คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

เรอง การท างานในระบบ GFMIS Web Online

กระบวนการจดซอจดจาง

สวนพฒนาระบบพสด กองพสด กรมชลประทาน มถนายน 2562

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

เรอง การท างานในระบบ GFMIS Web Online

กระบวนการจดซอจดจาง

รหสคมอ กพด./สพพ.5/2562 หนวยงานทจดท า ฝายพฒนาระบบพสดท 4 สวนพฒนาระบบพสด กองพสด ทปรกษา นายอธวฒน โยอาศร ผอ านวยการสวนพฒนาระบบพสด พมพครงท 1 จ านวน 1 เลม เดอนมถนายน พ.ศ. 2562 หมวดหม พสด

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

เรอง การท างานในระบบ GFMIS Web Online

กระบวนการจดซอจดจาง

จดท าโดย

นางสาวดวงพร สนธฉาย ต าแหนง นกวชาการพสดช านาญการพเศษ สงกด กองพสด นางสาววาสน มวงจบ ต าแหนง นกวชาการพสดช านาญการ สงกด กองพสด

สามารถตดตอสอบถามรายละเอยด/ขอมลเพมเตมไดท ทอย ฝายพฒนาระบบพสดท 4 สวนพฒนาระบบพสด กองพสด

เบอรโทรศพท 0-2243-6947

ค าน า คมอการปฏบตงานการท างานในระบบ GFMIS Web Online กระบวนการจดซอจดจาง ฉบบนท าขนเพอเสรมสรางองคความรการปฏบตงานเกยวกบการจดซอจดจางในขนตอนการท าขอผกพนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ซงคมอการปฏบตงานนคณะผจดท าไดรวบรวมองคความรทมอยมาน าเสนอเพอใหบคลากรผปฏบตงานดานพสดและผทสนใจมความรความเขาใจแนวทาง ขนตอน และกระบวนการท างานของการจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ไดอยางถกตอง สามารถน าคมอไปใชในการปฏบตงาน ไดจรง

คณะผจดท า สวนพฒนาระบบพสด กองพสด

กรมชลประทาน

สารบญ หนา วตถประสงค 1

ขอบเขต 1

ค าจ ากดความ 1

หนาทความรบผดชอบ 1

Work Flow 4

ขนตอนการปฏบตงาน 12

ระบบตดตามประเมนผล 24

เอกสารอางอง 28

แบบฟอรมทใช 28

ภาคผนวก 29

1) เอกสารเลขทโครงการ เลขทคมสญญา จากระบบ e-GP 30

2) ขอมลของเงนงบประมาณในระบบ GFMIS Web Online 31

3) หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลในระบบ GFMIS Web Online 36

4) วธด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) (บส.01 และ บส.04) 56

5) หลกเกณฑในการด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ต ากวา 5,000 บาท 57

6) หลกเกณฑในการด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ตงแต 5,000 บาท 60

7) ใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online (บส.01 และ บส.04) 61

8) การตรวจรบ (บร.01) ใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online 62

9) การสงใบสงซอสงจาง (PO) เพอเบกจายเงนงบประมาณตามขอผกพนสญญา 70

1. วตถประสงค 1.1 เพอใหผปฏบตงานของสวนราชการไดรบทราบกระบวนการจดซอจดจางในขนตอนและวธการด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online 1.2 เพอใหใบสงซอสงจาง (PO) ของสวนราชการ สามารถน าไปใชเบกจายเปนคาสนคาและบรการไดจนบรรลวตถประสงคของงานนนๆ และเปนไปอยางคมคา 1.3 เพอใหผปฏบตงานของสวนราชการใชเปนคมอในการปฏบตงาน ซ งท าใหการปฏบตงานเปนไปในแนวทางเดยวกนอยางถกตอง ชดเจน 1.4 เพอใหสวนราชการสามารถตรวจสอบขอมลและควบคมการเบกจายเงนงบประมาณจากใบสงซอสงจาง (PO) ของตนเองได

2. ขอบเขต เพอใหผปฏบตงานเขาใจกระบวนการจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพอไวใชส าหรบเบกจายเปนคาสนคาและบรการใหกบผคาตามขอผกพนสญญาของสวนราชการ อกทงสามารถตรวจสอบและควบคมการเบกจายเงนงบประมาณของงานนนๆ ไดวามผลการเบกจายมากนอยเพยงใด เปนไปอยางคมคาหรอไม โดยสวนราชการจะตองด าเนนการบนทกรายการตามขนตอนและวธการโดยอางองแนวทางและหลกเกณฑทก าหนด

3. ค าจ ากดความ 3.1 เจาหนาท หมายความวา ผมหนาทเกยวกบการจดซอจดจางหรอการบรหารพสด หรอผทไดรบมอบหมายจากผมอ านาจใหปฏบตหนาทเกยวกบการจดซอจดจางหรอการบรหารพสดของหนวยงานของรฐ

3.2 ระบบ GFMIS Web Online หมายความวา ระบบบรหารการเงนการคลงภาครฐแบบอเลกทรอนกส (GFMIS) เปนชองทางในการบนทกขอมลการจดท าใบสงซอสงจาง (PO)

3.3 ใบสงซอสงจาง (PO : Purchase Order) หมายความวา ใบจองเงนเพอไวเบกจายเงนงบประมาณของสวนราชการ หรอเรยกอกอยางหนงวา ใบ SAP/R3 แบงเปน 2 ประเภท คอ ประเภทการ สงมอบแนนอน หรอ บส.01 จายตามงวดงานทก าหนด ทราบงวดงานทสงมอบและงวดเงนทเบกจายแนนอน และ ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04 จายตามความกาวหนาของงาน ไมทราบงวดเงนทแนนอนวาตองเบกจายเทาไร เบกจายตามผลงานทผคาสงมอบงาน

3.4 บร.01 คอ การตรวจรบใบสงซอสงจางประเภท บส.01 ในระบบ GFMIS Web Online

4. หนาทความรบผดชอบ 4.1 หวหนาเจาหนาท เจาหนาท ผปฏบตงานดานพสด ด าเนนการตามแนวทางดวยความถกตอง

4.2 เจาหนาทสวนพฒนาระบบพสด ท าเรองแจงเวยนหลกเกณฑและแนวทางในการด าเนนการ ก ากบ ดแล ชแจง ใหค าแนะน า และด าเนนการในระบบ GFMIS ตามหลกเกณฑทกรมบญชกลางก าหนด

คมอการปฏบตงาน การท างานในระบบ GFMIS Web Online

กระบวนการจดซอจดจาง

1

สรปกระบวนการ การท างานในระบบ GFMIS Web Online กระบวนการจดซอจดจาง

1.1 กระบวนการ การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01 ประกอบดวยขนตอนส าคญ ดงน

1. ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว มเลขทโครงการและเลขทคมสญญาจากระบบ e-GP 2. ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online 3. หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงนทเบกจายแนนอนในระบบ GFMIS Web Online 4. - ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online - ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป ตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online 5. บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online 6. ระบบจะสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวยเลข 7xxxxxxxxx 7. ตรวจรบ (บร.01) ใบ SAP/R3 ในระบบ GFMIS Web Online 8. สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เมอผคาขอเบกเงนตามขอผกพนสญญา

