düĢünmeye ve bu
amaçla notlar almaya baĢlar. Sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı
aĢamasında (4.aĢamada) ise, sorun durumuna en uygun çözüm önerisini
üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba gösterir. Bu aĢamada, genellikle
aĢağıdaki baĢlıklar halinde sıralanabilecek adımlar gerçekleĢtirilebilir:347
1. Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması,
2. Çözümün kısıtlarının belirlenmesi,
3. Çözüm ile ilgili model geliĢtirme,
4. Çözümün gereksinimlerinin belirlenmesi,
5. Gereksinimlere ve modele uygun değiĢik çözüm önerileri üretme ve
geliĢtirme,
6. Her bir seçeneğe iliĢkin mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar ana-
lizlerini yapma,
7. Çözüme iliĢkin önerileri hazırlama,
8. Rapor hazırlama.
Yukarıda sıralanan tasarım adımları aĢağıda tek tek ele alınarak,
kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin
çözümün tasarımı aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır.
5.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, öncelikle var olan
kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili tanımlanan sorun durumunu ortadan
kaldırmak üzere tasarlanan çözümün hedef ve amaçlarını saptamalıdır.
Önceki aĢamada belirlenen ve ayrıntılı olarak tanımlanan sorun durumu,
bu durumun giderilmesini gerektiren bazı hedef ve amaçları da
beraberinde getirebilecektir.348 Örneğin, sağlama alt sisteminde
tanımlanan tekrar ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve
mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin, yani yeni
durumun hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza
indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt
347 Bkz.: Alexander, a.e., s.159. ; Esen, a.e., s.102. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.230.
348 Sarıaslan, a.e., s.58.
120
sisteminin amaçlarıyla kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha
etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanabilir.
Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması sırasında Ģunlara
dikkat edilmelidir:349
Hedefler ve amaçlar açık ve olabildiğince ölçülebilir olmalı: Bu
özellik çözümün hedef ve amacının açık bir biçim almasını
sağlayabileceği gibi, hedef ve amaçların ne derece gerçekleĢtiğini
belirleme faaliyetlerinde de bir karĢılaĢtırma ölçütü olabilecektir.
Hedef ve amaçlar ölçülebilir olmazsa, bunların ne derece
gerçekleĢtiği sübjektif olarak değerlendirilebilecektir.
Hedefler ve amaçlar anlaĢılabilir ve uyumlu olmalı: Hedefler ve
amaçlar üst yönetim ve ilgili personel tarafından anlaĢılabilir olmalı;
diğer hedef ve amaçlarla (örneğin, ana sistemin hedef ve amaçları,
diğer alt sistemlerin hedef ve amaçları vb.), ayrıca kütüphane ve bilgi
merkezi sistemi politikası, kanunu, yönetmeliği, standartları vb. ile
uyumlu olmalıdır.
Hedefler ve amaçlar gerçekçi ve ulaĢılabilir olmalı.
Bu noktalara dikkat ederek çözümün amaç ve hedeflerini sap-
tayan sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, daha sonraki
adımlarda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üre-
tebilmesi ve yeni durumu gerçekleĢtirebilmesi mümkün olabilecektir.
Sonuçta, çözümün genel hedef ve amacının, bir sistem olan
kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde amaçların daha etkin olarak
gerçekleĢtirilmesini sağlamak olduğu asla unutulmamalıdır. Bu anlamda,
bazı durumlarda, tanımlanan sorun durumunun içinde bulunduğu sistem
ve alt sistemin ana ve alt amaçları ile çözümün içinde bulunacağı sistem
ve alt sistemin ana ve alt amaçları benzerlik gösterebilir.350 Örneğin, bir
üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde personel nicelik ve
niteliğinin yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler
nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorun durumu ile iliĢkili olarak
üniversite kütüphanesinin amacı, „öğrenci ve araĢtırmacıların araĢtırma
ve öğretim faaliyetlerinde gereksinim duyabileceği belge ve bilgiyi hızlı
doğru ve etkin olarak sağlama, örgütleme ve kullandırma; böylece ülke
ve dünya biliminin geliĢmesine katkıda bulunma‟ olarak saptanmıĢ
olabilir. Aynı üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminin amacı ise
349 A.e.a.y.
350 Bkz.: Alexander, a.e., s.160. ; Esen, a.e., s.103. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.230-231.
121
„öğrenci ve araĢtırmacıların araĢtırma ve öğretim faaliyetlerinde
kullanılmak üzere gereksinim duyduğu duyabileceği kitap ve süreli
yayınları satın alma ve bağıĢ yollarıyla hızlı, doğru ve etkin olarak
sağlamak‟ olarak saptanmıĢ olabilir. Bu sistem ve alt sistem amaçları,
doğru ve yerinde görülebilir. O halde, sorun durumunun, içinde
bulunduğu sistemin ve alt sistemin ana ve alt amaçlarını yerine geti-
rememesi söz konusu olabilir. Böyle bir durumda, sağlama alt sisteminde
tanımlanan personel nicelik ve niteliğinin yetersizliğinin neden olduğu
yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu
için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan
kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek ve sağlama alt sisteminin çalıĢma
kalitesini yükseltmek; böylece kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını
daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak olarak saptanabilir.
Sonuçta, çözümün içinde bulunacağı sistem ve alt sistemin ana ve alt
amaçları ile sorun durumunun içinde bulunduğu sistem ve alt sistemin
ana ve alt amaçları benzerlik gösterebilir, hatta aynı olabilir. Bu durum
normal karĢılanmalıdır.
Kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili sorun durumunu ortadan
kaldırmak üzere tasarlanmakta olan çözümün hedef ve amaçları sap-
tandıktan sonra sıra, çözümün kısıtlarının saptanmasına gelir.
5.2 Çözümün Kısıtlarının Belirlenmesi
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, kütüphane ve bilgi
merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmaya yönelik
çözümün hedef ve amaçları yanında, mutlaka kısıtlarını da belirlemesi
gerekir. Böylece, elde bulunan ve/veya elde edilebilecek kaynakları
görmesi, belirlemesi ve bu kaynakların sınırları içinde çözüm önerileri
üreterek yeni durumu gerçekleĢtirmesi mümkün olabilir.
Her organizasyon gibi, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi de,
sınırsız kaynaklara sahip değildir. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten
personel, bir önceki adımda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm
önerileri üretmek ve yeni durumu gerçekleĢtirmek için var olan
kaynakları en iyi biçimde kullanmak durumundadır. Çözüm önerileri
üretmede ve yeni durumu gerçekleĢtirmede söz konusu olabilecek tipik
kısıtlar ise bütçe, zaman, insan gücü, var olan veya yeni alınabilecek
araç-gereç ve donanım vb.dir. ĠĢte bu adımda, çözümün hedef ve
amaçlarına uygun en ideal çözüm önerilerini üretmede ve geliĢtirmede
etkili olacak bu kısıtların saptanması sağlanır.351
351 Bkz.: Esen, a.e., s.103-104. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.231.
122
Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu
ortadan kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarının saptanmıĢ
olmasına karĢın, eldeki kaynaklar ve buna bağlı kısıtlar belirlenmediyse,
gerçekleĢtirilemeyecek çözüm önerileri üretmekten öteye geçi-
lemeyebilir. Örneğin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar ve
gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için
getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan
kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve
böylece sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi
merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak
saptanabilir. Ancak, bu iĢ için saptanan kısıtlara rağmen (kullanılabilecek
para miktarının azlığı, insan gücü nicelik ve niteliğinin yetersizliği vb.),
çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi
tasarlanırsa, bunun eldeki kaynaklar ve kısıtlar nedeniyle uygulamaya
geçirilmesi olanaksız olabilecektir. Bu nedenle, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personel genellikle, belirlenen kısıtlar ölçüsünde en ideal çözüm
önerileri üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba harcamalıdır. Ancak, üst
yönetimin isteğine ve/veya sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin
tutumuna ve zamanına bağlı olarak, kısıtların çok fazla dikkate
alınmadığı en ideal çözüm önerileri de üretilebilir. Bunun, yönetimin
uyarılması ve dikkatinin çekilmesi açısından da ayrı bir önemi vardır.
Kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili sorun durumunu ortadan
kaldırmak üzere çözümün kısıtlarının belirlenmesinden sonra, tasarlanan
çözümün modelini geliĢtirme adımına geçilir.
5.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel bu adımda, Ģimdiye
kadar yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanarak
elde ettiği bilgiler doğrultusunda, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile
ilgili sorun durumuna iliĢkin hedefleri, amaçları ve kısıtları saptanan
çözümün ve bununla iliĢkili küôüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana
bileĢenlerini içeren „genel bir model‟ geliĢtirmeye çalıĢır. Bu model,
sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve konu ile iliĢkili kiĢilerin
çözümün hedefleri, amaçları ve kısıtları doğrultusunda kütüphane ve bilgi
merkezi sistemini bir bütün olarak daha iyi tanımasını, anlamasını ve
değerlendirmesini olanaklandırır.352 Örneğin, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personelin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde
ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu
için çözümün saptanan hedefleri, amaçları ve kısıtları doğrultusunda,
352 Bkz.: Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.232.
123
kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana bileĢenlerini (mâli kaynaklar,
insan kaynakları, araç-gereç ve donanım, sağlama bilgisi, politikası ve
kuralları vb.) içeren genel bir model geliĢtirmesi gerekir. Bu durum,
analiz yapan kiĢi ve konu ile iliĢkili kiĢilerin, sağlama alt sistemi ile ilgili
tasarlanmakta olan çözümü, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi içinde
bütünüyle daha iyi tanımasını, anlamasını ve değerlendirmesini
sağlayacaktır.
Bu çalıĢmadan sonra, sistem analiz çalıĢmasının uygulanıĢ
amacına bağlı olarak sıra, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili
sorun durumuna iliĢkin tasarlanan çözüm için gereksinimlerin belir-
lenmesine gelir.
5.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, kütüphane ve bilgi
merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere
çözümün hedef ve amaçlarıyla kısıtları yanında, gereksinimlerini de
belirlemelidir. Bunun için 2.aĢamada sorun durumu ile ilgili toplanan ve
belgelendirilen bilgiler incelenir ve/veya gereksinimleri belirlemek için
bilgi toplama iĢi yinelenebilir. Böylece, üretilecek çözüm önerilerinin
gereksinimleri önceden belirlenerek, çözüm önerilerinin bu
gereksinimlere göre geliĢtirilmesi sağlanabilir.353 Örneğin, sağlama alt
sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden
olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm öneri-
lerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza
indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt sis-
teminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha
etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanmıĢ olsun. Bu iĢ için saptanan
kısıtlar ise (kullanılabilecek para miktarı, insan gücü nicelik ve niteliği
vb.) çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi
tasarlamaya uygun olsun. Bu durumda üretilecek çözüm önerileri için,
girdi ve çıktı gereksinimlerini mutlaka belirlemek gerekir. Bilgisayara
dayalı sağlama alt sisteminin tasarımında, bu sistemin girdi
gereksinimlerinin ne olduğuna karar vermek için, önce arzulanan çıktının
ne olduğuna karar vermek gerekir. Daha sonra, arzulanan çıktıyı üretecek
girdinin nasıl olabileceği belirlenir.354
353 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.10-11. ; FitzGerald - FitzGerald,
a.e., s.128-129.
354 Bkz.: Chapman - Pierre - Lubans, a.e., s.118. ; Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.232.
124
Bu adım sonunda, artık buraya kadar elde edilen tüm bilgiler
doğrultusunda geliĢtirilen, çözümün modelini (5.3) ve çözümün
gereksinimlerini dikkate alan değiĢik çözüm önerileri üretme ve ge-
liĢtirme adımına geçilir.
5.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun DeğiĢik Çözüm Önerileri
Üretme ve GeliĢtirme
Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sistem
analiz çalıĢması ile buraya kadar elde edilen tüm bilgiler doğrultusunda,
kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan
kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarını, kısıtlarını içeren ve
bunlara dayanarak geliĢtirilen modeli ve çözümün gereksinimlerini
dikkate alarak çözüm önerileri araĢtırır, üretir ve geliĢtirir. Üretilen
çözüm önerilerine iliĢkin Ģemalar/modeller ve tablolar hazırlanır.
Böylece, çözüm önerilerinin, çözümün hedef ve amaçlarını, kısıtlarını
içeren ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modele uygunluğunun
incelenmesi, farklılıkların ve benzerliklerin karĢılaĢtırılarak anlaĢılması
ve anlatılması sağlanır.355 Hatta, üretilen çözüm önerileri ile var olan
sorun durumunun karĢılaĢtırılarak, farklılıkların ve benzerliklerin
anlaĢılması ve anlatılması da sağlanabilir.
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, çeĢitli çözüm
önerileri üreterek ve geliĢtirerek, aynı veya benzer model ve gerek-
sinimlere ulaĢması mümkündür.356 Böylece, sistem analiz çalıĢmasını
yürüten personel, daha önce geliĢtirilen modele ve belirlenen gerek-
sinimlere uygun alternatif çözüm önerileri üretmek ve geliĢtirmekle,
üretilen çözüm önerileri içinden kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin
üst yönetiminin, organizasyonun kaynakları, gereksinimleri vb.
doğrultusunda tam ve doğru bir seçim yapmasına yardımcı olabilecektir.
Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde tanımlanan
personelin nicelik ve nitelik olarak yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve
eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için
getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan
kaldırmak, mâliyeti en aza indirmek ve sağlama alt sisteminin çalıĢma
kalitesini yükseltmek, böylece kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını
daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak Ģeklinde belirlenebilir.
Çözümün kısıtları ise çok az mâli kaynak, yeni ve nitelikli personel
sağlama olanaksızlığı vb. olarak belirlenebilir. Bu saptamaları içine alan
355 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.58-59. ; Esen, a.e., s.106. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.233.
356 Bkz.: Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.232.
125
bir sağlama alt sistemi modeli geliĢtirilerek, çözüm gereksinimleri de
belirlenerek, Ģu çözüm önerileri üretilebilir:
(1) Sağlama alt sisteminin faaliyetlerinin, çalıĢan personelin altından
kalkabileceği Ģekilde basitleĢtirilmesi sağlanmalıdır.
(2) Sağlama alt sistemi personelinin hizmet içi eğitimden geçirilerek
geliĢtirilmesi sağlanmalıdır.
(3) Sağlama alt sisteminde, personelin yapacağı iĢlerin açıkça ve basit
olarak tanımlanması yapılmalıdır.
(4) Sağlama alt sisteminde karar verme iĢ ve iĢlemleri için karar
tabloları oluĢturulmalı; karar sürecinde personelin bu tablolardan
yararlanması sağlanmalıdır.
(5) Sağlama alt sisteminde personelin çalıĢmaları, geliĢtirilecek bir
kontrol sistemi ile sürekli denetlenerek eksik ve yanlıĢlar engellen-
melidir vb.gibi.
Sağlama alt sistemi için üretilen bu çözüm önerilerine iliĢkin
Ģemalar/modeller ve tablolar hazırlanarak, çözüm önerilerinin ince-
lenmesi, farklılıkların ve benzerliklerin karĢılaĢtırılarak anlaĢılması ve
anlatılması sağlanabilir. Bununla birlikte, seçeneklerin amaçları
gerçekleĢtirme bakımından değerlendirilmesi yeterli değildir.
Seçeneklerin aynı zamanda, sistem iĢleyiĢini hangi yönde ve nasıl etki-
leyeceği de değerlendirilmelidir. Böylece, önerilen çözümlerin bek-
lenilmeyen sorunlar yaratması önemli derecede önceden fark edilmiĢ ve
önlenmiĢ olabilir.357
Bu adım sonunda, üretilen ve geliĢtirilen çeĢitli çözüm öneri-
lerinin her birine ya da her seçeneğe iliĢkin değerlendirmenin yapılacağı
mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerinin gerçekleĢtirilmesine
geçilir.
5.6 Her Bir Seçeneğe ĠliĢkin Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar
Analizlerini Yapma
Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, üretilen ve
geliĢtirilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin gerçek verimliliğin ve
yararın ortaya konması için, her seçeneğin mâliyet-verimlilik ve mâliyet-
yarar analizlerini yapar. Böylece, elde edilen sonuçlar ile hangi çözüm
önerisinin amacı gerçekleĢtirmede daha ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile
orantılı olarak daha yararlı olduğu saptanmaya çalıĢılır. BaĢka bir
söyleyiĢle, mâliyet-verimlilik analiziyle her bir çözüm önerisinin 357 Sarıaslan, a.e., s.59.
126
mâliyetler açısından ne derece verimli olabileceği saptanmaya çalıĢılır.
Mâliyet-yarar analiziyle ise, genel olarak her bir çözüm önerisinin var
oluĢ nedenini haklı çıkaracak harcamalar yapıp yapmayacağı, yani ne
derece değerli olduğu saptanmaya çalıĢılır. Ancak, üretilen ve geliĢtirilen
çözüm önerilerinin her birine iliĢkin mâliyet, mâliyet-verimlilik ve
mâliyet-yarar analizlerini yapabilmek için, öncelikle birim mâliyet
hesaplamalarının yapılması gerekir358 (bkz.2.Bölüm: 3.9). Bununla
beraber, en iyi ortamda bile tam ve doğru bir mâliyet hesabı yapmak çok
güçtür.359 Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinin hizmet üreten
iĢletmeler olması nedeniyle, üretilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin
genellikle tüm mâliyet öğelerinin mâliyetlerinin doğru ve ayrıntılı bir
biçimde belirlenmesi hiç de kolay değildir.360 Bu zor iĢ baĢarılabilir ve
birim mâliyet hesaplamaları sonucu mâliyet verileri saptanabilirse,
mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapmak mümkün olur.
Çözüm önerilerinin her birine iliĢkin, birim mâliyet hesaplamaları
sonucu saptanan mâliyet verilerinin kullanılarak yapıldığı mâliyet-yarar
analizi ile elde edilen saptamalar, doğrudan hesaplanamayan fayda
nedeniyle büyük zorluk arz eder. Bununla beraber bazı yaklaĢımlar
yaparak bu tip faydayı da bir ölçüde hesaplamak mümkündür.361
Mâliyet-verimlilik analizi sonucu elde edilen saptamalar ise, genellikle
doğrudan hesaplanabilen nicelik nedeniyle mâliyet-yarar analizi ile
yapılan saptamalara göre daha gerçekçidir, denebilir.362
Kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde mâliyet-verimlilik ve
mâliyet-yarar analizleri ile çözüm önerilerini değerlendirme sırasında
belirlenebilecek mâliyetler ve yararlar için Ģu örnek verilebilir: Sağlama
alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin
neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm
önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en
aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt
sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha
358 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60-61. ; Daubert,
a.e., s.63-66, 90.
359 John E. Cooke - Ted Kuchta, “Systems planning: feasibility study and system
selection”, Design and management of information systems. Chicago: Science
Research Associates, 1972, s.93.
360 Bkz.: Bawden, a.e., s.46-47.
361 Bkz.: Daubert, a.e., s.66, 90. ; Bawden, a.e., s.47. ; Esen, a.e., s.107. ; Aydın, Bilgi
bilimi: informatik, genel sistemler..., s.233.
362 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60 ; Daubert, a.e.,
s.65-66. ; Bawden, a.e., s.47.
127
etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanmıĢ olsun. Bu iĢ için saptanan
kısıtlar ise (kullanılabilecek para, insan gücü nicelik ve niteliği vb.)
çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi
tasarlamaya uygun olsun.
Bu durumda, bir çözüm önerisi seçeneği için belirlenen yararlar
Ģöyle sıralanabilir:
Bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi kurulmadan önce elde edile-
meyen raporların elde edilecek olması (örneğin, sağlama bütçesinin,
sağlanan ve sağlanacak yayınlarla ilgili istatistik bilgilerin vb. günü
gününe izlenmesi; sağlanan yayınların listelerinin ve duyuru bülten-
lerinin hazırlanması vb.).
Sağlama alt sistemi ile ilgili gerekli bilgilerin (örneğin, sipariĢdeki
yayınlar, geciken yayınlar, gelen yayınlar, ödemesi yapılan yayınlar
vb.) tam, doğru ve zamanında sağlanması.
Kütüphane yönetiminin sağlama alt sistemi ile ilgili verdiği kararların
etkinleĢmesi ve kütüphane ve bilgi merkezi yönetimine duyulan
güvenin artması.
Sağlama alt sistemi personel masraflarının azalması.
Sağlama alt sistemi personelinin moralinin yükselmesi.
Sağlama alt sisteminin ve içinde bulunduğu kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminin faaliyet alanındaki durumunun iyileĢmesi.
Kullanıcı tatmininin artması.
Mesleki alanda, sağlama alt sistemi faaliyet alanında ve dolayısıyla
kütüphanecilik mesleği alanında liderlik etmek vb.
Aynı çözüm önerisi seçeneği için belirlenen bilgisayar sistemi ile
ilgili mâliyetler ise Ģöyle sıralanabilir:
Bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi için elde edilecek donanım,
yazılım ve iletiĢim araçları masrafları:
Donanım: Mâliyet
(Bilgisayar)
Adet Model Ana Bellek Hız Sabit disk
... ..... ..... ..... ..... ... 10.000 $
... ..... ..... ..... ..... ... 6.000 $
128
(Yazıcı)
Adet Model Özellikler Hız
... ..... ..... ..... 2.000 $
... ..... ..... ..... 2.500 $
Yazılım:
Adı Özellikleri Sınırları .....
... ...................... ......... ..... .....
11.000 $
... ...................... ......... ..... .....
4.000 $
ĠletiĢim araçları:
Modeli Özellikleri Hızı .... .....
... ................ ..... .... .....
1.500 $
Bilgisayar sisteminin kurulmasına iliĢkin masraflar (taĢıma, montaj-kurma, kablo vb.):
2.000 $
Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin
öğrenilmesine iliĢkin masraflar:
1.500 $
Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin
değerlendirilmesine iliĢkin masraflar:
1.000 $
TOPLAM 41.500 $
Aynı çözüm önerisi seçeneği için belirlenen bilgisayar sistemi ile
yapılacak sağlama iĢ ve iĢlemlerinin mâliyetleri ise Ģöyle sıralanabilir:
Personel Maliyeti – 1 ay için: 4.000 $
Malzeme masrafları -1 ay için (kağıtlar, formlar,
disketler, yazıcı Ģerit ve/veya mürekkepleri vb.):
1.500 $
Genel masraflar -1 ay için (haberleĢme, enerji, su,
temizlik, ısınma, ulaĢım, bakım-onarım, eskime
vb.):
3.500 $
TOPLAM 9.000 $
129
Böylece her bir seçeneğe iliĢkin elde edilen mâliyet hesapları ve
belirlenen yararlar birbirleri ile karĢılıĢtırılıp değerlendirilerek, amacı
gerçekleĢtirmede en ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı en yararlı
seçenek saptanır. KuĢkusuz, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel,
bu seçenekleri değerlendirmede örnekleme vb. niceliksel yöntemler
yanında sezgi, tecrübe ve yargı gibi etmenlerden de yararlanır.363
Bu adım sonunda, en ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı en
yararlı seçenek olarak saptanan çözüm için önerilerin hazırlanacağı
adıma geçilir.
5.7 Çözüme ĠliĢkin Önerileri Hazırlama
Bu adımda, bir önceki adımda saptanan en iyi çözümün
kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanabilmesi için öneriler
hazırlanır. Burada bir çözümün en iyi seçenek olarak belirlenmesi, her bir
seçeneğe iliĢkin doğru araĢtırmalar, iyi birim mâliyet hesaplamaları ve bu
veriler üzerine de iyi mâliyet, mâliyet-verimlilik analizi ve mâliyet-yarar
analizi yapılmıĢsa, genellikle bir soruna neden olmaz. Sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personel bir seçenek önerisinde bulunduğunda, bu
seçeneğin kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanabilmesine
iliĢkin bir de plan önermelidir. Önerilecek bu plan, çözümün
uygulanabilmesi için gerekli öğeler (insan kaynaklarının nicelik ve
niteliğini, yetki ve sorumlulukları, araç-gereç ve donanımın nicelik ve
niteliğini, mâli kaynakları, yeri vb.) ile seçeneğin kütüphane ve bilgi
merkezi iĢletmesinde uygulanma adımlarına iliĢkin bir zaman tablosunu
da içermelidir. Bu tabloda, çözümün uygulanmasına iliĢkin olarak gerekli
insan kaynağı, mâli kaynak, araç-gereç, donanım, yer vb.nin sağlanması;
personel eğitimi; gerekiyorsa çözümün test ve eleĢtirisi; yeni duruma
geçiĢ ve uyum; yeni durumun değerlendirilmesi gibi tüm faaliyetler,
zaman boyutunu da içerecek Ģekilde ayrıntılı bir biçimde ele alınmalı ve
öneriler hazırlanmalıdır. Hazırlanan çözüme iliĢkin öneriler, çözümün
tasarımı aĢaması (4.aĢama) ile ilgili üst yönetime hazırlanacak rapor için
de çok yararlı olacaktır.364
Çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda
sıra, üst yönetim için çözümün tasarımının ayrıntılı olarak açıklandığı
raporun hazırlanmasına gelir.
363 Bkz.: Esen, a.e., s.109. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.234.
364 Bkz.: Esen, a.e., s.109. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.234.
130
5.8 Rapor Hazırlama
Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna
iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında
yapılan çalıĢmalar değerlendirilerek bir rapor hazırlanır. Bu raporun
birden fazla amacı olabilir:
Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin
saptanan çözüm önerisini ayrıntılı olarak açıklamak.
Belirlenen ve ayrıntılı olarak açıklanan çözüm önerisi hakkında
kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarıyla tartıĢmak; belirlenen çözüm
önerisi ile ilgili eksiklikleri gidermek; yanlıĢları düzeltmek; karĢılıklı
bilgilenmek ve böylece çözümün tasarımı ile ilgili yapılan çalıĢmaları
ve elde edilen sonuçları test etmek.
ġimdiye kadar yapılan çözümün tasarımı çalıĢmaları hakkında yö-
netime bilgi vermek ve sonraki aĢama olan çözümün uygulanması
aĢamasına (5.aĢamaya) geçiĢ için onay almak.
Ancak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel buraya kadar
yapılan çözümün tasarımı çalıĢması sonunda çözüm önerisi
saptayamamıĢ ve önerememiĢse bir sonraki aĢamaya geçilemez.
Ġkinci bölümde raporlama tekniği ile ilgili kısımda, rapor örneği
sunulduğu için bu kısımda yeniden örnek verilmeyecektir (bkz. 2.Bölüm:
3.13)
Çözümün tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) ve alt adımların
gerçekleĢtirilmesi sırasında, önceki aĢamalara ve bunların alt adımlarına
dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve hatta yeniden
yapmak gerekebilir. Yine daha önceki aĢamalarda olduğu gibi bu
aĢamada da, sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin,
kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetimi, çalıĢanları ve gerekiyorsa
kullanıcılar ile tartıĢması, tasarımı tam, doğru ve sağlam yapmayı gerçek-
leĢtirmede son derece önemlidir.
Bu aĢama sonunda, üst yönetimden veya onun yetkilendirdiği
kiĢilerden onay alınırsa, 5.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi
sistemi ile ilgili „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟
aĢamasına geçilir.
6 BEġĠNCĠ AġAMA: Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve
Uygulanması
Bu aĢamada sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel ve/veya
üst yönetim ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve görevlendirilen
kiĢiler, uygulama için onay verilen çözüm önerisini hayata geçirmek
131
üzere çaba gösterirler. Özellikle üst yönetimin ve üst yönetim tarafından
yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, bu aĢamada son derece aktif
bir rol oynadığı görülebilir.365 Bu aĢama aynı zamanda, genellikle sistem
analiz çalıĢmasının en uzun, en pahalı ve en zor aĢaması olarak
değerlendirilebilmektedir.366 KuĢkusuz bu yargı, sistem analiz
çalıĢmasının yapılıĢ amacına ve kapsamına göre değiĢebilir.
Bu aĢamada, genellikle aĢağıdaki baĢlıklar halinde sıralanabilecek
adımlar gerçekleĢtirilebilir:367
Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin sağlanması,
Personel eğitimi,
Çözümün test ve eleĢtirisi,
Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum.
Bu adımlar aĢağıda tek tek ele alınarak, kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminde „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟
aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır.
6.1 Çözümün Uygulanabilmesi Ġçin Gerekli Öğelerin Sağlanması
Çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasından
sorumlu olan personel, öncelikle kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili
tanımlanan sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere, üst yönetimce
onaylanan çözüm önerisi ile ilgili gerekli öğelerin ve koĢulların
sağlanmasını gerçekleĢtirmelidir. Örneğin, sağlama alt sisteminde
tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu
gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için gecikmeyi ortadan kaldırmak,
mâliyeti en aza indirmek, çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece
sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin
amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek üzere geleneksel (elle)
sağlama alt sisteminin terk edildiğini var sayalım. Bunun yerine
bilgisayara dayalı sağlama alt sistemini kurma çözüm önerisi, üst
yönetim tarafından kabul edilmiĢse, çözümün uygulama aĢamasında
öncelikle çözüm önerisinde belirlenen ve üst yönetimce de kabul edilen
gerekli nicelik ve nitelikte insan kaynakları, yetki ve sorumluluk, gerekli
mâli kaynaklar, doğru araç-gereç ve donanım, uygun yer vb. sağlanmalı;
iĢ tanımları, el kitapları vb. hazırlanmalıdır. Bunlar gerçekleĢtirilemezse
365 Çapar, a.e., s.62.
366 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.208.
367 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.129-142. ; Esen, a.e., s.111. ;
Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.235.
132
ya da eksik ve yanlıĢ gerçekleĢtirilirse planlanan ve üst yönetimce de
onaylanan çözümden farklı bir yola girilebilir. Bu durumda, bu adıma
kadar yapılan tüm çalıĢmalar için boĢa zaman ve emek harcanmıĢ, para
kaybedilmiĢ olabilir. Böyle bir durumun yaĢanmaması ise, buraya kadar
gerçekleĢtirilen tüm sistem analiz çalıĢmasının çok dikkatli ve gerektiği
gibi yapılmasıyla, diğer bir deyiĢle sistem analiz çalıĢmasında rolü olan
kiĢilerin, yani analizi yapanların, üst yöneticinin, ayrıca kendilerinden
bilgi toplanan kütüphane personelinin ve kullanıcıların iĢlerini ve
görevlerini çok iyi bilmeleri ve yapmalarıyla mümkündür.
Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin ve koĢulların
plana uygun olarak sağlanması adımı sırasında veya sonrasında, çözümün
uygulanmasında çok önemli bir yere sahip olan „personelin eğitilmesi‟
çalıĢmasına baĢlanılmalıdır.
6.2 Personel Eğitimi
Bu adımda, çözümün baĢarıyla uygulanmasında çok önemli bir
yere sahip olan personelin, çözümün uygulanıĢı ile ilgili bir eğitimden
geçirilmesi ve hazırlanması sağlanır. Çözümün uygulanmasında herhangi
bir role sahip personelin, çözümün uygulanmasına iliĢkin iyi eğitim
görmüĢ olması gerekir. Yani bu kiĢi, çözümün yararını anlamalı; çözüme
karĢı direniĢ göstermemeli; uygulamayı bilinçli, eksiksiz ve yanlıĢsız
yapmalı ya da yaptırmalı; uygulama sırasında ortaya çıkan sorunları
çözebilmeli ya da çözümüne yardımcı olabilmelidir. Böyle personel,
kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde çözümden etkin yararlana-
bilmenin temel öğesidir. Bu nedenle, sistem analiz çalıĢmasını yürüten
personelin ve üst yönetimin temel sorumluluklarından biri de, çözümün
uygulanmasında herhangi bir role sahip personelin kendi rolüyle iliĢkili
olarak gerekli bilgilere sahip olmasını sağlamaktır.368
Çözümün uygulanması için son derece önemli olan eğitim fa-
aliyetinde, eğitimden geçirilecek personel değiĢik kategorilere ayrılabilir.
Örneğin, üst düzey yöneticisi (baĢkan, müdür), orta düzey yöneticileri
(Ģube müdürü, müdür yardımcısı), alt düzey yöneticileri (Ģef), diğer
çalıĢanlar (memur, iĢçi) gibi gruplara ayrılabilecek kütüphane ve bilgi
merkezi personeline, ait bulundukları kategoriye ve çözümün
uygulanması sırasındaki iĢlevlerine göre farklı düzeylerde ve içerikte
eğitim verilebilir. Bu eğitimde değiĢik düzeylere, seminerler, klasik
dersler, ziyaretler, iĢ baĢında uygulama gibi çeĢitli yöntemler uy-
368 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.136. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e.,
s.209. ; Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.235.
133
gulanabilir.369 Hatta, çözümün uygulanmasında bir role sahip ise kü-
tüphane ve bilgi merkezi kullanıcıları ve kütüphane ve bilgi merkezinin
iliĢki içinde bulunduğu diğer kuruluĢların ilgili çalıĢanlarına da, çözümün
uygulanması sırasındaki iĢlevlerine göre farklı düzeylerde ve içerikte
eğitim vermek gerekebilir.
Eğitim, kimi zaman güç, karmaĢık ve pahalı bir faaliyettir.
Ancak, çözümün baĢarıyla uygulanması ve sistem analiz çalıĢması sı-
rasında katlanılan zorlukların, mâliyetlerin boĢa gitmemesi için, mutlaka
yapılması gerekir.370
Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve/veya üst yöne-
timin bir eğitim programı hazırlaması, çözümün baĢarıyla uygulanması
için çok yararlı olacaktır. Bu program ile (1) eğitimin amacı, (2) eğitim
için mevcut kaynaklar, (3) eğitim için seçilmiĢ personel, (4) eğitim için
mevcut zaman ve (5) eğitimin düzeyi belirlenecek, böylece eğitimin
kalitesi sağlanabilecek ve denetlenebilecektir.371
Bu eğitim faaliyetini gerçekleĢtirirken veya gerçekleĢtirdikten
sonra, bazı durumlarda çözümün resmen uygulanmasından önce test ve
eleĢtirisi gerekebilir.
