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Titre

L'intranet,

support stratégique de la communication de la

collectivité

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Thomas Prudhomme, chef de projet

thomas.prudhomme@ws-interactive.fr

WS INTERACTIVE

Quelques références d’Intranet de collectivités : Intranet Pastel de la Préfecture de Haute Garonne, Intranet de la SEMVAT, Intranet de l’Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse, SITR (Extranet)…

Présentation

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Intranet, définition (n. m.) Réseau de télécommunication et de

téléinformatique destiné à l'usage exclusif d'un organisme et utilisant les mêmes protocoles et techniques que l'internet.(Journal officiel du 16 mars 1999 "Vocabulaire de l'informatique et de l'internet")

Réseau local et privé (entreprise) qui utilise les technologies de l'Internet : Web, e-mail, etc., mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques.

Introduction

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Plan de l’atelier

Intranet et collectivités, les enjeux

Intranet et communication à l'intérieur d'une collectivité

Mise en oeuvre d'un Intranet dans une collectivité

Conclusion… et discussions

Introduction

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1ère Partie

Intranet et collectivités,

les enjeux

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Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser les implications sur le travail dans la collectivité :

Habitudes de travail à adapter, à modifier

Outils de travail partagés et "contrôle" de l'activitéArchivage des actions (quantité, qualité)

Egalité dans le travail remise en cause par l'utilisation des outils

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Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser la communication au sein de la collectivité :

Création d’un support officiel d’information

Référence à une source commune, accessible par tous

Fin des informations alternatives, officieuses, contradictoires…

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Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser la communication vers l'extérieur :

Source officielle du discours vers l'usager, accessible facilement par tous (moteur de recherche)

Préparer et accompagner les campagnes de communication

Offrir une nouvelle forme de communication vers les partenaires

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Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser la communication vers l'extérieur :

Gérer les urgences dans la collectivité, et répercuter vers le public

Intranet SEMVAT:GRAND ESPACE EN PAGE D’ACCUEIL

RESERVE A L’ACTUALITE

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Intranet et collectivités, les enjeux

Supporter la mise en place générale des NTIC...

Intranet pour centraliser l'accès aux applications,

Mise à disposition de tutoriaux, d’aides à la prise en main

Création d’un environnement convivial, publication de retours d’expérience

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Intranet et collectivités, les enjeux

... sans créer un "outil de plus" :

Créer un environnement mixte : applications informatiques et contenu éditorial

Diversifier les discours : «direction vers employés» mais aussi «employés vers employés»

Partager la gestion du contenu et inclure les utilisateurs au quotidien

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2ème Partie

L’Intranet,

outil de communication

de la collectivité

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail

Espaces de travail collaboratifs :- Dépôt de documents

en ligne, - Workflow de collaboration, - Journal des actions

Système d’InformationRégional de l’Etat:

MODULE DE CAR

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail

Accès centralisé aux applications :

- Accès à partir de l’accueil - Identification centralisée - Aide disponible

Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse:

A DROITE DE LA PAGE D’ACCUEIL, IDENTIFICATION ET LIENS D’ACCES

VERS TOUTES LES APPLICATIONS

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail

Intégration d’organismes extérieurs grâce à des Intranet accessibles depuis l’extérieur :

Extranet Partie d'un intranet accessible à l'extérieur de l'entreprise à des personnes précises - login et mot de passe pour des fournisseurs par exemple - sur Internet.

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information

Accès à l'information indépendamment du poste de travail ou sur des supports partagés

Meilleur classement de l'information, accès à l'information facilitée grâce à un moteur de recherche

Un moyen d'archivage et de contrôle des accès : mémorisation des mises à jour

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information

Médiathèque et mise à disposition de procédures, annuaires

Pastel, Préfecture de la Haute Garonne :

NOTES DE SERVICES EN LIGNE ET MOTEUR DE RECHERCHE

- Information centralisée et classifiée

- Recherche facilitée

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication interne : un vecteur RH

Relais des messages de la collectivité vers les agents

Diffusion d’une Lettre interne lisible sur l’Intranet, actualités spécifiques sur la vie du personnel

Recueil de messages et de commentaires des agents sur la collectivité

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication interne : un vecteur RH Communication vers les agents de la collectivité

- Utilisation d’espaces récurrents pour la communication vers les agents

-Actualités

Pastel, Préfecture de la Haute Garonne :

L’EDITO EST LE RELAI DES DIRECTIONS

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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication interne : un vecteur RH Relais de la vie associative et syndicale

- Espaces d’expression

- Petites annonces

-Agenda des associations

Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse:

AGENDA DE L’AMICALE ET DE L’ASSOCIATION SPORTIVE

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3ème Partie

Mise en œuvred'un Intranet dans une collectivité

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Analyse de l'existant : les questions à se poser

Quels sont les contenus disponibles : informatiques (serveurs locaux, applications, site Internet) et éditoriaux (archives papiers, communications, Ressources Humaines, site Internet) ?

Quelle est l’attitude générale de la collectivité vis-à-vis des NTIC ?

Quelle est la relation de la collectivité avec l’extérieur ? (Intégration des fournisseurs, d’organismes extérieurs, des usagers)

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivitéChoix fonctionnels et techniques

Constitution d’une équipe de travail

Définition des besoins fonctionnels, des besoins d’évolutions (fréquence de mise à jour, gestion des contenus) et du planning

Définition d'une plate forme de développement (existant, interne/externe) : choix techniques

Rédaction d’un cahier des charges (Interne/externe)

Choix de la réalisation (Interne/externe, outils CMS)

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Mise en place des ressources, gestion des contenus

Intégration d’une équipe éditoriale, définition des responsabilités (avant, pendant et après la mise en ligne). Implication équilibrée des différents services (informatique, communication, etc.)

Définition d’une marche à blanc : durée, ressources disponibles et cohérence avec le planning

Prévoir un beta-test avant la mise en ligne, avec retours utilisateurs

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Planifier et communiquer sur une date officielle de lancement

Accompagnement du lancement par les autres voies de communication interne de la collectivité

Mise en place de moyens d’assistance aux utilisateurs (téléphone, email ou permanence)

Supprimer les doublons d’information

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Mise en place et promotion de produits d’appels

Intranet SEMVAT, REVUE DE PRESSE ET

DOSSIER PRATIQUE SUR INTERNET

Pastel,ACCES A LA BADGEUSE PAR LA PAGE D’ACCUEIL

- Infos pratiques de la collectivité

-Applications indispensables

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Mise en place et promotion de produits d’appels

Système d’Information Régional,LIEN VERS LES MENUS

DU RESTAURANT ADMINISTRATIF

Pastel,MODULE DE PETITES ANNONCES

- Informations très locales, du quotidien

-Espaces d’échanges

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Réactivité sur les remarques utilisateurs

Intranet SEMVAT, FORMULAIRE DE COMMENTAIRE

SUR L’INTRANET

- Formulaires de commentaires

- Réponses personnalisées et explications si pas de prise en compte de la remarque

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Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Les freins possibles à l’outil

Problème des sources d’informations alternatives - officielles (doublon avec l’existant, papier ou web)- officieuses (maintien de « BDD locales »)Approche non ergonomique (concession au moment du développement), incompréhension de l’outilManque de formation sur l’outil ou l’environnement de l’outil Manque d’adhésion, appropriation de l’outil par un petit groupe ou manque de délégation

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Conclusion

Les clés du succès ?

Performances technologiques

etergonomie

Pertinence et

ressources éditoriales

Adhésion,identification,participation

Intranet

informatique

communication

utilisateur

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Conclusion

Votre avis, vos expériences…