2

1.2 กระบวนการ การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04 ประกอบดวยขนตอนส าคญ ดงน

1. ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว มเลขทโครงการและเลขทคมสญญาจากระบบ e-GP 2. ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online 3. หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงนทเบกจายไมแนนอนในระบบ GFMIS Web Online 4. - ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online - ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป ตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online 5. บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online 6. ระบบจะสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวยเลข 2xxxxxxxxx 7. ไมตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online 8. สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เมอผคาขอเบกเงนตามผลงานทสงมอบ และเบกจายไปจนครบตามขอผกพนสญญา

3

ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online /

ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป ตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

ระบบสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวยเลข 7xxxxxxxxx

1.1 Work Flow กระบวนการ การท างานในระบบ GFMIS Web Online กระบวนการจดซอจดจาง

การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01

ล าดบท ผงกระบวนการ เวลา 1. 1 ชวโมง 2. 1 ชวโมง 3. 30 นาท 4. 30 นาท

5. 1 ชวโมง 6. 30 นาท

7. 30 นาท 8. 1 วน รวมเวลาทงหมด 1 วน 5 ชวโมง

ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว มเลขทโครงการ เลขทคมสญญา

จากระบบe-GP

ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online

ตรวจรบ (บร.01) ใบ SAP/R3 ในระบบ GFMIS Web Online

บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online

หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมล ใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงนทเบกจายแนนอน

ในระบบ GFMIS Web Online

4

สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เมอผคาขอเบกเงน ตามขอผกพนสญญา

ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online /

ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป ตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

ระบบสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวยเลข 2xxxxxxxxx

สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เมอผคา ขอเบกเงนตามผลงานทสงมอบ และเบกจายไปจนครบตามขอผกพนสญญา

1.2 Work Flow กระบวนการ การท างานในระบบ GFMIS Web Online กระบวนการจดซอจดจาง

การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04

ล าดบท ผงกระบวนการ เวลา

1. 1 ชวโมง 2. 1 ชวโมง 3. 30 นาท 4. 30 นาท

5. 1 ชวโมง 6. 30 นาท

7. 8. 1 วน

รวมเวลาทงหมด 1 วน 4 ชวโมง 30 นาท

ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว มเลขทโครงการ เลขทคมสญญา

จากระบบe-GP

ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online

ไมตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online

บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online

หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมล ใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงนทเบกจายไมแนนอน

ในระบบ GFMIS Web Online

5

5. Work Flow ชอกระบวนการ : การท างานในระบบ GFMIS Web Online กระบวนการจดซอจดจาง การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01 ตวชวดผลลพธกระบวนการจดท าคมอการปฏบตงาน: รอยละของการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01 ไดอยางถกตอง (รอยละ 100)

ล าดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา

รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ผรบผดชอบ

1.

2.

3.

1

ช.ม.

1 ช.ม.

30 นาท

หนวยงานตรวจสอบขอมลขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว และมเลขทโครงการ เลขทคมสญญาจากระบบ e-GP มขอมลของการไดรบจดสรร เงนงบประมาณในระบบ GFMIS Web Online เพอครอบเงนนนไวดวยการท าใบสงซอสงจาง (PO) ศกษาหลกเกณฑการบนทกขอมล ใบสงซอสงจาง (PO) ตามแนวทางของกรมบญชกลาง

ขอผกพนสญญาทถกตองครบถวน ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจในวธการตรวจสอบดขอมลงบประมาณ ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจวธการและหลกเกณฑทก าหนด

งานพสด

งานพสด

งานพสด

6

ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว มเลขทโครงการ เลขทคมสญญา

จากระบบe-GP

ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online

หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงน

ทเบกจายแนนอนในระบบ GFMIS Web Online ในระบบ GFMIS Web Online

ระบบสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวยเลข 7xxxxxxxxx

ล าดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา

รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ผรบผดชอบ

4.

5.

6.

7.

30 นาท

1 ช.ม.

30 นาท

30 นาท

ตรวจสอบขอผกพนสญญาของหนวยงานวาตกลงซอจางดวยวงเงนเทาไร เพอเขาสเงอนไขการจดท า ใบสงซอสงจาง (PO) เลอกการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ประเภทการสงมอบแนนอน (บส.01) บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online โดยไมมขอผดพลาด ใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการ สงมอบแนนอน (บส.01) กอนจะเบกจายเงน ตองท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online กอน

แยกขอผกพนสญญาใหถกตอง เพอเลอกเขาสการบนทกใบสงซอ สงจาง (PO) บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ไมมขอผดพลาด ด าเนนการไดอยางถกตองตามแนวทางทก าหนด ระบบจะสราง ใบ SAP/R3 เลขทใบสงซอสงจาง (PO) ขนตนดวย 7xxxxxxxxx ท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง จะสามารถเบกจายเงนได

งานพสด

งานพสด

งานพสด

งานพสด

ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ

GFMIS Web Online / ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป

ตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

7

บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน

ในระบบ GFMIS Web Online

ตรวจรบ (บร.01) ใบ SAP/R3 ในระบบ GFMIS Web Online

ล าดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา

รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ผรบผดชอบ

8

1 วน

ครบก าหนดตามการสงมอบ ผคาจะขอเบกเงนตามขอผกพนสญญา งานพสดจะจดท าเอกสารการเบกจายพรอมแนบใบ SAP/R3 เพอจายเงนใหผคา

ใบ SAP/R3 และเอกสารประกอบการเบกจาย มรายละเอยดครบถวน ถกตอง

งานพสด

8

สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงนเมอผคาขอเบกเงน ตามขอผกพน สญญา

5. Work Flow (ตอ) ชอกระบวนการ : การท างานในระบบ GFMIS Web Online กระบวนการจดซอจดจาง การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04 ตวชวดผลลพธกระบวนการจดท าคมอการปฏบตงาน: รอยละของการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04 ไดอยางถกตอง (รอยละ100)

ล าดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา

รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ผรบผดชอบ

1.

2.

3.

1 ช.ม.

1 ช.ม.

30 นาท

หนวยงานตรวจสอบขอมลขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว และมเลขทโครงการ เลขทคมสญญาจากระบบ e-GP มขอมลของการไดรบจดสรร เงนงบประมาณในระบบ GFMIS Web Online เพอครอบเงนนนไวดวยการท าใบสงซอสงจาง (PO) ศกษาหลกเกณฑการบนทกขอมล ใบสงซอสงจาง (PO) ตามแนวทางของกรมบญชกลาง

ขอผกพนสญญาทถกตองครบถวน ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจในวธการตรวจสอบดขอมลงบประมาณ ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจวธการและหลกเกณฑทก าหนด

งานพสด

งานพสด

งานพสด

9

ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว มเลขทโครงการ เลขทคมสญญา

จากระบบe-GP

ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online

หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงน

ทเบกจายไมแนนอนในระบบ GFMIS Web Online ในระบบ GFMIS Web Online

ระบบสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวยเลข 2xxxxxxxxx

ล าดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา

รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ผรบผดชอบ

4.

5.

6.

7.

30 นาท

1 ช.ม.