6.3 Çözümün Test ve EleĢtirisi
Bazı durumlarda çözümün uygulanmasına geçmeden önce onun
test edilmesi, varsa eksikliklerinin giderilmesi ve hatalarından
arındırılması gerekebilir.372 Özellikle çözümün uygulanmasında teknoloji
kullanımı (bilgisayar sistemi, iletiĢim sistemi, mikrofilm-mikrofiĢ
sistemi, fotokopi sistemi, güvenlik sistemi vb.) söz konusuysa, o zaman
çözümün test ve eleĢtirisine çok büyük gereksinim duyulabilmektedir. Bu
durumda, çözümün testi de olabildiğince ayrıntılı olmaktadır.373
Çözümün testinde genellikle iki yöntemden söz edilebilir:374
Çözümün masa baĢı (uygulamasız) testi.
Çözümün test amacıyla uygulanarak testi.
369 Bkz.: Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236.
370 Bkz.: Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236.
371 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.137.
372 Bkz.: Alexander, a.e., s.214-215. ; Esen, a.e., s.113. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik,
genel sistemler..., s.236.
373 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.133-134. ; Parkin, a.e., s.223-224. ;
Bingham - Davies, a.e., s.78.; Underwood, a.e., s.168-169.
374 Bkz.: Esen, a.e., s.113. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236.
134
Çözümün masa baĢı (uygulamasız) testi:
Bu yöntemde, çözümün uygulanma öncesinde tecrübeye, kurama
ve mantığa bağlı olarak incelenmesi ve izlenmesi söz konusudur. Ancak,
ucuz olmakla birlikte çok güvenilir bir yöntem olduğu söylenemez.
Çözümün test amacıyla uygulanarak testi:
Bu yöntemde, çözümün resmen uygulanma öncesinde test
amacıyla gerekli ortam hazırlanarak uygulanması ve uygulama sırasında
ve sonrasında durumun incelenmesi ve izlenmesi söz konusudur. Bu
yöntem, bir önceki yönteme göre daha pahalı olabilmektedir. Ancak,
güvenilir bir yöntemdir. Bununla beraber, test yönteminin her durum için
kullanılamayacağı da söylenmelidir. Örneğin, bir kütüphane ve bilgi
merkezi iĢletmesinde örgütsel bir sorunun çözümü için önerilen bir
organizasyon değiĢikliğinin resmen uygulanmasına geçmeden test
edilmek üzere uygulanması, iĢletme için büyük riskler taĢıyabilir. Böyle
bir durumda baĢarısızlık sonucu, çözümün testi için yükseltilen, yetki ve
sorumluluk verilen kiĢilerin aĢağıya çekilmesi ya da tersi, ellerinden yetki
ve sorumlulukları alınarak aĢağıya çekilen kiĢilerin yükseltilmesi,
personel moralini ve yönetime olan güveni olumsuz yönde etkileyebilir.
Personelde kaygı ve endiĢelere neden olabilir. Sonuçta iĢletmede
verimliliğin arttırılmasına çalıĢılırken, düĢmesine neden olunabilir.
Yukarıda sözü edilen yöntemlerle elde edilen sonuçlar önceden
belirlenen sonuca, yani çözümün hedef ve amaçlarına uygunsa, çözümün
iĢlevini yerine getirdiği kabul edilerek resmen uygulamasına geçilebilir.
Aksi durumda, farklılığın nedenleri araĢtırılmalı375 ve eksiklikler, hatalar
bulunup giderildikten sonra uygulamaya geçilmelidir. Düzeltmenin
uygulamaya geçildikten sonraya bırakılması ise, daha büyük sorunlara ve
karıĢıklıklara neden olabilir.
6.4 Çözümün Uygulanması ve Yeni Duruma Uyum
Bu adımda, Ģimdiye kadar olağanüstü titizlikle sürdürülen sistem
analiz çalıĢması sonucu oluĢturulan çözümün, artık kütüphane ve bilgi
merkezi sisteminde uygulanmasına geçilir. Bu geçiĢle çözüm,
sorunun/önceki durumun yerini alacaktır. Çözüm önceki durumun yerini
aldığında, uygulandığı sistemi ve doğal olarak sistemi oluĢturan öğeleri,
örneğin, personeli, kullanıcıyı, araç-gereç ve donanımı, mekânı, kuralları
vb.ni az ya da çok etkileyecek ve değiĢtirebilecektir. Sistem analiz
çalıĢması, çözümün etkileyeceği ve değiĢtirebileceği tüm sistem
öğelerinin birlikte düĢünülmesini ve ele alınmasını gerektirdiği için,
375 Bkz.: Esen, a.e., s.113. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236.
135
çözümün uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar da önceden
görülebilir ve önlemler alınabilir. Ancak uygulama aĢamasında, önceden
hesaplanamayan ya da zayıf bir olasılık gibi görünen, bunun için de pek
dikkate alınmayan değiĢiklikler ve bunların neden olduğu sorunlar
(örneğin, uyum sorunu, mâli kaynak yetersizliği vb.) söz konusu olabilir.
Bu nedenle, çözümün uygulanmasına geçiĢ yöntemi de, çözümün
baĢarısında önemli bir etken olarak görünmektedir.
Çözümün uygulanmasına geçiĢte aĢağıda sıralanan yöntemlerden
söz edilebilir:376
Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ.
Paralel uygulama ile geçiĢ.
Pilot uygulama ile geçiĢ.
AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ.
1. Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ:
Bu yöntemde eski durumdan (sorun durumundan), yeni duruma
(çözümün uygulanmasına) geçiĢ doğrudan ve bir anda olur (Ģekil-51). Bu
yöntemin en önemli yararı, yeni durumun (çözümün) hemen uygulanarak
sorun durumunun (eski durumun) neden olduğu kaybın (zaman, emek,
para vb.) önlenmesidir. Ancak, bu ani geçiĢin en önemli sakıncası ise,
yüksek risk taĢımasıdır. KiĢilerin yeni duruma uyum sağlama zorlukları
da bu yöntemin önemli sakıncalarındandır. Çözümün uygulanmasında bu
yöntem kullanılacaksa, özellikle çok dikkat edilmeli, kiĢiler çözümün
uygulanıĢı ile ilgili mutlaka bir eğitimden geçirilmeli, çözüm önceden
çok iyi test edilmelidir.377
Eski durum
(sorun durumu)
Yeni durum
(çözümün uygulanması)
ġekil-51. Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ
2. Paralel uygulama ile geçiĢ: 376 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Alexander, a.e., s.220-
221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler...,
s.236-238. ; Parkin, a.e., s. 224-225.
377 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142. ; Alexander, a.e., s.220-221. ;
Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237-238.
136
Bu yöntemde belli bir süre eski durum ile yeni durum olan
çözümün uygulanması birlikte yürütülür (Ģekil-52). Bu yöntemin en
önemli yararı, baĢlangıçta yeni durumun uygulanması sırasında ortaya
çıkabilecek aksaklıklardan/sorunlardan kütüphane ve bilgi merkezi
sisteminin olumsuz yönde etkilenmesinin ve böylece yeni duruma karĢı
bir tepkinin doğmasının engellenmesidir. Bir baĢka yararı ise, kiĢilerin
(personel, kullanıcı vb.) eski ve yeni durumu karĢılaĢtırma olanağına
sahip olmalarıdır. Bu yöntemin en önemli sakıncası ise, eski ve yeni
durumun birlikte yürütülmesi sırasında iki durum için aynı anda ayrılacak
kaynakların (insan kaynakları, mâli kaynaklar, araç-gereç-donanım vb.)
mâliyetidir. Diğer bir deyiĢle bu yöntemin pahalı olabilmesidir.378
Eski durum
(sorun durumu)
Yeni durum
(çözümün uygulanması)
ġekil-52. Paralel uygulama ile geçiĢ
3. Pilot uygulama ile geçiĢ:
Bu yöntemde yeni durum olan çözümün bir kısmı, eski durum
olan sorun durumunun küçük ya da dar bir bölümünde uygulanır (Ģekil-
53). Bu yöntemin yararı, yeni durumun uygulanması sırasında ortaya
çıkabilecek beklenmedik aksaklıklar/sorunlar nedeniyle kütüphane ve
bilgi merkezi iĢletmesinin tüm faaliyetlerinin durmasının veya zarara
uğramasının engellenmesidir. Bu yöntemin en büyük sakıncası ise, yeni
duruma tamamen geçiĢi geciktirebilmesidir.379 Bununla birlikte, eski
durumun değiĢmeden kalan kısmıyla, yeni durum olan çözümün
uygulanan kısmının kiĢilerin üstünde yaratabileceği olumsuzluklar
(örneğin, uyumsuzluk, çeliĢki, belirsizlik vb.), verimin düĢmesine de
neden olabilir.
378 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142. ; Alexander, a.e., s.220-221. ;
Esen, a.e., s.114. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237.
379 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Alexander, a.e., s.220-
221. ; Esen, a.e., s.114. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237. ;
Parkin, a.e., s.225.
137
Eski durum
(sorun durumu)
Yeni durum
(çözümün uygulanması)Pilot
ġekil-53. Pilot uygulama ile geçiĢ
4. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ:
Bu yöntemde bölümlere ayrılan yeni durum (çözümün uygu-
lanması) eski durumla (sorun durumuyla) önceden belirlenen bir süre
boyunca yavaĢ yavaĢ değiĢtirilir (Ģekil-54). Bu yöntemin en önemli
yararı, kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde kiĢilere yeni duruma uyum
sağlayabilmeleri için zaman tanınmıĢ olmasıdır. Bu yöntemin en önemli
sakıncası ise, değiĢiklikler sonucu çıkabilecek organizasyon ve
koordinasyon sorunudur. Ancak, eski durumdan yeni duruma yavaĢ bir
geçiĢ söz konusuysa, bu sorunlara da çözüm bulmak zor değildir.380
AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ ve pilot uygulama ile geçiĢ
yöntemleri birbirlerine oldukça benzemektedir. Bu nedenle, sistem
analizi konusunda çalıĢma yapan araĢtırıcıların, artık ya yalnızca pilot
uygulama yöntemi kavramını ya da aĢama aĢama uygulama yöntemi
baĢlığı altında veya içinde pilot uygulama yöntemi kavramını kul-
landıkları gözlenmektedir.381
Eski durum
(sorun durumu)
Yeni durum
(çözümün uygulanması)
ġekil-54. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ
Yukarıda açıklanan çözümün uygulanmasına geçiĢ yöntemle-
rinden birinin, en ideal geçiĢ yöntemi olduğunu söylemek mümkün
değildir. Çünkü, kullanılabilecek en uygun geçiĢ yönteminin ve uyum
çalıĢmasının seçiminde, sistem analiz çalıĢmasının, uygulanacak
çözümün, çözümün uygulanarak yerini alacağı sorun durumunun,
konusu, yapısı ve özellikleri etkili olmaktadır.
Bu adım sonunda, artık sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel
ve/veya üst yönetim ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve
380 Bkz.: Alexander, a.e., s.220-221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi:
informatik, genel sistemler..., s.237-238.
381 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Parkin, a.e., s.225.
138
görevlendirilen kiĢi(ler) vb. uygulama için onay verilen çözüm önerisini
hayata geçirerek çözümün uygulanmasını ve kiĢilerin (personel, kullanıcı
vb.) yeni duruma uyumunu sağlarlar.
Çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasında
(5.aĢamada) ve alt adımların gerçekleĢtirilmesi sırasında, önceki
aĢamalara (2., 3., 4.aĢamalara) ve bunların alt adımlarına dönmek, o
aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve gerekiyorsa yeniden
yapmak söz konusu olabilir. Sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren
personelin ve/veya üst yönetim tarafından çözümün uygulanması ko-
nusunda yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, kütüphane ve bilgi
merkezi yöneticileri, çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcıları ile daha
önceki aĢamalarda olduğu gibi çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve
uygulanması aĢamasının her adımında da tartıĢmaları, bilgi alıĢ-veriĢinde
bulunmaları, çözümün uygulanmasını ve yeni duruma uyumu baĢarıyla
gerçekleĢtirmede son derece önemlidir.
Bu aĢama sonunda çözümün uygulanmasıyla geçilen yeni du-
rumun kontrolünün, izlenmesinin, düzeltilmesinin yapıldığı, böylece yeni
durumun sürekliliğinin sağlanmaya çalıĢıldığı 6.aĢamaya, yani kütüphane
ve bilgi merkezi sisteminde „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasına
geçilir.
7 ALTINCI AġAMA: Yeni Durumun Değerlendirilmesi
Kütüphane ve bilgi merkezi yönetimi ve personeli çoğu zaman,
yeni duruma geçildikten sonra artık yapılacak birĢey olmadığına inanır.
Halbuki sistem analiz çalıĢmasında en az diğer aĢamalar kadar önemli bir
aĢama olan „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasında, sistem analiz
çalıĢmasını yürüten personel ve/veya üst yönetim tarafından
yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢiler, çözümün uygulanmasına
geçildikten sonra yeni durumu izleyip kontrolünü yaparak ve gerekli
düzeltmeleri gerçekleĢtirip yeni durumun sürekliliğini sağlayarak, yeni
durumun değerlendirilmesine çaba göstermelidirler.382 Bu aĢamada
(6.aĢamada) yapılan çalıĢmalar, bu aĢamaya kadar yapılan sistem analiz
çalıĢmalarının (1., 2., 3., 4., 5.aĢamaların) boĢa gitmemesi için son derece
önemlidir.
Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasında, öncelikle yeni
durum izlenerek, daha önce belirtilen amaçları gerçekleĢtirip gerçek-
382 Bkz.: Esen, a.e., s.115-116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238,
240. ; Bingham - Davies, a.e., s.81. ; Underwood, a.e., s.173-174
139
leĢtirmediğinin kontrolü yapılmalıdır. Bu kontrol sırasında örneğin
aĢağıdaki sorulara yanıt aranabilir:383
Yeni durum hedeflenen amaçları gerçekleĢtirmekte midir ?
Yeni durum planlandığı gibi yürütülmekte midir ?
Yeni durumda, kullanılan kaynaklar/öğeler (insan kaynaklarının
nicelik ve niteliği, yetki ve sorumlulukları, kurallar, araç-gereç ve
donanımın nicelik ve niteliği, mâli kaynaklar, mekân vb.) plana uy-
gun mudur ?
Yeni durum, eski durumun (sorun durumunun) yerini tamamen almıĢ
mıdır?
Yeni durum, önceden belirlenen ya da tahmin edilen verimliliği
(mâliyet verimliliği, zaman verimliliği, kalite verimliliği) ve yararları
sağlamakta mıdır ?
Yeni durumun sağladığı verimlilik ve yarar, önceden belirlenen ya da
tahmin edilen verimliliğin ve yararın altında ise, mâliyet-verimlilik
ve mâliyet-yarar oranını iyileĢtirmek için neler yapılabilir ?
Kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetimi, personel ve kullanıcılar
yeni durumdan memnunlar mı, yeni duruma güven duyuyorlar mı ?
Kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetiminin, personelin ve kulla-
nıcıların yeni durum ile ilgili sorunları varsa bunlar nelerdir ? Bu
sorunların çözümü için önerileri nelerdir ? vb.
Yeni durumun kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarını daha
etkin olarak gerçekleĢtirmede katkısı var mıdır? Bu katkılar nelerdir ?
Bu sorulara alınan yanıtlar ile elde edilen bilgiler, yeni durumun
değerlendirilmesini sağlayarak, çözümün uygulanması ve yürütülmesi
sırasında ortaya çıkan eksikliklerin, yanlıĢların, uyum sorunlarının vb.
olabildiğince erken belirlenmesini ve düzeltmek üzere önlemlerin
alınmasını sağlayabilecektir. Bunun yanında yeni durumun, kütüphane ve
bilgi merkezi sisteminin herhangi bir yerinde oluĢturduğu sorunlara
zamanında ve uygun Ģekilde tepkide bulunmak da mümkün olabilecektir.
Ancak, yeni durumun tam ve doğru olarak değerlendirilebilmesi için,
öncelikle yeni durumun, eski durumun (sorun durumunun) yerini
tamamen alması, diğer bir deyiĢle eski durumun tamamen ortadan
383 Bkz.: Esen, a.e., s.115-116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238.
; Bingham - Davies, a.e., s.81.
140
kalkmıĢ olması gerekir.384 Aksi durumda elde edilen bilgiler, yeni durum
ile ilgili yanıltıcı sonuçlar yaratabilirler. Bu durumda, yapılan
düzeltmeler de, yeni durumla ve doğal olarak kütüphane ve bilgi merkezi
sistemiyle ilgili sorunların artmasına neden olabilir.
Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasının bir baĢka önemli
yararı ise, yeni durum ile iliĢkili tüm kütüphane ve bilgi merkezi per-
sonelinin, yeni sistemin izlenip, kontrol edileceğinden önceden haberdar
olmaları sonucu, uygulanan çözüme daha çok ilgi ve özen
gösterebilmeleridir.385 Personelin yeni duruma ilgi ve özen göstermesi,
yeni durumu değerlendirmeyi çok kolaylaĢtıracaktır.
Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasında (6.aĢamada) yapılan
çalıĢmalar sırasında, önceki aĢamalara (1., 2., 3., 4., 5.aĢamalara) ve
bunların alt adımlarına dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden
geçirmek ve gerekiyorsa yeniden yapmak söz konusu olabilir. Sistem
analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin ve/veya üst yönetim
tarafından yeni durumun değerlendirilmesi konusunda yetkilendirilen ve
görevlendirilen kiĢilerin, kütüphane ve bilgi merkezi yöneticileri,
çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcılar ile daha önceki tüm aĢamalarda
olduğu gibi „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasında da tartıĢmaları,
bilgi alıĢ veriĢinde bulunmaları, yeni durumun değerlendirilmesini
baĢarıyla gerçekleĢtirmede son derece önemlidir.
Bu aĢama ile sürekli olarak izlenip kontrol edilen ve gerekli
düzeltmeleri zamanında yapılan yeni durumun (uygulanan çözümün),
kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde sürekli etkinliğe sahip olacağı,386
içinde bulunduğu kütüphane ve bilgi merkezi alt sistemini ve sistemini de
etkin yapacağı oldukça açıktır.
Bu bölümde, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerine
uygulanması konusu, kuramsal olarak açıklanmıĢtır. Sistem analizi uy-
gulamasına geçmeden önce, analizde kullanılacak metodolojilerle ilgili
bir karar vermek de gerekmektedir. Bu nedenle, bölümün baĢında ge-
nelde katı ve yumuĢak metodolojiler olarak iki gruba ayrılan analiz
metodolojileri hakkında açıklamalar yapılmıĢ; kütüphane ve bilgi mer-
kezleri için, sözü edilen her iki metodolojinin değiĢik türlerinin birleĢ-
tirilerek uygulanmalarının yerinde olacağı görüĢüne varılmıĢtır.
384 Bkz.: Esen, a.e., s.116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.240.
385 Bkz.: Esen, a.e., s.116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238.
386 Bkz.: Esen, a.e., s.116-117. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.240.
141
Daha sonra, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sis-
tem analizinin aĢamaları üzerinde durulmuĢ; bu aĢamalar, tüm durumları
kapsayacak genel bir çerçevede belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Sistem
analizinin, sorun durumundan, yeni çözümün ya da durumun değer-
lendirilmesine kadar süren altı ayrı aĢamada gerçekleĢtirilebileceği
açıklanmıĢtır.
Bu bölümde kuramsal olarak açıklanan sistem analizinin, bir ya
da birden fazla kiĢi yahut bir ekip tarafından yapılabileceği de belir-
tilmiĢtir. Yine, analiz yapacak kiĢi veya kiĢilerin sahip olması gereken
meslekî bilgi ve kiĢilik özellikleri de açıklanmıĢtır. Buna ek olarak,
sistem analizi sırasında, birden çok bilgi toplama teknik/yöntemlerinden
ve bilgi kaynaklarından yararlanmanın önemine dikkat çekilmiĢtir.
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinde
karĢılaĢılan baĢlıca sorunlardan birinin, çözüm önerilerinin verimlilik ve
etkinliğinin saptanması olduğu ortaya çıkmıĢtır. Bir baĢka önemli sorun
ise, sistem analizinde önerilen çözümlerin uygulamaya geçirilememesi
ve buna bağlı olarak bu çözümlerin değerlendirilememesidir. Böyle bir
sorunun, sistem analizi çalıĢmasının yararını azaltacağı ise açıktır.
Uygulamaya geçmenin mümkün olması halinde de, bu geçiĢin
seçenekleri de ele alınmıĢtır. Nihayet, sistem analizinin her aĢamasında,
analizi yapacak kiĢi/kiĢilerin, analize konu olan sistemin üst yöneticileri,
diğer çalıĢanları, hatta kullanıcılarıyla sürekli görüĢerek bilgi alıĢ-
veriĢinde bulunmaları gerektiği de belirtilmiĢtir.
142
4. BÖLÜM
BĠR UYGULAMA: ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE
DOKÜMANTASYON DAĠRE BAġKANLIĞI SĠSTEMĠNDE
BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ĠLE ĠLGĠLĠ BĠR
SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI
Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezinde sistem analizi
çalıĢması ile ilgili bir örnek verilerek, sistem analiz çalıĢmasının
kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanabilirliği gösterilmeye
çalıĢılacaktır.
Önceki bölümde, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz
çalıĢmasının aĢamalarının bütünü iĢlenmeye çalıĢılmıĢtır. Ancak, oldukça
geniĢ kapsamlı böyle bir çalıĢmanın bir ekip tarafından ve uzun bir
sürede gerçekleĢtirilebileceği de açıktır. Bu nedenle, bu uygulama
çalıĢmasında, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nın bir alt sistemi olan „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama‟ alt
sisteminin sorunlarının, sistem yaklaĢımı kavramı ıĢığında sistem analiz
yöntemlerinden bazılarının kullanılarak saptanmasına ve saptanan bu
sorunlara çözüm bulunmasına çalıĢılacaktır. Böylece, sınırlı da olsa,
sistem analiz çalıĢmasının uygulanıĢına somut bir örnek verilecektir.
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı Sisteminin, Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sisteminde
yapılacak böyle bir sistem analiz çalıĢması öncesi, Ġstanbul Üniversitesi
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemi ile ilgili bazı
özelliklerin açıklanması, yapılacak sistem analiz çalıĢmasında uygulama
alanı olarak seçilen sistem ve alt sistemin daha iyi algılanmasına
yardımcı olacaktır.
1 Sistemin BaĢlıca Özellikleri
Bugünkü sistemin geçmiĢe dayalı uzantısı, 1924 yılına kadar
inmektedir. 1924 yılında Ġstanbul Darülfünun Merkez Kütüphanesi adıyla
kurulmaya baĢlayan kütüphane, Türkiye Cumhuriyeti Devleti‟nin ilk
üniversite kütüphanesidir. 1925 yılında Mustafa Kemal Atatürk‟ün
izniyle, Yıldız Sarayı Kütüphanesi‟ni de bünyesine alan kütüphane, diğer
bağıĢlar ve satın almalarla da kısa sürede büyüyerek, geçmiĢ ile bugünü,
doğu ile batıyı birleĢtiren büyük ve önemli bir araĢtırma kütüphanesi
143
olmuĢtur.387 “1933 yılında gerçekleĢen üniversite reformuyla adı
„Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi‟ne dönüĢtürülmüĢtür. 1934 yılında
Basma Yazı ve Resimleri Derleme Kanunu kapsamına alınarak,
Türkiye‟de yayınlanan her eserden birini toplamaya baĢlamıĢtır. 1982
yılından sonra adı „Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlığı‟ olarak geliĢtirilmiĢtir.”388
“KuruluĢ yıllarında çok büyük sanılan ilk binası, 1913 yılında
Kadılar Mektebi olarak yapılmıĢtır. Hızla büyüyen dermesine bu bina
1950‟li yıllarda dar gelmeye baĢladığı için, kütüphane çevre binalardaki
ek depolara yayılmıĢtır. Bugün Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi adını
taĢıyan bu eski bina 3 katlıdır ve 677 m2‟lik bir alanı kaplar.”389 1981
yılında yapımı tamamlanan yeni bina ise Beyazıt Meydanı‟ndadır ve eski
binaya yakındır. Yer altında bulunan 3 kat depolarıyla birlikte 6 katlı olan
yeni bina 8500 m2 dir.390 “Yerli ve yabancı basma kitaplarla, dergiler bu
binaya 1982 yılında taĢınmıĢtır. 800 kiĢilik oturma yeri vardır. Kütüphane
ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetim kadrosu da yeni binada
görev yapmaktadır.”391
Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan fakülte, yüksek okul,
enstitü ve araĢtırma merkezlerine yerli ve yabancı kitap, dergi, CD-ROM
vb. yayınları satın alma iĢlemleri -ki sistem analizi çalıĢmasının
uygulanacağı alt sistem- de bu yeni binada bulunan „Bağlı Birimler ġube
Müdürlüğü‟ tarafından yürütülmektedir.392
Ġlk yöneticiliğini H.Fehmi Ethem Karatay (1888-1968)‟ın
yaptığı393 kütüphanenin Ģu andaki yöneticisi, 1994 yılında Ġstanbul
Üniversitesi Rektörü Prof.Dr.Bülent Berkarda tarafından, önce bağlı
birimlerle merkez iliĢkisini düzenleyecek danıĢman olarak, daha sonra ise
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkan Vekili olarak
görevlendirilen Prof.Dr.Meral Alpay‟dır.394
387 Meral Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi. (metin fotokopidir) 1995, s.1. ;
ayr.bkz.: Meral Alpay, “İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Bilge, 7(1995), s.109.
388 A.e.a.y.
389 A.e.a.y.
390 A.e.a.y.
391 A.e.a.y.
392 A.e.a.y.
393 A.e.a.y. ; ayr.bkz.: Müjgan Cunbur, “Fehmi Ethem Karatay”, Türk Kütüphaneciler
Derneği Bülteni, 17, 1(1968), s.3-7.
394 Kütüphane ile ilgili ayrıntılı bilgi için bkz.: Nurhan Atasoy, “İstanbul Üniversitesi
Kütüphanesi”, İstanbul Üniversitesi Bülteni, 5(1977), s.30-32. ; “İstanbul
Üniversitesi Kütüphanesi çalışmaları”, İstanbul Üniversitesi Bülteni, 13(1980),
144
1.1 „Bağlı Birimler’ Kavramı
Burada Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlığı ile ilgili diğer özelliklere geçmeden önce, yapılacak
sistem analiz çalıĢmasında da önemli bir yere sahip olan „bağlı birimler‟
kavramının anlamı ile ilgili açıklama yapmak yararlı olacaktır. Çünkü,
hem mekân olarak geniĢ bir coğrafyaya yayılan, hem de hizmet olarak
aynı okur kitlesine hizmet veren farklı kütüphanelerin oluĢturduğu bir
sistemle karĢı karĢıyayız. Bu sistem içinde, farklı kütüphanelerle merkez
kütüphane iliĢkisi de zaman zaman değiĢmektedir. Aslında bu durum,
yalnız inceleme alanımız olan Ġstanbul Üniversitesi‟nde değil,
Ġstanbul‟daki baĢka üniversitelerle Türkiye‟deki farklı illerde bulunan
baĢka üniversitelerde de görülür. Bunun nedeni, Türkiye‟de
üniversitelerin değiĢik zamanlarda ve koĢullarda farklı üniversite
modelleri örnek alınarak kurulmuĢ olmasıdır. Bunları iki grupta toplamak
olanaklıdır:395 (1) Dağınık yapılı üniversiteler, (2) merkezi yapılı
üniversiteler.
Dağınık yapılı üniversiteler grubuna girenler, ya önceden
kurulmuĢ fakülte veya yüksek okullar bir araya getirilerek üniversite adı
altında toplanmıĢ, ya da üniversite kurulurken fakülte veya yüksek
okulların bağımsız çalıĢması kabul edilmiĢtir. Dağınık yapı yüzünden, bu
üniversitelere bağlı fakülte veya baĢka birimlerin belli bir yerleĢim
alanında toplanmaları da mümkün olamamıĢ; bunlar Ģehrin farklı
semtlerinde, birbirlerinden kilometrelerce uzaklıktaki birimler olarak
yaĢamlarını sürdürmek durumunda kalmıĢlardır. Ġstanbul Üniversitesi de
bu gruba giren üniversitelerimizdendir. Merkezi yapılı üniversiteler ise,
genellikle Anglo-Amerikan modeli örnek alınarak kurulmuĢ,
merkeziyetçi bir yönetime sahip, bütün veya baĢlıca birimlerinin aynı
yerleĢim alanında bulunduğu üniversitelerdir (örneğin Boğaziçi,
Hacettepe, Orta Doğu Teknik Üniversiteleri vs.).396
4 Kasım 1981‟de kabul edilen 2547 sayılı „Yüksek Öğretim
Kanunu‟, Türkiye‟de bütün yüksek öğretim kurum ve kuruluĢlarını,
fakülte veya yüksek okul olarak birer üniversite birimi durumuna
s.30-31. ; Meral Alpay, “Bir temel atma töreni ve düşündürdükleri”, Kütüphane:
dünü yarına bağlayan köprü, İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul
Şubesi, 1990, s.182-186. ; Meral Alpay, “İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve
Dokümantasyon Dairesi”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, İstanbul: Türk
Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi, 1990, s.254-255.
395 Necmeddin Sefercioğlu, “Yasa dayanağı açısından üniversite kütüphaneleri”, Türk
Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.74.
396 A.e.a.y.
145
getirmiĢ; yukarıda sözü edilen değiĢik yapılardaki üniversiteleri
“merkeziyetçi” bir yapıya kavuĢturmayı amaçlamıĢtır.397
2547 sayılı “Yüksek Öğretim Kanunu” ile merkezileĢme eylemi
baĢlayınca, bu eyleme en güç katılan üniversiteler, doğal olarak „campus‟
düzeni denen külliye biçiminde kurulmamıĢ olan dağınık yapılı
üniversiteler olmuĢtur.398 Kütüphaneler açısından bakıldığında, dağınık
yapılı üniversitelerin, dağınık binalarda belki de bulundukları Ģehrin
farklı semtlerine yerleĢmiĢ olan fakültelerin, yüksek okulların,
enstitülerin vb.nin kütüðhaneleri için Rektörlüğe bağlı olarak
„merkez‟den yönetilen yeni bir kütüphaneler sistemi kurması gerekmiĢtir.
Bunları göz önüne alan Yüksek Öğretim Kurulu, 19 Ağustos 1982‟de
kütüphaneler ile ilgili Ģu ilke kararını almıĢtır:399 “Kütüphanelerin
merkezi bir kayıt ve yönetim altında toplanması, bir üniversitedeki kitap
ve periyodiklerin satın alma ve abonman iĢlemlerinin tek elden
yürütülmesi, uzmanlık konularına ait bazı kitapların kayıtlarının
merkezde tutulmak Ģartıyla bölümlerde bulundurulmasına...” Bu kararla
yönetimin tek elde toplanması, kitap ve dergi sipariĢlerinin tek bir
merkezden yürütülmesi, kayıtların bir merkezde toplanması öngörülmüĢ,
böylece mâli kaynakların en etkili bir biçimde kullanılması amaçlanmıĢ;
ancak araĢtırıcıların çalıĢmalarını yaparken ve eğitim-öğretim
faaliyetlerini yürütürken gereksinim duydukları yayınları da elleri altında
bulundurmalarına imkân tanınmıĢtır.400 Yine 21 Kasım 1983‟de
yayınlanarak yürürlüğe giren „124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları
ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun
hükmünde kararname‟401 ile üniversitenin fakülte, yüksek okul, enstitü
vb. birimlerinin kütüphanelerinin üniversitenin Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟na bağlanmasına çalıĢılmıĢtır. Bağlı
397 A.e.a.y.
398 Bkz.: Oya Fişek, “Dağınık yerleşimli üniversitelerde kütüphane hizmetlerinin
merkezileştirilmesi sorunu”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983),
s.66.
399 Nilüfer Tuncer, “Üniversite kütüphanelerinin merkezileştirilmesi konusunda Yüksek
Öğretim Kurulu'nun görüşü ve Yüksek Öğretim Kurulu Dokümantasyon Merkezi”,
Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.70.
400 Bkz.: A.e.a.y. ; Erol Pakin, “Üniversite sitesi biçiminde teşkilatlanmamış yüksek
öğretim kurumlarında merkez kütüphane ile üniversitenin diğer kütüphanelerindeki
haberleşme sorunu”, Türkiye'de kütüphane alanında teori ile uygulama ilişkisi
sempozyumu, 7-8 Mayıs 1987. haz. Meral Alpay. İstanbul: İstanbul Üniversitesi
Edebiyat Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü, 1988, s.143.
401 “124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluşları ile yüksek öğretim kurumlarının idari
teşkilatı hakkındaki kanun hükmünde kararname”, Resmi Gazete, sayı: 18228, 21
Kasım 1983.
146
birimler kavramının dayandığı temel budur ve Ġstanbul Üniversitesi
sınırları içinde bulunan fakülte, yüksek okul, enstitü ve araĢtırma
merkezlerinin kütüphaneleri için de „bağlı birimler‟ kavramı
kullanılmaktadır. Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan irili ufaklı
„bağlı birim‟ (kütüphane) sayısı ise yaklaĢık 160 civarındadır. Bunların
16‟sı fakülte, diğerleri bölüm, enstitü, yüksek okul, araĢtırma ve
uygulama merkezleri kütüphaneleridir.
