GTD (Getting Things Done) : l’art de l’efficacité sans stress

Getting Things Done (GTD) L’art de l’efficacité sans stress

Comment travailler sereinement,

en faire plus sans multiplier

les efforts ?

Comment travailler sereinement,

en faire plus sans multiplier

les efforts ?

La méthode GTD

Comment travailler sereinement,

en faire plus sans multiplier

les efforts ?

La méthode GTD

Que faire ?

Comment travailler sereinement,

en faire plus sans multiplier

les efforts ?

La méthode GTD

Que faire ?

Quand le faire ?

Comment travailler sereinement,

en faire plus sans multiplier

les efforts ?

La méthode GTD

Que faire ?

Quand le faire ?

Comment le faire ?

La majeure partie du stress que subissent les

gens naît d’une mauvaise gestion des

engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent

La majeure partie du stress que subissent les

gens naît d’une mauvaise gestion des

engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent

Les gens en ressortent

préoccupés et ne sont alors

plus capables de se

concentrer sur leurs

activités en cours

Si quelque chose nous préoccupe, c’est très

souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos

idées sur l’un de ces aspect :

1 Le résultat final

est-il clair ?

Si quelque chose nous préoccupe, c’est très

souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos

idées sur l’un de ces aspect :

1 2 Le résultat final

est-il clair ?

Avons-nous décidé

de la première action

à réaliser ?

Si quelque chose nous préoccupe, c’est très

souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos

idées sur l’un de ces aspect :

1 2 Le résultat final

est-il clair ?

Avons-nous décidé

de la première action

à réaliser ?

Si quelque chose nous préoccupe, c’est très

souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos

idées sur l’un de ces aspect :

Avons-nous noté

un rappel du résultat

voulu et de l’action

requise dans un

système fiable ?

3

Tant que vous n’aurez pas clarifié vos idées, pris de

décisions à leur sujet et consigné les résultats de votre

démarche dans un système que vous serez absolument sûr

de revoir aussi souvent que nécessaire….

Tant que vous n’aurez pas clarifié vos idées, pris de

décisions à leur sujet et consigné les résultats de votre

démarche dans un système que vous serez absolument sûr

de revoir aussi souvent que nécessaire….

…votre cerveau

continuera de s’attaquer

au problème qui vous

préoccupe.

Même lorsqu’elles n’ont pas conscience d’être

stressées, les personnes deviennent

invariablement plus détendues, plus

concentrées et plus productives lorsqu’elles

apprennent à gérer plus efficacement les

questions « non résolues » de leur vie

Même lorsqu’elles n’ont pas conscience d’être

stressées, les personnes deviennent

invariablement plus détendues, plus

concentrées et plus productives lorsqu’elles

apprennent à gérer plus efficacement les

questions « non résolues » de leur vie

Détendue !

2 Les règles fondamentales

de la méthode GTD

2 1. Recenser toutes les tâches

Les règles fondamentales

de la méthode GTD

1. Recenser toutes les tâches

2. Prendre sans délai des décisions à propos

de toute nouvelle tâche

2 Les règles fondamentales

de la méthode GTD

Règle n°1 : Recenser toutes les tâches

Recensez toutes les tâches que vous avez à accomplir

(maintenant, plus tard, un jour…) quelle qu’en soit l’ampleur et

intégrez-les à un système cohérent auquel vous pouvez

vous fier.

Règle n°2 : Prendre sans délais des décisions

Prenez sans délais des décisions à propos de toute nouvelle

tâche qui vous incombe.

De cette manière, vous disposez d’un cadre vous permettant

d’orienter vos actions futures.

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1

Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1

Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2

3 Organiser les actions concrètes à exécuter

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1

Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2

Organiser les actions concrètes à exécuter 3

Revoir les actions et évaluer les options 4

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1

Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2

Organiser les actions concrètes à exécuter 3

Revoir les actions et évaluer les options 4

Agir en fonction des options choisies 5

5 Les étapes de GTD pour

maîtriser son flux de travail

Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1

Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2

Organiser les actions concrètes à exécuter 3

Revoir les actions et évaluer les options 4

Agir en fonction des options choisies 5

1 La collecte

Regrouper vos affaires en suspens

1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites

préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain

d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.

1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites

préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain

d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.

Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !

1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites

préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain

d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.

Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !

Pour gérer de manière efficace vos affaires en

suspens vous devez les enfermer dans

des « boîtes de collecte» où vous les

conserverez jusqu’à ce que vous ayez le temps

d’y revenir.

1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites

préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain

d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.

Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !

Pour gérer de manière efficace vos affaires en

suspens vous devez les enfermer dans

des « boîtes de collecte» où vous les

conserverez jusqu’à ce que vous ayez le temps

d’y revenir.

Vous devrez ensuite vider régulièrement

ces boîtes pour qu’elles ne débordent pas !

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 Corbeille à courrier

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 2 Corbeille à courrier Supports papiers

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 2 Corbeille à courrier 3 Supports papiers Supports

électroniques

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 2 Corbeille à courrier 3

4

Supports papiers Supports

électroniques

Supports vocaux

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 2 Corbeille à courrier 3

4 5

Supports papiers Supports

électroniques

Supports vocaux Courrier

électroniques

1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :

1 2 Corbeille à courrier 3

4 5 6

Supports papiers Supports

électroniques

Supports vocaux Courrier

électroniques Organiseur

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

Vous ne devez pas

avoir d’affaires en

suspens dans la

tête.

Elle doivent être

intégrées à votre

système de collecte

1

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

Vous ne devez pas

avoir plus de boîtes

de collecte qu’il n’en

faut

Vous ne devez pas

avoir d’affaires en

suspens dans la

tête.

Elle doivent être

intégrées à votre

système de collecte

1 2

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

Vous ne devez pas

avoir plus de boîtes

de collecte qu’il n’en

faut

Vous devez vider

celles-ci

régulièrement

Vous ne devez pas

avoir d’affaires en

suspens dans la

tête.

Elle doivent être

intégrées à votre

système de collecte

1 2 3

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

Vous ne devez pas

avoir plus de boîtes

de collecte qu’il n’en

faut

Vous devez vider

celles-ci

régulièrement

Vous ne devez pas

avoir d’affaires en

suspens dans la

tête.

Elle doivent être

intégrées à votre

système de collecte

1 2 3

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

Vous ne devez pas

avoir plus de boîtes

de collecte qu’il n’en

faut

Vous devez vider

celles-ci

régulièrement

Vous ne devez pas

avoir d’affaires en

suspens dans la

tête.

Elle doivent être

intégrées à votre

système de collecte

1 2 3

Vos boîtes de collecte sont maintenant pleines,

ils vous faut un système global de

gestion des actions !

1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :

Vous ne devez pas

avoir plus de boîtes

de collecte qu’il n’en

faut

Vous devez vider

celles-ci

régulièrement

Vous ne devez pas

avoir d’affaires en

suspens dans la

tête.

Elle doivent être

intégrées à votre

système de collecte

1 2 3

Vos boîtes de collecte sont maintenant pleines,

ils vous faut un système global de

gestion des actions !

Prochaine étape : Traiter le contenu de vos boîtes

de collecte et déterminer les actions nécessaires

2

Le traitement

Vider votre boîte d’entrée

2

Vous avez collecté tout ce qui retenait votre

attention.

2

Vous avez collecté tout ce qui retenait votre

attention.

Vous devez maintenant vider vos boîtes

d’entrée et traiter tous les éléments qui

s’y trouvent.

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

Conservé les éléments de référence

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

Conservé les éléments de référence

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes

Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

Conservé les éléments de référence

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes

Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez

déléguer

Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

Conservé les éléments de référence

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes

Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez

déléguer

Intégré dans votre propre système d’organisation les rappels d’actions qui

demandent plus de 2 minutes

Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

Conservé les éléments de référence

2 Quand vous aurez fini de traiter tous les

éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :

Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin

Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes

Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez

déléguer

Intégré dans votre propre système d’organisation les rappels d’actions qui

demandent plus de 2 minutes

Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets

Attention, traiter un élément ne signifie pas s’y attarder !!!

Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard

Conservé les éléments de référence

2 AFFAIRES EN SUSPENS

BOÎTE D’ENTRÉE

2 AFFAIRES EN SUSPENS

De quoi s’agit-il ?

BOÎTE D’ENTRÉE

2 AFFAIRES EN SUSPENS

De quoi s’agit-il ?

Une action est-elle

nécessaire ?

BOÎTE D’ENTRÉE

2 AFFAIRES EN SUSPENS

De quoi s’agit-il ?

Une action est-elle

nécessaire ?