30 นาท

-

ตรวจสอบขอผกพนสญญาของหนวยงานวาตกลงซอจางดวยวงเงนเทาไร เพอเขาสเงอนไขการจดท า ใบสงซอสงจาง (PO) เลอกการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ประเภทการสงมอบไมแนนอน (บส.04) บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online โดยไมมขอผดพลาด ใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการ สงมอบไมแนนอน (บส.04) ไมตองท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online

แยกขอผกพนสญญาใหถกตอง เพอเลอกเขาสการบนทกใบสงซอ สงจาง (PO) บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ไมมขอผดพลาด ด าเนนการไดอยางถกตองตามแนวทางทก าหนด ระบบจะสราง ใบ SAP/R3 เลขทใบสงซอสงจาง (PO) ขนตนดวย 2xxxxxxxxx เปนไปตามเงอนไขของระบบ GFMIS Web Online

งานพสด

งานพสด

งานพสด

งานพสด

ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ

GFMIS Web Online / ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป

ตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

10

บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online

ไมตรวจรบ (บร.01) ใบ SAP/R3 ในระบบ GFMIS Web Online

ล าดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา

รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน ผรบผดชอบ

8

1 วน

ครบก าหนดตามการสงมอบ ผคาจะขอเบกเงนตามขอผกพนสญญา งานพสดจะจดท าเอกสารการเบกจายพรอมแนบใบ SAP/R3 เพอจายเงนใหผคา โดยเบกจายตามงวดงานทสงมอบ เบกจายตามความกาวหนาของงาน

ใบ SAP/R3 และเอกสารประกอบการเบกจาย มรายละเอยดครบถวน ถกตอง

งานพสด

11

สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เมอผคาขอเบกเงนตามผลงานทสงมอบ และเบกจายไปจนครบ ตามขอผกพนสญญา

6. ขนตอนการปฏบตงาน 6.1 การบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

1. หน วยงานตรวจสอบขอมล ข อ ผ ก พ น ส ญ ญ า ท ล ง น า ม เรยบรอยแลว และมเลขทโครงการ เลขทคมสญญาจากระบบ e-GP

- เมอสวนราชการด าเนนการจดซอจดจางลงประกาศในระบบ e-GP และในเวบไซตของหนวยงาน พรอมก าหนดลกษณะการเบกจายเงนของงานซอหรอจางนนๆ แลววาเปนการจายเงนตามงวดงานงวดเงนทก าหนดแนนอน หรอเปนการจายเงนตามความกาวหนาของงาน จนไดผชนะการเสนอราคาและท าขอผกพนสญญากบผคาในระบบ e-GP เรยบรอยแลว ระบบ e-GP จะออกเลขทโครงการและเลขทคมสญญาของงานทจดซอจดจางนนๆ เพอสงขอมลอเลกทรอนกสทางระบบตอไปยงการจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

เอกสารภาคผนวก 1 (หนา 30)

งานพสด

เจ าหนาท ตรวจสอบการด าเนนการในระบบ e-GP ใหมขอมลทถกตอง เพอใหก า ร ส ง ค า ท า ง ร ะ บ บอ เ ล กทรอน กส ต อ ไปย งร ะ บ บ GFMIS Web Online ถกตองดวยเชนกน

12

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

2. มขอมลของการไดรบจดสรร เงนงบประมาณในระบบ GFMIS Web Online เพอครอบเงนนนไวดวยการท าใบสงซอสงจาง (PO) 3. ศกษาหลกเกณฑการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ตามแนวทางของกรมบญชกลาง

- ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลวจะมผลภาระผกพนในการช าระคาสนคาและบรการใหกบผคาทเปนคสญญากบสวนราชการ ซงสวนราชการจงตองมเงนงบ ปร ะม าณ รอ ง ร บ ค า ใ ช จ า ยน น ๆ ตามทตงประมาณการไปและไดรบการจดสรรมา โดยกองแผนงานจะเป น ผจดสรรงบประมาณทไดรบจากส านกงบประมาณ และน าเมดเงนงบประมาณน น เ ข า ส ร ะบบ GFMIS Web Online ใหกบหนวยงานตางๆ - ขนตอนในการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ใหด า เ น น ก า ร ต า ม ห ล ก เ ก ณ ฑ ทกรมบญชกลางก าหนด ซงสวนพฒนาระบบพสดไดซกซอมแนวทางและก าหนดวธ ในการปฏบต ใหหนวยงานในสงกดทราบเพอใหสามารถด าเนนการไดอยางถกตองโดยไมผดพลาด

เอกสารภาคผนวก 2 (หนา 31-35)

เอกสารภาคผนวก 3 (หนา 36-55)

งานพสด

งานพสด

เจ าหน าท ตรวจสอบเงนงบประมาณทไดรบจดสรรใ น ร ะ บ บ GFMIS Web Online เ พอเตรยมพรอมส าหรบการบนทกใบสงซอส ง จ า ง ( PO) จ อ ง เ ง นงบประมาณเพอไวส าหรบเบกจาย สวนพฒนาระบบพสดแจงหลก เกณฑและแนวทาง ในกา รด า เ น นก าร โ ดยเ จ า ห น า ท พ ส ด จ ะ ต อ ง ท าความเขาใจหลกเกณฑดงกลาว

13

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

4. ตรวจสอบขอผกพนสญญาของหนวยงานวาตกลงซอจางดวยวงเงนเทาไร เพอเขาสเงอนไขการจดท าใบสงซอสงจาง (PO)

- เม อขอผกพนสญญาของหนวยงานก าหนดลกษณะงานและการจายเงนแลววาตองเบกจายเงนใหกบผคาตามงวดเงนทแนนอน ขอมลทางอเลกทรอนกสจากระบบ e-GP จะสงคามายงระบบ GFMIS Web Online ใหบนทกใบส งซอส งจาง (PO) เปนประเภท บส.01 ซงเปนการซอ/จาง/เชา ประเภทการสงมอบทแนนอน

เอกสารภาคผนวก 4 (หนา 56)

งานพสด

เจาหนาทจะตองตรวจสอบขอมลทระบจากระบบ e-GP ดวยวาก าหนดการสงมอบง า น เ ป น ป ร ะ เ ภ ท ใ ด เนองจากจะมผลตอการสงคามายงการท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพราะหากเล อกว ธ ก า รจ า ย เ ง นผ ดประเภท จะสงผลใหการท าใบสงซอ สงจาง (PO) ใหผดประเภทไปด วย และกระทบไปยงการจายเงนใหผ ค าจะไม เปน ไปตามขอผกพนสญญา

14

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

5. เลอกการบนทกใบสงซอสงจาง ( PO) ใ น ร ะ บ บ GFMIS Web Online ป ร ะ เ ภ ท ก า ร ส ง ม อ บแนนอน (บส.01)

- กรมบญชกลางไดก าหนดแนวทางการปฏบตงานในระบบ e-GP วา การจดซอจดจางทวงเงนจดหา ต ากวาครงละ 5,000 บาท สวนราชการไมตองจดท าใบส งซอส งจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพอความคลองตวในการเบกจายเงนงบประมาณ การจดซอจดจางทวงเงนจดหาตงแต 5,000 บาทขนไป สวนราชการตองจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพอเบกจายเงนผานระบบ

เอกสารภาคผนวก 5 (หนา 57-59)

เอกสารภาคผนวก 6 (หนา 60)

งานพสด

ขอผกพนสญญาทมวงเงน ต ากวา 5,000 บาท ตอง ลงประกาศในระบบ e-GP แตระบเงอนไขการเบกจายวา “ไมผาน GFMIS” ระบบ e-GP จะไมสงคาไปท าใบสงซอส งจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online โดยจะเปนการเบกจายเงนใหกบผคาโดยตรงแทน ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5,000 บาทขนไป ตองลงประกาศในระบบ e-GP ร ะ บ เ ง อ น ไ ข ก า รเบกจายวา “ผาน GFMIS” ระบบ e-GP จะสงคาไปท าใบส งซ อส งจ าง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เ พ อ ให เ บ กจ า ย เ ง นผ านระบบเบกจายอเลกทรอนกส

15

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

6. บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online โดยไมมขอผดพลาด

- บนทกขอมลในการจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตองแลว เมอกดบนทกขอมล ระบบจะสรางใบ SAP/R3 ซงขนตนดวยเลข 7xxxxxxxxx

เอกสารภาคผนวก 7 (หนา 61)

งานพสด

เมอไดใบ SAP/R3 ซงขนตนดวยเลข 7xxxxxxxxx หรอ บ ส . 0 1 แ ล ว ถ อ ว าด าเนนการส าเรจในการจองเงนงบประมาณในระบบเพอไว เบกจายใหผคาตามขอผกพนสญญา ซงเงอนไขของใ บ ส ง ซ อ ส ง จ า ง ( PO) ประเภท บส.01 น ตองเบกจายเงนหมดท งฉบบ คอ จายเงนตามการสงมอบงานทแนนอน เชน ใบสงซอสงจาง (PO) บนทกดวยวงเงน 2 0 0 , 0 0 0 บ า ท ต อ งเบกจายในคราวเดยวดวยยอดเงน 200,000 บาท

16

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

7. ใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน (บส.01) กอนจะเบกจายเงน ตองท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online กอน 8. ครบก าหนดตามการสงมอบ ผคาจะขอเบกเงนตามขอผกพนสญญา งานพสดจะจดท าเอกสารการเบกจายพรอมแนบใบ SAP/R3 เพอจายเงนใหผคา

- เมอบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online จนไดใบ SAP/R3 แลว กอนเบกจายเงน เงอนไขของระบบก าหนดว าจะตองท าการบนท กการ ตรวจรบงานใบสงซอสงจาง (PO) ซงขนตนดวยเลข 7xxxxxxxxx หรอ บส.01 ประเภทน ในระบบ GFMIS Web Online กอน โดยใชค าสงงานในระบบคอ “บร01 รบพสด” - ครบก าหนดการส งมอบพสด ผ ค าประสงคจะเบกจายเงน คณะกรรมการตรวจรบพสดไดตรวจรบงานเปนไปโดยถกตองครบถวนตามขอผกพนสญญาแลวจงด าเนนการเบกจายเงนใหผคา โดยสงชด เอกสารการเบกจ ายเงนพรอม ใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เพอเบกเงนตามขอผกพนสญญาใหผคา

เอกสารภาคผนวก 8 (หนา 62-69)

เอกสารภาคผนวก 9 (หนา 70-77)

งานพสด

งานพสด

เจาหนาทจะตองด าเนนการในระบบ GFMIS Web Online ต า ม เ ง อ น ไ ข ทก าหนดตามประเภทของใบสงซอสงจาง (PO) จดเตรยมเอกสารรายงานการตรวจรบและเอกสารทเกยวของทใชประกอบการเบกจาย พรอมใบ SAP/R3 สงใหงานการเงนและบญชของหนวยงานด าเนนการเบกจายเงนใหผคาตามขอผกพนสญญา

17

6. ขนตอนการปฏบตงาน (ตอ) 6.2 การบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

1. หนวยงานตรวจสอบขอมลขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลว และมเลขทโครงการ เลขทคมสญญาจากระบบ e-GP

- เมอสวนราชการด าเนนการจดซอจดจางลงประกาศในระบบ e-GP และในเวบไซตของหนวยงาน พรอมก าหนดลกษณะการเบกจายเงนของงานซอหรอจางนนๆ แลววาเปนการจายเงนตามงวดงานงวดเงนทก าหนดแนนอน หรอเปนการจายเงนตามความกาวหนาของงาน จนไดผชนะการเสนอราคาและท าขอผกพนสญญากบผคาในระบบ e-GP เรยบรอยแลว ระบบ e-GP จะออกเลขทโครงการและเลขทคมสญญาของงานทจดซอจดจางนนๆ เพอสงขอมลอเลกทรอนกสทางระบบตอไปยงการจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

เอกสารภาคผนวก 1 (หนา 30)

งานพสด

เจ าหนาท ตรวจสอบการด าเนนการในระบบ e-GP ใหมขอมลทถกตอง เพอใหก า ร ส ง ค า ท า ง ร ะ บ บอ เ ล กทรอน กส ต อ ไปย งร ะ บ บ GFMIS Web Online ถกตองดวยเชนกน

18

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

2. มขอมลของการไดรบจดสรร เงนงบประมาณในระบบ GFMIS Web Online เพอครอบเงนนนไวดวยการท าใบสงซอสงจาง (PO) 3. ศกษาหลกเกณฑการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ตามแนวทางของกรมบญชกลาง

- ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแลวจะมผลภาระผกพนในการช าระคาสนคาและบรการใหกบผคาทเปนคสญญากบสวนราชการ ซงสวนราชการจงตองมเงนงบ ปร ะม าณ รอ ง ร บ ค า ใ ช จ า ยน น ๆ ตามทตงประมาณการไปและไดรบการจดสรรมา โดยกองแผนงานจะเป น ผจดสรรงบประมาณทไดรบจากส านกงบประมาณ และน าเมดเงนงบประมาณน น เ ข า ส ร ะบบ GFMIS Web Online ใหกบหนวยงานตางๆ - ขนตอนในการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ใหด า เ น น ก า ร ต า ม ห ล ก เ ก ณ ฑ ทกรมบญชกลางก าหนด ซงสวนพฒนาระบบพสดไดซกซอมแนวทางและก าหนดวธ ในการปฏบต ใหหนวยงานในสงก ดทราบเพอใหสามารถด าเนนการไดอยางถกตองโดยไมผดพลาด

เอกสารภาคผนวก 2 (หนา 31-35)

เอกสารภาคผนวก 3 (หนา 36-55)

งานพสด

งานพสด

เจ าหน าท ตรวจสอบเงนงบประมาณทไดรบจดสรรใ น ร ะ บ บ GFMIS Web Online เ พอเตรยมพรอมส าหรบการบนทกใบสงซอส ง จ า ง ( PO) จ อ ง เ ง นงบประมาณเพอไวส าหรบเบกจาย สวนพฒนาระบบพสดแจงหลก เกณฑและแนวทาง ในกา รด า เ น นก าร โ ดยเ จ า ห น า ท พ ส ด จ ะ ต อ ง ท าความเขาใจหลกเกณฑดงกลาว