1.2 Teknik Hizmetler
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nda yeni binada, derleme, bağıĢ ve satın alma yolları ile
sağlanan yayınlar AAKK2 (Anglo-Amerikan Kataloglama Kuralları
2)‟ye göre kataloglanmakta; kitaplar sağlama sırasına göre kitap
deposuna, süreli yayınlar ise yerli ve yabancı ayrı ayrı alfabetik olarak
süreli yayın deposuna yerleĢtirilmektedir. Tezler ise, sağlama sırasına
göre yerleĢtirilmektedir. Yeni binada bulunan katalog türleri, kitaplar için
alfabetik katalog ve sistematik konu kataloğu (EOS), süreli yayın
kataloğu, tezler için alfabetik yazar kataloğu ve alfabetik konu
kataloğudur. Eski binada ise, yazma ve eski harfli basma eserler ayrı ayrı
sağlama sırasına göre yerleĢtirilmiĢtir. Katalog türü alfabetik katalogdur
(yazar ve eser adı). Bu ayrı katalogların ortak (toplu) bir temel kataloğu
henüz yoktur. Aynı yokluk, parçalanma yüzünden (kitap-tez) yeni binada
da söz konusudur.
BaĢkanlığın teknik hizmetlerle ilgili bugünkü iĢ hacmine ıĢık
tutabilecek bazı bilgileri vermek yararlı olacaktır:
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nda 1995 yılında, 10.448 kitap-tez-ayrı basım demirbaĢ
defterine kaydedilmiĢtir. 10.747 kitap kataloglanıp konu numarası almak
üzere tasnif edilmiĢ; 18.247 fiĢ daktiloda çoğaltılmıĢ; 37.600 adet
sistematik fiĢ, sistematik konu kataloğu kutularına yerleĢtirilmiĢtir. Aynı
yıl 400 adet kitap ve dergi, 300 adet de gazete ciltlettirilmiĢtir.402
1.3 Yararlandırma
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nda 1994 yılında Daire BaĢkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay
tarafından alınan bir kararla, „nadir eser‟ kavramı yalnızca yazma ve eski
harfli basma eserleri içermemekte; aynı zamanda Türkiye‟de yayınlanmıĢ
tüm bilimsel yayınları da kapsamaktadır. Böylece Cumhuriyet
402 Meral Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
Başkanlığı 1995 yılı çalışma raporu. (metin fotokopidir) 1996, s.2-3.
147
döneminde yayınlanmıĢ, artık nadir eser durumuna gelmiĢ yerli ve
yabancı kitapların da ayıklanıp eski binaya yerleĢtirilmesi
planlanmaktadır.403 Zaten nadir eser kavramının anlamı da, bugünkü
uygulamalarla geniĢletilmeye çalıĢılmaktadır.
Kütüphanede yerel ödünç verme hizmeti, 1994 yılında
kaldırılmıĢtır. Ancak, kütüphaneler arası ödünç verme hizmeti
sürdürülmektedir.404 Yerel ödünç verme hizmetinin kaldırılmasına
karĢılık, çalıĢma saatleri uzatılmıĢ, fotokopi hizmeti sorun olmaktan
çıkarılmıĢtır.
Fotokopi, mikrofilm, mikrofilmlerden çoğaltma slayt, kart baskı,
CD-ROM tarama, internet hizmetleri verilmektedir. Yerli ve yabancı
okurlar, bu hizmetlerden posta yolu ile de yararlanabilmektedir. 1995
yılında Japonya, Avrupa ve Amerika‟daki çeĢitli kullanıcılara, Almanca
ve Ġngilizce dillerinde 115 mektup yazıldığı saptanmıĢtır. Bu sayının
içinde, yabancı dilde yapılan faks ve telefon görüĢmeleri yoktur.405
Yeni binada, daha önce Pazartesi-Cuma 09.00-12.00, 13.00-17.00
olan çalıĢma saatleri, 1995‟de Pazartesi-Cuma 09.00-20.30, Cumartesi
günleri 10.00-17.00 olarak uzatılmıĢtır.406
Okur yelpazesi öğretim üye ve yardımcılarından, lisans-yüksek
lisans-doktora öğrencilerine, okur zorlaması yüzünden lise öğrencileri
dahil tüm Ġstanbul halkına yayılacak biçimde geliĢtirilmiĢtir.407
Yeni binada 1995 yılında 30.513 kitap ve 12.700 süreli yayın
olmak üzere 43.213 cilt eser depodan okuma salonlarına çıkarılmıĢ ve
kullanıma sunulmuĢtur.408
Ġstanbul içindeki ve dıĢındaki diğer üniversite kütüphanelerinden
256 adet kitap, ödünç veya fotokopi olarak getirtilmiĢtir.409
Diğer üniversitelerden istenen 53 kitap ve makale kütüphaneler
arası ödünç verme yoluyla veya fotokopi yoluyla karĢılanmıĢtır.410
403 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.3.
404 A.e.a.y.
405 A.e.a.y.
406 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
1995 yılı çalışma raporu..., s.2.
407 A.e.a.y.
408 A.e., s.1.
409 A.e.a.y.
410 A.e.a.y.
148
Yalnız „Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi‟nden 3.882
kullanıcıya 40.320 adet (fotokopi, slayt, renkli fotoğraf, siyah-beyaz
fotoğraf, varak sayısıyla mikrofilm) röprodüksiyon verilmiĢtir.411
1.4 Personel
1994 yılında Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlığı‟nda personelin nicelik ve eğitim durumu, aĢağıdaki
gibidir (Ģekil-55):412
Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yüksek Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis.
Yeni binada 1 8 2 13 1 5 1
Eski binada 2 1 1 1 1
Toplam=37 1 10 3 14 1 6 2
0
2
4
6
8
10
12
14
Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yüksek Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis.
1
8
2
13
1
5
12
1 1 1 11
10
3
14
1
6
2
Yeni binada
Eski binada
Toplam
ġekil-55. 1994 yılı personel nicelik ve eğitim durumu
1994 yılında Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanlarından
ve öğrencilerinden de destek alınmıĢtır. Bölümdeki öğretimle
kütüphanedeki hizmetlerin ve iĢlerin yeniden yapılandırılması interaktif
(eylemler arası birlik) yöntemle birleĢtirilmiĢtir.
1996 yılında ise, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda personel nicelik ve eğitim düzeyi
aĢağıdaki durumdadır (Ģekil-56):413
411 2.04.1996 günü Prof. Dr. Meral Alpay'dan alınan veriler.
412 Personel ile ilgili bu bilgiler İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
personel kayıtlarından elde edilmiştir.
413 Personel ile ilgili bu bilgiler İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
personel kayıtlarından elde edilmiştir.
149
Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yük.Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis
Yeni
binada1 5 3 4 3 8 1
Eski binada 2 1 1 2 1
Toplam=32 1 7 4 5 3 10 2
0
2
4
6
8
10
Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yük.Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis.
1
5
34
3
8
12
1 12
11
7
45
3
10
2
Yeni binada
Eski binada
Toplam
ġekil-56. 1996 yılı personel nicelik ve eğitim durumu
1996 yılında saat baĢı ücret alan 28 öğrenci ve Ġ.Ü.
Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanlarından yapılan
görevlendirmelerle stajların yanında, ucuz iĢgücü de yaratılmıĢtır.414
Bu tablolardan ve grafiklerden de anlaĢıldığı gibi, kadrolu
personel sayısının 37‟den 32‟ye düĢmüĢ olmasına karĢın, okur yazar
personel sayısı değiĢmemiĢ; ilkokul mezunu personel sayısı azalmıĢ;
ortaokul mezunu personel sayısı artmıĢ; lise mezunu personel sayısı
azalmıĢ; yüksek okul mezunu personel sayısı artmıĢ; üniversite lisans
mezunu sayısı artmıĢ; üniversite yüksek lisans mezunu sayısı aynı
kalmıĢtır. Azalan yardımcı personel ile ortaya çıkan iĢgücü açığı, saat
baĢı ücret alan öğrencilerle kapatılmaktadır. Öte yandan, yüksek okul ve
üniversite lisans mezunu personelin sayısının artması, personelin
niteliğinin de artmıĢ olduğunun bir belirtisi sayılmalıdır.
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nın Prof.Dr. Meral Alpay tarafından hazırlanan, 15 Kasım
1988 tarihli 19990 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak yürürlüğe giren
yönetmeliğinden415 hareketle BaĢkanlığın örgütlenme yapısı aĢağıdaki
organizasyon Ģeması (Ģekil-57) ile özetlenebilir.
414 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
1995 yılı çalışma raporu..., s.1.
415 “İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”, Resmi Gazete, sayı:19990, 15
Kasım 1988, s.26-28.
150
Daire BaĢkanı
Sekreter
Bağlı Birimler veDokümantasyon
Şub.Md.
MerkezKütüphane
Şub.Md.
Nadir Eserler veMüze Kütüphanesi.
KataloglamaSınıf. Yerleş.
Sağlama
Bakım ve Onarım
YararlandırmaHizmetleri
YararlandırmaHizmetleri
Depo
YardımcıHizmetler
Güvenlik
Temizlik
Güvenlik
Temizlik
Reproduksiyon(fotokopi, vb.)
Ktp. Ġçinde
Yararlandırma
Depo
Ktp.içinde
Yararlandırma
YardımcıHizmetler
DanıĢma
Hizmeti
Bağlı BirimlereYayın Sağlama
DokümantasyonHizmetleri
DanıĢmanlarKurulu
Şub.Md.
Reproduksiyon(fotokopi, vb.)
Ktp.ler arasıödünç verme
KataloglamaSınıf. Yerleş
ġekil-57. Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın 15
Kasım 1988 tarihli 19990 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak
yürürlüğe giren yönetmeliğinden yararlanılarak hazırlanan organizasyon
Ģeması
Mart 1996‟da, hedeflenen bu örgütlenme yapısı içinde personelin
kadrolara göre dağılımı Ģöyledir (Ģekil-58):
151
Daire BaĢkanı (yok)
Sekreter (yok)
Bağlı Birimler ve
Dokümantasyon
Merkez
Kütüphane
Nadir Eserler ve
Müze Kütüphanesi
Uzman Kütüphaneci
Şube Müdürü
Şef
Kütüphaneci
Ayniyatçı (BaĢkanlığın bütününe hizmet vermektedir.)
Memur
Daktilo
Hizmetli
TOPLAM
7
2
2
1
1
7
2
2
8
32
Teknisyen
1
2
1
-
-
-
1
2
4
-
1
1
1
7
2
1
6
2
-
-
-
-
-
-
-
-
TOPLAM: 7 23 2
*
* 1'i Nadir Eserler Şub.Md. diğeri Müze Şub.Md.
ġekil-58. Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda
personelin kadrolara göre dağılımı (Mart 1996)
Yukarıda kadrolara göre dağılımı görülen personelin yaptığı iĢler
ise Ģunlardır:
1. Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi:
Uzman Kütüphaneci:
Yasemen Akçay (lisans): Eski eserlerin kataloğunu hazırlama.
ġube Müdürü:
Duhter Uçman (lisans): Nadir Eserler ġub.Md.
Hatice ÇeĢmeci (lisans): Müze ġub.Md.
ġef:
Fatma Yılmaz (lise).
Teknisyen:
Recep TaĢkın (orta): Fotokopi, mikrofilm, fotoğraf çekimi.
Hizmetli:
Gülbey Bülbül (ilk): Okuma salonu görevlisi ve temizlik.
Ekrem Tataroğlu (ilk): Gece bekçiliği.
152
2. Merkez Kütüphane:
Uzman Kütüphaneci:
Nilüfer Özdemir (lisans): Kataloglama, sınıflama, staj yapan öğrencilerin
izlenmesi, kitap istemede çıkan sorunların çözümü.
Kemal Öztürk (lisans): Süreli yayınlar, kütüphaneler arası ödünç verme,
CD-ROM tarama, açık rafların düzeninin yönetimi.
Selçuk SüzmetaĢ (lisans): Kataloglama, sınıflama, depoya yardım,
derlemenin açılması ve kontrolü, gerekli kütüphane malzemesinin piyasa
araĢtırması, cilt iĢlemleri.
Özlem Tarak (lisans): DanıĢma, kütüphaneler arası ödünç verme, CD-
ROM tarama, araĢtırma katındaki yayınların (ansiklopedi, sözlük,
bibliyografya, abstract vb.) düzenlenmesi, süreli yayın iĢlemleri, süreli
yayınlar için okur kataloğunun güncelleĢtirilmesi ve güncel tutulması,
Ġ.Ü. süreli yayın toplu kataloğuna katılma.
ġef:
Tülay Güngör (yük.okul): Süreli yayınlar, derleme paketlerinin açılması,
iĢlenmesi, izleme kartı olmayanlara kart çıkarılması.
Ayniyatçı:
Kadriye Varol (lise): Faturaların ödeme iĢlemleri.
Kütüphaneci:
Janset Duman (lisans): Kataloglama ve sınıflama.
Memur:
Gülderen Ülker (yük.okul): Yararlandırma (banko), tezlerin iĢlemleri,
fotokopisi çekilen eserlerin fiĢlerden izlenmesi.
Efnan Gevrek (yük.okul): YÖK‟ün bilimsel yayın kataloğu için veri
girme (öğreniyor).
Önder Aksoy (lise): Yararlandırma, fotokopi, depo.
Özer Argan (lisans): Kataloglama ve sınıflama.
Macit Uzaldı (lise): Fotokopi.
Hakan Tarlasız (lise): Süreli yayınlar deposu. AkĢam fotokopi.
Mehmet Yılmaz (orta): Kitap deposu.
Daktilo:
ġenay Erendor (lisans): Daktilo ve sekreterlik.
153
Gülseren Özsandık (ilk): FiĢ çoğaltma.
Teknisyen:
Nevzat ġeker (okur-yazar): Kalorifer, kapı görevi.
Hizmetli:
Arif Karasoy (orta): Kitap deposu.
Kemal Altınkök (ilk): Temizlik ve çay ocağı.
Azem Kanatlar (ilk): Temizlik.
Hasan Köroğlu (ilk): Temizlik.
ġehnaz Veral (orta): Depo ve temizlik.
ġerafettin Yılmaz (ilk): Temizlik, kurye
3. Bağlı Birimler ve Dokümantasyon:
Uzman Kütüphaneci:
Güler Demir (yüksek lisans): Yayın satın alımı, izlenmesi, dağıtımı,
internet hizmetleri ve kullanıcı eğitimi, bağlı birimlerden gelen
yararlanma isteklerinin karĢılanması.
Ayla TüfekçibaĢı (lisans): Dokümantasyon hizmeti, diğer kütüphanelere
bağıĢların seçimi ve gönderilmesi.
Sonuç olarak, Mart 1996‟da kadrolara, personel sayısına ve
personelin yaptıkları iĢlere bakıldığında, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane
ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetmeliğinde hedeflenen
örgütlenmenin tam olarak gerçekleĢtirilemediği; ayrıca her personelin bir
çok farklı iĢte çalıĢması nedeniyle, bu tarih itibarıyla çalıĢan personelin
de gösterilebileceği var olan organizasyonun doğru bir Ģemasının
çizilemeyeceği saptanmıĢtır. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı yönetmeliğinde hedeflenen örgütlenmenin tam olarak
gerçekleĢtirilememesinin ana nedeni, Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için gerekli alt
yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmamıĢ olmasıdır. Buna karĢın
Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda yönetmelikte
belirlenen amaçların ve hizmetlerin büyük bir kısmının yerine
getirilmekte olduğu görülmektedir. Bu durumun ise, Ġ.Ü.Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkan Vekili‟nin ve personelinin Bölüm
öğrencileri ve öğretim elemanlarıyla birlikte büyük kiĢisel çabaları ile
gerçekleĢebildiği açıkça gözlenebilmektedir. Bu çabaların heyecan ve
iftiharla anlatılması eylemler arası birlik yönteminin baĢarıyla
uygulanmasına bağlanabilir, sanıyorum.
154
1.5 Derme
1995 yılı itibarıyla Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın dermesi Ģu durumdadır:416
Yazma (Türkçe) 9.943
Yazma (Arapça) 6.967
Yazma (Farsça) 1.615
Yazma (Diğer) 81
TOPLAM 18.606
Eski harfli Türkçe kitap 25.375
Eski harfli Türkçe gazete 212
TOPLAM 25.587
Yeni harfli yerli ve yabancı basma kitap TOPLAM 400.000
Yeni harfli yerli ve yabancı izlenmeyen dergi 13.421
Yeni harfli yerli ve yabancı izlenen dergi 2.579
TOPLAM 16.000
Eski ve yeni tez (lisans, yüksek lisans, doktora) TOPLAM 30.000
Hat ve levha 586
Harita (pafta/rulo) 1.350
Müzik notası 212
Fotoğraf albümü 80
Mikrofilm(makara ve kare): 30.370
TOPLAM 32.598
GENEL TOPLAM417 522.791
Bu sayılardan anlaĢıldığı gibi kütüphanede dil ve kültür ayrımı
yapmadan 500.000‟in üstünde bibliyografik birim, 1.000.000‟un üzerinde
416 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.1-2.
417 Henüz sayıları kesin olarak bilinemeyen teknik işlemleri yapılmamış eski bağışlar ve
fazla nüshalar (tahminen 50.000) bu sayı içinde yer almamıştır.
155
de cilt vardır. Yine dermenin ayrıĢtırılmıĢ durumunu yansıtan yukarıdaki
sayılardan, bu kütüphanede Türkiye Cumhuriyeti Devleti‟ni kuran
insanların uzak ve yakın geçmiĢiyle birlikte, Türkiye Cumhuriyeti‟nin
bilimsel tarihini yansıtan her tür belgenin bulunabileceği, bu yüzden de
hedef kitle belirlemesinin çok zor olacağı görülebilir.418
1.6 Donanım:
1994 yılında eski binada 1 adet mikrofilm kamerası, 1 adet
mikrofilm banyosu, 1 adet mikrofilm okuyucusu ve 1 adet de kart baskı
makinesi bulunmaktaydı. 1996 yılında bunlara 1 adet mikrofilm okuyucu
ve basıcı makine eklenmiĢ ve böylece mikrofilm sistemi geliĢtirilmiĢtir.
1994 yılında yeni binada 1 adet faks makinesi bulunmaktaydı.
1995 yılında buna 1 adet modem (14.400 Bps) eklenmiĢ ve BaĢkanlığın
ulusal ve uluslararası kayıtlı bilgi alıĢ veriĢinde kullandığı bu tür araç
sayısı 2‟ye çıkmıĢtır.
1994 yılında eski binada 1 adet, yeni binada ise arızalı 1 adet
fotokopi makinesi bulunmaktaydı. 1996 yılı itibarıyla eski binadaki
fotokopi makinesi sayısı değiĢmemiĢ; ancak, yeni binada arızası giderilen
fotokopi makinesine 2 adet yeni fotokopi makinesi daha eklenmiĢ ve
fotokopi makinesi sayısı 3‟e çıkmıĢtır (Ģekil-59).
1994 1996
Yeni binada 1 3
Eski binada 1 1
Toplam 2 4
0
1
2
3
4
1994 1996
1
3
1 1
2
4
Yeni binada
Eski binada
Toplam
ġekil-59. 1994 ve 1996 yıllarında BaĢkanlık‟da bulunan fotokopi
makinelerinin nicelik durumu
1994 yılında yeni binada 1 adet bilgisayar (286- 1mb RAM,
80mb HD kapasiteli) ve 1 adet yazıcı (136 kolon dot matrix)
418 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.1-2.
156
bulunmaktayken, eski binada bilgisayar sistemi yoktu. 1996 yılı itibarıyla
yeni binada 9 adet bilgisayar (5‟i 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD
bunlardan ikisine bir dahili, bir harici CD sürücü bağlı; 2‟si 486 SX 33-
8mb RAM, 540mb HD bunlardan biri CD sürücülü; 1‟i 486 SX 33- 4mb
RAM, 80mb HD; 1‟i 8086 XT- 640K RAM, 10mb HD) 6 adet yazıcı
(1‟i Laser; 2‟si Inkjet; 2‟si 80 kolon dot matrix; 1‟i 136 kolon dot
matrix), eski binada ise 1 adet bilgisayar (286- 1mb RAM, 40mb HD
kapasiteli) 1 adet yazıcı (80 kolon dot matrix) bulunmaktadır (Ģekil-60).
Bilgisayar (1994) Bilgisayar (1996) Yazıcı (1994) Yazıcı (1996)
Yeni binada 1 9 1 6
Eski binada 1 1
Toplam 1 10 1 7
0
2
4
6
8
10
Bilgisayar(1994)
Bilgisayar(1996)
Yazıcı(1994)
Yazıcı(1996)
1
9
1
6
1 11
10
1
7
Yeni binada
Eski binada
Toplam
ġekil-60. 1994 ve 1996 yıllarında BaĢkanlık‟da bulunan bilgisayar ve
yazıcıların nicelik durumu
1996 yılında yukarıda sözü edilen bilgisayarların ve yazıcıların
kullanıldıkları iĢler Ģekil-61 ve Ģekil 62‟deki gibidir:
486 DX2 66(8mb RAM,540mb HD)
486 SX 33(8mb RAM,540mb HD)
486 SX 33(4mb RAM,80mb HD)
286(1mb RAM,40mb. HD)
8086 XT(640K RAM,10mb HD)
Satın alma,internet,BaĢkanlıkyazıĢmaları(1 adet)
Makaleler/dokümantasyon-(1 adet)
Satın alma(1 adet)
Nadir Eserlerve MüzeKütüphanesiyazıĢmaları,reproduksiyonistek takibi vebib.bilgi girişi(1 adet)
YÖK BilimselYayınlarKataloğu içinbibliyografikbilgi girişi(1 adet)
Sekreterya(1 adet)
Süreliyayınlar, CD-ROM tarama(1 adet)
Derleme(1 adet)Ayniyat, tezişlemleri(1 adet)Makaleler/dokümantasyon-(1 adet)
ġekil-61. 1996 yılında BaĢkanlık‟da bilgisayarların kullanıldığı iĢler
157
Laser Inkjet 80 kolon dotmatrix
136 kolon dotmatrix
Satın alma,internet, Başkan-lık yazıĢmaları,ayniyat(1 adet)
Süreli yayınlar,CD-ROM tarama(1 adet)
Makaleler/dokümantasyon(1 adet)
Satın alma(1 adet)
Sekreterya(1 adet)
Derleme(1 adet)Nadir Eserler veMüze Şub.Md.yazıĢmaları vebib.bilgi çıkıĢı(1 adet)
ġekil-62. 1996 yılında BaĢkanlık‟da yazıcıların kullanıldığı iĢler
Ayrıca, 1995 yılında, yeni binada elektronik kapı sistemi
kurulmuĢ ve kayıpların önü kesilmiĢtir.
Bu bilgiler ıĢığında, sözü edilen tüm donanımın nicelik ve
niteliği açısından 1994 yılı ile 1996 yılı karĢılaĢtırıldığında aĢağıdaki
saptama yapılabilir:
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nın 1996 yılı itibarıyla teknolojik donanımını hem sayı hem
de nitelik olarak arttırdığı ve gelinen bu aĢamada Ġ.Ü.Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın artan iĢ hacminin altından
kalkmada ve daha verimli olmada, kaynak paylaĢımı ve iĢbirliği
yapmada, yeni hizmetlerin baĢarılmasında teknolojiyi de daha çok
kullanma düĢünce ve isteğini uygulamaya geçirmeye baĢladığı açıkça
gözlenebilmektedir.
1.7 Bütçe
Kütüphanelerde bütçe dendiğinde, çoğunlukla akla önce, alınması
gerekli yayınlara ayrılan para gelmektedir. Burada da bu geleneği
bozmadan ve uygulanacak sistem analiz çalıĢmasıyla da doğrudan iliĢkili
olarak, bütçe baĢlığı altında Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı ile bağlı birimlere sağlanan yayınlar için harcanan para ile
ilgili bilgiler verilecektir.
Nisan 1994‟de Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nın BaĢkanlığa ve bağlı birimlere hangi yayınları satın aldığı,
bunlara ne kadar para verdiği, satıcı firmalara ne kadar borcu olduğu
bilinmemekteydi. Oysa, yeni satın almaların organik ve kronolojik
bütünlüğünün sağlanması, mâli durumun gözlenmesi ve denetim altında
tutulabilmesi için, sözü edilen satın alma kayıtlarının güncel ve düzenli
158
olması gerekmekteydi. Bu amaçla Prof.Dr. Meral Alpay, Nisan 1994‟de
geriye dönük satın alma kayıtları üzerine çalıĢmalar baĢlatmıĢ419 ve
1995‟de 1994 yılı içinde hangi yayınların satın alındığı, bu yayınlar için
ne kadar ödeme yapıldığı ve hangi satıcı firmalara ne kadar borç
bulunduğu saptanabilmiĢti. Bu bilgilere göre, 1994 yılında BaĢkanlığa ve
26 bağlı birime 356‟sı kitap, 723‟ü süreli yayın aboneliği olmak üzere
toplam 1.079 yayın satın alınmıĢtır.420 1994 yılında alınan bu yayınlar
için ve daha önceki senelerde alınmıĢ yayınların kalan borçları için
toplam 19.719.358.004 TL. ödenmiĢtir.421
1995 yılında BaĢkanlık, bütçe harcama politikasını değiĢtirmeden,
mevcut düzeni koruma ve 1996‟ya borçsuz girme politikası
doğrultusunda, kitap alımını durdurmuĢ ve yalnızca süreli yayın alımı
yapmıĢtır. 1995 yılında BaĢkanlığa ve 27 bağlı birime 672 süreli yayın
aboneliği yapılmıĢtır.422 1995 yılında alınan bu yayınlar (süreli yayınlar)
için toplam 21.194.924.000 TL. ödenmiĢtir.423 Çok acil ve gerekli
durumlarda öğrenimlerinde öğrencilere yararlı olacak kitaplar, Rektörün
onayıyla öğrenci fonundan sağlanmakta (1996), iĢlemleri Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nca yapılmaktadır. Çok az dergi alınan
bağlı birimlere, az da olsa fazla gerekli olan yabancı kitap alımı
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı bütçesinden
yapılmaktadır: 1995‟de bunun sayısı 28 adettir.
Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemiyle
ilgili yukarıda verilen bilgilere dayanarak, bugün için Ģunlar söylenebilir:
Bugün (1996), BaĢkanlık personeli ile Bölüm öğretim elemanları
ve Bölüm öğrencilerini içine alan interaktif (eylemler arası birlik)
419 Meral Alpay, İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nın Sorunları
(Haziran, 1994). (İ.Ü. Rektörüne sunulan rapor) s.1.
420 Ayr.bkz.: 1994 yılında Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine sağlanan kitapların
dökümü.(metin fotokopidir) İstanbul: T.C.İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1995. ; 1994 yılında İ.Ü.
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine satın
alınan süreli yayınların listesi. (metin fotokopidir) İstanbul: T.C. İstanbul
Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1995.
421 Bütçe ile ilgili bu bilgiler İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
Başkanlığı ayniyat kayıtlarından elde edilmiştir.
422 Ayr.bkz.: 1995 yılında İ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve
bağlı birimlere satın alınan süreli yayınların listesi.(metin fotokopidir) İstanbul:
T.C.İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
Başkanlığı, 1996.
423 Bütçe ile ilgili bu bilgiler İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
Başkanlığı ayniyat kayıtlarından elde edilmiştir.
159
yöntemle, personelin sürekli eğitimden geçmesi ve yetiĢmesiyle oluĢan
meslek bilgisinin varlığından; BaĢkanlığın yönetiminde amaçların daha
etkin olarak gerçekleĢtirilmesini ve çalıĢmalarda verimliliği (mâliyet,
zaman), kaliteyi önemseyen ve gözeten yönetim bilgi ve becerisinin
varlığından; yetersiz olmakla birlikte Türkiye‟deki bir çok üniversite
kütüphanesinden daha fazla bütçe desteğinin varlığı ve bütün bunlarla
birlikte teknoloji desteği ile ayağa kaldırılmıĢ bir sistemin varlığından söz
edilebilir.
Yukarıda varlığından ve sistemi ayağa kaldırdığından söz
ettiğimiz etmenlerin bir araya getirilmesini ve bugünkü olumlu ve umut
verici duruma gelinmesini sağlayan ise, BaĢkanlığın direkt bağlı olduğu
Rektörün ve çalıĢma arkadaĢlarının yönetim anlayıĢı ve destekleridir. Üst
yönetimin söz konusu destek ve katkısının yokluğu ve BaĢkanlıkta
yönetim bilgi ve becerisinin yokluğu, kuĢkusuz bu sistemin çöküntüye
uğramasına neden olacaktır.
Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin
özellikleri hakkında yukarıda verilen bilgilerden sonra, „bağlı birimlere
yayın sağlama‟ alt sisteminde uygulanacak sistem analiz çalıĢmasına
geçebiliriz.
2 ‘Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi’nde Sistem Analizi
ÇalıĢması
„Bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde uygulanacak
sistem analiz çalıĢması, 3. bölümde iĢlenen „kütüphane ve bilgi
merkezlerinde sistem analizinin uygulama aĢamaları‟ gözetilerek
yapılacaktır.
2.1 Sorun Durumu
Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin
„bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde sistem analiz çalıĢmasının
baĢlangıç noktası -diğer bir söyleyiĢle sorun durumu- sözü edilen alt
sistemin gözden geçirilmesi, sorunların saptanması ve sorunlara çözüm
önerileri getirilmesi olarak belirlenmiĢtir.
Bu aĢama içinde yukarıda sözü edilen sistem analiz çalıĢmasının
baĢlangıç noktasından, yani sorun durumundan hareketle, sistem analiz
çalıĢması için aĢağıdaki plan geliĢtirilmiĢtir.
2.1.1 ÇalıĢma Planı
Sistem analiz çalıĢmasının amacı:
160
Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı „bağlı
birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nin gözden geçirilmesi, sorunların
saptanması ve sorunlara çözüm önerileri getirilmesidir.
Sistem analiz çalıĢmasının kapsamı:
Sistem analiz çalıĢması, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı sisteminin „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ni
içerecektir. ÇalıĢma içinde, bu alt sistemin iliĢki içinde bulunduğu diğer
alt sistemler ve üst sistemler de sistem yaklaĢımı kavramına dayanan
sistem analiz çalıĢmasının doğası gereği göz ardı edilmeyeceklerdir.
Ancak çalıĢma, sözü edilen alt sistemde odaklanacaktır.
Sistem analiz çalıĢmasının sınırlılığı ve önlemler:
BaĢkanlık yönetimi, sistem analiz çalıĢmasının yürütülmesi ile
ilgili olarak insan gücü desteği ve mâli olanak sağlayamayacaktır. Ġnsan
gücü açığı, yapılacak iĢler için daha fazla zaman ve emek harcanarak ve
teknolojiden destek alınarak kapatılacaktır. ÇalıĢmanın mâliyeti ise,
çalıĢmayı yapacak kiĢi (Mesut Yalvaç) tarafından karĢılanacaktır.
Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel:
ÇalıĢmayı yürütecek kiĢi, Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü Öğretim
Elemanı Mesut Yalvaç‟tır.
Sistem analiz çalıĢmasının aĢamaları:
Yukarıda sözü edilen amaca ulaĢabilmek için aĢağıda belirtilen
aĢamalar/çalıĢmalar gerçekleĢtirilecektir:
1 Sorun Durumu:
1.1 ÇalıĢma planı
2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama:
2.1 Bilgi kaynakları
2.2 Bilgi toplama teknikleri
3 Sorun Durumunun Analizi:
3.1 Alt sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması
3.2 Sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi
3.3 Sorun durumuna iliĢkin Ģemaların vb. hazırlanması
3.4 Sorun durumunun analizi
3.5 Sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması
3.6 Sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması
161
3.7 Rapor hazırlama
4 Çözümün Tasarımı:
4.1 Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması
4.2 Çözümün sınırlılığının belirlenmesi
4.3 Çözüm ile ilgili model geliĢtirme
4.4 Çözümün gereksinimlerinin belirlenmesi
4.5 Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme
ve geliĢtirme
4.6 Mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapma
4.7 Çözüm önerilerinin uygulanmasına iliĢkin plan hazırlama
4.8 Rapor hazırlama
5 Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve Uygulanması:
5.1 Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin
sağlanması
5.2 Personel eğitimi
5.3 Çözümün test ve eleĢtirisi
5.4 Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum
6 Yeni Durumun Değerlendirilmesi:
Sistem analiz çalıĢmasında „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve
uygulanması‟ ve „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamalarının
gerçekleĢtirilebilmesi, BaĢkanlığın kararı ve onayı ile mümkün
olabilecektir. Bu aĢamaların (5-6.aĢamaların) uygulanması
gerçekleĢtirilemezse, belli bir süre sonra 1-4. aĢamaları içine alan ikinci
bir sistem analizi çalıĢması uygulanacak ve böylece alt sistem ile ilgili
karĢılaĢtırmalı bir çalıĢmaya ve değerlendirmeye olanak sağlanacaktır.
Sistem analiz çalıĢmalarının zamanlaması:
BaĢkanlık yönetimi, önceden sistem analizi çalıĢması ile ilgili
olarak yukarıda sözü edilen tüm aĢamaları içine alan ayrı ayrı baĢlama
ve/veya tamamlanma sürelerini ya da tüm sistem analiz çalıĢmasının son
tamamlanma süresini belirlememiĢtir. Bu durumda, sistem analiz
çalıĢmasının planını hazırlayan çalıĢma yürütücüsü, tüm aĢamalar için
ayrı ayrı baĢlama ve tamamlanma sürelerini ve tüm çalıĢmanın bitiĢ
tarihini, her iki sistem analizi çalıĢması için kendisi belirlemiĢtir. Her iki
sistem analiz çalıĢması için ayrı ayrı hazırlanan zaman Ģemaları/tabloları
(Gantt Ģeması/çubuk Ģema) aĢağıda verilmektedir (Ģekil-63, Ģekil-64):
162
Başlama Tarihi:
Bitiş Tarihi:
Sorun Durumu
Sorun Durumu HakkındaBilgi Toplama
Sorun Durumunun Analizi
Çözümün Tasarımı
Çözümün GerçekleştirilmeHazırlığı ve Uygulanması
Yeni DurumunDeğerlendirilmesi
EKĠM1994
EYLÜL1994
KASIM1994
ARALIK1994
AÇIKLAMA
01.09.1994
31.12.1994
Ġġ TANIMI
BaĢkanlığınkararı veonayı ile
mümkünolabilecek-tir.