Quelle est la

première action ?

OUI

BOÎTE D’ENTRÉE

Plu

sie

urs

é

tap

es

Jeter

l’élément

Revoir

l’élément

plus tard

Conserver

l’élément en

cas de besoin

NON

Planifier les

étapes

2 AFFAIRES EN SUSPENS

De quoi s’agit-il ?

Une action est-elle

nécessaire ?

Quelle est la

première action ?

OUI

BOÎTE D’ENTRÉE

Plu

sie

urs

é

tap

es

Demande-t-elle moins

de deux minutes ?

Jeter

l’élément

Revoir

l’élément

plus tard

Conserver

l’élément en

cas de besoin

NON

Planifier les

étapes

2 AFFAIRES EN SUSPENS

De quoi s’agit-il ?

Une action est-elle

nécessaire ?

Quelle est la

première action ?

OUI

BOÎTE D’ENTRÉE

Plu

sie

urs

é

tap

es

Demande-t-elle moins

de deux minutes ?

Jeter

l’élément

Revoir

l’élément

plus tard

Conserver

l’élément en

cas de besoin

NON

Planifier les

étapes

OUI NON

L’exécuter tout de suite La déléguer La reporter

3 L’organisation

Etablir les bonnes catégories

3

Vous avez traité tous les éléments de vos

boîtes d’entrée et entrepris des actions

distinctes.

3

Vous avez traité tous les éléments de vos

boîtes d’entrée et entrepris des actions

distinctes.

Vous devez maintenant organiser votre

système afin d’intégrer les rappels et les

mesures résultant du traitement de vos

affaires en suspens.

3

Votre système est regroupé en 2 catégories :

3

Votre système est regroupé en 2 catégories :

Eléments non activables : regroupe tous les

éléments pour lesquels aucune action n’est

nécessaire.

3

Votre système est regroupé en 2 catégories :

Eléments activables : regroupe tous les éléments

pour lesquels une action de plus de 2 minutes est

identifiée.

Eléments non activables : regroupe tous les

éléments pour lesquels aucune action n’est

nécessaire.

3

Eléments non activables :

Revoir l’élément

plus tard Jeter l’élément

Conserver l’élément en

cas de besoin

Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)

Référence (documents de référence)

3

Eléments non activables :

Revoir l’élément

plus tard Jeter l’élément

Conserver l’élément en

cas de besoin

Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)

Référence (documents de référence)

3

Eléments non activables :

Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)

Référence (documents de référence)

Revoir l’élément

plus tard Jeter l’élément

Conserver l’élément en

cas de besoin

3

Eléments non activables :

Poubelle Incubation

(à faire un jour… peut-être) Référence

(documents de référence)

Revoir l’élément

plus tard Jeter l’élément

Conserver l’élément en

cas de besoin

3

Eléments non activables :

Poubelle Incubation

(à faire un jour… peut-être) Référence

(documents de référence)

Revoir l’élément

plus tard Jeter l’élément

Conserver l’élément en

cas de besoin

3

Eléments non activables :

Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)

Référence (documents de référence)

Revoir l’élément

plus tard Jeter l’élément

Conserver l’élément en

cas de besoin

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets

Attendre

(que quelqu’un

l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets

Attendre

(que quelqu’un

l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

3

Eléments activables :

La déléguer Planifier les étapes La reporter

Projets

Attendre

(que quelqu’un

l’exécute)

Documents

projets

Calendrier (exécuter l’action

à une date

déterminée)

Premières

actions (à exécuter dès

que je le pourrai)

4 L’examen

Garantir la bonne marche

de votre système

4

Une fois votre système mis en place, vous devez

revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en

instance.

4

Une fois votre système mis en place, vous devez

revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en

instance.

Cet examen vous offre l’occasion de saisir d’un seul

coup l’ensemble des actions et projets que vous avez définis.

4

Une fois votre système mis en place, vous devez

revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en

instance.

Cet examen vous offre l’occasion de saisir d’un seul

coup l’ensemble des actions et projets que vous avez définis.

La réactualisation constante de votre système de

gestion vous permettra de prendre des décisions éclairées en toute circonstance.

4 2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière

cohérente :

2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière

cohérente :

Que revoir ?

1

4

2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière

cohérente :

Que revoir ?

1 2 A quelle

fréquence ?

4

2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière

cohérente :

Que revoir ?