19

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

4. ตรวจสอบขอผกพนสญญาของหนวยงานวาตกลงซอจางดวยวงเงนเทาไร เพอเขาสเงอนไขการจดท าใบสงซอสงจาง (PO)

- เม อขอผกพนสญญาของหนวยงานก าหนดลกษณะงานและการจายเงนแลววาตองเบกจายเงนใหกบผคาตามงวดเงนทไมแนนอน เบกจายเงนตามความกาวหนาของงาน ตามการสงมอบงาน ขอมลทางอเลกทรอนกสจากระบบ e-GP จะสงคามายงระบบ GFMIS Web Online ใหบนทกใบสงซอสงจาง (PO) เปนประเภท บส.04 ซงเปนการซอ/จาง/เชา ประเภทการสงมอบไมแนนอน

เอกสารภาคผนวก 4 (หนา 56-1)

งานพสด

เจาหนาทจะตองตรวจสอบขอมลทระบจากระบบ e-GP ดวยวาก าหนดการสงมอบง า น เ ป น ป ร ะ เ ภ ท ใ ด เนองจากจะมผลตอการสงคามายงการท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพราะหากเล อกว ธ ก า รจ า ย เ ง นผ ดประเภท จะสงผลใหการท าใบสงซอ สงจาง (PO) ใหผดประเภทไปด วย และกระทบไปยงการจายเงนใหผ ค าจะไม เปน ไปตามขอผกพนสญญา

20

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

5. เลอกการบนทกใบสงซอสงจาง ( PO) ใ น ร ะ บ บ GFMIS Web Online ประเภทการสงมอบไมแนนอน (บส.04)

- กรมบญชกลางไดก าหนดแนวทางการปฏบตงานในระบบ e-GP วา การจดซอจดจางทวงเงนจดหา ต ากวาครงละ 5,000 บาท สวนราชการไมตองจดท าใบส งซอส งจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพอความคลองตวในการเบกจายเงนงบประมาณ การจดซอจดจางทวงเงนจดหาตงแต 5,000 บาทขนไป สวนราชการตองจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เพอเบกจายเงนผานระบบ

เอกสารภาคผนวก 5 (หนา 57-59)

เอกสารภาคผนวก 6

(หนา 60)

งานพสด

ขอผกพนสญญาทมวงเงน ต ากวา 5,000 บาท ตอง ลงประกาศในระบบ e-GP แตระบเงอนไขการเบกจายวา “ไมผาน GFMIS” ระบบ e-GP จะไมสงคาไปท าใบสงซอส งจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online โดยจะเปนการเบกจายเงนใหกบผคาโดยตรงแทน ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5,000 บาทขนไป ตองลงประกาศในระบบ e-GP ร ะ บ เ ง อ น ไ ข ก า รเบกจายวา “ผาน GFMIS” ระบบ e-GP จะสงคาไปท าใบส งซ อส งจ าง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online เ พ อ ให เ บ กจ า ย เ ง นผ านระบบเบกจายอเลกทรอนกส

21

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

6. บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online โดยไมมขอผดพลาด

- บนทกขอมลในการจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตองแลว เมอกดบนทกขอมล ระบบจะสรางใบ SAP/R3 ซงขนตนดวยเลข 2xxxxxxxxx

เอกสารภาคผนวก 7 (หนา 61-1)

งานพสด

เมอไดใบ SAP/R3 ซงขนตนดวยเลข 2xxxxxxxxx หรอ บ ส . 0 4 แ ล ว ถ อ ว าด าเนนการส าเรจในการจองเงนงบประมาณในระบบเพอไว เบกจายใหผคาตามขอผกพนสญญา ซงเงอนไขของใ บ ส ง ซ อ ส ง จ า ง ( PO) ประเภท บส.04 น จะเปนก า ร เ บ ก จ า ย ต าม ค ว า ม กาวหนาของงาน เบกตามผลงานทผคาสงมอบ เชน ข อ ผ ก พ น ส ญ ญ า ว ง เ ง น 200,000 บาท และท าใบสงซอสงจาง (PO) ดวยยอดเงน 200,000 บาท ผ ค าส งมอบงานงวดแรก 10% ของงานทงหมด จะเ บ ก จ า ย เ ง น ใ ห ผ ค า 20,000 บาท และเบกจายไ ป จ น ก ว า จ ะ ค ร บ ต า มผลส าเรจของงาน

22

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน ระเบยบ เอกสาร บนทก แนวทางแบบฟอรมทใช

ผรบผดชอบ เงอนไขการปฏบตงาน

7. ใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน (บส.04) ไมตองท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online 8. ครบก าหนดตามการสงมอบ ผคาจะขอเบกเงนตามขอผกพนสญญา งานพสดจะจดท าเอกสารก า ร เ บ ก จ า ย พ ร อ ม แ น บ ใ บ SAP/R3 เพอจายเงนใหผคา

- เมอบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online จนไดใบ SAP/R3 แลว เงอนไขของระบบก าหนดวา ใบสงซอส ง จ า ง ( PO) ป ร ะ เ ภ ท ก า ร ส ง ม อบ ไมแนนอน หรอ บส.04 ไมตองท าการบนทกการตรวจรบงานในระบบ GFMIS Web Online - ครบก าหนดการส งมอบพสด ผ ค าประสงคจะเบกจายเงน คณะกรรมการตรวจรบพสดไดตรวจรบงานเปนไปโดยถกตองครบถวนตามขอผกพนสญญาแลวจงด าเนนการเบกจายเงนใหผคา โดยสงชด เอกสารการเบกจ ายเงนพรอม ใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เพอเบกเงนตามขอผกพนสญญาใหผคา

เปนไปตามเงอนไขของระบบ GFMIS Web

Online

เอกสารภาคผนวก 9 (หนา 70-77)

งานพสด

งานพสด

เจ าหน าท ด า เนนการ ในระบบ GFMIS Web Online ตามเงอนไขทก าหนดตามประเภทของใบสงซอสงจาง (PO) จดเตรยมเอกสารรายงานการตรวจรบและเอกสารทเกยวของทใชประกอบการเบกจาย พรอมใบ SAP/R3 สงใหงานการเงนและบญชของหนวยงานด าเนนการเบกจายเงนใหผคาตามขอผกพนสญญา

23

7. ระบบตดตามประเมนผล

การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01

กระบวนการ มาตรฐาน/คณภาพงาน วธการตดตามประเมนผล ผตดตาม/ ประเมนผล

ขอเสนอแนะ

1. ข อ ผ ก พ น ส ญ ญ า ท ล ง น า ม เรยบรอยแลว มเลขทโครงการ เลขทคมสญญา จากระบบ e-GP 2. ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online 3. หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงน ทเบกจายแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online 4. ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online / ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป ตองบนทกใบสงซอ สงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

ขอผกพนสญญาทถกตองครบถวน ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจในวธการตรวจสอบดขอมลงบประมาณ ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจวธการและหลกเกณฑทก าหนด แยกขอผกพนสญญาใหถกตอง เพอเลอกเขาสการบนทกใบสงซอสงจาง (PO)