ÇalıĢma Adı: Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nın Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi'nde Sistem Analizi ÇalıĢması (1)
ġekil-63. 1.Sistem analizi çalıĢması için hazırlanan tahmini zaman
Ģeması/tablosu
Başlama Tarihi:
Bitiş Tarihi:
Sorun Durumu
Sorun Durumu HakkındaBilgi Toplama
Sorun Durumunun
Analizi
Çözümün Tasarımı
Çözümün GerçekleştirilmeHazırlığı ve Uygulanması
Yeni DurumunDeğerlendirilmesi
ŞUBAT1996
OCAK1996
MART1996
NĠSAN1996
AÇIKLAMA
01.01.1996
10.04.1996
Ġġ TANIMI
BaĢkanlığın
kararı veonayı ilemümkün
olabilecek-tir.
ÇalıĢma Adı:Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nın Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi'nde Sistem Analizi ÇalıĢması (2)
ġekil-64. 2.Sistem analizi çalıĢması için hazırlanan zaman Ģeması/tablosu
163
Sistem analiz çalıĢmasının tahmini mâliyetleri:
Sistem analiz çalıĢması süresince katlanılacak tahmini mâliyetler
aĢağıdaki gibi sıralanabilir:
MacProject adlı bilgisayar programı: $ 120
MacFlow adlı bilgisayar programı: $ 399
2 adet yazıcı kartuĢu: $ 80
7 adet 3.5 inc. disket: $ 8
2 paket A4 Kağıt: ~$ 16
Fotokopi: ~$ 10
Toplam: ~$ 633
Sistem analiz çalıĢmasına iliĢkin raporlama düzeni:
Sistem analiz çalıĢması süresince, yapılan çalıĢma ile ilgili olarak
her aĢama sonunda bir rapor hazırlanacak ve bu rapor BaĢkanlık
yönetimine sunulacaktır. Ayrıca, çalıĢma sırasında karĢılaĢılan sorunlar
ve acil durumlar için BaĢkanlık yönetimi ile iliĢkiye geçilecektir.
Hazırlanan bu çalıĢma planının onaydan geçmesi ile sistem analiz
çalıĢmasının 2.aĢaması olan „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟
aĢamasına geçilmiĢtir.
2.aĢamadan baĢlayarak iki ayrı dönemde yapılan sistem analiz
çalıĢmaları (1.sistem analizi çalıĢması: 1 Eylül-31 Aralık 1994; 2.sistem
analizi çalıĢması: 1 Ocak-10 Nisan 1996) birlikte verilecek ve böylece
Prof.Dr. Meral Alpay‟ın Daire BaĢkan Vekili olarak yeni atandığı dönem
olan 1.sistem analizi çalıĢması dönemi ile göreve atandıktan 16 ay
sonraki dönem olan 2.sistem analizi dönemi arasında karĢılaĢtırmalar
yapma olanağı da sağlanacaktır.
2.2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama
Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu
aĢamasında, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı
sistemiyle ilgili genel ve „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemiyle
(sorun durumuyla) ilgili olarak da ayrıntılı bilgi toplama çabası içine
girilmiĢ; bu amaçla çeĢitli bilgi kaynaklarından yararlanılmıĢ ve çeĢitli
bilgi toplama teknikleri kullanılmıĢtır. Bunlar aĢağıdaki baĢlıklar altında
sıralanabilir:
164
2.2.1 Bilgi Kaynakları
Sistem analiz çalıĢmasına konu olan sistem ve alt sistem ile ilgili
yasa (Örneğin, 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 124 sayılı yüksek
öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı
hakkındaki kanun hükmündeki kararname vs.), yönetmelik (örneğin,
Ġstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği), politika ve süreçleri
içeren belgelerden; yazıĢma, personel ve ayniyat kayıtlarından; kullanılan
formlardan ve formatlardan (örneğin, kitap ve süreli yayın sipariĢ
formları, ayniyat tesellüm makbuzu, teslim senedi, fatura, paket listesi,
irsaliye, kullanılan bilgisayar programının formatı vs.); istatistiklerden;
konuyla ilgili olarak önceden yapılmıĢ çalıĢmaların belgelerinden ve
hazırlanan raporlardan (örneğin Prof.Dr.Meral Alpay‟ın konu alanımız
olan sistem ve alt sistem ile ilgili Rektör için hazırladığı raporlar vs.);
yayınlardan; konuyla ilgili olan BaĢkanlık yöneticisinden ve
çalıĢanlarından (personel, Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri),
bağlı birim çalıĢanlarından bilgi toplanmıĢtır.
2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri
Yukarıda sözü edilen bilgi kaynaklarından bilgi elde etmede;
aĢağıda sıralanan bilgi toplama tekniklerinden yararlanılmıĢtır:
a. Konuyla ilgili belgeler ve yayınlar yolu ile bilgi toplama.
b. Gözlem yolu ile bilgi toplama.
c. Teke tek görüĢmeler yolu ile bilgi toplama.
ç. Toplantılar yolu ile bilgi toplama.
Bu teknikler kullanılarak, sözü edilen bilgi kaynaklarından (2.2.1)
sorun durumu ile ilgili olarak toplanan bilgilerin, „tam‟, „doğru‟ ve
„güvenilir‟ olmasına büyük çaba gösterilmiĢtir.
Bu aĢama sonunda, sistem analiz çalıĢmasının 3.aĢaması olan
„sorun durumunun analizi‟ aĢamasına geçilmiĢtir.
2.3 Sorun Durumunun Analizi
Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu
aĢamasında, sorun durumu ile ilgili daha önceki aĢamada elde edilen
bilgilere dayanarak, sorun durumunu en ince ayrıntısına kadar anlamak
ve açıklayarak tanımlamak; böylece sorun durumunun gerçek teĢhisini
yapmak üzere çaba gösterilmiĢtir. Bu amaçla aĢağıda sıralanan çalıĢmalar
gerçekleĢtirilmiĢtir:
165
2.3.1 Alt Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması
Alt sistemin bağlı olduğu üst sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın) amacı ve sınırları, „Ġstanbul
Üniversitesi sınırları içindeki tüm bağlı birimler ile birlikte Üniversitede
yapılan öğretim, araĢtırma ve eğitim çalıĢmaları sırasında ortaya çıkan
bilgi ihtiyacını en kısa zamanda, en uygun biçimde karĢılamak‟ olarak
saptanmıĢtır. Saptanan bu amaca ulaĢmak için, bağlı birimlerin Ġ.Ü.
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı merkez olmak üzere bir
ağ içinde iĢletilmesi, Üniversiteye bağlı Fakülte, Yüksek Okul, Enstitü,
AraĢtırma ve Uygulama Merkezi kütüphanelerinin herbirinin bu ağın
hizmetlerinden yararlanması ve hizmetlerine katkıda bulunması
öngörülmüĢtür.424
Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin amacı ve sınırları,
„BaĢkanlık ile bağlı birimlerin yayın sağlama iĢlerini düzenlemek ve
iĢlemlerini yapmak‟ olarak saptanmıĢtır. Saptanan bu amaca ulaĢmak için
sağlama iĢ ve iĢlemlerinin, Üniversitenin geliĢme politikası
doğrultusunda BaĢkanlık ile bağlı birimler arasında dengeli bir Ģekilde
yapılması öngörülmüĢtür.425
2.3.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi
Bu adımda, sorun durumu hakkında daha önce değiĢik bilgi
kaynaklarından, çeĢitli bilgi toplama teknikleri kullanılarak toplanan
bilgiler, yapılan iki analiz çalıĢmasının amaçlarına uygun olarak
ayıklanmıĢ, sınıflandırılmıĢ, iliĢkilendirilmiĢ ve belgelendirilmeye
çalıĢılmıĢtır.
2.3.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların vb.nin Hazırlanması
Sorun durumuna iliĢkin bir önceki adımda belgelendirilen bilgi
birikimine dayanarak, „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin
(sorun durumunun) süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları üzerinde gösterilmesi
sağlanmıĢ; böylece „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin her iki
dönemdeki ayrıntılı durumu verilmeye çalıĢılmıĢtır.
Sorun durumuna iliĢkin hazırlanan bu süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları
hakkında aĢağıdaki tanıtıcı ve açıklayıcı bilgileri vermek kanımca yararlı
olacaktır (Ģekil-65):
424 “İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”..., s.26.
425 A.e., s.26-27.
166
Konu: Tarih:
Görevli:
ĠĢin Tanımı
Notlar
/Düşünceler
DeğiĢiklikler
Ġġ ANALĠZ FORMU
FormNo
1
2
3
4
5
6
ĠĢin niteliğini/türünügösteren alanlar vesemboller
ĠĢ ile ilgili yapılabilecekdeğiĢiklikleri gösterenalanlar
ĠĢ ile ilgili ölçülerigösteren alanlar
Gir
iş
Kiş
i S
ayıs
ı ve
Eğit
imi
Ġlet
me
Kar
ar
ĠĢle
m
Sak
lam
aB
ekle
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Sır
a N
o
Zam
an
Çık
ıĢ
Do
kü
man
Üre
tme
Düze
ltm
eK
işi
Değ
iuĢt
irm
e
Bir
leşt
ir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Ġpta
lM
ikta
rU
zaklı
k
ġekil-65. Sorun durumu için kullanılan süreç/iĢlem akıĢ Ģeması yapısı
1. ve 2.sistem analizi çalıĢmalarında, sorun durumuna iliĢkin
hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları ekte verilmiĢtir.
2.3.4 Sorun Durumunun Analizi
Bu adımda, yukarıda sözü edilen ve ekte verilen süreç/iĢlem akıĢ
Ģemalarının da yardımıyla 1. ve 2.sistem analizi çalıĢmaları sırasında
„bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki faaliyetlerin neler olduğu;
nasıl, neden ve nerede yapıldığı; faaliyetlerin sırası; kim/kimler
tarafından yapıldığı, söz konusu alt sisteme yöneltilen sorular ile açıkça
anlaĢılmıĢ ve aĢağıdaki saptamalar yapılmıĢtır:
1.Sistem analizi çalıĢması (1994):
Süreli yayın satın alma iĢlerinin 125 adımdan oluĢtuğu; bunların
33‟ünün giriĢ, 14‟ünün iĢlem, 22‟sinin karar, 22‟sinin iletme, 15‟inin
inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 7‟sinin saklama, 7‟sinin doküman
167
üretme, 1‟inin çıkıĢ iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans
mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu
sekreter, 1 ortaokul mezunu hizmetlinin çalıĢtığı; bunlara 1 yüksek lisans
mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanının ve 1 Kütüphanecilik
Bölümü öğrencisinin destek olduğu, böylece bu iĢlerde toplam 8 kiĢinin
çalıĢtığı; bazı iĢlerde/adımlarda yetersiz bir bilgisayar sisteminin (1 adet
286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayarın ve 1 adet 136 kolon dot
matrix yazıcının) kısmen kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca, 125 adım
içinde düzenli ve sağlıklı olmayan 11 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ
olan 5 adım, tekrar edilen (hem manual, hem de bilgisayarla yapılan) 35
adım olduğu saptanmıĢtır.
Kitap satın alma iĢlerinin 141 adımdan oluĢtuğu; bunların
56‟sının giriĢ, 13‟ünün iĢlem, 25‟inin karar, 20‟sinin iletme, 15‟inin
inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 5‟inin saklama, 3‟ünün doküman
üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu
kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise
mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetlinin çalıĢtığı; bunlara 1
yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanının ve 1
Kütüphanecilik Bölümü öğrencisinin destek olduğu; böylece bu iĢlerde
toplam 9 kiĢinin çalıĢtığı; bazı iĢlerde/adımlarda süreli yayın satın alma
iĢlerinde kullanılan aynı yetersiz bilgisayar sisteminin (1 adet 286-1mb
RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayarın ve 1 adet 136 kolon dot matrix
yazıcının) kısmen kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca, 141 adım içinde
düzenli ve sağlıklı olmayan 12 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 3
adım, tekrar edilen (hem manual, hem de bilgisayarla yapılan) 8 adım
olduğu saptanmıĢtır.
Ödeme ve ayniyat iĢlerinin 43 adımdan oluĢtuğu, bunların 6‟sının
giriĢ, 10‟unun iĢlem, 3‟ünün karar, 11‟inin iletme, 1‟inin
inceleme/araĢtırma, 2‟sinin bekleme, 4‟ünün saklama, 6‟sının doküman
üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu
kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise
mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetli toplam 7 kiĢinin çalıĢtığı
saptanmıĢtır. Ayrıca 43 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan, hatalı ve
sırası yanlıĢ olan ve tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla
yapılan) adım olmadığı, ödeme ve ayniyat iĢlerinde bilgisayar
kullanılmadığı, hesap makinesi kullanıldığı saptanmıĢtır.
Yukarıda 3 kısıma (süreli yayın satın alma iĢleri, kitap satın alma
iĢleri, ödeme ve ayniyat iĢleri) ayrılarak verilen „bağlı birimlere yayın
sağlama‟ iĢleri ile ilgili bilgileri birleĢtirecek olursak, Ģu durum ortaya
çıkar:
168
309 adımdan oluĢan „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢlerinin 95‟i
giriĢ, 37‟si iĢlem, 50‟si karar, 53‟ü iletme, 31‟i inceleme/araĢtırma, 10‟u
bekleme, 16‟sı saklama, 16‟sı doküman üretme, 1‟i çıkıĢ iĢlemidir. Bu
iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu
kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul
mezunu hizmetli, 1 yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü
öğretim elemanı ve 1 Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi, toplam 9 kiĢi
çalıĢmaktadır. Bazı iĢlerde/adımlarda yetersiz bir bilgisayar sistemi (1
adet 286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet 136 kolon
dot matrix yazıcı) kullanılmaktadır. Ayrıca 309 adım içinde düzenli ve
sağlıklı olmayan 23 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 8 adım, tekrar
edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) 43 adım bulunmaktadır.
2.Sistem analizi çalıĢması (1996):
Süreli yayın satın alma iĢlerinin 114 adımdan oluĢtuğu; bunların
27‟sinin giriĢ, 15‟inin iĢlem, 17‟sinin karar, 22‟sinin iletme, 9‟unun
inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 10‟unun saklama, 8‟inin doküman
üretme, 2‟sinin çıkıĢ iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans
mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul
mezunu sekreter, 1 paralı öğrenci, 1 ortaokul mezunu hizmetli olmak
üzere toplam 6 kiĢinin çalıĢtığı; çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin
sayılabilecek bilgisayar sisteminin (1 adet 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb
HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı) yoğun
kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca 114 adım içinde düzenli ve sağlıklı
olmayan adımın bulunmadığı, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 2 adım,
tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) 7 adım olduğu
saptanmıĢtır.
Kitap satın alma, bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için
durdurulmuĢ olduğundan, bu konuda bilgi elde edilememiĢtir.
Ödeme ve ayniyat iĢlerinin 46 adımdan oluĢtuğu; bunların 9‟unun
giriĢ, 10‟unun iĢlem, 3‟ünün karar, 12‟sinin iletme, 1‟inin
inceleme/araĢtırma, 2‟sinin bekleme, 4‟ünün saklama, 5‟inin doküman
üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu
kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1
lise mezunu memur, 1 ortaokul mezunu hizmetli toplam 6 kiĢinin
çalıĢtığı; çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin bilgisayar sisteminin (1 adet 486
DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet Laser
yazıcı) yoğun kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca 46 adım içinde düzenli ve
sağlıklı olmayan, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan adımın bulunmadığı,
tekrar edilen (değiĢik kiĢilerce farklı bilgisayarlarda yapılan) 3 adım
olduğu saptanmıĢtır.
169
Yukarıda 1996 yılı için durdurulmuĢ olan kitap satın alma iĢleri
dıĢında iki kısma (süreli yayın satın alma iĢleri, ödeme ve ayniyat iĢleri)
ayrılarak verilen „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢleri ile ilgili bilgileri
birleĢtirecek olursak, aĢağıdaki durum ortaya çıkar:
160 adımdan oluĢan „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢlerinin
36‟sı giriĢ, 25‟i iĢlem, 20‟si karar, 34‟ü iletme, 10‟u inceleme/araĢtırma,
6‟sı bekleme, 14‟ü saklama, 13‟ü doküman üretme, 2‟si çıkıĢ iĢlemidir.
Bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans
mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 lise mezunu
ayniyatçı, 1 lise mezunu memur, 1 ortaokul mezunu hizmetli, 1 paralı
öğrenci, toplam 8 kiĢi çalıĢmaktadır. Çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin
bilgisayar sistemleri (1 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD
kapasiteli bilgisayar; 1 adet 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb HD kapasiteli
bilgisayar; 1 adet Laser yazıcı, 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı), yoğun
kullanılmaktadır. Ayrıca 160 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan
adım bulunmamakta, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 2 adım, tekrar
edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan ve değiĢik kiĢilerce
farklı bilgisayarlarda yapılan) 10 adım bulunmaktadır.
2.3.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması
Bu adımda, sorun durumu ile ilgili Ģimdiye kadar elde edilen
bilgiler ve saptamalar yardımıyla sorun durumuna iliĢkin verimliliğin
saptanmasına çalıĢılmıĢtır. Ancak yapılan bu verimlilik saptama
çalıĢmasının sonuçlarının yeterince ayrıntılı ve somut olamadığı peĢinen
söylenmelidir. Çünkü, verimliliğin saptanması için öncelikle sorun
durumu ile iliĢkili standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin
belirlenmesine, yani standardizasyona gerek vardır. Sorun durumu ile
ilgili bu ölçütlerin bulunmaması, bunları elde etmenin de uygulama
örneğinin sınırlarını aĢması, uzun bir zamanı ve bir ekip çalıĢmasını
gerektirmesi nedeniyle, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin oldukça
genel yargılarla değerlendirilmesi söz konusu olmuĢtur. Yine de, bağlı
birimlere yayın sağlama alt sisteminde bizzat çalıĢarak çok dikkatli
gözlem ve denemelerle elde edilen bilgilere ve saptamalara dayalı olarak,
verimliliğin belirlenmeye çalıĢıldığı söylenmelidir. Bu belirlemeler
Ģunlardır:
1.Sistem analizi çalıĢması (1994):
Hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarından ve bir önceki adım olan
sorun durumunun analizi adımındaki saptamalardan da anlaĢılabileceği
gibi, 1 profesör, 2 yüksek lisans mezunu ve 1 lisans mezunu kütüphaneci,
3 lise mezunu, 1 ortaokul mezunu, 1 lisans öğrencisi toplam 9 kiĢinin
çalıĢtığı, yetersiz bir bilgisayar sisteminin bulunduğu, toplam 309
170
adımdan oluĢan iĢlerin 23‟ünün -%7.4- düzenli ve sağlıklı olmadığı,
8‟inin -%2.5- hatalı ve/veya sırasının yanlıĢ olduğu, 43‟ünün -%13-
tekrar edildiği bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde, zaman,
mâliyet ve kalite verimliliğinin çok iyi olduğu söylenemez. 3‟ü ucuz
(yani yaptıkları iĢ karĢılığı bir para almayan) ancak kaliteli iĢ gücü olan
Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları (1 profesör, 1 yüksek lisans
ve 1 lisans mezunu) ve yine ucuz iĢ gücü olan 1 Kütüphanecilik Bölümü
öğrencisi nedeniyle mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha düĢük
olması engellenebilmektedir.
2.Sistem analizi çalıĢması (1996):
Hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarından ve bir önceki adım olan
sorun durumunun analizi adımındaki saptamalardan da anlaĢılabileceği
gibi 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu ve 1 lisans mezunu kütüphaneci,
1 yüksek okul mezunu, 2 lise mezunu, 1 ortaokul mezunu, 1 lisans
öğrencisi toplam 8 kiĢinin çalıĢtığı, geliĢkin bilgisayar sistemlerinin
kullanıldığı, kitap satın alma iĢleri dıĢında toplam 160 adımdan oluĢan
iĢlerin 2‟sinin -%1.2- hatalı ve/veya sırasının yanlıĢ olduğu, 10‟unun -
%6.2- tekrar edildiği bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde,
zaman, mâliyet ve kalite verimliliğinin 1.sistem analizi çalıĢmasında
saptanan verimliliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir. 2‟si ucuz
(yaptıkları iĢ karĢılığı bir para almayan) ancak kaliteli iĢ gücü olan
Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları (1 profesör, 1 lisans mezunu)
ve yine ucuz iĢ gücü olan 1 paralı öğrenci, ayrıca daha dikkatli ve özverili
çalıĢan personel ve teknoloji desteğiyle mâliyet, zaman ve kalite
verimliliğinin düĢük olması engellenebilmektedir. Burada, kitap satın
alma iĢlerinin bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için durdurulması -yine de
Rektöòün onayı ve „Öğrenci Fonu‟nun desteğiyle acil ve çok gerekli
kitap istekleri karĢılanabilmekte- sonucu, genel toplamda adım sayısının
düĢmüĢ, mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin artmıĢ olduğu
görünmekle birlikte, bunun bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin
adı geçen nedenden dolayı bir iĢlevini yerine getirememesi biçiminde bir
sorun olarak da algılanabileceğini belirtmek yararlı görülmektedir.
2.3.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması
Bu adımda, sorun durumu ile ilgili olarak Ģimdiye kadar tüm
aĢamalardan ve alt adımlardan elde edilen bilgiler ve saptamalardan
yararlanılarak, sorun durumunun (bağlı birimlere yayın sağlama alt
sisteminin), bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve
Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) alt ve ana amaçlarının yerine
getirilmesinde ne ölçüde etkili olduğu saptanmaya çalıĢılmıĢtır. Ancak,
bu sorun durumuna iliĢkin etkinliği saptama çalıĢmasının sonuçlarının da
171
yeterince somutlaĢtırılamadığı söylenmelidir. Çünkü sorun durumuna
iliĢkin etkinliğin saptanması çalıĢması, doğal olarak bir önceki adımdaki
verimlilik ile ilgili genel saptamalara da dayanmak durumundadır.
Etkinlikle ilgili saptamalar aĢağıdaki gibidir:
1.Sistem analizi çalıĢması (1994):
Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin, bağlı olduğu ana
sistemin alt ve ana amaçlarını (bkz.4.Bölüm: 2.3.1) yerine getirmede çok
etkin olduğu söylenemez.
2.Sistem analizi çalıĢması (1996):
Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin, bağlı olduğu ana
sistemin alt ve ana amaçlarını (bkz.4.Bölüm: 2.3.1) yerine getirmede
1.sistem analizi çalıĢmasında saptanan etkinliğe göre çok daha iyi olduğu
söylenebilir. Ancak burada, kitap satın alma iĢlerinin bütçe darlığı
nedeniyle 1996 yılı için durdurulmuĢ olduğunu tekrarlamak ve bu
durumun bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve ana sistemin
etkinliğini azaltıcı bir durum olarak da algılanabileceğini belirtmek
yararlı görülmektedir.
2.3.7 Rapor Hazırlama
Sorun durumunun analizi aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar
sonunda, durumun gerçek tanımının yapıldığı ve ayrıntılı olarak
açıklandığı rapor hazırlama çalıĢması gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu raporlarda,
sorun durumu ile ilgili yukarıdaki adımlarda elde edilen bilgiler,
saptamalar ve sonuçlar ile bunların nedenleri verilmiĢtir. Bağlı birimlere
yayın sağlama alt sisteminde saptanan bu sorunlar, aĢağıda
sıralanmaktadır:
1.Sistem analizi çalıĢması(1994):
A. Personel sorunları:
Personel sayısının yetersizliği (Bu sorun Ģimdilik Kütüphanecilik
Bölümü öğretim elemanları ve Kütüphanecilik Bölümü öğrencileri
tarafından giderilmiĢ gibi görünmektedir).
KarĢı tavır alma, engelleme.
Bilgi/veri saklama.
Yıldırma/bıktırma.
Kendini ifade edememe, bilgi/veri verememe, bilgi /veri almama.
Geri besleme yapamama.
172
Motivasyon desteğini değerlendirememe.
Ġnanç yetersizliği.
Kendini geliĢtirmede isteksizlik.
Ġlgisizlik.
Tatminsizlik.
Güven eksikliği.
Kıskançlık.
Kendini öne çıkartma.
Yalnızca baĢarıları sahiplenme, baĢarısızlıkları kabullenmeme.
Sorumluluk alamama/almama.
Amaç ve hedeflerin algılanamaması, tanımlanamaması, saptanama-
ması.
Meslek bilgisi eksikliği.
Yol ve yöntem bilgisi eksikliği.
Sistemli düĢünememe.
Sorunları görememe.
Geleceği görememe.
Eğitimde sürekliliği sağlayamama.
KazanılmıĢ bilgileri test edememe ve güncelleĢtirememe.
Yeni bilgi edinememe.
Teknolojiye uyum sağlayamama.
Teknolojiden çekinme.
Teknoloji bilgisi eksikliği.
Teknolojik geliĢmeyi izlememe.
B. Örgütlenme sorunları:
ĠĢ tanımlarının olmaması ve iĢ akıĢının tanımlanmaması (yazılı veya
sözlü):
Kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağının; iĢ
akıĢında önceliklerin ve sıranın; özel durumların; kullanılacak
araç-gereçlerin; kiĢilerin rollerinin; yetki ve sorumlulukların;
teknolojinin rolünün yazılı veya sözlü olarak tanımlanmaması,
173
bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde iĢlerin yaklaĢık
%23‟ünün sağlıksız, düzensiz, hatalı ve tekrarlı olarak
yapılmasına neden olmaktadır.
Yetki ve sorumluluk devri yapılamaması.
ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün olmaması.
GeliĢtirilen politikaların (Prof.Dr. Meral Alpay tarafından geliĢtirilen
yayın seçim, sağlama ve hizmet politikalarının) henüz
uygulanamaması:
Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki
yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların gerekli alt
yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmaması nedeniyle
kurulamaması sonucu, iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetim
sağlanamamakta, kaynak (emek, para, zaman) israfı
engellenememektedir.
Hangi durumda hangi kararların alınabileceği ile ilgili tabloların,
kılavuzların, yazıların vb. bulunmaması.
Satıcı firmalarla iliĢkili kuralların ve birlikte çalıĢma ilkelerinin
henüz hayata geçirilememiĢ olması.
C. Mekân sorunları:
Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personelin aynı odada çalıĢması.
Aynı veya benzer iĢleri yapan personelin ayrı odalarda çalıĢması.
Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yerinin
birbirinden ayrı ve uzak olması:
Personelin arandığında kolay bulunamaması.
Personelin iki oda arasında gidip gelme sırasında güç ve zaman
kaybetmesi.
Odalar arasında araç ve malzeme trafiğinin artması.
Personelin çalıĢtığı mekânlar ve bu mekânlardaki iĢ, araç,
malzeme... ile ilgili denetiminin azalması.
Ç. Donanım ve yazılım sorunları:
Donanımın örgütlenememesi.
Donanımın güvenliğinin sağlanamaması.
Yeterli sayı ve nitelikte donanım bulunmaması.
174
Uygun yazılımın geliĢtirilememiĢ olması.
Verilerin güvenilir olmaması.
Veri güvenliğinin sağlanamaması.
Veri birliğinin sağlanamaması.
Yerel bilgisayar ağının kurulamaması.
Donanım ve yazılım ile ilgili ilkelerin ve standartların
belirlenememesi.
D. Mâli sorunlar:
Yayın satın alma için ayrılan büôçenin yetersizliği ve bağlı birimlere
yayın satın alımında eldeki bütçenin dengeli dağıtılmaması.
Geçen dönemlerde bütçe dikkate alınmadan yapılan sipariĢlerin
beraberinde getirdiği mâli ve idari sorunlar:
Bir yıl içinde birkaç yıllık bütçenin harcanması gibi yanlıĢ ve
savurgan bir uygulamanın yapılması sonucu kütüphanenin satıcı
firmalara borcunu ödeyemez duruma gelmesi, döviz olarak
ödenmesi gereken bu borcun yüksek enflasyon ve Türk parasının
değer kaybı nedeniyle daha da artması ve satıcı firmaların
paralarını alamadıkları kütüphaneye karĢı güvenlerini yitirmesi
sonucu sipariĢ kabul etmemesi ya da sipariĢleri göndermemesi.
Gerekli teknoloji (bilgisayar sistemi, mikrofilm sistemi, güvenlik
sistemi, fotokopi makinesi vb.), araç-gereç, kırtasiye, vs. alımı için
bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması.
Eldeki teknoloji, araç-gereç vs. için bakım onarım, sigorta vb.
giderler için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması.
Sıralanan tüm bu sorunların, sonuçta bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin
düĢüklüğüne neden olduğu; bu durumun ise bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü.
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) amaçlarını etkin olarak
yerine getirmesini engellediği ve güçleĢtirdiği söylenebilir.
2.Sistem analizi çalıĢması (1996):
A. Personel sorunları:
Personel sayısının yetersizliği (Bu sorun Ģimdilik Kütüphanecilik
Bölümü öğretim elemanları ve Kütüphanecilik Bölümü öğrencileri
tarafından giderilmiĢ gibi görünmekte).
175
Amaç ve hedeflerin algılanamaması, tanımlanamaması, saptanama-
ması.
Yol ve yöntem bilgisi eksikliği.
Sistemli düĢünememe.
Geleceğe yönelik sorunları iyi görememe.
Teknoloji bilgisi eksikliği.
Teknolojik geliĢmeyi yeterince izlememe.
B. Örgütlenme sorunları:
ĠĢ tanımlarının olmaması ve iĢ akıĢının tanımlanmaması (yazılı):
Kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağının; iĢ
akıĢında önceliklerin ve sıranın; özel durumların; kullanılacak
araç-gereçlerin; kiĢilerin rollerinin; yetki ve sorumlulukların,
teknolojinin rolünün sözlü olarak tanımlanmıĢ olmasına karĢın
yazılı olarak henüz tanımlanmamıĢ olması, bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminde sayısı çok azalmakla birlikte hala daha
bazı iĢlerin (iĢlerin yaklaĢık %7.4‟ünün) hatalı ve tekrarlı olarak
yapılmasına neden olmaktadır.
ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün yeterince sağlanamamıĢ
olması.
GeliĢtirilen politikaların (Prof.Dr. Meral Alpay tarafından geliĢtirilen
yayın seçim, sağlama ve hizmet politikalarının) henüz tam anlamıyla
uygulanamaması:
Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki
yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların gerekli alt
yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmaması nedeniyle
kurulamaması sonucu, iletiĢim, iĢbirliği ve mesleki denetim
yeterince sağlanamamakta, kaynak (emek, para, zaman) israfı
engellenememektedir. Bu sorun Merkez Kütüphane yönetimi ve
bazı bağlı birim kütüphanelerindeki kütüphanecilerin kiĢisel
çabalarıyla kısmen azaltılmıĢtır.
C. Mekân sorunları:
Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personelin aynı odada çalıĢması.
Personelin çalıĢma odası olarak belirlenen yeri ile iĢi yaptığı yerin
birbirinden ayrı ve uzak olması:
Personelin arandığında kolay bulunamaması.
176
Personelin iki ayrı oda arasında gidip gelme sırasında güç ve
zaman kaybetmesi.
Odalar arasında araç ve malzeme trafiğinin artması.
Personelin çalıĢtığı mekânlar ve bu mekânlardaki iĢ, araç,
malzeme... ile ilgili denetiminin azalması.
Ç. Donanım ve yazılım sorunları:
Uygun yazılımın geliĢtirilmesinin bitmemiĢ olması.
Veri güvenliğinin sağlanamaması.
Yerel bilgisayar ağının henüz kurulamaması.
D. Mâli sorunlar:
Yayın satın alma için ayrılan bütçenin yetersizliği.
Gerekli teknoloji (bilgisayar sistemi, mikrofilm sistemi, kesintisiz
güç kaynağı vb.), araç-gereç, malzeme vs. alımı için bütçe
ayrılmaması veya çok az ayrılması. Bu sorun Ģimdilik çeĢitli
fonlardan karĢılanan paralar ile çözülmüĢ gibi görünmektedir.
Eldeki teknoloji, araç-gereç vs. için bakım onarım, sigorta vb.
giderler için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması.
Sıralanan bu sorunların, sonuçta bağlı birimlere yayın sağlama alt
sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha yüksek olmasını
engellediği, bu durumun ise bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin
ve onun bağlı olduğu ana sistemin amaçlarını daha etkin olarak yerine
getirmesini güçleĢtirdiği söylenebilir.
Burada, her iki dönemdeki sorunların kısa bir karĢılaĢtırmasını
yapmak yararlı olacaktır (Ģekil-66):
177
ġekil-66. 1994 ve 1996 yıllarında saptanan sorunların durumu
Personel: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 29 personel
sorununun, 1996‟da 7‟ye düĢtüğü belirlenmiĢtir. Personel sorunlarının
azalmıĢ olduğunu gösteren bu durum, personelin verimliliğinin ve
kalitesinin artması olarak değerlendirilmelidir.
Örgütlenme: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 8 ana
örgütlenme sorununun yalnızca 3‟ünün ve kısmen devam ettiği
belirlenmiĢtir. Bu sorunların ise, doğrudan BaĢkanlık yönetiminden
kaynaklanmadığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları‟nın
örgütlenmesinde gerekli alt yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.)
sağlanmamıĢ olmasından ileri geldiği de söylenmelidir. Sözü edilen alt
yapı eksikliklerine karĢın örgütlenme sorunlarının azalmıĢ olması, alt
sistem amaçlarının kaynaklardan ve araçlardan en etkin bir biçimde
yararlanarak gerçekleĢtirilmesine olanak sağlayacak bir iliĢkiler
düzeninin kurulmakta olduğu Ģeklinde değerlendirilmelidir.