1 2

Examen

journalier

A quelle

fréquence ?

4

2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière

cohérente :

Que revoir ?

1 2

Examen

journalier

Examen

hebdomadaire

A quelle

fréquence ?

4

Une à plusieurs fois par jour, vous devez consulter en priorité :

- Votre calendrier (actions à exécuter à une date déterminée)

- Votre liste des premières actions (actions à exécuter dès que vous le pouvez)

L’examen journalier 4

Une à plusieurs fois par jour, vous devez consulter en priorité :

- Votre calendrier (actions à exécuter à une date déterminée)

- Votre liste d’éléments en attente (à exécuter par quelqu'un d’autre)

- Votre liste « un jour…peut-être » (réservoir d’actions et projets non activables)

- Votre liste des premières actions (actions à exécuter dès que vous le pouvez)

- Votre liste de projets (planification des étapes & actions au sein des projets)

Vous pouvez également passer en revue les éléments suivants :

L’examen journalier 4

Une à plusieurs fois par jour, vous devez consulter en priorité :

- Votre calendrier (actions à exécuter à une date déterminée)

- Votre liste d’éléments en attente (à exécuter par quelqu'un d’autre)

- Votre liste « un jour…peut-être » (réservoir d’actions et projets non activables)

- Votre liste des premières actions (actions à exécuter dès que vous le pouvez)

- Votre liste de projets (planification des étapes & actions au sein des projets)

Vous pouvez également passer en revue les éléments suivants :

L’examen journalier 4

Votre examen hebdomadaire doit porter sur les questions et

points non résolus au sein de vos différentes listes.

L’examen hebdomadaire 4

Votre examen hebdomadaire doit porter sur les questions et

points non résolus au sein de vos différentes listes.

L’examen hebdomadaire vous permet de :

- Regrouper et traiter vos affaires en suspens

- Revoir votre système

- Mettre vos listes à jour

- Confirmer que votre système est clair, net, et à jour

L’examen hebdomadaire 4

Votre examen hebdomadaire doit porter sur les questions et

points non résolus au sein de vos différentes listes.

L’examen hebdomadaire vous permet de :

- Regrouper et traiter vos affaires en suspens

- Revoir votre système

- Mettre vos listes à jour

- Confirmer que votre système est clair, net, et à jour

L’examen hebdomadaire 4

5 L’action

Faire les bons choix

5

La principale raison d’être du processus de gestion

des flux de travail est de vous aider à prendre les

bonnes décisions sur ce que vous devez faire à

divers moments de la journée.

5

La principale raison d’être du processus de gestion

des flux de travail est de vous aider à prendre les

bonnes décisions sur ce que vous devez faire à

divers moments de la journée.

Comment donc décider de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire ?

5

La principale raison d’être du processus de gestion

des flux de travail est de vous aider à prendre les

bonnes décisions sur ce que vous devez faire à

divers moments de la journée.

Comment donc décider de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire ?

Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter à un moment précis !

5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :

5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :

1 Votre contexte

Quels sont les actions que

vous pouvez effectuer en

ce moment même avec

les moyens dont vous

disposez ?

5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :

1 2 Votre contexte Votre disponibilité

Quand démarre la

prochaine tâche

prévue ?

Quels sont les actions que

vous pouvez effectuer en

ce moment même avec

les moyens dont vous

disposez ?

5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :

1 2 Votre contexte

3

Votre disponibilité

Votre niveau d’énergie

Quand démarre la

prochaine tâche

prévue ?

Quels sont les actions que

vous pouvez effectuer en

ce moment même avec

les moyens dont vous

disposez ?

Vous sentez-vous d’attaque ?

Certaines actions exigent

plus d’énergie que d’autres.

Adaptez vos actions en

fonction de votre niveau

d’énergie

5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :

1 2 Votre contexte

3 4

Votre disponibilité

Votre niveau d’énergie Vos priorités

Quand démarre la

prochaine tâche

prévue ?

Quels sont les actions que

vous pouvez effectuer en

ce moment même avec

les moyens dont vous

disposez ?

Vous sentez-vous d’attaque ?

Certaines actions exigent

plus d’énergie que d’autres.

Adaptez vos actions en

fonction de votre niveau

d’énergie

Compte-tenu du contexte, de

votre disponibilité et de votre

niveau d’énergie,

quelle sera l’action

la plus profitable ?

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