ตรวจสอบขอผกพนสญญาใหถกตองครบถวน ตรวจสอบผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจในวธการตรวจสอบดขอมลงบประมาณ ตรวจสอบผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจวธการและหลกเกณฑทก าหนด ตรวจสอบการแยกขอผกพนสญญาใหถกตอง เพอเลอกเขาสการบนทก ใบสงซอสงจาง (PO)

เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท หวหนาเจาหนาท , เจาหนาทของสวนพฒนาระบบพสด เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท

24

กระบวนการ มาตรฐาน/คณภาพงาน วธการตดตามประเมนผล ผตดตาม/ ประเมนผล

ขอเสนอแนะ

5 . บ น ท ก ใบ ส ง ซ อ ส ง จ า ง ( PO) ประเภทการสงมอบแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online 6. ระบบสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวย 7xxxxxxxxx 7. ตรวจรบ (บร.01) ใบ SAP/R3 ในระบบ GFMIS Web Online 8. สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เม อผ ค าขอเบกเงนตามขอผกพนสญญา

บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ไมมขอผดพลาด ด าเนนการไดอยางถกตองตามแนวทางทก าหนด ระบบจะสรางใบ SAP/R3 เลขทใบสงซอสงจาง (PO) ขนตนดวย 7xxxxxxxxx ท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตองจะสามารถเบกจายเงนได ใบ SAP/R3 และเอกสารประกอบการเบกจาย มรายละเอยดครบถวน ถกตอง

ตรวจสอบการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ไมมขอผดพลาด ตรวจสอบการด าเนนการไดอยางถกตองตามแนวทางทก าหนด ตรวจสอบการท าการตรวจรบ (บร.01) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ตรวจสอบใบ SAP/R3 และเอกสารประกอบการเบกจาย ใหมรายละเอยดครบถวน ถกตอง

เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท , เจาหนาทงานการเงน

25

7. ระบบตดตามประเมนผล (ตอ)

การจดท าใบสงซอสงจาง (PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04

กระบวนการ มาตรฐาน/คณภาพงาน วธการตดตามประเมนผล ผตดตาม/ ประเมนผล

ขอเสนอแนะ

1. ขอผกพนสญญาทลงนามเรยบรอยแล ว ม เ ล ขท โ คร งการและ เลขท คมสญญาจากระบบ e-GP 2. ขอมลของเงนงบประมาณทไดรบจดสรร ทมอยในระบบ GFMIS Web Online 3. หลกเกณฑของกรมบญชกลาง ในการบนทกขอมลใบสงซอสงจาง (PO) ทมงวดงานงวดเงนทเบกจายไมแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online 4. ขอผกพนสญญาทมวงเงนต ากวา 5 พนบาท ไมตองบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online / ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5 พนบาทขนไป ตองบนทกใบส งซอ สงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online

ขอผกพนสญญาทถกตองครบถวน ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจในวธการตรวจสอบดขอมลงบประมาณ ผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจวธการและหลกเกณฑทก าหนด แยกขอผกพนสญญาใหถกตอง เพอเลอกเขาสการบนทกใบสงซอสงจาง (PO)

ตรวจสอบขอผกพนสญญาใหถกตองครบถวน ตรวจสอบผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจในวธการตรวจสอบดขอมลงบประมาณ ตรวจสอบผทด าเนนการจะตองมความรความเขาใจวธการและหลกเกณฑทก าหนด ตรวจสอบการแยกขอผกพนสญญาใหถกตอง เพอเลอกเขาสการบนทก ใบสงซอสงจาง (PO)

เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท หวหนาเจาหนาท , เจาหนาทของสวนพฒนาระบบพสด เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท

26

กระบวนการ มาตรฐาน/คณภาพงาน วธการตดตามประเมนผล ผตดตาม/ ประเมนผล

ขอเสนอแนะ

5 . บ น ท ก ใบ ส ง ซ อ ส ง จ า ง ( PO) ประเภทการสงมอบไมแนนอน ในระบบ GFMIS Web Online 6. ระบบสรางใบ SAP/R3 ขนตนดวย 2xxxxxxxxx 7. ไมตรวจรบ (บร.01) ใบ SAP/R3 ในระบบ GFMIS Web Online 8. สงใบ SAP/R3 ไปยงงานการเงน เมอผคาขอเบกเงนตามผลงานทสงมอบ และเบกจายไปจนครบตาม ขอผกพนสญญา

บนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ไมมขอผดพลาด ด าเนนการไดอยางถกตองตามแนวทางทก าหนด ระบบจะสรางใบ SAP/R3 เลขทใบสงซอสงจาง (PO) ขนตนดวย 2xxxxxxxxx เปนไปตามเงอนไขของระบบ GFMIS Web Online ใบ SAP/R3 และเอกสารประกอบการเบกจาย มรายละเอยดครบถวน ถกตอง

ตรวจสอบการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online ไดอยางถกตอง ไมมขอผดพลาด ตรวจสอบการด าเนนการไดอยางถกตองตามแนวทางทก าหนด ตรวจสอบการด าเนนการตามหลกเกณฑและแนวทางทก าหนดไดอยางถกตอง ตรวจสอบใบ SAP/R3 และเอกสารประกอบการเบกจาย ใหมรายละเอยดครบถวน ถกตอง

เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท เจาหนาท , หวหนาเจาหนาท , เจาหนาทงานการเงน

27

8. เอกสารอางอง 8.1 เอกสารเลขทโครงการ เลขทคมสญญา จากระบบ e-GP 8.2 ขอมลของเงนงบประมาณในระบบ GFMIS Web Online 8.3 หลกเกณฑของกรมบญชกลางในการบนทกขอมลในระบบ GFMIS Web Online 8.4 วธด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) (บส.01 และ บส.04) 8.5 หลกเกณฑในการด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ต ากวา 5,000 บาท 8.6 หลกเกณฑในการด าเนนการบนทกใบสงซอสงจาง (PO) ตงแต 5,000 บาท 8.7 ใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online (บส.01 และ บส.04) 8.8 การตรวจรบ (บร.01) ใบสงซอสงจาง (PO) ในระบบ GFMIS Web Online 8.9 การสงใบสงซอสงจาง (PO) เพอเบกจายเงนงบประมาณตามขอผกพนสญญา

รายละเอยดตามเอกสารภาคผนวกทแนบ

9. แบบฟอรมทใช 9.1 แบบฟอรมในระบบ GFMIS Web Online ของกรมบญชกลาง

รายละเอยดตามเอกสารภาคผนวกทแนบ

28

ภาคผนวก

29

30

ภาคผนวก 1

รายงานแสดงยอดงบประมาณตามหน�วยรบงบประมาณ Web Online

เป�นรายงานทหน�วยเบกจ�าย ใช�ตรวจสอบรายละเอยดเกยวกบเงนงบประมาณ และเงนงบกลางทหน�วยงานได�รบจดสรร รวมถงการใช�จ�ายเงน (ทเกดจากใบสงซอสงจ�าง การขอเบกเงน การสารองเงน) และจานวนเงนคงเหลอ โดยแยกตามรหสงบประมาณทหน�วยงานได�รบ