Mekân: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 3 mekân sorununun
1996‟da 2‟ye düĢtüğü belirlenmiĢtir. Aslında çözümü çok zor olmayan bu
iki mekân sorunu hakkında, personelin alıĢkanlıklarının bozularak
huzurunun kaçması ve çalıĢma verimlerinin düĢmemesi için, Ģimdilik
çözülmediği izlenimi alındığı söylenmelidir.
Donanım ve Yazılım: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 9
donanım ve yazılım sorununun 1996‟da 1‟i kısmen, 2‟si aynen devam
eden 3 soruna düĢtüğü belirlenmiĢtir. Donanım ve yazılım sorunlarının
29
6 3
9
4
51
7 3 2 3 3
18
0
10
20
30
40
50
60
Per
son
el
Örg
ütl
enm
e
Mek
ân
Do
na
nım
ve
Ya
zılı
m
Ma
li
To
pla
m
1994 ve 1996 Yıllarında Saptanan Sorunların Durumu
1994
1996
178
azalması, teknoloji destekli hizmetin verimliliğinin ve kalitesinin artması
olarak değerlendirilmelidir.
Mâli: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 4 mâli sorunun
1996‟da 1‟i kısmen, 2‟si aynen devam eden 3 soruna düĢtüğü
belirlenmiĢtir. Bu sorunların da örgütlenme sorunları gibi BaĢkanlık
yönetiminden kaynaklanmadığı, BaĢkanlığın bağlı olduğu üst yönetimin
(Rektörlük) belirleyici bir rol üstlendiği söylenebilir. Ancak, çözülen
mâli sorunun (2 yıllık borcun ödenmesi) büyük bir sorun olduğu ve bu
sorunun çözümünde kiĢisel çabaların (Prof.Dr. Meral Alpay‟ın) çok
önemli bir yerinin olduğu özellikle belirtilmelidir. Türkiye‟de boyutu
giderek artan bir ekonomik krizin varlığına karĢın, BaĢkanlık‟ta bir mâli
sorunun bile çözümlenmiĢ olması, büyük bir baĢarı olarak
değerlendirilmelidir.
Sonuç olarak, 1994 yılında saptanan ve tanımlanan sorunların,
1996 yılı itibarıyla yaklaĢık %65 oranında azalmıĢ olduğu söylenebilir.
Sorun durumunun analizi aĢamasından sonra, sistem analizi
çalıĢmasının 4.aĢaması olan „çözümün tasarımı‟ aĢamasına geçilmiĢtir.
2.4 Çözümün Tasarımı
Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu
aĢamasında, sorun durumu ile ilgili daha önceki aĢamalarda elde edilen
bilgilere dayanarak, sorun durumuna en uygun çözüm önerileri üretmek
ve geliĢtirmek üzere çaba gösterilmiĢ ve bu amaçla aĢağıda sıralanan
çalıĢmalar gerçekleĢtirilmiĢtir.
2.4.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması
Tasarlanacak çözümün genel hedef ve amacı, söú konusu „alt
sistemin‟ (bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi) ve ana sistemin (Ġ.Ü.
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemi) amaçlarını daha
etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak olarak saptanmıĢtır.
Daha somut olarak çözümün hedef ve amacı, alt sistemdeki
gecikmeleri, tekrarları, hataları ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza
indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminin ve Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı‟nın amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini
sağlamaktır.
2.4.2 Çözümün Sınırlılığının Belirlenmesi
Bu adımda, her iki sistem analiz çalıĢması döneminde yukarıda
saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üretmek ve yeni
179
durumu gerçekleĢtirmek için sınırlılığın belirlenmesine çalıĢılmıĢtır.
Belirlenen sınırlılıklar Ģunlardır:
1.Sistem analizi çalıĢması (1994):
a. Ġnsan kaynakları sınırlılığı: Elde bulunan sağlama alt sistemi
personelinin nicelik ve niteliğinin yetersizliği ve yeni nitelikli personel
alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü.
b. Mevzuat sınırlılığı: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için çok önemli ve gerekli
bir alt yapı öğesi olan mevzuatın eksikliğinin, BaĢkanlıkların alt sistemi
olan „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde de doğal olarak
mevzuatın eksikliği anlamına gelmesi.
c. Donanım ve yazılım sınırlılığı: Elde bulunan bilgisayar
sisteminin yazılımlar, bilgisayar, yazıcılar dahil, nicelik ve nitelik olarak
yetersizliği ve yeni geliĢkin bilgisayar sisteminin (geliĢkin ve uygun
yazılımlar: Sözcük iĢlem, veri tabanı, grafik ve tablo vb. yazılımlar;
yüksek hız, geniĢ ana bellek ve sabit disk kapasiteli bilgisayarlar; hızlı ve
baskı kalitesi yüksek yazıcılar) alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle
güçlüğü.
ç. Bütçe sınırlılığı: Tasarruf tedbirleri nedeniyle yayın alım
bütçesinin yetersiz; diğer kalemler (teknoloji, araç-gereç, malzeme,
bakım-onarım vb.) için ise, kütüphane bütçesinde para ayrılmamıĢ
olması. Ayrıca BaĢkanlığın yeni yönetiminin, geçen yönetim döneminden
kalan iki yıllık yayın borcunu (19.719.358.004 TL.) ödemek zorunda
bulunması.
2.Sistem analizi çalıĢması (1996):
a. Ġnsan kaynakları sınırlılığı: Elde bulunan sağlama alt sistemi
personelinin nicelik ve niteliğinin istenilen düzeyde bulunmaması ve yeni
nitelikli personel alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü.
b. Mevzuat sınırlılığı: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için çok önemli ve gerekli
bir alt yapı öğesi olan mevzuatın eksikliğinin, BaĢkanlıkların alt sistemi
olan „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde de doğal olarak
mevzuatın eksikliği anlamına gelmesi.
c. Donanım ve yazılım sınırlılığı: Elde bulunan bilgisayar
sisteminin geliĢkin olduğu saptanmıĢtır. Yani sistemde geliĢkin ve uygun
yazılımlar: Sözcük iĢlem, veri tabanı, grafik ve tablo vb. yazılımlar;
yüksek hız, geniĢ ana bellek ve sabit disk kapasiteli bilgisayarlar; hızlı ve
baskı kalitesi yüksek yazıcılar bulunmaktadır. Ancak, bu sistemlerin bir
180
ağ oluĢturacak biçimde örgütlenmesi için gereken ek donanım (örneğin,
server) ve yazılım alımlarında tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğün söz
konusu olması.
ç. Bütçe sınırlılığı: Tasarruf tedbirleri nedeniyle yayın alım
bütçesinin yetersiz; diğer kalemler (teknoloji, araç-gereç, malzeme,
bakım-onarım vb.) için kütüphane bütçesinde para ayrılmamıĢ olması.
2.4.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme
Bu adımda, her iki sistem analizi çalıĢması için, Ģimdiye kadar
yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanılarak elde
edilen bilgiler yardımıyla, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile
ilgili sorun durumuna iliĢkin hedefleri, amaçları ve sınırlılığı saptanan
çözümün ve bununla iliĢkili alt sistemin ana bileĢenlerini içeren basit
„genel bir model‟ geliĢtirilmeye çalıĢılmıĢtır (Ģekil-67). Bu modelde
çözümün tüm yönlerini ve ayrıntılarını belirlemek değil, bağlı birimlere
yayın sağlama alt sistemindeki önemli öğelerin ve belirleyici iliĢkilerin
ortaya konulması amaçlanmıĢtır.
Kütüphane
Personeli
Kütüphanecilik
Böl.Öğr.Elm.
Kütüphanecilik
Böl.Öğrencileri
Teknoloji
(donanım,
yazılım vs.)
Malzeme
(kırtasiye vb)
Yayın (kitap,
süreli yayın,
CD vs.)
Veri/Bilgi(iç ve
dıĢ çevre: Poli-
tika, mevzuat vb)
Finans (para,
kredi)
Satıcılar (yayın:
kitap, süreli
yayın, CD vs.)
Alt Sistem
Yönetimi
Üretim
Süreci
Ürün (mal ve
hizmet)
Kütüphane ve
Dokümantasyon
Daire Bşk.
Ġnsan
Kaynakları
Bağlı Birimler
(Fak.,Ens.,Y.
Ok... Ktp.leri)
Geri Bildirim-Besleme
ġekil-67. Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ana bileĢenlerini
içeren basit „genel bir model‟
181
2.4.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi
Bu adımda, her iki sistem analizi çalıĢması için, Ģimdiye kadar
yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanılarak,
bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde tasarlanan çözümün
gereksinimleri belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Bunlar, her iki sistem analizi
çalıĢması için aĢağıda sıralanan baĢlıklar altında toplanmıĢtır:
Gerekli personelin, yani insan kaynaklarının nicelik ve niteliğinin
(mesleki ve kiĢilik özelliklerinin) belirlenmesi.
Gerekli olan örgütlenme ile ilgili mevzuatın; ilke ve politikaların; iĢ
tanımlarının ve iĢ akıĢı ile ilgili tanımların belirlenmesi.
Gerekli mekânın özelliklerinin belirlenmesi.
Gerekli teknolojinin (donanım, yazılım, araç-gereç vb.) nicelik ve
niteliğinin belirlenmesi.
Gerekli malzemenin (kâğıt, Ģerit, disket, form vb. kırtasiye
malzemesinin) nicelik ve niteliğinin belirlenmesi.
Satıcı firmalar ve elde edilecek yayınlar ile ilgili (kitap, süreli yayın,
CD vs.) nicelik ve nitelik standartlarının ve elde edilme koĢullarının,
kurallarının belirlenmesi.
Gerekli mâli kaynakların ne için, ne kadar, ne zaman ve nereden
sağlanacağının belirlenmesi.
2.4.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun Çözüm Önerileri Üretme ve
GeliĢtirme
Bu adımda, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki sorun
durumunu ortadan kaldırmak üzere, çözümün hedef ve amaçlarını,
sınırlılığını ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modeli ve çözümün
gereksinimlerini dikkate alan çözüm önerilerini araĢtırma, üretme ve
geliĢtirme çabası içine girilmiĢtir. Ġki ayrı dönemde yapılan sistem analizi
çalıĢmalarında, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi için üretilen ve
geliĢtirilen çözüm önerileri aĢağıda sıralanmaktadır:
1.Sistem analizi çalıĢması (1994):
A. Personel:
Alt sistemde çalıĢacak gerekli niteliklere sahip personel
sağlanmalıdır:
Sağlanacak personel, kütüphanecilik, yabancı dil, teknoloji, insan
iliĢkileri, yol ve yöntem bilgilerine sahip, sezileri kuvvetli, zeki,
dürüst, özverili, dikkatli, uyumlu, nazik olmalıdır.
182
Alt sistemden sorumlu personel asgari akademik niteliklerinin
yanında yönetici niteliklerine ve olumlu kiĢilik özelliklerine de sahip
olmalıdır.
Var olan personel, olumlu kiĢilik özelliklerini geliĢtirmesine ve
BaĢkanlığın yeni yönetimine uyum sağlayabilmesine destek
oluĢturacak psikolojik, sosyal ve mesleki rehabilitasyondan
geçirilmelidir.
Sürekli mesleki geliĢme, personel için hem bir sorumluluk hem de bir
yükümlülük haline getirilmelidir.
Personelin iyi çalıĢması ödüllendirilmelidir.
Personelin yaptığı hatalar için yapıcı uyarılar kullanılmalıdır.
Aynı üniversite içinde bulunan Kütüphanecilik Bölümü öğretim
elemanları ve öğrencilerinden yararlanılarak, BaĢkanlık ve söz
konusu alt sistem personeli için olduğu kadar, Bölüm öğretim
elemanları ve öğrencileri için de yararlı olacak interaktif (eylemler
arası birlik) yöntemle, mesleki geliĢme ve personelin nicelik ve
nitelik olarak yetersiz kaldığı durumlarda, iĢgücü desteği sağlanmalı
ve sağlanmaya devam edilmelidir.
Ġnsan kaynaklarına, onların eğitimlerine ve yetiĢmelerine uygun
özellikteki görevler verilmelidir.
Personelin çalıĢmaları, geliĢtirilecek bir kontrol sistemi ile sürekli
denetlenerek değerlendirilmeli; eksik ve yanlıĢlar engellenmelidir.
Teknolojinin geliĢtirilmesi aĢamasında, yalnızca söz konusu alt
sisteme değil, tüm BaĢkanlığa hizmet verecek ayrı bir personel
sağlanmalıdır. Bu personel, özellikle bilgisayar sistemleri ile ilgili
mesleki eğitim almıĢ, kütüphanecilik bilgisine de sahip, bilgisayar
sistemlerinin çalıĢmasından sorumlu bir personel (sistem mühendisi,
endüstri mühendisi vb.) olmalıdır.
B. Örgütlenme:
Alt sistemde kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağı;
iĢ akıĢında öncelikler ve sıra; özel durumlar; kullanılacak araç-
gereçler; kiĢilerin rolleri, yetki ve sorumlulukları; teknolojinin rolü
yazılı veya sözlü olarak tanımlanmalıdır. Böylece düzensiz, sağlıksız,
hatalı, eksik ve tekrarlı iĢler engellenmelidir.
Alt sistemde bilgisayarın kullanılacağı iĢler belirlenmeli ve aynı
iĢlerin elle (manual) yapılması engellenerek zaman, mâliyet ve kalite
verimliliği arttırılmalıdır.
183
Alt sistemde hangi durumda hangi kararların alınabileceği ve alındığı
kayıtlandırılmalıdır (tablo, kılavuz, yazılar vb. biçiminde).
Alt sistemde yetki ve sorumluluk devri yapılmalıdır.
ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdüm sağlanmalıdır.
Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki
yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların sağlanabilmesi
için, Rektörlüğü ve YÖK‟ü harekete geçirici temaslarda ve
faaliyetlerde bulunulmalı; gerekli alt yapılar (kadro, bütçe, mevzuat
vb.) sağlanıncaya kadar olumlu kiĢisel iliĢkilerle (toplantılar, mesleki
yardımlar, bilgi alıĢ veriĢi vb.ile) iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetim
sağlanmaya, böylece emek, para, zaman açısından kaynak israfı
olabildiğince engellenmeye ve azaltılmaya çalıĢılmalıdır.
BaĢkanlığın yayın alımı ve satıcı firmaların yayın satımı ile ilgili
kuralları, birlikte çalıĢma ilkeleri saptanmalı ve bunlar
uygulanabilmelidir.
C. Mekân:
Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personel, ayrı odada
çalıĢmalıdır.
Aynı veya benzer iĢleri yapan personel aynı odada çalıĢmalıdır.
Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yeri aynı
olmalıdır. Böylece personelin arandığında kolayca bulunması; iki ayrı
oda arasında güç ve zaman kaybetmemesi; odalar arasında araç-gereç
ve malzeme trafiğinin artmaması ve söz konusu araç-gereç, malzeme
vb. ile ilgili denetimin azalmaması sağlanmalıdır.
Ç. Donanım ve yazılım:
Yazılım ve donanım ile ilgili ilkeler ve standartlar belirlenmelidir:
Donanım, satıĢ sonrası bakım ve onarım hizmetlerinin
aksamayacağı, kaliteli, yaygın ve güvenilir hizmet veren
Ģirketlerin ürettiği, yüksek kapasiteli ve amaca uygun modeller
içinden seçilmelidir.
Yine, donanım, birbiriyle iĢbirliği içinde, aynı ağ altında
kulanılabilir olmalıdır.
Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun yazılım elde edilmelidir:
Söz konusu yazılım, profesyonel yazılım kuruluĢları tarafından
hazırlanacak paket yazılım olabileceği gibi, BaĢkanlık personeli
ve Bölüm elemanları tarafından hazırlanacak uygun veri tabanı
184
yönetim sistemi kullanılarak da geliĢtirilebilir: Yazılımla ilgili
ortaya çıkabilecek sorunların çözümünün, yazılımı geliĢtiren
kiĢilerce mümkün olduğu düĢünüldüğünde, söz konusu alt sistem
ve diğer alt sistemlerde BaĢkanlık personelinin ve Bölüm
elemanlarının amaca uygun yazılımı geliĢtirmesi, yazılımla ilgili
bakım ve onarım hizmetlerinin güvenilirliği ve ekonomikliği
açılarından daha uygun görülmelidir.
Yazılım geliĢtirmede, yukarıda sözü edilen hangi yöntem
kullanılırsa kullanılsın, bu sistem analizi çalıĢması sırasında
gerçekleĢtirilen süreç-iĢlem analiz Ģemalarından (ekteki) ve
oluĢturulacak iĢ tanımlarından, iĢ akıĢ tanımlarından
yararlanılmalıdır.
Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun, yazılımın etkin olarak
çalıĢabileceği yeterli sayı ve nitelikte donanım elde edilmelidir. Bu
donanım en az 2 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 1gb HD, CD sürücülü
bilgisayar, renkli 14 inch ekran, 2 adet 1‟i Laser/InkJet, 1‟i 80 kolon
dot matrix yazıcı‟dan oluĢabilir.
Var olan donanımın (286- 1mb RAM, 80mb HD) kapasitesi
yükseltilerek, daha etkin kullanımı sağlanmalıdır.
Alt sistemdeki bilgisayar sistemlerinin birlikte çalıĢabilmesi için,
yerel ağ kurulmalıdır.
Donanımın, yazılımın ve verilerin güvenliğinin sağlanması için
gerekli teknoloji (Kesintisiz Güç Kaynağı,back-up ünitesi vb.) elde
edilmeli, kullanıcı eğitimi verilmelidir.
D. Mâli:
BaĢkanlığın ve bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin iĢlevini
yerine getirebilmesi ve yayın satın alabilmesi için, öncelikle eski
yönetimden kalan satıcı firmalara biriken yayın borcu (2 yıllık borç)
kapatılmalı; bu amaçla bütçeden ek para çıkartılmalıdır.
Yayın satın alımı, bütçenin elverdiği ölçüde gerçekleĢtirilmeli; ancak
bütçe sürekli geliĢmeyi olanaklandıracak biçimde planlanmalı ve
uygulanmalıdır.
Yeni bütçe yılında, yayın satın alımı için ayrılan bütçe tahmin edilen
en yüksek enflasyon oranına göre arttırılmalıdır.
Yayın alımı için ayrılan bütçenin yetersizliği ve arttırılamaması
durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve
destek sağlanmalıdır.
185
Bağlı birimlere yayın satın alımında, eldeki bütçenin dengeli
dağıtılması sağlanmalıdır.
Kesinlikle çift nüsha satın alımı yapılmamalıdır.
Ucuz basımlar tercih edilmelidir (örneğin, aynı yayının Amerika
baskısı ve Avrupa baskısı varsa ve Avrupa baskısı daha ucuzsa bu
tercih edilmeli).
Satın alınan yayınlar ile ilgili bilgiler, bunların faturaları ve ödeme
iĢleri büyük dikkat ve titizlikle izlenmeli; istatistiki bilgiler tutulmalı
ve sürekli güncelleĢtirilmelidir.
Diğer Üniversitelerin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlıklarıyla yayın satın alımında iĢbirliği ve kaynak paylaĢımı
yolları araĢtırılmalı ve eldeki kaynakların verimli kullanılması
sağlanmalıdır.
Gerekli teknoloji, araç-gereç, kırtasiye vs. alımı ve eldeki teknoloji,
araç-gereç vb.‟nin bakım, onarım, sigorta vb. giderleri için yeterli
bütçe ayrılmalıdır. Bu amaçla, bütçe ayrılmaması veya ayrılan
bütçenin yetersizliği durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma
yolları araĢtırılmalı ve destek sağlanmalıdır.
BaĢkanlık, kendi kendini finanse etmeye baĢlamalıdır. Bunun için
BaĢkanlık desteklenmeli ve ona gerekli olanaklar (röprodüksiyon:
fotokopi, mikrofilm, kart baskı vb. yapma; telif verme vs.), koĢullar
(teknoloji, araç-gereç, mevzuat vb.) sağlanmalıdır.
2.Sistem analizi çalıĢması (1996):
A. Personel:
Alt sistemde çalıĢacak gerekli niteliklere sahip personel
sağlanmalıdır:
Sağlanacak personel, kütüphanecilik, yabancı dil, teknoloji, insan
iliĢkileri, yol ve yöntem bilgilerine sahip, sezileri kuvvetli, zeki,
dürüst, özverili, dikkatli, uyumlu, nazik olmalıdır.
Alt sistemden sorumlu personel, asgari akademik niteliklere ve
yönetici niteliklerine sahip olmalıdır.
Personel için hem bir sorumluluk, hem de bir yükümlülük haline
getirilen „sürekli mesleki geliĢme‟ durumu devam ettirilmelidir.
BaĢkanlık ve söz konusu alt sistem personeli için olduğu kadar
Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri için de yararlı olan interaktif
(eylemler arası birlik) yöntemle, mesleki geliĢmeyi ve personelin
186
nicelik ve nitelik olarak yetersiz kaldığı durumlarda iĢgücü desteğini
(ucuz ve kaliteli) sağlamaya devam edilmelidir.
Teknolojinin geliĢtirilmesi aĢamasında, yalnızca söz konusu alt
sisteme değil, tüm BaĢkanlığa hizmet verecek, özellikle bilgisayar
sistemleri ile ilgili mesleki eğitim almıĢ, kütüphanecilik bilgisine de
sahip, bilgisayar sistemlerinin çalıĢmasından sorumlu bir personel
sağlanmalıdır.
B. Örgütlenme:
Alt sistemde sözlü olarak tanımlanan kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne
zaman, nasıl yapacağı; iĢ akıĢında öncelikler ve sıra, özel durumlar,
kullanılacak araç-gereçler, kiĢilerin rolleri, yetki ve sorumlulukları,
teknolojinin rolü yazılı olarak da tanımlanmalıdır. Böylece, sayısı
zaten çok azalmıĢ olan hatalı ve tekrarlı iĢler tamamıyla
engellenmelidir.
ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün tam olarak sağlanmasına
çalıĢılmalıdır.
Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki
yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların sağlanabilmesi
için Rektörlüğü ve YÖK‟ü harekete geçirici cesur ve bilinçli
temaslara ve faaliyetlere devam edilmelidir. Gerekli alt yapılar
(kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanamadığı halde, bugüne kadar
yalnızca BaĢkanlık yönetimince kiĢisel iliĢkilerle, yani toplantılarla,
mesleki yardımlarla, bilgi alıĢ veriĢiyle vb. baĢarılan iletiĢim,
iĢbirliği, mesleki denetimi sağlama ve kaynak israfını olabildiğince
engelleme çalıĢmaları da sürdürülmelidir.
C. Mekân:
Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personel ayrı odada çalıĢmalıdır.
Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yeri aynı
olmalıdır. Böylece personelin arandığında kolayca bulunması; iki ayrı
oda arasında güç ve zaman kaybetmemesi; odalar arasında araç-gereç
ve malzeme trafiğinin artmaması ve söz konusu araç-gereç, malzeme
vb. ile ilgili denetimin azalmaması sağlanmalıdır.
Ç. Donanım ve yazılım:
Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun olarak BaĢkanlıkça
geliĢtirilmeye baĢlayan yazılım bitirilmelidir:
Yazılım geliĢtirmede, iĢ tanımlarından ve iĢ akıĢ tanımlarından
yararlanılmalıdır.
187
Alt sistemdeki bilgisayar sistemlerinin birlikte çalıĢabilmesi için
baĢlatılan yerel ağ kurma çalıĢmaları tamamlanmalı ve gerekli ek
donanım ve yazılım sağlanmalıdır.
Donanımın, yazılımın ve verilerin güvenliğinin sağlanması için
gerekli teknoloji (kesintisiz güç kaynağı, yedekleme üniteleri) elde
edilmelidir.
D. Mâli:
Bütçe sürekli geliĢmeyi olanaklandıracak biçimde planlanmalı ve
uygulanmalıdır.
Yeni bütçe yılında yayın satın alımı için ayrılan bütçe, tahmin edilen
en yüksek enflasyon oranına göre arttırılmalıdır.
Yayın alımı için ayrılan bütçenin yetersizliği ve arttırılamaması
durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve
destek sağlanmalıdır.
Bağlı birimlere yayın satın alımında eldeki bütçenin dengeli
dağıtılması ile ilgili baĢlatılan çalıĢmalar daha da geliĢtirilmelidir.
Diğer Üniversitelerin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlıklarıyla yayın satın alımında iĢbirliği ve kaynak paylaĢımı
yolları araĢtırılmalı ve eldeki kaynakların verimli kullanılması
sağlanmalıdır.
Gerekli teknoloji alımı ve eldeki teknoloji, araç-gereç vb.nin bakım,
onarım, sigorta vb. giderleri için yeterli bütçe ayrılmalı; bu amaçla
bütçe ayrılmaması veya ayrılan bütçenin yetersizliği durumunda, yine
Üniversite fonlarından yararlanma yoluna gidilmelidir.
Kendi kendini finanse etmeye baĢlayan BaĢkanlık desteklenmeli ve
gerekli koĢullar (teknoloji, araç-gereç, mevzuat vb.) sağlanmalıdır.
Sıralanan bu çözüm önerilerinin, sonuçta bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha
yüksek olmasını sağlayabileceği; bu durumun ise bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü.
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) amaçlarını daha etkin
olarak yerine getirmesine neden olacağı söylenebilir.
Burada, her iki dönemde üretilen ve geliĢtirilen çözüm
önerilerinin bir karĢılaĢtırmasını yapmak yararlı olacaktır (Ģekil-68):
188
ġekil-68. 1994 ve 1996 yıllarında geliĢtirilen çözüm önerilerinin durumu
Personel, örgütlenme, mekân, donanım ve yazılım, mâli sorunlar
baĢlıkları altında geliĢtirilen ve üretilen çözüm önerilerinin, 1996 yılında
sayılarının azalmıĢ olduğu görülmektedir (%46). Bu durumun, 1994
yılında saptanan sorunlara göre 1996 yılında saptanan sorunların azalmıĢ
olmasından kaynaklandığı söylenebilir.
2.4.6 Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma
Bu adımda, üretilen ve geliĢtirilen çeĢitli çözüm önerilerinin
mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerinin yapılarak
değerlendirilmesi sağlanmalıydı. Bu çalıĢma, her iki dönemde yapılan
sistem analizi çalıĢmaları için de gerçekleĢtirilememiĢtir. Bunun iki
önemli nedeni vardır:
1) „Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve
geliĢtirme‟ adımında, her iki sistem analiz çalıĢmasında da
birbirlerine alternatif olacak çözüm önerileri üretilmemiĢ ve böylece
alternatif çözüm önerilerinin hangisinin mâliyetler açısından daha
yararlı ve verimli olduğunun saptanmasına da gerek olmamıĢtır.
2) „Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve
geliĢtirme‟ adımında, her iki sistem analiz çalıĢmasında da
birbirlerine alternatif olacak çözüm önerileri üretilmiĢ olsaydı bile,
mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini gerçekleĢtirmek için
öncelikle her bir seçenekle ilgili tam ve doğru birim mâliyet
hesaplamalarının yapılması gerekirdi. Ancak, önerilen çözüm
önerilerinin büyük bir kısmının araç-gereç vb. „mal‟ değil,
mâliyetinin hesaplanması zor olan „hizmet‟ olması nedeniyle, bu iĢ
10
7
3
6
11
37
5 3 2 3
7
20
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Per
son
el
Örg
ütl
enm
e
Mek
ân
Do
na
nım
ve
Ya
zılı
m
Ma
li
To
pla
m
1994 ve 1996 Yıllarında Geliştirilen Çözüm Önerilerinin Durumu
1994
1996
189
çok zamanı ve bir ekip çalıĢmasını gerektireceğinden, bir uygulama
örneği olan bu çalıĢmanın sınırlarını aĢacak büyüklüktedir ve baĢlı
baĢına bir çalıĢma konusu olabilecek niteliktedir.
Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında üretilen
çözüm önerilerinin yukarıda sözü edilen nedenlerle mâliyet-verimlilik ve
mâliyet-yarar analizleri yapılmamıĢ olsa da, bu çözüm önerilerinin
yeterince ayrıntılı ve somut olmamakla birlikte aĢağıdaki yararları
sağlayacağı söylenebilir:
A. Personel:
Var olan ve yeni alınacak personelin iĢin gerektirdiği niteliklere ve
olumlu kiĢilik özelliklerine sahip olması sağlanabilecektir.
Alt sistemin personel masrafları azaltılabilecektir.
Personelin mesleki tatmini sağlanabilecektir.
B. Örgütlenme:
Alt sistemde düzensiz, sağlıksız, hatalı, eksik ve tekrarlı iĢler
engellenebilecektir.
BaĢkanlık yönetiminin günlük basit iĢler ve basit kararlar ile meĢgul
edilmesi engellenebilecektir.
GeliĢtirilen alt sistem ve BaĢkanlık politikalarının gerçekleĢtirilmesi,
uygulanması ve sürekli gözden geçirilmesi sağlanabilecektir.
BaĢkanlık içinde ve BaĢkanlık ile bağlı birim kütüphaneleri arasında
iletiĢim, iĢbirliği ve mesleki denetim sağlanarak kaynak israfı
engellenebilecektir.
Alt sistem ve BaĢkanlık, faaliyet alanında ve kütüphanecilik mesleği
alanında liderlik edebilecektir.
C. Mekân:
Personel ile çalıĢma mekânı arasındaki iliĢkinin neden olduğu
olumsuzluklar engellenebilecektir.
Ç. Donanım ve yazılım:
Bilgisayar sisteminin kurulması ve geliĢtirilmesi aĢamalarında ortaya
çıkabilecek sorunların engellenmesi ve ortaya çıkan sorunların ise
çözümlenmesi sağlanabilecektir.
Kurulacak ve geliĢtirilecek bilgisayara dayalı bağlı birimlere yayın
sağlama alt sisteminde, daha önce elde edilemeyen veya büyük
güçlükle, ayrıca eksik ve hatalı olarak elde edilen bilgiler, hızlı, tam,
190
doğru ve güncel olarak elde edilebilecektir. Örneğin, yayın satın alma
bütçesinin, sipariĢteki yayınların, gelen yayınların, geciken
yayınların, iptal edilen yayınların, ödemesi yapılan yayınların ve
bunlarla ilgili istatistiki bilgilerin günü gününe izlenmesi; sağlanan
yayınların listelerinin ve duyuru bültenlerinin hazırlanması mümkün
olabilecektir.
D. Mâli:
Yeterli bütçenin elde edilmesi sağlanabilecektir.
Bütçenin sağlıklı ve dengeli harcanması, kaynak israfının
engellenmesi sağlanabilecektir.
BaĢkanlık hizmetlerinin bir kısmının kendi kendini finanse
edebilmesi sağlanabilecektir.
Yukarıda sıralanan yararların, „bağlı birimlere yayın sağlama alt
sisteminin mâliyet, zaman ve kalite verimliliğini arttıracağı, bu durumun
ise „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu
ana sistem olan Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın
amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlayacağı söylenebilir.
2.4.7 Çözüm Önerilerinin Uygulanmasına ĠliĢkin Plan Hazırlama
Bu adımda, her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında
üretilen çözüm önerilerinin alt sistemde uygulanabilmesini sağlamak
üzere, plan önerme çalıĢmaları gerçekleĢtirilmiĢtir. Önerilen bu planlarda,
çözüm önerilerinin uygulanabilmesi için gerekli öğeler ile alt sistemde
uygulanma adımları ve bu adımlara iliĢkin bir zaman tablosu verilmiĢtir.
Önerilen planlar aĢağıda zaman tabloları ile özetlenmektedir:
1.Sistem analizi çalıĢması (Ģekil-69):
1 2 3 4 5 (Aralık'94/hafta)
Çözümün uygulanması
için gerekli öğelerin
sağlanması
Personel eğitim ve
geliştirme faaliyetleri
Çözümün test ve
eleştirisi
Çözümün uygulanması
ve yeni duruma uyum
Yeni durumun
değerlendirilmesi
ġekil-69. 1.Sistem analizi çalıĢmasında üretilen çözüm önerilerinin alt
sistemde uygulanabilmesi için önerilen plan
191
2.Sistem analizi çalıĢması (Ģekil-70):
1 2 3 4 5 (15 Mart-15 Nisan
'96/hafta)
Çözümün uygulanması
için gerekli öğelerin
sağlanması
Personel eğitim ve
geliştirme faaliyetleri
Çözümün test ve
eleştirisi
Çözümün uygulanması
ve yeni duruma uyum
Yeni durumun
değerlendirilmesi
ġekil-70. 2.Sistem analizi çalıĢmasında üretilen çözüm önerilerinin alt
sistemde uygulanabilmesi için önerilen plan
2.4.8 Rapor Hazırlama
Bu adımda, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili
sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan tüm
adımlar sırasında yapılan çalıĢmalar değerlendirilerek bir rapor
hazırlanmıĢtır. Hazırlanan raporda bulunan bilgiler, „çözümün tasarımı‟
aĢaması boyunca yukarıda verilen bilgileri içerdiğinden, burada ayrıca
yinelenmeyecektir.