การเข�าส�ระบบ

ระบบเชอมโยงข�อมลระหว�างสทธการเข�าระบบกบเวบไซต0 โดยแสดงกรอบข�อความเข�าส�ระบบ GFMIS Web Online ตามภาพท 1 ให�ระบ

- User Name ระบชอผ�ใช� XXXXXXXXXX10 (รหสหน�วยเบกจ�าย 10 หลก ตามด�วยสทธของผ�บนทกลงท�ายด�วย 10)

- Password ให�ระบรหสผ�านของ User name - กดปOม ระบบจะแสดงหน�าจอตามภาพท 2

ภาพท 1

ภาคผนวก 2

31

ภาพท 2

เพอเรยกรายงาน Online ตามภาพท 3

ภาพท 3

คลกเลอก เลอกระบบการบรหารงบประมาณ ระบบแสดงหน�าจอตามภาพท 4

ภาพท 4

คลกท

32

รายงานแสดงยอดงบประมาณตามหน�วยรบงบประมาณ

เป�นรายงานทหน�วยเบกจ�าย ใช�ตรวจสอบรายละเอยดเกยวกบเงนงบประมาณ และเงนงบกลางทหน�วยงานได�รบจดสรร รวมถงการใช�จ�ายเงน (ทเกดจากใบสงซอสงจ�าง การขอเบกเงน การสารองเงน) และจานวนเงนคงเหลอ โดยแยกตามรหสงบประมาณทหน�วยงานได�รบ

ภาพท 5

เมอเข�าส�หน�าจอ เลอกรายงานตามภาพท 5 คลกท “รายงานแสดงยอดงบประมาณตามหน�วยรบงบประมาณ” ระบบแสดงหน�าจอ ตามภาพท 6

ภาพท 6

33

ระบเงอนไขการเรยกรายงาน ตามภาพท 6 ดงน

- ปVบญช ระบปVบญชจานวน 4 หลก เป�นปV ค.ศ. - รหสแหล�งของเงน ระบรหสแหล�งของเงน 7 หลก ประกอบด�วย

YY11XXXX หมายถง งบส�วนราชการ YY10XXXX หมายถง งบกลาง โดย Y คอ 2 หลกท�ายของปVงบประมาณ พ.ศ. โดย X คอ หมวดรายจ�าย

- รหสงบประมาณ ระบรหสงบประมาณ 16 หลก หรอระบรหสหน�วยงาน 5 หลก ตามด�วย *

- รหสกจกรรมหลก ระบรหสกจกรรมหลก จานวน 5 หลก คอ PXXXX - หน�วยรบงบประมาณ ระบรหสหน�วยรบงบประมาณ 10 หลก หรอระบรหสหน�วยงาน

5 หลก ตามด�วย * - กดปOม ระบบแสดงหน�าจอตามภาพท 7

ภาพท 7 คาอธบายคอลมภ0 - ปVงบประมาณ แสดงปVงบประมาณ เป�นปV ค.ศ.

เช�น ปVงบประมาณ พ.ศ. 2555 แสดงเป�น 2012 - รหสหน�วยรบงบประมาณ แสดงรหสหน�วยรบงบประมาณทระดบหน�วยเบกจ�าย

จานวน 10 หลก - รหสงบประมาณ แสดงรหสงบประมาณ จานวน 16 หลก - ชอรหสงบประมาณ แสดงชอรหสงบประมาณ - รหสแหล�งของเงน แสดงรหสแหล�งของเงนจานวน 7 หลก - รหสกจกรรม/พนท แสดงรหสกจกรรมหลก จานวน 5 หลก คอ PXXXX

โดย P คอค�าคงท XXXX คอ รหสพนท - ชอรหสกจกรรม/พนท แสดงชอของรหสกจกรรม/พนท

34

- งบประมาณ แสดงจานวนเงนงบประมาณทได�รบจดสรรโดยระบบเกบค�าจาก การบนทกรายการดด�วยคาสงงาน ZFMBB_TRR ประเภทงบประมาณ GEN หรอ COM

- ยอดใช�งบประมาณ แสดงจานวนเงนงบประมาณทใช�จ�าย ประกอบด�วย การสารองเงน ใบสงซอสงจ�าง และการเบกจ�ายเงน

- งบประมาณคงเหลอ แสดงจานวนเงนงบประมาณคงเหลอ เป�นยอดสทธ (ยอดเงนในช�อง “งบประมาณ” หกด�วย “ยอดใช�งบประมาณ”)

การตรวจสอบรายละเอยดแต�ละรหสงบประมาณ การตรวจสอบรายละเอยดของข�อมล จะตรวจสอบได�ทละรหสงบประมาณ โดยการคลกเลอกรหส

งบประมาณทต�องการตรวจสอบ ระบบจะแสดงรายละเอยดของข�อมลทคลกเลอก ตามภาพท 8

ภาพท 8

ระบบจะแสดงรายละเอยดข�อมลของรหสงบประมาณทเลอก ตามภาพท 9

ภาพท 9 ระบบแสดงรายละเอยดของรหสงบประมาณทต�องการตรวจสอบ ประกอบด�วย ปVงบประมาณ รหสหน�วยรบงบประมาณ รหสงบประมาณ ชอรหสงบประมาณ แหล�งของเงน รหสกจกรรมหลก/พนท ชอรหสกจกรรมหลก/พนท งบประมาณ การสารองเงน ใบสงซอ/สญญา เบกจ�าย และงบคงเหลอ

35

56

ภาคผนวก 4

การระบงวดเงนและรายละเอยดการช าระเงนในขนตอนจดท ารางสญญาในระบบ e-GP ประเภทการจายเงน = จายตามงวดเงนทก าหนด (เปนการจายส าหรบการสงมอบทแนนอน) ระบบจะสงคาไปยงการท าใบสงซอสงจาง (PO) เปนประเภทการสงมอบแนนอน หรอ บส.01

56-1

ภาคผนวก 4

การระบงวดเงนและรายละเอยดการช าระเงนในขนตอนจดท ารางสญญาในระบบ e-GP ประเภทการจายเงน = จายตามความกาวหนาของงาน (เปนการจายส าหรบการสงมอบทไมแนนอน) ระบบจะสงคาไปยงการท าใบสงซอสงจาง (PO) เปนประเภทการสงมอบไมแนนอน หรอ บส.04