Çözümün tasarımı aĢamasından sonraki aĢamalar olan „çözümün
gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟ ile „yeni durumun
değerlendirilmesi‟ aĢamaları, ancak BaĢkanlığın kararı ve onayı ile
BaĢkanlığın yetki ve sorumluluğunda uygulanabilir aĢamalar olması
nedeniyle, bu çalıĢmaya katılamamıĢtır. Bunun yerine, Ģimdiye kadar
izlendiği gibi 1-4.aĢamaları içine alan ikinci bir sistem analizi çalıĢması
uygulanarak, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili
karĢılaĢtırmalı bir çalıĢmaya ve değerlendirmeye olanak sağlanmaya
çalıĢılmıĢtır. KarĢılaĢtırmalı bu çalıĢma sonundaki genel değerlendirme
ise aĢağıdadır:
Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın „bağlı
birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde iki ayrı dönemde yapılan sistem
analiz çalıĢmaları karĢılaĢtırıldığında, Prof.Dr. Meral Alpay‟ın Daire
BaĢkan Vekili olarak atandığı 1994 yılında saptanan sorunların, 1996 yılı
itibarıyla yaklaĢık %65 oranında azalmıĢ olduğu saptanmıĢtır. Söz
konusu analiz çalıĢmalarında, 1994 yılında önerilen ve geliĢtirilen
çözümler ise, 1996 yılında %46 oranında düĢmüĢtür.
192
Elde edilen bu bilgilere dayanarak, bağlı birimlere yayın sağlama
alt sisteminde ve dolayısıyla BaĢkanlıkta 1996 yılı itibariyle, 1.sistem
analizi çalıĢmasının yapıldığı 1994 yılına göre, emek, zaman ve kalite
verimliliğinin arttığı; yine alt sistemin ve ana sistemin, alt ve ana
amaçlarını yerine getirmedeki etkinliğinin, 1.sistem analizi çalıĢmasında
saptanan etkinliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir.
Bu bölümde, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerine
uygulanabilirliği, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir uygulamayla
kanıtlanmaya çalıĢılmıĢtır. Uygulama, 1994 ve 1996 yıllarında yapılan iki
analiz çalıĢmasını kapsamaktadır. Analiz döneminde kütüphanede bir
yönetim değiĢikliğinin olması, baĢarısız olan eski yönetim ile baĢarılı
olan yeni yönetim uygulamaları arasında bir karĢılaĢtırma yapma olanağı
da sağlamıĢtır.
Sistem analizi, yukarıdaki belirtilen Bağlı Birimler Bölümü‟nün
sağlama hizmeti çerçevesindeki üç ayrı iĢlem için uygulanmıĢtır. Bu
iĢlemler, kitap satın alma, dergi satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlem-
leridir. Her üç iĢlemle ilgili sorunlar ise personel, örgütlenme, mekân,
donanım ve yazılım sorunlarıyla malî sorunlar olmak üzere beĢ ayrı
grupta analiz edilmiĢtir.
BaĢlangıçta 6 ayrı aĢamada gerçekleĢtirilmesi planlanan iki ayrı
sistem analizinin her biri, 4. aĢamada kesilmek zorunda kalınmıĢtır.
Bununla birlikte, sistemin belirlenen sorunları için çözüm tasarımına
giriĢilebilmiĢ; ayrıca her iki analizin karĢılaĢtırılması da yapılmıĢtır. Bu
karĢılaĢtırmalar sonucunda, ilk analizde saptanan toplam sorunların,
ikinci analiz sonucunda % 65 oranında azaldığı ortaya çıkmıĢtır.
193
SONUÇ VE ÖNERĠLER
GiriĢ bölümünde de belirtildiği gibi, bu araĢtırmanın hipotezi
“kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak ele alınabilecekleri
ve bu merkezlerde sistem analizinin uygulanabileceği”dir.
Yukarıdaki hipotezin doğrulanabilirliğini araĢtırmak üzere,
çalıĢmada birden fazla araĢtırma yöntemi ve veri toplama tekniğinden ya-
rarlanılmıĢtır. AraĢtırma, teorik verilerin yanında, uygulamaya dayalı
verilerle de desteklenmiĢtir.
Uygulama, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı
Bağlı Birimler Bölümü‟nde gerçekleĢtirilmiĢtir. Daire BaĢkanlığı‟nın
(ana sisteminin) alt sistemi olarak kabul edilen Bağlı Birimler
Bölümü‟ndeki uygulama, bölümün sağlama hizmetine ait iĢlemlerden
kitap ve dergi satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemleriyle sınırlandı-
rılmıĢtır. Bu iĢlemler için, ilki 1 Eylül-31 Aralık 1994‟de, ikincisi 1
Ocak-10 Nisan 1996‟da olmak üzere iki ayrı sistem analizi uygulaması
yapılmıĢtır. BaĢlangıçta 6 aĢamada yürütülmesi planlanan analizlerin,
daha sonra 4.aĢama sonunda kesilmesi kararlaĢtırılmıĢtır. Ġlk 4 aĢama, alt
sistemin sorun durumunun belirlenmesinden baĢlayarak soruna iliĢkin
çözüm tasarımıyla son bulan aĢamaları kapsamaktadır. Önerilen yeni
sistemin uygulanması ve değerlendirilmesini kapsayan 5. ve 6.aĢamalara
geçilememesinin temel nedeni, bu aĢamaların araĢtırmanın sınırlarını
aĢacak düzeyde zaman ve ekip çalıĢmasını gerektirmeleridir. Bununla
birlikte, ilk dört aĢama ile ilgili verilerin karĢılaĢtırması yapılmıĢtır.
AraĢtırmanın genel sonucu, yukarıda belirtilen hipotezin doğru-
luğunun, gerek teorik, gerekse uygulamalı olarak kanıtlanmasıdır. Bu
genel sonucun yanında, araĢtırmadan elde edilen daha özel diğer sonuçlar
ise Ģunlardır:
AraĢtırmada yararlanılan çeĢitli kaynaklarda, „sistem analizi‟ ve
„sistem yaklaĢımı‟ kavramlarının, çoğu kez birbirinin yerine geçecek
biçimde kullanıldığı saptanmıĢtır. Bu araĢtırmada, sözü edilen
kavramlar arasında belli bir farklılığın olduğu görüĢü benimsenmiĢtir.
Buna göre, sistem yaklaĢımı, bir sistemi, genel sistem teorisine
uygun bir bakıĢ açısıyla ele alma biçimi veya tutumu olarak kabul
edilmelidir. Sistem analizi ise, sistem yaklaĢımı doğrultusunda
uygulanan bir sorun çözme/karar verme tekniği ve/veya yöntemi
olarak kavranmalıdır.
194
Genel sistem teorisine dayanan sistem yaklaĢımından hareketle, kü-
tüphane ve bilgi merkezlerinin birer sistem olarak ele alınabilecekleri
öne sürülmektedir. Sözü edilen merkezlerin, kendilerine özgü
amaçlarının olması; bu merkezlerdeki faaliyetlerin/süreçlerin
birbirleriyle iliĢkili sistem öğeleri olarak incelenebilmeleri; ayrıca bu
merkezlerin, iç ve dıĢ çevre faktörlerinden de etkilenebilmeleri,
onların birer sistem olarak kabul edilmeleri için yeterli özelliklerdir.
Bu araĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin, açık ve dinamik
bir sistem özelliğini taĢıdıkları sonucuna da varılmıĢtır. Ancak
onların, faaliyetlerini verimli ve etkin olarak sürdürmelerini
sağlayacak yeterli girdileri iç ve dıĢ çevrelerinden alabilmeleri
koĢuluyla „dinamik denge durumu‟nda kalabilecekleri; aksi takdirde
böyle bir dengeyi sürdüremeyecekleri kanıtlanmıĢtır.
Güncel ve bilimsel meslek bilgisi, yeterli malî imkânlar, yeterli
nitelik ve nicelikte personel; faaliyetlerin geliĢtirilmesini
kolaylaĢtıracak yasal düzenlemeler, sözü edilen girdilere örnek olarak
verilebilirler. Örneğin, sistem analizi uygulaması sonucunda,
incelenen kütüphanede, yeni yönetim döneminde kütüphaneye akan
meslekî uzmanlık bilgisinin ve üst yönetim desteğinin, daha önceki
yönetim döneminde kütüphanenin sağlama alt sisteminin bozulan
dengesinin yeniden düzeltilmesini ne denli olumlu yönde etkilediği
açıkça gözlenmiĢtir.
AraĢtırmada, bir bilgi iĢletmesi sistemi olarak da kavranabilecek
kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinden,
yönetimle ilgili çeĢitli sorunların çözümünde yararlanılabileceği,
böylece yönetilecek kuruluĢların amaçlarının daha etkin bir biçimde
baĢarılmasının sağlanabileceği, uygulamayla kanıtlanmıĢtır. Sistem
analizinin, özellikle sistem sorunlarının açıkça tanımlanabilmesi;
sorunların ayrıntılı olarak belirlenebilmesi; aynı zamanda bu sorunlar
için alternatif çözüm önerilerinin ve yeni sistem modellerinin
üretilebilmesi açılarından yarar sağlayacağı kabul edilmektedir.
AraĢtırmada, sistem analizinden yukarıdaki yararların elde
edilebilmesi için, öncelikle bu analizin, „bütünsellik ilkesi‟,
„disiplinler arasılık ilkesi‟ ve „bilimsellik ilkesi‟ olarak belirlenen üç
temel ilkesinin göz önünde bulundurulmasının gerektiği de öne
sürülmektedir.
Bu ilkelerden bütünsellik ilkesi, sistem öğelerinin ve sorunlarının bir
sistem bütünlüğü içinde, ayrıca iç ve dıĢ çevre faktörlerinin de göz
önüne alınarak analiz edilmesi anlamındadır. Sistem analizinin bu
195
özelliği, analizin uygulandığı kuruluĢların kendilerini böyle bir
bütünlük içinde algılamalarına da katkıda bulunmaktadır.
Sistem analizinin disiplinlerarası olma ilkesi, analizde değiĢik
disiplinlere ait bilgilerin gerektiğinde bir arada kullanılması
anlamına gelmektedir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezlerinde
uygulanacak bir sistem analizinde, özel olarak bu alanda
uzmanlaĢmıĢ personelin yanında, kütüphane ve bilgi bilimlerinde
uzmanlaĢmıĢ personelden de yararlanmanın önemli ve yararlı olacağı
sonucuna varılmıĢtır.
Sistem analizinin bilimsellik ilkesi ise, analizin uygulanmasında,
bilimsel ilke, yöntem ve tekniklerden yararlanmayı gerektirir.
AraĢtırmada, sistem analizinin değiĢik aĢamalarında, gerekirse birden
fazla bilimsel yöntem ve tekniğin bir arada kullanılmasının önemli
olduğu öne sürülmektedir. Bu konudaki belirlemenin, analiz edilen
sistemin özelliklerine, analiz konusundaki taleplerine ve analizin
karmaĢıklık derecesine bağlı olacağı sonucu da ortaya çıkmaktadır.
Sistem analizi uygulamasına geçmeden önce, analizde kullanılacak
metodolojilerle ilgili bir seçim yapmak gerekmektedir. Bunlar, katı
ve yumuĢak metodolojiler olarak iki gruba ayrılmaktadırlar.
AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin analizinde, bu
metodolojilerin çeĢitli türlerinin birleĢtirilerek uygulanmalarının
uygun olacağı sonucuna varılmıĢtır.
AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem
analizinde karĢılaĢılacak temel sorunlardan birinin, özellikle çözüm
önerileri oluĢturma aĢamasında, her çözüm önerisinin verimlilik ve
etkinliğinin saptanması olduğu ortaya çıkmıĢtır. Bir hizmet iĢletmesi
özelliğini taĢıyan ve kâr amaçlı olmayan kütüphane ve bilgi
merkezlerinde, mâliyet açısından verimlilik ve etkinliğin
saptanabilmesinin güçlüğü söz konusudur.
AraĢtırma çerçevesinde yapılan uygulama çalıĢmasından elde
edilen sonuçlara gelince:
Daha önce de belirtildiği gibi, sistem analizinin kütüphane ve bilgi
merkezlerinde uygulanabilirliği, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir sistem
analizi çalıĢmasıyla kanıtlanmıĢtır.
Uygulama sırasında, analiz yapılacak kuruluĢun personelinin, kiĢilik
ve meslekî bilgi açısından yeterlilik düzeyinin; ayrıca sistem analizi
196
çalıĢmasının önemi ve yararı konusundaki bilinçlilik düzeyinin,
analize harcanacak zaman, enerji ve mâliyetleri etkileyeceği
sonucuna da varılmıĢtır.
Daha önce de açıklandığı gibi, yukarıdaki kütüphanenin sağlama
iĢleri çerçevesindeki üç ayrı iĢlemin analizi yapılmıĢtır. Kitap ve
süreli yayın satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemlerini içeren bu üç
iĢlemin ilk analizinde, iĢlemler için yürütülen toplam adım sayısının
yaklaĢık 309 olduğu saptanmıĢtır. Ġkinci analizde bu adımların
sayısının, yeni yönetimin baĢarılı çalıĢması sonucunda yaklaĢık 160
adıma düĢtüğü belirlenmiĢtir (kitap satın alma iĢleri hariç).
Ayrıca, her üç iĢleme ait sorunlar, personel, örgütlenme, mekân, do-
nanım/yazılım sorunlarıyla mâli sorunlar olmak üzere 5 grupta top-
lanmıĢtır. Yine, ilk analiz sonucunda bu sorunların toplam 51 olduğu,
ikinci analizde sorun toplamının 18‟e düĢtüğü anlaĢılmıĢtır.
Böylece, sistem analizi uygulamasının, iĢlemler ve sorunlar
konusunda ne derece ayrıntılı analiz imkânı sağlayabileceği ortaya
çıkarılmıĢtır. Örneğin analiz, hangi iĢlemlerde tekrarlar olduğunu;
hangi iĢlemlerin eksik veya yanlıĢ yapıldığını belirtebilmektedir.
Yine, analiz, sorunların çeĢitli nedenlerinin de ayrıntılı olarak
belirlenmesine imkân vermektedir.
Buraya kadar belirtilen çeĢitli sonuçlardan sonra, konuyla ilgili
önerilere gelince:
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinin her
aĢamasında, analizi yapılacak sistemin üst yöneticileriyle, diğer
çalıĢanlarıyla ve mümkünse kullanıcılarıyla sürekli görüĢmeler
yapılmalıdır ve bilgi alıĢveriĢinde bulunulmalıdır. Bu yapılmazsa,
analiz sonuçlarının doğruluğunun sağlanması mümkün
olamayacaktır.
Bu arada, analizi yapılacak kuruluĢ çalıĢanlarının, analizi yapacak
personele doğru ve yeterli bilgi aktarması da, analiz sonuçlarının
doğruluk düzeyini etkileyecektir.
Kütüphane ve bilgi merkezinin, sistem analizi talebinde bulunmadan
önce, hiç değilse çeĢitli faaliyetleriyle ve organizasyonuyla ilgili do-
kümantasyonu yapmıĢ olması önemlidir. Dokümantasyondan kasıt,
istatistikler; iĢ ve iĢlem akıĢıyla ilgili kayıtlar; yönetmelikler vb. gibi
belgelerin hazırlanmasıdır.
197
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi uygulamalarından
daha kesin sonuçlar elde edilebilmesi için, zaman, mâliyet, kalite vb.
ile ilgili standartların belirlenmesi gerekir. Bu nedenle, sözü edilen
standartların belirlenmesine yönelik ulusal çapta araĢtırma ve
çalıĢmalar yapılmalıdır.
Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi, kütüphanecilik bö-
lümlerinden mezun ve sistem analizi konusunda bilgiye sahip
profesyonel elemanlar tarafından yapılabileceği gibi, doğrudan
doğruya kuruluĢ dıĢından sağlanacak sistem analizcileri tarafından da
yapılabilir.
Kütüphane ve bilgi merkezlerinin sistem analizi konusunda kuruluĢ
içindeki meslek elemanlarından yararlanabilmesi için, kütüphanecilik
bölümlerinde lisans ya da lisansüstü düzeyde sistem analizi
derslerinin verilmesi uygun olacaktır.
Öte yandan, bu merkezlerde kuruluĢ dıĢından sistem analizcilerinden
yararlanılmak istenmesi durumunda, analiz yapacak personelin,
kütüphane ve bilgi merkezlerinin faaliyetleri ve özellikleri konusunda
yeterli bir bilgiye sahip olması gerekir.
Nihayet, sistem analizinin, özellikle sorun çözme ve karar verme açı-
sından önemli ve yararlı bir teknik/yöntem olmasına rağmen,
özellikle karmaĢık sistemlerin ayrıntılı analizinin hem güçlüğü, hem
de fazlaca zaman, enerji ve mâliyete neden olduğu göz önünde
tutulmalıdır. Bu nedenle, böyle bir analizin yapılması kadar, analiz
sonuçlarının uygulamaya geçirilmesi ve belli dönemlerde
uygulamaya geçirilen yeni durumun değerlendirilmesi de önemlidir.
Ayrıca, sistem analizinin tek baĢına, kütüphane ve bilgi merkezlerinin
sorunlarını çözemeyeceği de unutulmamalı; bu analiz sonuçlarının
uygulanmasının hem kuruluĢ çalıĢanlarının çabalarıyla, hem de
kuruluĢun bağlı olduğu üst yönetimlerin desteğiyle mümkün
olabileceği kabul edilmelidir.
198
KAYNAKÇA
“124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim
kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun hükmünde
kararname”, Resmi Gazete, sayı: 18228, 21 Kasım 1983.
1994 yılında Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlerine sağlanan kitapların dökümü.(metin fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul
Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı, 1995.
1994 yılında Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ve
bağlı birimlerine satın alınan süreli yayınların listesi.(metin
fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1995.
1995 yılında Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlere satın alınan süreli yayınların listesi.(metin
fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1996.
Ackoff, Russel L. - Sasieni, Maurice W. Fundamentals of operations
research. New York: John Wiley & Sons, 1968.
AktaĢ, Ziya. “ISAC (Information Systems Work Analysis of Changes)”,
Bilgisayar, 14, 121(1991).
The ALA glossary of library and information science. ed.by. Heartsill
Young. Chicago: American Library Association, 1983.
Alexander, M. J. Information systems analysis: theory and
applications. California: Science Research Associates, 1974.
Allen, Louis A. Management and organization. New York: McGraw-
Hill, 1958.
Alpay, Meral. “Bir temel atma töreni ve düĢündürdükleri”, Kütüphane:
dünü yarına bağlayan köprü, Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler
Derneği Ġstanbul ġubesi, 1990.
Alpay, Meral. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı’nın sorunları (Haziran, 1994). (Ġ.Ü.Rektörüne sunulan
rapor).
199
Alpay, Meral. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire BaĢkanlığı 1995 yılı çalıĢma raporu. (metin fotokopidir)
1996.
Alpay, Meral. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon
Dairesi”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, Ġstanbul: Türk
Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1990.
Alpay, Meral. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Bilge, 7(1995).
Alpay, Meral. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi. (metin fotokopidir)
1995.
AĢkun, Ġnal Cem. “Karar almada nicelikli araç ve yöntemler”, EskiĢehir
Ġktisadi ve Ticari Ġlimler Akademisi Dergisi, 9, 1(1973).
Atasoy, Nurhan. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Ġstanbul
Üniversitesi Bülteni, 5(1977).
Aydın, Emin Doğan. Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, siberne-
tik ve kitle iletiĢimi. 3.bs. Ġstanbul: Aydın Özel Eğitim ve
Yayıncılık, 1991.
Aydın, Emin Doğan. Bilgi bilimi ve kitle iletiĢimi: bilgi bilimindeki
teknolojik geliĢmelerin kitle iletiĢim alanında uygulamaları.
Ġstanbul: Mikro-Tip, 1988.
Aydın, Emin Doğan. Sistem tasarımı ve geliĢtirme yöntemleri,
Ġstanbul: Afa Matbaacılık, 1991.
Barlas, Yaman. “Sistem yaklaĢımı ve dinamik sistem modellerinin
yönetim bilimlerinde uygulanması”, 1 nci sistem mühendisliği ve
savunma uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995) Bildiriler II. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995.
Barutçugil, Ġsmet S. Üretim sistemi ve yönetim teknikleri. gnĢl.2.bs.
Bursa: Uludağ Üniversitesi, 1988.
Bawden, David. User-oriented evaluation of information systems and
services. Aldershot, Gower Publishing, 1990.
Becker, Joseph. “System analysis, prelude to library data processing”,
ALA Bulletin, 59, (April, 1965).
Bertalanffy, Ludwig von. “General system theory: a new approach to
unity of science”, Human Biology, (1951).
Bertalanffy, Ludwig von. “Problems of general system theory”, Human
Biology, (1951).
200
Bertalanffy, Ludwig von. “The theory of open systems in physics and
biology”, Science, 3, (1950).
Bingham, John - Davies, Garth. Systems Analysis. 3rd ed. London:
MacMillan, 1992.
Boekhorst, Peter te. “Measuring quality: the IFLA guidelines for
performance measurement in academic libraries” IFLA council and
general conference Istanbul, 1995‟de sunulan bildiri metni.
Boulding, Kenneth E. “General systems theory the skeleton of science”,
Management Science, (1956).
Brech, E. F. L. Organization. 3rd ed. London: Longmans, 1960.
Burch, John G. - Strater, Felix R. Information systems: theory and
practice. California: John Wiley & Sons, 1974.
Burkhalter, Barton R. Case studies in systems analysis in a university
library. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1968.
Can, Halil - Tecer, Meral. ĠĢletme yönetimi. Ankara: Türkiye ve Orta
Doğu Amme Ġdaresi Enstitüsü, 1978.
Carlisle, Howard M. Management: concepts and situations. Chicago:
Science Research Associates, 1976.
Chapman, Edward A. - Pierre, Paul L. ST. - Lubans, John. Library sys-
tems analysis guidelines. New York: John Wiley & Sons, 1970.
Checkland, P.B. - Scholes, J. Soft system methodology in action.
Chichester: John Wiley, 1990.
Checkland, P.B. Systems thinking, systems practice. Chichester: John
Wiley, 1981.
Chen, Gordon K.C. “What is the systems approach”, Interfaces, 6,
1(1975).
Churchman, West C. - Ackoff, Russel L. - Arnoff, E. Leonard.
Introduction to operations research. New York: John Wiley &
Sons, 1957.
Churchman, West C. The systems approach. New York: Dell Pub.,
1968.
Cleland, David I. - King, William R. Systems analysis and project
management. 2nd.ed. New York: McGraw-Hill, 1975.
201
Cooke, John E. - Kuchta, Ted. “Systems planning: feasibility study and
system selection”, Design and management of information
systems. Chicago: Science Research Associates, 1972.
Cunbur, Müjgan. “Fehmi Ethem Karatay”, Türk Kütüphaneciler
Derneği Bülteni, 17, 1(1968).
Çakın, Ġrfan. “AraĢtırma faaliyetleri ve kütüphaneler”, Kütüphanecilik
Dergisi: Belge, Bilgi, Kütüphane AraĢtırmaları, 3(1992).
Çakın, Ġrfan. “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”,
Türk Kütüphaneciliği, 3, 1(1989).
Çapar, Bengü. “Bilgi iĢletmelerinin yönetiminde sistem yaklaĢımı ve
sistem analizi”, Jale Baysal’a armağan. yay.haz. Hasan S.
Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993.
Çelik, Ahmet. “Sistem kuramı ve kütüphanecilik”, Prof.Dr.Berin U.
Yurdadoğ’a armağan. yay.haz. Fahrettin Özdemirci, Yusuf Kayan.
Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 1994.
Daubert, Madeline J. Financial management for small and medium-
sized libraries. Chicago: American Library Association, 1993.
Dilek, Hülya. Kütüphane biliminin kapsamı ve Türkiye’de durum.
Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1992.
Dougherty, Richard M. - Heinritz, Fered J. Scientific management of
library operations. 2nd ed. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1982.
Erden, Emir. “Sistem yaklaĢımı ve pazarlama yönetimindeki rolü”,
ĠĢletme Dergisi, 4, 1-2(1979).
Erkut, Haluk. Sistem analizi. Ġstanbul: Kıyı Yayınları, 1989.
Erol, Nuray. Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin mevcut ödünç verme
sisteminin otomasyon tasarımı ve sistem analizi. (basılmamıĢ
yüksek lisans tezi) Ankara: Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik
Bölümü, 1990.
Esen, H. Öner. ĠĢletme yönetiminde sistem yaklaĢımı. [2.bs.] Ġstanbul:
Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi, 198?.
Evans, G. Edward. Management techniques for librarians. New York:
Academic Press, 1976.
Evans, Margaret Kinnell. “Quality management and library and
information services: competitive advantage for the information
202
revolution”, IFLA council and general conference Istanbul,
1995‟de sunulan bildiri metni.
Fergan, Oktay. ĠĢletme yönetiminde sistem. Ġstanbul: Ġstanbul
Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1974.
Fisher, Gene H. Cost considerations in systems analysis. New York:
American Elsevier Pub., 1971.
FiĢek, Kurthan. Yönetim. Ankara: Ankara Üniversitesi Basımevi, 1975.
FiĢek, Oya. “Dağınık yerleĢimli üniversitelerde kütüphane hizmetlerinin
merkezileĢtirilmesi sorunu”, Türk Kütüphaneciler Derneği
Bülteni, 32, 2(1983).
FitzGerald, John M. - FitzGerald, Ardra F. Fundamentals of systems
analysis. New York: John Wiley & Sons, 1973.
Huse, Edward - Dowditch, James. Behavior in organizations: a system
approach to managing. 2nd ed. Addison-Wesley Pub., 1977.
Immegart, Glenn - Pilecki, Francis. An introduction to systems for the
educational administrator. Addison-Wesley, 1973.
“Ġstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”, Resmi Gazete,
sayı:19990, 15 Kasım 1988.
“Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi çalıĢmaları”, Ġstanbul Üniversitesi
Bülteni, 13(1980).
James, Brian. The systems analysis interview: a guide to interviewing
in organisations. Manchester: NCC Blackwell, 1989.
Johnson, Richard - Roger, W.C. - Newell, J. Operations management: a
systems concept. Boston: Houghton Mifflin, 1972.
Johnson, Richard A. - Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E.
“Systems theory and management”, Management Science, 10,
(1964).
Johnson, Richard A. - Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. The
theory and management of systems. 3rd ed. New York: McGraw-
Hill, 1973.
Kahramanoğlu, Ertan. “Proje tasarımı ve yönetimi”, 1 nci sistem
mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu (12-13
Ekim 1995) Bildiriler I. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi,
1995.
203
Kalıpsız, Abdülkadir. Bilim ve araĢtırma: Bilmek ve düĢünmek, bilim
ve araĢtırma, bilimsel araĢtırma tekniği, yazım ve yayın tekniği,
Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, 1987.
Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. Organization and
management: a systems and contingency approach, 4th ed. New
York: McGraw-Hill, 1985.
Koçel, Tamer. ĠĢletme yöneticiliği. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi
ĠĢletme Fakültesi Yayınları, 1982.
Kurbanoğlu, Serap S. “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”, Türk
Kütüphaneciliği, 7, 1(1993).
Kurbanoğlu, Serap S. “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji:
yumuĢak sistemler metodolojisi”, Türk Kütüphaneciliği, 7, 2(1993)
Maddison, R.N. [ve bĢk.]. Information system methodologies. [y.y]:
Wiley Heyden, 1985.
Marchant, Maurice P. “The library as an open system”, Management
strategies for libraries: a basic reader. ed.by Beverly P. Lynch.
New York: Neal Schuman, 1985.
Mescon, Michael H. - Albert, Michael - Khedouri, Franklin.
Management. 3rd ed. New York: Harper Row Pub., 1988.
Miller, David W. - Starr, Martin K. Executive decisions and operations
research, Englewood Cliffs, New Jersey: Prantice-Hall, 1960.
Milward, G.E. Organization and methods. London: MacMillan, 1962.
Mingers, J.C. “Applying the soft system methodology”, The Systemist,
22, November-1986.
Pakin, Erol. “Üniversite sitesi biçiminde teĢkilatlanmamıĢ yüksek
öğretim kurumlarında merkez kütüphane ile üniversitenin diğer
kütüphanelerindeki haberleĢme sorunu”, Türkiye’de kütüphane
alanında teori ile uygulama iliĢkisi sempozyumu, 7-8 Mayıs 1987.
haz. Meral Alpay. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi
Kütüphanecilik Bölümü, 1988.
Pao, Miranda Lee. Concepts of information retrival, Englewood,
Colorado: Libraries Unlimited, 1989.
Parkin, Andrew. Systems analysis. 2nd.ed. London: Edward Arnold,
1991.
204
Quade, E. S. - Boucher, W. I. Systems analysis and policy planning.
New York: American Elsevier Pub., 1968.
Rowley, Jennifer E. The basics of information technology. London:
Clive Bingley, 1988.
Rowley, Jennifer E. The basics of systems analysis and design for
information managers. London: Clive Bingley, 1990.
Sağlamtunç, Tülin. “Kütüphane, enformasyon ve arĢiv alanında yeni
teknolojiler insan faktörü ve ergonomi”, Kütüphane-Enformasyon-
ArĢiv alanında yeni teknolojiler ve TÜRKMARC sempozyumu bildiri metinleri: 1-4 Ekim 1991, Beyazıt Devlet Kütüphanesi.
yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği
Ġstanbul ġubesi, 1991.
Sarıaslan, Halil. “Sistem analizinin temelleri”, Ankara Üniversitesi
Siyasal Bilgiler Fakültesi Dergisi, 39, (1984).
Sefercioğlu, Necmeddin. “Yasa dayanağı açısından üniversite
kütüphaneleri”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32,
2(1983).
Semprevivo, Philip C. Systems analysis: definition, process and
design. Chicago: Science Research Associates, 1976.
Seyidoğlu, Halil. Bilimsel araĢtırma ve yazma el kitabı. GeliĢ.4.bs.
Ġstanbul: Güzem Yayınları, 1992..
Stoner, James A. Management. New Jersey: Printice-Hall, 1978.
Storey, Colin - Rea, Gavin. Ergonomics in libraries: proceedings of a
seminar held at Southampton University on November 15th. 1985. Bristol: Library Association University College and Research
Section Southwestern Group, 1987.
Stueart, Robert D. - Moran, Barbara B. Library management. 3rd.ed.
littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987.
Taylor, Robert S. An approach to library systems analysis. (Library
Systems Analysis Report No.2) Bethlehem, Pa.: Lehigh University,
Center for the Information Sciences, 1964.
Taylor, Robert S. Bibliography of recent reports and books on
library automation and library systems analysis.(Library Systems
Analysis Report No.1) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center
for the Information Sciences, 1964.
205
Taylor, Robert S. - Hieber, Caroline E. Library systems analysis.
(Library Systems Analysis Report No.3) Bethlehem, Pa.: Lehigh
University, Center for the Information Sciences, 1965.
Terry, George R. Principles of management, 3rd ed. Homewood:
Richard D. Irwin, 1960.
Tonta, YaĢar A. “Mâliyet analizi: Hacettepe Üniversitesi Tıp Merkezi
Kütüphanesinde 1981/1982 mâli yılında ödünç verilen bir yayının
ödünç verme mâliyeti”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 34,
1(1985).
Tuncer, Nilüfer. “Üniversite kütüphanelerinin merkezileĢtirilmesi
konusunda Yüksek Öğretim Kurulu‟nun görüĢü ve Yüksek Öğretim
Kurulu Dokümantasyon Merkezi”, Türk Kütüphaneciler Derneği
Bülteni, 32, 2(1983).
Tümer, Melih. Yönetim ve yönetici. Ġstanbul: Üçler Matbaası, 1975.
Tütengil, Cavit Orhan. Sosyal bilimlerde araĢtırma ve metod. 5.bs.
Ankara: Ankara Yayın Üretim Kooperatifi, 1981.
Underwood, Peter G. Managing change in libraries and information
services: a systems approach. London: Clive Bingley, 1990.
Üçok, Tengiz. Yönetim ilkeleri. Ankara: [y.y], 1988.
Ülgen, Hayri. ĠĢletmelerde organizasyon ilkeleri ve uygulaması. 2.bs.
Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı
Enstitüsü, 1993.
Yalvaç, Mesut. “Kütüphane hizmetlerinde bilgisayara geçiĢ ve sistem
analizi”, Jale Baysal’a Armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu.
Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993.
Yeates, Don. Systems project management, London: English Language
Book Society/Pitman, 1987.
Yontar, Aysel. Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel
yönetimin önemi. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul
ġubesi, 1995.
Yontar, Aysel. Kütüphaneler için mâliyet hesaplamasına giriĢ.
Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi, 1990.
Yozgat, Uğur. Yönetimde karar verme teknikleri, Ġstanbul: Beta Basım
Yayım, 1994.
206
EKLER
207
Ek-1. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere
yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994):
Süreli yayın satın alma iĢleri. Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 1
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Mesut Yalvaç
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Bağlı birimlerden yılın son ikiayına kadar (11. ve 12. ay)süreli yayın sipariş isteklerinibeklemek.
Bağlı birimlerin süreli yayınsipariş isteklerinin ve/veyaabone iptal yazılarının listelerhalinde ya da telefonla Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi.
Bağlı birimlerden gelen süreliyayın sipariş isteklerinin süreliyayın izleme kataloğundanaraĢtırılması (sipariş kataloğu1986'dan sonrasını içermekte).
Bağlı birimlerce iptali istenensüreli yayınların saptanması.
Geçen senelerden aboneliğidevam eden ve Ġptaliistenmeyen süreli yayınlarınaboneliğinin otomatik olarakyapılması.
Ġptallerin fiş ve bilgisayaraişlenmesi.
Bir bağlı birim için geçensenelerden aboneliği devameden, ancak,başka bir bağlıbirim tarafından 2.keresipariş edilmek istenen süreliyayınlar varsa,
2.kere siparişte bulunanbirime bu aboneliğin devamettiğinin, süreli yayının nereyealındığının, kendileri için 2.kere abone olunamayacağınıntelefon ile bildirilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
Ġptal edilecek süreli yayınlarınaboneliğinin kesilmesi için iptalyazısının hazırlanması (1 nüshaĠ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için +satıcı firma sayısı kadar nüsha).
1 nüsha iptal yazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.
Süreli yayın iptali içinhazırlanan diğer nüshalarınsatıcı firmalara gönderilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
15/09/1994 - 31/10/1994
Yalnızcatelefonlasipariş kabuletmek hatalı.
Tekrarlı iş.
Düzenli vesağlıklı değil.
Yalnızcatelefonlabilgi vermekhatalı.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğ
iĢti
rme
Düze
ltm
e
Kiş
i S
ay
ısı
ve
Eğ
itim
i
Zam
an
Uza
klı
k
Mik
tar
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man Ü
retm
e
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a no
Notlar /
Düşünceler
208
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
FormNo 2
12
14
15
16
17
18
19
20
21
22
13
23
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Bağlı birimler tarafındansipariş isteğinde bulunulansüreli yayın daha önceaboneliği yapılmamıĢ birsüreli yayın ise,Siparişi istenen süreli yayıniçin süreli yayın izlemefişine süreli yayın adının vekısaltmasının işlenmesi.
Siparişi istenen süreli yayınıistekte bulunan birim adınınsüreli yayın izleme fişineişlenmesi.
Siparişi istenen süreli yayınınbibliyografik doğrulamasınınyapılması.
Siparişi istenen süreli yayınınISSN'inin süreli yayın izlemefişine işlenmesi.
Siparişi istenen süreli yayınınçıkıĢ süresinin süreli yayınizleme fişine işlenmesi.
Süreli yayının siparişedilebileceği satıcı firmalarınsaptanması.
Saptanan satıcı firmalardan önfiyat almak amacıyla, aboneolunacak süreli yayınlarınalfabetik listesinin hazırlanması(1 nüsha Ġ.Ü.Küt.D.D.BĢk. için +satıcı firma sayısı kadar nüsha).
Ön fiyat almak amacıylahazırlanan 1 nüsha listeninĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk'ndasaklanması.
Ön fiyat almak amacıylahazırlanan diğer nüshalarınSatıcı firmalara gönderilmesi.
Sipariş edilecek süreli yayın-ların bibliyografik kimlikleri-nin bilgisayara girilmek
1 G Ktp.(YL) Kısaltmaher zamanyazılmıyor.
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Düzenli vesağlıklı değil.
Düzenli vesağlıklı değil.
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)1 G Ktp.(YL)
1 M D.B(Prof)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
Düzenli vesağlıklı değil
üzere operatöre iletilmesi.M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler DemirN: Nebiha TuranD: Dilaver
KırantA: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesör
Ktp.: KütüphaneciSek.: SekreterS: StajyerHiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisiL.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret
LisesiLis.: LiseOrt.: Ortaokul
Siparişi istenen süreli yayınınhangi satıcı firmadanalınacağının saptanması içinyayının (fiyat, yayın yeri,yayınlayan.. açılarından)incelenmesi ve karĢılaĢtırılması
Ġ.Ü.Kütüphane ve
Dokümantasyon
Daire Başkan
Vekili
Prof.Dr.Meral
Alpay'ın isteği ile
yapılmaya yeni
baĢlanmıĢtır.
15/09/1994 - 31/10/1994
Sırası yanlıĢ,bunun daha önceyapılması gerekir.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
209
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 3
Mesut Yalvaç
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Sipariş edilecek süreli yayınınadının ve kısaltmasınınbilgisayara girilmesi.
Sipariş edilecek süreli yayınınbirim adının/kodununbilgisayara girilmesi.
Sipariş edilecek süreliyayının ISSN'inin bilgisayaragirilmesi.
Süreli yayın izleme fişlerininizleme kataloğuna süreli yayınadı altında alfabetik olarakyerleştirilmesi.
Satıcı firma(lar)dan ön fiyatıngelmesinin beklenmesi.
Satıcı firma(lar)danön fiyatın gelmesi.
Satıcı firma(lar)dan gelen
ön fiyatların bilgisayara
girilmesi.
Bilgisayarda çakıĢan süreliyayın bibliyografikkimliklerinin ön fiyatlarınıkarĢılaştırmak.
Ön fiyat farklarını saptamak.
Siparişi istenen süreli yayınınçıkıĢ süresinin bilgisayaragirilmesi.
Süreli yayına en düşük fiyatıveren satıcı firmayı saptamak.
Süreli yayın izleme fişine osüreli yayına en düşük fiyatıveren satıcı firma adınınişlenmesi.
Süreli yayın izleme fişinefirmanın süreli yayın kodununişlenmesi.
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)Her zaman değil.Satıcı firmanınsüreli yayın koduvarsa.
D.B.: Daire Başkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
15/09/1994 - 31/10/1994
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /Düşünceler
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha TuranD: Dilaver
KırantA: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
Ġ.Ü.Kütüphane ve
Dokümantasyon
Daire Başkan
Vekili
Prof.Dr.Meral
Alpay'ın isteği ile
210
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 4
37
38
40
41
42
43
44
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Siparişi istenen süreliyayınların saptanan satıcıfirmalara sipariş edilmek üzerelistelerinin hazırlanması (2nüsha = 1 nüsha Ġ.Ü.Küt.Dok.D.Bşk. için + 1 nüsha satıcıfirmaya gönderilmek üzere).
Siparişler ile ilgili Postanın,fax ve telefonun beklenmesi.
Siparişler ile ilgili postanınfax ve telefonun Ġ.Ü.Küt. veDok. D.Bşk.'na gelmesi(gelen fax ya da telefon ise
44.44. adıma atlanır),
Hazırlanan süreli yayınsipariş listesinin 1 nüshasınınsatıcı firmaya gönderilmesi.
Hazırlanan süreli yayınsipariş listesinin 1 nüshasınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'dasipariş edilen yayınlardosyasında saklanması.
39
Postanın yukarıya taĢınması(genellikle küçük odaya).
Postanın açılması ve türlerinegöre sınıflandırılması:SipariĢedilen yabancı kitaplar; siparişedilen yabancı süreli yayınlar;hediye gelen yabancı kitaplar;hediye gelen yerli kitaplar;hediye gelen yabancı süreliyayınlar; hediye gelen yerlisüreli yayınlar; yayın evikatalogları; fiyat teklifleri;faturalar; siparişler ile ilgilimektuplar (daha fazla bilgiistenmesi, fiyatın sorulması,siparişin yerine getirileceğiya da getirilemeyeceği...);personel mektupları; yanlıĢgelen mektuplar; yanlıĢ gelensüreli yayınlar ve kitaplar.Sipariş edilen süreli yayınlarile ilgili satıcı firmadan gelenayrıntılı bilgi isteğini, fiyatonayını, siparişin yerinegetirilemeyeceği ile ilgilibilgileri bağlı birimlere iletme(tel., fax, elden yazı vb. ile).
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 Hiz.(Ort) 25
mtr
1-3
Çuv
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 S.Ktp.öğr.Süreli yayınlar,
bu ayırmadan
sonra
kontrollerı
yapılmadan
damgalanmakta--
dırlar. Bkz.:48.
adım.
(Bu işte
Ġ.Ü.Küt. ve
Dok.
Daire Bşk.
Vekili Prof.
Dr. Meral
Alpay ve Ġ.Ü.
Ktp. Böl.
Öğr.Elm. da
dahil olmak
üzere herkes
çalıĢabilmek
tedir.)
1 G Ktp.(YL)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha TuranD: Dilaver
KırantA: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
211
Daha önce aboneliği olma-yan ve ilk defa sipariş edilensüreli yayın için izleme fişinedemirbaş numarasınınişlenmesi
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 5
45
46
47
48
49
52
53
54
55
56
57
58
59
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Bağlı birimlerden cevapbekleme.
Bağlı birimden cevabıngelmesi (tel, fax, elden yazı).
Ba¤lı birimden elde edilenbilginin satıcı firmayailetilmesi.
Sipariş edilmiş ve gelmişolan süreli yayınların küçükodada alfabetik olarakdizilmesi.
Sipariş edilmiş ve gelmiş olansüreli yayınların küçük odadadamgalanması.
50
51
Gelen süreli yayının izlemefişinin süreli yayın izlemekataloğundan bulunması
Gelen süreli yayının kaydınınbilgisayardan bulunması.
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişininkarĢılaĢtırılması ve kontrolü.
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutmuyorsa,
YanlıĢ gelen süreli yayınınsatıcı firmaya iadesi ile ilgili1 nüsha yazının hazırlanması.
YanlıĢ gelen süreli yayınınve iadesi ile ilgili yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi
Sipariş edilmiş ve gelmiş olansüreli yayınların küçük odadanbüyük odaya taĢınması
YanlıĢ gelen süreli yayınınayrı bir yerde saklanması
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutuyorsa veaboneliği ilk defa yapılıyorsa,
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
(Bu işte Ġ.Ü.Ktp.
Böl.Öğr.Elm. ve
stajyer öğrenciler
de dahil olmak
üzere herkes
çalıĢabilmektedir.)
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort)
15
mtr
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
Her zamanyapılmıyor.Kontroledilmedendamgalanansüreli yayınıniadesi de sorunyaratıyor.
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
15/09/1994 - 31/10/1994
Tekrarlı iş.
TaĢıma işigereksiz.
Kontrolu yapıl-mayan yayınlarındamgalanması hatalı.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /Düşünceler
212
Gelen süreli yayın adınınbilgisayara girilmesi.
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 6
Mesut Yalvaç
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Gelen süreli yayın üzerinebirim kodunun kurşun kalemile işlenmesi.
Aynı demirbaş numarasınınsüreli yayın üzerine işlenmesi.
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutuyorsa veaboneliği eski ise,
Daha önce aboneliği olan vesiparişine devam edilen süreliyayın için izleme fişindendemirbaş numarasınınbulunması.
Süreli yayın demirbaşnumarasının süreli yayınüzerine işlenmesi.
Gelen süreli yayın üzerinesağlama yolunun işlenmesi.
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının adı bilgisayaragirilmişse,
Gelen süreli yayın adı ilebilgisayara daha önce girilmişsüreli yayın adınınkarĢılaĢtırılması,
Süreli yayın siparişisırasında süreli yayın adıbilgisayara girilmemişse,
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının ISSN'ibilgisayara girilmişse,
Gelen süreli yayın üzerineişlem tarihinin yazılması.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan süreliyayın adının düzeltilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
15/09/1994 - 31/10/1994
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
213
tttttttKonu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 7
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Gelen Süreli yayının ISSN'iile bilgisayara daha öncegirilmiş ISSN'inkarĢılaĢtırılması,
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının ISSN'ibilgisayara girilmemişse,
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan ISSN'indüzeltilmesi.
Gelen süreli yayının satıcıfirma adı ile bilgisayara dahaönce girilmiş satıcı firmaadının karĢılaĢtırılması,
Gelen süreli yayın yeniabone olunmuş ve demirbaşnumarasına sahip değilse,
Gelen süreli yayın ISSN'ininbilgisayara girilmesi.
Süreli yayının siparişisırasında satıcı firma adıbilgisayara girilmişse,
Gelen süreli yayın içindemirbaş numarasınınbilgisayara girilmesi.
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının birim kodubilgisayara girilmişse,
Gelen süreli yayın ilebilgisayara daha öncegirilmiş birim kodununkarĢılaĢtırılması,
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan satıcıfirmanın düzeltilmesi.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan birimkodunun düzeltilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
15/09/1994 - 31/10/1994
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
DeğiĢ
tirm
eK
işi
DeğiĢ
tirm
eD
üzelt
me
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
an
Uzaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kara
r
Ġletm
e
Ġncele
me/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sakla
ma
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
214
t Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 8
Mesut Yalvaç
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Süreli yayın siparişi sırasındabirim kodu bilgisayaragirilmemişse,
Gelen süreli yayın ile ilgilibirim kodunun bilgisayaragirilmesi.
Gelen süreli yayının abonetarihinin bilgisayaragirilmesi.
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının abone tarihibilgisayara girilmişse,
Gelen süreli yayının abonetarihi ile bilgisayara dahaönce girilmiş abonetarihinin karĢılaĢtırılması,
Süreli yayın siparişi sırasındaabone tarihi bilgisayaragirilmemişse,
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının yayın aralığıbilgisayara girilmişse,
Gelen süreli yayının yayınaralığı ile bilgisayara dahaönce girilmiş yayın aralığınınkarĢılaĢtırılması,
Süreli yayın siparişisırasında yayın aralığıbilgisayara girilmemişse,
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan abonetarihinin düzeltilmesi.
Gerekiyorsa bilgisayaradaha önce girilmiş olanyayın aralığınındüzeltilmesi.
Gelen süreli yayının yayınaralığının bilgisayaragirilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
15/09/1994 - 31/10/1994
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
215
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 9
97
98
99
1
0
0
1
0
1
1
0
2
1
0
3
1
0
4
1
0
5
1
0
6
1
0
7
1
0
8
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Süreli yayın izleme fişindeneksik sayıların saptanması.
Süreli yayınların eksiksayılarının satıcı firmayabildirilmesi için 2 nüshauyarı yazısının hazırlanması.
Hazırlanan 1 nüsha uyarıyazısının satıcı firmayagönderilmesi.
Bağlı birimlere gidecek olansüreli yayınların birimkodları altında gruplanması.
Bilgisayardan gruplara görebütün süreli yayınlarınlistesinin irsaliye halinde 2nüsha olarak dökülmesi.
Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk içinalınmıĢ olan süreli yayınların'Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.süreli yayınlar bölümü'negönderilmesi.
2 nüsha irsaliyeye , bağlıbirim(ler)e teslim edileceksayıların elle işlenmesi.
Bağlı birimlere gidecekpaketler için Rektörlük'tenaraç istenmesi, gün ve saatinsaptanması
Rektörlük'ten tahsis edilenaraçla bağlı birimleregidilmesi,
Bağlı birimlere paketlerintaĢınması
Bağlı birim sorumlusuna1 nüsha irsaliyeninteslimi.
Bağlı birimlere gideceksüreli yayın gruplarınınpaketlenmesi.
1 G Ktp.(YL)Delbanco kendisieksik sayı izlemesiyaptığı için sadecediğer satıcıfirmalardan gelensüreli yayınlarıneksik sayıları satıcıfirmaya bildiriliyor.
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
Kitaplar ilebirlikte
Kitaplar ilebirlikte
Kitaplar ilebirlikte
Kitaplar ilebirlikte
1 M D.B(Prof)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort)
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha TuranD: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesör
Ktp.: KütüphaneciSek.: Sekreter
S: StajyerHiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisiL.: Lisans
Y.L.: Yüksek LisansTic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: LiseOrt.: Ortaokul
Hazırlanan 1 nüsha uyarıyazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.
1
0
9
Kitaplar ilebirlikte
15/09/1994 - 31/10/1994
Düzenli vesağlıklı değil.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
216
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No10
Mesut Yalvaç
1
1
0
1
1
1
1
1
2
1
1
3
1
1
4
1
1
5
1
1
6
1
1
7
1
1
8
1
1
9
1
2
0
1
2
1
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Bağlı birimde bağlı birimsorumlusu ile süreliyayınların ve irsaliyelerinkontrolu.
Sorun yoksa (sorunsuzsüreli yayınlar için),
2 nüsha irsaliyenin karĢılıklıimzalanması.
Süreli yayınların birimsorumlusuna teslim
edilmesi.
Faturalar gelmiş ve ayniyatmemurundan /ayniyatdosyasından elde edilebilmişise,
Faturalar ile gelen süreliyayınların izleme fişlerindenkarĢılaĢtırılarak sonkontrolunun yapılması.
Faturası olan ancak, Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na gelmemişsüreli yayınlar varsa,
Gelmemiş süreli yayınlar içinfatura üzerinde gelmediğinedair işaretleme yapılması,
1 G Ktp.(YL) Kitaplar ilebirlikte
Kitaplar ilebirlikte
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL) Kitaplar ilebirlikte
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
Sorun varsa (sorunlu süreliyayınlar için),
Sorunun not alınması.
Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte sorunun çözümüneçalıĢılması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte, 1 nüsha irsaliyeninĠ.Ü.Küt ve Dok.D.Bşk.'nda aitolduğu dosyada saklanması
1 G Ktp.(YL)
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
217
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No11
1
2
2
1
2
3
1
2
4
1
2
6
1
2
7
1
2
8
1
2
9
1
3
0
1
3
1
1
3
2
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Kontrol işlemi tamamlanmıĢsüreli yayın faturasınınayniyat bölümüne teslimi.
Faturada adı bulunan ancakkütüphaneye gelmemiş süreliyayınlar ve yanlıĢ gelmişsüreli yayınlar için 2 nüshauyarı yazısının yazılması
1 nüsha uyarı yazısının satıcıfirmaya gönderilmesi
1 G Ktp.(YL) Düzenli vesağlıklı değil.
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
S: Stajyer
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
1 nüsha uyarı yazısınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndasaklanması
1 G Ktp.(YL)1
2
5
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
218
Ek-2. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere
yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994):
Kitap satın alma iĢleri. Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 1
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
15/09/1994 - 31/10/1994
Mesut Yalvaç
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Bağlı birimlerden kitapsipariş isteklerini beklemek.
Bağlı birimlerin kitap siparişisteklerinin, 'listeler' veya '3nüsha sipariş formları'biçiminde Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi.
Bağlı birimlerin kitapsipariş isteklerininbilgisayara girilmeküzere operatöre iletilmesi.
Siparişi istenen kitabınyayın adının bilgisayaragirilmesi.
Siparişi istenen kitabın yazarad(lar)ının bilgisayaragirilmesi.
Siparişi istenen kitaplarınbibliyografik künyelerinin vefiyatlarının doğrulanması.
Siparişi istenen kitabınyayınlayanının bilgisayaragirilmesi.
Siparişi istenen kitabın yayıntarihinin bilgisayara girilmesi
Siparişi istenen kitabınISBN'inin bilgisayaragirilmesi
Siparişi istenen kitabın hangisatıcı firmaya siparişedileceğinin bilgisayaragirilmesi.
Siparişi istenen kitap ile ilgilikitap sipariş kodununbilgisayara girilmesi
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL) işin sırası yanlıĢönce araĢtırmayapılmalı.
1 Ü Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
Bu
işler 1
993
yılın
da b
ir kere
top
luca y
ap
ılmıĢtır.
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
DeğiĢ
tirm
eK
işi
DeğiĢ
tirm
eD
üzelt
me
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
an
Uzaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kara
r
Ġletm
e
Ġncele
me/A
raĢt
ırm
a
Bekle
me
Sakla
ma
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
219
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 2
13
14
15
16
17
18
19
12
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Bağlı birimlerin kitap siparişisteklerinin siparişkataloglarından araĢtırılması(sipariş kataloğu 1990'dansonrasını içermekte).
Bağlı birimlerin kitap siparişisteklerinin bilgisayardanaraĢtırılması.
Bağlı birimler tarafındansiparişi istenen kitap dahaönce sipariş edilmiş ve kitapsipariş isteği 3 nüsha siparişfişi üzerinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gönderilmiş ise,
Kitap sipariş fişinin 1nüshasının kitap adına görehazırlanmıĢ siparişkataloğuna alfabetik olarakyerleştirilmesi.
AraĢtırma sonucu daha öncesipariş edilmediği saptanankitap sipariş istekleri, 3 nüshakitap sipariş fişi üzerindeĠ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'nagönderilmiş ise,
Sipariş isteğinde bulunanbağlı birime, siparişi istenenkitabın zaten siparişteolduğunun ya da gelmişolduğunun sipariş fişleriningeri gönderilerek bildirilmesi.
Kitap adına göre hazırlanmıĢsipariş kataloğuna alfabetikolarak yerleştirilen kitapsipariş fişinin bu nüshasınınkitap kütüphaneye gelenekadar veya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanması
3 nüsha kitap sipariş fişine,sipariş kodunun (kod= yıl/firma adı kısaltması/kaçıncısipariş) elle yazılması.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
Düzenli vesağlıklı değil.
Bilgisayaragirildikten sonraaraĢtırılmasıyanlıĢ.
Ġki ya da üçbağlı birimsipariş istekleri-ni bu şekildegönderiyor.
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
Düzenli vesağlıklı değil.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
220
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 3
Mesut Yalvaç
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Kitap sipariş fişinin 1nüshasının satıcı firma adınagöre hazırlanmıĢ siparişkataloğuna yerleştirilmesi.Satıcı firma adına görehazırlanmıĢ sipariş kataloğunayerleştirilen kitap siparişfişinin bu nüshasının kitapkütüphaneye gelene kadarveya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanmasıKitap sipariş fişinin 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.AraĢtırma sonucu daha öncesipariş edilmediği saptanankitap sipariş istekleri listehalinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'na gönderilmiş ise,
3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabın yayınadının elle yazılması.
3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabınyazar(lar)ının elle yazılması.
3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabınyayınlayanının elle yazılması.
3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabın yayıntarihinin elle yazılması .
3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişi istenen kitabınISBN'inin elle yazılması.
3 nüsha kitap sipariş fişine,sipariş kodunun (kod=yıl/firmaadı kısaltması/kaçıncı sipariş)elle yazılması .
3 nüsha kitap sipariş fişine,siparişin yapılacağı satıcıfirmanın adının elle yazılması.
Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndahazırlanan bu kitap siparişfişinin 1 nüshasının kitapadına göre hazırlanmıĢ siparişkataloğuna alfabetik olarakyerleştirilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
Tekrarlı iş
Tekrarlı iş
Tekrarlı iş
Tekrarlı iş
Tekrarlı iş
Tekrarlı iş
Tekrarlı iş
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
221
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 4
32
33
34
35
36
37
38
39
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile
ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Kitap adına göre hazırlanmıĢsipariş kataloğuna alfabetikolarak yerleştirilen kitapsipariş fişinin bu nüshasınınkitap kütüphaneye gelenekadar veya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanması.Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndahazırlanan kitap sipariş fişinin1 nüshasının satıcı firmaadına göre hazırlanmıĢ siparişkataloğuna yerleştirilmesi.
Satıcı firma adına görehazırlanmıĢ siparişkataloğuna yerleştirilen kitapsipariş fişinin bu nüshasınınkitap kütüphaneye gelenekadar veya kitap siparişi iptaledilene kadar saklanması.
Kitap sipariş fişinin 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.
Siparişler ile ilgili postanın,fax ve telefonun beklenmesi.
Siparişler ile ilgili postanınfax ve telefonun MerkezKütüphaneye gelmesi (gelenfax ya da telefon ise 40.adıma atlanır),Postanın yukarıya taĢınması(genellikle küçük odaya).Postanın açılması ve türlerinegöre sınıflandırılması: Siparişedilen yabancı kitaplar; siparişedilen yabancı süreli yayınlar;hediye gelen yabancı kitaplar;hediye gelen yerli kitaplar;hediye gelen yabancı süreliyayınlar; hediye gelen yerlisüreli yayınlar; yayın evikatalogları; fiyat teklifleri;faturalar; siparişler ile ilgilimektuplar (daha fazla bilgiistenmesi, fiyatın sorulması,siparişin yerine getirileceği ya dagetirilemeyeceği...); personelmektuplar; yanlıĢ gelenmektuplar, yanlıĢ gelen süreliyayınlar ve kitaplar
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 D Sek.(Lis)
1-2 Hiz.(Ort.) 25
mtr
1-3
Çuval
Bu ayırmadansonra çoğunluklakitaplar kontroluyapılmadanDamgalanabil-mektedir.
1 N Sek.(Lis)
1 S.Ktp.öğr.
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
(Bu işte
Daire Bşk.
Vekili Prof.
Dr. Meral
Alpay ve
Ktp. Böl.
Öğr.Elm. da
dahil olmak
üzere herkes
çalıĢabilmek-
tedir.)
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. ekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
222
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 5
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Gelen kitabın sipariş fişininsipariş kataloğundanbulunması
Gelen kitabın sipariş kaydınınbilgisayardan bulunması.
Sipariş edilen kitaplar ile ilgilisatıcı firmadan gelen ayrıntılıbilgi isteğini, fiyat onayını,siparişin yerine getirilemeyeceğiile ilgili bilgileri bağlı birimlereiletme(tel, fax, elden yazı).
Bağlı birimlerden cevapbekleme.
Bağlı birimden cevabıngelmesi (tel, fax, elden yazı).
Bağlı birimden elde edilenbilginin satıcı firmayailetilmesi.
Sipariş edilmiş ve gelmişolan kitapların küçük odadanbüyük odaya taĢınması
Gelen kitap ile sipariş fişininkarĢılaĢtırılması ve kontrolü.
Gelen kitap ile sipariş fişiüzerindeki bilgiler birbirinitutuyorsa,
Gelen kitabın içine siparişfişinin konması.
Gelen kitap ile sipariş fişiüzerindeki bilgiler birbirinitutmuyorsa,
YanlıĢ gelen kitabın satıcıfirmaya iadesi ile ilgiliyazının hazırlanması.
YanlıĢ gelen kitabın ve iadesiile ilgili yazının satıcı firmayagönderilmesi
YanlıĢ gelen kitabın ayrı biryerde saklanması
Gelen kitabın
damgalanması
Gelen kitap üzerine demirbaşnumarasının işlenmesi.
1 N Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 D Sek.(Lis)
1 D Sek.(Lis)
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)1 S.Ktp.öğr.
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
15
mtr
1-2
Çuv
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
Her zamanyapılmıyor.
Her zamanyapılmıyor.
1 N Sek.(Lis)1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
Tekrarlı iş
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
223
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 6
Mesut Yalvaç
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Gelen kitap üzerine birimkodunun kurşun kalem ileişlenmesi
Her zamanişlenmiyor.
Kitap siparişi sırasında kitabınadı bilgisayara girilmişse,
Fatura gelmiş ve ayniyatdosyasından elde edilebilmişise,
Gelen kitap üzerine dövizfiyatının işlenmesi.
Gelen kitap üzerine sağlamayolunun işlenmesi.
Gelen kitap üzerine TL.fiyatının işlenmesi.
Gelen kitap üzerine işlemtarihinin yazılması.
Gelen kitabın adınınbilgisayara girilmesi.
Kitap siparişi sırasında kitabınadı bilgisayara girilmemişse,
Kitap siparişi sırasında kitabınyazar ad(lar)ı bilgisayaragirilmişse,
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan yazarad(lar)ının düzeltilmesi.
Gelen kitabın adı ilebilgisayara daha önce girilmişkitabın adının karĢılaĢtırılması
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan kitapadının düzeltilmesi
Gelen kitabın yazar ad(lar)ıile bilgisayara daha öncegirilmiş olan yazarad(lar)ının karĢılaĢtırılması,
1 N Sek.(Lis)
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 Ü Ktp.(YL)1 A Ktp.(L.)
Her zamanişlenmiyor.
Fatura, kitabınbağlı birimegönderilmesindensonra gelmiş isekitap üzerindekidamgaya fiyatyazılamıyor.
Düzenli işlenmiyor.ĠĢlendiğinde de herzaman sağlıklı değil
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
224
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 7
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Gelen kitabın yazar
ad(lar)ının bilgisayara
girilmesi
Kitap siparişi sırasında kitabınyazar ad(lar)ı bilgisayaragirilmemişse,
Gelen kitabın basım kaydınınbilgisayara girilmesi.
Kitap siparişi sırasında kitabıyayınlayan bilgisayaragirilmişse,
Gelen kitabın yayınlayanı ilebilgisayara daha önce girilmişyayınlayan adınınkarĢılaĢtırılması,
Kitap siparişi sırasındakitabın yayınlayanıbilgisayara girilmemişse,
Gelen kitabın yayınlayanadının bilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın yayın tarihi ilebilgisayara daha öncegirilmiş yayın tarihininkarĢılaĢtırılması,
Kitap siparişi sırasında kitabınyayın tarihi bilgisayaragirilmişse,
Gelen kitabın yayın yerininbilgisayara girilmesi.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan yayınlayanadının düzeltilmesi.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan yayıntarihinin düzeltilmesi.
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
225
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 8
Mesut Yalvaç
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Kitap siparişi sırasındakitabın yayın tarihibilgisayara girilmemişse,
Gelen kitabın cilt sayısınınbilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın sayfa sayısınınbilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın fizikselözelliklerinin bilgisayaragirilmesi.
Gelen kitabın boyutlarınınbilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın birliktekibelgelerinin bilgisayaragirilmesi.
Gelen kitabın dizi kaydınınbilgisayara girilmesi.
Gelen kitap ile ilgili notlarınbilgisayara girilmesi (hangiciltler gelmiş, içerik, dizin,kaynakça).
Gelen kitabın yayın tarihininbilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın dilininbilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın ISBN'i ilebilgisayara daha önce girilmişISBN'in karĢılaĢtırılması,
Kitap siparişi sırasındakitabın ISBN'i bilgisayaragirilmişse,
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
226
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 9
94
95
96
97
98
99
1
0
0
1
0
1
1
0
2
1
0
3
1
0
4
1
0
5
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Gelen kitabın satıcı firma adıile bilgisayara daha öncegirilmiş satıcı firma adınınkarĢılaĢtırılması,
Gelen kitabın demirbaşnumarasının bilgisayaragirilmesi.
Kitap siparişi sırasında kitabınISBN'i bilgisayaragirilmemişse,
Gelen kitabın ISBN'ininbilgisayara girilmesi.
Kitap siparişi sırasında satıc ıfirma adı bilgisayaragirilmişse,
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan ISBN'indüzeltilmesi.
Gerekiyorsa bilgisayaradaha önce girilmiş olansatıcı firmanın düzeltilmesi.
Gelen kitabın birim
kodunun bilgisayara
girilmesi.
Gelen kitabın işlem (geliş)tarihinin bilgisayaragirilmesi.
Kitap siparişi sırasında satıcıfirma adı bilgisayaragirilmemişse,
Gelen kitabın satıcı firmaadının bilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın hangi bütçedönemine ait olduğununbilgisayara girilmesi.
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
227
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No10
Mesut Yalvaç
1
0
6
1
0
7
1
0
8
1
0
9
1
1
0
1
1
1
1
1
2
1
1
3
1
1
4
1
1
5
1
1
6
1
1
7
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Bağlı birimlere gidecekkitap grupları için 2 nüshairsaliyenin bilgisayardahazırlanması.
Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. içinalınmıĢ olan kitaplarınkataloglama ve sınıflamabölümüne gönderilmesi
Gelen kitap ile ilgilibilgisayara girilmiş tümverilerin son kontrolu
Problem(ler)in irsaliyede miyoksa kitap grubunda mıolduğunun araĢtırılması.
Problemin çözülmesi (eksikkitabın bulunması, fazlakitabın çıkartılması,irsaliyenin yenidenhazırlanması...)
Bağlı birimlere gidecek kitapgrupları ile hazırlananirsaliye birbirini tutuyorsa,
Bağlı birimlere gidecek kitapgruplarının paketlenmesi,
Bağlı birimlere gidecekpaketler için Rektörlük'tenaraba istenmesi, gün ve saatinsaptanması,
2 nüsha irsaliyenin dağıtımdadağıtıcı tarafından kullanılmaküzere bekletilmesi,
Bağlı birimlere gidecek kitapgrupları ile hazırlananirsaliyenin karĢılıĢtırılması.
Bağlı birimlere gidecek kitapgrupları ile hazırlananirsaliye birbirini tutmuyorsa,
Rektörlük'ten tahsis edilenaraç ile bağlı birimleregidilmesi
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
Kitaplar gelişigüzelgruplanmakta vekarĢılaĢtırmada sıkıntıyaşanmakta.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 M D.B.(Prof)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort.)
D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisiL.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
228
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No11
1
1
8
1
1
9
1
2
0
1
2
1
1
2
2
1
2
3
1
2
4
1
2
5
1
2
6
1
2
7
1
2
8
1
2
9
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Bağlı birimlere paketlerintaĢınması.
Bağlı birim sorumlusuna1 nüsha irsaliyenin teslimi.
Bağlı birimde bağlı birimsorumlusu ile kitapların veirsaliyelerin tek tek kontrolu.
Şayet sorun yoksa.
2 nüsha irsaliyenin karĢılıklıimzalanması.
Kitapların birim sorumlusunateslim edilmesi.
Faturalar gelmiş ve ayniyatmemurundan/ayniyatbölümünden elde edilebilmişise,
Faturada adı bulunan ancakkütüphaneye gelmemiş kitaplarve yanlıĢ gelmiş kitaplar içinuyarı yazısının yazılması
Faturalar ile gelen kitapların /kitap bilgilerininkarĢılıĢtırılarak son kontrolunyapılması.
Faturası olan ancak, Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na gelmemişkitaplar varsa,
Gelmemiş kitaplar için faturaüzerinde gelmediğine dairişaretleme yapılması,
Faturası olan ve Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'na gelmişkitaplar varsa,
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort.)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 N Sek.(Lis)
1 K Tic.Lis.
1 N Sek.(Lis)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
1 D Sek.(Lis)
Her zamanyapılmıyor
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
229
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 12
Mesut Yalvaç
1
3
0
1
3
1
1
3
2
1
3
3
1
3
4
1
3
5
1
3
6
1
3
7
1
3
8
1
3
9
1
4
0
1
4
1
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri
Gelen kitabın faturanumarasının bilgisayaragirilmesi.
Gelen kitabın varsa faturatarihinin bilgisayaragirilmesi.
Gelen kitabın döviz fiyatınınbilgisayara girilmesi.
Gelen kitabın adedininbilgisayara girilmesi.
Toplam tutarın bilgisayaragirilmesi.
Gelen kitabın TL. fiyatınınbilgisayara girilmesi.
Kontrol işlemi tamamlanmıĢkitapların faturalarınınayniyat bölümüne teslimi.
Ödemesi yapılan kitapfaturalarının ayniyatbölümünden alınması.
Ödemenin yapıldığı tarihinbilgisayara işlenmesi.
Ödemesi yapılmıĢ kitapfaturaları varsa,
Ödemenin yapıldığı bütçedöneminin bilgisayaraişlenmesi / düzeltilmesi.
Ayniyat bölümünden alınansüreli yayın faturalarınıntekrar ayniyat bölümünebırakılması.
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp.(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
1 N Sek.(Lis)
Düzenli vesağlıklı değil.