57

ภาคผนวก 5

58

58

แนวทางการปฏบตงานในระบบ e-GP เงอนไขทหนวยงานตองปฏบตงานในระบบ e-GP 1.1 สวนราชการ องคการมหาชน องคกรปกครองสวนทองถน รฐวสาหกจ และหนวยงาน ของรฐทกแหง ทด าเนนการจดซอจดจางทกวธ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสดดวยวธการทางอเลกทรอนกส พ.ศ. 2549 หรอตามระเบยบทเกยวกบพสด ซงหนวยงานของรฐไดใชในการปฏบตงาน ทงน หนวยงานสงกดองคกรปกครอง สวนทองถน (อปท.) จะเรมใชงานระบบ e-GP ระยะท 2ในวนท 15 กนยายน 2555 1.2 การจดซอจดจางทไมตองด าเนนการในระบบ e-GP (1) วงเงนการจดหาตากวาครงละ 5,000 บาท (2) การด าเนนการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม ขอ 39 วรรค 2 “การซอหรอการจางโดยวธตกลงราคาในกรณจ าเปนและเรงดวนทเกดขนโดยไมไดคาดหมายไวกอนและไมอาจด าเนนการตามปกตไดทน ใหเจาหนาทพสดหรอเจาหนาทผรบผดชอบในการปฏบตราชการนนด าเนนไปกอน แลวรบรายงานขอความเหนชอบตอหวหนาสวนราชการ และเมอหวหนาสวนราชการใหความเหนชอบแลว ใหถอวารายงานดงกลาวเปนหลกฐานการตรวจรบโดยอนโลม” (3) ส าหรบรฐวสาหกจ ซงเปนหนวยงานทด าเนนงานในลกษณะเชงธรกจ และปรมาณการจดซอจดจางโดยวธตกลงราคาคอนขางมาก ประกอบกบการจดซอจดจางดวยวธตกลงราคาซงมวงเงนไมสง ไมมการประกาศเชญชวนแขงขนการเสนอราคาเหมอนวธสอบราคาและวธประกวดราคา ดงนน ในชนนจงใหการจดซอจดจางโดยวธตกลงราคาของรฐวสาหกจยงไมตองบนทกขอมลในระบบ e-GP 1.3 กรณเปนการจดซอจดจางตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม โดยใชจากเงนยมหรอเงนทดรองราชการ เงนนอกงบประมาณ การจางเหมาบรการกรณเปนบคคลธรรมดา ตามหนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค 0409.3/ว 33 ลงวนท 2 พฤษภาคม 2549 หรอเงนอนใดกตาม ซงไมมการจดท า PO ในระบบ GFMIS

59

60

ภาคผนวก 6 ขนตอนการลงประกาศในระบบ e-GP ขอผกพนสญญาทมวงเงนตงแต 5,000 บาทขนไป ตองระบเงอนไขการเบกจายวา “ผาน GFMIS”

61

ภาคผนวก 7 ใบสงซอสงจาง (PO) ประเภท บส.01 ขนตนดวย 7xxxxxxxxx

๖๑-๑

การตรวจรบงาน (บร.01)

การเขาสระบบ ระบบแสดงหนาจอระบบงานตางๆ เมอระบชอเวบไซด ระบบจะใหใสรหสผใชและรหสผานเพอเขาสหนาจอหลก

-กดปม

๖๒

ภาคผนวก 8

2.) ขนตอนการบนทกรายการ ระบรายละเอยดเกยวกบการตรวจรบงาน โดยมรายละเอยดการบนทก 3 สวน คอ ขอมลสวนหว ขอมลทวไป และรายการรบพสด ตามภาพท 2 ขอมลสวนหว - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธบตรทใชบนทกขอมล - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธบตรทใชบนทกขอมล - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธบตรทใชบนทกขอมล - วนทเอกสาร ระบวนทตามเอกสารการสงสนคา/งาน โดยกดปม

ระบบแสดง ปฏทน ดบเบลคลก ทวนท เพอให ระบบแสดงคาวน เดอน ป ดงกลาว

-วนทผานรายการ ระบวนททตรวจรบงานโดยโดยกดปม ระบบแสดง ปฏทน ดบเบลคลกเลอกวนทเพอให ระบบแสดงคาวน เดอน ป ดงกลาว

- เลขทเอกสารสงมอบ ระบเลขทเอกสารใบสงมอบพสด เพอใชอางองในการคนหา ขอมลทวไป

- เลขทใบสงซอระบบ GFMIS กดปม “คนหาเลขทใบสงซอระบบ GFMIS” เพอคนหา ใบสงซอสงจางทจะทาการตรวจรบ ระบบจะปรากฏ หนาจอใหคนหาใบสงซอสงจางตามภาพท 3

กดปมคนหาเลขท ใบสงซอระบบ GFMIS

ภาพท 2

๖๓

ระบบจะปรากฏหนาจอใหคนหาใบสงซอสงจาง ตามภาพท 3 เมอปรากฏหนาจอคนหาสามารถคนหาตามเลขทเอกสารหรอคนหาตามเงอนไขอน ตามตวอยางเลอกคนหาตามเลขทเอกสาร - เลขทใบสงซอระบบ GFMIS ระบเลขทใบสงซอสงจางทจะทาการตรวจรบ แลวกดปม

คนหา ระบบจะแสดงรายละเอยดใบสงซอสงจางตามภาพท 4

ภาพท 3

- กดปม ชอง “ เลอก” หนาเลขทใบสงซอสงจางจากระบบ GFMIS ตามภาพท 4 เพอเลอกเลขทใบสงซอสงจางมาทาการตรวจรบ ตามภาพท 5

ภาพท 4

๖๔

รายการรบพสด - กดปม ตามภาพท 5 จะปรากฏรายละเอยดใบสงซอสงจางทจะทาการตรวจรบ ตามภาพท 6

ภาพท5

ภาพท 5

เลอกรายการทตองการตรวจรบโดยคลกในชองสเหลยมหรอกดปม (ตรวจรบทงหมด) กรณทใบสงซอสงจางม 1 รายการ ตามภาพท 6 - กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกขอมลและแสดงผลการตรวจสอบตามภาพ ท 7

คลกตรวจรบ

ภาพท 6

๖๕

ระบบแสดงการตรวจสอบขอมล ตามภาพท 7 - กดปม กรณมขอผดพลาดเกดขนเพอกลบไปแกไขขอมลใหถกตอง - กดปม กรณไมมขอผดพลาดเกดขนเพอใหระบบบนทกรายการ ตามภาพท 8

ภาพท 7 ระบบบนทกรายการตรวจรบพสด แสดงสถานะสาเรจ ไดเลขทเอกสาร 8XXXXXXXXX + YYYY (YYYY แทนป ค.ศ.) ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลกกอนทจะออกจากระบบดงน - กดปม เพอแสดงขอมลทบนทกรายการตรวจรบงาน - กดปม เพอคนหาเลขทเอกสารการตรวจรบงาน - กดปม เพอบนทกตรวจรบงานรายการใหม

เชน กดปม เพอแสดงขอมลทบนทกรายการตรวจรบงาน

ภาพท 8

๖๖

เมอกดปม ระบบจะปรากฏหนาจอตามภาพท 9 โดยมเลขทเอกสารบญชเลขท 61XXXXXXXX + YYYY ( YYYY แทนปค.ศ.) -กดปม ตามภาพท 9 เพอแสดงเอกสารทางบญช ตามภาพท 10

ภาพท 10

ภาพท� 9

๖๗

ภาพท 11

ภาพท 12

๖๘

- กดปม ระบบจะแสดงเอกสารทางบญชตามภาพท 13 ถาตองการพมพเอกสารทางบญชใหกดปมเครองพมพ เพอพมพเอกสาร

- กดปม เพอออกจากระบบ โดยระบบจะปรากฏหนาจอตามภาพท 12 จากนน กดปม อกครง ระบบจะปรากฏหนาจอตามภาพท 14

ภาพท� 13

๖๙

๗๐

ภาคผนวก 9

๗๑

๗๒

๗๓

๗๔

๗๕

๗๖

๗๗