Düzenli vesağlıklı değil.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.: Hizmetli
Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.)
S: Stajyer
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
230
Ek-3. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere
yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994):
Ödeme ve ayniyat iĢleri. Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 1
Postadan ya da eldenfaturaların gelmesinibeklemek.
Postadan ya da eldenfaturaların gelmesi (3 veya 4nüsha ).
Faturaların satıcı firmalaragöre sınıflandırılması ve hersatıcı firma için açılmıĢklasörlere yerleştirilmesi.
Faturaların ayniyatmemuruna ulaĢtırılması.
1 G Ktp(Y.L)
1 K Tic.Lis.
Ayr.Bkz.:Kitap,süreliyayın satın almaişlemleri(Eylül-Ekim'94):Postanın gelmesive postanınaçılması.
1 G Ktp(Y.L)
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
Faturalar tarihli ise,
Faturalar tarihli değil ise,
Faturalara göre teslimsenedine faturanumarasının yazılması.
1 K Tic.Lis.
Faturalara göre teslimsenedine firma adınınyazılmazı.
1 K Tic.Lis.
Faturalara göre teslimsenedine süreli yayınadının yazılması.
1 K Tic.Lis.
Faturalara göre teslimsenedine yayın fiyatınınyazılması.
1 K Tic.Lis.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.:Ortaokul
12
Faturaların gelen yayınlar ilekarĢılaĢtırılmak üzere 'bağlıbirimlere yayın sağlamabölümü'ne alınması
1 G Ktp(Y.L)
1 N Sek.(Lis)
Tarihsiz fatura elde etmeküzere satıcı firmaylagörüşme.
1 M D.B.(Prof)
15/09/1994 - 31/10/1994
Ayr.Bkz.:Kitap,süreli yayınsatın alma işlemleri(Eylül-Ekim'94)
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
231
Ödeme yapılabilmesi içinMaliye Bak.'ndan paranınçıkması ve Saymanlıktanödeme emrinin gelmesi.
Paranın T.C. Ziraat BankasıBeyazıt Şubesi'ndenT.C.Ziraat Bankası ĠstanbulBöl. DıĢ Muameleler Şubesi'netransferinin yaptırılması.
23
Faturanın asıl nüshasının ve2. nüshasının bankaya (T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.) götürülmesi.
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 2
Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi için MaliyeBakanlığından paranınçıkmasını ve Saymanlıktanödeme emrinin gelmesinibekleme.
1 M D.B.(Prof)
1 K Tic.Lis.
Paranın hangi faturalar içinkullanılacağına karar verme(tarih, miktar vb.ne bağlıolarak).
1 G Ktp(Y.L)
1 M D.B.(Prof)
1 K Tic.Lis.
1 G Ktp(Y.L)
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi amacıyla MaliyeBak.'ndan izin almak için 3nüsha yazının hazırlanması.
1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda giden evrakdosyasında saklanması.
1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda ilgili evrakdosyasında saklanması.
Yazının aslınınĠ.Ü.Rektörlüğü'negönderilmesi.
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
1 K Tic.Lis.
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.BşkVekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver KırantA: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: SekreterHiz.:Hizmetli
L.: LisansY.L.: Yüksek
LisansTic.Lis: Ticaret
LisesiLis.: LiseOrt.:Ortaokul
Faturaların, gelen yayınlarile karĢılaĢtırılması.
Faturalar üzerinde gelen vegelmeyen yayınlarınişaretlenmesi (ayniyatmemurunun uyarılması için).
1 G Ktp(Y.L)
1 G Ktp(Y.L)
1 N Sek.(Lis)
1 A Ktp(L.)
1 N Sek.(Lis)
1 M D.B.(Prof)
1 D Sek.(L.)
1 D Sek.(L.)
1 D Sek.(L.)
1 D Sek.(L.)
15/09/1994 - 31/10/1994
Ayr.Bkz.:Kitap,süreliyayın satın almaişlemleri(Eylül-Ekim'94)
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
DeğiĢ
tirm
eK
işi
DeğiĢ
tirm
eD
üzelt
me
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
an
Uzaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kara
r
Ġletm
e
Ġncele
me/A
raĢt
ırm
a
Bekle
me
Sakla
ma
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
232
1 K Tic.Lis.
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 3
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili
sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
Ödemenin yapılması.
Faturanın asıl nüshasınınbankada (T.C.Ziraat BankasıĠstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.)bırakılması.
2. nüshanın üzerine "aslışubededir" ve "transferyapılmıĢtır" kaşelerininvurdurulması,
Banka dekontundan 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).
Ayniyat tesellümmakbuzundan 1 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).
Teslim senedinden 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).
Ayniyat tesellümmakbuzunun 3 nüsha
olarakhazırlanması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
Banka dekontunun ve
faturanın2.nüshasının T.C. ZiraatBankası Ġstanbul Böl.DıĢMua.Şub.'nden teslim alınması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
Ayniyat tesellüm makbuzunun
tutar bölümüne banka dekontu
üzerindeki kur üzerinden
hesaplanan tutarların yazılması
1 K Tic.Lis.
Teslim senedinin tutarbölümüne banka dekontuüzerindeki kur üzerindentutarların yazılması
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
L.: LisansY.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: LiseOrt.:Ortaokul
Banka dekontu üzerindekikur üzerinden tutarların
hesap makinesi ile
hesaplanması
1 K Tic.Lis.
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
233
Konu: Tarih:
Görevli:
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili
sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
Form
No 4
36
35
37
38
40
41
Saymanlığa gönderilmek üzere:- 1 nüsha 'aslı şubededir' ve 'transfer yapılmıĢtır' kaşeli fatura- Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı- Teslim senedinin aslı- Banka dekontunun aslı'nın hazırlanması.
Ġdari ve Mali işleregönderilmek üzere: - 1 nüsha faturanın - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiayniyat dosyasındasaklanmak üzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.
Saymanlığa gidecek evrakınsaymanlığa teslimi.
Ġdari ve Mali işlere gidecekevrakın ve mahsupyazısının Ġdari ve MaliĠĢlere teslimi.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiödeme dosyasında saklanmaküzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 Hiz.(Ort)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
N: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:ProfesörKtp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.:Ortaokul
39
Ġdari ve Mali işlere gidecekevrak için mahsup yazısınınhazırlanması.
1 D Sek.(Lis)
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
234
42
43
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiayniyat dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın ayniyat dosyasındasaklanması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiödeme dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın ödeme dosyasındasaklanması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
Konu: Tarih:
Görevli:
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili
sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
Form
No 5
44
47
48
49
50
51
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler DemirK: Kadriye VarolN: Nebiha Turan
D: Dilaver Kırant
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:ProfesörKtp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: LiseOrt.:Ortaoku
l
45
46
15/09/1994 - 31/10/1994
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
235
Ek-4. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere
yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 2.sistem analizi çalıĢması (1996):
Süreli yayın satın alma iĢleri. Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 1
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması:Süreli yayın satın alma işleri Mesut Yalvaç
1
3
4
5
6
7
8
9
10
Bağlı birimlerden yılın son ikiayına kadar (11. ve 12. ay)süreli yayın sipariş isteklerinibeklemek.
Bağlı birimlerin süreli yayınsipariş isteklerinin ve/veyaabone iptal yazılarının listelerhalinde ya da telefonla Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi.
Bağlı birimlerden gelen süreliyayın sipariş isteklerinin süreliyayın izleme kataloğundanaraĢtırılması (sipariş kataloğu1986'dan sonrasını içermekte).
Ġ.Ü.Küt ve Dok.D.Bşk’na
ayrılan genel bütçenin nekadarının süreli yayınaboneliğine ayrılacağınınsaptanması.
Bağlı birimlerce iptali istenensüreli yayınların belirlenmesi.
Ġptal edilecek süreli yayınlarınaboneliğinin kesilmesi için iptalyazısının hazırlanması (1 nüshaĠ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için +satıcı firma sayısı kadar nüsha).
Geçen senelerden aboneliğidevam eden ve Ġptaliistenmeyen /iptal edilmeyensüreli yayınların aboneliğininotomatik olarak yapılması.
Ġptallerin fiş ve bilgisayaraişlenmesi.
1 M D.B(Prof)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
Y.L.: Yüksek LisansL.:Lisans
Ort.: Ortaokul
Geçen senelerden aboneliğidevam eden ve bağlıbirimlerce iptali istenmeyenancak Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nca bütçenin durumuna vebağlı birimler arası dengeyisağlayacak oranda iptaledilecek süreli yayınlarınsaptanması
2
11
1 M D.B(Prof)
1 G Ktp.(YL)
1 nüsha iptal yazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.
Süreli yayın iptali içinhazırlanan diğer nüshalarınsatıcı firmalara gönderilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Yalnızcatelefonlasipariş kabuletmek hatalı.
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:ProfesörKtp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.Ü.Öğr.:Ücretli öğrenciHiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
236
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 2
12
14
15
16
17
18
19
20
22
23
13
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Bağlı birimler tarafındansipariş isteğinde bulunulan süreliyayın daha önce aboneliğiyapılmamıĢ bir süreli yayın ise,Siparişi istenen süreli yayınınbibliyografik doğrulamasınınyapılması.
Siparişi istenen süreli yayınınISSN'inin bilgisayaragirilmesi.
Siparişi istenen süreli yayınınçıkıĢ süresinin bilgisayaragirilmesi.
Siparişi istenen süreli yayınınhangi satıcı firmadan alına-cağının saptanması için yayının(fiyat, yayın yeri, yayınlayan..açılarından) incelenmesi vekarĢılaĢtırılması
Süreli yayının siparişedilebileceği satıcı firmalarınsaptanması.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 M D.B(Prof)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
Siparişi istenen süreli yayınınadının bilgisayara girilmesi.
Siparişi istenen süreli yayınınfiyatının bilgisayara girilmesi.
Siparişi istenen süreli yayınıistekte bulunan birim adınınbilgisayara girilmesi.
1 G Ktp.(YL)
2.kere siparişte bulunanbirime bu aboneliğin devamettiğinin, süreli yayının nereyealındığının, kendileri için 2.kere abone olunamayacağınıntelefon ile bildirilmesi.
1 G Ktp.(YL)
Bir bağlı birim için geçensenelerden aboneliği devam eden,ancak,başka bir bağlı birimtarafından 2.kere sipariş edilmekistenen süreli yayınlar varsa,
Siparişi istenen süreli yayınıınbaĢlangıç tarihininbilgisayara girilmesi.
1 G Ktp.(YL)21
Saptanan satıcı firmalardançalıĢma koĢullarını içerensözleşme metinlerini isteme(telefon ile)
1 G Ktp.(YL)
1 M D.B(Prof)
24
Yalnızcatelefonlabilgi vermekhatalı.
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
237
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 3
Mesut Yalvaç
25
26
27
28
29
30
31
32
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Saptanan satıcı firmalardan önfiyatları almak amacıyla,abone olunacak süreli yayınlarınalfabetik listesinin hazırlanması(1 nüsha Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için + satıcı firma sayısıkadar nüsha).
Satıcı firma(lar)dan önfiyatların ve sözleşme metniningelmesini beklemek.
Satıcı firma(lar)dan önfiyatların ve sözleşmemetninin gelmesi.
Satıcı firma(lar)dan gelen önfiyatların bilgisayara girilmesi.
Bilgisayarda çakıĢan süreliyayın bibliyografikkimliklerinin ön fiyatlarınıkarĢılaĢtırmak.
Ön fiyat farklarını saptamak.
Süreli yayına en düşük fiyatıveren ve sözleşme koĢullarıuygun, güvenilir satıcı firmayısaptamak ve karar vermek
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
1 G Ktp.(YL)
Ön fiyatları geçen senekifiyatlarla karĢılaĢtırmak
Geçen seneki fiyatlar ile buseneki ön fiyatlar arasındakifiyat farklarını saptamak.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Ön fiyatları almak amacıylahazırlanan 1 nüsha listeninĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk'ndasaklanması.
Ön fiyatları almak amacıylahazırlanan diğer nüshalarınSatıcı firmalara gönderilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 M D.B(Prof)
Satıcı firmaların gönderdiğisözleşme metinlerininincelenmesi ve gerekiyorsadüzeltme yapılması.
1 M D.B(Prof)
Sözleşme metinlerinin 2nüsha imzalanarakonaylanması.
1 M D.B(Prof)
1 G Ktp.(YL)
33
34
35
36
37
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
238
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 4
38
39
40
41
42
43
44
46
47
48
49
50
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığında „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama‟ ile ilgili
sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Siparişler ile ilgili postanın,fax ve telefonun beklenmesi.
45
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
Süreli yayına en düşük fiyatıveren ve güvenilir satıcıfirmaya abone işlemlerinigerçekleştirmek üzere 2 nüshaonay yazısının hazırlanması.
Hazırlanan onay yazısının 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.
Hazırlanan onay yazısının 1nüshasının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Şipariş edilen süreli yayındaha önce aboneliği yapılmamıĢ
birbir süreli yayın ise,
Sipariş edilen süreli yayınınISSN'inin süreli yayın izlemefişine işlenmesi.
Sipariş edilen süreli yayınınçıkıĢ süresinin süreli yayınizleme fişine işlenmesi.
Sipariş edilen süreli yayınınadının süreli yayın izlemefişine işlenmesi.
Sipariş edilen süreli yayınınfiyatının süreli yayın izlemefişine işlenmesi.
Sipariş edilen süreli yayınıistekte bulunan birim adınınsüreli yayın izleme fişineişlenmesi.
Sipariş edilen süreli yayınaverilen demirbaş numarasınınsüreli yayın izleme fişineişlenmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 M D.B(Prof)
1 nüsha sözleşme metnininkütüphane dosyasındasaklanması.
1 Ş Sek.(L.)
1 nüsha sözleşme metnininsatıcı firmaya gönderilmesi.
1 Ş Sek.(L.)
Bir sipariş(ChemicalAbstract)Internetüzerindendoğrudan satıcıfirmayayapılmıĢtır.Bundan 3.000$'lık indirim deelde edilmiştir.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
Tekrarlı iş.
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
239
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 5
51
52
53
54
55
58
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Siparişler ile ilgili postanınfax ve telefonun Ġ.Ü.Küt. veDok. D.Bşk.'na gelmesi(gelen fax ya da telefon ise 54.adıma atlanır),
Postanın yukarıya taĢınması(küçük odaya).
Postanın açılması ve türlerinegöre sınıflandırılması: Siparişedilen yabancı kitaplar; siparişedilen yabancı süreli yayınlar;hediye gelen yabancı kitaplar;hediye gelen yerli kitaplar;hediye gelen yabancı süreliyayınlar; hediye gelen yerlisüreli yayınlar; yayın evikatalogları; fiyat teklifleri;faturalar; siparişler ile ilgilimektuplar (daha fazla bilgiistenmesi, fiyatın sorulması,siparişin yerine getirileceği yada getirilemeyeceği...);personel mektupları; yanlıĢgelen mektuplar; yanlıĢ gelensüreli yayınlar ve kitaplar.
Bağlı birimlerden cevapbekleme.
Bağlı birimden cevabıngelmesi (tel, fax, elden yazı).
Bağlı birimden elde edilenbilginin satıcı firmayailetilmesi.
56
57
1 Hiz.(Ort) 25
mtr
1-3
Çuval
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
Sipariş edilen süreli yayınlarile ilgili satıcı firmadan gelenayrıntılı bilgi isteği, fiyatonayı, siparişin yerinegetirilemeyeceği vb.ile ilgilibilgileri bağlı birimlere iletme(tel, fax, elden yazı vb .ile).
1 G Ktp.(YL)
1 M D.B(Prof)
1 M D.B(Prof)
1 M D.B(Prof)
1 M D.B(Prof)
1 P.Öğr.
Gelen süreli yayın faturasınınbilgisayara işlenen süreliyayın bilgileri ilekarĢılaĢtırılması
1 G Ktp.(YL)
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
240
1 G Ktp.(YL)
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 6
Mesut Yalvaç
59
60
61
62
63
64
65
67
68
69
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
Gelen süreli yayınpaketlerinin içindeki süreliyayınların, paketin içindençıkan paket listeleri ilekarĢılaĢtırılarak kontrolu.
Sorun varsa (paket listesiile paketteki süreli yayınlarbirbirini tutmuyorsa),
Sorunun çözümü için 2nüsha yazının hazırlanması.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
Gelen süreli yayın faturası ilebilgisayara işlenmiş olansüreli yayın bilgileri birbirinitutuyorsa,
Gelen süreli yayın faturasıüzerindeki fiyatın bilgisayaraişlenmesi
1 G Ktp.(YL)
Gelen süreli yayın faturasıüzerindeki fatura numarasınınbilgisayara işlenmesi
1 G Ktp.(YL)
Gelen süreli yayın faturasıile bilgisayara işlenmiş olansüreli yayın bilgileri birbirinitutmuyorsa (sorun varsa),
Gelen süreli yayın faturasıile ilgili sorunun çözümü için2 nüsha yazının hazırlanması
1 G Ktp.(YL)
Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndasaklanması.
Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Fatura bilgileri ile ilgilisorunun satıcı firmatarafından düzeltilmemesidurumunda o süreli yayınınfaturadan iptal edilmesi
66
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
241
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 7
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Süreli yayının küçük odadaalfabetik olarak dizilmesi.
Gelen süreli yayının izlemefişinin süreli yayın izlemekataloğundan bulunması
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişininkarĢılaĢtırılması ve kontrolü.
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutmuyorsa,ve/veya gelen süreli yayınçift nüsha ise
YanlıĢ gelen süreli yayınınsatıcı firmaya iadesi ile ilgili2 nüsha yazının hazırlanması.
YanlıĢ gelen süreli yayınınve iadesi ile ilgili yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi
YanlıĢ gelen süreli yayınınayrı bir yerde saklanması
Gelen süreli yayın ile süreliyayın izleme fişi üzerindekibilgiler birbirini tutuyorsa,
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
Ş:Şenay Erendor
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
1 G Ktp.(YL)
YanlıĢ gelen süreli yayınınve satıcı firmaya iadesi ile ilgili1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda saklanması
1 G Ktp.(YL)
1 P.Öğr.
Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınĠ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'ndasaklanması.
Sorunun çözümü içinhazırlanan 1 nüsha yazınınsatıcı firmaya gönderilmesi.
Paket içinden çıkan ve paketlistesi ile kontrolu yapılansüreli yayınların sorunuyoksa (paket listesi ile süreliyayın birbirini tutuyorsa),
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 A Ktp.(L.)
1 G Ktp.(YL)
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
242
Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 8
Mesut Yalvaç
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Gelen süreli yayın üzerinebirim kodunun kurşun kalemile işlenmesi.
Süreli yayın demirbaşnumarasının süreli yayınüzerine işlenmesi.
Gelen süreli yayın üzerinesağlama yolunun işlenmesi.
Süreli yayın siparişi sırasındasüreli yayının ISSN'ibilgisayara girilmemişse,
Gelen süreli yayın üzerineişlem tarihinin yazılması.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan süreliyayın adının düzeltilmesi.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan ISSN'indüzeltilmesi.
Gelen süreli yayın ISSN'ininbilgisayara girilmesi.
Süreli yayın izleme fişindeneksik sayıların saptanması.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
Süreli yayın izleme fişinegelen süreli yayının sayısınınişlenmesi
Gelen süreli yayınındamgalanması
1 P.Öğr.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 P.Öğr.
1 P.Öğr.
1 P.Öğr.
1 P.Öğr.
Gerekiyorsa bilgisayara dahaönce girilmiş olan süreli yayınçıkıĢ aralığının düzeltilmesi.
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
10/01/1996 - 10/02/1996
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
243
1 G Ktp.(YL)
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 9
94
95
96
97
98
99
1
0
0
1
0
1
1
0
2
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile
ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Süreli yayınların eksiksayılarının satıcı firmayabildirilmesi için 2 nüshauyarı yazısının hazırlanması.
Hazırlanan uyarı yazısının 1nüshasının satıcı firmayagönderilmesi.
Bağlı birimlere gidecek
olansüreli yayınların birimkodları altında gruplanması.
Bilgisayardan gruplara görebütün süreli yayınlarınlistesinin irsaliye halinde 2nüsha olarak dökülmesi.
Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk içinalınmıĢ olan süreli yayınların'Ġ.Ü. Küt.ve Dok.D.Bşk.süreli yayınlar bölümü'negönderilmesi.
2 nüsha irsaliyeye, bağlıbirim(ler)e teslim edileceksayıların elle işlenmesi.
Bağlı birimlere gidecekpaketler için Rektörlük'denaraç istenmesi (belirlenengün salı)
Bağlı birimlere gideceksüreli yayın gruplarınınpaketlenmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter.
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
Hazırlanan uyarı yazısının1 nüshasının Ġ.Ü.Küt. veDok. D.Bşk.'nda saklanması.
1 G Ktp.(YL)
10/01/1996 - 10/02/1996
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
244
1 G Ktp.(YL)
Konu: Tarih:
Görevli: Mesut Yalvaç
Form
No 10
1
0
3
1
0
4
1
0
5
1
0
6
1
0
7
1
0
8
1
0
9
1
1
0
1
1
1
1
1
2
1
1
3
1
1
4
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri
Rektörlük'den tahsis edilenaraçla bağlı birimleregidilmesi,
Bağlı birimlere paketlerintaĢınması
Bağlı birim sorumlusuna1 nüsha irsaliyeninteslimi.
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort)
1 G Ktp.(YL)
1 Hiz.(Ort)
1 G Ktp.(YL)
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)
G: Güler Demir
Ş:Şenay Erendor
A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm)
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci
Hiz.: Hizmetli
Paketlerin araca taĢınması.1 Hiz.(Ort)
Bağlı birimde bağlı birimsorumlusu ile süreliyayınların ve irsaliyelerinkontrolu.
2 nüsha irsaliyenin karĢılıklıimzalanması.
Süreli yayınların birimsorumlusuna teslim edilmesi.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
10/01/1996 - 10/02/1996
Sorunun not alınması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte sorunun çözümüneçalıĢılması.
1 G Ktp.(YL)
1 G Ktp.(YL)
Sorun yoksa , (sorunsuzsüreli yayınlar için)
Sorun varsa , (sorunlu süreliyayınlar için)
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'nadönüşte, 1 nüsha irsaliyeninĠ.Ü.Küt ve Dok.D.Baş.'nda aitolduğu dosyada saklanması
1 G Ktp.(YL)
Y.L.: Yüksek Lisans
L.:Lisans
Ort.: Ortaokul
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
245
Ek-5. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere
yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 2.sistem analizi çalıĢması (1996):
Ödeme ve Ayniyat iĢleri. Konu: Tarih:
Görevli:
Form
No 1
Postadan ya da eldenfaturaların gelmesinibeklemek.
Postadan ya da eldenfaturaların gelmesi (3 veya 4nüsha ).
Faturaların satıcı firmalaragöre sınıflandırılması ve hersatıcı firma için açılmıĢklasörlere yerleştirilmesi.
Faturaların, gelen süreliyayınlar ile karĢılaĢtırılması.
Faturalar üzerindeki yayınbilgileri ile ilgili sorunlarınsaptanması ve işaretlenmesi(ayniyat memurununuyarılması için).
Faturaların ayniyatmemuruna ulaĢtırılması.
1 G Ktp(Y.L)
1 K Tic.Lis.
Ayr.Bkz.: Süreliyayın satın almaişleri: Postanıngelmesi vepostanınaçılması.
1 G Ktp(Y.L)
1 G Ktp(Y.L)
1 G Ktp(Y.L)
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri
10/01/1996 - 10/02/1996
Mesut Yalvaç
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
Ş: Şenay Erendor
Ö:Önder Aksoy
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.:Sekreter
Hiz.:Hizmetli
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
Faturalar tarihli ise,
Tarihsiz fatura elde etmeküzere satıcı firmaylagörüşme.
Faturalar tarihli değil ise,
Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için faturanumarasının bilgisayaraişlenmesi.
1 K Tic.Lis.
Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için firmaadının bilgisayaraişlenmesi.
1 K Tic.Lis.
Ayr.Bkz.: Süreliyayın satın almaişleri(Ocak-Şubat'96)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1 M D.B.(Prof)
Ayr.Bkz.: Süreliyayın satın almaişleri(Ocak-Şubat'96):Postanın gelmesive postanınaçılması.
Tekrarlı iş. Bkz.:Süreli yayın(Ocak-Şubat'96)61. adım.
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
246
Ödeme yapılabilmesi içinMaliye Bak.'ndan paranınçıkması ve Saymanlıktanödeme emrinin gelmesi.
23
Konu: Tarih:
Görevli:
1 Ş Sek.(L.)
Form
No 2
Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi için MaliyeBak.'ndan paranın çıkmasınıve Saymanlıktan ödemeemrinin gelmesini bekleme.
1 M D.B.(Prof)
1 K Tic.Lis.
Paranın hangi faturalar içinkullanılacağına karar verme(tarih, miktar vb.ne bağlıolarak).
1 G Ktp(Y.L)
1 M D.B.(Prof)
1 K Tic.Lis.
1 G Ktp(Y.L)
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
Ş: Şenay Erendor
Ö:Önder Aksoy
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için süreliyayın adının bilgisayaraişlenmesi.
1 K Tic.Lis.
Faturalara göre teslimsenedinin bilgisayardahazırlanması için süreliyayın fiyatının bilgisayaraişlenmesi.
1 K Tic.Lis.
Gelen yayınların ödemesininyapılabilmesi amacıylaMaliye Bak.'ndan izin almak için3 nüsha yazının hazırlanması vesatıcı firma sözleşme metnininfotokopisinin bu yazılaraeklenmesi1 nüsha evrakın Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda giden evrakdosyasında saklanması.
1 nüsha evrakın Ġ.Ü.Küt. veDok.D.Bşk.'nda ilgili evrakdosyasında saklanması.
Yazının aslının Ġ.Ü.Rektörlüğü'ne gönderilmesi.
12
13
14
15
17
18
19
20
21
22
Gelen faturaların iĢlendiğibilgisayar dosya numarasınınbilgisayardaki ödemedosyasına işlenmesi.
1 K Tic.Lis.
Gelen faturalarınnumaralarının bilgisayardakiödeme dosyasına işlenmesi.
1 K Tic.Lis.
Faturayı gönderen satıcıfirmanın ödeme dosyasınaişlenmesi.
1 K Tic.Lis.16
1 Ş Sek.(L.)
1 Ş Sek.(L.)
10/01/1996 - 10/02/1996
Tekrarlı iş. Bkz.:Süreli yayın(Ocak-Şubat'96)16. adım.
Tekrarlı iş. Bkz.:Süreli yayın(Ocak-Şubat'96)60. adım.
1 Ş Sek.(L.)
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
247
Paranın T.C. Ziraat BankasıBeyazıt Şubesi'ndenT.C.Ziraat Bankası ĠstanbulBöl. DıĢ Muameleler Şubesi'netransferinin yaptırılması.
1 Ö Lis.
Konu: Tarih:
Görevli:
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
Form
No 3
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
24
25
26
27
28
29
30
31
33
34
35
36
Faturanın asıl nüshasının ve 2.nüshasının bankaya (T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.) götürülmesi.
Ödemenin yapılması.
Faturanın asıl nüshasınınbankada (T.C.Ziraat BankasıĠstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.)bırakılması.
2. nüshanın üzerine "aslışubededir" ve "transferyapılmıĢtır" kaşelerininvurdurulması,Banka dekontunun ve faturanın2.nüshasının T.C.Ziraat Ban--kası Ġst.Böl.DıĢ.Mua.ġub.'ndenT.C.Ziraat Bankası BeyazıtŞub.'ne gönderilmesi.
Ayniyat tesellüm makbuzu-nun tutar bölümüne ödemeyapılan günün kuru üzerindentutarların elle yazılması.
Banka dekontundan 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).
Ayniyat tesellümmakbuzundan 1 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).
Ayniyat tesellümmakbuzunun 3 nüsha olarakhazırlanması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
Ş: Şenay ErendorÖ:Önder Aksoy
D.B.: Daire BaĢkanıProf.:Profesö
rKtp.: Kütüphaneci
Sek.:SekreterHiz.: Hizmetli
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.: Ortaokul
Banka dekontunun vefaturanın 2.nüshasının T.C.Ziraat Bankası BeyazıtŞub.'nden teslim alınması.
Banka dekontu üzerindekikurun bilgisayarda teslimsenedine işlenmesi.
1 G Ktp(Y.L)
1 Ö Lis.
1 G Ktp(Y.L)
1 Ö Lis.1 G Ktp(Y.L)
1 Ö Lis.
1 G Ktp(Y.L)
1 Ö Lis.
1 G Ktp(Y.L)
DM için G. $ için Ö.
DM için G. $ için Ö.
DM için G. $ için Ö.
DM için G. $ için Ö.
DM için G. $ için Ö.
DM için G. $ için Ö.
DM: Mark
$: Dolar
Bilgisayardaki ödemedosyasına faturaların ödenmetarihinin işlenmesi.
32
10/01/1996 - 10/02/1996
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
248
Konu: Tarih:
Görevli:
1 Ş Sek.(L.)
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire
BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili
sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
Form
No 4
37
38
40
41
43
Teslim senedinden 3 nüshaçoğaltılması (fotokopi ile).
Saymanlığa gönderilmek üzere:- 1 nüsha 'aslı şubededir' ve 'transfer yapılmıĢtır' kaşeli fatura- Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı- Teslim senedinin aslı- Banka dekontunun aslı'nın hazırlanması.
Ġdari ve Mali işleregönderilmek üzere: - 1 nüsha faturanın - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiayniyat dosyasındasaklanmak üzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.dakiödeme dosyasında saklan-mak üzere:- 1 nüsha faturanın- 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun- 1 nüsha teslim senedinin- 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
Ş: Şenay Erendor
Ö:Önder Aksoy
D.B.: Daire BaĢkanı
Prof.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.:Ortaokul
Ġdari ve Mali işlere gidecekevrakın ve mahsupyazısının Ġdari ve MaliĠĢlere teslimi.
Ġdari ve Mali işlere gidecekevrak için mahsup yazısınınhazırlanması.
42
39
1 Ö Lis.
1 G Ktp(Y.L)Ödemeyi kimyaptıysa evraklarıda o kişininteslimi isteniyor
10/01/1996 - 10/02/1996
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
249
44
45
46
Saymanlığa gidecek evrakınsaymanlığa teslimi.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiayniyat dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın ayniyat dosyasındasaklanması.
Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'dakiödeme dosyalarındasaklanmak üzere hazırlananevrakın kütüphanedosyasında saklanması.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
1 K Tic.Lis.
Konu: Tarih:
Görevli:
Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon DaireBaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgilisistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Mesut Yalvaç
Form
No 5
49
50
51
52
53
M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili)
G: Güler Demir
K: Kadriye Varol
Ş: Şenay ErendorÖ:Önder Aksoy
D.B.: Daire
BaĢkanıProf.:Profesör
Ktp.: Kütüphaneci
Sek.: Sekreter
Hiz.:Hizmetli
L.: Lisans
Y.L.: Yüksek Lisans
Tic.Lis: Ticaret Lisesi
Lis.: Lise
Ort.:Ortaokul
47
48
10/01/1996 - 10/02/1996
ĠĢin Tanımı
DeğiĢiklikler
Ġpta
lB
irle
ştir
me
Yer
Değ
iĢti
rme
Kiş
i D
eğiĢ
tirm
eD
üze
ltm
e
Kiş
i S
ayıs
ı v
e
Eğit
imi
Zam
anU
zaklı
kM
ikta
r
Gir
iş
ĠĢle
m
Kar
ar
Ġlet
me
Ġnce
lem
e/A
raĢt
ırm
a
Bek
lem
e
Sak
lam
a
Do
kü
man
Üre
tme
Çık
ıĢ
Diğ
er
Sır
a n
o
Notlar /
Düşünceler
250
ÖZET
Bu çalıĢmanın amacı, kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem
olarak ele alınabileceklerini ve onların yönetiminde sistem analizinden
yararlanılabileceğini, böylece, yönetilecek kuruluĢların amaçlarının daha
etkin bir biçimde baĢarılmasının sağlanabileceğini teorik ve uygulamalı
olarak kanıtlamaktır. ÇalıĢmada kullanılan araĢtırma yöntemleri,
dokümanter (belgesel) analiz, sistem analizi, betimleme ve deneme
yöntemleridir. Kullanılan veri toplama teknikleri ise konuyla ilgili olarak
yapılan daha önceki çalıĢmaların yayınlandığı belgelerin analizi ile
gözlem ve görüĢme teknikleridir. AraĢtırma dört bölümden oluĢmaktadır.
Önce konuyla ilgili kavram ve tanımların gözden geçirildiği araĢtırmada,
sonra sistem analizinin uygulanma alanları, önemi, yararı, teknikleri ve
uygulama aĢamaları üzerinde durulmaktadır. AraĢtırmada, Ġstanbul
Üniversitesi Merkez Kütüphanesi Sağlama Bölümü‟ne uygulanan bir
sistem analizi çalıĢması da sunulmakta ve sonuçları tartıĢılmaktadır.
AraĢtırma, sonuç ve öneriler bölümü, kaynakça ve ekler bölümüyle son
bulmaktadır.
ABSTRACT
The purpose of this study is to prove, both in theory and
application that libraries and information centres can be treated as
systems and thus can be subjected to systems analysis in their
management for a better realisation of their purposes. The research
methods utilised in this study are documentary analysis, systems analysis,
descriptive and experimentation methods. Data gathering techniques on
the other hand, are documentary analysis, observation and interview
techniques. The study consists of four parts. It commences with a review
of concepts and definitions related to the subject and develops by
dwelling on the implementation areas, significance, benefits, techniques
and implementation stages of systems analysis. A systems analysis
implemented to the Acquisition Department of the Central Library of
Istanbul University is also presented with a discussion of conclusions and
results. The study closes with a chapter of conclusion and proposals,
bibliography and an appendix.